(1)

Asetuksella (ETY, Euratom) N:o 354/83 pyritään varmistamaan, että historiallisesti tai hallinnollisesti arvokas tieto säilytetään ja asetetaan yleisön saataville mahdollisimman laajalti. Tätä varten siinä säädetään kunkin unionin toimielimen, myös Euroopan keskuspankin (EKP), velvollisuudesta perustaa historialliset arkistonsa ja avata ne yleisölle asetuksessa säädetyin edellytyksin 30 vuoden kuluttua asiakirjan laatimispäivästä.

(2)

Hyväksyessään tämän päätöksen EKP käyttää oikeuttaan säilyttää ja hallinnoida historiallisia arkistojaan tallettamatta niitä yliopistolliseen Eurooppa-instituuttiin (EUI) ja vahvistaa asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 soveltamiseksi tarvittavat sisäiset säännöt. Näiden sisäisten sääntöjen tavoitteena on EKP:n historiallisten arkistojen säilyttäminen ja avaaminen yleisölle ottaen samalla asianmukaisesti huomioon EKP:n institutionaaliset erityispiirteet.

(3)

Asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 1 artiklan 2 kohdan a alakohdassa määritellään käsite ”Euroopan yhteisöjen toimielinten arkistot”. Kun otetaan huomioon EKP:n toiminnan erittäin integroidut rakenteet eli Euroopan keskuspankkijärjestelmä (EKPJ) ja eurojärjestelmä sekä tehtävien siirtäminen EKP:lle elimiltä, jotka valmistelivat talous- ja rahaliiton (EMU) toteuttamista, EKP:n arkistot on ymmärrettävä kattavammin kuin asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 1 artiklan 2 kohdan a alakohdassa määritellään. Ensinnäkin ne käsittävät unionin tuomioistuimen vakiintuneen oikeuskäytännön mukaan kaikki EKP:stä tai kansallisista keskuspankeista peräisin olevat tai niiden vastaanottamat asiakirjat, jotka liittyvät eurojärjestelmän tehtävien suorittamiseen, riippumatta siitä, ovatko ne EKP:n vai kansallisten keskuspankkien hallussa ja riippumatta niiden tyypistä ja muodosta (2). Toiseksi ne käsittävät kaikki EKP:n hallussa olevat asiakirjat, jotka ovat peräisin talous- ja rahaliiton tutkimuskomiteasta (jäljempänä ’Delorsin komitea’), Euroopan talousyhteisön jäsenvaltioiden keskuspankkien pääjohtajien komiteasta (jäljempänä ’keskuspankkien pääjohtajien komitea’), Euroopan raha-asiain yhteistyörahastosta (EMCF) ja Euroopan rahapoliittisesta instituutista (EMI), tai jotka ne ovat vastaanottaneet, riippumatta niiden tyypistä ja tallennusvälineestä.

(4)

Euroopan keskuspankin päätöksen EKP/2004/2 (3) 23.3 artiklan toisessa virkkeessä annetaan EKP:n päätöksentekoelimille valtuutus päättää EKP:n arkistoihin kuuluvien asiakirjojen saattamisesta yleisön saataville ennen 30 vuoden määräajan päättymistä. EKP:n neuvosto päätti 7 päivänä toukokuuta 2019 saattaa yleisön saataville asiakirjat, jotka ovat peräisin Delorsin komiteasta tai jotka Delorsin komitea on vastaanottanut ja jotka on siirretty EKP:lle vuonna 2005 Kansainvälisestä järjestelypankista, joka isännöi suurinta osaa komitean kokouksista. EKP:n neuvosto päätti 23 päivänä tammikuuta 2020 saattaa yleisön saataville EKP:n hallussa olevia asiakirjoja, jotka ovat peräisin keskuspankkien pääjohtajien komiteasta, EMCF:stä ja EMI:stä tai jotka ne ovat vastaanottaneet. Tällä päätöksellä pannaan täytäntöön nämä EKP:n neuvoston päätökset, ja kyseiset asiakirjat saatetaan 30 vuoden määräajasta riippumatta yleisön saataville sen jälkeen, kun niiden turvaluokitukseksi on annettu ”ECB-PUBLIC”.

(5)

Asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 2 artiklassa todetaan, että sääntöön, jonka mukaan historiallisesti tai hallinnollisesti arvokas tieto asetetaan yleisön saataville mahdollisimman laajalti, voidaan soveltaa poikkeuksia, ja viitataan tässä yhteydessä Euroopan parlamentin ja neuvoston asetukseen (EY) N:o 1049/2001 (4). Koska asetusta (EY) N:o 1049/2001 ei sovelleta EKP:hen, Euroopan keskuspankin päätöksessä EKP/2004/3 (5) säädetään poikkeuksista sääntöön, jonka mukaan historiallisesti tai hallinnollisesti arvokas tieto asetetaan yleisön saataville. Päätöksen EKP/2004/3 4 artiklan 6 kohdassa todetaan, että yksityisyyden suojaa tai kaupallisia etuja koskevien poikkeusten piiriin kuuluviin asiakirjoihin voidaan soveltaa poikkeuksia tarvittaessa 30 vuoden määräajan päättymisen jälkeenkin. Asiakirjoihin, joihin sovelletaan muita päätöksen EKP/2004/3 4 artiklassa säädettyjä poikkeuksia, voidaan soveltaa poikkeuksia enintään 30 vuoden ajan, ellei EKP:n neuvosto nimenomaisesti määrää toisin.

(6)

Koska EKP:n arkistoihin kuuluvia ja EKPJ:n ja eurojärjestelmän tehtävien suorittamiseen liittyviä asiakirjoja on myös kansallisilla keskuspankeilla, jotka mahdollisesti saattavat tällaisia asiakirjoja yleisön saataville osana omia historiallisia arkistojaan tai joilta saatetaan pyytää tällaisten asiakirjojen siirtämistä kolmannelle osapuolelle, kuten kansalliseen historialliseen arkistoon, asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 soveltamiseksi tarvittavien sisäisten sääntöjen tulee koskea myös kansallisia keskuspankkeja. Koska kansalliset keskuspankit ovat EKPJ:n ja eurojärjestelmän erottamaton osa, niitä ei voida pitää asetuksen (ETY, Euratom) N:o 354/83 6 artiklassa tarkoitettuina jäsenvaltioina eikä tässä päätöksessä tarkoitettuina kolmansina osapuolina. On aiheellista, että EKP ja kansalliset keskuspankit tekevät tiivistä yhteistyötä sen varmistamiseksi, että EKP:n historiallisia arkistoja käsitellään johdonmukaisesti ja asianmukaista huolellisuutta noudattaen koko EKPJ:ssä ja eurojärjestelmässä.

(7)

Kansalliset keskuspankit ovat saattaneet siirtää EKP:n arkistoihin kuuluvia asiakirjoja kolmannelle osapuolelle, kuten kansalliseen historialliseen arkistoon, ennen tämän päätöksen voimaantuloa. Tällaisissa tapauksissa on asianmukaista, että kansalliset keskuspankit varmistavat, että kolmannet osapuolet eivät voi saattaa tällaisia asiakirjoja yleisön saataville ennen 30 vuoden määräajan päättymistä. Lisäksi silloin, kun EKP:n hallussa on samat kolmansille osapuolille siirretyt asiakirjat, kansallisten keskuspankkien on varmistettava, että kyseiset kolmannet osapuolet saattavat 30 vuoden määräajan päätyttyä tällaisista asiakirjoista yleisön saataville vain asiakirjat, joille EKP on antanut turvaluokituksen ”ECB-PUBLIC”. Kansalliset historialliset arkistot ja muut kansalliset viranomaiset ovat velvollisia Euroopan unionista tehdyn sopimuksen 4 artiklan 3 kohdassa vahvistetun vilpittömän yhteistyön periaatteen ja Euroopan unionin erioikeuksista ja vapauksista tehdyn pöytäkirjan 18 artiklan johdosta toimimaan vilpittömässä mielessä niin, ettei EKP:n arkistoihin kuuluvia asiakirjoja luovuteta ennenaikaisesti ja ettei turvallisuusluokiteltuja asiakirjoja luovuteta.

(8)

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2018/1725 (6) mukaan EKP:n on annettava rekisteröidyille tietoja heitä koskevien henkilötietojen käsittelystä ja kunnioitettava heidän oikeuksiaan rekisteröityinä. EKP:n olisi kuitenkin asetettava nämä oikeudet ja yleisen edun mukaisen arkistoinnin tavoitteet tasapainoon tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

(9)

Asetuksen (EU) 2018/1725 16 artiklan 5 kohdan b alakohdassa ja 19 artiklan 3 kohdan d alakohdassa säädetään poikkeuksista rekisteröidyn tiedonsaantioikeuteen ja tietojen poistamista koskevaan oikeuteen yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten, jos nämä oikeudet todennäköisesti estävät tietojen käsittelyn tarkoitusten saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tiedonsaantioikeutta ei periaatteessa pitäisi soveltaa, kun kyse on erityisesti EKP:n historiallisista arkistoista, koska EKP:n olisi ryhdyttävä suhteettomiin toimenpiteisiin tietojen käsittelyä koskevien tietojen antamiseksi sen jälkeen, kun sen historialliset arkistot on saatettu yleisön saataville. On kuitenkin aiheellista, että rekisteröidyille ilmoitetaan mahdollisuudesta, että heidän henkilötietonsa saatetaan julkisesti saataville osana EKP:n historiallisia arkistoja samalla kun heille ilmoitetaan käsittelytoimista, joita varten heidän henkilötietojaan on alun perin kerätty. Oikeutta tietojen poistamiseen ei periaatteessa pitäisi soveltaa, kun kyse on erityisesti EKP:n historiallisista arkistoista, kun otetaan huomioon EKP:n arkistojen koko ja osittain fyysinen luonne sekä arkistoinnin yleisen edun mukaisen luonne, sikäli kuin EKP:n arkistoihin sisältyvien henkilötietojen poistaminen vaarantaisi EKP:n historiallisten arkistojen pätevyyden, eheyden ja aitouden ja haittaisi näin ollen todennäköisesti vakavasti yleisen edun mukaisen arkistoinnin tarkoituksen saavuttamista.

(10)

Asetuksen (EU) 2018/1725 25 artiklan 4 kohdassa sallitaan EKP:lle mahdollisuus säätää poikkeuksista kyseisen asetuksen 17, 18, 20, 21 ja 23 artiklassa tarkoitettuihin oikeuksiin, jos kyseiset oikeudet todennäköisesti estävät yleisten edun mukaisten arkistointitarkoitusten saavuttamisen ja jos poikkeukset ovat tarpeen tällaisen tarkoituksen täyttämiseksi. Hyväksymällä tämän päätöksen EKP säätää poikkeuksista asetuksen (EU) 2018/1725 17, 18, 20, 21 ja 23 artiklassa tarkoitetuista oikeuksista, soveltaen kyseisen asetuksen 13 artiklassa säädettyjä organisatorisia ja teknisiä suojatoimia. Pääsyn antaminen henkilötietoihin, jos rekisteröidyn pyynnössä ei anneta erityisiä tietoja pyynnön kohteena olevasta käsittelystä, voi vaatia kohtuutonta vaivaa tai olla käytännössä mahdotonta, kun otetaan huomioon EKP:n historiallisten arkistojen koko. Henkilötietojen oikaiseminen, poistaminen tai käsittelyn rajoittaminen vaarantaisi EKP:n historiallisten arkistojen eheyden ja aitouden ja tekisi tyhjäksi yleisen edun mukaisen arkistoinnin tarkoituksen. Asianmukaisesti perustelluissa tapauksissa, joissa henkilötiedot ovat virheellisiä, EKP voi kuitenkin päättää täydentävän lausuman tai huomautuksen liittämisestä kyseiseen asiakirjaan. Henkilötietojen oikaisemisesta, poistamisesta tai käsittelyn rajoittamisesta ilmoittaminen voi vaatia kohtuutonta vaivaa tai olla käytännössä mahdotonta. Koska henkilötiedot ovat erottamaton ja välttämätön osa EKP:n historiallisia arkistoja, oikeus vastustaa EKP:n arkistoihin sisältyvien henkilötietojen käsittelyä tekisi yleisen edun mukaisen arkistoinnin tarkoituksen mahdottomaksi.

(11)

EKP ei saa asettaa yleisön saataville asiakirjoja, jotka sisältävät asetuksen (EU) 2018/1725 10 artiklassa tarkoitettuja erityisiä henkilötietoryhmiä, asetuksen (EU) 2018/1725 11 artiklassa tarkoitettuja rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä henkilötietoja tai alle 13-vuotiaan lapsen henkilötietoja. Kun otetaan huomioon asiakirjojen suuri määrä ja epätodennäköisyys siitä, että arkaluonteisia henkilötietoja sisältävät asiakirjat sisältävät hallinnollisesti tai historiallisesti arvokasta tietoa, tällaisten asiakirjojen asettaminen yleisön saataville johtaisi merkittäviin viivästyksiin ja haittaisi siten merkittävästi arkistointiprosessia. Asetuksen (EU) 2018/1725 johdanto-osan 6 kappaleessa todetaan, että asetusta ei pitäisi soveltaa kuolleiden henkilöiden henkilötietojen käsittelyyn. Koska EKP ei useimmissa tapauksissa voi todeta, onko rekisteröity kuollut, lisätakeena on aiheellista, että määräaika sellaisten EKP:n historiallisen arkiston asiakirjojen avaamiselle, joissa on asetuksen (EU) 2018/1725 10 ja 11 artiklassa tarkoitettuja arkaluonteisia henkilötietoja tai päätöksen EKP/2004/3 4 artiklassa tarkoitettuja henkilön yksityisyyteen ja koskemattomuuteen liittyviä tietoja, on sata vuotta kyseisen asiakirjan laatimisesta.

(12)

Euroopan tietosuojavaltuutettua on kuultu asetuksen (EU) 2018/1725 41 artiklan 2 kohdan mukaisesti, ja hän on antanut lausuntonsa 5 päivänä lokakuuta 2022. EKP on toteuttanut Euroopan tietosuojavaltuutetun suositukset.

(13)

Päätöksen EKP/2004/2 23.3 artiklan toista virkettä muutetaan sen selventämiseksi, että EKP:n arkistoihin kuuluvat asiakirjat ovat vapaasti käytettävissä vasta 30 vuoden määräajan päätyttyä tämän päätöksen mukaisesti, elleivät päätöksentekoelimet päätä lyhentää määräaikaa, kuten sellaisten Delorsin komiteasta, keskuspankkien pääjohtajien komiteasta, EMCF:stä ja EMI:stä peräisin olevien tai niiden vastaanottamien asiakirjojen tapauksessa, jotka ovat EKP:n hallussa, tai pidentää sitä, kuten mahdollisesti EKP:n neuvoston kokousten yksittäisten menettelyjen tapauksessa, jos tapauskohtainen arvio kumoaa olettaman, jonka mukaan neuvoston päätöksenteon riippumattomuus ei ole enää uhattuna 30 vuoden kuluttua,