1 artikla

FADO-järjestelmän tekninen rakenne, tietojen FADO-järjestelmään viemistä ja tallentamista koskevat tekniset eritelmät sekä FADO-järjestelmässä olevien tietojen valvomis- ja tarkistamismenettelyt vahvistetaan liitteessä.

2 artikla

Tämä päätös tulee voimaan seuraavana päivänä sen jälkeen, kun se on julkaistu Euroopan unionin virallisessa lehdessä.

LIITE

1 OSA

1.   Tavoitteet

Liitteen tässä osassa esitetään kuvaus Euroopan raja- ja merivartioviraston, jäljempänä ’virasto’, väärennettyjä ja aitoja asiakirjoja koskevan sähköisen järjestelmän, jäljempänä ’eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO -järjestelmä’, ja sen osatekijöiden teknisestä rakenteesta.

Uuden eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmän teknistä rakennetta kehitetään asteittain uuden järjestelmän ja mahdollisten tulevien vaatimusten julkaisemisen jälkeen.

2.   Kuvaus eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmän rakenteesta

Teknisen rakenteen avulla virasto voi määrittää järjestelmään tallennettujen tietojen eri käyttötasot. Virasto tallentaa saamansa tiedot eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmään oikea-aikaisesti ja tehokkaasti, jotta voidaan taata tietojen yhdenmukaisuus ja laatu.

Eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmä on kaikki käyttötasot kattava sovellus, ja se tarjoaa keskitetyn yhteyspisteen käyttäjille, jotka haluavat hallinnoida eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmän tietoja tai tehdä kyseisestä sisällöstä hakuja.

Eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmän teknisessä rakenteessa on valmiudet säilyttää

a)	julkista aineistoa, joka sisältää tiettyjä perustietoja aitojen asiakirjojen malleista ja aidoista asiakirjoista;

b)

EU:n arkaluonteista turvallisuusluokittelematonta aineistoa, johon sovelletaan pääsynvalvontaa seuraavasti: — eri käyttäjäryhmät voivat tarkastella tietoja määriteltyjen käyttöoikeuksien mukaisesti; — tietty määrä käyttäjiä voi toimittaa ja validoida arkaluonteisia turvallisuusluokittelemattomia tietoja ennen näiden tietojen asettamista loppukäyttäjien saataville (EU:n arkaluonteisten turvallisuusluokittelemattomien tietojen kuluttajat); — arkistoon voidaan tallentaa osa arkaluonteisista turvallisuusluokittelemattomista tiedoista tilasto- ja arkistointitarkoituksia varten, kun tällaisten tietojen haun tarkoitusta ei enää ole olemassa;

c)

EU:n turvallisuusluokiteltua (EU classified (Restricted)) aineistoa, johon sovelletaan valtuutettujen käyttäjien pääsynvalvontaa, jotta nämä voivat: — tarkastella turvallisuusluokiteltuja tietoja; — tietty määrä käyttäjiä voi toimittaa ja validoida turvallisuusluokiteltuja tietoja ennen näiden tietojen asettamista muiden sellaisten loppukäyttäjien saataville, joilla on valtuutus päästä turvallisuusluokiteltuun verkkoon (turvallisuusluokiteltujen tietojen kuluttajat).

Lisäksi järjestelmän teknisellä rakenteella on valmiudet

a)	varmistaa kyberturvallisuuden korkea taso;

b)	tukea laajoja haku- ja raportointivalmiuksia ja soveltaa kehittyneitä analyysipalveluja, kuten tekoälyä;

c)	tulla integroiduksi ulkoisiin yksiköihin ja niiden järjestelmiin ja tarjota tiedonvaihtovalmiuksia automatisoitujen rajapintojen, kuten Frontexin Interpolin sähköisen kirjaston asiakirjajärjestelmän (Fields), ja Document Information System Civil Status -järjestelmän (DISCS) kautta;

d)	toimia EU:n turvallisuusluokittelemattomia, arkaluonteisia ja julkisia asiakirjoja varten tarkoitetussa pilvipohjaisessa infrastruktuurissa edellyttäen, että henkilötietojen suojaa koskevien vaatimusten noudattaminen varmistetaan;

e)	ottaa käyttöön uusinta teknologiaa ja nykyaikaisia teknisiä lähestymistapoja, mukaan lukien saatavuus, luotettavuus ja joustavuus uusia toimintoja, tuotteita ja muutoksia varten, sekä laajentaa toimintaa suurten käyttäjämäärien huomioon ottamiseksi;

f)	mahdollistaa integroituminen laitteistoihin ja tukea pääsyä järjestelmään verkon ulkopuolella tai rajoitetuissa liitettävyysskenaarioissa mobiililaitteista.

2 OSA

1.   Tavoitteet

Liitteen toisessa osassa kuvataan tietojen Euroopan raja- ja merivartioviraston, jäljempänä ’virasto’, väärennettyjä ja aitoja asiakirjoja koskevaan sähköiseen järjestelmään, jäljempänä ’eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmä’ viemistä ja tallentamista koskevat tiukkojen vaatimusten mukaiset tekniset eritelmät.

Eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmä edistää osaltaan myös henkilöllisyyspetosten torjuntaa jakamalla tietoja muiden toimijoiden, myös yleisön, kanssa.

Henkilötietojen käsittely sisältyy näihin teknisiin eritelmiin. Tiedot tallennetaan järjestelmään ja säilytetään siinä sen mukaan, mikä on tietojen käsittelyn tarkoitus.

2.   Kuvaus tietojen eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmään tallentamisen ja siinä säilyttämisen prosessista

Valtuutetut käyttäjät antavat tiedot erityisessä eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmän moduulissa validointia varten ennen näiden tietojen asettamista muiden käyttäjien saataville.

Validointiprosessi koskee kaikkia tietoja, jotka on tallennettu eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmään tai luotu sen puitteissa.

Virasto valvoo tällaisten tietojen validointiprosessia ja toteuttaa sen yhteistyössä tietojen toimittajan kanssa. Tiukkojen vaatimusten noudattamisen varmistamiseksi virasto voi päättää kuulla valittuja asiakirja-asiantuntijoita tai viraston tietosuojavastaavaa.

Kun tiedot on validoitu, ne käännetään ja tallennetaan eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmän aineistoihin.

3.   Tietojen valvominen ja tarkistaminen eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmässä

Eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmässä asiakirjatiedot, jäljempänä ’tiedot’, tarkastetaan ja niitä käsitellään hallinnollisia tarkoituksia varten ainoastaan sähköisin ja materiaalisin keinoin sen mukaan, missä muodossa tiedot toimitetaan virastolle. Eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmässä ei käsitellä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 (1) 3 artiklan 2 kohdassa tarkoitettuja operatiivisia henkilötietoja.

Käsiteltäviin tietoihin sovelletaan toimintaprosesseja, joiden tarkoituksena on tietojen tallentaminen eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmään ja siinä säilyttäminen. Vain aiemmin validoidut julkaistut asiakirjat ovat käyttäjien saatavilla.

Tietojen käsittelyä eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmässä parannetaan jatkuvasti, jotta voidaan tarkistaa teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä asteittain ja mukauttaa tekniikan kehitykseen ja poistaa puutteet taustalla olevissa toimintaprosesseissa.

Virasto täsmentää

a)	niiden rekisteröityjen ryhmät, joiden henkilötietoja käsitellään järjestelmässä;

b)	käsiteltävät henkilötietoryhmät;

c)	rekisterinpitäjän tai rekisterinpitäjien ryhmät, mukaan lukien yhteisrekisterinpitäjät;

d)	henkilötietojen vastaanottajat,

e)	suojatoimet, joilla estetään henkilötietojen väärinkäyttö tai laiton pääsy niihin tai niiden siirtäminen;

f)	säilytysajan, joka liittyy henkilötietojen käsittelyyn eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmän toimintaa ja hallinnollisten tehtävien suorittamista varten;

g)	tiedonkeruumenetelmät, mukaan lukien sen, ovatko tiedot peräisin jäsenvaltioista ja/tai kolmansista maista;

h)	henkilötietojen jakamisen ja vastaanottajat.

4.   Henkilötietojen käsittely eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmään tallentamista ja siinä säilyttämistä varten

Virasto toteuttaa erityisiä organisatorisia ja teknisiä toimenpiteitä tietojen syöttämiseksi ja tallentamiseksi eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmään seuraavasti:

a)	henkilötietojen peittämistä – minimointia ja pseudonymisointia – koskevien ohjeiden antaminen valtuutetuille käyttäjille ennen tietojen toimittamista virastolle ja validointiprosessin aikana;

b)	sellaisten asianmukaisten teknisten toimenpiteiden toteuttaminen, joilla varmistetaan tarvittavat suojatoimet rekisteröityjen oikeuksien suojaamiseksi validointiprosessin aikana ennen kuin tiedot asetetaan loppukäyttäjien saataville;

c)	validointiprosessiin tarkoitetun moduulin käyttöoikeuksien rajoittaminen mahdollisimman pieneen käyttäjämäärään;

d)	arkaluonteisiin turvallisuusluokittelemattomiin tai turvallisuusluokiteltuihin aineistoihin tallennettujen tietojen asettaminen saataville tiedonsaantitarpeen perusteella tiedossa olevalle määrälle käyttäjiä.

3 OSA

1.   Tavoitteet

Liitteen kolmannessa osassa kuvataan prosesseja, joilla Euroopan raja- ja merivartioviraston, jäljempänä ’virasto’, väärennettyjä ja aitoja asiakirjoja koskevan sähköisen järjestelmän, jäljempänä ’eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO -järjestelmä’ tietoja valvotaan ja tarkistetaan.

Henkilötietojen käsittely sisällytetään menettelyihin, joilla eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmän tietoja valvotaan ja tarkistetaan.

Komissio valvoo muun muassa tähän päätökseen sisältyvien toimenpiteiden täytäntöönpanoa. Komissiota avustaa neuvoston asetuksen (EY) N:o 1683/95 (2) 6 artiklan nojalla perustettu komitea. Virasto osallistuu 6 artiklan komitean kokouksiin ilman päätösvaltaa.

Virasto soveltaa eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmään sisältyvien tietojen valvontaan ja tarkistamiseen laadunvarmistus- ja -valvontatekniikoita.

2.   Laadunvarmistus ja -valvonta

Virasto vahvistaa tämän eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmään tallentamista ja säilyttämistä koskevista teknisistä eritelmistä annetun komission täytäntöönpanopäätöksen (3) liitteessä olevan 2 osan mukaisesti menettelyt, joilla pannaan täytäntöön

a)	laadunvarmistus: — validointia varten ennen tietojen syöttämistä FADO-järjestelmään; — validointiprosessin aikana;

b)	laadunvalvonta: — julkaisemisen jälkeen, kun tiedot on saatettu yleisön ja muiden loppukäyttäjien (kuluttajien) saataville.

3.   Laadunvarmistus

i.   Pääsynhallinta

FADO-järjestelmään pääsyn hallinnan tarkoitus on

a)	myöntää pääsy FADO-järjestelmään tiedonsaantitarpeen perusteella;

b)	peruuttaa käyttöoikeudet.

Virasto ottaa käyttöön FADO-järjestelmään pääsyn hallintaa koskevat menettelyt, joissa noudatetaan seuraavia vähimmäisvaatimuksia:

a)	käyttäjät saavat tietoja henkilötietojensa käsittelystä;

b)	käyttäjät hallinnoivat käyttäjätilejään FADO-järjestelmässä;

c)	rekisteröidyt tai heidän yhteyspisteensä toimittavat henkilötiedot suoraan virastolle;

d)	rajoitettu määrä FADO-järjestelmän organisaatioon kuuluvia viraston käyttäjiä valtuutetaan hallinnoimaan käyttöoikeuksia.

ii.   FADO-järjestelmään vietyjen tietojen validointi

Tietojen validoinnin tarkoituksena on vähentää järjestelmän puutteiden riskiä ja varmistaa tietojen yhdenmukaisuus ja laatu.

Ainoastaan valittu määrä valtuutettuja ja koulutettuja asiakirja-asiantuntijoita saa lisätä tietoja järjestelmään ja validoida siinä olevat tiedot.

Ennen tietojen syöttämistä järjestelmään nämä käyttäjät

a)	koulutetaan syöttämään tietoja järjestelmään;

b)	saavat ohjemateriaalia ja/tai opastusta tietojen syöttämisestä järjestelmään;

c)	saavat tietoja viraston validointia varten käyttöön ottamista toimintaprosesseista.

Virasto toteuttaa erityisen eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmän moduulin validointia varten ennen näiden tietojen asettamista muiden käyttäjien saataville. Validointiprosessin aikana moduulin on mahdollistettava se, että

a)	valittu määrä käyttäjiä voi syöttää tai oikaista tietoja eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmässä;

b)	rajoitettu määrä käyttäjiä käsittelee tietojen validointia järjestelmässä; tähän sisältyy myös muiden kuin tietoja syöttävien tai oikaisevien käyttäjien vapaaehtoinen kuuleminen;

c)	rajoitettu määrä käyttäjiä toimittaa tarvittaessa käännökset;

d)	rajoitettu määrä käyttäjiä hyväksyy ja julkaisee tiedot.

iii.   Tietojen julkistaminen

Tiedot julkaistaan validointiprosessin jälkeen.

4.   Laadunvalvonta

Virasto laatii eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmää koskevan vuotuisen laadunvalvontasuunnitelman.

Suunnitelmalla varmistetaan, että joka vuosi tehdään säännöllisesti tarkastuksia riittävästä tietomäärästä ja että tarkastuksissa varmistetaan muun muassa seuraavat seikat:

a)	eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmään sisältyvien tietojen merkityksellisyys;

b)	eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmään sisältyvien tietojen laatu;

c)	eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmän hallinnoinnin vaatimusten noudattaminen, mukaan lukien henkilötietojen suojaa koskevat vaatimukset.

Tarkastusten tulokset toimitetaan komissiolle, viraston hallintoneuvostolle ja viraston tietosuojavastaavalle.

5.   Käyttäjien osallistuminen laadunvalvontaan

Käyttäjät voivat olla mukana prosessissa, jolla eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmään sisältyviä tietoja valvotaan ja tarkistetaan.

---

(1)  Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta (EUVL L 295, 21.11.2018, s. 39).

(2)  Neuvoston asetus (EY) N:o 1683/95, annettu 29 päivänä toukokuuta 1995, yhtenäisestä viisumin kaavasta (EYVL L 164, 14.7.1995, s. 1).

(3)  Komission täytäntöönpanopäätös eurooppalaisen raja- ja merivartioston FADO-järjestelmän teknisestä rakenteesta asetuksen (EU) 2020/493 6 artiklan 1 kohdan a alakohdan mukaisesti.