Euroopan komission asiakirjojen ja arkistojen hallinnointi

 

TIIVISTELMÄ ASIAKIRJASTA:

Päätös (EU) 2021/2121 asiakirjahallinnosta ja arkistoista

PÄÄTÖKSEN TARKOITUS

Päätöksessä vahvistetaan säännöt Euroopan komission toiminnassa ja päivittäisessä työssä käytettyjen asiakirjojen säilyttämisestä niiden muodosta, käytetystä tietovälineestä, iäistä tai sijainnista riippumasta, erityisesti seuraavien osalta:

• asiakirjojen ja arkistojen hallinnointi
• arkistojen säilyttäminen ja avaaminen yleisölle
• historiallisten arkistojen tallettaminen Firenzessä sijaitsevan yliopistollisen Eurooppa-instituutin (EUI) Euroopan unionin historiallisten arkistojen yksikköön.

Sääntöjen tarkoituksena on helpottaa tietojenvaihtoa, antaa näyttöä toteutetuista toimista, täyttää oikeudelliset velvoitteet ja turvata komission perintö.

TÄRKEIMMÄT KOHDAT

Asiakirjat

”Asiakirjalla” tarkoitetaan tietoja, jotka on vastaanotettu ja luotu asiakirjana, tietokokoelmana tai muussa muodossa digitaalisella tai analogisella tietovälineellä ja jotka on talletettu viralliseen kokoelmaan ja joita hallinnoidaan ja ylläpidetään todisteena ja omaisuutena. Sääntöjen mukaan asiakirja on

• analysoitava käytettävän sähköisen hallintajärjestelmän määrittämiseksi ja sen määrittämiseksi, missä virallisessa kokoelmajärjestelmässä se on tarkoitus säilyttää
• luotava kyseistä asiakirjatyyppiä koskevien vaatimusten mukaisesti
• luotava järjestelmällisesti sähköisessä muodossa joitakin poikkeuksia lukuun ottamatta tai digitoitava, jos se on alun perin analogisessa muodossa, ja
• säilytettävä sähköisessä kokoelmassa.

Tallettaminen ja rekisteröinti

Komission yksiköiden on tarkasteltava säännöllisesti luotuja tai vastaanotettuja tietotyyppejä yksilöidäkseen, mitkä tiedot on tarkoitus ”tallettaa” sähköiseen kokoelmaan.

• Talletettuja asiakirjoja ei saa muuttaa, mutta ne voidaan poistaa tai korvata myöhemmillä versioilla, kunnes tiedosto, johon ne kuuluvat, suljetaan.
• Asiakirjat on rekisteröitävä, jos ne sisältävät tärkeitä tietoja, jotka eivät ole lyhytikäisiä, tai jos niihin voi liittyä toimia tai jatkotoimia.

Sähköisten allekirjoitusten, leimojen, aikaleimojen ja rekisteröityjen jakelupalvelujen oikeusvaikutukset

• Sähköisellä allekirjoituksella katsotaan olevan samanlaiset oikeusvaikutukset kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella.
• Sähköisen leiman oletetaan osoittavan tietojen eheyden ja alkuperän oikeellisuuden.
• Sähköisen aikaleiman oletetaan osoittavan ajan tarkkuuden ja oikeellisuuden.
• Sähköistä rekisteröityä jakelupalvelua käyttäen siirrettyjen tietojen oletetaan osoittavan tietojen eheyden, vastaanottajan sekä lähettämisen ja vastaanottamisen päivän ja ajan.

Asiakirjojen pätevyys ja hyväksyttävyys

Asiakirjan katsotaan täyttävän pätevyys- tai hyväksyttävyysvaatimukset, jos

• henkilö, jolta asiakirja on peräisin, on tunnistettu
• asiakirjan asiayhteys on luotettava, ja asiakirja täyttää sen eheyden takaavat edellytykset
• asiakirja on sovellettavassa EU:n tai kansallisessa lainsäädännössä esitettyjen vaatimusten mukainen
• jos kyseessä on sähköinen asiakirja, asiakirja on luotu tavalla, joka takaa sen sisällön ja siihen liittyvien metatietojen* eheyden, luotettavuuden ja käytettävyyden.

Tiedon jakaminen

• Tiedot on asetettava saataville ja jaettava mahdollisimman laajasti komissiossa, paitsi jos pääsyä on rajoitettu oikeudellisista syistä.
• Pääosastojen ja vastaavien yksiköiden on varmistettava, että tiedostot ovat saatavilla niin laajasti kuin niiden sisällön arkaluonteisuus sen sallii.

Varastointi ja säilyttäminen

Varastointi ja säilyttäminen toteutetaan seuraavin edellytyksin:

• asiakirjat säilytetään muodossa, jossa ne on luotu, lähetetty tai vastaanotettu tai jossa niiden sisältö pysyy aitona, luotettavana ja eheänä
• sisältö on niiden koko säilytysajan kaikkien niiden henkilöiden luettavissa, joilla on valtuudet käyttää niitä
• sähköisten asiakirjojen alkuperän tai määränpään sekä talletus- tai rekisteröintipäivän ja -ajan on käytävä ilmi niihin liittyvistä metatiedoista.

Säilytys, siirto ja poisto

• Eri luokkien asiakirjojen säilytysaika vahvistetaan koko komissiolle sääntelyvälineillä.
• Pääosastojen on arvioitava, mitkä tiedostoluokat siirretään komission historiallisiin arkistoihin tai poistetaan.
• Metatiedot säilytetään todisteena asiakirjoista ja tiedostoista sekä niiden siirrosta tai poistosta.
• Tietoja, joiden turvallisuusluokitus on vähintään ”CONFIDENTIEL UE / EU CONFIDENTIAL”, ei siirretä historiallisten arkistojen yksikköön.

Komission historiallisten arkistojen yksikkö

Yksikkö

• takaa asiakirjojen, tiedostojen ja arkistojen aitouden, luotettavuuden ja eheyden sekä niihin pääsyn
• huolehtii metatietojen aineellisesta suojaamisesta ja eheydestä
• asettaa asiakirjat ja tiedostot pyynnöstä pääosastojen tai vastaavien yksiköiden saataville
• suorittaa tarvittaessa ja yhteisymmärryksessä pääosastojen kanssa kaikkien siirrettyjen asiakirjojen, tiedostojen ja arkistojen toisen tarkastuksen
• aloittaa salassapitoluokiteltujen asiakirjojen salassapitoluokituksen poistamisen
• avaa komission historialliset arkistot yleisölle 30 vuoden rajoituksen jälkeen, lukuun ottamatta yksityisyyteen, kaupallisiin etuihin sekä teollis- ja tekijänoikeuksiin liittyviä poikkeuksia
• tallettaa komission arkistot, jotka on avattu yleisölle Euroopan unionin historiallisissa arkistoissa EUI:ssä.

Komission historialliset arkistot EUI:ssä

• EUI on yleisölle avoimien komission historiallisten arkistojen pääasiallinen pääsypiste.
• Komissio antaa EUI:lle mahdollisuuksien mukaan pääsyn analogisella välineellä olevien asiakirjojen digitoituihin jäljennöksiin ja talletettujen arkistojen kuvauksiin. Se edistää arkistojärjestelmiensä ja EUI:n arkistojärjestelmien yhteentoimivuutta.

Täytäntöönpanosäännöt

Kukin pääjohtaja tai yksikönpäällikkö ottaa käyttöön tarvittavat organisatoriset, hallinnolliset ja fyysiset rakenteet ja huolehtii tämän päätöksen ja sen soveltamissääntöjen täytäntöönpanoon tarvittavasta henkilöstöstä. Säännöt on saatettava säännöllisesti ajan tasalle ottaen huomioon erityisesti seuraavaa:

• asiakirjojen ja arkistojen hallinnoinnin, akateemisen ja tieteellisen tutkimuksen sekä standardien kehitys
• tieto- ja viestintätekniikan kehitys
• avoimuus, yleisön oikeus tutustua asiakirjoihin ja arkistojen avaaminen yleisölle
• asiakirjojen yhdenmukaistaminen.

MISTÄ ALKAEN PÄÄTÖSTÄ SOVELLETAAN?

Asetusta on sovellettu 6. heinäkuuta 2020 alkaen.

TAUSTAA

Ks. lisätietoja:

• Historialliset arkistot (Euroopan komissio)
• Asiakirjahallinnosta ja arkistoista annetun päätöksen C(2020) 4482 täytäntöönpanosäännöt (Euroopan komissio)

KESKEISET TERMIT

ASIAKIRJA

Komission päätös (EU) 2021/2121, annettu 6 päivänä heinäkuuta 2020, asiakirjahallinnosta ja arkistoista (EUVL L 430, 2.12.2021, s. 30–41)

MUUT ASIAAN LIITTYVÄT ASIAKIRJAT

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) N:o 2018/1725, annettu 23 päivänä lokakuuta 2018, luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta sekä asetuksen (EY) N:o 45/2001 ja päätöksen N:o 1247/2002/EY kumoamisesta (EUVL L 295, 21.11.2018, s. 39–98)

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 1049/2001, annettu 30 päivänä toukokuuta 2001, Euroopan parlamentin, neuvoston ja komission asiakirjojen saamisesta yleisön tutustuttavaksi (EUVL L 145, 31.5.2001, s. 43–48)

Komission työjärjestys (C(2000) 3614) (EYVL L 308, 8.12.2000, s. 26–34)

Työjärjestykseen tehdyt peräkkäiset muutokset on sisällytetty alkuperäiseen tekstiin. Konsolidoitu toisinto on tarkoitettu ainoastaan dokumentointitarkoituksiin.

Asiakirjahallinnosta ja arkistoista annetun päätöksen C(2020) 4482 täytäntöönpanosäännöt.

Viimeisin päivitys: 17.05.2022