Vaikutustenarvioinnin tiivistelmä

Vaikutustenarviointi rajatylittävissä siviili- ja rikosoikeudellisissa menettelyissä käytettävästä tietokoneistetusta viestintäjärjestelmästä (e-Justice Communication via Online Data EXchange – e-CODEX-järjestelmä) 

A. Toimenpiteen tarve

Miksi? Mihin ongelmaan puututaan?

e-CODEX on rajatylittävässä oikeudellisessa yhteistyössä käytettävä tietotekninen järjestelmä, jonka avulla käyttäjät, olivatpa he sitten oikeusalan ammattilaisia tai kansalaisia, voivat lähettää ja vastaanottaa asiakirjoja, oikeudellisia lomakkeita, todisteita tai muita tietoja turvallisella tavalla. e-CODEX kehitettiin 21 EU:n jäsenvaltiosta koostuvassa yhteenliittymässä vuosina 2010–2016 EU:n rahoituksella, joka saatiin kilpailukyvyn ja innovoinnin puiteohjelmaan (CIP) kuuluvasta tieto- ja viestintätekniikkaa (TVT) koskevan politiikan tukiohjelmasta. Jäsenvaltiot ovat käyttäneet järjestelmää vapaaehtoispohjalta esimerkiksi eurooppalaisen maksamismääräyksen tai eurooppalaisen vähäisiin vaatimuksiin sovellettavan menettelyn kaltaisissa menettelyissä. Nyt olisi löydettävä ratkaisu järjestelmän asianmukaisen rahoituksen ja kestävyyden varmistamiseksi, jotta voidaan varmistaa järjestelmän ylläpito, kehittäminen ja tuleva laajentaminen muihin oikeudellisiin menettelyihin. Tämä on myös ennakkoedellytys sille, että sellaiset jäsenvaltiot voivat ottaa järjestelmän käyttöön, jotka eivät ole vielä käyttäneet sitä. Komissio on jo kehittämässä e-Evidence Digital Exchange System (eEDES) -järjestelmää, jossa e-CODEX-järjestelmää käytetään viestintäkanavana. Jäsenvaltioiden odotetaan liittyvän eEDES-järjestelmään vuoteen 2021 mennessä. e-CODEX on myös todennäköisin ohjelmistoratkaisu käytettäväksi, kun perustetaan hajautettu tietojärjestelmä asiakirjojen tiedoksiantoa koskevan asetuksen ja todisteiden vastaanottamista koskevan asetuksen yhteydessä. Jos e-CODEX-järjestelmän kestävää hallinnointia ei tarjota, tämä työ sekä kaikki menettelyt, joissa järjestelmää jo käytetään pilottihankkeen yhteydessä, voisivat vaarantua.

Mitä toimenpiteellä on tarkoitus saada aikaan?

Yleisenä tavoitteena on edistää yhteisen vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen tehokasta toimintaa varmistamalla oikeudellisten menettelyjen optimaalinen käyttö. Oikeusviranomaisille räätälöity yhteinen verkkoviestintäjärjestelmä on olennaisen tärkeä tämän tavoitteen saavuttamiseksi. Tarkemmin sanottuna aloitteella pyritään erityisesti ehkäisemään tehottomuutta rajatylittävässä viestinnässä varmistamalla e-CODEX-järjestelmän kestävä ylläpito ja parantamalla tehokkuutta varmistamalla e-CODEX-järjestelmän laajempi käyttö.

Mitä lisäarvoa saadaan toimenpiteen toteuttamisesta EU:n tasolla? 

EU:n tasolla on parhaat mahdollisuudet luoda mekanismi rajat ylittävien tietojen turvallista vaihtoa varten oikeudenkäynneissä, koska siihen tarvitaan yleisesti hyväksytty ratkaisu. EU:n toimien puuttuessa on olemassa riski, että jäsenvaltiot kehittävät itsenäisesti kansallisia järjestelmiä, mikä johtaa järjestelmien puutteelliseen yhteentoimivuuteen. Vaikka ylläpito EU:n tasolla aiheuttaa kustannuksia, se on ainoa tapa saada aikaan yhteentoimiva järjestelmä oikeusviranomaisten välistä rajatylittävää viestintää varten.

B. Ratkaisut

Mitä lainsäädännöllisiä ja muita toimenpidevaihtoehtoja on harkittu? Onko jokin vaihtoehto arvioitu parhaaksi? Miksi? 

Useita sekä lainsäädännöllisiä että muita vaihtoehtoja on harkittu. Joistakin vaihtoehdoista luovuttiin aikaisessa vaiheessa: Erillisen oikeushenkilön perustaminen hylättiin, koska se olisi suhteeton verrattuna sille osoitettaviin rajallisiin tehtäviin. Lisäksi vaihtoehtoisen järjestelmän käyttö tai kehittäminen hylättiin pääasiassa siksi, että nykyinen e-CODEX-ratkaisu osoittautui erittäin tehokkaaksi ja tulokselliseksi niiden menettelyjen osalta, joissa sitä jo käytetään, joten on perusteltua odottaa tuottoa e-CODEXin luomiseen investoidusta 24 miljoonasta eurosta. Lisäksi kaupallinen ratkaisu herättäisi kysymyksiä pitkän aikavälin kestävyydestä ja vaihdettujen tietojen luottamuksellisuudesta ja eheydestä, kun tietoteknisen ratkaisun omistajalla voisi teoriassa olla pääsy ratkaisun kautta siirrettyihin tietoihin. e-CODEX-järjestelmän luovuttamista jäsenvaltiolle tai jäsenvaltioiden yhteenliittymälle ei voitu harkita, koska jäsenvaltiot ovat selvästi torjuneet tämän mahdollisuuden. Ne ovat useissa neuvoston päätelmissä ilmaisseet pitävänsä parempana sitä, että eu-LISA varmistaa e-CODEXin kehittävän ylläpidon.

Näissä olosuhteissa kahta vaihtoehtoa arvioitiin suhteessa perusskenaarioon eli siihen, että säännöllistä ylläpitoa ei tarjota, mikä johtaa e-CODEX-järjestelmän voimassaolon päättymiseen. Näistä vaihtoehdoista parhaana pidettiin e-CODEX-järjestelmän luovuttamista jollekin virastolle. Toista vaihtoehtoa eli sitä, että komissio huolehtisi e-CODEX-järjestelmän ylläpidosta, pidettiin vähemmän suotuisana, koska tällöin olisi vaikeampaa varmistaa jäsenvaltioiden osallistuminen järjestelmän hallinnointiin – mitä jäsenvaltiot pitävät tärkeänä oikeuslaitoksen riippumattomuuden takaamiseksi. Virasto voisi myös olla joustavampi ratkaisu, joka mahdollistaisi sidosryhmien panoksen ottamisen paremmin huomioon. Olemassa olevista virastoista vapauden, turvallisuuden ja oikeuden alueen laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivisesta hallinnoinnista vastaava Euroopan unionin virasto (eu-LISA) on ainoa, jolla on asiaankuuluvaa kokemusta laaja-alaisten tietojärjestelmien operatiivisesta hallinnoinnista, joten e-CODEX-järjestelmän hallinnointi olisi annettava sen tehtäväksi. Jotta voidaan mahdollistaa e-CODEXia koskevan oikeusperustan hyväksyminen ja varmistaa asianmukainen luovutusprosessi, nykyisen jäsenvaltioiden yhteenliittymän tai uuden yksikön olisi jatkettava e-CODEX-järjestelmän ylläpitämistä kaudella 2021–2023.

Mitkä toimijat kannattavat mitäkin vaihtoehtoa? 

Jäsenvaltiot ovat ilmaisseet vahvasti (viimeksi lokakuussa 2020 pidetyn oikeus- ja sisäasioiden neuvoston päätelmissä) pitävänsä e-CODEXin luovuttamista virastolle parempana ja katsovansa eu-LISAn olevan tähän sopivin vaihtoehto.

Euroopan tärkeimpiä oikeusalan ammattijärjestöjä edustavat sidosryhmät ovat myös ilmaisseet tukensa pysyvälle e-CODEX-järjestelmää koskevalle ratkaisulle. Useat alustavaan vaikutustenarviointiin vastanneet sidosryhmät pitävät eu-LISAa sopivimpana tahona hallinnoimaan järjestelmää.

C. Parhaaksi arvioidun vaihtoehdon vaikutukset

Mitkä ovat parhaaksi arvioidun vaihtoehdon hyödyt (jos parhaaksi arvioitua vaihtoehtoa ei ole, päävaihtoehtojen hyödyt)? 

Koska e-CODEX on keskeinen tietotekninen järjestelmä oikeudellisen yhteistyön digitalisoinnissa, se yksinkertaistaa ja nopeuttaa rajatylittäviä oikeudellisia menettelyjä. Tehostamalla rajatylittäviä menettelyjä e-CODEX-järjestelmä edistäisi myös digitaalisten sisämarkkinoiden toiminnan parantamista. e-CODEX-järjestelmän käytöllä olisi myönteinen vaikutus rajatylittävän rikollisuuden torjuntaan, sillä se helpottaisi oikeusviranomaisten välistä yhteistyötä rikosasioissa. Myös kansallisten tuomioistuinten tehokkuus voisi lisääntyä menettelyjen digitalisoinnin myötä.

eu-LISAn kaltaisella EU:n sääntelyvirastolla on valmiudet varmistaa e-CODEX-järjestelmän pitkän aikavälin ylläpito. Virasto voi hyväksyä hallintomenettelyjä, jotka mahdollistavat eri yhteisöjen tarpeiden nopean huomioon ottamisen, mukaan lukien jäsenvaltioiden ja e-CODEXin käyttäjien tarpeet.

Mitkä ovat parhaaksi arvioidun vaihtoehdon kustannukset (jos parhaaksi arvioitua vaihtoehtoa ei ole, päävaihtoehtojen kustannukset)? 

Mitkä ovat vaikutukset yrityksiin, mukaan lukien pk- ja mikroyritykset?

Pk- ja mikroyritykset hyötyvät e-CODEXin mahdollistamasta oikeudellisten menettelyjen digitalisoinnista. Mahdollisuus esittää tuomioistuimille sähköisesti vaatimuksia esimerkiksi eurooppalaista maksamismääräystä koskevassa menettelyssä tai eurooppalaisessa vähäisiin vaatimuksiin sovellettavassa menettelyssä säästää postikuluja ja synnyttää säästöjä tehokkaampien ja lyhyempien menettelyjen ansiosta. Pk-yrityksille (tai muille toimijoille) ei aiheudu lisäkustannuksia e-CODEXin täytäntöönpanosta erityisessä oikeudellisessa menettelyssä.

Kohdistuuko jäsenvaltioiden budjettiin ja julkishallintoon merkittäviä vaikutuksia? 

Odotettavissa on, että kansallisten oikeusviranomaisten kykyyn tehdä yhteistyötä muiden jäsenvaltioiden vastaavien viranomaisten kanssa kohdistuu myönteisiä vaikutuksia. e-CODEX-järjestelmä voisi esimerkiksi helpottaa liikennerikkomuksista määrättyjen maksamattomien sakkojen perimistä ulkomailla asuvilta.

e-CODEXin asentaminen ja käyttö aiheuttaa kustannuksia niille jäsenvaltioille, jotka eivät vielä ole ottaneet sitä käyttöön. Kustannusten ei pitäisi ylittää 80–100 henkilötyöpäivää käyttöönottoa kohti.

Onko toimenpiteellä muita merkittäviä vaikutuksia? Enintään 6 riviä

e-CODEXin kaltaisen tietoteknisen järjestelmän käytön laajentaminen oikeudellisiin menettelyihin voisi säästää luonnonvaroja vähentämällä paperin käyttöä. Myös kuljetuspalvelujen vähäisemmällä käytöllä voisi olla myönteisiä ympäristövaikutuksia. Odotettavissa on myös kansallisen hallinnon digitalisointiin johtavia heijastusvaikutuksia, kun otetaan huomioon, että e-CODEX-ratkaisu voitaisiin ottaa käyttöön myös valtion sisäisissä eikä vain rajatylittävissä tapauksissa.

D. Seuranta

Milloin asiaa tarkastellaan uudelleen? Enintään 4 riviä 

Komissio arvioi kolmen vuoden kuluttua e-CODEXin siirtämisestä eu-LISAlle ja sen jälkeen neljän vuoden välein, missä määrin se on ollut tehokas ratkaisu. Komissio päättää tarvittavista jatkotoimista tämän arvion perusteella.