52006DC0358

[pic] | EUROOPA ÜHENDUSTE KOMISJON |

Brüssel, 04.07.2006

KOM(2006) 358 lõplik

KOMISJONI TEATIS

EDUARUANNE EUROOPA KOMISJONI RAAMATUPIDAMISSÜSTEEMI AJAKOHASTAMISE KOHTA 31. MÄRTSI 2006. AASTA SEISUGA

SISUKORD

KOMISJONI TEATIS EDUARUANNE EUROOPA KOMISJONI RAAMATUPIDAMISSÜSTEEMI AJAKOHASTAMISE KOHTA 31. MÄRTSI 2006. AASTA SEISUGA 1

1. Sissejuhatus 4

2. Kokkuvõte rakendamisest 31. märtsi 2006. aasta seisuga 4

3. Ajakohastatud raamatupidamisarvestuse rakendamine komisjoni talitustes 5

3.1. 2005. eelarveaasta raamatupidamisaruannete ja algbilansside koostamine 5

3.2. Laenutegevus 6

3.3. Koolitus 6

3.4. Konsolideerimine 7

3.5. Eelarveaasta vahetumine 7

4. Kontrollikeskkond ja kohalike süsteemide kinnitamine 8

4.1. Teabevahetus ja raamatupidamise kvaliteet 8

4.2. Kohalike süsteemide kinnitamine 8

5. Infotehnoloogilised arendused üldeelarve jaoks 9

6. ABACi rakendamine teistes institutsioonides ja asutustes 10

7. ABAC delegatsioonidele 10

8. Euroopa Arengufond 11

9. Edasine areng 12

10. Kokkuvõte 12

I LISA: INTEGREERITUD TEGEVUSKAVA, 31. MÄRTS 2006 13

II lisa: Süsteemi turvalisus ja sünkroonimine 18

SISSEJUHATUS

31. märtsil 2006 edastas komisjoni peaarvepidaja Euroopa Kontrollikojale Euroopa ühenduste esimese esialgse raamatupidamisaruande, mis koostati kooskõlas rahvusvaheliselt tunnustatud raamatupidamisstandarditega. Lisaks sellele, et komisjon seeläbi avaliku sektori asutuste esirinda tõusis, näitas ta ka eelarve kinnitamise eest vastutavatele institutsioonidele oma soovi vastutada täielikult talle usaldatud maksumaksja raha kasutamise eest.

See aruanne on kõigi komisjoni talituste ning muude institutsioonide ja asutuste kolme aasta intensiivse töö tulemus.

- Töötati välja ühenduse tegevuse jaoks sobivad raamatupidamiseeskirjad, mis on kooskõlas rahvusvaheliste raamatupidamisstandardite ja asjakohaste raamatupidamisjuhenditega.

- Töötati välja uusi raamatupidamisnõudeid toetavad IT-süsteemid.

- Iga komisjoni talitus kohandas oma haldus- ja finantsmenetlusi tekkepõhise arvestuse võimaldamiseks nii, et kõik raamatupidamissündmused kirjendatakse nende toimumisel, mitte alles maksete laekumisel või teostamisel või üksnes aasta lõpul.

- Määrati kindlaks esimese tekkepõhise arvestusperioodi algbilansid.

Kogu töö lõpetati õigel ajal 2005. aasta jaanuaris, mille tulemusel oli võimalik eelarveaastat 2005 alustada õigel alusel. Alates 2005. aasta jaanuarist on:

- algbilansid kontrollitud ja eelarvevahendeid käsutavad osakonnad need kinnitanud;

- kõik talitused arvestanud iga aasta alguse ja lõpu seisuga maksmisele kuuluvad summad;

- komisjoni peaarvepidaja läbi vaadanud kõikide osakondade süsteemid, et olla kindel, et need on võimelised kirjendama ja edastama nõutavaid raamatupidamisandmeid;

- ette valmistatud komisjoni raamatupidamisaruanded ja need konsolideeritud teiste X institutsioonide ja Y asutuste aruannetega.

Seega esitas komisjon finantsmäärusega kehtestatud tähtajal raamatupidamisaruanded, mis vastavad kõigis olulistes aspektides rahvusvahelistele standarditele, ning pidas kinni Euroopa Parlamendile ja nõukogule antud lubadusest anda aru kõnealuse eesmärgi (mida Euroopa Parlament ja nõukogu pidasid eriti suurejooniliseks) suunas liikumisest[1].

Töö ei ole siiski lõpule jõudnud. Kõigi raamatupidamisstandardite täieliku järgimise saavutamine on protsess, mille lõpule jõudmiseni läheb veel aega. Komisjoni välisdelegatsioonide avansikontod tuleb ühendada keskse raamatupidamissüsteemiga ja Euroopa Arengufond peab hakkama kasutama ajakohastatud IT-süsteemi. Viivitused on tingitud uute süsteemide juurutamise ja hajusalt paiknevate talituste töötajate väljaõpetamisega seotud raskustest. Viivitustel ei ole arvepidamisele olulist mõju.

Kahe peadirektoraadi süsteeme on vaja parandada, enne kui need kinnitada saab. Olulisi vigu leiti vähemalt ühe peadirektoraadi esitatud andmetes ning tal paluti esitada uued parandatud andmed. Hoolimata komisjoni poolt algbilansside ja tehtud kulutuste kontrollimiseks ning ülekontrollimiseks tehtud pingutustest, leiab kontrollikoda tõenäoliselt veel vigu, mis tuleks võimalusel parandada lõplikes aruannetes, mille tähtaeg on 31. juuli 2006. Vigade esinemise riski suurendab kvalifitseeritud raamatupidajate puudus komisjonis nii laiaulatusliku reformi kiireks elluviimiseks, mõnedes talitustes ette tulnud viivitused, mis põhjustavad kiirustamist, ning viivitused mõnede IT-süsteemi raamatupidamis- ja aruandlusvahendite väljatöötamisel ning dokumentatsiooni ja koolituskursuste ajakohastamisel.

Kokkuvõte rakendamisest 31. märtsi 2006. AASTA SEISUGA

EUROOPA KOMISJONI UUELE RAAMATUPIDAMISSÜSTEEMILE ÜLEMINEK ON SENI OLNUD EDUKAS. KOMISJON LÄKS 1. JAANUARIL 2005 KASSAPÕHISELT ARVESTUSELT ÜLE TEKKEPÕHISELE, MIS ON JUBA PRAEGU ANDNUD KOMISJONILE PAREMA ÜLEVAATE SELLE IGAPÄEVASTEST RAHAASJADEST NING PAKUB KA ENAM FINANTSTEAVET. TEKKEPÕHIST RAAMATUPIDAMISSÜSTEEMI ARENDATI EDASI KOGU 2005. AASTA VÄLTEL NING SEE TÖÖ JÄTKUB 2006. JA 2007. AASTAL, ET sellega liita järk-järgult Euroopa Arengufond, delegatsioonid, asutused ja ühtne andmebaas.

Aastateks 2005 ja 2006 töötati välja üksikasjalik tegevuskava, mida on eelnevate kogemuste põhjal kohandatud ja laiendatud. Lisas on graafiliselt esitatud kavad aastateks 2006 ja 2007. Esialgses kavas alahinnati paljude infotehnoloogiliste arenduste valmimiseks vajalikku tööd, mis tähendas, et mõned ülesannete töögraafikuid tuli ümber teha. Praegu veel töös olevad põhilised raamatupidamisprojektid on ABAC-EAF (tekkepõhine raamatupidamine Euroopa Arengufondi jaoks) ja ABAC delegatsioonidele, mis peavad praeguse kava kohaselt olema kasutusvalmis 2007. (delegatsioonides) ja 2008. (EAF) eelarveaasta alguseks. Käesolevas teatises tutvustatakse peamiseid 2005. aasta jooksul esilekerkinud probleeme.

Komisjoni peaarvepidaja on esitanud kontrollikojale 2005. aasta esialgsed raamatupidamisaruanded – esimesed, mis on koostatud tekkepõhiselt. Lõplikud aruanded peab komisjon heaks kiitma 31. juuliks 2006. Kõik peadirektoraadid ja talitused on selle esimese aasta algbilansside koostamisel, nende kontrollimisel ja nendes vajalike paranduste tegemisel ning nendesse kantavate kulude hindamisel eelarveaasta alguses ja lõpus ühtsetel alustel teinud märkimisväärseid pingutusi. Andmete kontrollimine jätkub kuni lõplike raamatupidamiskontode sulgemiseni, mõnda aruannet tuleb veel üldise raamatupidamisarvestusega sobitada ja ühel peadirektoraadil on palutud oma prognoosid ümber teha. Neist pingutustest hoolimata on töö mahtu, uute menetluste vähest tundmist talitustes ning kvalifitseeritud ja koolitatud töötajate vähesust arvesse võttes olemas oht, et vead ja puudused jäävad sisse ka lõplikesse aruannetesse.

Kontrollikoja tähelepanu on juhitud mõnedele raamatupidamisprobleemidele, mis on eelkõige seotud institutsioonidega, kes oleks pidanud olema liidetud EÜ konsolideeritud aruannetega, kuid ei ole sellega veel nõustunud, ning nende summade avalikustamisega, mida nõutakse liikmesriikidelt EÜ olemasolevate kohustuste katmiseks .

Ajakohastatud raamatupidamisarvestuse rakendamine komisjoni talitustes

2005. eelarveaasta raamatupidamisaruannete ja algbilansside koostamine

Määrati kindlaks uued aruandlusnõuded 2005. aasta raamatupidamisaruannete jaoks ning valmistati ette raamatupidamismenetlused 2005. aasta kontode sulgemiseks ja aruannete koostamiseks. Esialgsed aastaaruanded esitati 31. märtsil, s.t finantsmäärusega sätestatud kuupäeval.

Algbilansside kindlaksmääramiseks laeti 2005. aasta jaanuaris kesksesse raamatupidamissüsteemi põhimõtteliselt kogu tekkepõhiseks arvestuseks vajalik teave; see sisaldas üle 7000 arve või kulunõude, 30 000 eelmakse kirjet, 92 000 vara ja 3100 tagatist. Igal talitusel paluti 1. maiks 2005 sisestatud andmete õigsust kontrollida ning juulis 2005 pidid kõik peadirektorid ja talituste juhid oma algbilansid ametlikult kinnitama. Kõik peadirektorid kinnitasid pärast kontrollimist oma arvud, kuid taotlesid andmete kvaliteedi parandamise eesmärgil mõnede paranduste tegemist. Viimane kinnitus saadi jaanuaris 2006.

Kontrollikojale edastati arvete ja eelmaksete kohta sisestatud andmed veebruaris 2005 ning peadirektoraatide esitatud bilansid pärast nende kinnitamisele saatmist juulis 2005. Kontrollikojal on keskse raamatupidamissüsteemi loomisest alates olnud juurdepääs kõigile seal olevatele andmetele.

2005. aastal oli suurim töö uuele süsteemile üleminekul algbilansi kinnitamine 1. jaanuari 2005. aasta seisuga; see osutus nii eelarve peadirektoraadi kui ka kõigi talituste jaoks vaevanõudvaks ülesandeks. 16. augustil 2005 saadeti peadirektoraatidele juhendid makse saajate poolt veel esitamata EÜ rahastamistaotluste väärtuse hindamiseks; seda tehti pärast nendega konsulteerimist sellise hindamise kõige kohasemate aluste suhtes. 31. jaanuariks oli viimane peadirektoraat töötanud välja oma meetodid ja sulgemiskirjendid algbilansi koostamiseks ning 17. märtsiks oli viimane peadirektoraat esitanud aastalõpu sulgemiskirjendite jaoks vajaliku teabe. Eelarve peadirektoraat on andmete kvaliteedi tagamiseks need üle vaadanud ja kontrollinud nende ühtsust. Enne lõplike aruannete kinnitamist 31. juulil 2006 tuleb veel teha mõningaid parandusi, eriti ühe peadirektoraadi puhul, kellel palutakse teha uued sulgemisarvestused.

Kuigi kõik peadirektoraadid tegid ära neilt nõutud töö, tuli ette märkimisväärseid viivitusi, nagu näitab tabel 1. Need on tingitud lühikese aja jooksul tekkepõhisele arvestusele ülemineku ning kõigile talitustele õigeaegselt IT-vahendite ja koolituse andmise keerukusest.

Tabel 1

Teave rahastamiskontode kohta

Andmete taotlemise kuupäev | Vastuste saatmise tähtaeg | Õigeaeg-selt vastanud peadirektoraadid | Kuni ühekuulise hilinemisega vastanud | Enam kui ühekuulise hilinemisega vastanud | Viimased vastused | Viimaste lisakirjete taotlemine |

Esialgsed andmed | Lõplik versioon |

Algbilansside kontrollimine | 24.1.2005 | 31.3.2005* |

Algbilansside kinnitamine | 29.7.2005 | 15.9.2005 | 23 | 12 | 6 | 24.1.2006 | 10.3.2006** |

Sulgemine (algbilanss) 1.1.2005 | 16.8.2005 | 14.10.2005 | 6 | 15 | 9 | 23.2.2006 | 17.3.2006 |

Sulgemine 31.12.2005 | 4.10.2005 | 31.1.2006 | 18 | 21 | 1 | 13.3.2006 | 17.3.2006 |

* Tähtaeg näitab üles laetud arvete ja eelmakseid käsitlevate andmete automaatseks parandamiseks ette nähtud aega. Ametlikku kinnitust sel kuupäeval ei nõutud.

** Ka pärast kinnituse saatmist taotlesid mitu peadirektoraati täiendavate paranduste tegemist algbilansis.

Konsolideeritud arvestuse puhul esitasid muud institutsioonid ja asutused küsitud andmed üldiselt tähtaegselt. Erandiks on kaks institutsiooni, kes ei esitanud oma rahavoogude aruannet, ning kolm asutust, kes arvasid, et neid ei peaks konsolideeritud arvestusse kaasama, kuna finantsmäärus sellist väljajätmist lubab (kahe asutuse puhul), või seetõttu, et neid ei kontrolli Euroopa Ühendus (ühine ravikindlustusskeem). Enne lõplike aruannete kinnitamist tuleb need küsimused lahendada.

Esialgsed aruanded näitavad, et EÜ kohustused ületavad EÜ varasid umbes 62 miljardi euro võrra. See tuleneb asjaolust, et ühenduse tulud nõutakse sisse alles siis, kui kohustuste täitmise tähtaeg käes on. Suurimad kohustused on seotud töötajate pensionitega (32 miljardit eurot) ning Euroopa Põllumajanduse Arendus- ja Tagatisfondi tagatisrahastust taotletavate summadega (47 miljardit eurot). Kuna liikmesriikide kohustuste esitamise kohta selles kontekstis rahvusvahelisi standardeid ei ole, koostatakse aruannete lõplikud versioonid kontrollikoja märkusi arvestades.

Laenutegevus

Komisjoni eelarveväline laenutegevus registreeriti senini majanduse ja rahanduse peadirektoraadi IT-süsteemis Globus. 2005. aasta jooksul viidi need andmed üle komisjoni kesksüsteemi (SAP/CFM ja FM). Mõned rahastamisvahendid laeti uude süsteemi üles 2005. aasta juulis ning ülejäänud novembris. Aruandlusfunktsioone veel viimistletakse. Selleks et keskne IT-süsteem suudaks genereerida rahvusvaheliste standarditega täielikult kooskõlas olevaid aruandeid, tuleb seda ajakohastada. See on kavas 2006. aasta teises kvartalis.

Koolitus

Koolituse valdkonnas olid 2005. aasta suurimad saavutused:

- tekkepõhise raamatupidamise intensiivkoolituse lõpulejõudmine, mis võimaldas 2004. aasta oktoobrist kuni 2005. aasta juunini koolitada enam kui 7000 inimest;

- tekkepõhise arvestuse kasutamise kursuste pidev ajakohastamine, et süsteemis tehtavaid muudatusi arvesse võtta ja kursuste kvaliteeti parandada. Rahulolu kursustega suurenes 79%-lt 2004. aastal 90%-ni 2005. aastal. Peadirektoraatide soovile vastu tulles käivitati uus tervikkursus, mis sisaldab kõiki tehingute juhtimise põhilisi aspekte nii SI2s (mille kasutamisest järk-järgult loobutakse) kui ka ABACis (tekkepõhine arvestussüsteem). Eelarvevahendite käsutajatele korraldati aasta esimeses kvartalis spetsiaalsed teabekoosolekud;

- ABACi ja SI2-süsteemi kursuste korraldamine pärast intensiivse etapi lõppu ning era- ja avaliku sektori raamatupidamise kursuste korraldamine, kuigi vahetevahel ei jõudnud koolitusmaterjalid ja dokumendid süsteemi muutustega sammu pidada.

Peamised ülesanded 2006. aastaks on:

- kursuste pakkumise ja ajakohastamise jätkamine, kusjuures suuremat rõhku tuleb panna õige raamatupidamise koodi valiku tähtsustamisele, sest see näib mõnes peadirektoraadis probleeme tekitavat;

- delegatsioonide ja esinduste töötajate koolitamine;

- koolituste ettevalmistamine selliste asutuste ja muude institutsioonide töötajate jaoks, kes võivad otsustada tekkepõhisele raamatupidamisele üle minna.

Konsolideerimine

Välja on töötatud konsolideerimise juhend ning aruandluspakett ning need on saadetud kõigile institutsioonidele ja asutustele. Välja arendati uus infotehnoloogiline konsolideerimisvahend, mida katsetati novembris 15 osalevalt institutsioonilt ja asutuselt saadud prooviaruandluspaketil. Institutsioonid ja asutused koostasid oma algbilansid ning saatsid need ühtsuse kontrollimiseks ja konsolideerimiseks komisjoni peaarvepidajale. Uue vahendi abil on institutsioonide ja asutuste esialgsed raamatupidamisaruanded edukalt konsolideeritud.

Eelarveaasta vahetumine

2005. aasta juulist alates tegid kõik peadirektoraadid ja talitused eelarve peadirektoraadiga koostööd, et lühendada mõne päevani ajavahemikku, mil finantstehingud on uue eelarveaasta avamise tõttu peatatud. Seda ajavahemikku õnnestus lühendada tavapärase ajakavaga võrreldes enam kui kolme nädala võrra (tabel 2). See saavutus ei ole seotud mitte ainult ABAC-projektiga, vaid tuleneb ühelt poolt paremast koordineerimisest eelarve peadirektoraadi 5 direktoraadi 13 üksuse vahel ning teiselt poolt sellest, et esialgse eelarveprojekti andmed võeti aluseks esimese 2006. aasta ühendusesiseste eeskirjade teemalise talitustevaheliste nõupidamisele, mis algas 2005. aasta septembris. Neid esialgseid andmeid ajakohastati pärast eelarve vastuvõtmist.

TABEL 2: 2006. JA 2005. AASTA ALGUSE VÕRDLUS

Sündmus | 2005/2006 | 2004/2005 |

Ettenähtud keskkonna avanemine (*) | 15. nov | 19. nov |

Heakskiidetud assigneeringute kasutuselevõtt, mis võimaldab uusi kulukohustusi ja nendega seotud makseid | 21. dets (**) | 10. jaan |

Täitmata kulukohustuste edasikandmine nende maksmise võimaldamiseks: |

– 1. periood | 5.–9. jaan | 31. jaan – 1. veebr |

– 2. periood (***) | 20.–22. jaan | 18. veebr |

– Periood 2a (***) | 24. jaan | Ei kasutatud |

– 3. periood (***) | 3. veebr | 28. veebr |

Järelejäänud assigneeringud, põhiperiood | 6.–9. jaan | 3. veebr |

Tulude periood | 16.–17. jaan | 15. veebr |

31. jaan – 1. veebr |

(*) Tähtpäev 15. november on kehtestatud finantsmääruse artikli 178 lõikes 1 ja artikli 150 lõikes 3. |

(**) Makseid, v.a finantsmääruse artikli 178 lõikega 2 lubatud maksed, ei ole lubatud teha enne 1. jaanuari. (***) Lisaperiood oli mõeldud peadirektoraatidele, kes ei olnud teinud õigeaegselt eelmise perioodi jaoks vajalikke ettevalmistusi. |

KONTROLLIKESKKOND JA KOHALIKE SÜSTEEMIDE KINNITAMINE

Teabevahetus ja raamatupidamise kvaliteet

Peadirektoraatide kaasamine ja nendega raamatupidamisprobleemide arutamine jätkus raamatupidamis- ja finantsküsimustega seotud kontaktisikute võrgustiku kohtumiste raames kogu 2005. aasta vältel. Aruannete usaldusväärsuse parandamiseks kontrollisid peaarvepidaja töötajad 2005. aastal uute raamatupidamisandmete kvaliteeti. Leitud vigadest ja vasturääkivustest teatati asjaomastele talitustele. Töötati välja peadirektoraatide finantsaruandluse vorm ja korraldati mitu kohtumist nende raamatupidajatega.

Jätkatakse tööd raamatupidamise kontrollikeskkonna edasiarendamiseks ning ülesannete ja vastutusalade täpsustamiseks, pidades silmas raamatupidamisandmete kvaliteedi parandamist.

Kohalike süsteemide kinnitamine

Andmete kvaliteedi osas sõltub ajakohastatud raamatupidamissüsteem keskse IT-süsteemi paljude kasutajate (hinnanguliselt umbes 7000) sisestatavatest täpsetest ja täielikest andmetest. Kasutajatele mõeldud rakendused annavad järjest paremat abi vigade vältimiseks, kuid sisestatavate andmete kvaliteet sõltub iga eelarvevahendite käsutaja või delegatsiooni kasutatavast kontrollikeskkonnast. Eelarve peadirektoraadi kaheksast inimesest koosnev kinnitajate rühm on asunud eelarvevahendite käsutajate poolt finantsmääruse artikli 61 lõike 1 punktis e kehtestatud raamatupidamisandmete hankimise või põhjendamise süsteeme põhjalikult kontrollima; alustatakse nendest, kelle puhul riske hinnatakse suuremaks.

Peadirektoraadi süsteemikontrollijate rühm täitis kogu 2005. aastaks kavandatud tööplaani. Juulis 2005 avaldatud eduaruandes märgitakse, et 27 peadirektoraadis on olukord üldiselt rahuldav. 28. veebruaril 2006 avaldatud lõpparuandes kirjeldatakse kõigis peadirektoraatides tehtud edusamme, kuid kahe peadirektoraadi (koostöötalituse EuropeAid ning hariduse ja kultuuri peadirektoraadi) süsteemides on endiselt olulisi probleeme, mistõttu peaarvepidaja peatas nende süsteemide kinnitamise kuni vajalike muudatuste tegemiseni. Lisaks sellele ei saa kinnitada avansikontosid enne, kui delegatsioonidele mõeldud ABACi IT-projektiga on lõpule jõutud (vt punkti 7).

Infotehnoloogilised arendused üldeelarve jaoks

Tekkepõhise raamatupidamissüsteemi mooduleid parandati järk-järgult 2005. aasta aprillis, juunis ja novembris ning 2006. aasta märtsis. Nüüd saab arvete, maksete ja juriidiliste isikutega seotud andmeid registreerida veebipõhiselt. Jätkati tööd kesksele raamatupidamissüsteemile (SAP) juurdepääsu turvalisuse parandamiseks ning veebruaris 2006 võeti kasutusele uus piiratud juurdepääs IT-töötajatele. Üldiselt toimis tekkepõhine raamatupidamissüsteem hästi, kuid mõned viivitused infotehnoloogia arengukava rakendamisel võtsid talitustelt kuni märtsini 2006 võimaluse teha raamatupidamises teatavaid parandusi.

Sissenõudmismenetluse täiustamise esimene etapp jõudis lõpule detsembri keskpaigas. Teine etapp viiakse kava kohaselt ellu septembriks 2006.

Hästi edenes töö Teadusuuringute Ühiskeskuse projektiga; selle eesmärk oli hakata kasutama AP-PSi ja CATSi (töögraafik) funktsioone, et keskus saaks uurimisprojektide kohta pidada üksikasjalikku eelarvet ja arvepidamist. Projekt on rakendamiseks valmis 2006. aastaks.

2005. aastal valminud teostatavusuuring näitas, et seni eelarve haldamiseks kasutatud süsteemi asemel võiks kasutada uut mooduli SAP FM versiooni BCS (eelarvekontrolli süsteem) ning et see moodul võimaldab inkorporeerida kohalikud eelarveread, mis annab osakondadele üksikasjalikuma süsteemi oma eelarve juhtimiseks. Praegu hallatakse neid kohalikke ridasid SI2 raames. Nüüd loodetakse BCS kasutusele võtta 2006. aasta lõpuks.

IT-failide ja raamatupidamisandmete integreerimiseks vajaliku uue ühtse andmebaas arendamine piirdus kontseptsiooni väljatöötamisega.

ABACi lepingute projekti puhul keskenduti 2005. aastal kasutajate poolt soovitud funktsioonide pakkumisele ning süsteemi kõigis peadirektoraatides kasutuselevõtu lõpuleviimisele. Nõuti kõigi enam kui 13 800 euro suuruste alates jaanuarist 2005 sõlmitud lepingute kajastamist ABACi lepingute süsteemis. 2006. aasta märtsi lõpuks oli registreeritud umbes 57 000 lepingut koguväärtusega üle 7,7 miljardi euro.

ABACi varade süsteemi puhul keskendus põhitegevus 2005. aastal järgmistele valdkondadele:

- tekkepõhisele arvestusele üleminekuks vajalike arenduste lõpuleviimine ning suurem integreeritus ja ühtsus teiste ABACi programmidega, pidades silmas sidusamate andmete saavutamist kogu tekkepõhise raamatupidamissüsteemi raames;

- varasemate süsteemide asendamise lõpuleviimine;

- delegatsioonide ja esinduste jaoks mõeldud programmide väljatöötamise katseetapp.

Komisjon jätkas süsteemile juurdepääsu turvalisuse parandamist ning tööd süsteemis hoitavate raamatupidamisandmete sünkroonimiseks ( II lisa ).

ABACi rakendamine teistes institutsioonides ja asutustes

Mitu asutust ja väiksemat institutsiooni kasutavad eelarvevahenditega seotud raamatupidamisarvestuseks komisjoni süsteemi Si2 versiooni. Komisjon nõustus Si2 2006. aasta jooksul kasutusel hoidma ning võimaldama kõigi ABACi süsteemi moodulite kasutamist kõigile institutsioonidele, kes seda soovivad.

Rida asutusi (2 rakendusasutust ja 9 muud asutust) ja kaks komiteed (majandus- ja sotsiaalkomitee ning regioonide komitee) on ametlikult taotlenud ABACi süsteemi kasutamist. Viis asutust alustavad uue süsteemi kasutamist katseprojektina 2006. aastal ning ülejäänud 2007. ja 2008. aastal.

Iga asutuse jaoks luuakse ABACi süsteemi raames eraldi finants- ja raamatupidamiskeskkond. Arvepidajad vastutavad oma raamatupidamise ja maksevoorude eest.

ABAC delegatsioonidele

Eelarve peadirektoraat, välissuhete peadirektoraat ja komisjoni informaatikateenistus on määranud kindlaks delegatsioonide selliste tehingute integreerimise meetodid ühtsesse ABACi süsteemi, mida praegu tehakse avansikontode kaudu ja kajastatakse sõltumatus süsteemis RAI-web. Nende põhivarade registrit tuleb edaspidi hallata ABAC-varade raames. See projekt nõuab asjaomaste ABACi moodulite kohandamist ning veebipõhiste rakenduste väljatöötamist ja ellurakendamist. Süsteemi on plaanis hakata delegatsioonides rakendama 2006. aasta jooksul, kuigi ühendus SAPiga ei hakka toimima enne 2007. eelarveaasta algust. Niivõrd kui see võimalik on, võetakse süsteem delegatsioonides kasutusele paralleelselt projektiga ABAC-EAF (vt punkti 8).

Euroopa Arengufond

Eraldi ülesanne on ka Euroopa Arengufondi (EAF) selliste kontode arvestuse ajakohastamine, mis erinevad üldeelarve kontodest.

EAFi ajakohastamine hõlmab ajakohastatud kontoplaani koostamist ning uute tekkepõhise raamatupidamise nõuetele vastavate raamatupidamiseeskirjade sõnastamist. Ajakohastamine tähendab ka EAFi olemasoleva IT-süsteemi OLAS asendamist. See asendatakse kombinatsiooniga ABACist ja EuropeAid’i kohaliku IT-süsteemist CRIS. Nii ABACi kui ka CRISi kasutatakse juba praegu üldeelarve kontode arvepidamiseks ning käimas on nende kohandamine EAFi eripärale.

2005. aastal tehti projekti ABAC-EAF rakendamisel olulisi edusamme. Koostati uus kontoplaan ja uued arvepidamismeetodid, mille peaarvepidaja heaks kiitis. Koos EuropeAid’iga tehti erinevuste analüüs, et saada teada, millises suunas tuleb ABACi ja CRISi veel arendada. Need arendused on nüüd väljatöötamisel ja neid peaks saama hakata kasutama 2008. aasta jaanuarist. Jätkuvalt on oluline ülesanne tulevaste kasutajate koolitamine 46-s Aafrika, Kariibi mere ja Vaikse ookeani piirkonna delegatsioonis.

Tuleb rõhutada, et ehkki uusi infotehnoloogilisi abivahendeid töötatakse praegu alles välja, toimus EAFi 2005. aasta raamatupidamisarvestus siiski kooskõlas tekkepõhise arvestuse põhimõtetega. Lisaks on Euroopa Arengufondi peaarvepidaja andmete võrreldavuse tagamiseks 2005. aasta raamatupidamisaruanded eelarveaasta alguse seisuga täielikult tekkepõhistel alustel ümber arvutanud. Vajadusel kohandati praegusest IT-süsteemist (OLAS) kättesaadavaid raamatupidamisandmeid, et saada tekkepõhisele süsteemile kohaseid andmeid. Samuti tegi EAFi peaarvepidaja eelarvevahendite käsutaja antud lisateabe alusel vajalikud muudatused kassapõhistesse andmetesse.

EDASINE ARENG

Tegevuskava on 2006. aastaks ajakohastatud ja pikendatud 2007. aastani (vt lisa). 2006. aasta lõpuks peaks ABACi süsteemi infotehnoloogiline struktuur täielikult paigas olema. Edasised IT-arendused on seotud peamiselt kasutajasõbralikkuse ja finantsaruandluse funktsioonide parandamisega ning pikemaajaliste eesmärkide saavutamisega, mis seisnevad kohalike süsteemide suuremas integreerituses ja kasutajate toetamiseks ja finantshalduseks lisavahendite pakkumises. Arvepidamise raamistiku puhul keskendub edasine töö finantsmenetluses osalejate rollide ja vastutuse kindlaksmääramisele, raamatupidamisandmete ja juhtimisaruannete kvaliteedi parandamisele ning järelevalvele selle üle, et volitatud eelarvevahendite käsutajad järgivad kohalike süsteemide kinnitamisel kehtestatud kriteeriume.

Kokkuvõte

Euroopa Komisjonis mindi uuele raamatupidamissüsteemile üle ettenähtud tähtaja jooksul ning 1. jaanuaril 2005 viis komisjon ELi üldise raamatupidamise kassapõhiselt arvestuselt üle tekkepõhisele ning täidab nüüd olulistes aspektides rahvusvaheliselt tunnustatud raamatupidamisstandardite nõudeid. Süsteemi esimesi lõplikke tulemusi oli võimalik katsetada ja dokumenteerida, kui komisjoni peaarvepidaja koostas esialgsed aruanded ettenähtud tähtajal, 31. märtsil 2006. Seega on komisjon saavutanud eesmärgi minna väga lühikese aja jooksul üle tekkepõhisele arvestusele. Ilma kõigi komisjoni talituste pühendumise ja konstruktiivse koostööta ei oleks selleni jõutud.

Kuigi üleminek on seni kulgenud edukalt ja tehtud on põhjalikke katseid, näitas kohalike süsteemide kontrollimine 2005. aasta lõpus siiski probleeme kolmes süsteemis, mille puhul ei olnud võimalik aruandeid kinnitada. Aruanne peadirektoraatide kohalike süsteemide kohta sisaldab ka soovitusi raamatupidamisandmete parema kontrolli, raamatupidamise koodide õige valiku, parema raamatupidamisalase koolituse ning sellega seotud kultuuriliste muudatuste kohta. Lisaks sellele avaldati komisjoni osakondadele 2005. aastal märkimisväärset survet, et nad pakuksid ambitsioonika ajakava raames uusi ja keerulisi menetlusi. Töö süsteemisisese ühtsuse kontrolli parandamiseks jätkub kahtlemata vähemalt lõplike konsolideeritud aruannete heakskiitmiseni 31. juulil 2006.

Kolmest kohalikust süsteemist, mida ei saanud kinnitada, on kavas kaks (koostöötalitus EuropeAid ja välissuhete peadirektoraat) nõuetega vastavusse viia 2006. aasta lõpuks. Kolmandale süsteemile asendusvariandi väljatöötamisel on ette tulnud viivitusi, seega peab see peadirektoraat (hariduse ja kultuuri peadirektoraat) tagama, et praegusesse süsteemi on 2006. eelarvesaasta lõpuks tehtud õigeaegselt vajalikud muudatused.

Kvalifitseeritud raamatupidajate vähesuse probleemiga tegeleb komisjon spetsiaalsete väliste konkursside kaudu, mille käigus loodetakse leida sobiva koolituse ja kogemusega kandidaate. Samuti pakub komisjon juba värvatud töötajatele rohkem koolitusi.

Euroopa Arengufondi, delegatsioonide avansikontode ja asutuste kontode ABAC-isse inkorporeerimiseks vajalikud infotehnoloogilised arendused peaksid saama valmis 2006. aasta keskpaigaks ning seejärel keskendub komisjon kesksete IT-süsteemide integratsiooni täiustamisele ning turvalisuse kontrolli viimistlemisele.

Kavas on anda (pikemas perspektiivis) iga osakonna juhtivtöötajatele usaldusväärsemat ja täielikumat teavet nende vastutusalasse kuuluvate varade ja kohustuste kohta ning nende rahaliste suhete kohta kõigi hankijatega ning keskpikas perspektiivis mitmeaastaste programmide ja projektide rahastamise kohta.

Tekkepõhise raamatupidamise esimese aasta probleemidest ja viivitustest saadud õppetunnid peaksid aitama komisjonil järgmistel aastatel finantsteabe kvaliteeti ja tähtaegadest kinnipidamist parandada.

Annex 1

| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC FED Developments | | Mod Tests | | | | | | | | | | Training & Int. tests | |Post-Impl. Support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Delegations Developments | | ABAC Delegations Migration | | Deleg Post Impl support | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Tests | |Corrections | |Roll-out without SAP link | |Complete Roll-Out | | Data upload in SAP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets for delegations development & PRESS | | | | Migration & Roll-Out | | Post Implementat. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Training | | | | | | Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Assets / Invoice | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Assets vs SAP gap analysis | | Assets to SAP migration? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Guaranties | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Specs | |Dev. | |Test & Prod. | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Web Commitments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Screen Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |v | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Integrat. ABAC Contract and Workflow? | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Income BPR | | Web Income Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Ongoing review of Security and Workflow specifications | | Development of enhanced Security and Workflows as specified in the previous phase | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Corrections Developments | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Inbox | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Systems Db Coherence | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Specs | | FEL Split/Merge | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |C | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Expert Screens: SAP/Dev? | |DG Expert Screens Development | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Si2 impact analysis | | BCS Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | PS re-assessment | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Dunning Phase 2 Technical BP | | Dunning Phase 2 Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Support R3 for Close & Consolidation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC PS post-Implementation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC ECFIN Follow UP R3 & C2 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | SAP and SAP CFM Upgrade + Test | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Weblogic Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Oracle Upgrade | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Archiving FM | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Arch. FI | | | | | | Archiving ABAC Workflow | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | ABAC Performance Improvement | | Performance Improvement based on the Data Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |DRP | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Data Dictionary and Model | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Single Data Warehouse | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Budget Reporting Review | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Internal Accounting Control | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Acc. Correspondant R&R | |Acc. Budg R&R | |Procedures Documentation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Consolidation: Intragroup Procedure / Reconciliation | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Reporting BUDG C / DGs | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Company Codes, CoA & Object Codes: HB Accounting, Security, Accounting Impact Analysis and Maintenance | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Accounting Follow up, DGs awareness & Training | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Acc. Manual new Web Site solution | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Provisional Closing | | | | Final Closing | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Accounting is the main impact | | | |ABAC impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |USM and DwH | | | | | | | |ABAC-Assets impacted | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |Performance impacted | | | | | |FED Functional | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |

ANNEX II SYSTEM SECURITY AND SYNCHRONISATION

1. System Security.

Following the formalisation of the Security Policy for SINCOM2 in 2003 and taking account of the recommendations of various audits, an action plan was established the same year to reinforce security within the central accounting system.

The implementation of this action plan was continued in 2005, in particular regarding the revision of access in the accounting system, SAP, aiming to guarantee the segregation of functions, concerning in particular the management of the Treasury banking reconciliations, and to control the IT experts' accesses. Due to new emerging priorities (accesses to new modules of SAP and new users of other modules, including the more extensive use of SAP by other DGs), the revisions were not effective until February 2006.

In order to investigate and resolve dysfunctions in the system with the greatest effectiveness, a broad access (emergency profile) was kept in the system but will be activated only for a limited period necessary for the resolution of the problem. In these cases, the procedure of approval, monitoring and reporting of the interventions will ensure an effective control of the actions taken by the user of this "broad" access. A rigorous monitoring of system security was in place in 2005 and no major errors were found.

During 2005, an analysis was also launched for the complete recasting of security in ABAC Workflow, including the setting up of a workflow for subdelegations. A new, integrated ABAC disaster recovery plan was successfully tested in March 2006.

There remain two actions to be completed in 2006 concerning security:

completion of the revision of the SAP accesses in DG Budget (e.g. by budgetary rapporteurs)

the revision of the security module in ABAC Workflow, including the creation of an electronic workflow for subdelegations.

2. Quality of the system.

An important activity in 2005 concerned the identification of errors in the system and their correction. Checks on the datawarehouse, on a daily basis and at the end of the year, ensured the consistency of the budgetary data between Si2 and SAP at the level of each individual transaction. Changes in the system improved this consistency (for example in the treatment of the exchange rates). Three "system change requests" implemented in 2005 had a significant impact in the daily consistency of the system. Reconciliation reports for 2004 were presented to the Directorates-General to check the consistency of the budgetary data in the accounting annexes of the RAA with those encoded in Si2. In 2005, a major project was launched concerning the creation of a data model and its data dictionary for ABAC.

[1] Komisjon on esitanud poolaasta eduaruanded ajavahemiku kohta kuni 31. maini 2005.