52002DC0264

KOMISSION TIEDONANTO - Uudentyyppinen toimisto tukitehtävien ja hallinnollisten tehtävien hoitamiseksi Euroopan komissiossa

KOMISSION TIEDONANTO

Uudentyyppinen toimisto tukitehtävien ja hallinnollisten tehtävien hoitamiseksi Euroopan komissiossa

1. Toimistojen perustamisen syyt

1.1. Laadun ja tehokkuuden lisääminen

1.2. Mahdolliset säästöt

1.3. Mahdolliset riskit

2. Nykyiset toimistotyypit

2.1. Toimielinten yhteiset toimistot

2.2. Komission toimistot

3. Uudentyyppiset toimistot

3.1. Vastuupääperiaate

3.1.1. Hallintoneuvoston ja toimistonjohtajan välisten tehtävien selkeä eriyttäminen

3.1.2. Vastuun jakautuminen hallintoneuvoston, pääosaston ja toimiston kesken

3.1.3. Toimistoille lisää itsenäisyyttä

3.1.4. Valvonta- ja tarkastusjärjestelmä

3.2. Rakenne

3.3. Toimielinten yhteiset toimistot

3.4. Alat, joilla toimistoja voidaan perustaa

PÄÄTELMÄT

JOHDANTO

Komission joulukuussa 1999 antamassa tiedonannossa yhteisön ohjelmien hallinnon ulkoistamista koskevan politiikan yleisperiaatteista [1] ja hallinnonuudistusta koskevassa valkoisessa kirjassa [2] esitetään uusi toimintojen ulkoistamispolitiikka, jonka perusajatuksena on hallinnon keskittyminen ydintehtävien ja -toimien hoitamiseen.

[1] Ulkoistamista koskevan politiikan yleisperiaatteet, SEK(1999) 2051/7.

[2] Komission uudistaminen, KOM(2002)200.

Komissio antoi henkilöresurssien suunnittelu- ja koordinointiryhmälle valtuudet muuntaa nämä periaatteet konkreettisiksi toimenpiteiksi. Ensimmäinen sovelluskohde oli yhteisön ohjelmien hallinnoinnin hallittu ulkoistaminen ja siihen välittömästi liittyen teknisen avun toimistojen lakkauttaminen.

Joulukuussa 2000 komissio esitti parlamentille ja neuvostolle tiedonannon yhteisön ohjelmien hallinnoinnin eriyttämisestä sekä ehdotuksen uudentyyppisiä toimeenpanovirastoja koskevasta puiteasetuksesta [3] . Tämä on komission ulkoistamisstrategian merkittävin uutuus.

[3] Yhteisön ohjelmien hallinnoinnin eriyttäminen sekä uudentyyppisiä toimeenpanovirastoja koskevan puiteasetuksen esittely, KOM(2000)788 lopullinen, 13.12.2000.

Marraskuussa 2001 komissio hyväksyi tiedonannon yhteisön ohjelmien ja toimien hallinnoinnista kansallisten virastojen verkostoissa [4]. Tämä on komission keino ulkoistaa toimintojaan niin, että se siirtää täytäntööpanovastuun sellaisille kansallisille elimille, joilla on valtion takaama julkisen palvelun tehtävä ja jotka toimivat kumppanuusosapuolina tiettyjen yhteisön politiikkojen toteuttamisessa.

[4] KOM(2001) 648

Komissio esittää tiedonannossaan Yhteisön ohjelmien hallinnointi kansallisten virastojen verkostoissa [5] joukon muita tehtäviä kuin yhteisön ohjelmien hallinnointi, jotka voitaisiin ulkoistaa. Näihin sisältyy komission sisäisiin työmenettelyihin liittyviä tehtäviä ja toimielinten yhteisiä toimia. Tätä varten on suunniteltu erillisten hallinnollisten yksiköiden perustamista. Tämän lähestymistavan mukaisesti komissio on hiljattain tehnyt ehdotuksen [6] Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston perustamisesta.

[5] (SEC 2000/200).

[6] KOM (2002) 126 lopullinen.

Ilmaisulla 'toimisto' tarkoitetaan tässä tiedonannossa hallinnollista yksikköä, jonka tarkoituksena on tukea komission muiden yksiköiden ja/tai muiden yhteisön toimielinten toimia. Joissakin tapauksissa ilmaisua 'toimisto' tai 'virasto' on kuitenkin käytetty silloin kun kyseessä on pikemminkin tietty komission yksikkö, joka vastaa tietystä politiikasta; sitä on käytetty myös joissakin erityistilanteissa.

Tässä tiedonannossa kerrotaan uudentyyppisestä tuki- ja hallintotoimistosta. Aluksi esitetään komission toimistojen perustamiseen liittyvät edut ja riskit sekä kartoitetaan ja arvioidaan nykyiset toimistot ja niiden luokittelu.

Uusien toimistojen avulla voitaisiin helpottaa komission uudistukseen liittyvää uudelleenorganisointia. Ne ovat myös asianmukainen väline, jolla voidaan valmistautua aikanaan vahvistuvaan toimielinten väliseen yhteistyöhön yhdistämällä eräitä hallinto- ja tukitehtäviä. Lisäksi uudet toimistot ovat väline, jonka komissio ja/tai muut toimielimet ottavat käyttöön vastatakseen resurssien optimaalisesta käytöstä ja laadukkaasta hallinnosta. Tämä tapahtuu erityisesti luomalla näkyviä asiantuntemuskeskuksia.

Tämän tiedonannon tarkoituksena on luoda puitteet, joissa toimielimen/toimielinten yksiköt voivat vastaisuudessa perustaa näiden toimistojen kaltaisia rakenteita. Se ei vaikuta nykyisten toimistojen asemaan, toimintaan eikä hallintorakenteisiin.

Toiminnalliselta kannalta uudentyyppinen toimisto on selvästi erilainen kuin toimeenpanovirastot. Komissio antaa kyseisille neuvoston asetuksella perustettaville virastoille, joilla on oikeushenkilön asema, yhden tai useamman yhteisön ohjelman hallintoon liittyviä tehtäviä. Niinpä toimeenpanoviraston olemassaolo liittyy tiiviisti ohjelman kestoon. Uudentyyppisille toimistoille annettu toimeksianto liittyy sellaisten tuki- ja hallintotehtävien suorittamiseen, jotka voivat olla pysyviä ja jotka liittyvät jonkin komission yksikön toimenkuvaan.

1. toimistojen perustamisen syyt

Toimistojen perustamisen päätavoitteena on teettää komission nykyisistä yksiköistä erillisillä rakenteilla tehtäviä, jotka eivät liity suoraan komission rooliin perustamissopimusten valvojana tai komission aloiteoikeuteen. Ne komissio haluaa pitää itsellään.

Syyt siihen, miksi hallinto- ja tukitehtävien toteuttaminen siirretään toimistoille, ovat lukuisat ja monisyiset:

1.1. Laadun ja tehokkuuden lisääminen

Toimistojen avulla suoritettujen palvelujen laatu ja/tai tehokkuus lisääntyy seuraavien seikkojen ansiosta:

Suoritettavien palvelujen näkyvyys paranee. Tulosten toivotaan paranevan, kun eri osatekijöihin sovelletaan paremmin kohdistettua ja yhdenmukaistetumpaa lähestymistapaa ja eri toimintaryhmiä hallinnoidaan entistäkin tehokkaammin paremmin määritetyissä, itsenäisemmissä ja toimivammissa rakenteissa. Näin eri alojen politiikkaa ja hallintoa voidaan tuoda lähemmäksi käytäntöä ja kansalaisia, vaikka päätösten teko säilyy komission ja/tai asianmukaisten pääosastojen tehtävänä.

Toiminnallisten tehtävien hajauttaminen. Tämä tavoite saavutetaan määrittelemällä selkeästi toimistojen toimenkuva ja osoittamalla niille omat varat ja talousarvio, joita ne voivat hallinnoida. Tällainen yhdennetty lähestymistapa on yhdenmukainen hiljattain uudelleenlaaditun varainhoitoasetuksen sekä toimintojen ja resurssien yhteensovittamisjärjestelmän (toimintoperusteinen johtaminen ja toimintoperusteinen budjetointi) kanssa. Tässä mielessä toimisto on ympäristö, jossa palvelun tarjoajat voivat toimia vakaalta ja turvalliselta pohjalta. Näin varmistetaan, että toimielimen olennaiset toimintaedellytykset täyttyvät. Toimistonjohtaja voi suunnitella toimintansa paremmin ja tuottaa laadukkaita palveluja toimintarakenteen kautta. Halutun vakaustason saavuttamiseksi on oleellista osoittaa kuhunkin toimintaan tarvittavat henkilöresurssit sekä taloudelliset ja tietotekniikkaan liittyvät resurssit, joita voidaan mukauttaa työympäristön muutosten mukaan. Näin voidaan määritellä alkuvaiheessa tarvittavat resurssit mutta myös mukauttaa toimiston resurssit toimiston palveluja käyttävien tahojen tarpeiden mukaisesti.

Kohdennetulla toiminnalla toimisto voi paremmin mukautua käyttäjien tarpeisiin ja vastata nopeammin niiden pyyntöihin.

1.2. Mahdolliset säästöt

Toimistojen avulla voidaan vuosien mittaan saavuttaa mahdollisia säästöjä, koska:

- tehokkuus lisääntyy, kuten edellä on esitetty,

- parannetusta toimielinten välisestä lähestymistavasta syntyy mittakaavaetuja.

Tavoitteeseen voidaan päästä taloudellisia ja henkilöresursseja yhdistämällä samalla kun hallintoa järkiperäistetään ja menettelytapoja tehostetaan ja johdonmukaistetaan. Tällaisen toimenpiteen toteutuminen riippuu enemmän poliittisesta tahdosta kuin teknisistä ongelmista, jotka voidaan aina ratkaista.

- käytetään uusia sopimussuhteisia toimihenkilöitä ulkopuolisen henkilöstön käyttöä koskevan komission ehdotuksen [7] mukaisesti, Tätä alaa koskevien lopullisten suuntaviivojen mukaan sopimussuhteisia toimihenkilöjä koskevat seuraavat edellytykset:

[7] SEC(2001) 1697/7, 30.10.2001, jakso 3.3 ja liite X.

- heidät palkataan yksityisoikeuden alaan kuuluvin työsopimuksin,

- heillä on erilainen asema kuin ylimääräisillä toimihenkilöillä,

- heitä käytetään vain erityisrakenteissa, joihin myös toimistot kuuluvat,

- he tekevät muita kuin ydintehtäviä, ja

- he työskentelevät aina vakinaisen henkilöstön valvonnassa.

1.3. Mahdolliset riskit

Toimistojen perustamiseen voi liittyä riskejä.

Ensinnäkin kunkin toimiston toimintakustannuksia [8] on pohdittava huolellisesti, jotta ei synny mittakaavahaittoja. Tämän vuoksi toimistojen on oltava riittävän isoja, jolloin erillisestä henkilöstötaulukosta on niille todellista hyötyä. Vähimmäiskoko on määriteltävä tapauskohtaisesti tekemällä kustannushyötyanalyysi sen kynnyksen määrittämiseksi, jonka ylittyessä mahdolliset säästöt kompensoivat mittakaavahaitat. Erityisesti on otettava huomioon toiminnan johdonmukaisuus sen yksikön (tai toimielimen) kanssa, johon toimistot liittyvät. Tämän vuoksi ehdotetaan perustettavaksi valvovia hallintoneuvostoja.

[8] Lähinnä henkilöresurssit sekä taloudelliset ja tietotekniikkaan liittyvät resurssit.

2. Nykyiset toimistotyypit

Ilmaisua 'toimisto' tai 'virasto' käytetään nykyisin kuvaamaan useita eri tilanteisiin vastaavia rakenteita, joiden asemaan, toimintaan tai hallintoon tässä tiedonannossa määritelty uudentyyppinen toimisto ei vaikuta.

On kolmentyyppisiä toimistoja: toimielinten yhteiset toimistot (julkaisutoimisto ja tuore Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimisto), ns. komission sisäiset toimistot ja Euroopan petostentorjuntaviraston (OLAF ) kaltaiset toimistot. Viimeksi mainitun toimistotyypin ominaispiirteet johtuvat sen erityisestä tehtävästä ja toimintaympäristöstä, minkä vuoksi sen mallia ei välttämättä voida soveltaa muihin toimistoihin. Sitä ei siis tarkemmin analysoida.

Toimistojen yhteiset piirteet ovat seuraavat:

* Toimistot eivät ole oikeushenkilö. Vaikka niille voidaan perustamissäädöksissä antaa tietyt oikeudelliset toimintavaltuudet (esim. sopimusten tekeminen), ne eivät ole yhteisön erillisvirastojen kaltaisia oikeushenkilöitä.

* Päin vastoin kuin erillisviraston, toimiston perustaminen on toimielimen/toimielinten organisatorinen toimi, joka saa virallisen muotonsa komission päätöksenä (tai toimielinten yhteisenä päätöksenä silloin kun kyseessä on toimielinten yhteinen toimisto).

* Nykyisten komission erillisvirastojen henkilöstön toimet sisältyvät komission henkilöstötaulukkoon.

* Henkilöstösääntöjen mukaisesti toimistoihin palkattavat henkilöstötyypit ovat pääosin samat kuin toimielimissä. Tulevaisuudessa toimistoissa - päin vastoin kuin komission yksiköissä - sallitaan käytettävän uusia sopimussuhteisia toimihenkilöitä.

* Nykyisten säännösten mukaan nimittävän viranomaisen toimivalta voidaan siirtää, mutta sen aste vaihtelee toimiston perussäännön mukaan.

2.1. Toimielinten yhteiset toimistot

Toimielinten yhteinen toimisto on yksikkö, joka ei ole minkään toimielimen olennainen osa ja jonka tarkoituksena on suorittaa useille tai kaikille toimielimille yhteisiä tehtäviä. Kun tällaiset tehtävät annetaan toimiston suoritettavaksi, etuja ovat taitotiedon keskittyminen, mittakaavaedut (erityisesti pienemmille yksiköille) ja johdonmukainen käytäntö kaikissa toimielimissä.

Toimielinten yhteisellä toimistolla on komission hallintobudjetissa (osa A) erillinen budjettikohta. Sillä on myös budjettivallan käyttäjän hyväksymä erillinen henkilöstötaulukko. Vuodesta 2004 sovellettavassa toimintoperusteisessa budjetoinnissa sille ehdotetaan momenttia ja alamomentteja komission hallintomäärärahoja koskevassa kohdassa; sillä tulee olemaan myös erillinen henkilöstötaulukko sekä tulojen ja menojen jakautumista koskeva liite.

Toimielinten välisen toimiston perustamista koskeva päätös on asianomaisten toimielinten yhteinen päätös.

Esimerkiksi julkaisutoimistoa, joka on toimielinten yhteinen toimisto, koskevassa perusasetuksessa säädetään, että komissio toimii sen nimittävänä viranomaisena yhdessä hallintoneuvoston kanssa. Periaatteessa hallintoneuvosto ei voi toimia nimittävänä viranomaisena, kun kyseessä on johtajan nimittäminen. Komissiolla on henkilöstöasioissa nimittävänä viranomaisena valtuudet siirtää toimivalta toimistonjohtajalle.

Toimielinten yhteisen toimiston johdossa on johtaja, ja sitä valvoo hallintoneuvosto, jolle johtaja on vastuussa.

Toimielinten yhteisen toimiston on vahvistettava omat henkilöstöpolitiikkaa koskevat sääntönsä, joiden on aina oltava henkilöstösääntöjen mukaiset.

Toimielinten yhteinen toimisto tekee sopimuksia toimielinten puolesta. Tämän vuoksi osapuolena niistä johtuvissa tuomioistuinmenettelyissä ei ole toimisto vaan asianomainen toimielin. Tämän vuoksi toimielinten yhteisen toimiston oikeudellisesta edustuksesta ei ole tähän mennessä syntynyt ongelmia.

2.2. Komission toimistot

Komission sisäiset toimistot ovat komission toimialoja, jotka kuitenkin eräin osin eroavat pääosastoista. Nämä toimistot ovat joko täysin riippumattomia ylemmästä hallinnollisesta yksiköstä ja raportoivat suoraan komissaarille (humanitaarisen avun toimisto (ECHO)) tai hallintoneuvostolle (Europe Aid -yhteistyötoimisto (AIDCO), tai ne voivat olla osa pääosastoa (elintarvike- ja eläinlääkintätoimisto). Jälkimmäistä tapausta ei tässä käsitellä muiden toimistojen kanssa, koska oikeudellisesti elintarvike- ja eläinlääkintätoimisto on terveys- ja kuluttaja-asioiden pääosasto, joka ei poikkea muista komission pääosastoista.

Komission ns. standarditoimistot ovat tähän asti kuuluneet komissiota koskevaan talousarvion pääluokkaan, eli niiden henkilöstön palkat maksetaan mainitun pääluokan osasta A ja niiden toimintamäärärahojen budjettikohta kuuluu mainitun pääluokan osaan B. Näin komissiolla on mahdollisuus myöntää määrärahoja sisäisin organisaatiomenettelyin ensisijaisten tavoitteidensa mukaisesti.

Toimiston perustaminen on toimielimen organisatorinen toimi, joka saa virallisen muotonsa komission päätöksenä.

Toimistolla on johtaja. Nykyisten komission toimistojen johtajilla on toiminnallisesti (mutta palkkaluokka ei välttämättä ole sama) pääjohtajan toimea vastaava toimi eli he ovat vastuussa komissaarille.

Nimittävänä viranomaisena toimii komissio, ja toimivallan siirtämistä koskevia sääntöjä sovelletaan. Henkilöstöasioissa nimittävän viranomaisen toimivalta on komissiolla, jolla on myös toimivalta tehdä sopimuksia. Nämä toimivallat on kuitenkin siirretty toimistonjohtajalle.

Komission toimistojen sisäiset täytäntöönpanosäännöt ovat samat kuin komissiolla.

Tuomioistuinmenettelyssä komission toimistoa edustaa oikeudellinen yksikkö.

3. Uudentyyppiset toimistot

Uudentyyppisiä komission toimistoja on mahdollista perustaa viimeaikaisen ja tulevan kehityksen ansiosta: on tehty ehdotus ulkopuoliseen henkilöstöön sovellettavista uusista säännöistä ja varainhoitoasetus on laadittu uudelleen.

Jäljempänä ehdotettu uudentyyppinen komission toimisto voidaan nähdä joko omana tavoitteenaan tai ensimmäisenä askeleena kohti toimielinten yhteistä toimistoa.

3.1. Vastuupääperiaate

3.1.1. Hallintoneuvoston ja toimistonjohtajan välisten tehtävien selkeä eriyttäminen

Komission kollegio määrittää aluksi eri hallintoneuvostojen tehtävät ja vahvistaa toimistojen toiminta-ajatukset. Hallintoneuvosto määrittää toimistonjohtajan tehtävät ja toimiston työohjelman siten, että johtaja voi suorittaa tehtävänsä kantaen täyden vastuun toimistaan ja itsenäisesti toimien. Hallintoneuvosto kokoontuu säännöllisesti tekemään työohjelman toteuttamista koskevia päätöksiä; se myös valvoo toimiston toimintaa. Hallintoneuvosto ei sekaannu juoksevien asioiden hoitoon - se on toimistonjohtajan vastuulla.

3.1.2. Vastuun jakautuminen hallintoneuvoston, pääosaston ja toimiston kesken

- Periaatteellisten tai perustavaa laatua olevien päätösten teko on alasta riippuen komission kollegion vastuulla. Kun kyse on toimielinten yhteisestä toimistosta, kullakin toimielimellä on oma vastuualansa.

- Kaikki lainsäädäntöön liittyvät päätökset (kuten henkilöstösääntöihin liittyvät asiat tai tiettyä politiikkaa koskevat direktiivit) tekee komissio asianomaista toimistoa kuultuaan.

Edellä mainitut päätökset valmistellaan pääosastossa yhteistyössä toimistojen kanssa.

- Menettelytapapäätösten täytäntöönpanoa koskevien päätösten teko siirretään toimistojen tehtäväksi. Toimistonjohtaja voi tarvittaessa neuvotella hallintoneuvoston kanssa.

- Hallintoneuvoston toiminnan johdonmukaisuus ja sen valtuudet taataan määritellyn toimenkuvan ja komission kollegion siirtämän toimivallan avulla. Tätä varten kunkin hallintoneuvoston puheenjohtaja raportoi asianomaiselle komissaarille työohjelman täytäntöönpanosta.

3.1.3. Toimistoille lisää itsenäisyyttä

Yksi hallinnollisten uudistusten periaatteista on lisätä henkilökohtaista vastuuta joka tasolla. Se edellyttää, että jokaisella toimistolla on enemmän hallinnollista itsenäisyyttä ja toimiston tehtävien toteuttamiseksi tarvittavat resurssit (henkilöresurssit, taloudelliset ja tietotekniikkaan liittyvät resurssit jne.), jotka myönnetään toimistolle vuosittaisessa talousarviomenettelyssä. Tässä tarkoituksessa toimistoilla olisi valta tehdä päätöksiä ja hallinnoida, koska uudelleenlaaditun varainhoitoasetuksen [9] perusteella:

[9] V osasto

- määrärahat katetaan komissiota koskevassa pääluokassa olevasta erillisestä budjettikohdasta, ja ne eritellään kyseisen pääluokan liitteessä,

- liitteessä esitetään tulot ja menot eriteltyinä samaan tapaan kuin pääluokissa,

- komission henkilöstötaulukkoon liitetään erillinen henkilöstötaulukko,

- toimistonjohtajalla on oikeus päättää määrärahojen siirroista liitteessä esitettyjen budjettikohtien välillä,

- toimistonjohtaja toimii nimittävänä viranomaisena.

Kuten jaksossa 2.1.2 esitetään, vuodesta 2004 sovellettavassa toimintoperusteisessa budjetoinnissa sille ehdotetaan momenttia ja alamomentteja komission hallintomäärärahoja koskevassa kohdassa; sillä tulee olemaan myös erillinen henkilöstötaulukko sekä tulojen ja menojen jakautumista koskeva liite.

3.1.4. Valvonta- ja tarkastusjärjestelmä

Kaikkiin toimistoihin on sovellettava samoja hallinnollisen uudistuksen perustana olevia periaatteita.

- Toimistonjohtaja toimii tulojen ja menojen hyväksyjänä siirrettyä toimivaltaa käyttäen, minkä vuoksi hänen olisi annettava sama virallinen vakuutus kuin pääjohtajan tai toimialajohtajan, jotta hänen harjoittamastaan resurssien moitteettomasta hallinnosta saadaan riittävä varmuus.

- Yleisen uudistusprosessin mukaisesti toimistonjohtajan velvollisuuksiin kuuluu asianmukaisten sisäisten valvonta- ja tarkastusmekanismien käyttöönottaminen.

- Sisäisen tarkastuksen toimialalla on toimivalta tarkastaa toimistojen tilit. Jokaiselle toimistolle voidaan ottaa käyttöön oma sisäisen tarkastuksen järjestelmänsä tai kaikille toimistoille yhteinen yksikkö. OLAFilla on pääsy uusien toimistojen tietoihin.

3.2. Rakenne

1) Toimistot kuuluvat komission poliittiseen toimivaltaan.

2) Kunkin toimiston toimintaa valvoo hallintoneuvosto, jonka komission kollegio nimittää. Hallintoneuvoston tehtävänä on varmistaa toimistojen valvonta laatimalla toimiston työohjelma ja määrittelemällä kunkin toimistonjohtajan toiminta-ajatus sekä arvioimalla hyväksytyn työohjelman täytäntöönpano vuosittaisessa hallintokertomuksessa.

3) Kunkin hallintoneuvoston puheenjohtajana toimii sen pääosaston pääjohtaja, jolle toimisto raportoi toiminnastaan, ja sen muodostavat tarvittaessa kyseessä olevaan politiikkaan ja sen täytäntöönpanoresursseihin liittyvät pääosastot, toimiston palveluja käyttävät pääosastot ja muut yksiköt. Asianomainen pääosasto huolehtii hallintoneuvoston sihteeristöstä.

4) Toimistonjohtaja on palkkaluokkaan A2 kuuluva virkamies; toimiston koosta riippuen hän voi olla myös palkkaluokkaan A1 kuuluva virkamies. Toimistonjohtajan on myös toimittava sellaisten sisäisten elinten ja työryhmien puheenjohtajana, joiden tehtävänä on koordinoida tietyn politiikan toteuttamiseen osallistuvien tahojen toimintaa.

5) Toimistolla on oltava yhteysrakenne pääosaston kanssa politiikan suuntaviivojen johdonmukaisuuden varmistamiseksi toimiston tehtäviin liittyvällä toiminta-alalla. Tämä yhteysrakenne vastaa myös toimiston tehtävien seurannasta ja auttaa hallintoneuvostoa valmistelemaan niitä.

3.3. Toimielinten yhteiset toimistot

Edellisissä jaksoissa esitetty uudentyyppinen toimisto on komission toimiston tyyppinen.

Kuten edellä todetaan, komission toimisto perustetaan joko omana tavoitteenaan tai ensimmäisenä askeleena kohti pysyvää toimielinten yhteistä toimistoa. Syynä kaksivaiheiseen lähestymistapaan on se, että toimistoon mahdollisesti osallistuvilla muilla toimielimillä on erilaiset kiinnostuksenasteet ja tarpeet. Jotkut ovat toisia kiinnostuneempia; lisäksi halutut toimivallan ja tehtävien siirtämisen tasot vaihtelevat. On melko epätodennäköistä, että toimiston perustamista varten saadaan kaikkien toimielinten hyväksyntä.

Toimielinten yhteinen toimisto syntyisi komission toimiston luonnollisen kehityksen myötä. Lopullisessa muodossaan toimielinten yhteinen toimisto olisi hyvin paljon julkaisutoimiston ja Euroopan yhteisöjen henkilöstövalintatoimiston kaltainen. Edellä jaksoissa 3.1 ja 3.2 olevia ehdotuksia olisi mukautettava ehdotettujen rakenteiden muuttamiseksi toimielinten yhteisiksi.

3.4. Alat, joilla toimistoja voidaan perustaa

Kun tehtäviä on siirretty toimistoille, alat joilla ne voivat antaa hallinnollista tukea komission yksiköille, voivat kehittyä ja laajentua. Kehitys voi laajentua myös muihin toimielimiin.

Toiminta-alat, joille toimistoja voidaan perustaa, esitetään tiedonannossa, joka on annettu uusien rakenteiden luomisesta nykyisin henkilöstön ja hallinnon pääosaston vastuulla olevien hallinnollisten tehtävien suorittamiselle [10].

[10] (SEC 2002/618).

Tässä tiedonannossa ehdotetaan erityisesti sellaisten toimistojen perustamista, jotka vastaavat henkilöstön yksittäisten palkkio-oikeuksien määrittelystä, laskemisesta ja maksamisesta (palkkatoimisto) tai kaikista kiinteistöpolitiikkaan ja toimistotilojen hoitoon liittyvistä toiminnoista (infrastruktuuri- ja logistiikkatoimisto).

PÄÄTELMÄT

Tässä tiedonannossa on esitetty toimintojen eriyttämistä käsittelevän suunnittelu- ja koordinointiryhmän tekemän toimistoja koskevan analyysin tulokset. Siinä on korostettu tärkeimpiä etuja, jotka komission toimistojen perustamisesta saataisiin, sekä mahdollisia siihen liittyviä riskitekijöitä. Aluksi on esitetty nykytilanne komissiossa ja toimielinten välillä.

Näin ollen ehdotetaan uudentyyppisen toimiston perustamista. Näin noudatettaisiin ja hyödynnettäisiin komission ulkopuolista henkilöstöä koskevien päätösten sekä uudelleenlaaditun varainhoitoasetuksen tarjoamia mahdollisuuksia.

Ensimmäiset toimet tällaisten uudentyyppisten toimistojen perustamiseksi on jo aloitettu tässä tiedonannossa esitettyjä periaatteita täysin noudattaen.