32000Y1227(09)

Kertomus

Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen (Wien) tilinpäätöksestä 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta sekä keskuksen vastaukset

(2000/C 373/09)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

1. Tämä kertomus annetaan Euroopan rasismin ja muukalaisvihan seurantakeskuksen (jäljempänä seurantakeskus) hallintoneuvostolle neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/97(1) 12 artiklan 11 kohdan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti seurantakeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 1999 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/9712 artiklan 8 kohdan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta on vastannut seurantakeskuksen johtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/9712 artiklan 12 kohdassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten sääntöjen mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa omien tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeelliseksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksensa perusteella riittävän perustan jäljempänä esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 1999 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava. Tilien perustana olevissa toimissa todettiin sitä vastoin suuri määrä virheitä, jotka johtuvat erityisesti sisäisen valvonnan järjestelmässä olevista heikkouksista (ks. kohta 8).

TÄRKEIMMÄT HUOMAUTUKSET EUROOPAN RASISMIN JA MUUKALAISVIHAN SEURANTAKESKUKSEN (WIEN) TALOUSARVION TOTEUTTAMISESTA 31. JOULUKUUTA 1999 PÄÄTTYNEEN VARAINHOITOVUODEN OSALTA

Talousarvion toteuttaminen

5. Varainhoitovuoden lopulliset määrärahat olivat 3,9 miljoonaa euroa, joista sidottiin 2,8 miljoonaa euroa; loput peruutettiin lukuun ottamatta 0,3 miljoonan euron osuutta, joka siirrettiin erityisin toimenpitein. Yhteensä 2,8 miljoonan euron suuruisten maksusitoumusten perusteella suoritettiin maksuja 1,8 miljoonan euron verran, ja 1,0 miljoonan euron osuus siirrettiin seuraavaan varainhoitovuoteen: nämä siirrot koskivat pääasiassa hallintomenoja (kalusto ja atk-laitteet) ja toimintamenoja (konferenssien järjestäminen). Siirtojen suuruusluokan (yli kolmasosa maksusitoumuksista) vuoksi keskuksen olisi seurattava entistä tarkemmin toimintojansa, jotta määrärahoja siirrettäisiin mahdollisimman vähän.

Talousarviokirjanpito ja yleinen kirjanpito

6. Seurantakeskus on käyttänyt talousarviokirjanpidossa taulukkolaskentaohjelmaa, mistä aiheutuu tiettyjä kyseiselle välineelle tyypillisiä riskejä. Yleistä kirjanpitoa varten tarkoitettu atk-pohjainen kirjanpitojärjestelmä on vielä asentamatta. Lisäksi tilintarkastustuomioistuin totesi kirjanpidossa lukuisia virheitä, jotka oli korjattava ennen tilinpäätöstä. Seurantakeskuksen olisi huolehdittava siitä, että sen käyttöön hankitaan viipymättä luotettavat ja kattavat kirjanpitojärjestelmät. Näissä järjestelmissä olisi moitteettoman varainhoidon periaatteiden mukaisesti otettava huomioon odotettavissa olevat säännösmuutokset sekä käsiteltävien toimien määrä.

Alv:n kirjaaminen

7. Joulukuuhun 1998 saakka menot oli yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen mukaan kirjattava alv mukaan luettuna, ja alv voitiin palautuksen jälkeen käyttää uudelleen. Yleiseen talousarvioon sovellettavassa varainhoitoasetuksessa on sen jälkeen(3) säädetty, että menot on kirjattava ilman alv:a. Tilintarkastustuomioistuin kehottaa seurantakeskusta ottamaan tämän uuden kirjaustavan huomioon omissa säännöksissään.

Sopimukset

8. Varainhoitovuoden maksusitoumuksia tarkastettaessa todettiin, että voimassa olevia sääntöjä ei ole sovellettu moitteettomasti: yhteensä 25 prosentissa (0,7 miljoonaa euroa) maksusitoumuksista oli virheitä. Niitä oli talousarvion I osastossa - henkilöstömenot - 0,2 miljoonan euron osuudessa (ei ollut asianmukaisesti laadittuja sopimuksia), II osastossa - hallintomenot - 0,3 miljoonan euron osuudessa (ei ollut asianmukaisesti laadittuja sopimuksia eikä ollut tehty markkina-analyysiä) ja III osastossa - toimintamenot - 0,2 miljoonan euron osuudessa (sopimuspuolet oli valittu epäasianmukaisesti, tilauksia ei ollut tai tilaukset olivat virheellisiä).

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 26. lokakuuta 2000 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Jan O. Karlsson

presidentti

(1) EYVL L 151, 10.6.1997, s. 6.

(2) Kuten neuvoston asetuksen (EY) N:o 1035/9712 artiklan 10 kohdassa säädetään, seurantakeskuksen kaikkien tulojen ja menojen tilit varainhoitovuodelta 1999 laadittiin 10. maaliskuuta 2000 ja toimitettiin tämän jälkeen keskuksen hallintoneuvostolle, komissiolle ja tilintarkastustuomioistuimelle. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 21. huhtikuuta 2000. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(3) Ks. Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen, sellaisena kuin se on muutettuna 23 päivänä marraskuuta 1998 annetulla neuvoston asetuksella (EY, EHTY, Euratom) N:o 2548/98, 27 artiklan 2 kohdan a alakohta (EYVL L 320, 28.11.1998, s. 1).

Taulukko 1

Tase varainhoitovuosilta 1999 ja 1998(1)

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Tulostili varainhoitovuosilta 1999 ja 1998(1)

>TAULUKON PAIKKA>

Keskuksen vastaukset

5. Keskus on samaa mieltä tilintarkastustuomioistuimen kanssa siitä, että siirretyt maksatukset olivat huomattavia. Tämä johtuu pääasiassa vaikeuksista aloittaa toiminta vuoden 1999 alkupuoliskolla, koska sopivat toimitilat puuttuivat ja henkilöstön hankinta kesti pitkään. Tarvittavat parannukset on otettu käyttöön vuoden 2000 alusta lähtien uudessa vuosityöohjelmassa.

6. Tietokoneistetut tilinpidon ja talousarvion täytäntöönpanon järjestelmät otettiin käyttöön vasta vuoden 2000 aikana, koska tilinpitäjä nimitettiin myöhään vasta vuoden 1999 lopussa. Järjestelmien valinnassa otettiin huomioon EU:n muiden hajautettujen virastojen kokemus ja varainhoitoasetuksen odotettavissa olevat muutokset.

7. Keskus on valmistellessaan varainhoitoasetuksen muutoksen luonnosta ottanut huomioon arvonlisäveron mukautukset. Muutokset toimitetaan hallintoneuvostolle vuoden 2000 loppuun mennessä ja niistä ilmoitetaan tätä ennen tilintarkastustuomioistuimelle ja varainhoidon valvojalle.

8. - Vuonna 1999 keskuksessa oli joukko väliaikaisia toimihenkilöitä ennen kuin henkilöstösääntöjen mukaisesti työhön otetut toimenhaltijat aloittivat työnsä. Keskus on yhtä mieltä tilintarkastustuomioistuimen kanssa siitä, ettei mitään varsinaista erityistyösopimusta ollut laadittu. Menojen osastossa II osalta tehtiin tietoteknisiä laitteita ja keskuksen toimitilaa koskeva markkinaselvitys. Julkisia sopimuksia käsittelevä neuvoa antava komitea on antanut niistä myönteisen lausunnon.

- Menojen osastossa III osalta keskus myöntää, että joitakin hankkeita aloitettiin ilman avointa kilpailua, mutta ne oli kuitenkin toimitettu ennakolta johdon hyväksyttäväksi. Keskus myöntää, että tiettyjä hankkeita koskevat asiakirjat eivät olleet tyydyttäviä.

- Tällaisen tilanteen välttämiseksi tulevaisuudessa on jo tehty tarvittavat toimenpiteet.