EUROOPA KOMISJON

Brüssel,8.11.2023

COM(2023) 693 final

2023/0390(NLE)

Ettepanek:

NÕUKOGU OTSUS,

millega määratakse kindlaks seisukoht, mis võetakse Euroopa Liidu nimel transpordiühenduse asutamise lepingu alusel loodud piirkondlikus juhtimiskomitees seoses kulude hüvitamise ühiste eeskirjade kehtestamisega nende isikute puhul, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati ja on kutsutud osalema transpordiühenduse koosolekutel

SELETUSKIRI

1.KAVANDATAV REGULEERIMISESE

Käesolevas ettepanekus käsitletakse otsust, millega määratakse kindlaks seisukoht, mis võetakse Euroopa Liidu nimel transpordiühenduse asutamise lepingu (edaspidi „asutamisleping“) alusel loodud piirkondlikus juhtimiskomitees seoses kulude hüvitamise ühiste eeskirjade kehtestamisega nende isikute puhul, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati (edaspidi „alaline sekretariaat“) ja on kutsutud osalema transpordiühenduse koosolekutel.

Eeskirjade kavandatud muudatuse eesmärk on suurendada toetust saavate osalejate arvu teatavate suutlikkuse suurendamisega seotud ürituste puhul iga delegeeriva institutsiooni kohta ühelt kaheni ning kehtestatakse päevaraha, mis on sama suur kui asutamislepingu töötajatele makstav päevaraha. Piirkondliku juhtimiskomitee kavandatava otsusega kehtestatakse kulude hüvitamise ühised eeskirjad nende isikute puhul, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati ja on kutsutud osalema transpordiühenduse koosolekutel. Käesoleva otsusega asendatakse piirkondliku juhtimiskomitee otsuste 2020/5 1 ja 2021/02 2 kohaselt vastu võetud eeskirjad.

2.ETTEPANEKU TAUST

2.1.Transpordiühenduse asutamise leping

Albaania Vabariik, Bosnia ja Hertsegoviina, Põhja-Makedoonia Vabariik, Kosovo, 3* Montenegro ja Serbia Vabariik ratifitseerisid asutamislepingu 1. mail 2019. Euroopa Liit on lepingu osaline, olles võtnud 4. märtsil 2019 vastu nõukogu otsuse transpordiühenduse asutamise lepingu sõlmimise kohta 4 . Leping jõustus 1. mail 2019.

2.2.Piirkondlik juhtimiskomitee

a) valmistab ette ministrite nõukogu töö;

b) otsustab tehniliste komiteede moodustamise üle;

c) annab soovitusi ja võtab vastu otsuseid vastavalt asutamislepingule;

d) võtab uute ELi õigusaktide vastuvõtmise korral asjakohaseid meetmeid, eelkõige asutamislepingu I lisa läbivaatamise teel;

e) määrab pärast ministrite nõukoguga konsulteerimist ametisse alalise sekretariaadi direktori;

f) võib ametisse nimetada ühe või mitu alalise sekretariaadi asedirektorit;

g) kehtestab alalise sekretariaadi suhtes kohaldatavad eeskirjad;

h) võib teha otsuse eelarvesse tehtavate maksete läbivaatamise kohta;

i) võtab vastu asutamislepingu aastaeelarve;

j) võtab vastu otsuse, milles täpsustatakse eelarve täitmise ning raamatupidamisarvestuse esitamise, auditeerimise ja kontrollimise menetlust;

k) teeb otsuseid lepinguosaliste vahel tekkinud vaidluste kohta;

l) võtab vastu üldpõhimõtted, mille alusel antakse juurdepääs asutamislepinguga või selle alusel loodud organite valduses olevatele dokumentidele;

m) võtab vastu aastaaruandeid, et anda ministrite nõukogule ülevaade põhivõrgu rakendamisest;

n) määrab teatavate liidu õigusaktide puhul kindlaks tähtajad ja viisid, mida Kagu-Euroopa osalisriigid kõnealuste õigusaktide ülevõtmisel peavad järgima.

Piirkondlikku juhtimiskomiteesse kuulub iga lepinguosalise üks esindaja ja üks asendusliige. Vaatlejana võivad osaleda kõik ELi liikmesriigid. Piirkondlik juhtimiskomitee teeb otsuseid ühehäälselt.

2.3.Eelarve ja finantseeskirjad

3.LIIDU NIMEL VÕETAV SEISUKOHT

Mõned Kagu-Euroopa osalisriigid on varem rõhutanud, et neil on valitsusasutuste poolt reisikulude suhtes kehtestatud piirangute tõttu tekkinud probleeme mitmesugustel asutamislepingu üritustel ja ametlikel koosolekutel osalemisega. See on sageli tekitanud olukorra, kus koosolekutel ei suudeta tagada füüsilist kohalolekut. Lisaks eeldavad transpordiühenduse institutsiooniline struktuur ja ülesannete jaotus teatavate Kagu-Euroopa osalisriikide vahel, et mõnikord peaks kohtumistel osalema igast delegeerivast institutsioonist rohkem kui üks esindaja.

Lisaks tekitavad Kagu-Euroopa osalisriikide valitsuste poolt reisikuludele kehtestatud piirangud alalisele sekretariaadile märkimisväärset täiendavat halduskoormust, kuna enamik Kagu-Euroopa osalisriike taotleb üritustel osalemiseks erandit ja ettemaksu, mistõttu alaline sekretariaat peab eelnevalt kokku leppima reisi- ja majutustingimustes.

Praeguste hüvitamiseeskirjade kavandatavad muudatused hõlmavad ettepanekuid suurendada toetust saavate osalejate arvu teatavate suutlikkuse suurendamisega seotud ürituste puhul iga delegeeriva institutsiooni kohta ühelt kaheni ning ühtlustada välisekspertide ja Kagu-Euroopa osalisriikidest pärit osalejate suhtes kohaldatavaid eeskirju, kehtestades muu hulgas päevaraha, mis on sama suur kui transpordiühenduse töötajatele makstav päevaraha. Päevaraha kehtestamine peaks vähendama ka alalise sekretariaadi halduskoormust, kuna enam ei ole vaja Kagu-Euroopa osalisriikidest pärit osalejate nimel eelnevalt kokku leppida reisi- ja majutustingimustes.

Piirkondlikul juhtimiskomiteel on kavandatav otsus vaja vastu võtta selleks, et rakendada asutamislepingut ning tagada alalise sekretariaadi ja transpordiühenduse organite nõuetekohane toimimine. Kuna liit on asutamislepingu osaline, siis on vaja kindlaks määrata liidu seisukoht kavandatava otsuse kohta.

Sellega seoses tuleb meeles pidada, et asutamisleping on üks teguritest, mis võib aidata tugevdada piirkondlikku koostööd Lääne-Balkani partneritega, nagu on selgitatud komisjoni esitatud nõukogu otsuse ettepanekus transpordiühenduse asutamise lepingu allkirjastamise kohta 5 .

4.ÕIGUSLIK ALUS

4.1.Menetlusõiguslik alus

4.1.1 Põhimõtted

4.1.2. Kohaldamine käesoleval juhul

Piirkondlik juhtimiskomitee on lepinguga, st transpordiühenduse asutamise lepinguga ettenähtud organ.

Akt, mille piirkondlik juhtimiskomitee peab vastu võtma, on õigusliku toimega akt. Vastavalt lepingu artikli 25 lõikele 1 muutub kavandatav õigusakt rahvusvahelise õiguse raames lepinguosaliste jaoks siduvaks. Asutamislepingu artikli 35 alusel võib piirkondlik juhtimiskomitee võtta vastu otsuseid, millega täpsustatakse eelarve täitmise korda. Vastavalt asutamislepingu artikli 25 lõikele 1 on piirkondliku juhtimiskomitee otsus lepinguosalistele siduv.

Kavandatavad aktid ei täienda ega muuda asutamislepingu institutsioonilist raamistikku.

Seega on esildatud otsuse menetlusõiguslik alus ELi toimimise lepingu artikli 218 lõige 9.

4.2.Materiaalõiguslik alus

4.2.1.Põhimõtted

ELi toimimise lepingu artikli 218 lõike 9 kohase otsuse materiaalõiguslik alus sõltub eelkõige selle kavandatava akti eesmärgist ja sisust, mida liidu nimel võetav seisukoht puudutab. Kui kavandatava aktiga taotletakse kahte eesmärki või reguleeritakse kahte valdkonda ning üht neist võib pidada peamiseks või ülekaalukaks, samas kui teine on kõrvalise tähtsusega, peab ELi toimimise lepingu artikli 218 lõike 9 kohasel otsusel olema üksainus materiaalõiguslik alus, st peamise või ülekaaluka eesmärgi või valdkonna tõttu nõutav õiguslik alus.

Kui kavandatava aktiga taotletakse mitut eesmärki või reguleeritakse mitut valdkonda, mis on üksteisega lahutamatult seotud ning millest ükski ei ole võrreldes teistega kõrvalise tähtsusega, tuleb erandina nimetada ELi toimimise lepingu artikli 218 lõike 9 kohase otsuse materiaalõigusliku alusena mitu vastavat õiguslikku alust.

4.2.2.Kohaldamine käesoleval juhul

Kavandatavad aktid on vajalikud lepingu nõuetekohaseks toimimiseks. Asutamislepingu eesmärgid ja osad puudutavad maantee-, raudtee- ja siseveetransporti, mis on hõlmatud ELi toimimise lepingu artikliga 91, ning meretransporti, mis on hõlmatud ELi toimimise lepingu artikli 100 lõikega 2. Tulenevalt kavandatavate aktide horisontaalsest laadist hõlmab see kõiki neid elemente.

4.3.Kokkuvõte

4.4. Kavandatava akti avaldamine

Vastavalt asutamislepingu artikli 25 lõikele 2 avaldatakse piirkondliku juhtimiskomitee otsused Euroopa Liidu Teatajas.

2023/0390 (NLE)

Ettepanek:

NÕUKOGU OTSUS,

millega määratakse kindlaks seisukoht, mis võetakse Euroopa Liidu nimel transpordiühenduse asutamise lepingu alusel loodud piirkondlikus juhtimiskomitees seoses kulude hüvitamise ühiste eeskirjade kehtestamisega nende isikute puhul, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati ja on kutsutud osalema transpordiühenduse koosolekutel

EUROOPA LIIDU NÕUKOGU,

võttes arvesse Euroopa Liidu toimimise lepingut, eriti selle artiklit 91 ja artikli 100 lõiget 2 koostoimes artikli 218 lõikega 9,

võttes arvesse Euroopa Komisjoni ettepanekut

ning arvestades järgmist:

(1)Asutamisleping kiideti Euroopa Liidu nimel heaks 4. märtsil 2019 7 ja see jõustus 1. mail 2019.

(2)Asutamislepinguga loodi piirkondlik juhtimiskomitee asutamislepingu haldamiseks ja nõuetekohaseks rakendamiseks. Vastavalt asutamislepingu artiklile 35 võib piirkondlik juhtimiskomitee võtta vastu otsuseid, millega täpsustatakse eelarve täitmise korda.

(3)Piirkondlik juhtimiskomitee peaks vastu võtma otsuse, millega kehtestatakse kulude hüvitamise ühised eeskirjad nende isikute puhul, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati ja on kutsutud osalema transpordiühenduse koosolekutel. Käesoleva otsusega asendatakse piirkondliku juhtimiskomitee otsuste 2020/5 8 ja 2021/02 9 kohaselt vastu võetud eeskirjad.

(4)On asjakohane määrata kindlaks liidu nimel piirkondlikus juhtimiskomitees võetav seisukoht, kuna kavandatav otsus on liidule siduv.

(5)Kuna selline otsus on vajalik transpordiühenduse alalise sekretariaadi ja transpordiühenduse organite nõuetekohaseks toimimiseks, on asjakohane määrata kindlaks seisukoht, mis võetakse liidu nimel piirkondlikus juhtimiskomitees seoses kavandatava otsuse vastuvõtmisega,

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA OTSUSE:

Artikkel 1

Seisukoht, mis võetakse liidu nimel transpordiühenduse piirkondlikus juhtimiskomitees seoses otsusega, milles käsitletakse kulude hüvitamise ühiste eeskirjade kehtestamist nende isikute puhul, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati ja on kutsutud osalema transpordiühenduse koosolekutel, ja millega asendatakse piirkondliku juhtimiskomitee otsuste 2020/5 ja 2021/02 kohaselt vastu võetud eeskirjad, põhineb käesolevale otsusele lisatud piirkondliku juhtimiskomitee otsuse eelnõul.

Otsuse eelnõu väiksemates muudatustes võivad liidu esindajad piirkondlikus juhtimiskomitees kokku leppida ilma nõukogu täiendava otsuseta.

Artikkel 2

Käesolev otsus on adresseeritud komisjonile.

Brüssel,

(1)    Otsus nende isikute kulude hüvitamise eeskirjade kohta, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati ja on koosolekutele kutsutud eksperdina.

(2)    Otsus, mis käsitleb kulude hüvitamise eeskirju nende isikute puhul, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati ja on kutsutud osalema transpordiühenduse koosolekutel.

(3) *    See nimetus ei piira Kosovo staatust käsitlevaid seisukohti ning on kooskõlas ÜRO Julgeolekunõukogu resolutsiooniga 1244/1999 ja Rahvusvahelise Kohtu arvamusega Kosovo iseseisvusdeklaratsiooni kohta.

(4)    Nõukogu 4. märtsi 2019. aasta otsus (EL) 2019/392 transpordiühenduse asutamise lepingu Euroopa Liidu nimel sõlmimise kohta (ELT L 71, 13.3.2019, lk 1).

(5)    COM(2017) 324 final, alapealkiri „Üldine taust“.

(6)    Euroopa Kohtu 7. oktoobri 2014. aasta otsus kohtuasjas Saksamaa vs. nõukogu, C-399/12, ECLI:EU:C:2014:2258, punktid 61–64.

(7)    Nõukogu 4. märtsi 2019. aasta otsus (EL) 2019/392 transpordiühenduse asutamise lepingu Euroopa Liidu nimel sõlmimise kohta (ELT L 71, 13.3.2019, lk 1).

(8)    Otsus nende isikute kulude hüvitamise eeskirjade kohta, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati ja on koosolekutele kutsutud eksperdina.

(9)    Otsus, mis käsitleb kulude hüvitamise eeskirju nende isikute puhul, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati ja on kutsutud osalema transpordiühenduse koosolekutel.

EUROOPA KOMISJON

Brüssel,8.11.2023

COM(2023) 693 final

LISA

järgmise dokumendi juurde:

Ettepanek: nõukogu otsus,

millega määratakse kindlaks seisukoht, mis võetakse Euroopa Liidu nimel transpordiühenduse asutamise lepingu alusel loodud piirkondlikus juhtimiskomitees seoses kulude hüvitamise ühiste eeskirjade kehtestamisega nende isikute puhul, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati ja on kutsutud osalema transpordiühenduse koosolekutel

Lisa

EELNÕU:

TRANSPORDIÜHENDUSE PIIRKONDLIKU JUHTIMISKOMITEE OTSUS 202X/...,

millega kehtestatakse kulude hüvitamise eeskirjad nende isikute puhul, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati ja on kutsutud osalema transpordiühenduse koosolekutel

TRANSPORDIÜHENDUSE PIIRKONDLIK JUHTIMISKOMITEE,

võttes arvesse transpordiühenduse asutamise lepingut, eriti selle artikli 24 lõiget 1 ja artiklit 35,

ON VASTU VÕTNUD KÄESOLEVA OTSUSE:

Artikkel 1

Käesolevaga võetakse vastu lisas esitatud kulude hüvitamise ühised eeskirjad nende isikute puhul, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati ja on kutsutud osalema transpordiühenduse koosolekutel.

Käesoleva otsuse alusel vastu võetud ühiste eeskirjadega asendatakse piirkondliku juhtimiskomitee otsuste 2020/5 ja 2021/02 kohaselt vastu võetud eeskirjad.

Pärast eeskirjade vastuvõtmist avaldab transpordiühenduse alaline sekretariaat need transpordiühenduse veebisaidil.

Artikkel 2

Käesolev otsus jõustub selle vastuvõtmise päeval.

Koht..., kuupäev...

Piirkondliku juhtimiskomitee nimel

                       eesistuja

1.1.LISA

KULUDE HÜVITAMISE EESKIRJAD NENDE ISIKUTE PUHUL, KES EI KUULU TRANSPORDIÜHENDUSE ALALISSE SEKRETARIAATI JA ON KUTSUTUD OSALEMA TRANSPORDIÜHENDUSE KOOSOLEKUTEL

1.Kohaldamisala

1.1.    Käesolevaid eeskirju kohaldatakse isikute suhtes, kes ei kuulu transpordiühenduse alalisse sekretariaati (edaspidi „alaline sekretariaat“) ja on kutsutud osalema mõnele eeskirjas 1.3 loetletud transpordiühenduse koosolekule või üritusele.

1.1.Käesolevaid eeskirju kohaldatakse järgmiste isikute suhtes, kes on kutsutud osalema mõnel eeskirja punktis 1.3 kirjeldatud transpordiühenduse koosolekul:

(a)transpordiühenduse asjaomaste organite, sealhulgas (kuid mitte ainult) ministrite nõukogu, piirkondliku juhtimiskomitee, tehniliste komiteede, sotsiaalfoorumi ja eelarvekomitee liikmed;

(b)muud osalejad, kes on ametlikult kutsutud osalema mõnel punktis 1.3 loetletud transpordiühenduse koosolekul, kui kutses on selgelt märgitud, et transpordiühendus hüvitab nende osalemise kulud;

(c)väliseksperdid (transpordiühenduse lepinguosaliste või ELi liikmesriikide era-, valitsus- või valitsusvälise sektori esindajad), kes on kutsutud avaldama konkreetset erialast arvamust mõnel transpordiühenduse korraldatud koosolekul ja kes ei ole transpordiühenduse organite, töörühmade, koordineerimisrühmade ning transpordiühenduse muude tööorganite liikmed;

(d)kõik isikud, kes vastutavad punktide a, b või c alla kuuluva puudega isiku saatmise eest.

1.3.    Käesolevad eeskirjad hõlmavad koosolekuid, mida peetakse järgmistes koosseisudes, komiteedes ja muudel transpordiühenduse foorumitel:

(a)ministrite nõukogu, piirkondlik juhtimiskomitee, tehnilised komiteed ja sotsiaalfoorum;

(b)eelarvekomitee;

(c)töökonnad, koordineerimisrühmad ja muud tööorganid, mis on loodud ministrite nõukogu või piirkondliku juhtimiskomitee otsuste või järeldustega;

(d)alalise sekretariaadi korraldatavad konverentsid, seminarid ja muud foorumid, mis on seotud transpordiühenduse tööprogrammiga;

(e)muud kohtumised, mis korraldatakse transpordiühenduse asutamislepingu rakendamise raames (kõrgetasemelised arutelud, seminarid jne);

(f)transpordiühenduse avaldatud ametikohtade valikumenetlused (valikukomisjoni liikmed) ning

(g)transpordiühenduse avaldatud ametikohtade valikumenetlused (kandidaadid).

1.4.    

(a)Transpordiühenduse asutamislepingu alusel loodud organite koosolekute puhul on kuni ühel ministeeriumi, reguleeriva asutuse, ameti, üksuse või mõne muu hüvitisesaaja ametlikult määratud esindajal õigus asjaomasel koosolekul osalemisega seotud kulude hüvitamisele käesolevate eeskirjade alusel.

(b)Suutlikkuse suurendamise algatuste puhul, nagu õpikojad, koolitused, õppekülastused või konverentsid, on kuni kahel ministeeriumi, reguleeriva asutuse, ameti, üksuse või mõne muu hüvitisesaaja esindajal õigus asjaomase üritusega seotud kulude hüvitamisele käesolevate eeskirjade alusel.

(c)Kui punktides a ja b loetletud üritusi korraldatakse vastastikku või kui osaleja nimetanud institutsioon omab eri transpordiküsimuste puhul suuremaid volitusi, võib alalise sekretariaadi direktor (edaspidi „direktor“) põhjendatud otsusega sellest reeglist kõrvale kalduda.

(d)Nende osalejate arv, kellel on õigus kulude hüvitamisele, otsustatakse igal üksikjuhul eraldi ja tingimusel, et selleks on olemas rahalised vahendid.

1.5.    Käesolevad eeskirjad hõlmavad sõidukulude hüvitamist ja päevaraha.

1.6.    Koosolekule kutsutavate välisekspertide maksimaalne arv, olenemata sellest, kas neil on õigus kulude hüvitamisele või mitte, on üks iga transpordiühenduse lepinguosalise kohta ja üks iga ELi liikmesriigi kohta. Üritusel osalevate erasektori või valitsusväliste ekspertide arv ei tohi olla valitsusekspertide omast suurem.

2.Reisikulud

2.1.    Kõigil osalejatel on õigus reisikulude hüvitamisele kutses märgitud kohast (töökoha või kodune aadress) koosoleku toimumise kohta, eeldusel et kasutatud on vahemaad silmas pidades kõige sobivamat transpordivahendit. Üldjuhul on selleks teise klassi rongireis vähem kui 400 km pikkuse vahemaa puhul (üks suund vastavalt ametlikule vahemaale raudteel) ja turistiklassi lennureis vähemalt 400 km pikkuse vahemaa puhul.

2.2.    Direktor püüab tagada, et koosolekud korraldatakse nii, et osalejad saaksid kasutada kõige soodsamaid reisihindu.

2.3.    Reisikulud hüvitatakse ainult reisidokumentide esitamise korral.

2.4.    Kui lennu- või raudteetransporti ei ole võimalik kasutada või need ei ole kulutõhusad, võib sõita bussi või autoga.

2.5.    Isikliku autoga reisimine hüvitatakse vastavalt määrale 0,28 eurot kilomeetri kohta.

2.6.    Reisikulud hüvitatakse kuni 700 euro ulatuses.

3.Päevaraha

3.1.    Päevaraha hõlmab majutuse, kohapealse transpordi ja toitlustamisega seotud kulusid, teenustasusid ja muid kaasnevaid kulusid.

3.2.    Kohaldatakse ELi rahastatavate välisabilepingute jaoks ette nähtud päevaraha uusimaid määrasid.

Päevarahamäära kohaldamisel võetakse aluseks selle koha päevaraha, kus kutsutud osaleja öö veedab. Reisi alguspäeva eest makstakse kogu päevaraha, kuid reisi lõpupäeva eest seda ei maksta, seega võetakse päevaraha arvutamisel aluseks kodust eemal veedetud ööde arv.

Päevaraha makstakse ainult juhul, kui koosolekuajad ei sobi kokku lennu- või rongiaegadega.

   Ööbimiste arv ei tohi ületada koosolekupäevade arvu + 1.

3.3.    Direktori eelneval heakskiidul võib osalejatel olla erandkorras õigus sellisele täiendavale päevarahale, mis on seotud koosoleku toimumise kohas lisaööbimisega juhul, kui viibimisaja pikendamine võimaldab osalejal saada seoses transpordiga hinnasoodustust, mis ületab lisaööga seotud päevaraha maksumuse.

3.4.    Osalejatel ei ole õigust muude hotellis viibimisega seotud kulude (internet, telefon, koopiate tegemine, minibaar, lisanduv hommikusöök jne) hüvitamisele.

3.5.    Osalejatel, kes tulevad koosoleku toimumiskohast kuni 50 km kaugusel asuvast kohast, ei ole õigust päevarahale.

3.6.    Vähendatud päevaraha määrasid kohaldatakse järgmistel juhtudel:

a) kui reis koosolekul osalemiseks ei hõlma ööbimist:

i) kui töölähetus kestab kaheksa või enam tundi, makstakse 50 % vastava sihtkoha päevarahast;

ii) kui töölähetus kestab vähem kui kaheksa, kuid enam kui viis tundi, makstakse 35 % päevarahast;

       iii) kuni viietunnise (kaasa arvatud) töölähetuse eest makstakse 20 % päevarahast;

b) kui pakutakse tasuta einet, näiteks lõuna- või õhtusööki, arvatakse iga tasuta söögikorra puhul maha 10 % päevarahast.

Tasuta eineks loetakse kõiki selliseid juhtumeid, kus koosoleku või ürituse päevakord sisaldab lõuna- või õhtusööki.

4.Piletite ja majutuse ostmine

4.1.    Eeskirja 1.3 punktides a–e loetletud koosolekutele kutsutud osalejad broneerivad oma piletid ja majutuse ise. Broneeringud tuleb teha võimalikult varakult, et oleks võimalik saada kõige soodsam hind või tariif. Alaline sekretariaat broneerib osalejate nimel reisipiletid või teeb kulude ettemakse üksnes erandjuhtudel ja eeskirjas 6 sätestatud tingimustel.

4.2.    Eeskirja 1.3 punktides f ja g loetletud koosolekutele kutsutud osalejate reisi- ja majutuskorraldusega tegeleb alaline sekretariaat.

5.Hüvitamise kord

5.1.    Reisikulude hüvitamiseks ja päevaraha maksmiseks esitavad osalejad kulude hüvitamise taotluse (edaspidi „hüvitistaotlus“). Hüvitistaotlus:

(a)tehakse 1. liites esitatud vormi kasutades;

(b)esitatakse alalisele sekretariaadile elektrooniliselt hiljemalt 15 kalendripäeva jooksul pärast asjaomase koosoleku toimumise kuupäeva ning

(c)sellele lisatakse kõikide tõendavate dokumentide originaalid, nagu piletid ja arved või elektroonilise broneeringu puhul väljatrükid ja pardakaardid lennu sihtkohta, mis tõendavad kantud kulusid ja millel on näha kasutatud reisiklass, reisi aeg ja makstud summa.

5.2.    Hüvitamisega seotud kirjad tuleb saata alalisele sekretariaadile aadressil finance@transport-community.org.

5.3.    Kulud hüvitatakse eurodes. Hüvitamisel kohaldatakse koosoleku kuupäeval kehtinud vahetuskurssi.

5.4.    Hüvitis kantakse osaleja nimetanud institutsiooni või organisatsiooni pangakontole, kasutades eeskirja 5.5 kohaselt esitatud pangakonto andmeid. Hüvitise võib siiski kanda ka osaleja isiklikule pangakontole, kui tema institutsioon või organisatsioon esitab selleks kirjaliku taotluse.

5.5.    Eeskirja 5.4 kohaldamisel esitatavad pangakonto andmed sisaldavad toetusesaaja kohta järgmist teavet: kontoomaniku nimi ja aadress, panga nimi, pangakonto number (IBAN) ja SWIFT-kood (BIC).

6.Reisi- ja majutuskulude ettemaksed

6.1.    Erandjuhtudel võib osaleja nimetanud institutsioon või organisatsioon esitada alalisele sekretariaadile taotluse eeskirja 1.3 punktides a–e loetletud koosolekutele kutsutud osaleja reisikulude ettemakse tegemiseks. Selline menetlus hõlmab reisi broneerimist alalise sekretariaadi poolt.

6.2.    Eeskirja 6.1 ei kohaldata eeskirja 1.2 punkti c alusel kutsutud osalejate suhtes.

6.3.    Ettemakse taotlused tehakse 2. liites esitatud vormi kasutades ja need saadetakse e-posti aadressil finance@transport-community.org vähemalt 21 kalendripäeva enne koosoleku kuupäeva.

6.4.    Direktor võtab vastu otsuse eeskirja 6.3 kohaselt esitatud taotluse rahuldamise või tagasilükkamise kohta.

6.5.    Pärast eeskirja 6.4 alusel taotluse rahuldamist ja koosoleku päevakorra kavandit arvesse võttes broneerib alaline sekretariaat asjaomase osaleja reisi. Alaline sekretariaat saadab e-posti teel pileti broneeringu kinnitused osalejale.

6.6.    Reisikulude ettemakse taotluse esitamisega kohustub osaleja koosolekul osalema.

6.7.    Kui osaleja, kellele on tehtud reisikulude ettemakse, ei saa koosolekul osaleda põhjustel, mis ei ole otseselt seotud transpordiühendusega, hüvitab osaleja nimetanud institutsioon või organisatsioon alalisele sekretariaadile reisi korraldamisega seotud kulud (nt broneeritud piletitega seotud kulud, sealhulgas tühistamistasud).

7.    Haldusnormid ja lõppsätted

7.1.    Käesolevate eeskirjade nõuetekohase rakendamise eest vastutab direktor.

7.2.    Alaline sekretariaat säilitab käesolevate eeskirjade alusel hüvitamisega seotud dokumente ja tõendeid, sealhulgas erikohtlemisega seotud dokumente, viis aastat.

7.3.    Eeskirjad avaldatakse pärast nende vastuvõtmist transpordiühenduse veebisaidil.

1.2.1. liide

REISIKULUDE HÜVITAMISE TAOTLUS

1.3.2. liide

REISIKULUDE ETTEMAKSE TAOTLUS