1.   Euroopa välisteenistusele adresseeritud dokumentidele juurdepääsu taotlus esitatakse kirjalikult Euroopa välisteenistuse veebisaidil, e-posti teel Euroopa välisteenistuse läbipaistvusrühmale või posti teel aadressil Access to Documents Correspondent, European External Action Service, Rond Point Schuman 9A, Brussels 1040, Belgium.

2.   Taotlus tuleb koostada piisavalt täpselt, et Euroopa välisteenistus saaks kindlaks teha taotletud dokumendid ja menetleda taotlust määruses sätestatud tähtaja jooksul.

3.   Kui taotlus ei ole piisavalt täpsed või kui hõlmab liiga suurt hulka materjali, võtab Euroopa välisteenistus taotlejaga viivitamata ühendust, et selgitada taotlust või piirata selle sisu ulatust kooskõlas määruse artikli 6 lõigetega 2 ja 3. Kui taotleja 10 tööpäeva jooksul vastust ei saada, võtab Euroopa välisteenistus taotlejaga uuesti ühendust, andes talle veel viis tööpäeva, et täpsustada taotlust või piirata selle ulatust, et võimaldada Euroopa välisteenistusel seda tõhusalt menetleda. Kui taotleja ei täpsusta taotlust ega piira selle ulatust, loetakse taotlus tagasilükatuks.

4.   Niipea kui taotlus on registreeritud, saadab Euroopa välisteenistuse dokumentidele juurdepääsu korrespondent taotlejale kättesaamistõendi.

5.   Taotlejate isikuandmeid töödeldakse kooskõlas kohaldatavate isikuandmete kaitse eeskirjadega (4).

1.   Kõiki taotlusi menetletakse määruses sätestatud tingimustel ja tähtaegade jooksul.

2.   Erandjuhtudel, nagu on sätestatud määruse artikli 7 lõikes 3 ja artikli 8 lõikes 2, võib tähtaegu pikendada viieteistkümne tööpäeva võrra, eelkõige:

Taotlejale tehakse tähtaja pikendamine teatavaks ja seda põhjendatakse.

1.   Esmastele taotlustele antud vastuseid menetleb läbipaistvuse talitus ja neile kirjutab alla Euroopa välisteenistuse dokumentidele juurdepääsu korrespondent.

2.   Kordustaotlustele antud vastustele kirjutab alla Euroopa välisteenistuse peasekretär pärast dokumentidele juurdepääsu korrespondendi nõuannete arvessevõtmist. Peasekretär võib selle õiguse Euroopa välisteenistuses delegeerida.

1.   Kui Euroopa välisteenistus saab taotluse juurdepääsuks tema valduses olevale, kuid kolmandalt isikult pärinevale dokumendile, konsulteeritakse kolmanda isikuga, välja arvatud juhul, kui määruses sätestatud erandeid arvesse võttes on ilmne, et dokument avalikustatakse või seda ei avalikustata.

2.   Dokumendile antakse juurdepääs ilma kolmanda isikuga konsulteerimata, kui selle autor on dokumendi juba avalikustanud või Euroopa välisteenistus on selle juba avalikustanud või kui on selge, et selle sisu avalikustamine või osaline avalikustamine ei mõjuta ilmselgelt ühtegi määruse artiklis 4 osutatud huvi.

3.   Kolmanda isikuga tuleb alati konsulteerida, kui dokument kuulub määruse artikli 9 kohaldamisalasse või kui dokument pärineb liikmesriigist ja liikmesriik on palunud Euroopa välisteenistusel dokumenti mitte avaldada ilma tema eelneva nõusolekuta vastavalt määruse artikli 4 lõikele 5. Liikmesriik esitab sellise taotluse kirjalikult.

4.   Kolmanda isikuga konsulteeritakse kirjalikult ja talle antakse vastamiseks mõistlik tähtaeg, võttes arvesse käesoleva otsuse artiklis 3 sätestatud tähtaegu. Kolmas isik esitab oma arvamuse kirjalikult.

5.   Kui kolmas isik tähtaja jooksul vastust ei saada või kui kolmas isik ei ole tuvastatav või pole teada tema kontaktandmeid, teeb Euroopa välisteenistus taotluse kohta tema käsutuses oleva teabe põhjal ise otsuse, pidades silmas määruses sätestatud erandeid ja võttes arvesse kolmanda isiku õigustatud huve.

6.   Kui Euroopa välisteenistus kavatseb anda juurdepääsu dokumendile kolmanda isiku selgesõnalise arvamuse vastaselt, teavitab ta kolmandat isikut oma kavatsusest dokument määruse alusel kohaldatava tähtaja jooksul avalikustada.

1.   Taotlus Euroopa välisteenistusega konsulteerimiseks, mille esitab liikmesriik või muu liidu institutsioon, organ või asutus, kes on saanud taotluse tema valduses oleva, kuid Euroopa välisteenistuselt pärineva dokumendi avalikustamiseks, esitatakse Euroopa välisteenistuse läbipaistvusrühmale või dokumentidele juurdepääsu korrespondendile, tehes seda posti teel aadressil European External Action Service, Rond Point Schuman 9A, Brussels 1040, Belgium või e-posti teel aadressil ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Euroopa välisteenistus esitab oma arvamuse viivitamata, võttes arvesse kõiki vastamise tähtaegu, ja hiljemalt viie tööpäeva jooksul.

1.   Kui dokumendile juurdepääsu taotlus puudutab määruse artikli 9 kohaldamisalasse kuuluvat dokumenti või muud Euroopa välisteenistuse julgeolekueeskirjade kohaselt salastatud dokumenti, menetlevad seda töötajad, kellel on õigus dokumendiga tutvuda.

2.   Salajastele dokumentidele juurdepääsust keeldumise või juurdepääsu osalise keeldumise kohta esitatakse määruse artiklis 4 loetletud erandite alusel põhjendused. Kui taotletud dokumenti ei saa nende erandite alusel tagasi lükata, tagab taotlust menetlev ametnik, et dokumendi salastatus kustutatakse enne selle taotlejale saatmist.

1.   Dokumendid, millele juurdepääs antakse, saadetakse posti või e-posti teel. Kui taotletud dokumendid on mahukad või raskesti käideldavad, võidakse taotlejal paluda nendega tutvuda seal, kus neid hoitakse. Selline tutvumine toimub tasuta.

2.   Kui Euroopa välisteenistus on dokumendi juba avaldanud, võib vastus seisneda selles, et taotlejat teavitatakse sellest, kuidas taotletud dokumenti hankida, näiteks esitades avaldamisviited või märkides veebiaadressi, kus see on kättesaadav.

3.   Kui posti teel saadetavate dokumentide koopiate maht ületab 20 lehekülge, võib taotlejalt nõuda tasu 0,10 eurot lehekülje kohta, millele lisandub saatekulud. Tasu muude andmekandjate puhul otsustatakse iga juhtumit individuaalselt käsitledes ning see tasu ei ületa põhjendatud summat.

1.   Dokumendid, millele antakse juurdepääs määruse kohase taotluse alusel, avaldatakse Euroopa välisteenistuse avalikus registris. Juurdepääs registrile on elektrooniline.

2.   Dokumendid, mis liigituvad määruse artikli 9 lõike 3 kohaselt tundlike dokumentide alla, kantakse registrisse üksnes koostaja nõusolekul.