52003TA1230(09)

Kertomus

Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön varainhoitovuoden 2002 tilinpäätöksestä sekä säätiön vastaukset

(2003/C 319/09)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

1. Tämä kertomus annetaan Euroopan parlamentille ja neuvostolle neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002(1) 185 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiön (jäljempänä "säätiö") tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2002 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76(2) 18 artiklan muuttamisesta annetun neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1949/93(3) ensimmäisen artiklan 16 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut säätiön hallintoneuvosto. Hallintoneuvoston vastuualueeseen kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(4) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1417/76 65-68 artiklassa, sellaisena kuin ne ovat muutettuna neuvoston asetuksen (ETY) 1949/93 ensimmäisen artiklan 52-55 kohdalla, tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten säännösten mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeellisiksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2002 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset.

HUOMAUTUKSET

Johdanto

5. Säätiö perustettiin vuonna 1975, ja sen tarkoituksena on edistää parempien elin- ja työolojen suunnittelua ja luomista unionin alueella(5). Säätiön toimintaa on alettu laajentaa ehdokasmaihin. Säätiön alaisuudessa toimii Euroopan laajuinen asiantuntijaverkosto, jolle se on antanut tehtäväksi tutkimustoiminnan ja muun muassa jäsenvaltioiden tämänhetkisen tilanteen arvioinnin, tapaustutkimusten ja jäsenvaltioiden kertomusten laatimisen sekä kyselyjen tekemisen.

Talousarvion toteuttaminen

6. Varainhoitovuoden 2002 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1.

7. Varainhoitovuoden 2002 määrärahoista sidottiin yhteensä 17,3 miljoonaa euroa, joista 13,3 miljoonaa euroa maksettiin ja 4 miljoonaa euroa siirrettiin seuraavalle varainhoitovuodelle. Toimintamäärärahojen (III osasto) varainhoitovuoden maksusitoumuksista siirrettiin lähes puolet, ja korkean siirtoasteen vuoksi säätiön olisi parannettava toimintansa suunnittelun laatua ja seurantaa.

Tilinpäätös

8. Säätiö julkaisi varainhoitovuotta 2002 koskevassa toimintakertomuksessaan tulostilin ja taseen, joista esitetään yhteenveto taulukoissa 2 ja 3.

9. Säätiön kirjanpitojärjestelmään kuuluvat välineet ovat keskenään hyvin erilaisia, ja tämän vuoksi tietoja joudutaan syöttämään uudelleen ja oikaisemaan useaan otteeseen, mikä lisää virheiden mahdollisuutta. Säätiöllä ei ole käytössään keskitettyä hallinnointijärjestelmää käyttöomaisuuden seuraamista ja poistojen laskemista varten. Sen sijaan käytetään kahta erillistä tietokantaa, joiden hallinnoinnista vastaavat eri yksiköt.

Tilien perustana olevat toimet

10. Säätiön varainhoitoasetuksen 46 artiklan c kohdassa säädetään mahdollisuudesta tehdä sopimus suoraan palvelun tarjoajan kanssa, jos sopimusta ei saada tehtyä tarjouspyyntömenettelyn perusteella. Eräässä tarjouspyyntömenettelyssä kahdelle toimitukselle asetettiin 25000-35000 euron hintahaarukka. Tarjouspyyntömenettely osoittautui tuloksettomaksi molempien toimitusten osalta, jolloin niistä tehtiin suora sopimus, jonka mukaan toimitusten hinnat olivat 53500 euroa ja 86000 euroa. Menettelyjen avoimuuden lisäämiseksi tilintarkastustuomioistuin kehottaa säätiötä tarkentamaan ehtoja, joiden perusteella se järjestää tarjouskilpailun.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 2003 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Juan Manuel Fabra Vallés

presidentti

(1) EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1.

(2) EYVL L 164, 24.6.1976, s. 16.

(3) EYVL L 181, 23.7.1993, s. 26.

(4) Säätiön kaikkien tulojen ja menojen yksityiskohtaiset tilit varainhoitovuodelta 2002 laadittiin 23. syyskuuta 2003 ja toimitettiin tilintarkastustuomioistuimelle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1365/75, sellaisena kuin se on muutettuna neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1947/93, 16 artiklan mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 29. syyskuuta 2003. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(5) Neuvoston asetus (ETY) N:o 1365/75, annettu 26 päivänä toukokuuta 1975.

Taulukko 1

Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiö - Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2002Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Säätiöltä saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiö - Tulostili varainhoitovuosilta 2002 ja 2001

>TAULUKON PAIKKA>

Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Säätiöltä saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto säätiön omassa tilinpäätöksessään ilmoittamista tiedoista.

Taulukko 3

Euroopan elin- ja työolojen kehittämissäätiö - Taseet 31. joulukuuta 2002 ja 31. joulukuuta 2001((Taseesta ei ilmene komission kanssa 15. joulukuuta 2002 allekirjoitettuun sopimukseen liittyvä miljoonan euron summa, sillä se sisältyy vuosina 2003 ja 2004 saataviin kohdennettuihin tuloihin.))Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Säätiöltä saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto säätiön omassa tilinpäätöksessään ilmoittamista tiedoista.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Säätiön vastaukset

7. Luonteeltaan toistuvien sopimusten kohdalla sopimusmenettelyjä on edistetty mahdollisuuksien mukaan. Toisaalta tapauksissa, joissa toiminnan luonne on innovatiivisempaa ja monitahoisempaa, säätiö tutkii edelleen mahdollisuuksia toiminnan tehostamiseen käynnistysvaiheesta lopulliseen sopimuksenmukaiseen toteuttamiseen asti. Näiden ponnistelujen sekä uuden varainhoitoasetuksen seuraamisen odotetaan vähentävän siirtojen määrää.

9. Säätiö on käynnistämässä toimia kirjanpitojärjestelmiensä yhtenäistämiseksi. Tällä hetkellä arvioitavina ovat myös tietokoneistetut käyttöomaisuuden seurantajärjestelmät.

10. Tilanne oli tässä tapauksessa säätiön kannalta poikkeuksellinen, ja säätiö otti asian esille hallintoneuvoston kanssa ennen sopimusvaiheeseen etenemistä. Mikäli tällaisia tilanteita ilmenee tulevaisuudessa, säätiön selkeänä pyrkimyksenä on varmistaa, että alkuperäisessä tarjouspyynnössä esitetyt rajat koskevat pääsääntöisesti myös neuvotteluihin perustuvaa sopimusmenettelyä ("yksityinen sopimus"). Tapauksissa, joissa käytettäväksi aiottujen varojen määrää ei katsota oikean suuruiseksi, harkitaan mahdollisuutta uuden tarjouspyynnön esittämiseen tarkistetun määrän puitteissa. Tulevaisuudessa tästä menettelystä poiketaan vain tulojen ja menojen hyväksyjän nimenomaisella suostumuksella.