EUR-Lex Access to European Union law
This document is an excerpt from the EUR-Lex website
Document 52023PC0513
Proposal for a COUNCIL DECISION on the position to be taken on behalf of the European Union within the Joint Committee established by the Agreement between the European Union, of the one part, and the Government of the Faroe Islands, of the other part, on the participation of the Faroe Islands in Union programmes, as regards the adoption of the Joint Committee’s Rules of Procedure
Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖS Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyllä Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisellä sopimuksella perustetussa sekakomiteassa Euroopan unionin puolesta otettavasta kannasta sekakomitean työjärjestyksen hyväksymiseen
Ehdotus NEUVOSTON PÄÄTÖS Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyllä Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisellä sopimuksella perustetussa sekakomiteassa Euroopan unionin puolesta otettavasta kannasta sekakomitean työjärjestyksen hyväksymiseen
COM/2023/513 final
EUROOPAN KOMISSIO
Bryssel 13.9.2023
COM(2023) 513 final
2023/0312(NLE)
Ehdotus
NEUVOSTON PÄÄTÖS
Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyllä Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisellä sopimuksella perustetussa sekakomiteassa Euroopan unionin puolesta otettavasta kannasta sekakomitean työjärjestyksen hyväksymiseen
(ETA:n kannalta merkityksellinen teksti)
PERUSTELUT
1.Ehdotuksen kohde
Tämä ehdotus koskee päätöstä Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyllä Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisellä sopimuksella perustetussa sekakomiteassa Euroopan unionin puolesta otettavan kannan vahvistamisesta sekakomitean työjärjestyksen hyväksymiseen.
2.Ehdotuksen tausta
2.1.Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välinen sopimus Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin
Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyn Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisen sopimuksen 1 , jäljempänä ’sopimus’, tavoitteena on laatia unionin ja Färsaarten väliselle yhteistyölle pysyvä oikeudellinen kehys, jossa vahvistetaan ehdot ja edellytykset Färsaarten osallistumiselle unionin ohjelmiin ja toimiin sekä luoda mekanismi, joka helpottaa tällaista osallistumista yksittäisiin unionin toimiin tai ohjelmiin, kuten tutkimuksen ja innovoinnin Horisontti Eurooppa -puiteohjelmaan (2021–2027).
Sopimus allekirjoitettiin 24. toukokuuta 2022, ja sitä on sovellettu väliaikaisesti siitä lähtien. 2
2.2.Sekakomitea
Sopimuksen 14 artiklan 1 kohdalla perustetun sekakomitean tehtävänä on varmistaa sopimuksen asianmukainen täytäntöönpano sekä keskustella mahdollisista tulevista yhteistyöaloista ja määritellä ne. Sekakomitea koostuu sopimuksen osapuolten edustajista. Sekakomitean pääasiallisena tehtävänä on ylläpitää ja kehittää Färsaarten kumppanien osallistumista unionin ohjelmiin. Se on myös paras foorumi seurata Färsaarten toimintaa assosioituneena maana niiden unionin ohjelmiin osallistumisen aikana. Sekakomitean tehtävät luetellaan tyhjentävästi sopimuksen 14 artiklan 1 kohdan a–g alakohdassa. Niihin kuuluvat seuraavat:
–arvioida ja tarkastella sopimuksen ja sen pöytäkirjojen täytäntöönpanoa suoraan tai sekakomitealle raportoivan tapauskohtaisesti perustetun työryhmän tai neuvoa-antavan elimen välityksellä;
–hyväksyä päätöksiä, myös sopimuksen muuttamista koskevia päätöksiä, ja hyväksyä olemassa olevan Horisontti Eurooppa -puiteohjelmaa koskevan pöytäkirjan lisäksi muita sopimuksen pöytäkirjoja, joissa vahvistetaan erityiset ehdot ja edellytykset Färsaarten osallistumiselle unionin ohjelmiin.
Sopimuksen 14 artiklan 3 kohdan mukaan sekakomitea vahvistaa työjärjestyksensä.
Työjärjestyksessä määrätään sekakomitean toimintatavoista, erityisesti kokousten järjestämisestä (kirjeenvaihto, asialistan laatiminen jne.), asiakirjojen jakelusta, mukaan lukien avoimuus ja oikeus tutustua asiakirjoihin, komitean kokousten tulosten kirjaamisesta sekä muista täytäntöönpanoon liittyvistä asioista.
Sekakomitean päätökset on tehtävä yksimielisesti, ja ne sitovat sopimuksen osapuolia. Sekakomitea voi tehdä päätöksiä kirjallista menettelyä noudattaen puheenjohtajien välisellä noottienvaihdolla, jos sopimuksen osapuolet niin sopivat.
Sekakomitea kokoontuu vähintään kerran vuodessa ja, jos erityisolosuhteet sitä edellyttävät, jommankumman osapuolen pyynnöstä. Sekakomitean kokoukset voidaan järjestää myös video- tai puhelinneuvotteluna.
2.3.Suunniteltu sekakomitean säädös
Sekakomitean on hyväksyttävä seuraavassa kokouksessaan, joka on määrä pitää vuoden 2023 jälkipuoliskolla, päätös työjärjestyksensä hyväksymisestä sopimuksen 14 artiklan 3 kohdan nojalla. Työjärjestyksen tarkoituksena on helpottaa sekakomitean organisaatiota ja toimintaa, jotta varmistetaan sopimuksen asianmukainen täytäntöönpano.
3.Unionin puolesta otettava kanta
Unionin puolesta otettavana kantana olisi oltava puoltaa sekakomitean päätösluonnosta, jolla hyväksytään Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välillä tehdyn sopimuksen 14 artiklan 1 kohdalla perustetun sekakomitean työjärjestys, sellaisena kuin se on liitettynä sekakomitean päätösluonnokseen.
Sekakomitean asianmukaisen toiminnan varmistamiseksi on tärkeää, että se noudattaa sovittua työjärjestystä.
Vaikka sopimuksessa ei ole asetettu tiettyä päivämäärää työjärjestyksen hyväksymiselle, on suositeltavaa hyväksyä se toisessa Färsaarten kanssa Horisontti Eurooppa -puiteohjelman puitteissa pidettävässä sekakomitean kokouksessa vuoden 2023 jälkipuoliskolla.
Sopimuksen mukainen sekakomitea on tähän mennessä kokoontunut ainoastaan Horisontti Eurooppa -puiteohjelmaan liittyen. Jos Färsaaret osallistuu tulevaisuudessa muihin unionin ohjelmiin uusilla pöytäkirjoilla, jotka sekakomitea hyväksyy sopimuksen 14 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisesti, sekakomitean olisi toimittava neuvoa-antavana foorumina myös näiden ohjelmien osalta.
Tätä työjärjestystä sovellettaisiin kaikkiin tuleviin ohjelmiin.
Sekakomitean työjärjestyksen hyväksyminen varmistaisi sekakomitean toiminnan nykyisen ja tulevan monivuotisen rahoituskehyksen puitteissa.
4.Oikeusperusta
4.1.Menettelyllinen oikeusperusta
4.1.1.Periaatteet
Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen, jäljempänä ’SEUT-sopimus’, 218 artiklan 9 kohdassa määrätään päätöksistä ”sopimuksella perustetussa elimessä unionin puolesta esitettävien kantojen vahvistamisesta, silloin kun tämän elimen on annettava säädöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia, lukuun ottamatta säädöksiä, joilla täydennetään tai muutetaan sopimuksen institutionaalisia rakenteita”.
Ilmaisu ”säädöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia” kattaa myös säädökset, joilla on oikeusvaikutuksia kyseiseen elimeen sovellettavan kansainvälisen oikeuden nojalla. Se kattaa myös välineet, joilla ei ole sitovaa vaikutusta kansainvälisen oikeuden nojalla, mutta jotka ”voivat vaikuttaa ratkaisevasti sen säännöstön sisältöön, jonka unionin lainsäätäjä antaa” 3 .
4.1.2.Soveltaminen käsillä olevassa asiassa
Sekakomitea on sopimuksella perustettu elin. Se on perustettu Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisellä sopimuksella Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin.
Säädös, joka sekakomitean on määrä antaa, on säädös, jolla on oikeusvaikutuksia, koska sekakomitean työjärjestys on sitova kansainvälisen oikeuden nojalla sopimuksen 14 artiklan 1, 2, 3 ja 5 kohdan mukaisesti.
Suunnitellulla säädöksellä ei täydennetä eikä muuteta sopimuksen institutionaalisia rakenteita. Näin ollen ehdotetun päätöksen menettelyllinen oikeusperusta on SEUT-sopimuksen 218 artiklan 9 kohta.
4.2.Aineellinen oikeusperusta
4.2.1.Periaatteet
SEUT-sopimuksen 218 artiklan 9 kohdan nojalla annettavan päätöksen aineellinen oikeusperusta määräytyy ensisijaisesti sen suunnitellun säädöksen tavoitteen ja sisällön perusteella, jota unionin puolesta otettava kanta koskee. Jos suunnitellulla säädöksellä on kaksi tavoitetta tai siihen sisältyy kaksi osatekijää ja jos näistä tavoitteista tai osatekijöistä toinen on mahdollista määritellä pääasialliseksi tavoitteeksi tai osatekijäksi, johon nähden toinen tavoite tai osatekijä on liitännäinen, SEUT-sopimuksen 218 artiklan 9 kohdan nojalla hyväksyttävällä päätöksellä saa olla vain yksi aineellinen oikeusperusta eli se, jota pääasiallinen tai ensisijainen tavoite tai osatekijä edellyttää. 4
4.2.2.Soveltaminen käsillä olevassa asiassa
Suunnitellulla säädöksellä on tavoitteita ja siihen sisältyy osatekijöitä, jotka koskevat unionin ulkoista toimintaa (SEUT-sopimuksen 212 artikla – kolmansien maiden kanssa tehtävä taloudellinen, tekninen ja rahoitusyhteistyö) ja jotka kattavat mahdollisen tulevan yhteistyön Färsaarten kanssa sopimuksen pysyvän kehyksen puitteissa toteutettavissa unionin ohjelmissa sekä unionin tutkimuspolitiikkaa koskevassa ulkoisessa toiminnassa.
4.3.Päätelmät
Ehdotetun päätöksen oikeusperustana tulisi olla SEUT-sopimuksen 212 artikla yhdessä sen 218 artiklan 9 kohdan kanssa.
5.Suunnitellun säädöksen julkaiseminen
Sekakomitean päätös on aiheellista julkaista Euroopan unionin virallisessa lehdessä sen jälkeen, kun se on hyväksytty.
2023/0312 (NLE)
Ehdotus
NEUVOSTON PÄÄTÖS
Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyllä Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisellä sopimuksella perustetussa sekakomiteassa Euroopan unionin puolesta otettavasta kannasta sekakomitean työjärjestyksen hyväksymiseen
(ETA:n kannalta merkityksellinen teksti)
EUROOPAN UNIONIN NEUVOSTO, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin toiminnasta tehdyn sopimuksen ja erityisesti sen 212 artiklan yhdessä sen 218 artiklan 9 kohdan kanssa,
ottaa huomioon Euroopan komission ehdotuksen,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)Unioni allekirjoitti Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyn Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisen sopimuksen 5 , jäljempänä ’sopimus’, 24 päivänä toukokuuta 2022, ja sitä on sovellettu väliaikaisesti kyseisestä päivästä neuvoston päätöksen (EU) 2022/886 6 mukaisesti.
(2)Sopimuksen 14 artiklan 1 kohdalla perustetaan osapuolten edustajista koostuva komitea, jäljempänä ’sekakomitea’, sopimuksen hallinnoinnin ja asianmukaisen täytäntöönpanon varmistamiseksi.
(3)Sopimuksen 14 artiklan 3 kohdassa määrätään, että sekakomitea vahvistaa työjärjestyksensä.
(4)Sekakomitean on määrä hyväksyä päätös työjärjestyksensä hyväksymisestä vuoden 2023 jälkipuoliskolla pidettävässä toisessa kokouksessaan.
(5)Tämän vuoksi on aiheellista vahvistaa sekakomiteassa unionin puolesta otettava kanta tähän päätökseen liitetyn sekakomitean työjärjestystä koskevan sekakomitean päätösluonnoksen pohjalta, jotta varmistetaan sopimuksen tehokas täytäntöönpano,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:
1 artikla
1)Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyn Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisen sopimuksen, jäljempänä ’sopimus’, 14 artiklan 1 kohdalla perustetun sekakomitean toisessa kokouksessa unionin puolesta otettava kanta perustuu tähän päätökseen liitettyyn sekakomitean päätösluonnokseen.
2)Unionin edustajat sekakomiteassa voivat sopia tähän päätökseen liitettyyn työjärjestykseen tehtävistä vähäisistä teknisistä korjauksista ilman uutta neuvoston päätöstä, jos kyseiset muutokset osoittautuvat välttämättömiksi, jotta sekakomitea voi hyväksyä työjärjestyksensä.
2 artikla
Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään.
3 artikla
Tämä päätös on osoitettu komissiolle.
Tehty Brysselissä
Neuvoston puolesta
Puheenjohtaja
EUROOPAN KOMISSIO
Bryssel 13.9.2023
COM(2023) 513 final
LIITE
asiakirjaan Ehdotus
NEUVOSTON PÄÄTÖKSEKSI
Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyllä Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisellä sopimuksella perustetussa sekakomiteassa Euroopan unionin puolesta otettavasta kannasta sekakomitean työjärjestyksen hyväksymiseen
LUONNOS
SEKAKOMITEAN PÄÄTÖS
N:o …/…,
annettu [päivämäärä],
sekakomitean työjärjestyksen hyväksymisestä Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyn Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisen sopimuksen 14 artiklan 3 kohdan nojalla
SEKAKOMITEA, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välillä tehdyn sopimuksen Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin, jäljempänä ’sopimus’, ja erityisesti sen 14 artiklan 3 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)Sopimuksen 15 artiklan 2 kohdan mukaisesti sopimusta on sovellettu väliaikaisesti 24 päivästä toukokuuta 2022 sen jälkeen, kun Färsaaret ilmoitti saaneensa päätökseen tätä varten tarvittavat sisäiset menettelynsä.
(2)Sopimuksen 14 artiklan 3 kohdan nojalla sekakomitean on määrä hyväksyä työjärjestyksensä, sellaisena kuin se on esitetty tämän päätöksen liitteessä, jotta voidaan varmistaa sopimuksen tehokas ja asianmukainen täytäntöönpano,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:
1 artikla
Hyväksytään sopimuksen 14 artiklan 3 kohdan nojalla tämän päätöksen liitteenä oleva sekakomitean työjärjestys.
2 artikla
Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään.
Tehty ...
Sekakomitean puolesta
Puheenjohtajat
Liite
Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyn Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisen sopimuksen 14 artiklan 3 kohdassa tarkoitettu sekakomitean työjärjestys
Sääntö 1
Tehtävät
Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyn Euroopan unionin, jäljempänä ’unioni’, ja Färsaarten hallituksen välisen sopimuksen, jäljempänä ’sopimus’, 14 artiklan 1 kohdalla perustettu sekakomitea hoitaa sopimuksen 14 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut tehtävät ja velvollisuudet.
Sääntö 2
Kokoonpano ja puheenjohtajuus
1)Sekakomitea koostuu unionin ja Färsaarten edustajista.
2)Sekakomitean puheenjohtajina toimivat Euroopan unionin ja Färsaarten edustajina toimivat korkean tason virkamiehet tai heidän nimeämänsä henkilöt.
3)Unioni ja Färsaaret ilmoittavat toisilleen sekakomitean puheenjohtajana olevan oman virkamiehensä nimen, aseman ja yhteystiedot. Kyseisen virkamiehen katsotaan jatkavan toimimista puheenjohtajana unionin tai Färsaarten puolesta siihen päivään asti, jona joko unioni tai Färsaaret on ilmoittanut toiselle osapuolelle uudesta puheenjohtajasta.
4)Unionin puheenjohtajalla katsotaan olevan lupa edustaa unionia ja Färsaarten puheenjohtajalla katsotaan olevan lupa edustaa Färsaaria siihen päivään asti, jona toiselle osapuolelle on ilmoitettu uudesta puheenjohtajasta.
Sääntö 3
Sihteeristö
1)Sekakomitean sihteeristö, jäljempänä ’sihteeristö’, muodostuu unionin virkamiehestä ja Färsaarten virkamiehestä. Sihteeristö hoitaa sille tässä työjärjestyksessä osoitettuja tehtäviä.
2)Unioni ja Färsaaret ilmoittavat toisilleen sihteeristön jäsenenä olevan oman virkamiehensä nimen, aseman ja yhteystiedot. Kyseisen virkamiehen katsotaan jatkavan toimimista sihteeristön jäsenenä unionin tai Färsaarten puolesta siihen päivään asti, jona joko unioni tai Färsaaret on ilmoittanut uudesta virkamiehestä.
Sääntö 4
Kokoukset
1)Sekakomitea kokoontuu vähintään kerran vuodessa ja, jos erityisolosuhteet sitä edellyttävät, jommankumman osapuolen pyynnöstä.
2)Se kokoontuu periaatteessa vuorotellen Brysselissä ja Färsaarilla, elleivät puheenjohtajat toisin päätä. Kokouksia voidaan pitää myös video- tai puhelinneuvotteluna, jos puheenjohtajat niin sopivat.
3)Kokousten välillä sekakomitea jatkaa työskentelyä käyttäen muita viestintävälineitä, erityisesti sähköpostia.
Sääntö 5
Osallistuminen kokouksiin
1)Unioni ja Färsaaret ilmoittavat toisilleen sihteeristön kautta valtuuskuntiensa suunnitellun kokoonpanon kohtuullisessa ajassa ennen kutakin kokousta ja mainitsevat kunkin valtuuskunnan jäsenen nimen ja tehtävän.
2)Tarvittaessa puheenjohtajat voivat yhteisellä suostumuksella kutsua asiantuntijoita (eli muita kuin valtion virkamiehiä) sekakomitean kokouksiin antamaan tietoja tietystä aiheesta, ja asiantuntijat voivat osallistua kokouksen niihin osiin, joissa kyseistä aihetta käsitellään.
3)Kokouksen järjestävän ja isännöivän osapuolen edustaja vahvistaa kokouksen päivämäärän ja paikan saatuaan toisen osapuolen hyväksynnän.
Sääntö 6
Asiakirjat
Sihteeristö numeroi kirjalliset asiakirjat, joihin asioiden käsittely sekakomiteassa perustuu, ja jakaa ne unionille ja Färsaarille.
Sääntö 7
Kirjeenvaihto
1)Unioni ja Färsaaret lähettävät sekakomitealle osoitetun kirjeenvaihtonsa sihteeristön kautta. Tällainen kirjeenvaihto voidaan lähettää missä tahansa kirjallisessa muodossa, myös sähköpostina.
2)Sihteeristö varmistaa, että sekakomitealle osoitettu kirjeenvaihto toimitetaan puheenjohtajille ja jaetaan tarvittaessa säännön 6 mukaisesti.
3)Kaikki puheenjohtajien lähettämä tai suoraan heille osoitettu kirjeenvaihto toimitetaan sihteeristölle ja jaetaan tarvittaessa säännön 6 mukaisesti.
Sääntö 8
Esityslista
1)Sihteeristö laatii kutakin kokousta varten esityslistaehdotuksen. Tätä varten sihteeristön jäsenenä toimiva kokousta isännöivän osapuolen virkamies laatii ensimmäisen esityslistaehdotuksen sekä kutakin siinä olevaa kohtaa koskevat asiakirjat vähintään neljä viikkoa ennen kokouspäivää ja toimittaa ne kommentoitavaksi toisen osapuolen sihteeristön jäsenelle. Kun sihteeristö on laatinut esityslistaehdotuksen ja siihen liittyvät asiakirjat, ne toimitetaan puheenjohtajille hyväksyttäväksi viimeistään 10 päivää ennen kokousta.
2)Alustavaan esityslistaan on sisällyttävä ne asiat, joita osapuolet ovat pyytäneet. Tällainen pyyntö ja siihen liittyvät asiakirjat on toimitettava sihteeristölle viimeistään 15 päivää ennen kokouksen alkamista.
3)Puheenjohtajat voivat poikkeustapauksissa sopia 1 ja 2 kohdassa asetettujen määräaikojen lyhentämisestä.
4)Sekakomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa.
5)Osapuolten sopimuksella esityslistaan voidaan lisätä kohtia, joita ei ole alustavassa esityslistassa, ja muita alustavan esityslistan kohtia voidaan poistaa, lykätä tai muuttaa kokouksessa.
Sääntö 9
Avoimuus ja oikeus tutustua asiakirjoihin
1)Sekakomitean kokoukset eivät ole julkisia, elleivät puheenjohtajat toisin päätä.
2)Kumpikin osapuoli voi päättää sekakomitean päätösten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään tai verkossa kuultuaan ensin toista osapuolta.
3)Jos unioni tai Färsaaret toimittaa sekakomitealle tietoja, jotka ovat asiaankuuluvien lakien ja asetusten nojalla luottamuksellisia tai suojattu paljastamiselta, toisen osapuolen on käsiteltävä saatuja tietoja luottamuksellisina.
4)Osapuolten on käsiteltävä pyynnöt saada tutustua sekakomitean asiakirjoihin asiaa koskevien lakiensa ja asetustensa mukaisesti.
5)Jos Euroopan komissio toimittaa sekakomitealle tietoja, jotka ovat asiaankuuluvan tietoturvalainsäädännön 1 nojalla luottamuksellisia tai suojattu paljastamiselta, Färsaarten on varmistettava saaduille tiedoille vastaava luottamuksellisuuden ja suojan taso. Jos Färsaaret toimittaa sekakomitealle tietoja, jotka ovat asiaankuuluvien lakien ja asetusten nojalla luottamuksellisia tai suojattu paljastamiselta, Euroopan komission on käsiteltävä saatuja tietoja luottamuksellisina.
Sääntö 10
Pöytäkirjat
1)Jokaisesta sekakomitean kokouksesta laaditaan pöytäkirja.
2)Kokousta isännöivän osapuolen jäsenenä sihteeristössä toimiva virkamies laatii kustakin kokouksesta pöytäkirjaluonnoksen 15 päivän kuluessa kokouksen päättymisestä, jolleivät puheenjohtajat toisin päätä. Pöytäkirjaluonnos toimitetaan kommentoitavaksi toisen osapuolen sihteeristön jäsenelle. Mainittu osapuoli voi esittää huomautuksia 30 päivän kuluessa pöytäkirjaluonnoksen vastaanottamisesta.
3)Pöytäkirja sisältää tiivistelmän kustakin esityslistalla olevasta asiasta, ja tarvittaessa siinä yksilöidään
a)sekakomitealle toimitetut asiakirjat,
b)lausumat, jotka toinen osapuoli on pyytänyt merkittäviksi pöytäkirjaan; ja
c)tietyistä kohdista hyväksytyt päätökset ja annetut lausumat sekä niihin liittyvät toimintaa koskevat päätelmät.
4)Pöytäkirjassa on oltava läsnäololuettelo, jossa on jokaisen kokoukseen osallistuneen henkilön nimi, tehtävä ja virka-asema.
5)Puheenjohtajat hyväksyvät ja allekirjoittavat pöytäkirjan kahden kuukauden kuluessa kokouksesta tai mihin tahansa muuhun puheenjohtajien päättämään päivämäärään mennessä. Puheenjohtajat voivat sopia, että sähköisten jäljennösten allekirjoittaminen ja vaihto täyttävät jälkimmäisen vaatimuksen. Kumpikin osapuoli säilyttää pöytäkirjan todistusvoimaisen toisinnon arkistoissaan.
6)Sekakomitean sihteeristö laatii kahden työpäivän kuluessa sekakomitean kokouksesta myös yhteenvedon pöytäkirjasta, jonka puheenjohtajat hyväksyvät niin pian kuin se on käytännössä mahdollista. Kun sekakomitean puheenjohtajat ovat hyväksyneet yhteenvedon tekstin, osapuolet voivat julkistaa pöytäkirjan yhteenvedon.
Sääntö 11
Päätökset
1)Sopimuksen 14 artiklassa määrätyissä tapauksissa sekakomitea tekee päätöksensä yksimielisesti. Sihteeristö antaa kaikille päätöksille sarjanumeron ja viitteen, joka liittyy päätöksen tekemispäivään.
2)Sekakomitea voi tehdä päätöksiä kirjallista menettelyä noudattaen puheenjohtajien välisellä noottienvaihdolla, jos sopimuksen osapuolet niin sopivat. Yksi puheenjohtajista esittää sekakomitean virallisella kielellä säännön 14 mukaisesti laaditun päätösluonnoksen tekstin kirjallisesti toiselle puheenjohtajalle. Toisen osapuolen on kuukauden kuluessa tai ehdotuksen tehneen osapuolen mahdollisesti asettaman pidemmän määräajan sisällä ilmaistava suostumuksensa päätösluonnokseen. Jos toinen osapuoli ei ilmaise suostumustaan, ehdotetusta päätöksestä keskustellaan ja se voidaan hyväksyä sekakomitean seuraavassa kokouksessa. Päätösluonnos katsotaan hyväksytyksi, kun toinen osapuoli on ilmaissut suostumuksensa, ja se merkitään sekakomitean seuraavan kokouksen pöytäkirjaan.
3)Sekakomitean puheenjohtajat allekirjoittavat kunkin päätöksen. Puheenjohtajat voivat sopia, että sähköisten jäljennösten allekirjoittaminen ja vaihto täyttävät allekirjoitusta koskevan vaatimuksen.
4)Sekakomitean päätöksissä on mainittava päivä, jona ne tulevat voimaan.
Sääntö 12
Henkilötietojen suoja
Säännöissä 9, 10 ja 11 tarkoitetut asiakirjat on julkaistava noudattaen kummankin osapuolen sovellettavia tietosuojasääntöjä, mukaan lukien henkilötietojen suojaa.
Sääntö 13
Työryhmät ja neuvoa-antavat elimet
1)Sopimuksen 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti sekakomitea voi päättää perustaa tai lakkauttaa asiantuntijatason työryhmän tai neuvoa-antavan elimen. Sekakomitea määrittää kunkin työryhmän tai neuvoa-antavan elimen kokoonpanon ja tehtävät ja voi tarvittaessa muuttaa niitä.
2)Työryhmä tai neuvoa-antava elin osallistuu sekakomitean työhön ja avustaa sitä sen tehtävien suorittamisessa, myös valmistelemalla raportteja tai päätösluonnoksia sekakomitean hyväksyttäväksi, jos sekakomitea on antanut sille tähän valtuutuksen.
3)Työryhmä ja neuvoa-antava elin kokoontuu tarpeen mukaan tehtäviensä suorittamiseksi ja raportoi sekakomitealle.
4)Työryhmän tai neuvoa-antavan elimen perustaminen ja toiminta eivät estä osapuolia saattamasta asiaa suoraan sekakomitean käsiteltäväksi.
5)Sekakomitean työjärjestystä sovelletaan soveltuvin osin sekakomitean perustamiin työryhmiin ja neuvoa-antaviin elimiin.
Sääntö 14
Kielet
1)Sekakomitean virallinen kieli ja työkieli on englanti.
2)Asioiden käsittely sekakomiteassa tapahtuu englanniksi. Kokouksen esityslista, sekakomitealle toimitetut asiakirjat ja kokouksen pöytäkirja laaditaan englanniksi.
3)Sekakomitea tekee päätöksensä englanniksi.
Sääntö 15
Kulut
Kumpikin osapuoli vastaa sille sekakomitean ja perustettujen työryhmien ja neuvoa-antavien elinten kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista kuluista.
Kokouksen järjestävä osapuoli vastaa kokouksen järjestelyihin liittyvistä kuluista.
Sääntö 16
Työjärjestyksen muuttaminen
Tätä työjärjestystä voidaan muuttaa osapuolten yhteisellä sopimuksella säännön 11 mukaisesti.
Tehty …
Sekakomitean puolesta
Puheenjohtajat
