Access to European Union law
<a href="https://eur-lex.europa.eu/content/help/eurlex-content/experimental-features.html" target="_blank">More about the experimental features corner</a>
Choose the experimental features you want to try
EUR-Lex
Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

You are here
Use quotation marks to search for an "exact phrase". Append an asterisk (*) to a search term to find variations of it (transp*, 32019R*). Use a question mark (?) instead of a single character in your search term to find variations of it (ca?e finds case, cane, care).
Search tips
Need more search options? Use the Advanced search

Document 22023D0560

Liikenneyhteisön alueellisen ohjauskomitean päätös N:o 2021/2 liikenneyhteisön kokouksiin kutsuttavien, liikenneyhteisön pysyvän sihteeristön ulkopuolisten henkilöiden kulujen korvaamista koskevista säännöistä [2023/560]

PUB/2022/535

EUVL L 73, 10.3.2023, p. 48–53 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2023/560/oj

10.3.2023   

FI

Euroopan unionin virallinen lehti

L 73/48

LIIKENNEYHTEISÖN ALUEELLISEN OHJAUSKOMITEAN PÄÄTÖS N:o 2021/2

liikenneyhteisön kokouksiin kutsuttavien, liikenneyhteisön pysyvän sihteeristön ulkopuolisten henkilöiden kulujen korvaamista koskevista säännöistä [2023/560]

LIIKENNEYHTEISÖN ALUEELLINEN OHJAUSKOMITEA, joka

ottaa huomioon liikenneyhteisön perustamisesta tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen 35 artiklan,

ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:

1 artikla

Hyväksytään liitteessä olevat liikenneyhteisön kokouksiin kutsuttavien, liikenneyhteisön pysyvän sihteeristön ulkopuolisten henkilöiden kulujen korvaamista koskevat säännöt.

Liikenneyhteisön pysyvä sihteeristö julkaisee säännöt liikenneyhteisön verkkosivustolla niiden hyväksymisen yhteydessä.

2 artikla

Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään.

Tehty Sarajevossa 7 päivänä kesäkuuta 2021.

Alueellisen ohjauskomitean puolesta

Puheenjohtaja

LIITE

LIIKENNEYHTEISÖN KOKOUKSIIN KUTSUTTAVIEN, LIIKENNEYHTEISÖN PYSYVÄN SIHTEERISTÖN ULKOPUOLISTEN HENKILÖIDEN KULUJEN KORVAAMISTA KOSKEVAT SÄÄNNÖT

1.   Soveltamisala

1.1.

 Näitä sääntöjä sovelletaan liikenneyhteisön pysyvän sihteeristön (jäljempänä ’pysyvä sihteeristö’) ulkopuolisiin henkilöihin, jotka kutsutaan osallistumaan mihin tahansa säännössä 1.2 luetelluista liikenneyhteisön kokouksista.

1.2.

 Näissä säännöissä tarkoitetut kokoukset ovat seuraavien liikenneyhteisön kokoonpanojen, komiteoiden ja muiden foorumien kokouksia:

a)

ministerineuvosto, alueellinen ohjauskomitea, tekniset komiteat ja sosiaalifoorumi;

b)

budjettikomitea;

c)

ministerineuvoston ja alueellisen ohjauskomitean päätöksillä tai päätelmillä perustetut työryhmät, koordinointiryhmät ja muut työelimet;

d)

pysyvän sihteeristön järjestämät konferenssit, työpajat ja muut foorumit, jotka liittyvät liikenneyhteisön työohjelmaan;

e)

muut kokoukset, jotka järjestetään liikenneyhteisösopimuksen täytäntöönpanon yhteydessä (korkean tason keskustelut, työpajat jne.);

f)

liikenneyhteisön julkaisemat virkojen valintamenettelyt (valintalautakunnan jäsenet); sekä

g)

liikenneyhteisön julkaisemat virkojen valintamenettelyt (hakijat).

1.3.

 Näiden sääntöjen mukaisesti korvausta maksetaan vain yhdelle ministeriön, sääntelyviranomaisen, viraston, yhteisön tai muun edunsaajaosapuolen edustajalle. Pysyvän sihteeristön johtaja (jäljempänä ’johtaja’) voi kuitenkin poiketa tästä säännöstä perustellulla päätöksellä, jos säännössä 1.2 lueteltuja kokouksia järjestetään yhdessä.

1.4.

 Nämä säännöt koskevat vain matka- ja majoituskulujen korvaamista. Osallistujilla ei ole oikeutta päivärahan kaltaisiin lisäkorvauksiin.

2.   Matkakulut

2.1.

 Jokainen osallistuja voi saada korvausta matkakuluista matkalta siitä paikasta, johon hänelle lähetettiin kutsu (työ- tai kotiosoite), kokouspaikalle; korvaus määräytyy matkan pituuden huomioon ottaen sopivimman liikennevälineen mukaan. Kyseessä on yleensä toisen luokan junamatka alle 400 kilometrin pituisilla matkoilla (yksisuuntainen matka, virallisen rautatiematkan mukaan) tai turistiluokan lentomatka, kun matkan pituus on vähintään 400 kilometriä.

2.2.

 Johtaja pyrkii varmistamaan, että kokoukset järjestetään siten, että osallistujat voivat hyödyntää kaikkein edullisimpia matkalippuja.

2.3.

 Matkakulut korvataan ainoastaan alkuperäisiä asiakirjatodisteita vastaan.

2.4.

 Jos lento- tai rautatieyhteyksiä ei ole saatavilla tai näin matkustaminen ei ole kustannustehokasta, matkustaminen linja-autolla tai autolla sallitaan.

2.5.

 Korvaus henkilöauton käytöstä on 0,22 euroa kilometriltä.

2.6.

 Taksikulut korvataan vain, jos julkista paikallisliikennettä ei ole käytettävissä.

2.7.

 Matkakulut korvataan 700 euroon asti.

3.   Majoituskulut

3.1.

 Osallistujat voivat saada korvausta majoituskuluistaan. Majoituskuluja ovat kulut, jotka aiheutuvat yöpymisestä kokouspaikassa siitä syystä, että kokous- ja lento- tai juna-aikatauluja ei ole pystytty sovittamaan yhteen. Majoituskuluissa korvauksen enimmäismäärä on 120 euroa yöltä. Korvattavien öiden määrä on enintään kokouspäivien lukumäärä + 1.

3.2.

 Osallistujat voivat johtajan etukäteen antamalla luvalla poikkeuksellisesti saada korvausta kokouspaikassa vietetystä lisäyöstä aiheutuneista majoituskuluista, jos osallistuja voi oleskelua pidentämällä saada kuljetuskuluista alennuksen, joka on lisäyöstä aiheutuneita majoituskuluja suurempi.

3.3.

 Osallistujille ei korvata muita hotellioleskeluun liittyviä kuluja, kuten internet, puhelin, valokopiointi, minibaari, yöpymisen hintaan sisältymätön aamiainen.

4.   Lippujen ja majoituksen hankinta

4.1.

 Periaatteessa säännön 1.2 alakohdissa a–e lueteltuihin kokouksiin kutsuttujen osallistujien on varattava omat matkalippunsa ja majoituksensa. Varaus on tehtävä mahdollisimman aikaisin, jotta hinta olisi edullisin. Pysyvä sihteeristö varaa matkat tai majoituksen osallistujan puolesta tai maksaa ennakkomaksun aiheutuneista kuluista vain poikkeustapauksissa säännön 6 mukaisesti.

4.2.

 Pysyvä sihteeristö huolehtii säännön 1.2 alakohdissa f ja g lueteltuihin kokouksiin kutsuttujen osallistujien matka- ja majoitusjärjestelyistä.

5.   Korvausmenettely

5.1.

 Korvauksen saamiseksi matka- ja majoituskuluista osallistujien on esitettävä kulukorvauspyyntö (jäljempänä ’korvauspyyntö’). Korvauspyyntö on

a)

tehtävä lisäyksessä 1 olevalle lomakkeelle;

b)

toimitettava sähköisessä muodossa pysyvälle sihteeristölle viimeistään 15 kalenteripäivän kuluttua kyseisestä kokousajankohdasta; sekä

c)

sen mukana on toimitettava kaikki alkuperäiset asiakirjatodisteet, kuten liput ja laskut tai, jos on kyse verkkovarauksesta, tuloste menomatkan sähköisistä varaus- ja tarkastuskorteista, joista käyvät ilmi aiheutuneet kulut, matkustusluokka, matkustuspäivä ja -aika sekä maksettu määrä.

5.2.

 Korvausasioita koskeva kirjeenvaihto on lähetettävä pysyvälle sihteeristölle osoitteeseen finance@transport-community.org.

5.3.

 Korvaukset maksetaan euroina. Korvaukseen sovelletaan kokouspäivänä voimassa ollutta vaihtokurssia.

5.4.

 Korvaus maksetaan pankkisiirtona osallistujan nimenneen laitoksen tai organisaation pankkitilille käyttäen säännön 5.5 mukaisesti toimitettuja pankkiyhteystietoja. Korvaus voidaan kuitenkin maksaa osallistujan yksityiselle pankkitilille osallistujan nimenneen laitoksen tai organisaation kirjallisesta pyynnöstä.

5.5.

 Edellä 5.4 säännön soveltamiseksi toimitettavien pankkitilitietojen on sisällettävä seuraavat avustuksen saajaa koskevat tiedot: tilinhaltijan nimi ja osoite, pankin nimi, tilinumero (IBAN) ja SWIFT-koodi (BIC-koodi).

6.   Matka- ja majoituskulujen ennakkomaksu

6.1.

 Nimeävä laitos tai organisaatio voi poikkeustapauksissa pyytää pysyvältä sihteeristöltä ennakkomaksua matka- tai majoituskuluista, jotka liittyvät kutsutun osallistujan osallistumiseen säännön 1.2 alakohdissa a–e lueteltuihin kokouksiin. Tällaiseen menettelyyn kuuluu pysyvän sihteeristön tekemä matka- ja majoitusvaraus.

6.2.

 Ennakkomaksupyyntö on tehtävä lisäyksessä 2 olevalle lomakkeelle ja lähetettävä viimeistään 21 kalenteripäivää ennen kokouspäivää pysyvälle sihteeristölle osoitteeseen finance@transport-community.org

6.3.

 Jos pyyntö esitetään säännön 6.2 mukaisesti, johtaja voi hyväksyä sen. Jos pyyntö esitetään myöhässä, johtaja voi hylätä sen.

6.4.

 Kun pyyntö on hyväksytty säännön 6.3 nojalla ja ottaen huomioon kokouksen esityslistaluonnoksen pysyvä sihteeristö varaa kyseisen osallistujan matkan ja majoituksen. Pysyvä sihteeristö lähettää osallistujille sähköpostitse matkalipun ja majoituksen varausvahvistukset.

6.5.

 Pyytämällä matkakulujen ennakkomaksua osallistuja sitoutuu osallistumaan kyseiseen kokoukseen.

6.6.

 Jos osallistuja ei pysty osallistumaan kokoukseen syistä, jotka eivät johdu suoraan liikenneyhteisöstä, nimeävän laitoksen tai organisaation on korvattava pysyvälle sihteeristölle matkan järjestämiseen liittyvät kulut (varatut matkaliput, peruutusmaksut jne.).

7.   Hallinnolliset ja loppusäännökset

7.1.

 Johtaja vastaa näiden sääntöjen asianmukaisesta täytäntöönpanosta.

7.2.

 Pysyvä sihteeristö säilyttää viiden vuoden ajan näiden sääntöjen mukaiseen korvaukseen liittyvät asiakirjat ja todisteet, mukaan lukien poikkeukselliseen kohteluun liittyvät asiakirjat.

Lisäys 1

MATKAKORVAUSPYYNTÖ

1.

KOKOUKSEN TIEDOT

Kokouksen kuvaus:

Paikka:

Päivämäärä:

Päivien lukumäärä:

2.

OSALLISTUJA

 

SUKUNIMI:

ETUNIMI:

LAITOS/ORGANISAATIO:

ASEMA:

MAA:

 

SÄHKÖPOSTI:

PUHELIN:

3.

PANKKITIEDOT — ilmoittakaa IBAN-tilinumero ja SWIFT/BIC-koodi

TILINOMISTAJAN NIMI JA OSOITE (LAITOS): (ilmoittakaa pankkitilin omistajan/edunsaajan nimi tässä kentässä)

PANKIN NIMI

Tilinumero

IBAN-tilinumero

SWIFT (BIC)

4.

MAJOITUS

Mistä:

Mihin:

OLESKELUPÄIVÄMÄÄRÄT

 

 

Hotelliyöpymisten kokonaismäärä (enintään 120 euroa/yö)

 

Liittäkää mukaan jäljennös hotellilaskun kuitista.

5.

MATKAKULUT

Lentokone, juna, kaukoliikenteen linja-auto, julkinen paikallisliikenne jne.

MISTÄ

MIHIN

MATKUSTUSLUOKKA

SUMMA

VALUUTTA

Euroina

Reitti

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Jatketaan tarvittaessa erillisellä paperilla. Liittäkää mukaan kopio saatavilla olevista kuiteista/laskuista, mukaan lukien lento-/juna-/linja-automatkojen tarkastuskortit.

HENKILÖAUTO

Mistä:

Mihin:

Mihin: (paluu)

Liitteeksi todiste etäisyydestä (reittikopio Google Mapsista tai

ViaMichelin.comista tai Rome2Rio.comista, PDF- tai JPG-muodossa)

Km molempiin suuntiin:

Euroina yhteensä:

TAKSI (jos julkista paikallisliikennettä ei ollut saatavilla) – kuitit vaaditaan; lisäperusteluja tarvitaan

Summa

Valuutta

Euroina

 

KORVAUSPYYNTÖ YHTEENSÄ EUROINA:

Muita huomautuksia:

Vakuutan, että tämä matkakorvauspyyntö on totuudenmukainen laskelma minulle aiheutuneista matkakuluista. En ole saanut enkä tule saamaan korvausta näistä kuluista mistään muusta lähteestä, enkä ole sisällyttänyt hakemukseen mitään kuluja, jotka on maksettu tai maksetaan suoraan muista lähteistä.

Päiväys:

OSALLISTUJAN ALLEKIRJOITUS:

Lisäys 2

MATKAKULUJEN ENNAKKOMAKSUPYYNTÖ

1.

Matkustajan tiedot — täyttäkää KAIKKI tähdellä * merkityt kentät

Sukunimi*:

 

Etunimi*:

 

Organisaation/laitoksen nimi*:

 

Asema:

 

Passin numero* (varauksia varten):

 

Yhteyshenkilön puhelinnumero:

 

Sähköposti:

 

Kokouksen nimi ja paikka:

 

Kokouspäivät:

Mistä:

Mihin:

Matkareitti:

Lähtöpaikka:

Määräpaikka:

2.

Varauspyyntö – rasti asiaankuuluvaan ruutuun

MATKA ☐ MAJOITUS ☐

TÄRKEITÄ HUOMIOITA OSALLISTUJILLE:

—

Tämä lomake muodostaa perustan matkajärjestelyille, joita liikenneyhteisön pysyvä sihteeristö tekee matkustajan puolesta. Matkustajan esimiehen on etukäteen lähetettävä asiasta skannattu hyväksyntä pysyvän sihteeristön sähköpostilaatikkoon: finance@transport-community.org.

—

Matkustaja on yksin vastuussa toimitettujen tietojen oikeellisuudesta ja täysin vastuussa puutteellisista tai virheellisistä tiedoista, jotka voivat johtaa peruutukseen, mahdottomuuteen matkustaa, varaustietojen muuttamiseen tai lisämaksuihin.

—

Mitään ylimääräisiä kuluja (minibaarin käyttö hotellissa, pysäköintimaksut, ylimääräiset yöpymiset jne.) ei korvata.

—

Matkustajan on säilytettävä kaikki tarkastuskortit ja matkaliput todisteena matkasta, ja häntä pyydetään palatessa lähettämään skannatut jäljennökset edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

—

Pysyvä sihteeristö tekee markkinoilla saatavilla olevien matka- ja majoitustarjousten puitteissa matkajärjestelyt, jotka ovat korvaussääntöjen ja -summien mukaiset.

—

Allekirjoittanut vahvistaa olevansa tietoinen liikenneyhteisön korvaussääntöjen säännössä 6.6 olevasta palautuslausekkeesta: Jos osallistuja ei pysty osallistumaan kokoukseen syistä, jotka eivät johdu suoraan liikenneyhteisöstä, nimeävän laitoksen tai organisaation on korvattava pysyvälle sihteeristölle matkan järjestämiseen liittyvät kulut (varatut matkaliput, peruutusmaksut jne.).

Allekirjoitus: ________________

Päiväys: _____________________

Nimeävän laitoksen/organisaation päällikön hyväksyntä: _____________ Päiväys: __________

3.

LIIKENNEYHTEISÖN PYSYVÄN SIHTEERISTÖN SISÄISEEN KÄYTTÖÖN

Kuluarvio (euroina)

Käytettävissä oleva budjetti

Lentolippu / junalippu / linja-autolippu / henkilöauto

 

KYLLÄ ☐ EI ☐

Varainhoitaja & tilinpitäjä:

Majoitus

 

YHTEENSÄ:

 

JOHTAJAN HYVÄKSYNTÄ:

☐ Hyväksytty ☐ Ei hyväksytty

Budjettisitoumus nro:

 
Top