22.9.2012   

FI

Euroopan unionin virallinen lehti

C 286/16

(1)

Asetuksessa (EY) N:o 45/2001 vahvistetaan kaikkiin Euroopan unionin toimielimiin ja elimiin sovellettavat periaatteet ja säännöt ja velvoitetaan kukin unionin toimielin ja elin nimittämään tietosuojasta vastaava henkilö.

(2)

Asetuksen (EY) N:o 45/2001 24 artiklan 8 kohdan mukaan unionin kukin toimielimen tai elin antaa täytäntöönpanoa koskevat tarkemmat säännöt tietosuojasta vastaavasta henkilöstä kyseisen asetuksen liitteen mukaisesti.

(3)

On tarpeen antaa myös säännöksiä rekisterinpitäjistä ja tietosuojakoordinaattoreista, joiden tehtävät ja velvollisuudet liittyvät tietosuojasta vastaavan henkilön tehtäviin ja velvollisuuksiin, sekä rekisteröityjen oikeuksien sääntelystä.

a)

Euroopan järjestelmäriskikomitean (EJRK:n) tietosuojasta vastaavan henkilön nimittämistä ja asemaa sekä tietosuojasta vastaavan henkilön tehtäviä, velvollisuuksia ja toimivaltuuksia,

b)

rekisterinpitäjien ja tietosuojakoordinaattorien rooleja, tehtäviä ja velvollisuuksia,

c)

rekisteröidyn oikeuksien käyttöä.

a)

’rekisterinpitäjällä’ henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen ja keinot määrittelevästä organisatorisesta yksiköstä vastaavaa johtajaa,

b)

’tietosuojakoordinaattorilla’ henkilöstön jäsentä, joka auttaa rekisterinpitäjää täyttämään tietosuojavelvoitteensa. Tietosuojakoordinaattorin on oltava erikoistunut asiakirjahallintoon.

a)

nimittää tietosuojasta vastaavan henkilön, joka on riittävän kokenut täyttääkseen asetuksen (EY) N:o 45/2001 24 artiklassa säädetyt vaatimukset,

b)

päättää tietosuojasta vastaavan henkilön toimikauden pituuden, joka voi olla vähintään kaksi ja enintään viisi vuotta.

a)

asioista, joilla on tai saattaa olla tietosuojaa koskevia vaikutuksia, ja

b)

sellaisista EJRK:n ja ulkopuolisten osapuolten välisistä kontakteista, jotka liittyvät asetuksen (EY) N:o 45/2001 soveltamiseen ja erityisesti yhteydenpidosta Euroopan tietosuojavaltuutettuun.

a)

tietosuojakysymyksistä tiedottaminen ja henkilötietojen suojan takaavan toimintakulttuurin tukeminen EJRK:ssa;

b)

hallintoneuvoston, ohjauskomitean, sihteeristön, rekisterinpitäjän ja tietosuojakoordinaattorin neuvominen asioissa, jotka koskevat tietosuojasäännösten soveltamista EJRK:ssa. Hallintoneuvosto, ohjauskomitea, sihteeristö, asianomainen rekisterinpitäjä ja kaikki luonnolliset henkilöt voivat konsultoida tietosuojasta vastaavaa henkilöä kaikissa asetuksen (EY) N:o 45/2001 tulkintaan tai soveltamiseen liittyvissä asioissa;

c)

toimiminen yhteistyössä Euroopan tietosuojavaltuutetun kanssa joko tämän pyynnöstä tai omasta aloitteestaan ja vastaaminen kysymyksiin, joita Euroopan tietosuojavaltuutettu esittää EJRK:n tietosuojasta vastaavalle henkilölle;

d)

sen määrittäminen, liittyykö tiettyyn käsittelyyn todennäköisesti asetuksen (EY) N:o 45/2001 27 artiklassa tarkoitettuja erityisiä riskejä, jolloin se on tarkastettava ennakolta. Tietosuojasta vastaava henkilö neuvottelee tarvittaessa asianomaisen rekisterinpitäjän kanssa. Jos ennakkotarkastuksen tarpeellisuudesta on epäselvyyttä, tietosuojasta vastaavan henkilön on asetuksen (EY) N:o 45/2001 27 artiklan 3 kohdan mukaisesti neuvoteltava Euroopan tietosuojavaltuutetun kanssa;

e)

sellaisten seikkojen ja tapausten tutkiminen hallintoneuvoston, ohjauskomitean, sihteeristön tai minkä tahansa luonnollisen henkilön pyynnöstä tai tietosuojasta vastaavan henkilön omasta aloitteesta, jotka liittyvät välittömästi tietosuojasta vastaavan henkilön tehtäviin ja velvollisuuksiin, sekä asiasta raportoiminen pyynnön esittäjälle. Tietosuojasta vastaava henkilö tutkii seikat ja tapaukset puolueettomasti ja ottaa rekisteröidyn oikeudet asianmukaisella tavalla huomioon. Tietosuojasta vastaava henkilö ilmoittaa kaikille muille osapuolista asiasta, jos hän katsoo sen aiheelliseksi. Jos pyynnön esittäjä on luonnollinen henkilö tai edustaa luonnollista henkilöä, tietosuojasta vastaavan henkilön on mahdollisuuksien mukaan varmistettava tutkintapyynnön luottamuksellisuus, ellei asianomainen rekisteröity anna yksiselitteistä suostumustaan käsitellä pyyntö muulla tavalla;

f)

yhteistyön tekeminen unionin muiden toimielinten ja elinten tietosuojasta vastaavien henkilöiden kanssa, erityisesti vaihtamalla kokemuksia ja tietotaitoa sekä edustamalla EJRK:ta kaikissa tietosuojaan liittyvissä keskusteluissa, ei kuitenkaan oikeudenkäynneissä; ja

g)

vuosittaisen työohjelman sekä vuosittaisen kertomuksen antaminen tietosuojasta vastaavien henkilöiden toimista hallintoneuvostolle ja Euroopan tietosuojavaltuutetulle.

a)

pyytää EJRK:n sihteeristön lausuntoa tietosuojasta vastaavan henkilön tehtäviin ja velvollisuuksiin liittyvissä asioissa,

b)

antaa lausunnon meneillään olevien tai kaavailtujen käsittelyjen laillisuudesta tai mistä tahansa kysymyksestä, joka liittyy käsittelyistä tehtäviin ilmoituksiin,

c)

saattaa EJRK:n sihteeristön päällikön tietoon tapaukset, joissa henkilöstön jäsen on laiminlyönyt asetuksen (EY) N:o 45/2001 mukaiset velvollisuudet,

d)

milloin tahansa tutustua käsiteltäviin henkilötietoihin sekä kaikkiin tiloihin, tietojenkäsittelylaitteistoihin ja tietovälineisiin,

e)

osallistua aina henkilötietojen suojaan liittyvien sisäisten sääntöjen laadintaan EJRK:ssa,

f)

pitää nimetöntä luetteloa rekisteröityjen esittämistä kirjallisista pyynnöistä, jotka koskevat heidän oikeuksiensa käyttöä, ja

g)

suorittaa muut asetuksen (EY) N:o 45/2001 liitteessä määritetyt tehtävät.

a)

tietosuojakoordinaattorit auttavat rekisterinpitäjiä täyttämään velvollisuutensa joko rekisterinpitäjien pyynnöstä tai omasta aloitteestaan. Tässä tehtävässään tietosuojakoordinaattoreiden on oltava yhteydessä rekisterinpitäjien henkilöstöön, jonka on annettava tietosuojakoordinaattoreille kaikki tarvittavat tiedot. Asianomaisen rekisterinpitäjän harkinnan mukaan tähän voi kuulua myös tutustuminen henkilötietoihin, joita käsitellään kyseisen rekisterinpitäjän vastuulla;

b)

tietosuojakoordinaattorien on avustettava tietosuojasta vastaavaa henkilöä:

a)

ainoastaan rekisteröity tai hänen asianmukaisesti valtuuttamansa edustaja voi käyttää näitä oikeuksia. Kaikkien näiden oikeuksien käyttäminen on näille henkilöille maksutonta;

b)

näiden oikeuksien käyttämistä koskeva pyyntö on osoitettava kirjallisena asianomaiselle rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä saa hyväksyä pyynnön ainoastaan, jos pyynnön tehneen henkilön henkilöllisyys, ja tarvittaessa pyynnön esittäjän oikeus edustaa rekisteröityä, on asianmukaisesti selvitetty. Rekisterinpitäjän on viipymättä ilmoitettava rekisteröidylle kirjallisesti, onko pyyntö hyväksytty vai evätty. Jos pyyntö on evätty, rekisterinpitäjän on myös ilmoitettava epäämisen perustelut;

c)

rekisterinpitäjän on milloin tahansa kolmen kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta annettava asetuksen (EY) N:o 45/2001 13 artiklassa tarkoitetut tiedot pyynnön esittäneen henkilön toivomuksen mukaisesti joko siten, että rekisteröity saa tutustua tietoihin paikan päällä tai siten, että hänelle toimitetaan niistä jäljennös;

d)

mikäli b tai c alakohdassa tarkoitettuja määräaikoja ei ole noudatettu, rekisteröity voi kääntyä tietosuojasta vastaavan henkilön puoleen. Jos rekisteröidyn oikeuksien käytössä havaitaan ilmeisiä väärinkäytöksiä, rekisterinpitäjä voi pyytää rekisteröityä kääntymään tietosuojasta vastaavan henkilön puoleen. Jos asia annetaan tietosuojasta vastaavan henkilön käsiteltäväksi, tietosuojasta vastaava henkilö ratkaisee asian sekä päättää asianmukaisista jatkotoimenpiteistä. Jos rekisteröity ja rekisterinpitäjä eivät pääse yhteisymmärrykseen, molemmilla on oikeus kääntyä tietosuojasta vastaavan henkilön puoleen.