EUROOPAN KOMISSIO
Bryssel 13.9.2023
COM(2023) 513 final
LIITE
asiakirjaan Ehdotus
NEUVOSTON PÄÄTÖKSEKSI
Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyllä Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisellä sopimuksella perustetussa sekakomiteassa Euroopan unionin puolesta otettavasta kannasta sekakomitean työjärjestyksen hyväksymiseen
LUONNOS
SEKAKOMITEAN PÄÄTÖS
N:o …/…,
annettu [päivämäärä],
sekakomitean työjärjestyksen hyväksymisestä Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyn Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisen sopimuksen 14 artiklan 3 kohdan nojalla
SEKAKOMITEA, joka
ottaa huomioon Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välillä tehdyn sopimuksen Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin, jäljempänä ’sopimus’, ja erityisesti sen 14 artiklan 3 kohdan,
sekä katsoo seuraavaa:
(1)Sopimuksen 15 artiklan 2 kohdan mukaisesti sopimusta on sovellettu väliaikaisesti 24 päivästä toukokuuta 2022 sen jälkeen, kun Färsaaret ilmoitti saaneensa päätökseen tätä varten tarvittavat sisäiset menettelynsä.
(2)Sopimuksen 14 artiklan 3 kohdan nojalla sekakomitean on määrä hyväksyä työjärjestyksensä, sellaisena kuin se on esitetty tämän päätöksen liitteessä, jotta voidaan varmistaa sopimuksen tehokas ja asianmukainen täytäntöönpano,
ON HYVÄKSYNYT TÄMÄN PÄÄTÖKSEN:
1 artikla
Hyväksytään sopimuksen 14 artiklan 3 kohdan nojalla tämän päätöksen liitteenä oleva sekakomitean työjärjestys.
2 artikla
Tämä päätös tulee voimaan päivänä, jona se hyväksytään.
Tehty ...
Sekakomitean puolesta
Puheenjohtajat
Liite
Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyn Euroopan unionin ja Färsaarten hallituksen välisen sopimuksen 14 artiklan 3 kohdassa tarkoitettu sekakomitean työjärjestys
Sääntö 1
Tehtävät
Färsaarten osallistumisesta unionin ohjelmiin tehdyn Euroopan unionin, jäljempänä ’unioni’, ja Färsaarten hallituksen välisen sopimuksen, jäljempänä ’sopimus’, 14 artiklan 1 kohdalla perustettu sekakomitea hoitaa sopimuksen 14 artiklan 1 kohdassa tarkoitetut tehtävät ja velvollisuudet.
Sääntö 2
Kokoonpano ja puheenjohtajuus
1)Sekakomitea koostuu unionin ja Färsaarten edustajista.
2)Sekakomitean puheenjohtajina toimivat Euroopan unionin ja Färsaarten edustajina toimivat korkean tason virkamiehet tai heidän nimeämänsä henkilöt.
3)Unioni ja Färsaaret ilmoittavat toisilleen sekakomitean puheenjohtajana olevan oman virkamiehensä nimen, aseman ja yhteystiedot. Kyseisen virkamiehen katsotaan jatkavan toimimista puheenjohtajana unionin tai Färsaarten puolesta siihen päivään asti, jona joko unioni tai Färsaaret on ilmoittanut toiselle osapuolelle uudesta puheenjohtajasta.
4)Unionin puheenjohtajalla katsotaan olevan lupa edustaa unionia ja Färsaarten puheenjohtajalla katsotaan olevan lupa edustaa Färsaaria siihen päivään asti, jona toiselle osapuolelle on ilmoitettu uudesta puheenjohtajasta.
Sääntö 3
Sihteeristö
1)Sekakomitean sihteeristö, jäljempänä ’sihteeristö’, muodostuu unionin virkamiehestä ja Färsaarten virkamiehestä. Sihteeristö hoitaa sille tässä työjärjestyksessä osoitettuja tehtäviä.
2)Unioni ja Färsaaret ilmoittavat toisilleen sihteeristön jäsenenä olevan oman virkamiehensä nimen, aseman ja yhteystiedot. Kyseisen virkamiehen katsotaan jatkavan toimimista sihteeristön jäsenenä unionin tai Färsaarten puolesta siihen päivään asti, jona joko unioni tai Färsaaret on ilmoittanut uudesta virkamiehestä.
Sääntö 4
Kokoukset
1)Sekakomitea kokoontuu vähintään kerran vuodessa ja, jos erityisolosuhteet sitä edellyttävät, jommankumman osapuolen pyynnöstä.
2)Se kokoontuu periaatteessa vuorotellen Brysselissä ja Färsaarilla, elleivät puheenjohtajat toisin päätä. Kokouksia voidaan pitää myös video- tai puhelinneuvotteluna, jos puheenjohtajat niin sopivat.
3)Kokousten välillä sekakomitea jatkaa työskentelyä käyttäen muita viestintävälineitä, erityisesti sähköpostia.
Sääntö 5
Osallistuminen kokouksiin
1)Unioni ja Färsaaret ilmoittavat toisilleen sihteeristön kautta valtuuskuntiensa suunnitellun kokoonpanon kohtuullisessa ajassa ennen kutakin kokousta ja mainitsevat kunkin valtuuskunnan jäsenen nimen ja tehtävän.
2)Tarvittaessa puheenjohtajat voivat yhteisellä suostumuksella kutsua asiantuntijoita (eli muita kuin valtion virkamiehiä) sekakomitean kokouksiin antamaan tietoja tietystä aiheesta, ja asiantuntijat voivat osallistua kokouksen niihin osiin, joissa kyseistä aihetta käsitellään.
3)Kokouksen järjestävän ja isännöivän osapuolen edustaja vahvistaa kokouksen päivämäärän ja paikan saatuaan toisen osapuolen hyväksynnän.
Sääntö 6
Asiakirjat
Sihteeristö numeroi kirjalliset asiakirjat, joihin asioiden käsittely sekakomiteassa perustuu, ja jakaa ne unionille ja Färsaarille.
Sääntö 7
Kirjeenvaihto
1)Unioni ja Färsaaret lähettävät sekakomitealle osoitetun kirjeenvaihtonsa sihteeristön kautta. Tällainen kirjeenvaihto voidaan lähettää missä tahansa kirjallisessa muodossa, myös sähköpostina.
2)Sihteeristö varmistaa, että sekakomitealle osoitettu kirjeenvaihto toimitetaan puheenjohtajille ja jaetaan tarvittaessa säännön 6 mukaisesti.
3)Kaikki puheenjohtajien lähettämä tai suoraan heille osoitettu kirjeenvaihto toimitetaan sihteeristölle ja jaetaan tarvittaessa säännön 6 mukaisesti.
Sääntö 8
Esityslista
1)Sihteeristö laatii kutakin kokousta varten esityslistaehdotuksen. Tätä varten sihteeristön jäsenenä toimiva kokousta isännöivän osapuolen virkamies laatii ensimmäisen esityslistaehdotuksen sekä kutakin siinä olevaa kohtaa koskevat asiakirjat vähintään neljä viikkoa ennen kokouspäivää ja toimittaa ne kommentoitavaksi toisen osapuolen sihteeristön jäsenelle. Kun sihteeristö on laatinut esityslistaehdotuksen ja siihen liittyvät asiakirjat, ne toimitetaan puheenjohtajille hyväksyttäväksi viimeistään 10 päivää ennen kokousta.
2)Alustavaan esityslistaan on sisällyttävä ne asiat, joita osapuolet ovat pyytäneet. Tällainen pyyntö ja siihen liittyvät asiakirjat on toimitettava sihteeristölle viimeistään 15 päivää ennen kokouksen alkamista.
3)Puheenjohtajat voivat poikkeustapauksissa sopia 1 ja 2 kohdassa asetettujen määräaikojen lyhentämisestä.
4)Sekakomitea hyväksyy esityslistan kunkin kokouksen alussa.
5)Osapuolten sopimuksella esityslistaan voidaan lisätä kohtia, joita ei ole alustavassa esityslistassa, ja muita alustavan esityslistan kohtia voidaan poistaa, lykätä tai muuttaa kokouksessa.
Sääntö 9
Avoimuus ja oikeus tutustua asiakirjoihin
1)Sekakomitean kokoukset eivät ole julkisia, elleivät puheenjohtajat toisin päätä.
2)Kumpikin osapuoli voi päättää sekakomitean päätösten julkaisemisesta omassa virallisessa lehdessään tai verkossa kuultuaan ensin toista osapuolta.
3)Jos unioni tai Färsaaret toimittaa sekakomitealle tietoja, jotka ovat asiaankuuluvien lakien ja asetusten nojalla luottamuksellisia tai suojattu paljastamiselta, toisen osapuolen on käsiteltävä saatuja tietoja luottamuksellisina.
4)Osapuolten on käsiteltävä pyynnöt saada tutustua sekakomitean asiakirjoihin asiaa koskevien lakiensa ja asetustensa mukaisesti.
5)Jos Euroopan komissio toimittaa sekakomitealle tietoja, jotka ovat asiaankuuluvan tietoturvalainsäädännön nojalla luottamuksellisia tai suojattu paljastamiselta, Färsaarten on varmistettava saaduille tiedoille vastaava luottamuksellisuuden ja suojan taso. Jos Färsaaret toimittaa sekakomitealle tietoja, jotka ovat asiaankuuluvien lakien ja asetusten nojalla luottamuksellisia tai suojattu paljastamiselta, Euroopan komission on käsiteltävä saatuja tietoja luottamuksellisina.
Sääntö 10
Pöytäkirjat
1)Jokaisesta sekakomitean kokouksesta laaditaan pöytäkirja.
2)Kokousta isännöivän osapuolen jäsenenä sihteeristössä toimiva virkamies laatii kustakin kokouksesta pöytäkirjaluonnoksen 15 päivän kuluessa kokouksen päättymisestä, jolleivät puheenjohtajat toisin päätä. Pöytäkirjaluonnos toimitetaan kommentoitavaksi toisen osapuolen sihteeristön jäsenelle. Mainittu osapuoli voi esittää huomautuksia 30 päivän kuluessa pöytäkirjaluonnoksen vastaanottamisesta.
3)Pöytäkirja sisältää tiivistelmän kustakin esityslistalla olevasta asiasta, ja tarvittaessa siinä yksilöidään
a)sekakomitealle toimitetut asiakirjat,
b)lausumat, jotka toinen osapuoli on pyytänyt merkittäviksi pöytäkirjaan; ja
c)tietyistä kohdista hyväksytyt päätökset ja annetut lausumat sekä niihin liittyvät toimintaa koskevat päätelmät.
4)Pöytäkirjassa on oltava läsnäololuettelo, jossa on jokaisen kokoukseen osallistuneen henkilön nimi, tehtävä ja virka-asema.
5)Puheenjohtajat hyväksyvät ja allekirjoittavat pöytäkirjan kahden kuukauden kuluessa kokouksesta tai mihin tahansa muuhun puheenjohtajien päättämään päivämäärään mennessä. Puheenjohtajat voivat sopia, että sähköisten jäljennösten allekirjoittaminen ja vaihto täyttävät jälkimmäisen vaatimuksen. Kumpikin osapuoli säilyttää pöytäkirjan todistusvoimaisen toisinnon arkistoissaan.
6)Sekakomitean sihteeristö laatii kahden työpäivän kuluessa sekakomitean kokouksesta myös yhteenvedon pöytäkirjasta, jonka puheenjohtajat hyväksyvät niin pian kuin se on käytännössä mahdollista. Kun sekakomitean puheenjohtajat ovat hyväksyneet yhteenvedon tekstin, osapuolet voivat julkistaa pöytäkirjan yhteenvedon.
Sääntö 11
Päätökset
1)Sopimuksen 14 artiklassa määrätyissä tapauksissa sekakomitea tekee päätöksensä yksimielisesti. Sihteeristö antaa kaikille päätöksille sarjanumeron ja viitteen, joka liittyy päätöksen tekemispäivään.
2)Sekakomitea voi tehdä päätöksiä kirjallista menettelyä noudattaen puheenjohtajien välisellä noottienvaihdolla, jos sopimuksen osapuolet niin sopivat. Yksi puheenjohtajista esittää sekakomitean virallisella kielellä säännön 14 mukaisesti laaditun päätösluonnoksen tekstin kirjallisesti toiselle puheenjohtajalle. Toisen osapuolen on kuukauden kuluessa tai ehdotuksen tehneen osapuolen mahdollisesti asettaman pidemmän määräajan sisällä ilmaistava suostumuksensa päätösluonnokseen. Jos toinen osapuoli ei ilmaise suostumustaan, ehdotetusta päätöksestä keskustellaan ja se voidaan hyväksyä sekakomitean seuraavassa kokouksessa. Päätösluonnos katsotaan hyväksytyksi, kun toinen osapuoli on ilmaissut suostumuksensa, ja se merkitään sekakomitean seuraavan kokouksen pöytäkirjaan.
3)Sekakomitean puheenjohtajat allekirjoittavat kunkin päätöksen. Puheenjohtajat voivat sopia, että sähköisten jäljennösten allekirjoittaminen ja vaihto täyttävät allekirjoitusta koskevan vaatimuksen.
4)Sekakomitean päätöksissä on mainittava päivä, jona ne tulevat voimaan.
Sääntö 12
Henkilötietojen suoja
Säännöissä 9, 10 ja 11 tarkoitetut asiakirjat on julkaistava noudattaen kummankin osapuolen sovellettavia tietosuojasääntöjä, mukaan lukien henkilötietojen suojaa.
Sääntö 13
Työryhmät ja neuvoa-antavat elimet
1)Sopimuksen 14 artiklan 4 kohdan mukaisesti sekakomitea voi päättää perustaa tai lakkauttaa asiantuntijatason työryhmän tai neuvoa-antavan elimen. Sekakomitea määrittää kunkin työryhmän tai neuvoa-antavan elimen kokoonpanon ja tehtävät ja voi tarvittaessa muuttaa niitä.
2)Työryhmä tai neuvoa-antava elin osallistuu sekakomitean työhön ja avustaa sitä sen tehtävien suorittamisessa, myös valmistelemalla raportteja tai päätösluonnoksia sekakomitean hyväksyttäväksi, jos sekakomitea on antanut sille tähän valtuutuksen.
3)Työryhmä ja neuvoa-antava elin kokoontuu tarpeen mukaan tehtäviensä suorittamiseksi ja raportoi sekakomitealle.
4)Työryhmän tai neuvoa-antavan elimen perustaminen ja toiminta eivät estä osapuolia saattamasta asiaa suoraan sekakomitean käsiteltäväksi.
5)Sekakomitean työjärjestystä sovelletaan soveltuvin osin sekakomitean perustamiin työryhmiin ja neuvoa-antaviin elimiin.
Sääntö 14
Kielet
1)Sekakomitean virallinen kieli ja työkieli on englanti.
2)Asioiden käsittely sekakomiteassa tapahtuu englanniksi. Kokouksen esityslista, sekakomitealle toimitetut asiakirjat ja kokouksen pöytäkirja laaditaan englanniksi.
3)Sekakomitea tekee päätöksensä englanniksi.
Sääntö 15
Kulut
Kumpikin osapuoli vastaa sille sekakomitean ja perustettujen työryhmien ja neuvoa-antavien elinten kokouksiin osallistumisesta aiheutuvista kuluista.
Kokouksen järjestävä osapuoli vastaa kokouksen järjestelyihin liittyvistä kuluista.
Sääntö 16
Työjärjestyksen muuttaminen
Tätä työjärjestystä voidaan muuttaa osapuolten yhteisellä sopimuksella säännön 11 mukaisesti.
Tehty …
Sekakomitean puolesta
Puheenjohtajat