(1)

Komisjoni otsusega C(2024) 1420 (2) lepitustalituse kohta loodi iseseisva komisjoni talitusena lepitustalitus. Talituse ülesanne on aidata rahumeelselt lahendada töökonflikte või õiguste ja kohustustega seotud vaidlusi, mis on tekkinud komisjoni töötajatel, kes kuuluvad nõukogu määruses (EMÜ, Euratom, ESTÜ) nr 259/68 (3) sätestatud Euroopa Liidu ametnike personalieeskirjade (edaspidi „personalieeskirjad“) ja Euroopa Liidu muude teenistujate teenistustingimuste kohaldamisalasse.

(2)

Otsusega C(2024) 1420 nähakse ette mitteametlik menetlus, mis võimaldab kõigil kõnealuse otsuse kohaldamisalasse kuuluvatel isikutel paluda lepitustalituse abi.

(3)

Komisjon ja käesoleva otsuse kontekstis tema nimel lepitustalitus aitavad luua produktiivse ja lugupidava töökeskkonna lahendades vaidlused mitteametlikult enne, kui need eskaleeruvad, ja ennetades institutsioonis samalaadsete olukordade tekkimist. Lepitustalitus annab mitteametlikku konfidentsiaalset nõu igale töötajale, kes palub tema abi (edaspidi „avaldaja“). Lepitusega seoses võib ta avaldaja nõusolekul võtta ühendust iga isikuga, keda avaldaja on nimetanud (edaspidi „asjaomane isik“). Lepitusega peavad nõustuma kõik isikud, kes on sellesse kaasatud. Lepitustalituse tegevus on rangelt mitteametlik. Tal ei ole õigust võtta vastu otsuseid, mis isikuid kahjustavad.

(4)

Komisjon kogub ja töötleb oma lepitusalaste ülesannete täitmisel otsuse C(2024) 1420 kohaldamisalasse kuuluvate töötajate ja teiste isikute kohta teavet ja mitmesse kategooriasse kuuluvaid isikuandmeid, muu hulgas isikutuvastusandmeid, kontaktandmeid, teavet ametiülesannete ja -kohustuste kohta ning teavet nii eraelulise kui ka tööalase käitumise ja tegevuse kohta. Komisjon võib töödelda ka määruse (EL) 2018/1725 artiklites 10 ja 11 osutatud tundlikke isikuandmeid, mille avaldaja on esitanud vabatahtlikult.

(5)

Isikuandmeid hoitakse turvatud füüsilises või elektroonilises keskkonnas, et neile ei pääseks ebaseaduslikult juurde isikud, kellel ei ole vaja neid andmeid teada, ja et neid ei edastataks ebaseaduslikult sellistele isikutele. Pärast töötlemise lõppu säilitatakse isikuandmeid vastavalt otsuse C(2024) 1420 artikli 6 lõikele 11.

(6)

Määruse (EL) 2018/1725 kohaselt on komisjon vastutava töötlejana kohustatud teavitama andmesubjekte sellistest töötlemistoimingutest ja austama nende kui andmesubjektide õigusi.

(7)

Komisjon on oma ülesandeid täites kohustatud isikuandmete töötlemisel austama füüsiliste isikute õigusi, nagu need on sätestatud Euroopa Liidu põhiõiguste harta artikli 8 lõikes 1 ja Euroopa Liidu toimimise lepingu artikli 16 lõikes 1, ning määruses (EL) 2018/1725 sätestatud õigusi. Samal ajal peab komisjon oma tegevuses lepitustalitusena järgima avaldajate puhul rangeid konfidentsiaalsusnõudeid ning seetõttu võib tekkida olukord, kus ta peab leidma tasakaalu andmesubjekti õiguste ja teiste andmesubjektide põhiõiguste ja -vabaduste vahel.

(8)

Avaldaja jaoks on tähtis, et säilitataks andmevahetuse konfidentsiaalsus ja ühtegi toimingut ei tehtaks tema nõusolekuta. Kui isik küsib konflikti raames lepitustalituselt konfidentsiaalset nõu ega anna lepitustalitusele nõusolekut suhelda lepituse eesmärgil asjaomase isikuga, ei ole lepitustalitusel võimalik asjaomast isikut teavitada. Sellise teabe edastamise korral oleks võimatu või väga raske saavutada lepitustalituse taotletavaid eesmärke, eelkõige pakkuda sellist turvalist keskkonda, kus avaldaja saab avameelselt arutada oma olukorda ja otsustada, kas alustada asjaomase isikuga lepitusmenetlust. Seetõttu võib komisjon kohaldada määruse (EL) 2018/1725 artikli 16 lõike 5 punktis b sätestatud erandit, et kaitsta isikuandmete töötlemise konfidentsiaalsust, nagu on sätestatud otsuse C(2024) 1420 artikli 5 lõikes 1.

(9)

Teatavatel juhtudel on vaja leida tasakaal andmesubjektidele määruse (EL) 2018/1725 alusel antud õiguste ning vajaduse vahel tagada, et komisjon täidab tulemuslikult oma ülesannet anda mitteametlikku konfidentsiaalset nõu, austades täielikult teiste andmesubjektide põhiõigusi ja -vabadusi. Seda silmas pidades on määruse (EL) 2018/1725 artikli 25 lõike 1 punktiga h jäetud komisjonile võimalus piirata rangetel tingimustel määruse artiklite 14–17, 19, 20 ja 35 kohaldamist ning artikli 4 lõike 1 punktis a sätestatud läbipaistvuspõhimõtte kohaldamist, kui selle sätted vastavad kõnealuse määruse artiklites 14–17, 19, 20 ja 35 sätestatud õigustele ja kohustustele.

(10)

See võib olla nii eelkõige juhul, kui avaldaja esitab kaudselt teavet teiste asjaomaste isikute kohta. Sellisel juhul võib komisjon otsustada piirata asjaomase isiku teatavaid õigusi, kui kõnealuste õiguste kasutamise tulemusel avaldataks teavet avaldaja kohta, kes ei ole nõustunud sellega, et lepitustalitus võtab meetmeid selleks, et hõlbustada dialoogi asjaomase isikuga. Sellisel juhul võib komisjon otsustada piirata asjaomase isiku õigust tutvuda tema kohta esitatud teabega või tema muid õigusi, et kaitsta avaldaja õigusi ja vabadusi. Komisjon võib otsustada seda teha määruse (EL) 2018/1725 artikli 25 lõike 1 punkti h alusel.

(11)

Võib osutuda vajalikuks kaitsta konfidentsiaalset teavet avaldaja kohta. Sellisel juhul võib komisjonil olla vaja piirata juurdepääsu avaldaja isikutuvastusandmetele, ütlustele ja muudele isikuandmetele, sealhulgas asjaolule, et ta suhtles lepitustalitusega, et kaitsta avaldaja õigusi ja vabadusi.

(12)

Samuti võib osutuda vajalikuks piirata avaldaja õigust saada teavet, juhul kui lepitustalitus peaks hoiatama komisjoni arstipunkti olukorras, kus on vaja võtta kiireloomulisi meetmeid, et kaitsta avaldaja füüsilist ja vaimset puutumatust. Sellisel juhul võib lepitustalitus otsustada, et ta ei teavita avaldajat sellisest hoiatusest, et võimaldada komisjoni arstipunktil hinnata tervishoiu- ja sotsiaalhoolekandeteenuseid, mida võiks kõnealusele isikule pakkuda. Komisjon võib otsustada seda teha määruse (EL) 2018/1725 artikli 25 lõike 1 punkti h alusel. Sellises eriolukorras oleksid avaldaja õigused kaitstud, sest komisjoni arstipunkt ei avaldaks terviseandmeid, ja avaldajat teavitataks, sest meditsiiniteenistus suhtleb temaga, kui ta peab seda vajalikuks.

(13)

Otsuses C(2024) 1420 on nõutud, et komisjon tagaks lepitustalitusele esitatud abiavalduste menetlemise konfidentsiaalsuse. Selleks et tagada kõnealune konfidentsiaalsus ning järgida samal ajal määruses (EL) 2018/1725 sätestatud isikuandmete kaitse norme, tuleb vastu võtta sise-eeskirjad, mille kohaselt komisjon võib piirata andmesubjekti õigusi kooskõlas määruse (EL) 2018/1725 artikli 25 lõike 1 punktiga h.

(14)

Sise-eeskirju tuleks kohaldada kõigi töötlemistoimingute suhtes, mida komisjon teostab oma ülesannete täitmisel otsuse C(2024) 1420 artikli 6 kohaste avalduste menetlemise käigus.

(15)

Määruse (EL) 2018/1725 artiklite 14, 15 ja 16 järgimiseks peaks komisjon avaldama oma veebisaidil isikuandmete kaitset käsitleva teate, et teavitada läbipaistval ja sidusal viisil kõiki isikuid nende õigustest ja komisjoni tegevusest, mille käigus komisjon töötleb nende isikuandmeid. Vajaduse korral peaks komisjon asjakohaste vahendite abil avaldajat isiklikult teavitama. Kui avaldaja on andnud nõusoleku teise asjaomase isikuga suhtlemiseks, peaks komisjon asjakohaste vahendite abil asjaomast isikut isiklikult teavitama.

(16)

Komisjon peaks kohaldama piiranguid üksnes juhul, kui need arvestavad põhiõiguste ja -vabaduste olemust ning on demokraatlikus ühiskonnas rangelt vajalikud ja proportsionaalsed meetmed. Komisjon peaks kõnealuseid piiranguid põhjendama.

(17)

Läbipaistvuse, õigluse ja vastutuse põhimõtte kohaselt peaks komisjon käsitlema kõiki piiranguid läbipaistval viisil ja kõik piirangute kohaldamise juhtumid dokumenteerima asjakohases dokumendisüsteemis.

(18)

Määruse (EL) 2018/1725 artikli 25 lõikega 6 nõutakse, et vastutav töötleja teavitaks andmesubjekti piirangu kohaldamise peamistest põhjustest ning tema õigusest esitada kaebus Euroopa Andmekaitseinspektorile.

(19)

Vastavalt määruse (EL) 2018/1725 artikli 25 lõikele 8 võib komisjon andmesubjekti piirangu kohaldamise peamistest põhjustest teavitamist edasi lükata, teabe esitamata jätta või selle andmisest keelduda, kui piirang kaotaks seeläbi oma mõju.

(20)

Kui andmesubjekti õigusi on piiratud, peaks komisjon igal üksikjuhul eraldi hindama, kas piirangust teatamine kaotaks selle mõju.

(21)

Komisjon peaks piirangu kohaldamise lõpetama kohe, kui piirangu põhjused enam ei kehti, ning hindama neid põhjusi korrapäraselt. Teatavatel juhtudel võib olla vaja jätkata piirangu kohaldamist seni, kuni komisjon asjaomaseid isikuandmeid säilitab. Sellisel juhul ei tuleks andmesubjekti tema isikuandmete töötlemisest teavitada. Selline olukord võib tekkida eelkõige siis, kui on suur oht, et oma õiguste kasutamine asjaomase isiku poolt kahjustaks teiste isikute õigusi ja vabadusi. Kõnealune olukord tekib eelkõige juhul, kui avaldaja ei anna lepitustalitusele nõusolekut asjaomase isikuga suhelda, et alustada nendevahelist mitteametlikku lepitusmenetlust.

(22)

Komisjon peaks vaatama piirangute kohaldamise läbi siis, kui avaldaja annab oma nõusoleku alustada mitteametlikku lepitusmenetlust või hiljemalt siis, kui ta lõpetab abiavalduse menetlemise.

(23)

Määruse (EL) 2018/1725 artikli 16 lõikes 5, artikli 17 lõikes 4, artikli 19 lõikes 3 ja artikli 20 lõikes 2 on sätestatud andmesubjektide erandid. Kui need erandid kehtivad, ei ole komisjonil tarvis kohaldada piirangut käesoleva otsuse alusel.

(24)

Selleks et tagada andmesubjektide õiguste ja vabaduste kaitse ning kooskõlas määruse (EL) 2018/1725 artikli 44 lõikega 1, peaks komisjon kogu menetluse vältel kaasama Euroopa Komisjoni asjaomase(d) andmekaitsekoordinaatori(d) ja andmekaitseametniku ning kõnealused konsultatsioonid dokumenteerima. Eelkõige tuleks enne võimalike piirangute kehtestamist konsulteerida asjaomase komisjoni talituse andmekaitsekoordinaatoriga ja kontrollida nende vastavust käesolevale otsusele.

(25)

Euroopa Komisjoni isikuandmete kaitse ametnik peaks piirangute kohaldamist sõltumatult kontrollima, et tagada käesoleva otsuse järgimine.

(26)

Euroopa Andmekaitseinspektoriga on konsulteeritud ja ta esitas oma arvamuse 13. märtsil 2024,