52003TA1230(03)

Kertomus

Euroopan ympäristökeskuksen tilinpäätöksestä varainhoitovuodelta 2002 sekä keskuksen vastaukset

(2003/C 319/03)

SISÄLLYS

>TAULUKON PAIKKA>

TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIMEN TARKASTUSKERTOMUS

1. Tämä kertomus annetaan Euroopan parlamentille ja neuvostolle neuvoston asetuksen (EY, Euratom) N:o 1605/2002(1) 185 artiklan 2 kohdan mukaisesti.

2. Tilintarkastustuomioistuin tarkasti Euroopan ympäristökeskuksen tilinpäätöksen 31. joulukuuta 2002 päättyneeltä varainhoitovuodelta. Neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/90 14 artiklan mukaisesti talousarvion toteuttamisesta vastasi ympäristökeskuksen toiminnanjohtaja. Hänen vastuualueeseensa kuuluu tilinpäätöksen laatiminen ja esittäminen(2) neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/90 14 artiklassa tarkoitettujen varainhoitoa koskevien sisäisten säännösten mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuimen on tarkastettava nämä tilit Euroopan yhteisön perustamissopimuksen 248 artiklan nojalla.

3. Tilintarkastustuomioistuin on toimittanut tarkastuksensa tarkastusperiaatteidensa ja -standardiensa mukaisesti. Niissä sovelletaan yleisesti hyväksyttyjä kansainvälisiä tarkastusstandardeja yhteisön näkökulmasta. Tilintarkastustuomioistuin on tarkastanut kirjanpitoaineiston ja soveltanut muita tarpeellisiksi katsomiaan tarkastusmenetelmiä. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen avulla riittävän perustan seuraavassa esitettyä kantaa varten.

4. Tilintarkastustuomioistuin sai tarkastuksen perusteella riittävän varmuuden siitä, että 31. joulukuuta 2002 päättyneen varainhoitovuoden tilinpäätös on luotettava ja tilien perustana olevat toimet ovat kaiken kaikkiaan lailliset ja asianmukaiset, kuitenkin kohdissa 12 ja 13 esitetyin varauksin.

HUOMAUTUKSET

Johdanto

5. Keskus perustettiin 7 päivänä toukokuuta 1990 annetulla neuvoston asetuksella (ETY) N:o 1210/90(3). Keskuksen pääasiallisena tehtävänä on koota, laatia ja levittää täsmällisiä, asiaankuuluvia ja luotettavia tietoja ympäristön kehityksen tilasta Euroopassa käsitteen laajassa merkityksessä. Keskuksen toimintaan on alusta alkaen osallistunut myös yhteisön ulkopuolisia maita(4). Keskus hoitaa tehtäväänsä teemakeskusten verkoston avulla, jonka toiminnan rahoittamisesta se vastaa. Keskus julkaisee säännöllisesti kertomuksia ympäristön tilasta.

Talousarvion toteuttaminen

6. Varainhoitovuoden 2002 määrärahojen ja edelliseltä varainhoitovuodelta siirrettyjen määrärahojen toteuttamista kuvataan taulukossa 1.

7. Varainhoitovuoden määrärahat olivat 25,2 miljoonaa euroa, joista sidottiin yhteensä 24,6 miljoonaa euroa ja joista maksettiin yhteensä 18 miljoonaa euroa. Vaikka siirrettyjen määrärahojen osuus on pienentynyt, se on edelleen suuri (7,2 miljoonaa euroa). Sidottujen toimintamäärärahojen osuus on 5,8 miljoonaa euroa eli toisin sanoen melkein 50 prosenttia kaikista toimintamäärärahoista (12,1 miljoonaa euroa). Kuten tilintarkastustuomioistuin on jo korostanut varainhoitovuotta 2001 koskevassa kertomuksessaan(5), keskuksen olisi jatkettava ponnistelujaan arvioidakseen paremmin tekemiensä siirtojen tarpeellisuutta.

8. Keskus hajautti tammikuussa 2002 varainhoitonsa operatiivisille yksiköilleen. Hajauttamisen tarkoituksena on lujittaa operatiivisten yksiköiden hallinnointivalmiuksia, lyhentää määräaikoja ja vähentää tositteiden säilyttämistä useissa eri yksiköissä. Olisi pitänyt toteuttaa toimenpiteitä, jotta varainhoitoyksikkö olisi pystynyt seuraamaan keskuksen toimintaa ja ohjelmia, joiden toteuttamisvastuu on usein jaettu eri yksiköiden kesken.

Tilinpäätös

9. Keskuksen varainhoitovuotta 2002 koskevassa toimintakertomuksessaan julkaisemista tulostilistä ja taseesta esitetään yhteenveto taulukoissa 2 ja 3.

Tilien perustana olevien toimien laillisuus ja asianmukaisuus

10. Toiminnanjohtaja teki 4. maaliskuuta 2002 päätöksen 200000 Tanskan kruunun suuruisen ennakkomaksujärjestelmän perustamisesta; siitä katetaan henkilöstön työmatkoista ja keskuksen järjestämistä kokouksista syntyvät kulut. Ennakkomaksujärjestelmän hallinnointia koskevat yksityiskohtaiset säännöt olisi täsmennettävä ja ennakkomaksujärjestelmä olisi kirjattava varainhoitoasetuksen mukaisesti erilliseen kirjanpitoon. Lisäksi olisi toteutettava toimia ennakkomaksujärjestelmästä aiheutuvien kustannusten ja siihen kohdistuvien riskien vähentämiseksi (näitä syntyy huomattavan suurten käteisvarojen kuljettamisesta).

11. Varainhoitovuosia 1999, 2000 ja 2001 koskevissa vuosikertomuksissaan(6) tilintarkastustuomioistuin on korostanut maksupyyntöjen tueksi esitettyjen tositteiden puutteita. Vuonna 2002 suoritettuja maksuja koskevien asiakirjojen tarkastelussa havaittiin, että tilanteessa ei ole tapahtunut muutosta.

12. Keskus teki 5. helmikuuta 2002 Yhdistyneiden Kansakuntien alaisen viraston kanssa "enimmäismäärältään" 345000 euron arvoisen sopimuksen, jossa sovittiin, että kyseinen summa maksetaan kokonaisuudessaan sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen. Maksumääräystä ei esitetty, sillä varainhoidon valvoja katsoi ennakkomaksun liian suureksi. Sopimus peruttiin, ja se korvattiin viidellä uudella sopimuksella, jotka allekirjoitettiin joulukuussa 2002. Uusien sopimusten nojalla allekirjoittamisen jälkeen on tarkoitus maksaa 95 prosentin ennakkomaksu. Keskuksen valitsema tapa reagoida varainhoidon valvojan tekemän hyväksymismerkintää koskevan kielteisen päätöksen seurauksiin on aivan yhtä tuomittava kuin se käytäntö, jota varainhoidon valvoja ei ollut suostunut katsomaan läpi sormien.

13. Keskus ja kolme muuta elintä perustivat vuonna 1997 Royal Awards Foundationin, jonka tarkoituksena on edistää ympäristöystävällisiä toimia. Kyseinen säätiö toimii keskuksen tiloissa ja käyttää sen laitteita ilmaiseksi. Keskuksen perustamisesta annetussa asetuksessa tai sen varainhoitoasetuksessa ei kuitenkaan säädetä mahdollisuudesta perustaa tällaisia säätiöitä tai myöntää niille minkäänlaista tukea. Keskuksen rahoitusosuus säätiön perustamiskustannuksista on arviolta noin 30000 euroa, ja se myöntää säätiön toimintaan vuosittain noin 34000 euroa.

Moitteeton varainhoito

14. Konsulteille maksetut päiväkohtaiset palkkiot ovat erittäin suuria. Vuonna 2002 keskus maksoi tietotekniikka-alan konsulttiyritykselle yhteensä noin 1,4 miljoonaa euroa eli noin 116000 euroa kuukaudessa, jolla katetaan kahdeksan tai yhdeksän kokopäiväisen konsultin kustannukset. Asiakirjojen tarkastelussa havaittiin, että jotkut näistä konsulteista olivat työskennelleet keskuksessa jo usean vuoden ajan ja huolehtivat vakituiselle henkilöstölle kuuluvista tehtävistä. Taloudellisemman varainhoidon varmistamiseksi keskus voisi harkita sellaisten asiantuntijoiden palkkaamista suoraan, joiden palveluja se tarvitsee lähes jatkuvasti.

Keskuksen tehtävä ja varat

15. Keskuksen perustamisesta annetussa asetuksessa keskuksen tavoitteeksi asetetaan ympäristöä koskevien tietojen toimittaminen komissiolle ja jäsenvaltioille tietyillä ensisijaisilla aloilla. Tämän tavoitteen saavuttamiseksi keskuksen on hoidettava eri tehtäviä ja erityisesti kerättävä ja arvioitava tietoja, levitettävä ympäristöalan toimenpiteiden suunnittelussa ja seurannassa tarvittavia tietoja sekä julkaistava kertomuksia ympäristön tilasta. Tehtävien hoitaminen tapahtuu työohjelman mukaisesti. Ohjelman ja talousarvion yleisen rakenteen sekä tavoitteiden ja tehtävien välillä olisi oltava selvempi yhteys, jotta keskuksen toiminta olisi avoimempaa ja jotta se voisi paremmin seurata ja arvioida hallintonsa tehokkuutta.

16. Teemakeskusten hallinnoitavaksi annetut ohjelmat rahoitetaan useista budjettikohdista, joiden hallinnoinnista ja seurannasta huolehtivat useat tulojen ja menojen hyväksyjät. Kun käytössä on lisäksi useita erilaisia toimien rahoitusmalleja (varainhoitovuoden määrärahat, edelliseltä varainhoitovuodelta siirretyt määrärahat, uudelleen käytettäväksi tarkoitetut määrärahat ja kohdennetut määrärahat), tästä seuraa, ettei eri toimijoilla tai edes varainhoitoyksiköllä (ks. myös kohta 8) ole kokonaiskäsitystä keskuksen toiminnasta. Keskuksen tavoitteiden ja rahoitettujen ohjelmien välille ei siis pystytä luomaan yhteyttä.

Tilintarkastustuomioistuin on hyväksynyt tämän kertomuksen Luxemburgissa 15. ja 16. lokakuuta 2003 pitämässään kokouksessa.

Tilintarkastustuomioistuimen puolesta

Juan Manuel Fabra Vallés

presidentti

(1) EYVL L 248, 16.9.2002, s. 1.

(2) Keskuksen kaikkien tulojen ja menojen lopulliset tilit varainhoitovuodelta 2002 laadittiin 20. elokuuta 2003 ja toimitettiin tilintarkastustuomioistuimelle neuvoston asetuksen (ETY) N:o 1210/90 13 artiklan 3 kohdan mukaisesti. Tilintarkastustuomioistuin sai nämä tilit 6. lokakuuta 2003. Tilinpäätöksen lyhennetty versio esitetään tämän kertomuksen liitteenä olevissa taulukoissa.

(3) EYVL L 120, 11.5.1990.

(4) Islannin, Norjan ja Liechtensteinin lisäksi lähes kaikki ehdokasvaltiot osallistuivat keskuksen toimintaan vuonna 2002.

(5) EYVL C 326, 27.12.2002, s. 18.

(6) EYVL C 373, 27.12.2000, s. 7.

EYVL C 372, 28.12.2001, s. 9.

EYVL C 326, 27.12.2002, s. 17.

Taulukko 1

Euroopan ympäristökeskus - Talousarvion toteuttaminen varainhoitovuonna 2002Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Keskukselta saadut tiedot - Taulukoissa annetaan yhteenveto keskuksen omaan tilinpäätökseen sisältyvistä tiedoista.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Taulukko 2

Euroopan ympäristökeskus - Tulostili varainhoitovuosilta 2002 ja 2001

>TAULUKON PAIKKA>

Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Keskukselta saadut tiedot.

Taulukko 3

Euroopan ympäristökeskus - Tase 31. joulukuuta 2002 ja 31. joulukuuta 2001Huom.

Summissa voi olla pyöristämisestä johtuvia eroja.

Lähde:

Keskukselta saadut tiedot.

>TAULUKON PAIKKA>

>TAULUKON PAIKKA>

Keskuksen vastaukset

7. Siirrettyjen määrärahojen määrät niin absoluuttisina lukuina kuin suhteellisestikin ovat vähentyneet edelliseen vuoteen verrattuna. Euroopan ympäristökeskus pyrkii edelleen vähentämään maksumäärärahojen siirtoja seuraavalle vuodelle.

Olisi huomattava, että mainitusta 7,2 miljoonan euron siirrettyjen määrärahojen summasta 2,2 miljoonaa euroa liittyy Euroopan ympäristökeskuksen hankkeisiin, jotka on rahoitettu sen ja komission välisillä tukisopimuksilla. Näiden hankkeiden talousarvion kattaman ajan määräävät tukisopimuksen ehdot, ja niiden kesto on useimmissa tapauksissa monta vuotta.

Laadunvarmistusmenettelyjen vuoksi lopulliset teemakeskusten sopimuksiin liittyvät maksut maksetaan useimmiten tukea seuraavana vuonna, minkä vuoksi on syytä siirtää maksumäärärahat kyseiselle vuodelle.

8. Euroopan ympäristökeskus tiukentaa parhaillaan vaatimuksiaan hajautetussa arkistointijärjestelmässä ja on ottanut käyttöön yhdenmukaiset normit. Tätä tukevia toimenpiteitä ei ole vielä toteutettu kokonaan, ja ne ovat edelleen ensisijaisena tehtävänä. Niihin sisältyvät rekisterit poikkeuksista, riskeistä ja hankinnoista.

10. Koska Euroopan ympäristökeskus on laajentunut vuodesta 2002 lähtien ja on joukko hankkeita, joissa on mukana asiantuntijoita EU:hun kuulumattomista maista, on tarvetta maksaa EU:n ulkopuolisista maista tuleville kokousten osanottajille etukäteen. Euroopan ympäristökeskus on toteuttanut toimenpiteitä ennakkomaksujen riskien vähentämiseksi ja tutkii mahdollisuuksia lisätoimenpiteiden toteuttamiseksi. Vuoden 2003 tammikuun 1. päivästä lähtien ennakkomaksutiliin liittyvää kirjanpitoa on muutettu tilintarkastustuomioistuimen huomautusten mukaisesti.

11. Ympäristökeskus on tiukentamassa edelleen maksupyyntöjen tositteiden dokumentointia ja kirjaamista ja harkitsee tätä myös arkistoinnin ja postin kirjaamisen järjestelmien yhteydessä.

12. Tulevaisuudessa ennakkomaksujen suhteellista osuutta rajoitetaan. Uuden varainhoitoasetuksen myötä tukisopimukset kansainvälisten elinten kanssa poistetaan vähitellen käytöstä.

13. Vuodesta 2003 lähtien Euroopan ympäristökeskus on laskuttanut kaikki tähän toimintaan liittyvät kustannukset. Säätiön hallitus harkitsee parhaillaan uudestaan, jatkaako säätiö ympäristökeskuksen tiloissa olevien toimistotilojen käyttämistä.

14. Euroopan ympäristökeskus tekee konsulttien kanssa sopimukset avoimen tarjouskilpailun kautta ja markkinahintojen mukaan. Ympäristökeskus tarkistaa konsulttien käyttöään ja ottaa huomioon sekä työn luonteen että pitkän aikavälin tarpeet.

15. ja 16. Ympäristökeskus on tietoinen siitä, että ohjelmien rakenne ei enää ole täysin asianmukainen sellaisena, joksi se on vuosien kuluessa kehittynyt. Uusi työohjelman ja siihen liittyvän talousarvion rakenne otetaan käyttöön 1. tammikuuta 2004. Uusi ohjelma keskittyy selkeisiin tavoitteisiin ja näiden tavoitteiden liittämiseen toimintaan perustuvaan talousarvioon. Tuloksena on selvempi ja johdonmukaisempi rahoituskehys sekä ympäristökeskuksen omalle toiminnalle että teemakeskusten työlle.