EUROOPAN KOMISSIO

Bryssel 15.9.2015

COM(2015) 441 final

KOMISSION KERTOMUS EUROOPAN PARLAMENTILLE JA NEUVOSTOLLE

Vuosikertomus vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle vuonna 2014 toimitetuista sisäisistä tarkastuksista (varainhoitoasetuksen 99 artiklan 5 kohta)

{SWD(2015) 170 final}

1.    Johdanto    

2.    IAS:n tehtävä: Riippumattomuutta, puolueettomuutta ja vastuullisuutta koskevat tavoitteet sekä kertomuksen laajuus    

3.    Katsaus tarkastustoimintaan    

3.1.    Vuoden 2014 tarkastussuunnitelman täytäntöönpano    

3.2.    IAS:n suosituksia koskevat tilastotiedot    

4.    Tärkeimmät havainnot ja suositukset    

4.1.    Horisontaaliset tarkastukset    

4.1.1.    Valintamenettelyn suunnitteluvaiheen tehokkuuden ja vaikuttavuuden tarkastus – useita pääosastoja (EPSO, HR, CNECT, SANTE (entinen SANCO) ja TAXUD)    

4.1.2.    Horisontaalinen tietotekniikkatarkastus: ulkoistettujen tietotekniikkapalvelujen hallinnoinnin ja valvonnan tarkastus (sopimusten hallinta) – useita pääosastoja (BUDG, DIGIT, HOME, OP ja SANTE)    

4.1.3.    EU-ohjausjaksoa tukevien hallinnollisten menettelyjen tarkastus – useita pääosastoja (SG, SJ, COMM, COMP, ECFIN, EMPL, MARKT ja TAXUD)    

4.2.    Maatalous, luonnonvarat ja terveys    

4.2.1.    Vuosien 2014–2020 yhteistä maatalouspolitiikkaa koskevien asetusten puuteanalyysia koskeva tarkastus, vaihe 1 (pääosasto AGRI)    

4.3.    Koheesio    

4.3.1.    Vuosien 2014–2020 Euroopan rakenne- ja investointirahastoja (ERI-rahastot) koskevan asetuksen puuteanalyysia koskeva tarkastus, vaihe 1 – useita pääosastoja (AGRI, EMPL, MARE ja REGIO)    

4.3.2.    Euroopan rakenne- ja investointirahastojen (ERI-rahastot) ohjelmakauden 2014–2020 uuden lainsäädännön/suunnittelun puuteanalyysi, vaihe 2 – kaksi pääosastoa (EMPL ja REGIO)    

4.3.3.    Rahoitusvälineiden käyttöä vuosina 2014–2020 koskevien valmistelujen tarkastus työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosastossa (EMPL) ja aluepolitiikan pääosastossa (REGIO)    

4.3.4.    Aluepolitiikan pääosaston (REGIO) jäännösvirhetasoa koskevan laskelman ja taustalla olevien menetelmien rajoitettu tarkastus raportointivuodelta 2013    

4.4.    Tutkimus, energia ja liikenne    

4.4.1.    Horisontti 2020 puiteohjelmaan liittyvän lainsäädännön puuteanalyysia koskeva tarkastus – useita pääosastoja ( CNECT, ENER, MOVE ja RTD)    

4.4.2.    Seitsemännen puiteohjelman valvontajärjestelmien tarkastus (mukaan lukien ulkoisten elinten valvonta) viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosastossa (CNECT)    

4.4.3.    Seitsemännen puiteohjelman valvontajärjestelmien täytäntöönpanon tarkastus (mukaan luettuna ulkoisten elinten tarkastus) tutkimuksen ja innovoinnin pääosastossa (RTD)    

4.4.4.    Seitsemännen puiteohjelman valvontajärjestelmien tarkastus Euroopan tutkimusneuvoston toimeenpanovirastossa (ERCEA)    

4.4.5.    Hankintoja koskevan hallinnon tarkastus yhteisessä tutkimuskeskuksessa (JRC)    

4.4.6.    Viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosaston (CNECT) jäännösvirhetasoa koskevan laskelman ja taustalla olevien menetelmien rajoitettu tarkastus raportointivuodelta 2013    

4.5.    Talous- ja rahoitusasiat    

4.5.1.    Talouden ja rahoituksen pääosaston (ECFIN) riskinhallinta- ja suunnitteluprosessien tarkastus talouden uuden ohjausjärjestelmän yhteydessä    

4.5.2.    Tarkastus sisämarkkinoiden ja palvelujen pääosaston (MARKT) yhteistyöstä rahoituspalvelujen kolmen valvontaelimen kanssa    

4.5.3.    Verotuksen ja tulliliiton pääosaston (TAXUD) tulliin liittyvien toimien tulosarviointijärjestelmän tarkastus    

4.6.    Yhteisön ulkopuolelle suunnattu tuki sekä kehitys- ja laajentumisasiat    

4.6.1.    YK:n elinten ja muiden kansainvälisten järjestöjen kanssa tehtyjen rahoitussopimusten tarkastus (pääosasto DEVCO)    

4.6.2.    Kansainvälisten järjestöjen kanssa tehtyjen rahoitussopimusten tarkastus (pääosasto ECHO)    

4.6.3.    EU:n edustustojen varmuusprosessin tarkastus (pääosasto DEVCO)    

4.6.4.    Budjettituen tarkastus kansainvälisen yhteistyön ja kehitysasioiden pääosastossa (DEVCO)    

4.6.5.    Ulkopolitiikan välineiden hallinnon valvontastrategian tarkastus (FPI)    

4.7.    Tietoteknisten järjestelmien tarkastus    

4.7.1.    IAS:n / AGRIn sisäisen tarkastuksen yksikön yhteinen tarkastus AGRIn paikallisen tietotekniikan hallinnossa    

4.7.2.    Tietotekniikan hallintatapaa koskeva tarkastus pääosasto BUDG:ssä    

4.7.3.    Loogisen järjestelmiin pääsyn tarkastus (joka koskee järjestelmiä ECAS/LDAP/Windows) tietotekniikan pääosastossa (DIGIT)    

4.7.4.    Tietotekniikkahankkeiden hallinnoinnin tarkastus koulutuksen ja kulttuurin pääosastossa (DG EAC) (E4Alink ja Eve)    

4.7.5.    IAS:n / sisäisen tarkastuksen yksikön tekemä yhteinen meri- ja kalastusasioiden pääosaston (MARE) paikallisen tietotekniikan hallinnoinnin tarkastus    

5.    Komission taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelimen kuuleminen    

6.    Päätelmät    

7.    Lyhenneluettelo    

1.Johdanto

Tämän kertomuksen tarkoituksena on antaa vastuuvapauden myöntävälle viranomaiselle tietoa komission sisäisen tarkastuksen (IAS) toiminnasta varainhoitoasetuksen 99 artiklan 5 kohdan mukaisesti. Se perustuu komission sisäisen tarkastajan asetuksen 99 artiklan 3 kohdan nojalla laatimaan kertomukseen, joka koskee vuonna 2014 1 valmiiksi saatuja komission pääosastoja, yksikköjä ja toimeenpanovirastoja koskevia IAS:n tarkastus- ja konsultointikertomuksia 2 . Oikeusperustansa mukaisesti kertomukseen sisältyy yhteenveto tehtyjen sisäisten tarkastusten lukumäärästä ja tyypistä, annetuista suosituksista ja näiden suositusten johdosta toteutetuista toimista 3 .

2.IAS:n tehtävä: Riippumattomuutta, puolueettomuutta ja vastuullisuutta koskevat tavoitteet sekä kertomuksen laajuus

IAS:n tehtävänä on edistää hyvää hallintoa Euroopan komissiossa. Se tarkastaa sisäisiä hallinto- ja valvontajärjestelmiä ja arvioi niiden tehokkuutta, jotta tilannetta voitaisiin jatkuvasti parantaa.

IAS:n riippumattomuus on kirjattu varainhoitoasetukseen 4 ja komission hyväksymään, IAS:n tehtävää koskevaan perussääntöön. IAS raportoi kaikista tarkastuksistaan sisäisen tarkastuksen seurantakomitealle 5 .

IAS:n työ perustuu varainhoitoasetukseen, ja siinä noudatetaan sisäisten tarkastajien järjestön (Institute of Internal Auditors) kansainvälisiä ammattistandardeja ja eettisiä sääntöjä.

IAS ei tarkasta järjestelmiä, joiden avulla jäsenvaltiot valvovat komission varoja. Tällaisista tarkastuksista, jotka ulottuvat yksittäisten edunsaajien tasolle, vastaavat jäsenvaltioiden sisäiset tarkastajat, kansalliset tarkastusviranomaiset, muut komission pääosastot ja Euroopan tilintarkastustuomioistuin. IAS tarkastaa kuitenkin komission yksiköiden toimenpiteitä, joiden tarkoituksena on valvoa ja tarkastaa jäsenvaltioiden elimiä sekä muita EU:n varoja maksavia elimiä, kuten Yhdistyneitä Kansakuntia. Kuten varainhoitoasetuksessa säädetään, IAS voi suorittaa näitä tehtäviä paikan päällä myös jäsenvaltioissa.

3.Katsaus tarkastustoimintaan

3.1.Vuoden 2014 tarkastussuunnitelman täytäntöönpano

Vuoden 2014 tarkastussuunnitelma oli määräaikaan 31. tammikuuta 2015 mennessä pantu täytäntöön täysimääräisesti niiden suunniteltujen tarkastusten osalta, jotka koskivat komissiota, sen yksiköitä ja toimeenpanovirastoja 6 .

IAS laati 105 kertomusta (87 vuonna 2013 ja 89 vuonna 2012). Vuoden 2014 kertomukset jakaantuivat seuraavasti: 31 tarkastusta, 67 seurantaa, 5 rajoitettua tarkastusta, 1 erityinen tietotekninen riskinarviointi ja 1 tarkastuskirjelmä.

3.2.IAS:n suosituksia koskevat tilastotiedot

Vuonna 2014 IAS antoi 127 uutta suositusta, joista 50 oli erittäin tärkeitä ja 77 tärkeitä. Hallinto ei hyväksynyt kahta tärkeäksi luokiteltua suositusta 7 , minkä lisäksi kaksi erittäin tärkeäksi luokiteltua suositusta hyväksyttiin vain osittain 8 . IAS arvioi tyydyttäviksi kaikki hyväksyttyjä suosituksia koskevat toimintasuunnitelmat.

Tarkastuskohteet ilmoittivat, että 78 prosenttia vuosien 2010 ja 2014 välisenä aikana annetuista, tarkastuskohteiden hyväksymistä suosituksista oli pantu täytäntöön vuoden 2015 alkuun mennessä. Kaikista erittäin tärkeiksi tai kriittisiksi luokitelluista, vuosina 2010–2014 annetuista suosituksista 17 erittäin tärkeää suositusta (2 prosenttia) oli panematta täytäntöön siten, että täytäntöönpanon määräajasta oli yli kuusi kuukautta. Yhtään kriittistä suositusta ei ole panematta täytäntöön. Sisäisen tarkastuksen seurantakomitealle ilmoitettiin säännöllisesti erittäin tärkeistä suosituksista, jotka olivat olleet yli kuusi kuukautta aikataulusta jäljessä, ja se muistutti tarvittaessa yksikköjä niiden velvollisuudesta panna suositukset täytäntöön. IAS oli vuoden 2014 loppuun mennessä tehnyt seurantatarkastuksen yhteensä 640 hyväksytystä suosituksesta, jotka oli annettu vuosina 2010–2014. IAS:n seurannan yhteydessä vahvistui, että suosituksia on pantu täytäntöön tyydyttävällä tavalla. Tämä parantaa valvontajärjestelmiä tarkastuksen kohteena olevissa yksiköissä. IAS saattoi sulkea 95 prosenttia seurannan kohteena tällä ajanjaksolla olleista suosituksista.

Liitteenä olevassa komission yksiköiden valmisteluasiakirjassa annetaan tarkempia tietoja uusien suositusten hyväksymisasteista ja vuosia 2010–2014 koskevien suositusten toteuttamisesta.

4.Tärkeimmät havainnot ja suositukset 9

4.1.Horisontaaliset tarkastukset

4.1.1.Valintamenettelyn suunnitteluvaiheen tehokkuuden ja vaikuttavuuden tarkastus – useita pääosastoja (EPSO, HR, CNECT, SANTE (entinen SANCO) ja TAXUD)

Tarkastuksen yleistavoitteena oli arvioida valintamenettelyn nykyisen suunnitteluvaiheen vaikuttavuus ja tehokkuus, kun sillä pyritään vastaamaan unionin toimielinten tarpeisiin saada uutta henkilöstöä. Tarkastus kattoi EPSOssa (Euroopan unionin henkilöstövalintatoimisto) ja Euroopan komissiossa käytössä olevat suunnitteluprosessit.

Tarkastus osoitti, että valintamenettelyn nykyinen suunnitteluvaihe antaa mahdollisuuden suunnitella avoimet kilpailut niin, että niillä täytetään yleisesti EU:n toimielinten tarpeet toimittamalla näille luettelo vaadittavat profiilit täyttävistä hakijoista. EPSO tekee hyvissä ajoin aktiivista yhteistyötä EU:n toimielinten kanssa, jotta näiden pyynnöt voidaan analysoida ja priorisoida ja jotta voidaan suunnitella avoimet kilpailut. Komission tasolla käytössä olevat prosessit antavat mahdollisuuden arvioida tehokkaasti kilpailussa menestyneiden hakijoiden tarvetta.

IAS on kuitenkin antanut kaksi erittäin tärkeää suositusta, joilla pyritään parantamaan suunnittelutyön tehokkuutta ja oikea-aikaisuutta. Suositusten mukaan on laadittava suuntaviivoja, parannettava tulevien rekrytointitarpeiden analysoinnissa käytettäviä henkilöstöhallinnon välineitä ja poistettava sellaiset toimenpiteet, joilla on vain vähän tai ei lainkaan lisäarvoa arvioitaessa kilpailussa menestyneiden hakijoiden tulevaa tarvetta.

Näiden kysymysten käsittelemiseksi EPSOn pitäisi antaa EU:n toimielimille suuntaviivoja ja ohjeita, joiden avulla lisätään kilpailussa menestyneitä hakijoita koskevien toimielinten pyyntöjen johdonmukaisuutta ja vertailukelpoisuutta. EPSOn olisi pyydettävä riittävät tiedot käytetyistä kriteereistä, jotta pyynnöt voidaan priorisoida asianmukaisesti ja kilpailuorganisaatio voidaan mukauttaa toimielinten todellisiin tarpeisiin ja rekrytointivalmiuksiin. Paremmalla suunnittelulla on määrä vähentää myös viiveitä. Pääosastojen tasolla henkilöstöhallinnon välineitä olisi käytettävä johdonmukaisesti ja niiden tuottamat tulokset olisi käytettävä tulevien rekrytointitarpeiden analysointiin.

Tarkastetut yksiköt ovat laatineet toimintasuunnitelmat, joita IAS pitää tyydyttävinä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 2.1 jaksossa.

4.1.2.Horisontaalinen tietotekniikkatarkastus: ulkoistettujen tietotekniikkapalvelujen hallinnoinnin ja valvonnan tarkastus (sopimusten hallinta) – useita pääosastoja (BUDG, DIGIT, HOME, OP ja SANTE)

Huomattava osa komission tietotekniikkamenoista käytetään tietotekniikkapalvelujen ulkoistamiseen sisäisille tai ulkoisille palveluntarjoajille. Komissiossa vastuut on jaettu toimielin- ja paikallistasolle. Toimielintasolla tietotekniikan pääosasto (DIGIT) ja budjettipääosasto (BUDG) antavat ohjausta, ohjeita ja malleja, kehittävät koulutusta ja hallinnoivat puitesopimuksia. Paikallisella (operatiivisella) tasolla pääosastojen ja yksiköiden on määriteltävä tarpeensa, pantava täytäntöön yksittäiset sopimukset ja varmistettava, että palveluja tarjotaan. Tässä yhteydessä tarkastuksen yleistavoitteena oli arvioida ulkoistettuja tietotekniikkapalveluja koskevien sopimusten hallintaan ja valvontaan käytettyjen komission prosessien tehokkuutta ja vaikuttavuutta, jotta voidaan varmistaa, että rahalle saadaan vastinetta.

Tarkastuksessa havaittiin kehittynyt prosessi, jolla hallitaan ja valvotaan ulkoistettuja tietotekniikkapalveluja toimielintasolla ja operatiivisella tasolla. IAS on kuitenkin nostanut esiin erittäin tärkeitä kysymyksiä, jotka koskevat tarpeiden arviointia ennen puitesopimuksen tekemistä, ajan ja materiaalin laskutukseen perustuvien ulkoistettujen palvelujen laadunhallintaa ja ulkoistamistyypin valintaan liittyviä suuntaviivoja.

Ennen puitesopimusta tehtävä tarpeiden arviointiprosessi olisi yhdenmukaistettava toimielintasolla ja operatiivisella tasolla antamalla ohjeita siitä, miten määritellä tarpeet. Näin voidaan varmistaa tarjouskilpailujen yhdenmukaisuus. Arviointiprosessin yhdenmukaisuutta olisi lisättävä myös toteuttamalla pääosastojen tasolla järjestelmällinen ja seurattavissa oleva prosessi. Tarpeiden konsolidointia komission tasolla olisi myös lisättävä edelleen, jotta vastataan entistä paremmin pääosastojen/yksiköiden todellisiin tarpeisiin.

Yksittäisten sopimusten hallinnoinnissa ajan ja materiaalin laskutukseen perustuvan työskentelymallin puitteissa tietotekniikan pääosaston olisi varmistettava puitesopimusten johdonmukaisuus seuraavissa seikoissa: tarkistusten taso sisäisiä konsultteja valittaessa, keskeisten suorituskykyindikaattoreiden määrittely, toimeksisaajien suorituksia koskevien tietojen levittäminen loppukäyttäjille pääosastoissa ja yksiköissä sekä lausekkeet sopimussakkojen soveltamiseen yleisen palveluindikaattorin pohjalta. Operatiivisella tasolla pääosastojen ja yksiköiden olisi parannettava suoritusarviointijärjestelmää omia puitesopimuksiaan varten.

Tietotekniikan pääosaston olisi annettava ulkoistamistyypin valinnasta ohjeet, joiden avulla operatiiviset pääosastot/yksiköt voivat valita parhaiten soveltuvan työskentelymuodon. Operatiivisella tasolla valinnan tulisi perustua kustannus-hyötyanalyysiin ottaen huomioon ulkoistettujen palvelujen erityiset ehdot ja rajoitukset.

IAS on antanut suositukset tietotekniikan pääosastolle (DIGIT), terveyden ja elintarviketurvallisuuden pääosastolle (SANTE) ja julkaisutoimistolle (OP). Tarkastetut yksiköt ovat laatineet toimintasuunnitelmat, joita IAS pitää tyydyttävinä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 2.2 jaksossa.

4.1.3.EU-ohjausjaksoa tukevien hallinnollisten menettelyjen tarkastus – useita pääosastoja (SG, SJ, COMM, COMP, ECFIN, EMPL, MARKT ja TAXUD)

EU-ohjausjakso on suunniteltu niin, että jäsenvaltiot keskustelevat budjetti-, makrotalous- ja rakenneuudistussuunnitelmistaan ja koordinoivat niitä EU:n toimielinten ja muiden jäsenvaltioiden kanssa tiettyinä aikoina ympäri vuoden. Tämän toiminnantarkastuksen yleisenä tavoitteena oli vastata seuraavaan kysymykseen: toimivatko EU-ohjausjaksoa tukevat hallinnolliset prosessit vaikuttavasti ja tehokkaasti koko komissiossa? Tarkastuksessa arvioitiin sisäisen valvontajärjestelmän riittävyyttä ohjausjakson eri suoritteiden tuotannossa ja niitä koskevassa viestinnässä.

Kaiken kaikkiaan tarkastuksessa kävi ilmi, että hallinnolliset menettelyt pääsihteeristössä ja valikoiduissa pääosastoissa tukevat EU-ohjausjakson täytäntöönpanoa koko komissiossa vaikuttavalla ja tehokkaalla tavalla.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 2.3 jaksossa.

4.1.Maatalous, luonnonvarat ja terveys

(pääosastot AGRI, CLIMA, ENV, MARE, SANTE ja CHAFEA)

4.1.1.Vuosien 2014–2020 yhteistä maatalouspolitiikkaa koskevien asetusten puuteanalyysia koskeva tarkastus, vaihe 1 (pääosasto AGRI)

IAS toteutti puuteanalyysin vuosien 2014–2020 yhteistä maatalouspolitiikkaa (YMP) koskevasta asetuksesta. Se oli korkean tason analyysi YMP:ssä hyväksytystä lainsäädännöstä, joka kattaa molemmat pilarit eli pääasiassa mutta ei yksinomaan Euroopan maatalouden tukirahaston (maataloustukirahasto, 1. pilari) ja Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahaston (maaseuturahasto, 2. pilari).

Puuteanalyysin päätavoitteena oli korostaa tärkeimpien alojen osalta lisäriskejä tai suurentuneita riskejä, joita komissio kohtaa YMP:n uuden oikeudellisen kehyksen seurauksena. Analyysissä keskityttiin pääasiassa taustalla olevan lainsäädännön sisältöön ja siihen, missä määrin se kuvastaa komission alkuperäistä ehdotusta/tavoitetta luoda asianmukainen tasapaino niin, että hallinnollista taakkaa vähennetään mutta samalla säilytetään riittävä valvonnan taso komission talousarvion toteuttamisessa.

Asetuksilla saadaan aikaan useita keskeisiä parannuksia, joiden tarkoituksena on yhdenmukaistaa ja yksinkertaistaa rakennerahastojen ja maatalousalan kahden pilarin hallintojärjestelyjä. IAS panee merkille komission yksiköiden toimet neuvotteluvaiheessa komission valvontatehtäviin liittyvien etujen turvaamiseksi, erityisesti erittäin voimakkaan ulkoisen poliittisen paineen alla.

Lopullinen hyväksytty lainsäädäntö on kuitenkin aiheuttanut merkittäviä lisäriskejä tai suurentuneita riskejä, joihin AGRIn on puututtava suunnitellessaan ja pannessaan täytäntöön uuden ohjelmakauden valvontaa.

Keskeinen tarkastuksessa esiin tullut teema on lainsäädäntöprosessin aiheuttamien muutosten monimutkaisuus ja määrä. Kaikilla aloilla mutta erityisesti avainaloilla, kuten viherryttämisessä, on toteutettu uusia toimia yhdessä lukuisten poikkeusten ja täydentävien sääntöjen kanssa, jotka ovat tarjonneet jäsenvaltioille enemmän joustavuutta. IAS panee merkille AGRIn toimet kyseisten ongelmien ratkaisemiseksi. Pääosasto on esimerkiksi valmistellut käsikirjoja ja yksityiskohtaisia ohjeita komission hyväksyttäväksi. Jäsenvaltioiden tulkinnanvara on kuitenkin kasvanut merkittävästi, millä puolestaan voi olla merkittävä vaikutus virhetasoon.

Toimeksiannon luonne huomioon ottaen laadittiin vain yleisiä suosituksia eikä yksiköitä pyydetty laatimaan toimintasuunnitelmia. Sen sijaan IAS ottaa tärkeimmät havaitut riskit huomioon keskittämällä tarkastukset viherryttämiseen, maaseudun kehittämisohjelmien hyväksyntään ja keskeytysmekanismeihin vuonna 2015.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 3.1 jaksossa.

4.2.Koheesio

(pääosastot REGIO ja EMPL)

4.2.1.Vuosien 2014–2020 Euroopan rakenne- ja investointirahastoja (ERI-rahastot) koskevan asetuksen puuteanalyysia koskeva tarkastus, vaihe 1 – useita pääosastoja (AGRI, EMPL, MARE ja REGIO)

Jotta koheesiopolitiikan puitteissa tukea antavia rahastoja (EAKR, ESR ja koheesiorahasto) voidaan koordinoida ja panna yhdenmukaisesti täytäntöön Euroopan maaseudun kehittämisen maatalousrahaston (maaseuturahasto) ja meri- ja kalatalousalalle tukea antavan rahaston (EMKR) kanssa, yhteisiä säännöksiä koskeva asetus luotiin kaikille näille rahastoille, joista käytetään nimitystä Euroopan rakenne- ja investointirahastot (ERI-rahastot).

IAS teki vuonna 2014 kaksivaiheisen puuteanalyysin vuosille 2014–2020 annetusta ERI-rahastoja koskevasta asetuksesta. Vaiheeseen 1 kuului korkean tason analyysi lainsäädännöstä, joka kattaa neljä pääosastoa (AGRI, EMPL, MARE ja REGIO) ja viisi ERI-rahastoa. Analyysissä keskityttiin pääasiassa lainsäädännön taustalla olevaan sisältöön ja siihen, missä määrin tämä kuvastaa komission alkuperäistä ehdotusta/tavoitetta luoda asianmukainen tasapaino niin, että hallinnollista taakkaa vähennetään mutta samalla säilytetään riittävä valvonnan taso komission talousarvion toteuttamisessa. Päätelmistä, jotka liittyvät erityisesti maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosastoon, ilmoitettiin erikseen – ks. tämän kertomuksen 4.2.1 kohta.

Vaihe 2 koostui asianomaisten pääosastojen suunnitelmien ja valmistelujen perusteellisemmasta tarkastuksesta (ks. kohta 4.3.2).

Vaiheen 1 päätavoitteena oli erityisesti arvioida tärkeimpien alojen osalta lisäriskejä, joita komissio kohtaa yhteisiä säännöksiä koskevaan asetukseen liittyvän lainsäädäntömenettelyn seurauksena. Yhteisiä säännöksiä koskevaan asetukseen on koottu yhden otsakkeen alle useita keskeisiä parannuksia, joiden tarkoituksena on yhdenmukaistaa ja yksinkertaistaa rakennerahastoja koskevia järjestelyjä. IAS pitää tätä lähestymistapaa myönteisenä ja antaa tunnustusta komission yksiköiden neuvotteluvaiheessa toteuttamille toimille komission valvontatehtäviin liittyvien etujen turvaamiseksi voimakkaan ulkoisen poliittisen paineen alla.

Lopullinen hyväksytty lainsäädäntö on kuitenkin aiheuttanut komission alkuperäisiin ehdotuksiin verrattuna huomattavia lisäriskejä, joihin on puututtava pääosastojen suunnitellessa ja pannessa täytäntöön valvontaa uudella ohjelmakaudella. Vaikka nyt onkin voimassa yhdet kattavat säännöt, koko lainsäädäntöpaketti on hyvin monimutkainen. Se ei ole aina helposti ymmärrettävä, mikä puolestaan voi aiheuttaa tulkintaongelmia jäsenvaltioissa ja muodostaa haasteen komissiolle ja jäsenvaltioille varmentamisessa ja valvonnassa. Tämä voi viime kädessä lisätä virheriskiä. Lopullinen yhteisiä säännöksiä koskeva asetus on joustavampi sellaisten rahoitusoikaisujen suhteen, jotka johtavat varojen menetyksiin jäsenvaltioissa (”nettomääräiset rahoitusoikaisut”), ja tarjoaa siten jäsenvaltioille vähemmän kannustimia parantaa valvonnan ensimmäistä tasoa. Lisäksi yhteisiä säännöksiä koskevassa asetuksessa on myös joitakin rajoituksia, jotka koskevat tarkastusten aikarajoja ja johtuvat asiakirjojen säilyttämistä koskevista säännöistä. Lisäksi tuloskehyksen käyttöönoton seurauksena tehtiin sopimuksia useista poikkeuksista tai ehdoista sääntöihin, mikä saattaa tarkoittaa, että sääntöjen täyttämättä jättämisestä ei itse asiassa seuraa kunnollista rangaistusta. Tämä puolestaan voi heikentää kehyksen lopullista vaikutusta.

Tämän tarkastuksen luonteen vuoksi IAS esitti vain yleisiä suosituksia, jotka pääosastojen olisi otettava asianmukaisesti huomioon tulevissa valmisteluissaan, mutta niiltä ei pyydetty laatimaan toimintasuunnitelmia. Konkreettisempia suosituksia annettiin osana vaiheen 2 työtä (ks. kohta 4.3.2).

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 4.1 jaksossa.

4.2.2.Euroopan rakenne- ja investointirahastojen (ERI-rahastot) ohjelmakauden 2014–2020 uuden lainsäädännön/suunnittelun puuteanalyysi, vaihe 2 – kaksi pääosastoa (EMPL ja REGIO)

Puuteanalyysin tarkastuksen vaihe 2 saatettiin päätökseen aluepolitiikan pääosastossa (REGIO) sekä työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosastossa (EMPL). Tarkastus oli kesken meri- ja kalastusasioiden pääosastossa (MARE) vuoden vaihteessa sekä vuoden 2015 puolella.

Sisäiset tarkastajat tunnustavat EMPL:n ja REGIOn käynnissä olevat toimet, joilla luodaan vahva perusta uuden ohjelmakauden 2014–2020 toimenpideohjelmille sekä hallinto- ja valvontajärjestelmille. IAS on kuitenkin havainnut neljä erittäin tärkeää teemaa, jotka ovat yhteisiä kummallekin pääosastolle: jäsenvaltioiden hallinnointi- ja valvontajärjestelmien valvonta, toimenpideohjelmia koskeva neuvottelu- ja hyväksymisprosessi, tuloshakuisuus ja tuloskehys sekä tietojärjestelmät, joilla tuetaan ohjelmakauden 2014–2020 hallinnointia.

Näiden kysymysten ratkaisemiseksi EMPL:n ja REGIOn olisi poistettava tarkastusstrategiassa havaitut puutteet ja varmistettava pääosastoille vakaa varmuusprosessi alusta alkaen. Niiden olisi sen vuoksi kehitettävä edelleen tarkastusstrategiaansa niin, että ne saavat varmuuden tarkastusviranomaisten luotettavuudesta. Tarkastusstrategian vuotuista kohdistusta olisi täydennettävä monivuotisella varmuuden hankkimista koskevalla lähestymistavalla, ja tarkastukset olisi suunniteltava siten, että asiakirjojen säilytysaika hyödynnetään täysin. Lisäksi pääosastojen tulisi suunnitella enemmän ennaltaehkäiseviä järjestelmätarkastuksia.

REGIOn ja EMPL:n olisi seurattava huolellisesti toimenpideohjelmien hyväksymisen viimeisiä vaiheita, myös komission huomautuksiin liittyviä jatkotoimia. Pääosastojen olisi myös selvennettävä ohjelmasta vastaavien virkamiesten työtä koskevan dokumentoinnin vähimmäisvaatimukset ja varmistettava, että ohjelmasta vastaavat virkamiehet noudattavat niitä. Molempien pääosastojen olisi varmistettava, että ohjelmasta vastaavat virkamiehet asettavat välitavoitteiden/tavoitteiden uskottavuuden aktiivisesti kyseenalaiseksi ja dokumentoivat tämän arvion. Käytetyn tietotekniikkajärjestelmän (WAVE) osalta niiden tulisi varmistaa, että toimintaprosessit on määritelty ja sovittu ajoissa, varmistaa pysyvä projektiryhmä, kehittää luotettava hankkeiden suunnittelu ja seuranta ja parantaa tietotekniikan kehittämismenetelmiä ja vikojen ratkaisua vakaan järjestelmäalustan varmistamiseksi.

Tarkastetut yksiköt ovat laatineet toimintasuunnitelmat, joita IAS pitää tyydyttävinä havaittujen riskien rajoittamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 4.2 jaksossa.

4.2.3.Rahoitusvälineiden käyttöä vuosina 2014–2020 koskevien valmistelujen tarkastus työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosastossa (EMPL) ja aluepolitiikan pääosastossa (REGIO)

Rahoitusvälineiden asema koheesiopolitiikan tavoitteiden saavuttamisessa on kasvanut asteittain aikaisemmilla ohjelmakausilla. Ohjelmakauden 2014–2020 oikeudellisessa kehyksessä niiden soveltamisalaa on laajennettu, ja näin on saatu aikaan useita muutoksia, joilla pyritään vahvistamaan täytäntöönpanokehystä. Ottaen huomioon kasvaneet odotukset ja niihin liittyvät riskit, jotka koskevat erityisesti todennäköisiä käyttöasteita ja rahastojen tehokasta käyttöä, IAS suoritti aluepolitiikan pääosastossa sekä työllisyys-, sosiaali- ja osallisuusasioiden pääosastossa rinnakkain kaksi tarkastustoimeksiantoa, jotka koskivat vuosien 2014–2020 valmistelua.

Tarkastuksen päätavoitteena oli arvioida pääosastojen valmiuksia seurata ja valvoa rahoitusvälineitä uuden oikeudellisen kehyksen mukaisesti. Tarkastuksessa kiinnitettiin jo ennakolta huomiota mahdollisiin puutteisiin pääosastojen sisäisen valvonnan järjestelmissä. Tarkastuksissa tehtiin yksityiskohtainen analyysi vuosien 2014–2020 lainsäädäntökehyksen asianmukaisuudesta sekä tarkasteltiin sisäisen valvonnan järjestelmää koskevaa suunnitelmaa. Siihen kuului myös toimintavalmiuksien kehittäminen sisäisesti ja jäsenvaltioiden suuntaan.

Molemmat pääosastot ovat yleisesti ottaen toteuttaneet asianmukaiset valmistelut, lukuun ottamatta pääosastojen valmiuksien kehittämistä. Vaikka voidaankin todeta, että joitakin toimenpiteitä on jo toteutettu, keskeinen kysymys kummassakin pääosastossa liittyy rahoitusvälineiden tekniseen neuvoa-antavaan foorumiin (FI-TAP). Koska lainsäädännöllinen kehys hyväksyttiin niin myöhään ja rahoitusta ja hallintoa koskevan puitesopimuksen neuvottelut viivästyivät komission ja EIP:n välillä, foorumin aloitus on viivästynyt huomattavasti. Niiden jäsenvaltioiden kohdalla, joilla on vain vähän tai ei lainkaan kokemusta rahoitusvälineiden käytöstä, tämä saattaa entisestään viivästyttää käyttöönottoa ja täytäntöönpanoa. Se myös lisäisi riskiä sääntöjenvastaisuuksista ja siitä, että teknistä tukea ei käytetä tehokkaalla ja vaikuttavalla tavalla. Sekä REGIOn että EMPL:n osalta asia on luokiteltu erittäin tärkeäksi.

Kummankin pääosaston on seurattava tiiviisti FI-TAPin käyttöönottoon liittyvää työtä ja valmistelujen ajoitusta. Foorumin on oltava riittävän joustava, jotta se täyttää kaikkien sidosryhmien tarpeet. Ennen sen käyttöönottoa pääosastojen on laadittava huolellisesti suunnitelma ja aikataulu foorumin teknisten selostusten laatimiselle ja kehitettävä jäsenvaltioiden ohjelmista vastuussa olevien virkamiesten ja tarkastajien koulutusta.

IAS on myös havainnut useita ongelmia, jotka johtuvat uusista säännöksistä. Niissä on tulkinnanvaraa, mistä voi aiheutua riskejä käytännön täytäntöönpanossa (säännökset käyttöpääoman rahoituksesta, saavutetun vipuvaikutuksen raportoinnista ja yksityisten sijoittajien erityiskohtelusta sekä hallintokustannuksista ja -maksuista). REGIOn osalta ne on luokiteltu erittäin tärkeiksi ja EMPL:n osalta tärkeiksi. EMPL-luokittelu heijastaa sitä, että rahoitusvälineet ovat talousarvion kannalta selvästi vähemmän tärkeitä EMPL:lle kuin REGIOlle.

Pääosastoja kehotettiin varmistamaan, että oikeudellisessa kehyksessä havaittuihin seikkoihin liittyviä riskejä rajoitetaan ja riskit otetaan asianmukaisesti huomioon REGIO/EMPL:n henkilöstölle ja jäsenvaltioille annettavissa ohjeissa sekä tarkastus- ja valvontastrategioissa, jotka mukautetaan ohjelmakauteen 2014–2020. Erityisesti on kehitettävä käyttöpääoman kelpoisuutta koskevia ohjeita, yksityisten sijoittajien suosimista koskevia sääntöjä, ennakkoarviointiraporttien käyttöä ja vipuvaikutusta koskevaa raportointia.

Molemmat pääosastot ovat laatineet toimintasuunnitelmat, joita IAS pitää tyydyttävinä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 4.3 ja 4.4 jaksossa.

4.2.4.Aluepolitiikan pääosaston (REGIO) jäännösvirhetasoa koskevan laskelman ja taustalla olevien menetelmien rajoitettu tarkastus raportointivuodelta 2013 

Vuonna 2014 IAS teki edelleen rajoitettuja tarkastuksia jäännösvirhetasoja koskevista laskelmista. Rajoitettu tarkastus tehtiin aluepolitiikan pääosastossa (REGIO) ja viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosastossa (CNECT) (ks. kohta 4.4.6).

Tavoitteena oli tarkastella kumulatiivisen jäännösriski-/virhetason laskentaa ja taustalla olevia menetelmiä ja siten osaltaan vähentää vastuuvapausriskiä antamalla REGIOlle mahdollisuus toteuttaa tarvittaessa asianmukaisia toimia ennen tietojen julkistamista vuotuisessa toimintakertomuksessa ja yhteenvetokertomuksessa.

Tarkastelu toi esiin kolme erittäin tärkeää havaintoa.

Kansallisten tarkastusviranomaisten raportoimien virhetasojen luotettavuus vaihtelee huomattavasti, ja on olemassa riski, että virhetasot ovat liian pieniä. REGIOn tulisi jatkaa pyrkimyksiään parantaa tarkastusviranomaisten työn luotettavuutta varmistamalla, että ohjeita noudatetaan käytännössä, ja tiukentamalla raportointivaatimuksia ohjelmakaudella 2014–2020.

Jäsenvaltioiden ilmoittamat luvut peruutuksista ja takaisinperinnöistä eivät aina ole luotettavia, mikä johtuu osittain rajoituksista tavassa, jolla ne on raportoitu komissiolle, mutta myös siitä, että tarkastusviranomaiset kohdistavat niihin vain vähän tarkastuksia. Lisäksi järjestelmän avulla tiettyjä tekijöitä voidaan laskea laskelmassa kahteen kertaan ja keskeisiä etukäteistietoja peruutuksista ja takaisinperinnästä voidaan ottaa huomioon, ennen kuin ne on varmistettu. Kaikki tämä lisää riskiä, että luvut ilmoitetaan liian suurina ja siten kumulatiivinen jäännösriski liian pienenä. Jatkossa pääosaston on tarkastettava jäsenvaltioiden luvut järjestelmällisemmin ja varmistettava, että pääosaston tarkastustyö on tarpeeksi kattavaa ja sillä torjutaan menojen liian suurina ilmoittamisen riski. REGIOn tulisi arvioida, millainen varmuus sillä on siitä, että vireillä olevat perinnät ja viralliset sopimukset todella toteutetaan käytännössä ja että peruutuksia ja takaisinperintää koskevat jäsenvaltioiden kertomukset, jotka on toimitettu ennen 31. maaliskuuta asetettua määräaikaa, ovat oikeita ennen kuin ne otetaan huomioon. Lisäksi ohjelmakauden 2014–2020 täytäntöönpanosäädöksillä olisi parannettava tapaa, jolla jäsenvaltiot raportoivat peruutuksista ja takaisinperinnöistä.

Toimenpideohjelmien kumulatiivisen jäännösriskin negatiiviset luvut voidaan siirtää eteenpäin ja sisällyttää kaikkien toimenpideohjelmien kumulatiivisen jäännösriskin keskiarvoa koskevaan laskelmaan. Tästä on seurauksena kumulatiivisen jäännösriskin yleisen luvun ilmoittaminen noin 10 prosenttia pienempänä. Lisäksi edelliseen vuoteen liittyviä virhetasoja käytetään kuluvan vuoden virheiden arviointiin, vaikka ne eivät aina ole paras käytettävissä oleva arvio esimerkiksi tapauksissa, joissa on tehty merkittäviä muutoksia hallinto- ja valvontajärjestelmiin. Tämän seurauksena voi olla, että kumulatiivista jäännösriskiä koskevat luvut ilmoitetaan liian pieninä tai liian suurina.

Vuoden 2013 toimintakertomuksessaan REGIOn olisi analysoitava kunkin toimenpideohjelman osalta, voidaanko edellisen vuoden menojen virhetasoa käyttää parhaana arviona, kun lasketaan kuluvan vuoden kumulatiivista jäännösriskiä ja riskinalaista määrää. Vuoden 2014 toimintakertomuksesta lähtien yksittäisten toimenpideohjelmien negatiivisia lukuja ei saa siirtää seuraavan vuoden laskelmiin.

Tarkastuskertomus on otettu huomioon vuotuisten toimintakertomusten luonnosten vertaisarvioinneissa ennen vuoden 2013 toimintakertomuksen viimeistelyä. Kaikki havainnot ja suositukset hyväksyttiin, ja pääosasto on mahdollisuuksien mukaan pannut suositukset täytäntöön vuoden 2013 toimintakertomuksessa. Hiljattainen seuranta osoitti, että kaikki erittäin tärkeiden suositusten jäljellä olevat toimet on pantu täytäntöön vuoden 2014 toimintakertomuksessa.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 4.5 jaksossa.

4.3.Tutkimus, energia ja liikenne

(pääosastot CNECT, ENER, JRC, MOVE, RTD, ERCEA, INEA ja REA)

4.3.1.Horisontti 2020 puiteohjelmaan liittyvän lainsäädännön puuteanalyysia koskeva tarkastus – useita pääosastoja ( CNECT, ENER, MOVE ja RTD)

Horisontti 2020 on EU:n uusi rahoitusohjelma, joka kokoaa yhteen unionin kaiken aiemman tutkimus- ja innovointirahoituksen. Pääosastot, toimeenpanovirastot ja muut täytäntöönpanoelimet hallinnoivat suoraan Horisontti 2020 puiteohjelman maksusitoumusmäärärahoja.

IAS tekee Horisontti 2020 puiteohjelman oikeudellisen kehyksen ja siihen liittyvän innovointi- ja investointipaketin (IIP) puuteanalyysia koskevan tarkastuksen kahdessa vaiheessa. Ensimmäinen vaihe tehtiin nyt selostettavassa tarkastuksessa, ja siinä keskityttiin hyväksytyn lainsäädännön sisältöön ja verrattiin sitä alkuperäiseen komission ehdotukseen. Vuonna 2015 alkavassa toisessa vaiheessa RTD:n (tutkimuksen ja innovoinnin pääosaston) ja muiden pääosastojen ja toimeenpanovirastojen suunnitelmat ja valmistelut tarkastetaan perusteellisemmin.

Ensimmäisen vaiheen päätavoitteena oli verrata hyväksyttyä lainsäädäntöä komission ehdotukseen ja kiinnittää erityistä huomiota tärkeimpien alojen lisäriskeihin, joita komissio kohtaa lainsäädäntöprosessin seurauksena. Tällöin otetaan huomioon komission tavoite yksinkertaistaa ohjelman rakennetta ja antaa osallistumiselle yhtenäiset säännöt, saavuttaa asianmukainen tasapaino luottamuksen ja valvonnan välillä ja vähentää edunsaajien ja komission hallinnollista taakkaa.

IAS panee tyytyväisenä merkille tämän lainsäädännön avulla tavoitellut lukuisat parannukset, joilla pyritään yhdenmukaistamaan ja yksinkertaistamaan tutkimuksen puiteohjelman hallintojärjestelyjä. Se tunnustaa myös komission yksiköiden neuvotteluvaiheessa toteuttamat toimet komission edun turvaamiseksi ulkoisten poliittisten paineiden alla. Verrattuna komission alkuperäiseen ehdotukseen lopullinen lainsäädäntö on johtanut kompromissitekstiin, joka ei ole liian kaukana komission alkuperäisistä tavoitteista. On kuitenkin todettava, että muutokset ovat aiheuttaneet uusia riskejä, joihin on puututtava tulevaa valvontaa suunniteltaessa ja pantaessa täytäntöön.

Tämän tarkastuksen luonteen vuoksi IAS esitti tässä vaiheessa vain yleisiä suosituksia, jotka pääosastojen olisi otettava asianmukaisesti huomioon niiden tulevissa valmistelutöissä, mutta niitä ei pyydetty laatimaan toimintasuunnitelmia. Konkreettisempia suosituksia voidaan esittää toisen vaiheen työn perusteella vuonna 2015.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 5.1 jaksossa.

4.3.2.Seitsemännen puiteohjelman valvontajärjestelmien tarkastus (mukaan lukien ulkoisten elinten valvonta) viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosastossa (CNECT)

Tämä toimeksianto oli osa seitsemännen puiteohjelman valvontajärjestelmän tarkastuksista, jotka tehtiin eniten talousarviovaroja tällä alalla käyttävissä pääosastoissa ja virastoissa.

CNECT vastaa EU:n tutkimuspolitiikasta ja tukee eurooppalaisen tutkimusalueen kehittämistä pääasiassa tutkimuksen puiteohjelmien kautta (2007–2013). Näistä luovutaan vähitellen, mutta suuri osa maksumäärärahoista käytetään edelleen vuosien 2016–2017 menoilmoituksia vastaan. CNECT valvoo lisäksi kahta yhteisyritystä (ENIAC ja ARTEMIS, jotka ovat hiljattain sulautuneet yhdeksi eli ECSELiksi), yhtä SEUT-sopimuksen 185 artiklan 10 nojalla perustettua elintä (AAL) ja kahta EU:n virastoa (ENISA ja BEREC).

CNECT:n vuoden 2013 toimintakertomuksessa oli yksi varauma, joka koski seitsemännen puiteohjelman menoilmoitusten jäännösvirheen tasoa.

Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida sisäisen valvonnan järjestelmien riittävyyttä ja tuloksellista soveltamista prosesseissa, joilla pannaan täytäntöön jälkitarkastusten tulokset, petostentorjunta, jälkitarkastustoiminnan siirto yhteiselle tukikeskukselle, josta RTD vastaa 1. tammikuuta 2014 alkaen, ja ulkoisten elinten valvonta.

IAS totesi, että RTD on ollut petosten paljastamisesta vastaava pääosasto sen jälkeen, kun jälkitarkastustoiminta siirrettiin yhteiseen tukikeskukseen. Se kuitenkin suositteli, että CNECT ryhtyisi yhteistyössä RTD:n kanssa kehittämään edelleen nykyisiä ohjeita, jotka koskevat taloudellisten ja hallinnollisten seuraamusten täytäntöönpanoa. CNECT:n olisi varmistettava niiden järjestelmällinen soveltaminen (kuten nykyisessä varainhoitoasetuksessa, petostentorjuntastrategiassa ja seitsemännen puiteohjelman ja Horisontti 2020 puiteohjelman sopimuspuitteissa todetaan) ainakin todetuissa petostapauksissa.

Lisäksi CNECT:n olisi tehtävä yhteistyötä RTD:n kanssa, jotta voidaan varmistaa tehokas ja yhtenäistetty tietotekninen väline, jonka tarkoituksena on havaita päällekkäinen rahoitus ja plagiointi ja jota voidaan käyttää kaikissa komission tutkimuspalveluissa. Pääosastojen tulee löytää oikea tasapaino riskialttiimpien hankkeiden tarkastuskattavuuden ja tarkastusten kustannusten välille. CNECT:n olisi kehitettävä tarvittavat sisäiset menettelyt plagioinnin paljastamisen sisällyttämiseksi nykyisiin käytäntöihin.

Pääosasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 5.2 jaksossa.

4.3.3.Seitsemännen puiteohjelman valvontajärjestelmien täytäntöönpanon tarkastus (mukaan luettuna ulkoisten elinten tarkastus) tutkimuksen ja innovoinnin pääosastossa (RTD)

Tutkimuksen ja innovoinnin pääosasto (RTD) vastaa EU:n tutkimuspolitiikasta ja tukee eurooppalaisen tutkimusalueen kehittämistä pääasiassa tutkimuksen puiteohjelmien kautta. Se valvoo myös muita elimiä, jotka panevat täytäntöön tutkimusbudjettia: kaksi toimeenpanovirastoa (REA ja ERCEA), neljä yhteisyritystä 11 eli Clean Sky, FCH 12 , IMI 13 ja F4E 14 ja kolme elintä (julkisen sektorin kumppanuuksia), jotka on perustettu SEUT-sopimuksen 185 artiklan nojalla. Vaikka vuosien 2007–2013 seitsemättä puiteohjelmaa ollaan asteittain poistamassa, suuri osa maksumäärärahoista (8 609,37 miljoonaa euroa) on tulevina vuosina edelleen käytettävissä menoilmoituksia vastaan. Vuoden 2013 toimintakertomuksessa RTD esitti varauman jäännösvirhetasosta, joka koskee seitsemännen puiteohjelman menoilmoitusten oikeellisuutta.

Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida edellä mainittujen elinten valvontaa ja seurantaa varten RTD:ssä käytössä olevien sisäisten valvontajärjestelmien riittävyyttä ja tehokasta soveltamista, petosten ehkäisemistä ja havaitsemista sekä siirtymistä yhteisessä tukikeskuksessa olevaan yhteiseen tarkastustoimintoon, joka 1. tammikuuta 2014 alkaen vastaa puiteohjelman jälkitarkastusstrategian täytäntöönpanosta sisäisesti hallinnoidun seitsemännen puiteohjelman jäänteiden osalta.

IAS antoi suosituksen, jonka mukaan pääosaston olisi varmistettava, että koko henkilöstö tuntee komission vastuuvelvollisuuden tällä alalla. Pääosaston on hankittava yhteisten teknologia-aloitteiden yhteisyrityksistä mahdollisimman täydelliset ja ajantasaiset tiedot omaan vuotuiseen toimintakertomukseensa, ja sen tulisi varmistaa, että se on saanut yhteisyrityksistä yhdenmukaiset tiedot jäännösvirhetason laskennasta ja olennaisuuskriteereistä.

Lisäksi RTD:n olisi pyrittävä tekemään yhteisen tukikeskuksen luomisesta sisäinen sopimus, jossa selkeytetään roolit, vastuualueet, tehtävät ja menettelyt. Ottaen huomioon yhteisen tukikeskuksen kohtaamat haasteet erityisesti riittävän henkilöstön tai virkojen saamiseksi muista pääosastoista tutkimusalaa koskevan sopimuksen nojalla IAS on saattanut resurssipulan keskushallinnon tietoon laatimalla aiheesta tarkastuskirjelmän.

Lisäksi RTD:n olisi koordinoidusti muiden tutkimusalan yksiköiden kanssa päivitettävä tutkimusalan yhteinen petostentorjuntastrategia, johon sisältyy konkreettisia toimia petosten torjunnan ja havaitsemisen parantamiseksi, ja erityisesti puututtava riskeihin, jotka liittyvät tieteellisiin ja ammatillisiin väärinkäytöksiin, päällekkäiseen rahoitukseen ja plagiointiin. Pääosaston olisi kehitettävä ja pantava täytäntöön selvät ohjeet taloudellisten ja muiden seuraamusten soveltamisesta seitsemännessä puiteohjelmassa ja Horisontti 2020 puiteohjelmassa ja kehitettävä keskeisiä suorituskykyindikaattoreita, joiden avulla voidaan mitata petostentorjunnan suorituskykyä. Pääosaston olisi kehitettävä ja pantava täytäntöön asianmukainen seuranta- ja raportointiväline mahdollisia petostapauksia varten.

Lisäksi IAS teki useita tärkeitä havaintoja erityisesti 185 artiklan laitosten valvonnasta. Tarkastushavaintojen mukaan RTD ei ole saanut riittävästi näyttöä siitä, että kyseisillä laitoksilla olisi vaikuttava ja tehokas sisäisen valvonnan järjestelmä kuten varainhoitoasetuksessa edellytetään. Jotta RTD:n varmuusprosessi ei vaarantuisi, sen olisi laadittava ja toimitettava selkeät perusteet 185 artiklan elinten varmuuden hankkimisesta ja raportoitava niiden ilmoittamasta varmuustasosta omassa vuotuisessa toimintakertomuksessaan.

Kysymyksillä, jotka liittyvät

komission vastuuvelvollisuuteen valtuutetuille elimille annetun talousarvion toteuttamisessa,

yhteisten teknologia-aloitteiden yhteisyritysten virhetasoja koskevien laskelmien ja ilmoitusten yhdenmukaisen raportoinnin puuttumiseen ja

yhteisen tarkastustoiminnon käynnistysvaiheen viivästyksiin,

voi olla kielteinen vaikutus pääosastojen tutkimusalan varmuusprosessiin.

Pääosasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 5.3 jaksossa.

4.3.4.Seitsemännen puiteohjelman valvontajärjestelmien tarkastus Euroopan tutkimusneuvoston toimeenpanovirastossa (ERCEA)

Euroopan tutkimusneuvosto (ERC) perustettiin vuonna 2007 panemaan täytäntöön seitsemännen puiteohjelman Ideatohjelmaa koko Euroopan tiedeyhteisön hyväksi rahoittamalla tieteen eturintamassa toteutettavia hankkeita. ERC pyrkii antamaan tutkijoille keinot suorittaa tutkimuksensa itsenäisesti valitsemalla ja rahoittamalla tutkijalähtöisiä tutkimusideoita, jotka perustuvat tiedeyhteisön aloitteisiin. ERC:n toinen tavoite on tarjota urakehitysmahdollisuuksia parhaille eurooppalaisille tutkijoille ja myös houkutella tieteenteon huippuja. Euroopan tutkimusneuvoston toimeenpanovirasto (ERCEA) vastaa ohjelman täytäntöönpanosta ja toteutuksesta.

Vaikka vuosien 2007–2013 seitsemättä puiteohjelmaa ollaan asteittain poistamassa, suuri osa (noin 50 prosenttia) budjetoidusta määrästä on edelleen käytettävissä lähivuosina. Niinpä Ideatohjelman maksujen määrän ja arvon odotetaan olevan huipussaan vuosina 2014–2016 ja viimeiset maksut suoritetaan vuonna 2021.

Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida, onko ERCEAn seitsemättä puiteohjelmaa koskeva valvontastrategia pantu tehokkaasti ja vaikuttavasti täytäntöön ja onko siitä raportoitu vuotuisessa toimintakertomuksessa. Lisäksi IAS tarkasti, onko ERCEA varmistanut, että korjaavat toimenpiteet toteutetaan nopeasti ja oikeasuhteisesti, jotta toimien laillisuuden ja asianmukaisuuden suhteen saavutetaan hyväksyttävä virhetaso.

IAS suositteli, että ERCEAn olisi esitettävä jäännösvirhetaso, joka perustuu tilastollisesti edustavaan otokseen tai, jos se käyttää vaihtoehtoista arviointimallia, viitattava siihen ”havaittuna” eikä ”tilastollisesti edustavana” virhetasona.

Lisäksi ERCEAn olisi kehitettävä kattava tarkastusstrategia ja tarkastussuunnitelma, keskeiset suorituskykyindikaattorit mukaan luettuina, ja arvioitava säännöllisesti omia riskiparametrejaan ERCEAn erityispiirteiden huomioon ottamiseksi.

Toimeenpanovirasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 5.4 jaksossa.

4.3.5.Hankintoja koskevan hallinnon tarkastus yhteisessä tutkimuskeskuksessa (JRC)

Hankinnat ovat elintärkeitä JRC:n ydintoiminnassa, joka on riippumattoman, näyttöön perustuvan tieteellisen ja teknisen tuen tuottamista EU:n politiikkojen tueksi koko niiden elinkaaren ajan. Yli 75 prosenttia sen vuosibudjetista (henkilöstöön liittyvät menot pois luettuina) pannaan täytäntöön tekemällä suuri määrä hankintamenettelyjä ja allekirjoittamalla lukuisia sopimuksia.

Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida, noudattaako JRC:n hankintamenettely julkisia hankintoja koskevia sääntöjä ja onko käytössä tehokkaita valvontatoimia. Tarkastuksessa keskityttiin menettelyyn liittyviin seikkoihin, kuten tarpeiden analysointiin ja suunnitteluun, sopimusten valmisteluun ja toteutukseen sekä jälkitarkastusstrategiaan.

Tarkastuksessa havaittiin merkkejä suotuisasta edistymisestä, mutta myös aloja, joilla tarvitaan lisätoimia. Tässä yhteydessä JRC:n pitäisi määrittää tavaroihin ja palveluihin liittyviä yksittäisiä menettelyjä, jotka yhteenlaskettuna voivat saavuttaa sovellettavan raja-arvon vuoden aikana ja olla näin perusteellisemman menettelyn kohteena.

IAS suositteli, että JRC tarkastelee vähäarvoisia ostoja koskevaa strategiaansa analysoituaan kunkin toimipaikan menoprofiilin ja antaa samalla toimipaikoille tietoa perusteista, joiden avulla hankintamenettely valitaan. JRC:n tulisi myös panna täytäntöön erityisiä valvonta- ja/tai tiedotustoimia tämän tarkastuksen testausvaiheessa havaittujen rahoitukseen liittyvien ongelmien seurantaa varten.

Pääosasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 5.5 jaksossa.

4.3.6.Viestintäverkkojen, sisältöjen ja teknologian pääosaston (CNECT) jäännösvirhetasoa koskevan laskelman ja taustalla olevien menetelmien rajoitettu tarkastus raportointivuodelta 2013 

Tavoitteena oli tarkastella jäännösvirhetasoa koskevaa laskelmaa ja taustalla olevia menetelmiä ja auttaa siten osaltaan vähentämään vastuuvapausriskiä. Näin CNECT voi tarvittaessa toteuttaa asianmukaisia toimia ennen kuin tiedot sisällytetään lopulliseen vuotuiseen toimintakertomukseen ja yhteenvetokertomukseen.

Tarkastuksessa ei havaittu merkittäviä riskejä.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 5.6 jaksossa.

4.4.Talous- ja rahoitusasiat

(pääosastot COMP, ECFIN, FISMA, GROW, OLAF, TAXUD, TRADE ja EASME)

4.4.1.Talouden ja rahoituksen pääosaston (ECFIN) riskinhallinta- ja suunnitteluprosessien tarkastus talouden uuden ohjausjärjestelmän yhteydessä 

Talouden ja rahoituksen pääosasto (ECFIN) on keskeisessä asemassa suunniteltaessa, neuvoteltaessa ja pantaessa täytäntöön komission poliittisia toimia, joilla vastataan maailmanlaajuisen finanssikriisin pankkijärjestelmiin, arvopaperimarkkinoihin ja luottovirtaan kohdistuviin vaikutuksiin. Vuodesta 2008 lähtien pääosasto on kasvanut merkittävästi. Tämä koskee henkilöstön määrää, sen tehtäviä ja monimutkaista sääntelykehystä, jossa se toimii. Pääosastossa on myös tehty kolme organisaatiouudistusta.

Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida, perustuvatko ECFINin talouden hallintaan liittyvien uusien tehtävien hallinnointi, seuranta ja raportointi tehokkaalle riskienhallinnalle ja suunnittelumenettelyille.

Kaiken kaikkiaan tarkastuksessa vahvistettiin, että talouskriisin ja haastavien rajoitusten puitteissa ECFINin talouden hallintaa koskevien uusien vastuiden hallinnointi, seuranta ja raportointi perustuvat tehokkaisiin riskienhallinta- ja suunnittelutekijöihin, jotka ovat yleisesti keskushallinnon ohjeiden mukaisia.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 6.1 jaksossa.

4.4.2.Tarkastus sisämarkkinoiden ja palvelujen pääosaston (MARKT) yhteistyöstä rahoituspalvelujen kolmen valvontaelimen kanssa 

Sen jälkeen kun finanssikriisi puhkesi vuonna 2008, rahoitusmarkkinoiden vakauttamisesta on tullut entistä tärkeämpää, ja rahoitusalan uudistus on keskeinen väline sen toteuttamiseksi. Finanssikriisi osoitti, että rahoitusalalla tarvitaan parempaa sääntelyä ja valvontaa. Kolme Euroopan valvontaviranomaista – Euroopan pankkiviranomainen (EPV), Euroopan arvopaperimarkkinaviranomainen (ESMA) ja Euroopan vakuutus- ja lisäeläkeviranomainen (EIOPA) – perustettiin 1. tammikuuta 2011 korvaamaan EU:n entinen valvontarakenne.

Yleistavoitteena oli arvioida sisämarkkinoiden ja palvelujen pääosaston (MARKT) nykyistä tulosjohtamisen kehystä, jonka avulla seurataan ja valvotaan yhteistyötä Euroopan kolmen valvontaviranomaisen kanssa ja saadaan tietoja ja kertomuksia siitä, kuinka Euroopan rahoitusalan valvonnalle asetettuja tavoitteita kohti on edetty.

Kaiken kaikkiaan tarkastuksessa kävi ilmi, että MARKTin nykyisen tulosjohtamisen kehyksen suunnittelu ja täytäntöönpano siltä osin kuin se liittyy yhteistyöhön kolmen Euroopan valvontaviranomaisen kanssa on riittävää näiden viranomaisten toiminnan seuraamiseksi ja sellaisten tietojen ja kertomusten saamiseksi, jotka koskevat Euroopan rahoitusalan valvonnalle asetettujen poliittisten tavoitteiden saavuttamista.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 6.2 jaksossa.

4.4.3.Verotuksen ja tulliliiton pääosaston (TAXUD) tulliin liittyvien toimien tulosarviointijärjestelmän tarkastus 

Tulliliiton toiminta perustuu tiiviiseen yhteistyöhön verotuksen ja tulliliiton pääosaston (TAXUD) ja kansallisten viranomaisten välillä. Tärkein tullipolitiikan täytäntöönpanon tukiväline on ollut Tulli 2013 ohjelma (vuoteen 2013 saakka), joka on korvattu uudella Tulli 2020 ohjelmalla vuodesta 2014 alkaen. Vuoden 2014 ensisijaisena tavoitteena on edetä kohti sähköistä tullia, tullin ja kaupan nykyaikaista ja paperitonta toimintaympäristöä, joka perustuu 9. lokakuuta 2013 hyväksyttyyn unionin tullikoodeksiin.

Tarkastuksen yleistavoitteena oli arvioida TAXUDin tullitoiminnassa käytössä olevaa tulosarviointijärjestelmää koskien pääosaston päivittäisiä operatiivisia ja hallinnollisia toimia sekä sen poliittisten tavoitteiden saavuttamista.

IAS tunnusti jo toteutetut toimet, mutta totesi, että TAXUDin olisi parannettava merkittävästi tullikomiteoiden ja ryhmien sekä TAXUDin tullialan sisäisten toimien tulosarviointia.

Näiden kahden erittäin tärkeän kysymyksen ratkaisemiseksi TAXUDin on perustettava komiteoita ja ryhmiä varten tehokkaampi tulosarviointijärjestelmä, jossa vastuualueet ovat selvempiä ja koordinointi ja resurssien seuranta hoidetaan paremmin. Pääosaston olisi myös parannettava omaa tulosarviointijärjestelmäänsä käyttämällä tehokkaammin hallintosuunnitelmaa ja riskienhallintaa hallinnointivälineinä ja vahvistamalla sisäistä viestintää.

Pääosasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 6.3 jaksossa.

4.5.Yhteisön ulkopuolelle suunnattu tuki sekä kehitys- ja laajentumisasiat

(pääosastot DEVCO, ECHO, FPI ja NEAR)

4.5.1.YK:n elinten ja muiden kansainvälisten järjestöjen kanssa tehtyjen rahoitussopimusten tarkastus (pääosasto DEVCO)

Valmisteltaessa IAS:n strategista tarkastussuunnitelmaa vuosiksi 2013–2015 riski, joka liittyy kansainvälisten järjestöjen kanssa tehtyihin rahoitussopimuksiin, arvioitiin suureksi, sillä rahoitussopimusten taloudellinen merkitys kehitysavun muotona on suuri.

Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida kansainvälisen yhteistyön ja kehitysasioiden pääosaston (DEVCO) prosessien ja menettelyiden tehokkuutta ja vaikuttavuutta pääosaston pannessa kehitysyhteistyön tukitoimia täytäntöön rahoitussopimuksilla kansainvälisten järjestöjen kanssa. Tällöin on otettu huomioon erityisesti uuden varainhoitoasetuksen välillisen hallinnon malliin liittyvät vaatimukset. Tässä mallissa komissio siirtää talousarvion toteuttamiseen liittyviä tehtäviä muun muassa kansainvälisille järjestöille välillistä hallinnointia koskevilla sopimuksilla.

IAS totesi, että DEVCO on toteuttanut uuden varainhoitoasetuksen hyväksymisen jälkeen tarvittavat toimet mukauttaakseen sisäisen valvonnan tasonsa asetuksen uusiin vaatimuksiin. IAS totesi, että erityisesti DEVCOn vuonna 2013 kehittämät uudet ennakkoarviointimenetelmät (pilariarviomenetelmät) noudattavat varainhoitoasetusta ja sen soveltamissääntöjä sekä komission sisäisen valvonnan standardeja.

DEVCOn kokonaisstrategia kansainvälisten järjestöjen kanssa tehtyjen rahoitussopimusten hallinnoimiseksi, sellaisena kuin se on tarkastetuissa asiakirjoissa, noudattaa komission päätöstä, rahoitussopimusta, toimintaselostetta ja kansainvälisen järjestön kanssa allekirjoitettua rahoitussopimusta. Raportointivaatimukset ovat erillisehdoissa, ja kertomukset ovat yleensä selkeitä, tarkkoja ja täsmällisiä.

Lisäksi IAS panee merkille, että DEVCO ja ECHO (humanitaarisen avun ja pelastuspalveluasioiden pääosasto) ovat koordinoineet ja panneet täytäntöön selkeän työnjaon uusien pilariarviointien suunnittelussa.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 7.1 jaksossa.

4.5.2.Kansainvälisten järjestöjen kanssa tehtyjen rahoitussopimusten tarkastus (pääosasto ECHO)

Valmisteltaessa IAS:n strategista tarkastussuunnitelmaa vuosiksi 2013–2015 rahoitussopimusten täytäntöönpanoon liittyvä toimintariski arvioitiin suureksi sillä perusteella, että ECHO ei toteuta humanitaarisia toimia itse vaan kumppanien kautta välillisellä hallintomallilla (yhteinen hallinnointi edellisen varainhoitoasetuksen nojalla), mikä voi aiheuttaa ECHOlle haasteita ja riskejä poliittisten tavoitteiden saavuttamisessa. Lisäksi rahoitussopimukset muodostavat taloudellisesti suuren osan (46 prosenttia vuonna 2012) ECHOn vuotuisista sitoumuksista.

Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida ECHOn prosessien ja menettelyiden tehokkuutta ja vaikuttavuutta pääosaston pannessa täytäntöön humanitaarisen avun toimia, joita hallinnoidaan kansainvälisten järjestöjen kanssa tehdyillä rahoitussopimuksilla.

IAS panee merkille ECHOn (yhdessä DEVCOn kanssa) toteuttamat toimet aikaisempien pilariarviointimenetelmien tehostamiseksi ja toimintastrategioiden kehittämiseksi. ECHO on viime vuosina parantanut huomattavasti hankkeidensa suunnittelu- ja päätöksentekoprosesseja ja virtaviivaistanut rahoituksen päätöksentekoprosesseja, mikä on antanut ECHOlle ja sen kumppaneille mahdollisuuden suunnitella hankkeensa entistä paremmin. IAS antaa tunnustusta jo toteutetuille toimille. ECHOn olisi kuitenkin (i) parannettava yleistä seuranta- ja raportointijärjestelmäänsä tiettyjen hankkeiden tavoitteiden saavuttamatta jäämisen takia, (ii) ylläpidettävä ja jatkettava saavutettua edistystä osoittaakseen, että sen kansainvälisille järjestöille antama rahoitus tuottaa vastinetta rahalle, ja (iii) varmistettava tarkastusstrategiansa kustannustehokkuus.

IAS suositteli ECHOa kehittämään edelleen seurantajärjestelmäänsä, jotta voidaan siirtyä uuteen tulosperusteiseen kulttuuriin ja keskittyä enemmän siihen, että komissiossa saadaan vastinetta rahalle. Pääosaston olisi myös tehtävä analyysi yleisimmistä syistä hankkeiden epäonnistumiseen ja varmistettava, että hankkeiden loppumaksun hyväksymisen syistä on kirjausketju. ECHOn olisi myös arvioitava uudelleen raportointitarpeensa yhdessä kenttätarkastusten raportointitarpeen kanssa. Lisäksi ECHOn olisi vahvistettava tarkastusstrategiaansa sisällyttämällä siihen tavoitteet ja käsittelemällä valvonnan kustannuksia ja hyötyjä.

Pääosasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 7.2 jaksossa.

4.5.3.EU:n edustustojen varmuusprosessin tarkastus (pääosasto DEVCO)

Valmisteltaessa IAS:n strategista tarkastussuunnitelmaa vuosille 2013–2015 Euroopan unionin edustustojen varmuusprosessiin liittyvä riski arvioitiin suureksi. Tämä perustui DEVCOn kaikkia toimiaan koskevaan yleiseen varaumaan, jonka se esitti vuosien 2012 ja 2013 toimintakertomuksissa sillä perusteella, että laillisuuteen ja sääntöjenmukaisuuteen liittyviä virheitä oli merkittävä määrä (virhetaso oli 3,63 prosenttia vuonna 2012 ja 3,35 prosenttia vuonna 2013). Tämä vastaa havaintoja ja todennäköisimpiä virhetasoja, jotka tilintarkastustuomioistuin havaitsi vuosien 2011 ja 2012 tarkastuslausumien yhteydessä.

Riskinarviointi perustui myös IAS:n vuonna 2012 DEVCOssa tekemään vuotuisia toimintakertomuksia koskevien prosessien tarkastukseen, jossa todettiin, että raportointiketjua (ns. valvontapyramidia) edustustojen johtajilta DEVCOn johtajille (edelleenvaltuutetut tulojen ja menojen hyväksyjät) ja johtajilta DEVCOn pääjohtajalle (valtuutettu tulojen ja menojen hyväksyjä) olisi vahvistettava ja että ulkoisen avun hallinnointia koskevan kertomuksen tehokkuutta edustustojen ja keskushallinnon välisenä vastuu- (varmuus-) ja hallinnointivälineenä olisi parannettava.

Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida varmuusprosessin näkökulmasta sisäisen valvontajärjestelmän riittävyyttä ja tehokasta soveltamista, riskinhallintaa ja hallinnointiprosesseja EU:n edustustoissa.

Ottaen huomioon ympäristö, jossa DEVCO toimii, on tärkeää, että hallinto- ja valvontajärjestelmät toimivat tehokkaasti ja rajoittavat unionin talousarvioon kohdistuvia taloudellisia ja maineeseen liittyviä riskejä ja lisäävät mahdollisuutta, että veronmaksajat saavat rahoilleen vastinetta. Edustustojen päälliköiden toimittamat vahvistuslausumat ovat tehokas keino saada varmuus sisäisen valvontaympäristön toiminnasta, mitä IAS pitää myönteisenä. IAS totesi, että ulkoisen avun hallinnointia koskeva kertomusprosessi oli hyvin jäsennelty ja organisoitu unionin edustustoissa ja siitä vastasi edustuston päällikkö, joka allekirjoittaa vahvistuslausuman kuten varainhoitoasetuksessa vaaditaan. IAS kuitenkin totesi, että tätä prosessia voitaisiin parantaa antamalla unionin edustustoille selvät ohjeet i) seikoista tai tapahtumista, joiden tulisi tai jotka voisivat johtaa unionin edustuston varaumaan, ja ii) varauman mahdollisista seurauksista. IAS havaitsi yhden hyvin merkittävän ongelman: selkeiden ohjeiden puuttumisen siitä, missä ja miten varauma olisi ilmaistava edustustojen päälliköiden vahvistuslausumassa.

Mainitun riskin lieventämiseksi DEVCOn olisi parannettava ohjeita i) varauman määrittelystä, mukaan luettuna mahdolliset taloudelliset ja maineeseen liittyvät vaikutukset unionin edustuston tasolla, ja ii) varauman seurauksista (eli tärkeimmistä määritellyistä toimista, jotka toteutetaan tai aiotaan toteuttaa varaumaan johtaneen tilanteen/puutteen korjaamiseksi).

Yksi tärkeä suositus olisi myös mainittava. Ulkoisen avun hallinnointia koskevat kertomukset ovat pääasiallinen tilivelvollisuuden väline, jonka avulla unionin edustustot voivat tuottaa varmuutta niille edelleenvaltuutuksella siirrettyjen varojen hallinnoinnista. Väline muodostuu suorituskykyindikaattoreista, jotka koskevat moitteetonta varainhoitoa ja sisäisen valvonnan ja tarkastuksen järjestelmien tehokkuutta. IAS suositteli, että DEVCO parantaa ulkoisen avun hallinnointia koskevien kertomusten rakennetta antamalla lisäohjeita keskeisten suorituskykyindikaattorien suunnittelusta, käytöstä ja relevanssista, minkä avulla kertomukset jäsennetään sen varmistamiseksi, että ne antavat varmuusprosessin edellyttämät riittävät tiedot.

Pääosasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 7.3 jaksossa.

4.5.4.Budjettituen tarkastus kansainvälisen yhteistyön ja kehitysasioiden pääosastossa (DEVCO)

Budjettituki on tukimuoto, jota rahoitetaan EU:n talousarviosta ja Euroopan kehitysrahastosta (EKR) ja joka kattaa 24 prosenttia kaikista pääosaston maksuista vuonna 2014. Budjettituen erityispiirre on, ettei voida jäljittää, mihin maksetut varat on käytetty, sillä varat siirretään avunsaajamaan valtionkassaan. Komission vastuu kyseisten varojen kirjanpidosta ja tarkastuksesta rajoittuu näin ollen sen varmistamiseen, että tuen edellytykset on täytetty ja että varat on siirretty maan kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti.

Vuoden 2013 lopussa toteutuksessa tai valmistelussa oli 256 budjettitukitoimenpidettä 84 maassa. Ylivoimaisesti suurimmat budjettituen varojen vastaanottajat ovat Afrikan maat (44 prosenttia käynnissä olevista sitoumuksista vuonna 2013) ja Euroopan naapuruuspolitiikan kumppanuusmaat (31 prosenttia).

Euroopan parlamentin kehitysyhteistyövaliokunta ja talousarvion valvontavaliokunta ja jäsenvaltiot ovat kyseenalaistaneet komission budjettituen käytön tietyt osat viime vuosina. Myös Euroopan tilintarkastustuomioistuin havaitsi erityiskertomuksessaan 11/2010 puutteita komission budjettituen hallinnoinnissa.

Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida DEVCOn lähestymistapaa budjettitukeen ja erityisesti sitä, ovatko DEVCOn budjettituen hallinnointiin liittyvät prosessit tehokkaita ja vaikuttavia.

Tarkastuksessa todettiin, että budjettituen suuntaviivat (julkaistu syyskuussa 2012) muodostavat yhdessä vahvistuneen riskinhallintajärjestelmän kanssa hyvän perustan tiedon tuottamiseksi päätöksentekoa varten. IAS suhteutuu myönteisesti budjettituen suuntaviivojen tulevaan tarkistukseen, joka ennättää antamaan suuntaa uusien monivuotisten ohjelmien täytäntöönpanolle. Tarkistuksen tarkoituksena on vastata tiettyihin huolenaiheisiin, jotka yksiköt ovat nostaneet esiin täytäntöönpanon kahden ensimmäisen vuoden aikana. IAS havaitsi kuitenkin yhden erittäin tärkeän budjettitukea koskevan ongelman, joka liittyi poliittiseen vuoropuheluun.

Mainitun ongelman ratkaisemiseksi DEVCOn tulisi parantaa nykyisiä ohjeita poliittisesta vuoropuhelusta. DEVCOn olisi sisällytettävä rahoitussopimuksen (tai muun asiakirjan, josta sovitaan kansallisten viranomaisten kanssa) johonkin sektoriin/alasektoriin myös poliittisen vuoropuhelun elementtejä, jotta pystytään paremmin ennakoimaan poliittisen vuoropuhelun tärkeimmät suunnat ja lopulta saavuttamaan suunnitellut tulokset sellaisten indikaattorien osalta, jotka on määritelty teknisissä ja hallinnollisissa säännöksissä.

Pääosasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 7.4 jaksossa.

4.5.5.Ulkopolitiikan välineiden hallinnon valvontastrategian tarkastus (FPI)

Ulkopolitiikan välineiden hallintoyksikkö (FPI) hallinnoi merkittävää osaa ulkopolitiikan talousarviosta. Se vastaa muun muassa yhteisen ulko- ja turvallisuuspolitiikan (YUTP) toiminnan ja rahoituksen hallinnoinnista ja vakautusvälineen kriisikomponentista.

Päätöksentekoprosessin monimutkaisuus, toimijoiden maantieteellinen hajautuminen (yhteisen turvallisuus- ja puolustuspolitiikan operaatiot eli YTPP-operaatiot ja EU:n erityisedustajat), YTPP-operaatioiden toimintaympäristö ja se, että operaatiot on luotu tyhjästä ilman varmuutta pilariarvioinnin vaatimusten täyttämisestä, ja toimintamaiden usein korkea korruption taso luovat erittäin riskialttiin toimintaympäristön talousarvion täytäntöönpanolle, josta FPI vastaa yksin. Jos näitä suuria riskejä ei rajoiteta riittävästi, ne voivat vaikuttaa FPI:n kyseisistä yksiköistä saamaan varmuuteen.

Tarkastuksen tavoitteena oli arvioida FPI:n valvontastrategian riittävyyttä ja tehokkuutta YUTP:n operaatioissa, joita EU:n erityisedustajat / YTPP-operaatiot toteuttavat, ja vakautusvälineen operaatioissa, joita unionin edustustot toteuttavat. Erityisesti arvioitiin i) FPI:n toteuttaman valvontastrategian suunnittelua ja tehokasta täytäntöönpanoa YUTP:hen ja vakautusvälineeseen liittyvien varmistusprosessien tukemiseksi, ii) FPI:n petostentorjuntastrategiaa ja iii) jäännösvirhetason laskenta- ja esittämistapaa FPI:n vuoden 2013 toimintakertomuksessa.

IAS pani merkille ympäristön, jossa FPI toimii ja joka muodostaa koordinoinnin suhteen haasteen ja tekee päätöksentekoprosessista monimutkaisemman. Se totesi kuitenkin, että resurssien käytön varmistamiseksi ja ottaen huomioon FPI:n toimille osoitetut entistä merkittävämmät määrärahat FPI:n olisi varmistettava seuraavat seikat: YTPP-operaatioille / EU:n erityisedustajille laaditaan petostentorjuntastrategia, FPI:n sisäistä valvontajärjestelmää vahvistetaan ja sovelletaan tehokkaasti, ja virhetason laskennassa noudatetaan budjettipääosaston ohjeita.

Näiden kysymysten käsittelemiseksi FPI:n olisi laadittava ja toteutettava strategia petosten ehkäisemiseksi ja havaitsemiseksi YTPP-operaatioiden / EU:n erityisedustajien toiminnassa ja varmistettava, että YUTP:n talousarvion toteuttamisesta vastaavalle henkilöstölle annetaan säännöllistä koulutusta petostentorjuntaa koskevien ja eettisten periaatteiden noudattamisessa. Operaatioille olisi myös tarjottava tehokasta ja keskitettyä ohjausta, ja FPI:n olisi arvioitava valvontastrategiaansa uudelleen parantamalla sen tehokkuutta täytäntöönpanovaiheen aikana jälkitarkastuksissa havaittujen tukeen oikeuttamattomien menojen määrän minimoimiseksi ja myös tarkistettava toimeksiantojen tarkastusta koskevaa strategiaansa. FPI:n olisi myös noudatettava budjettipääosaston vuotuisista toimintakertomuksista antamien pysyvien ohjeiden mukaisesti monivuotista lähestymistapaa virhetason laskentaan tosiasiallisesti tarkastettujen maksujen perusteella sellaisten toimintojen osalta, jotka ovat luonteeltaan monivuotisia, ja toteutettava toimia, joilla pannaan täytäntöön vaihtoehtoinen arviointimalli täydentämään nykyistä menetelmää varmuuden saamiseksi.

Yksi erittäin tärkeäksi arvioitu FPI:lle osoitettu suositus oli hyväksytty vain osittain. IAS suositteli, että FPI dokumentoi takaisinperintää koskevan päätöksentekoprosessin entistä paremmin. FPI katsoi, että se oli toteuttanut useita aloitteita tilanteen korjaamiseksi. IAS:n tarkastus kuitenkin paljasti, että puutteet olivat säilyneet kyseisistä aloitteista huolimatta.

Pääosasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä hyväksyttyjen suositusten käsittelemiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 7.5 jaksossa.

4.6.Tietoteknisten järjestelmien tarkastus

4.6.1.IAS:n / AGRIn sisäisen tarkastuksen yksikön yhteinen tarkastus AGRIn paikallisen tietotekniikan hallinnossa

Maatalouden ja maaseudun kehittämisen pääosaston (AGRI) ydintoiminta on erittäin riippuvainen tietojärjestelmistä. Niillä tuetaan pääasiassa maatalousmarkkinoihin, suoriin tukiin ja maaseudun kehittämiseen sekä rahoituksen ja tarkastuksen hallinnointiin liittyviä toimia. Tietotekniikkatoimintoja ja resursseja hoidetaan paikallisesti, pääasiassa tietotekniikkayksikössä.

Tarkastuksen yleistavoitteena oli arvioida AGRIn sisäisen valvonnan järjestelmää sen paikallisten tietotekniikkatoimien asianmukaisen ja tehokkaan hallinnoinnin varmistamiseksi.

IAS totesi yleisesti, että AGRIn paikallinen tietotekniikka täyttää tehokkaasti tehtävänsä, joka on tukea AGRIn toimien täytäntöönpanoa tarjoamalla pääosaston toimialojen tarpeisiin ja painopisteisiin mukautettuja tietoteknisiä ratkaisuja. IAS kuitenkin huomautti AGRIlle kahdesta erittäin merkittävästä seikasta, jotka koskevat sen tietotekniikan hallintatapaa ja strategiaa.

Pääosaston on edelleen kehitettävä tietotekniikan hallintatapaa selkeyttämällä eri elinten ja toimijoiden tehtävät ja vastuualueet. Erityisesti pääosaston olisi vahvistettava tietotekniikan ohjauskomitean ja tietojärjestelmien/hankkeiden ohjauskomiteoiden johtavaa roolia sekä pääosaston toiminnasta vastaavien virkamiesten osallistumista päätöksentekoprosessiin.

AGRIn olisi myös otettava käyttöön kattava tietotekniikkastrategia, jossa esitetään pääosaston tietotekniikkainvestointien suunta pitkällä aikavälillä ja selostetaan, kuinka investoinnit yhdenmukaistetaan toimintatavoitteiden kanssa. Jos näitä kysymyksiä ei käsitellä riittävällä tavalla, seurauksena voi olla tehoton päätöksenteko tietotekniikkatoimissa ja tietotekniikan heikko yhdenmukaistaminen pääosaston ja toimielimen toimintatavoitteiden kanssa.

Pääosasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 8.1 jaksossa.

4.6.2.Tietotekniikan hallintatapaa koskeva tarkastus pääosasto BUDG:ssä

Budjettipääosasto (BUDG) on erittäin riippuvainen tietotekniikkajärjestelmistä tehtäviensä suorittamisessa. Pääosaston pääjohtaja on järjestelmävastaava keskitetyissä taloushallinnon tietojärjestelmissä, joita ovat muun muassa ABAC (talousarvion toteuttaminen ja kirjanpito), Badgebud (talousarvion laatiminen) ja RAD (vuotuisen vastuuvapausmenettelyn seuranta) ja jotka ovat pääasiassa BUDG:n kehittämiä ja ylläpitämiä.

Tarkastuksen yleistavoitteena oli arvioida, varmistetaanko BUDG:n tietotekniikan hallintotavassa toiminnan ja tietotekniikan optimaalinen lähentäminen, resurssien hyvä hallinnointi ja tehokkaat tietotekniikkaratkaisut. Tarkastuksessa keskityttiin BUDG:n nykyisiin puitteisiin, joilla hallinnoidaan ja valvotaan sen tietotekniikkatoimintaa. Siinä tarkasteltiin erityisesti käytössä olevien prosessien ja organisaatiorakenteiden suunnittelua ja täytäntöönpanoa sen varmistamiseksi, että tietotekniikka tukee riittävästi pääosaston strategioita ja tavoitteita.

BUDG:n tietotekniikkayksikkö tarjoaa yleisesti ottaen tehokkaita tietotekniikkaratkaisuja, kun tarkastellaan varainhoitojärjestelmien saatavuutta, tilinpidon luotettavuutta ja oikeudellisten velvoitteiden noudattamista. IAS havaitsi kuitenkin hyvin tärkeitä kysymyksiä seuraavilla aloilla: tietotekniikan hallintatapa, tietotekniikan organisointi sekä tietotekniikkatoiminnan painopisteiden asettaminen ja suunnittelu.

BUDG:n olisi parannettava nykyisen tietotekniikan hallintatavan rakennetta tarkistamalla hallintoelinten kokoonpanoa, koostumusta ja toimeksiantoja ja varmistamalla niiden tehokas toiminta. Tietotekniikan ohjauskomitean kokouksia olisi pidettävä useammin ja järjestelmästä, toiminnasta ja tiedosta vastaavien henkilöiden tehtäviä olisi selvennettävä eri tietojärjestelmissä.

BUDG:n olisi myös virtaviivaistettava tietotekniikkaorganisaatiotaan organisoimalla tietotekniikkakapasiteetti uudelleen yhtenäisiin alueisiin. Sen olisi yhdistettävä tietotekniikkaan liittyviä tehtäviä pääosastossa parhaillaan tehtävän tietotekniikkatoimia koskevan kartoituksen ja käytettävissä olevien kompetenssien pohjalta. Erityisesti pääosaston olisi erotettava tietotekniikan tarjontaan ja kysyntään liittyvät tehtävät ja säänneltävä näiden kahden osatekijän välistä suhdetta.

Painopisteiden asettaminen ja suunnittelu olisi määriteltävä niin, että tavoitteet voidaan saavuttaa entistä paremmin. Vastuut olisi jaettava selkeämmin, jotta tavoitteet voidaan saavuttaa suunnitellusti, ajallaan ja talousarvion puitteissa. BUDG:n olisi tietotekniikkatoimiensa suunnittelussa siksi otettava huomioon käytettävissä olevat resurssit ja rajoitteet, jotta voidaan välttää epärealistiset odotukset ja todennäköiset puutteet/viivästykset. Pääosaston olisi myös varmistettava, että toiminnasta vastaavien pyynnöt toimitetaan ajoissa tietotekniikkayksikölle, jotta se voi suunnitella toimintansa entistä paremmin.

Pääosasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 8.2 jaksossa.

4.6.3.Loogisen järjestelmiin pääsyn tarkastus (joka koskee järjestelmiä ECAS/LDAP/Windows) tietotekniikan pääosastossa (DIGIT)

Todennuspalvelu ECAS on Euroopan komission tärkein todennusjärjestelmä. Se on noin 1,3 miljoonan käyttäjän (sisäiset ja ulkoiset) valtuuksien (käyttäjätunnukset ja salasanat) yhteinen tietokanta. Käyttäjät kirjautuvat toimielintason ja paikallisen tason tietoteknisiin järjestelmiin, joilla tuetaan hallinnollisia, taloudellisia ja poliittisia toimia. DIGIT on kehittänyt ECASin sisäisesti, ja se toimii tietokonekeskuksessa. Vuonna 2013 DIGIT käynnisti ECASin tietotekniikkainfrastruktuurin päivittämiseksi ja turvallisuuden parantamiseksi mittavan hankkeen (EXODUS), joka on parhaillaan käynnissä.

Tarkastuksen yleistavoitteena oli arvioida, takaako DIGITin nykyinen valvontajärjestelmä sen, että ECASin todennuspalvelu täyttää asianmukaisesti tarpeen, joka koskee suojattua pääsyä komission tietojärjestelmiin.

Tarkastus osoitti, että ECAS on toiminut viime vuosina hyvin ilman merkittäviä käyttäjien valituksia ja sitä ovat käyttäneet entistä useammat toimielintason ja paikallistason sovellukset. Siihen on myös lisätty joitakin uusia ominaisuuksia, ja se vastaa nyt paremmin turvallisuushaasteisiin. Tietotekniikan pääosaston on kuitenkin vielä tehostettava ECASin palvelujen ja turvallisuuden hallintaa, jotta yhteisölle ja käyttäjille voidaan tarjota entistä tehokkaampia ja turvallisempia todentamispalveluja.

IAS havaitsi erittäin tärkeitä kysymyksiä seuraavilla aloilla: henkilöllisyyden ja pääsyn hallintaa koskeva visio ja strategia, ECASia koskevat turvallisuusvaatimukset, Exodus-hanketta koskevien vaatimusten hallinta ja suunnittelu sekä ECASin riippuvaisuus Windows Active Directory palvelusta (AD), komission yrityshakemistosta ja keskitetystä käyttäjähakemistosta.

Näiden kysymysten ratkaisemiseksi DIGITin olisi päivitettävä henkilöllisyyden ja pääsyn hallintaa koskeva visio ja varmistettava, että sen pohjalta laaditaan pitkän aikavälin strategia ja vuotuiset suunnitelmat, joilla on selvät tavoitteet ja suoritteet.

Lisäksi DIGITin olisi varmistettava, että turvallisuutta koskevat vaatimukset määritellään kaikkien sidosryhmien kanssa ja dokumentoidaan asianmukaisesti turvallisuussuunnitelmaan. Pääosaston olisi myös määriteltävä selkeä etenemissuunnitelma (jossa mainitaan resurssit, määräajat ja suoritteet) Exodus-hankkeelle.

DIGITin olisi määritettävä tarpeettomat riippuvuudet muista komponenteista ja arvioitava ne ja pantava täytäntöön asianmukaiset turvatoimet, joilla pienennetään tietoturvaloukkausten ja keskeytysten todennäköisyyttä.

Pääosasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 8.3 jaksossa.

4.6.4.Tietotekniikkahankkeiden hallinnoinnin tarkastus koulutuksen ja kulttuurin pääosastossa (DG EAC) (E4Alink ja Eve)

Koulutuksen ja kulttuurin pääosasto (EAC) hallinnoi tällä hetkellä useita tietotekniikan kehityshankkeita, joiden tarkoituksena on saada tietotekniset sovellukset tukemaan tulevien sukupolvien ohjelmia (2014–2020). EAC kiinnittää erityistä huomiota toimiin, jotka liittyvät Erasmus+ ohjelmaan, jonka kokonaisbudjetti vuosina 2014–2020 on noin 19 miljardia euroa.

EAC:n toimintayksiköt sekä kansalliset virastot, toimeenpanovirastot ja avustusten saajat käyttävät kehitettäviä tietotekniikkajärjestelmiä. Tietotekniikkahankkeiden asianmukainen hallinnointi on keskeinen menestystekijä sen varmistamiseksi, että tietotekniikkajärjestelmät täyttävät käyttäjien odotukset ja ne toimitetaan ajallaan ja talousarvion puitteissa.

Tässä yhteydessä tarkastuksen tavoitteena oli arvioida EAC:n tietotekniikkahankkeiden hallinnointia sen selvittämiseksi, noudatetaanko järjestelmien tuotantoon asettamiselle annettuja määräaikoja, noudatetaanko hankkeiden talousarvioita ja mikä on suoritteiden laatu.

IAS totesi, että pääosasto on yleisesti ottaen kehittänyt tietotekniikkahankkeiden hallinnointia. Se on siirtynyt kohti johdonmukaista ja järjestelmällistä lähestymistapaa ja toteuttanut hankkeiden hallintakehyksen, joka käsittää hallinto- ja organisaatiorakenteet, prosessit, toimet ja dokumentaation. IAS havaitsi kuitenkin parannuskohteita hankeportfolion hallinnoinnissa, hankkeiden hallinnointimenettelyissä ja tietojärjestelmän loogisessa turvallisuudessa.

Näiden kysymysten ratkaisemiseksi EAC:n olisi vahvistettava hankkeiden hallinnoinnin valvontamekanismeja (yhdenmukaistamalla nykyisten ja tulevien hankkeiden prosesseja, artefakteja ja työnkulkua viitekehyksen PM2 kanssa) ja muodostettava virallinen rakenne ohjelmien ja portfolion hallintaa varten.

EAC:n olisi myös määriteltävä ja pantava täytäntöön turvallisuussuunnitelmia käyttäen perustana toimintaan kohdistuvien vaikutusten ja riskien arviointia ja niihin pohjautuvaa tietojärjestelmien kriittisyyttä. Toiminnasta vastaavien ja turvallisuusalan asiantuntijoiden olisi osallistuttava näihin toimiin.

Pääosasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 8.4 jaksossa.

4.6.5.IAS:n / sisäisen tarkastuksen yksikön tekemä yhteinen meri- ja kalastusasioiden pääosaston (MARE) paikallisen tietotekniikan hallinnoinnin tarkastus

Meri- ja kalastusasioiden pääosaston (MARE) toiminta on vahvasti riippuvaista tietojärjestelmistä kalastuspolitiikan ja meripolitiikan strategisten tavoitteiden saavuttamisessa. MAREn tietojärjestelmä tukee yhdennettyä kalatalousalan tiedonhallintaohjelmaa, toimittaa tietoja Euroopan meriatlaksesta (MarAtlas) ja antaa julkishallinnoille mahdollisuuden vaihtaa eri sektoreiden tietoja merikulkualalla (CISE-hanke). Tarkastuksen yleistavoitteena oli arvioida MAREn käyttämää sisäisen valvonnan järjestelmää sen paikallisen tietotekniikkatoiminnan asianmukaisen ja tehokkaan hallinnoinnin varmistamiseksi.

Kaiken kaikkiaan MAREssa oltiin täysin tietoisia siitä, että tietotekniikka auttaa saavuttamaan toiminnan tavoitteet, ja siihen kiinnitettiin paljon huomiota (esimerkiksi kuukausittaisissa tietotekniikan ohjausryhmän kokouksissa). Tietotekniikkaratkaisut tukevat pääosaston politiikkaa huolimatta sen toimintaympäristön luontaisesta monimutkaisuudesta ja resurssien rajallisuudesta. IAS havaitsi kuitenkin erittäin tärkeitä kysymyksiä tietotekniikkastrategiassa ja hallinnassa, tietotekniikan käytössä ja tietotekniikkahankkeiden hallinnoinnissa.

Näiden kysymysten ratkaisemiseksi MAREn on määriteltävä ja vahvistettava virallinen pitkän aikavälin tietotekniikkastrategia, joka kattaa kaikki tietotekniikkaan liittyvät toimet toimintatavoitteiden saavuttamiseksi. Lisäksi olisi kartoitettava, arvioitava ja priorisoitava tietotekniikkaan liittyvät tarpeet kaikilla MAREn politiikanaloilla ja osoitettava niille käytettävissä olevat resurssit.

Pääosaston olisi myös tehostettava nykyistä hallintarakennetta tarkistamalla hallintaelinten (tietotekniikan ohjauskomitea ja temaattiset ryhmät) toimintaa ja perustamalla erityisiä ohjauskomiteoita valvomaan ohjelmien ja hankkeiden toiminnallisia näkökohtia. Tehtävät, vastuut ja raportointia koskevat yksityiskohtaiset säännöt olisi määriteltävä selkeästi ja pantava täytäntöön kaikissa hallintaelimissä.

Tietoteknisessä toiminnassa MAREn olisi kehitettävä muutoksen hallintaa koskevaa kehystään ja menettelyjään, jotta muutoksia koskevat pyynnöt voidaan täysin kattaa, arvioida ja priorisoida kaikilla tietotekniikan aloilla.

MAREn olisi myös parannettava portfolion ja ohjelmien hallinnointia laatimalla asianmukainen kehys, joka kattaa organisaation, tehtävät ja vastuut, prosessit sekä välineet tietotekniikan ja toiminnan puolelta. MAREn hankkeiden hallinnoinnissa olisi lisättävä tukea toiminnasta vastaaville päälliköille ja projektipäälliköille, suunniteltava ja toteutettava laadunhallintaprosessi ja parannettava palvelunhallintatoimintaa.

Pääosasto laati toimintasuunnitelman, jota IAS pitää tyydyttävänä suosituksiin vastaamiseksi.

Tarkempia tietoja valmisteluasiakirjan 8.5 jaksossa.

5.Komission taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelimen kuuleminen

Euroopan yhteisöjen yleiseen talousarvioon sovellettavan varainhoitoasetuksen 73 artiklan 6 kohdan 15 mukaisesti perustettu taloudellisten väärinkäytösten tutkintaelin ei raportoinut vuonna 2014 järjestelmäongelmista.

6.Päätelmät

IAS:n tarkastusten johdosta tänä vuonna ja aikaisempina vuosina laadittujen toimintasuunnitelmien täytäntöönpano edistää osaltaan komission sisäisen valvonnan kehyksen jatkuvaa parantamista.

IAS tekee seurantatarkastuksia toimintasuunnitelmien täytäntöönpanosta. Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea tarkastelee niitä ja antaa tarvittaessa tietoa komission kollegiolle.

IAS keskittyy edelleen tilintarkastuksiin, säännönmukaisuutta koskeviin tarkastuksiin ja tietoteknisten järjestelmien tarkastuksiin ja tehostaa toimintaansa toiminnantarkastusten alalla.

7.Lyhenneluettelo

(1)  Tähän kertomukseen on sisällytetty 1. helmikuuta 2015 mennessä valmiiksi saadut tarkastuskertomukset.

(2)  Kertomus ei kata unionin erillisvirastoja, Euroopan ulkosuhdehallintoa tai muita IAS:n tarkastamia elimiä, joiden osalta laaditaan erilliset vuosikertomukset.

(3)  Kuten sisäisten tarkastajien järjestön (IIA) sisäisen tarkastuksen kansainvälisten ammattistandardien suoritusstandardissa 2060 vaaditaan.

(4)  Varainhoitoasetuksen 100 artikla.

(5)  Sisäisen tarkastuksen seurantakomitea avustaa komission jäsenten kollegiota varmistamalla, että komission yksiköt ottavat asianmukaisesti huomioon IAS:n, sisäisen tarkastuksen yksiköiden ja Euroopan tilintarkastustuomioistuimen työn ja että sen perusteella toteutetaan asianmukaisia jatkotoimia.

(6)  Komission yksiköiden valmisteluasiakirjassa luodaan yleiskatsaus kaikkiin valmiiksi saatuihin tarkastuksiin ja seurantatarkastuksiin.

(7) Ks. tarkemmin valmisteluasiakirjan 1.2 jakso (alaviite 9).

(8) Ks. tarkemmin valmisteluasiakirjan 1.2 jakso (alaviite 8).

(9)  Tässä jaksossa esitetään lyhyt yhteenveto kaikista tarkastustoimeksiannoista, jotka johtivat erittäin tärkeään suositukseen. Lisäksi siinä esitetään tiivistetysti kertomukset, jotka kattoivat tärkeitä aiheita. Yhteenveto kaikista toimeksiannoista esitetään komission yksiköiden valmisteluasiakirjassa.

(10) Julkisen sektorin kumppanuus.

(11)  Yhteisyritykset käsittävät kolme yhteistä teknologia-aloitetta: Clean Sky, FCH ja IMI sekä ITER-yhteisyritys F4E.

(12)  Polttokenno- ja vetyteknologian alalla toimiva yhteisyritys.

(13)  Innovatiiviset lääkkeet aloitteen yhteisyritys.

(14)  Yhteisyritys fuusioenergian kehittämistä varten (Fusion for Energy).

(15)   Soveltamissääntöjen 117 artiklassa säädetään seuraavaa: ”Vuosikertomuksessa [eli 99 artiklan 3 kohdan mukaisessa kertomuksessa] mainitaan myös varainhoitoasetuksen 73 artiklan 6 kohdan mukaisesti perustetun erityisen tutkintaelimen havaitsemat järjestelmäongelmat”.