Artikkel 1

FADO süsteemi tehniline ülesehitus, teabe FADO süsteemi sisestamise ja salvestamise tehniline kirjeldus ning FADO süsteemis oleva teabe kontrollimise kord on sätestatud käesoleva otsuse lisas.

Artikkel 2

Käesolev otsus jõustub järgmisel päeval pärast selle avaldamist Euroopa Liidu Teatajas.

LISA

1. OSA

1.   Eesmärgid

Lisa esimeses osas on esitatud Euroopa Piiri- ja Rannikuvalve Ameti (edaspidi „amet“) võltsitud ja ehtsate dokumentide veebipõhise süsteemi (edaspidi „FADO süsteem“) ja selle koostisosade tehnilise ülesehituse kirjeldus.

FADO süsteemi tehniline ülesehitus luuakse järk-järgult sedamööda, kuidas antakse käiku süsteemi uusi versioone, ja kooskõlas võimalike tulevaste nõuetega.

2.   FADO süsteemi ülesehituse kirjeldus

Tehniline ülesehitus võimaldab ametil anda süsteemis säilitatavale teabele eri tasemetega juurdepääsuõigusi. Amet sisestab saadud teabe FADO süsteemi kiiresti ja korralikult ning tagab selle teabe ühtsuse ja kvaliteedi.

FADO süsteem on kõigi juurdepääsutasandite jaoks ühtne rakendus ning juurdepääsupunkt kõigile kasutajatele, kes soovivad hallata andmeid või otsida teavet võltsitud või ehtsate dokumentide kohta.

Euroopa piiri- ja rannikuvalve FADO süsteem ehitatakse tehniliselt üles nii, et selles on:

a)	üldkasutatav osa, mis sisaldab teatavat põhiteavet ehtsate dokumentide ja nende näidiste kohta;

b)

juurdepääsupiiranguga osa, mis sisaldab ELi salastamata konfidentsiaalset teavet ja — kus eri kategooriate kasutajad saavad tutvuda teabega vastavalt neile antud juurdepääsuõigustele; — mis võimaldab teatavatel üksikutel kasutajatel esitada ja valideerida salastamata konfidentsiaalset teavet enne selle kättesaadavaks tegemist lõppkasutajatele (ELi salastamata konfidentsiaalse teabe tarbijad); — mis võimaldab osa salastamata konfidentsiaalset teavet arhiveerida säilitamiseks statistika ja ajaloo jaoks pärast seda, kui selle kasutamise eesmärk on täidetud;

c)

ELi salastatud, kasutuspiiranguga (EU classified (Restricted)) teavet sisaldav osa, millele on juurdepääs ainult vastavate õigustega kasutajatel ja — kus saab tutvuda salastatud teabega; — mis võimaldab teatavatel üksikutel kasutajatel esitada ja valideerida salastatud teavet enne selle kättesaadavaks tegemist lõppkasutajatele, kellel on juurdepääs salastatud teavet sisaldavale võrgule (salastatud teabe tarbijad).

Lisaks peab süsteemi tehniline ülesehitus:

a)	tagama kõrgel tasemel küberturvalisuse;

b)	pakkuma laialdasi päringute esitamise ja päringuvastuste kuvamise võimalusi ning sisaldama teenuseid, sealhulgas tehisintellekti, mis võimaldavad teha põhjalikku analüüsi;

c)	olema integreeritud väliste asutuste ja nende süsteemidega ning tagama andmevahetusvõimekuse selliste automatiseeritud liideste kaudu, nagu Frontexi ja Interpoli digitaalse raamatukogu ja dokumendihoidlaga (FIELDS), perekonnaseisudokumentide infosüsteemiga (DISCS) jms;

d)	kasutama ELi salastamata, konfidentsiaalse ja üldkasutatava teabe jaoks pilvetaristut, mis võimaldab täita isikuandmete kaitse nõudeid;

e)	põhinema uusimal tehnoloogial ja kaasaegsel tehnilisel lähenemisviisil, sealhulgas käideldavuse, usaldusväärsuse ja paindlikkuse ning uute funktsioonide, toodete ja muudatuste rakendamise osas, ning pakkuma võimalust suurendada süsteemi suutlikkust vastavalt kasutajate arvu kasvule;

f)	võimaldama riistvara integreerimist ja juurdepääsu süsteemile mobiilseadmetest ka internetiühenduse puudumise ja piiratud ühenduvuse korral.

2. OSA

1.   Eesmärgid

Lisa teises osas on esitatud Euroopa Piiri- ja Rannikuvalve Ameti (edaspidi „amet“) võltsitud ja ehtsate dokumentide veebipõhise süsteemi (edaspidi „FADO süsteem“) teabe sisestamise ja salvestamise tehniline kirjeldus, mis põhineb rangetel nõuetel.

FADO süsteem aitab muu hulgas kaasa identiteedipettuse vastasele võitlusele, võimaldades jagada teavet teiste osalejate ja üldsusega.

Käesoleva tehnilise kirjelduse alusel töödeldakse ka isikuandmeid. Teavet sisestatakse ja salvestatakse süsteemi vastavalt töötlemise eesmärkidele.

2.   Teabe FADO süsteemi sisestamise ja salvestamise protsessi kirjeldus

Teavet saavad esitada vastavate õigustega kasutajad FADO süsteemi spetsiaalse mooduli kaudu, ja enne teabe teistele kasutajatele kättesaadavaks tegemist seda valideeritakse.

Kogu FADO süsteemi sisestatav ja süsteemis loodav teave läbib valideerimisprotsessi.

Valideerimisprotsessi kontrollib amet, kes rakendab seda vastavalt teabe esitajaga peetud konsultatsioonide tulemustele. Rangetest nõuetest kinnipidamise tagamiseks võib amet nõu pidada valitud dokumendiekspertide ja ameti isikuandmete kaitse ametnikuga.

Pärast valideerimist teave tõlgitakse ja salvestatakse FADO süsteemi vastavates osades.

3.   FADO süsteemi kantud teabe kontrollimine

FADO süsteemis olevaid dokumendiandmeid (edaspidi „teave“) kontrollitakse ja töödeldakse halduseesmärkidel üksnes elektroonsete ja materiaalsete vahendite abil, sõltuvalt sellest, millisel kujul teave on ametile esitatud. FADO süsteemis ei töödelda kasutatavaid isikuandmeid Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) 2018/1725 (1) artikli 3 punkti 2 tähenduses.

Teavet töödeldakse selle FADO süsteemi sisestamise ja salvestamise protsesside raames. Kasutajatele tehakse kättesaadavaks ainult avaldatud dokumendid, mis on eelnevalt valideeritud.

Teabe töötlemist FADO süsteemis täiustatakse pidevalt vastavalt selle tehniliste ja korralduslike vahendite tehnoloogia arengule, ning töötlemisprotsessides esinevad vead kõrvaldatakse.

Amet määrab kindlaks:

a)	andmesubjektide kategooriad, kelle isikuandmeid süsteemis töödeldakse;

b)	töödeldavate isikuandmete liigid;

c)	vastutava töötleja või vastutavate töötlejate, sealhulgas kaasvastutavate töötlejate kategooriad;

d)	isikuandmete saajad;

e)	kaitsemeetmed, mille abil vältida kuritarvitusi ning ebaseaduslikku isikuandmetega tutvumist ja nende edastamist;

f)	FADO süsteemi käitamise ja haldamise käigus töödeldavate isikuandmete säilitustähtaja;

g)	andmete kogumise metoodika, võttes arvesse, kas andmed saadakse liikmesriikidelt või kolmandatelt riikidelt;

h)	isikuandmete levitamise ja saajad.

4.   Isikuandmete töötlemine teabe FADO süsteemi sisestamisel ja salvestamisel

Teabe sisestamisel ja salvestamisel Euroopa piiri- ja rannikuvalve FADO süsteemi rakendab amet järgmisi konkreetseid organisatsioonilisi ja tehnilisi meetmeid:

a)	annab vastavate õigustega kasutajatele juhiseid selle kohta, kuidas teavet enne ametile esitamist ja selle valideerimise käigus redigeerida – minimeerida ja pseudonüümida;

b)	võtab asjakohaseid tehnilisi meetmeid, millega tagatakse andmesubjektide õiguste kaitse teabe valideerimise käigus, enne selle lõppkasutajaile kättesaadavaks tegemist;

c)	annab valideerimismoodulile juurdepääsu õiguse võimalikult vähestele kasutajatele;

d)	võimaldab süsteemi salastamata konfidentsiaalset ja salastatud teavet sisaldavates osades oleva teabega tutvuda vaid teadmisvajadusega kasutajatel.

3. OSA

1.   Eesmärgid

Lisa kolmandas osas on esitatud Euroopa Piiri- ja Rannikuvalve Ameti (edaspidi „amet“) võltsitud ja ehtsate dokumentide veebipõhises süsteemis (edaspidi „FADO süsteem“) oleva teabe kontrollimise kord.

Isikuandmete töötlemise kord nähakse ette FADO süsteemi teabe kontrollimise eeskirjadega.

Käesolevas otsuses esitatud meetmete rakendamist kontrollib komisjon. Komisjoni abistab komitee, mis on loodud nõukogu määruse (EÜ) nr 1683/95 (2) artikliga 6. Amet osaleb artikliga 6 loodud komitee koosolekutel, kuid tal ei ole otsustusõigust.

Amet kohaldab FADO süsteemis oleva teabe kontrollimiseks kvaliteedi tagamise ja kontrollimise meetodeid.

2.   Kvaliteedi tagamine ja kontroll

Kooskõlas komisjoni käesoleva rakendusotsuse (3) (millega nähakse ette teabe FADO süsteemi sisestamise ja salvestamise tehniline kirjeldus) lisa 2. osaga kehtestab amet:

a)	kvaliteedi tagamise menetluse, mida rakendatakse — enne seda, kui teave valideerimise eesmärgil FADO süsteemi sisestatakse; — valideerimisprotsessi käigus;

b)	kvaliteedi kontrollimise menetluse, mida rakendatakse: — pärast teabe avaldamist, kui see on tehtud üldsusele ja teistele lõppkasutajatele (tarbijaile) kättesaadavaks.

3.   Kvaliteedi tagamine

i.   Juurdepääsu haldamine

FADO süsteemile juurdepääsu haldamise eesmärk on:

a)	FADO süsteemile juurdepääsu andmine ainult teadmisvajadusega kasutajatele;

b)	juurdepääsuõiguste äravõtmine.

Amet kehtestab FADO süsteemile juurdepääsu haldamise korra, millega nähakse ette vähemalt järgmine:

a)	kasutajatele antakse teavet nende isikuandmete töötlemise kohta;

b)	kasutajad saavad hallata oma kasutajakontot FADO süsteemis;

c)	andmesubjektid või nende kontaktpunktid edastavad ametile isikuandmeid otse;

d)	juurdepääsu haldamise õigus antakse piiratud arvule ametis töötavatele kasutajatele, kes osalevad FADO süsteemi haldamises.

ii.   FADO süsteemi sisestatud teabe valideerimine

Valideerimise eesmärk on vähendada süsteemis vigade tekkimise ohtu ning tagada teabe ühtsus ja kvaliteet.

Süsteemi saavad teavet esitada ja seda valideerida ainult üksikud vastavate õiguste ja väljaõppega dokumendieksperdid.

Enne, kui need kasutajad saavad hakata teavet süsteemi sisestama,

a)	pakutakse neile teabe süsteemi sisestamise väljaõpet,

b)	antakse neile teabe süsteemi sisestamise juhend- ja/või õppematerjal,

c)	selgitatakse neile tööprotsesse, mille amet on valideerimise jaoks kindlaks määranud.

Amet loob FADO süsteemi jaoks spetsiaalse mooduli, milles teave enne selle teistele kasutajatele kättesaadavaks tegemist valideeritakse. Valideerimiseks antakse moodulis õigused:

a)	teatavatele üksikutele kasutajatele, kes sisestavad või parandavad teavet FADO süsteemis;

b)	piiratud arvule kasutajatele, kes süsteemis teavet valideerivad, sealhulgas konsulteerivad vajaduse korral teatavate muude kasutajatega kui need, kes teavet sisestavad või parandavad;

c)	piiratud arvule kasutajatele, kes teavet vajaduse korral tõlgivad;

d)	piiratud arvule kasutajatele, kes teavet heaks kiidavad ja avaldavad.

iii.   Teabe avaldamine

Pärast valideerimist teave avaldatakse.

4.   Kvaliteedikontroll

Amet koostab FADO süsteemi iga-aastase kvaliteedikontrolli kava.

Kavaga nähakse ette piisava hulga teabe korrapärane kontrollimine igal aastal. Muu hulgas kontrollitakse:

a)	FADO süsteemis oleva teabe asjakohasust;

b)	FADO süsteemis oleva teabe kvaliteeti;

c)	FADO süsteemi haldamise, sealhulgas isikuandmete kaitse nõuete täitmist.

Audititulemused esitatakse komisjonile, ameti haldusnõukogule ja ameti isikuandmete kaitse ametnikule.

5.   Kasutajate osalemine kvaliteedi tagamises

FADO süsteemis oleva teabe kontrollimisse võib kaasata süsteemi kasutajaid.

---

(1)  Euroopa Parlamendi ja nõukogu 23. oktoobri 2018. aasta määrus (EL) 2018/1725, mis käsitleb füüsiliste isikute kaitset isikuandmete töötlemisel liidu institutsioonides, organites ja asutustes ning isikuandmete vaba liikumist, ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 45/2001 ja otsus nr 1247/2002/EÜ (ELT L 295, 21.11.2018, lk 39).

(2)  Nõukogu 29. mai 1995. aasta määrus (EÜ) nr 1683/95 ühtse viisavormi kohta (EÜT L 164, 14.7.1995, lk 1).

(3)  Komisjoni rakendusotsus, millega kehtestatakse Euroopa piiri- ja rannikuvalve FADO süsteemi tehniline ülesehitus vastavalt määruse (EL) 2020/493 artikli 6 lõike 1 punktile a.