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Document 52019DC0350
REPORT FROM THE COMMISSION TO THE EUROPEAN PARLIAMENT, THE COUNCIL AND THE COURT OF AUDITORS Annual report to the Discharge Authority on internal audits carried out in 2018
INFORME DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO Y AL TRIBUNAL DE CUENTAS Informe anual a la autoridad responsable de aprobar la gestión presupuestaria sobre las auditorías internas realizadas en 2018
INFORME DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO Y AL TRIBUNAL DE CUENTAS Informe anual a la autoridad responsable de aprobar la gestión presupuestaria sobre las auditorías internas realizadas en 2018
COM/2019/350 final
COMISIÓN EUROPEA
Bruselas, 25.6.2019
COM(2019) 350 final
INFORME DE LA COMISIÓN
AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO Y AL TRIBUNAL DE CUENTAS
Informe anual a la autoridad responsable de aprobar la gestión presupuestaria sobre las auditorías internas realizadas en 2018
{SWD(2019) 300 final}
Índice
1.Introducción
2.Misión del Servicio de Auditoría Interna: independencia, objetividad y rendición de cuentas
3.Síntesis de las tareas de auditoría
3.1.Aplicación del plan de auditoría de 2018
3.2.Datos estadísticos sobre las recomendaciones del Servicio de Auditoría Interna
4.Conclusiones basadas en el trabajo de auditoría realizado en 2018
4.1.Conclusiones sobre las auditorías de gestión
4.1.1.Rendimiento de las Direcciones Generales, servicios y agencias ejecutivas de la Comisión: procesos horizontales
4.1.2.Resultados de la ejecución presupuestaria de los créditos de operaciones y administrativos
4.2.Conclusiones del Servicio de Auditoría Interna
4.3.Dictamen general sobre la gestión financiera de la Comisión
5.Consulta a la instancia especializada en irregularidades financieras de la Comisión
6.Medidas de mitigación en relación con posibles conflictos de intereses (normas internacionales) — Investigación del Defensor del Pueblo Europeo
7.Supervisión y seguimiento adicionales de las recomendaciones de la auditoría
1.Introducción
El presente informe pone en conocimiento del Parlamento Europeo y del Consejo, como parte del procedimiento de aprobación de la gestión presupuestaria y de conformidad con los artículos 118 y 247 del Reglamento Financiero, información sobre auditorías internas realizadas en la Comisión en 2018. Se basa en el informe elaborado por el auditor interno de la Comisión sobre auditorías del Servicio de Auditoría Interna y en informes de consultoría realizados en 2018 ( 1 ). Abarca auditorías realizadas en las Direcciones Generales, los servicios y las agencias ejecutivas de la Comisión ( 2 ) y contiene i) un resumen del número y del tipo de auditorías internas realizadas, ii) una síntesis de las recomendaciones formuladas y iii) el curso dado a estas recomendaciones.
2.Misión del Servicio de Auditoría Interna: independencia, objetividad y rendición de cuentas
La misión del Servicio de Auditoría Interna es mejorar y proteger el valor de la organización al proporcionar un nivel de confianza objetivo y basado en los riesgos, así como asesoramiento y conocimiento. El Servicio de Auditoría Interna ayuda a la Comisión a lograr sus objetivos mediante un enfoque sistemático y riguroso para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión del riesgo, de control y de gobernanza. Sus tareas incluyen la evaluación y la formulación de recomendaciones adecuadas para mejorar el proceso de gestión del riesgo, de control y de gobernanza a fin de lograr los tres objetivos siguientes: i) fomentar los principios éticos y valores adecuados en el seno de la organización, ii) velar por la eficacia de la gestión y de la rendición de cuentas y iii) asegurar la comunicación eficaz de información sobre riesgos y control a los sectores pertinentes de la organización. De este modo, el Servicio de Auditoría Interna trata de fomentar una cultura de gestión eficaz y eficiente en el seno de la Comisión y sus servicios.
La independencia del Servicio de Auditoría Interna está consagrada en el Reglamento Financiero ( 3 ) y en su Carta de Misión ( 4 ) adoptada por la Comisión. Esta carta estipula que, para garantizar la objetividad de su opinión y evitar el conflicto de intereses, los auditores del Servicio de Auditoría Interna deben conservar su independencia en relación con las actividades y las operaciones que revisan. Si su objetividad se viese comprometida de hecho o en apariencia, los detalles del impedimento deben darse a conocer. Si el auditor interno lo considera necesario, podrá dirigirse directamente al presidente de la Comisión o al Colegio.
El Servicio de Auditoría Interna lleva a cabo su trabajo de conformidad con el Reglamento Financiero, las normas internacionales para el ejercicio profesional de la auditoría interna y el código deontológico del Instituto de Auditores Internos.
El Servicio de Auditoría Interna elabora informes para el Comité de Seguimiento de las Auditorías y es funcionalmente responsable frente a este. El Comité de Seguimiento de las Auditorías presta asistencia al Colegio de Comisarios en el cumplimiento de sus obligaciones de conformidad con los Tratados, el Reglamento Financiero y otros instrumentos normativos. Lo hace al i) garantizar la independencia del Servicio de Auditoría Interna, ii) supervisar la calidad del trabajo de auditoría interna, iii) garantizar que los servicios de la Comisión tienen en cuenta adecuadamente las recomendaciones de auditoría interna y externa y iv) garantizar que estas recomendaciones reciben un seguimiento adecuado. De esta forma, el Comité de Seguimiento de las Auditorías ayuda a mejorar la eficacia y la eficiencia de la Comisión en el logro de sus objetivos. El Comité también facilita la supervisión que realiza el Colegio de las prácticas de gobernanza, gestión del riesgo y control interno de la Comisión. En enero de 2018, el auditor interno emitió un informe de auditoría sobre la gobernanza en la Comisión. Este informe identificaba la necesidad de mejoras proporcionadas relativas, entre otras, a la gestión del riesgo, la información financiera y los mandatos de los organismos (de supervisión). La carta del Comité de Seguimiento de las Auditorías se actualizó en noviembre de 2018 como parte del seguimiento de esta auditoría por parte de la Comisión.
El Servicio de Auditoría Interna no audita los sistemas de control de los fondos de la Unión Europea por parte de los Estados miembros. Estas auditorías llegan hasta el nivel de los beneficiarios individuales y son llevadas a cabo por los auditores internos de los Estados miembros, las autoridades de auditoría nacionales, otras Direcciones Generales de la Comisión y el Tribunal de Cuentas Europeo. No obstante, el Servicio de Auditoría Interna audita las medidas adoptadas por los servicios de la Comisión para supervisar y auditar a i) los organismos de los Estados miembros y ii) otros organismos, que son encargados de desembolsar fondos de la UE, como las Naciones Unidas. Como se prevé en el Reglamento Financiero, el Servicio de Auditoría Interna puede desempeñar estos cometidos in situ, en particular, en los Estados miembros.
3.Síntesis de las tareas de auditoría
3.1.Aplicación del plan de auditoría de 2018
Para la fecha límite del 31 de enero de 2019, se había aplicado el 100 % del plan de auditoría de 2018 actualizado ( 5 ). Este plan de auditoría incluyó auditorías en los servicios y las agencias ejecutivas de la Comisión ( 6 ).
Se completaron 166 «encargos» (que incluían auditorías, consultoría, seguimientos y revisiones) y se emitieron 181 informes (que incluían notas de seguimiento y cartas de auditoría) 7 . El cuadro que se muestra a continuación contiene un desglose de los tipos de encargos e informes completados.
181
El plan inicial de 2018 (que incluía 52 encargos de auditoría, consistentes en encargos de auditorías, revisiones y consultoría, pero sin incluir seguimientos) se actualizó a mediados de año. Tanto el plan inicial como el actualizado fueron examinados por el Comité de Seguimiento de las Auditorías.
El Servicio de Auditoría Interna planifica su trabajo de auditoría según una evaluación de riesgos y un análisis de la capacidad. Así lo exige su Carta y las normas internacionales, y ello también ayuda a asegura una ejecución eficiente y eficaz del plan de auditoría. La ejecución del plan de auditoría se supervisa posteriormente y se realizan los ajustes que sean necesarios. En 2018, el Servicio de Auditoría Interna realizó una evaluación de riesgos exhaustiva que dio como resultado un plan de auditoría estratégico plurianual para el periodo comprendido entre 2019 y 2021, así como un plan de auditoría anual para el año 2019.
3.2.Datos estadísticos sobre las recomendaciones del Servicio de Auditoría Interna
El número de recomendaciones emitidas por el Servicio de Auditoría Interna en 2018 puede consultarse en el gráfico que consta a continuación.
Se aceptaron el 100 % de las recomendaciones emitidas. Las entidades auditadas elaboraron planes de acción para la totalidad de las recomendaciones, que fueron presentados al Servicio de Auditoría Interna y aceptados como satisfactorios por dicho organismo.
Del número total de recomendaciones aceptadas (1 938) formuladas por el Servicio de Auditoría Interna durante el periodo comprendido entre 2014 y 2018, se evaluaron 1 572 según las aplicaron las entidades auditadas a la fecha límite de 31 de enero de 2019( 8 ). Esto deja un total de 366 recomendaciones (el 19 %) que todavía seguían abiertas en dicha fecha.
1 938
De estas 366 recomendaciones abiertas( 9 ), 1 se califica como crítica( 10 ), 135 como muy importantes y 103 como con retraso (es decir, no aplicadas en la fecha de aplicación acordada originalmente). Estas recomendaciones que han sufrido un retraso representan el 5,3 % del total de 1 938 recomendaciones aceptadas. De estas 103 recomendaciones que han sufrido un retraso, 18 recomendaciones muy importantes han sufrido un largo retraso (esto ocurre cuando la recomendación todavía sigue abierta más de seis meses después de la fecha de aplicación original). Estas representan solo el 2,9 % del número total de recomendaciones aceptadas críticas y muy importantes en el periodo comprendido entre 2014 y 2018 (en comparación con el 2 % en el periodo de notificación anterior). El número de recomendaciones de auditoría muy importantes que han sufrido un retraso superior a seis meses ha disminuido considerablemente en los últimos años (de una media de 28 en el periodo comprendido entre junio de 2015 y octubre de 2016 a una media de 15 desde enero de 2017). Continúa el trabajo en la aplicación de estas recomendaciones y se seguirá supervisando de cerca por parte del Comité de Seguimiento de las Auditorías.
366
En general, el Servicio de Auditoría Interna considera que la aplicación de las recomendaciones de las auditorías es satisfactoria y comparable a los periodos de notificación anteriores. Esta situación actual indica que los servicios de la Comisión son diligentes al aplicar las recomendaciones muy importantes y que, por lo tanto, mitigan los riesgos identificados por el Servicio de Auditoría Interna. No obstante, ha de prestarse especial atención a las recomendaciones individuales calificadas como «muy importantes» que han sufrido un largo retraso (es decir, superior a seis meses).
En el documento de trabajo de los servicios de la Comisión (sección 3) adjunto a este informe se proporciona un resumen de estas recomendaciones muy importantes que han sufrido un largo retraso.
4.Conclusiones basadas en el trabajo de auditoría realizado en 2018
4.1.Conclusiones sobre las auditorías de gestión
Para contribuir a la cultura basada en el rendimiento de la Comisión y a su mayor atención a la relación entre los costes y las prestaciones, el Servicio de Auditoría Interna llevó a cabo dos tipos de auditoría en 2018: auditorías de gestión( 11 ) y auditorías que incluyen elementos de rendimiento importantes (auditorías integrales). La realización de ambos tipos de auditoría fue parte del plan de auditoría estratégico de 2016-2018 del Servicio de Auditoría Interna.
En consonancia con su metodología y sus buenas prácticas, el Servicio de Auditoría Interna abordó el rendimiento de una forma indirecta. Para ello analiza si la dirección ha establecido sistemas de control para evaluar y proporcionar garantías con respecto al rendimiento (eficiencia y eficacia) de sus actividades y la forma en que lo ha hecho. Mediante dicho enfoque, el Servicio de Auditoría Interna trata de asegurar que las Direcciones Generales y los servicios hayan puesto en marcha indicadores clave, sistemas de supervisión, marcos de rendimiento y herramientas de medición del rendimiento adecuados. Esto se debe, en parte, al hecho de que un gran número de las bases jurídicas establecen objetivos con un alcance más amplio que lo que la Comisión podría lograr por sí sola. Esto significa que los valores de referencia y los objetivos SMART( 12 ) deben establecerse en primer lugar a nivel de la Comisión. El fin de estos objetivos y valores de referencia es separar en la medida de lo posible la contribución específica de la Comisión de la de aquellos otros actores clave que contribuyen a la aplicación y al logro de los objetivos de la Unión Europea (Estados miembros, regiones, países no integrados en la Unión Europea, organizaciones internacionales, etc.).
Las siguientes secciones establecen las conclusiones del Servicio de Auditoría Interna sobre los diversos aspectos del rendimiento de sus auditorías llevadas a cabo en 2018.
4.1.1.Rendimiento de las Direcciones Generales, servicios y agencias ejecutivas de la Comisión: procesos horizontales
4.1.1.1. Revisión de sinergias y eficiencias
Una parte importante de las auditorías internas de 2018 se centró en el uso eficiente y eficaz de recursos en las diferentes Direcciones Generales y los servicios de la Comisión.
Una iniciativa clave de la Comisión en este ámbito es la revisión de sinergias y eficiencias presentada en 2016( 13 ). Esta iniciativa de amplio alcance pretendía cambiar las formas de trabajar en la Comisión, lograr un aumento de la eficiencia en funciones de apoyo y liberar recursos para que fueran redistribuidos hacia áreas de máxima pertinencia política. El Servicio de Auditoría Interna reconoció que la iniciativa de revisión de sinergias y eficiencias es un importante desafío para la Comisión. La iniciativa ha introducido formas nuevas e innovadoras de pensar y encontrar soluciones a los problemas. El efecto transversal del enfoque de «líder de ámbito», en particular, está ayudando a eliminar los espacios aislados y a fomentar una forma de pensar más unificada. La iniciativa experimentó un periodo muy complicado tras su presentación, lo que era de esperar dada su ambiciosa naturaleza. Desde aquellos primeros días, el Servicio de Auditoría Interna ha observado el progreso logrado y los esfuerzos colectivos para abordar las brechas del marco subyacente. Estos están dirigidos a establecer procesos más sólidos y dar un nuevo impulso a una iniciativa en la que las expectativas para el futuro continúan muy altas, sobre todo a la vista del final del mandato actual de la Comisión y del inicio de una nueva Comisión en 2019. Se están abordando muchos de los desafíos iniciales como i) la falta de un encauzamiento central sobre cuestiones clave, ii) la garantía de la solidez y la viabilidad del ahorro, iii) las cuestiones presupuestarias, iv) una falta de supervisión eficaz y v) un enfoque insuficientemente unificado y común. No obstante, aún queda mucho trabajo por delante para conseguir auténticas sinergias y eficiencias sostenibles y para lograr los objetivos establecidos en la Comunicación sobre la revisión de sinergias y eficiencias de 2016 a tiempo. Es necesario trabajar más para obtener el máximo rendimiento de los avances ya realizados y garantizar que la revisión de sinergias y eficiencias se inserte en la cultura de la Comisión.
La auditoría también desveló que a nivel institucional los servicios centrales deberían definir criterios claros para determinar el ahorro y supervisar de cerca los avances realizados encaminados al logro del objetivo y que los «líderes de ámbito» deberían establecer mecanismos de calidad adecuados para demostrar el nivel de calidad de sus servicios a las Direcciones Generales clientes y adoptar medidas correctoras cuando sea necesario. Las recomendaciones del Servicio de Auditoría Interna a este respecto deben entenderse como mejoras proporcionadas destinadas a contribuir a garantizar que la iniciativa de revisión de sinergias y eficiencias finalmente logra alcanzar sus objetivos. Tras la auditoría del Servicio de Auditoría Interna, en abril de 2019 la Comisión emitió una nueva Comunicación sobre la iniciativa de sinergias y eficiencias ( 14 ).
4.1.1.2. Procesos de gobernanza
En 2017, el Servicio de Auditoría Interna comunicó varias deficiencias identificadas en los procesos de gobernanza en la Comisión. A raíz de las recomendaciones del Servicio de Auditoría Interna, la Comisión emitió una serie de comunicaciones y decisiones en noviembre de 2018 (el «paquete de gobernanza») para abordar los problemas identificados por el Servicio de Auditoría Interna y actualizar los acuerdos de gobernanza institucional de la Comisión.
En 2018, varias auditorías también centraron su atención en aspectos relacionados con la gobernanza en diferentes ámbitos políticos.
La auditoría sobre la Gobernanza de telecomunicaciones del Mecanismo «Conectar Europa» demostró que desde que se presentó el programa de telecomunicaciones en 2014 se ha enfrentado a un aumento considerable de la gama de servicios ofrecidos y de la complejidad. La estructura de gobernanza, según se estableció inicialmente, ya no está adaptada a la complejidad actual del programa y a los avances futuros conforme al programa Europa Digital, y esta situación también puede afectar a la aplicación eficaz a nivel de programa. Por lo tanto, el Servicio de Auditoría Interna recomendó a la Dirección General de Redes de Comunicación, Contenido y Tecnologías que mejorase, en colaboración con el resto de las Direcciones Generales que aplican el programa, el marco de rendimiento actual del Mecanismo «Conectar Europa». El Servicio de Auditoría Interna también recomendó que la Dirección General de Redes de Comunicación, Contenido y Tecnologías supervisase debidamente su progreso y los resultados mediante el establecimiento de objetivos e indicadores medibles.
En materia de gobernanza sobre tecnología de la información, los acuerdos de gobernanza específicos de la Dirección General de Cooperación Internacional y Desarrollo para la gestión del programa OPSYS (Operational System( 15 )) y los subproyectos relacionados son, en general, eficientes y eficaces. No obstante, el modelo de gobernanza actual del sistema de información no se encuentra suficientemente adaptado al futuro panorama de la tecnología de la información de la Dirección General de Cooperación Internacional y Desarrollo, una vez que OPSYS se encuentre en producción. El Servicio de Auditoría Interna recomendó que la Dirección General de Cooperación Internacional y Desarrollo reforzara la gobernanza de los datos.
El Servicio de Auditoría Interna también emitió recomendaciones sobre las deficiencias identificadas en la gobernanza sobre tecnología de la información y la seguridad de la tecnología de la información del TRACES (TRAde Control and Expert System 16 ).
4.1.1.3. Procesos de gestión de recursos humanos
En el ámbito de los recursos humanos, una auditoría sobre la gestión de recursos humanos en el Centro Común de Investigación reveló que el sistema de gestión y control para la contratación de personal científico temporal: i) está adecuadamente diseñado, ii) garantiza que las contrataciones se efectúan de forma legal y regular y iii) es eficaz para dar respuesta a las necesidades cotidianas. No obstante, el sistema de gestión y control no es eficaz con respecto a: i) la identificación de las necesidades en materia de competencias del personal científico a largo plazo y ii) la supervisión del proceso de contratación. Estas deficiencias pueden afectar a la consecución de los ambiciosos objetivos establecidos por el Centro Común de Investigación en su estrategia 2030. También se detectó que la gestión de recursos humanos suponía un problema en la auditoría del programa de desmantelamiento y gestión de residuos nucleares del Centro Común de Investigación. A este respecto existía una brecha entre los recursos necesarios y los recursos disponibles para cumplir las responsabilidades del Centro Común de Investigación relativas al desmantelamiento (tanto en términos de dotación de personal como de perfiles/experiencia específicos). Asimismo, los acuerdos para asegurar la continuidad de las actividades en caso de ausencias/escasez de personal no son completamente eficaces. Esto genera un entorno más bien frágil, que no es sostenible a largo plazo, sobre todo si se tiene en cuenta el aumento de — y los cambios en la naturaleza de — las actividades relacionadas con el desmantelamiento y la gestión de residuos nucleares.
Los problemas identificados en el Centro Común de Investigación son similares a los identificados en otras auditorías realizadas por el Servicio de Auditoría Interna en el periodo comprendido entre 2016 y 2018 y comunicados en años anteriores. Por lo tanto, en 2018, el Servicio de Auditoría Interna envió una carta de auditoría a la Dirección General de Recursos Humanos y Seguridad en la que resumía los problemas comunes identificados en estas auditorías. Esta carta planteó numerosas cuestiones que requerían un análisis para ayudar a la Comisión a dar una respuesta eficaz a los desafíos en materia de recursos humanos a los que se enfrentan las Direcciones Generales y los servicios. Estas cuestiones son especialmente importantes en un contexto de mayor presión política en lo que se refiere a: i) la obtención de resultados, ii) la redistribución de recursos a áreas de máxima pertinencia política, iii) la reducción de personal y iv) la reestructuración de la comunidad de recursos humanos y el nuevo modelo de prestación de servicios de recursos humanos como resultado de la iniciativa de revisión de sinergias y eficiencias. Las cuestiones recurrentes clave identificadas por el Servicio de Auditoría Interna son: i) la falta de estrategias y planes plurianuales de recursos humanos integrales y coherentes, ii) debilidades en la evaluación de la carga de trabajo, cartografiado de tareas y habilidades, elementos clave para tomar decisiones sólidas de asignación de recursos humanos y iii) datos e informes insuficientes en materia de recursos humanos que aporten valor, proporcionados por el nivel institucional.
4.1.1.4. Otros procesos
Diferentes auditorías determinaron que también se pueden lograr más avances al mejorar el rendimiento global de otros procesos «horizontales» (es decir, procesos que afectan a diferentes áreas de políticas y administrativas).
El Sistema de exclusión y detección precoz («EDES», por sus siglas en inglés) es una herramienta de alerta que contiene información restringida sobre terceros que podrían suponer una amenaza para los intereses financieros y la reputación de la Unión Europea. El objetivo del sistema es combatir el fraude y proteger los intereses financieros de la Unión Europea y así permitir que los ordenadores tomen decisiones informadas. La auditoría sobre el Sistema de exclusión y detección precoz reveló que el sistema de control en sí mismo, en términos globales, está diseñado eficaz y eficientemente, en consonancia con la legislación aplicable. Sin embargo, la auditoría identificó dos problemas: i) directrices y concienciación y ii) la aplicación práctica del Sistema de exclusión y detección precoz. Por lo tanto, el Servicio de Auditoría Interna recomendó que se desplegaran esfuerzos significativos, tanto a nivel institucional como local, para que la concienciación y la aplicación del Sistema de exclusión y detección precoz alcancen un estado de madurez para garantizar que también es eficaz en su funcionamiento.
Todos los días, la Comisión Europea crea, obtiene, adquiere y difunde activos intangibles. A menudo, los derechos de propiedad intelectual, como los derechos de autor, las marcas registradas y las patentes, protegen dichos activos. Al mismo tiempo, es posible que el personal de la Comisión tenga que utilizar los activos de propiedad intelectual pertenecientes a terceros. Por lo tanto, es necesario gestionar la propiedad intelectual de manera eficiente y eficaz en el seno de la Comisión Europea. Aunque la Comisión ha diseñado procesos adecuados de gobernanza, gestión del riesgo y control para sus actividades relacionadas con la propiedad intelectual, se identificaron deficiencias en la aplicación de estos procesos a nivel institucional. En particular, se detectaron deficiencias en la identificación y la clasificación de activos de propiedad intelectual y en las cláusulas de propiedad intelectual adjuntas a los contratos de software. Además de las recomendaciones realizadas para abordar estas cuestiones, el Servicio de Auditoría Interna recomendó a la Dirección General de Informática y al Centro Común de Investigación que desarrollaran conjuntamente una política de software a nivel institucional para el desarrollo y la distribución del software propiedad de la Comisión.
La gestión del riesgo consiste en identificar y evaluar detenidamente los posibles problemas que podrían afectar a la ejecución de las actividades de la organización y al logro de sus objetivos. Un proceso sólido y maduro de gestión del riesgo, que constituye parte integrante de los procesos de gestión, puede añadir valor a una organización al incrementar la probabilidad de alcanzar sus objetivos, en particular si dicha organización se ve afectada por un cambio significativo. Para las Direcciones Generales de Migración y Asuntos de Interior y de Justicia y Consumidores las auditorías determinaron que el proceso de gestión del riesgo todavía no está plenamente integrado en la cultura ni en los sistemas de las Direcciones Generales. Como respuesta a los problemas identificados, el Servicio de Auditoría Interna recomendó a ambas Direcciones Generales que fortalecieran sus directrices y metodología de identificación y evaluación de riesgos para incluir la consideración de oportunidades perdidas, dimensiones externas y riesgos transversales, así como la posibilidad de utilizar diferentes metodologías de identificación de riesgos que se adapten mejor a sus circunstancias concretas.
Si la Comisión experimentase un fallo importante de uno o varios de sus sistemas críticos, esto podría tener un impacto significativo sobre su reputación. Por esta razón los requisitos de continuidad de las actividades de la Dirección General de Comunicación son muy exigentes. Aunque la Dirección General de Comunicación ha puesto en práctica numerosos controles destinados a reducir los riesgos, el Servicio de Auditoría Interna identificó una deficiencia en el paso clave sobre el que se construye la gestión de la continuidad de las actividades: su proceso de análisis del impacto de las actividades.
La coordinación adecuada de las actividades y la cooperación con las partes interesadas son esenciales para garantizar una acción coherente y eficaz entre diferentes ámbitos políticos.
En la acción exterior existen actividades de coordinación entre la Comisión (la Dirección General de Cooperación Internacional y Desarrollo, la Dirección General de Política de Vecindad y Negociaciones de Ampliación y el Servicio de Instrumentos de Política Exterior) y el Servicio Europeo de Acción Exterior en la gestión de las delegaciones de la Unión Europea y en la programación y aplicación de instrumentos exteriores. Estas actividades de coordinación tienen lugar tanto en la sede como en las delegaciones de la Unión Europea. Se determinó que las actividades de coordinación eran en general eficaces y eficientes, aunque se identificó una deficiencia en la coordinación nacional. El Servicio de Auditoría Interna recomendó especialmente a la Dirección General de Cooperación Internacional y Desarrollo y a la Dirección General de Política de Vecindad y Negociaciones de Ampliación que desarrollaran en mayor medida la herramienta operativa (el panel de ejecución de ayuda) para establecer una cartera consolidada de proyectos financiados por la Unión Europea.
Eurostat colabora estrechamente con otros organismos de la Unión Europea y organizaciones internacionales para mejorar la metodología estadística y el intercambio de datos. Esta cooperación con partes interesadas externas tiene un impacto significativo sobre la aplicación del programa estadístico europeo. Eurostat ha establecido acuerdos de colaboración eficaces con una serie de partes interesadas externas, pero los sistemas de gestión y control actuales carecen de una política global clara a nivel de Dirección General. Asimismo, también deben mejorarse la coordinación de actividades y el intercambio de información pertinente dentro de la Dirección General.
Se auditaron varios aspectos de la iniciativa legislar mejor en diferentes auditorías. Esto incluyó auditorías sobre el proceso de evaluación en las Direcciones Generales de Agricultura y Desarrollo Rural, de Empleo, Asuntos Sociales e Inclusión y de Política Regional y Urbana, una auditoría sobre la elaboración de iniciativas legislativas en la Dirección General de Fiscalidad y Unión Aduanera y una auditoría sobre la supervisión y la aplicación de la legislación sanitaria de la Unión Europea en la Dirección General de Salud y Seguridad Alimentaria. No se identificaron problemas de rendimiento significativos en estas áreas.
4.1.2.Resultados de la ejecución presupuestaria de los créditos de operaciones y administrativos
4.1.2.1. Gestión directa
En el ámbito de los fondos gestionados directamente, varias auditorías evaluaron los procesos de gestión de subvenciones por parte de las agencias ejecutivas (Agencia Ejecutiva en el Ámbito Educativo, Audiovisual y Cultural, Agencia Ejecutiva para las Pequeñas y Medianas Empresas, Agencia Ejecutiva del Consejo Europeo de Investigación, Agencia Ejecutiva de Innovación y Redes, Agencia Ejecutiva de Investigación). No se identificaron deficiencias de rendimiento significativas, salvo en el caso de la Agencia Ejecutiva en el Ámbito Educativo, Audiovisual y Cultural. En esta agencia, aunque no se detectaron problemas significativos en lo relativo a la gestión de proyectos y al tratamiento de los pagos, se identificaron deficiencias graves que afectaban a la eficacia del sistema del control interno global. Desde la auditoría, la agencia ha tomado medidas para abordar estas deficiencias. El Servicio de Auditoría Interna ha observado que los riesgos subyacentes se han mitigado parcialmente y han rebajado la calificación de la recomendación a muy importante.
Las actividades de difusión y explotación son de fundamental importancia para maximizar el impacto de Horizonte 2020. Funcionan al garantizar el uso y la difusión eficaces de los resultados de las actividades de investigación financiadas por la Unión Europea. La función de la Comisión es apoyar a los beneficiarios de Horizonte 2020 con iniciativas específicas y herramientas especiales y garantizar que los beneficiarios cumplen las obligaciones contractuales. El Centro Común de Apoyo ha diseñado un proceso de difusión y explotación adecuado respaldado por un flujo de trabajo informático que contiene los controles obligatorios que los jefes de proyecto deben realizar al evaluar la aplicación del plan de difusión y explotación acordado en el acuerdo de subvención. Sin embargo, existen deficiencias en la aplicación práctica del proceso actual. Por lo tanto, el Servicio de Auditoría Interna realizó recomendaciones para garantizar que: i) el cumplimiento de las obligaciones contractuales de difusión y explotación y los requisitos de información se supervisan adecuadamente y ii) que existe un nivel de seguimiento adecuado de las actividades de difusión y explotación después de poner en práctica los proyectos.
La Dirección General de Política de Vecindad y Negociaciones de Ampliación gestiona los procedimientos de contratación pública y concesión de subvenciones conforme al Instrumento Europeo de Vecindad en la gestión directa. Las misiones de supervisión de las delegaciones de la Unión Europea son una herramienta importante para ofrecer una garantía razonable al ordenador subdelegado sobre la eficacia y la eficiencia de los sistemas de gestión y control existentes en las delegaciones de la Unión Europea para la aplicación del Instrumento Europeo de Vecindad. El Servicio de Auditoría Interna identificó un problema relativo a las misiones de supervisión. El Servicio de Auditoría Interna recomendó a la Dirección General de Política de Vecindad y Negociaciones de Ampliación que revisara sus procedimientos para mejorar la eficacia de las misiones de supervisión, en particular mediante i) la introducción de la planificación basada en el riesgo de las misiones de supervisión, ii) la revisión de la frecuencia de las misiones, iii) la adaptación de la duración de las visitas sobre el terreno a los requisitos de las instrucciones sobre la fase de finalización de las misiones y iv) el establecimiento de un procedimiento para difundir las buenas prácticas a otras delegaciones de la Unión Europea.
Una auditoría sobre el Instrumento de Asociación en el Servicio de Instrumentos de Política Exterior identificó deficiencias en el diseño y la aplicación de las misiones de supervisión por parte de la sede. Asimismo, el Servicio de Auditoría Interna recomendó al Servicio de Instrumentos de Política Exterior que reforzara el entorno de control en la delegación de la Unión Europea con respecto a los Estados Unidos de América. A la vista de las deficiencias identificadas en la asignación de responsabilidades para la gestión del Instrumento de Asociación en esta delegación de la Unión Europea. Estas deficiencias podrían afectar a la eficacia y eficiencia de las operaciones y podrían dar lugar a actividades fraudulentas no detectadas a tiempo.
La Oficina de gestión y liquidación de los derechos individuales es responsable de la gestión del Régimen Común del Seguro de Enfermedad, del seguro de accidentes y de las enfermedades profesionales. Una auditoría sobre el control de la Oficina de gestión y liquidación de los derechos individuales concluyó que la oficina ha diseñado y aplicado adecuadamente controles internos eficientes y eficaces para el Régimen Común del Seguro de Enfermedad y el accidente de seguros, salvo dos deficiencias. Por lo tanto, la auditoría realizó recomendaciones sobre: i) la revisión y documentación de la estrategia de control del Régimen Común del Seguro de Enfermedad y ii) la eficacia y eficiencia de los controles ex ante y ex post.
4.1.2.2. Gestión indirecta
En el ámbito de los fondos en régimen de gestión indirecta, varias auditorías se centraron en los mecanismos de supervisión que aplican las Direcciones Generales y los servicios de la Comisión. No se identificaron deficiencias de rendimiento significativas en dos de estas auditorías( 17 ).
Sin embargo, en otras dos auditorías en áreas específicas se identificaron deficiencias en la gestión de instrumentos financieros( 18 ). Puesto que la causa fundamental de algunos de los problemas identificados es a nivel central, también se emitió una carta de auditoría que ofrecía sugerencias de mejoras a las Direcciones Generales de Presupuestos y de Asuntos Económicos y Financieros.
·En la auditoría de los instrumentos financieros LIFE en las Direcciones Generales de Acción por el Clima y de Medio Ambiente, el Servicio de Auditoría Interna concluyó que a pesar de que, en general, ambas Direcciones Generales han puesto en marcha procesos de supervisión adecuados para vigilar la aplicación de los instrumentos financieros, sigue existiendo una deficiencia en la visibilidad y el fomento de la contribución de la Unión Europea. Para subsanar esta deficiencia, las Direcciones Generales deben verificar de manera regular y supervisar de forma eficaz que los requisitos de los acuerdos de delegación se respetan en la práctica.
·Tras finalizar una auditoría sobre la gestión de instrumentos de inversión en la Dirección General de Cooperación Internacional y Desarrollo en 2017, el Servicio de Auditoría Interna realizó una auditoría similar sobre el Instrumento de Inversión de la Política de Vecindad y el Marco de Inversión para los Balcanes Occidentales en la Dirección General de Política de Vecindad y Negociaciones de Ampliación en 2018. La auditoría reveló que aunque el diseño general de ambos instrumentos de inversión es adecuado, existen varias deficiencias en su aplicación que deben abordarse para mejorar las actividades de supervisión y la gestión financiera.
Finalmente, una auditoría sobre el proceso de desarrollo de garantía en la sede de la Dirección General de Cooperación Internacional y Desarrollo identificó una deficiencia en el proceso de supervisión para las declaraciones de gestión anuales. Estas declaraciones de gestión anuales las proporcionan las instituciones financieras internacionales o los organismos nacionales que ejecutan proyectos conforme a la gestión indirecta. El Servicio de Auditoría Interna recomendó a la Dirección General de Cooperación Internacional y Desarrollo que debería: i) establecer orientaciones específicas sobre el proceso de supervisión (controles, fechas de realización y seguimiento) y ii) proporcionar información en el informe anual de actividad sobre el estado de las declaraciones de gestión y sobre su contribución al proceso de desarrollo de garantía.
4.1.2.3.Gestión compartida
En el ámbito de la gestión compartida, seis auditorías de gestión/integrales evaluaron la gestión del programa y los procesos de pago. No se identificaron deficiencias de rendimiento significativas en este ámbito.
4.2.Conclusiones del Servicio de Auditoría Interna
El Servicio de Auditoría Interna emitió conclusiones limitadas sobre el estado del control interno en cada Dirección General y servicio en febrero de 2019. Estas conclusiones limitadas contribuyeron a los informes anuales de actividad de 2018 de las Direcciones Generales y los servicios en cuestión. Las conclusiones se basan en el trabajo de auditoría realizado durante los tres últimos años y abarcan la totalidad de las recomendaciones abiertas formuladas por el Servicio de Auditoría Interna y las antiguas estructuras de auditoría interna (en la medida en que el Servicio de Auditoría Interna haya asumido estas recomendaciones). La conclusión del Servicio de Auditoría Interna sobre el estado del control interno se limita a los sistemas de gestión y control que fueron auditados. La conclusión no abarca los sistemas que no han sido auditados por el Servicio de Auditoría Interna en los últimos tres años.
Se hizo especial hincapié en la conclusión limitada de la Agencia Ejecutiva en el Ámbito Educativo, Audiovisual y Cultural con respecto a una recomendación crítica y dos recomendaciones muy importantes formuladas en el contexto de la auditoría sobre Erasmus+ y Europa Creativa - gestión de subvenciones, fase II, lo que dio lugar a las reservas en el informe anual de actividad del servicio afectado.
4.3.Dictamen general sobre la gestión financiera de la Comisión
Como requiere su Carta de Misión, el Servicio de Auditoría Interna emite un dictamen general anual sobre la gestión financiera de la Comisión. Dicho dictamen se basa en el trabajo de auditoría llevado a cabo en el ámbito de la gestión financiera en la Comisión, realizado por el Servicio de Auditoría Interna durante los últimos tres años (2016-2018). También tiene en cuenta la información procedente de otras fuentes, en concreto los informes del Tribunal de Cuentas Europeo.
Al igual que en las ediciones anteriores, el dictamen general de 2018 queda matizado con respecto a las reservas formuladas por los ordenadores delegados en las declaraciones de fiabilidad. Para llegar a su dictamen general, el Servicio de Auditoría Interna tuvo en cuenta el impacto combinado de: i) los importes que se estimaba que estaban en riesgo según se indicaba en los informes anuales de actividad, ii) la capacidad correctiva, tal y como indican las correcciones financieras y las recuperaciones del pasado, y iii) las estimaciones de correcciones futuras e importes en situación de riesgo al cierre. Dada la magnitud de las correcciones financieras y las recuperaciones del pasado y suponiendo que las correcciones en años futuros sean de nivel comparable, el presupuesto de la UE está adecuadamente protegido en su conjunto (no necesariamente cada una de las políticas comunitarias) y a lo largo del tiempo (en ocasiones durante varios años después).
Sin entrar en mayor calificación del dictamen general, el Servicio de Auditoría Interna hizo hincapié en el siguiente asunto:
Estrategias de supervisión relativas a la ejecución de programas y políticas por terceros
Aunque sigue siendo plenamente responsable de garantizar la legalidad y la regularidad de los gastos y la buena gestión financiera (y también la consecución de objetivos políticos), la Comisión recurre cada vez más a terceros para ejecutar sus programas. Esto se lleva a cabo fundamentalmente delegando la ejecución del presupuesto operativo o ciertas tareas a terceros países ajenos a la UE, organizaciones internacionales o instituciones financieras internacionales, agencias y autoridades nacionales, empresas comunes, organismos no pertenecientes a la UE y agencias descentralizadas de la UE. Además, en determinados ámbitos políticos, se está haciendo un uso creciente de instrumentos financieros en virtud del marco financiero plurianual 2014-2020 actualmente vigente. Tales instrumentos y mecanismos de financiación alternativos implican retos y riesgos específicos para la Comisión, como también puso de manifiesto el Tribunal de Cuentas Europeo.
Para cumplir sus responsabilidades globales, los departamentos de la Comisión tienen que supervisar la ejecución de los programas y las políticas y proporcionar orientación y ayuda cuando sea necesario. Por tanto, han de definir y ejecutar actividades de supervisión, seguimiento e información adecuadas, eficaces y eficientes para garantizar que las entidades delegadas y otros socios apliquen de forma efectiva los programas, protejan adecuadamente los intereses financieros de la UE, cumplan los acuerdos de delegación, cuando proceda, y que cualquier posible problema que se identifique se aborde lo antes posible.
El Servicio de Auditoría Interna recomendó en una serie de auditorías que las estrategias de control y los acuerdos de supervisión de los departamentos de la Comisión pertinentes deberían exponer más claramente sus prioridades y necesidades para obtener garantías sobre la buena gestión financiera en esos organismos pertenecientes y no pertenecientes a la UE. Aunque en los últimos años se han tomado medidas tanto a nivel de los servicios centrales como a nivel de los departamentos de la Comisión pertinentes para mitigar los riesgos identificados como resultado del trabajo de auditoría, todavía son necesarias otras mejoras en algunas áreas.
Además, el Servicio de Auditoría Interna observa que, sin perjuicio del resultado de las negociaciones en curso sobre el nuevo marco financiero plurianual (2021-2027), se les seguirán encomendando responsabilidades operativas en determinadas áreas a las agencias descentralizadas y a otros organismos de ejecución. En este contexto, los departamentos de la Comisión deberían continuar con sus esfuerzos por identificar y evaluar los riesgos que implica la delegación de tareas en terceros y perseguir actividades efectivas y eficaces al desarrollar las estrategias de control pertinentes en mayor medida.
En el futuro, el Servicio de Auditoría Interna supervisará los avances relativos al nuevo marco financiero plurianual como parte de su actualización del plan estratégico de auditoría y evaluación de riegos para evaluar a tiempo los riesgos altos relacionados y, cuando corresponda, evaluar la preparación de los departamentos de la Comisión para aplicar los nuevos marcos una vez adoptados.
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Los problemas abordados en el párrafo de observaciones del auditor interno indicados anteriormente son puntos de especial atención para la Comisión. Los instrumentos financieros innovadores y los mecanismos de financiación alternativos juegan un papel cada vez más importante en la aplicación del presupuesto de la UE. El mayor uso de los instrumentos financieros conforme al marco financiero plurianual actual ha resultado ser indispensable para catalizar la inversión privada y maximizar el impacto del presupuesto de la UE. La Comisión ha propuesto que esto continúe conforme al próximo marco plurianual y se ha comprometido a garantizar que los riesgos relacionados se mitiguen adecuadamente. La Comisión también está prestando especial atención a la supervisión adecuada de las agencias y otros organismos de ejecución. Por ejemplo, en 2018, los servicios centrales y los departamentos establecieron un grupo de trabajo para aclarar y definir la función de los departamentos que supervisan a las agencias ejecutivas. Con respecto a las agencias descentralizadas, el nuevo reglamento financiero marco ha mejorado los acuerdos de gobernanza y las agencias descentralizadas están reforzando su gestión del riesgo. La Comisión continuará adoptando medidas, cuando proceda, para supervisar de manera continua, mitigar y abordar los riesgos relacionados con la delegación de tareas a terceros. |
5.Consulta a la instancia especializada en irregularidades financieras de la Comisión
La instancia especializada establecida conforme al artículo 143 del Reglamento Financiero no comunicó problemas sistémicos en 2018, en su dictamen mencionado en el artículo 93 del Reglamento Financiero( 19 ).
6.Medidas de mitigación en relación con posibles conflictos de intereses (normas internacionales) — Investigación del Defensor del Pueblo Europeo
El actual director general del Servicio de Auditoría Interna, auditor interno de la Comisión, Manfred Kraff, asumió el cargo el 1 de marzo de 2017. El señor Kraff ejerció anteriormente como director general adjunto y contable de la Comisión en la Dirección General de Presupuestos de la Comisión.
En consonancia con las normas internacionales de auditoría( 20 ), el 7 de marzo de 2017, tras su nombramiento como director general y auditor interno, el señor Kraff emitió instrucciones sobre los mecanismos que debían instaurarse para mitigar o evitar cualquier conflicto de intereses, potencial o percibido, con respecto al trabajo de auditoría del Servicio de Auditoría Interna en relación con sus responsabilidades anteriores. Estos mecanismos se prolongaron en 2018 (durante el periodo del 1 de marzo de 2018 al 1 de marzo de 2019) y en 2019 a través de notas de instrucciones dirigidas a todo el personal del Servicio de Auditoría Interna emitidas por el señor Kraff el 1 de marzo de 2018 y el 1 de marzo de 2019. Según los mecanismos, que ahora se han prolongado hasta el 1 de marzo de 2020, el señor Kraff no participaría en la supervisión del trabajo de auditoría relacionado con las operaciones de las que era responsable antes de incorporarse al Servicio de Auditoría Interna. En última instancia, la supervisión del trabajo de auditoría relacionado con esos asuntos recayó sobre Jeff Mason, exdirector general en funciones del Servicio de Auditoría Interna (entre septiembre de 2016 y febrero de 2017), y actual director del Servicio de Auditoría Interna (SAI.B, Auditoría en la Comisión y las Agencias Ejecutivas I). Los mecanismos mencionados disponían asimismo que se informaría al Comité de Seguimiento de las Auditorías de esas instrucciones y de su aplicación, y que el señor Mason remitiría a este último órgano la evaluación de cualquier situación en la que se pudiera interpretar que la independencia o la objetividad del señor Kraff se hubieran visto comprometidas. En esos casos, el señor Kraff se abstendría de llevar a cabo cualquier labor de supervisión del trabajo de auditoría conexo.
Los mecanismos existentes se debatieron con el Comité de Seguimiento de las Auditorías en su reunión de marzo de 2018. El comité consideró que las medidas elaboradas por el Servicio de Auditoría Interna abordan adecuadamente el riesgo de conflicto de intereses en consonancia con las normas internacionales y las buenas prácticas. El comité también observó con satisfacción que los mecanismos para garantizar la independencia organizativa se han aplicado en la práctica en las auditorías correspondientes. El Comité de Seguimiento de las Auditorías también hizo balance de la aplicación real de esos mecanismos en 2018 en su reunión del grupo preparatorio de 30 de enero de 2019. El Comité de Seguimiento de las Auditorías observó con satisfacción que los mecanismos se habían aplicado en la práctica en diferentes auditorías y consideró que se trataba de una práctica destacada en la profesión de auditoría interna.
El 4 de diciembre de 2017, el Defensor del Pueblo Europeo envió una carta a la Comisión Europea informándola de que, tras una reclamación de un ciudadano, se abriría una investigación con el fin de evaluar la idoneidad de las medidas adoptadas por la Comisión para evitar cualquier conflicto de intereses real (o percibido) en relación con el nombramiento del nuevo director general del Servicio de Auditoría Interna. El Servicio de Auditoría Interna y los servicios centrales de la Comisión respondieron a las diferentes cuestiones planteadas por el Defensor del Pueblo y proporcionaron todos los documentos justificativos pertinentes y la información solicitada. El Servicio de Auditoría Interna observa que, el 17 de diciembre de 2018, el Defensor del Pueblo indicó en una carta enviada a la Comisión que había evaluado las medidas adoptadas por la Comisión para evitar cualquier conflicto de intereses real o potencial como «en su gran mayoría tranquilizadoras». No obstante, en esta carta el Defensor del Pueblo también solicitó más información sobre una cuestión específica relacionada con las líneas jerárquicas a efectos de valoraciones para 2017. La Comisión envió la información relevante al Defensor del Pueblo en abril de 2019.
El 27 de septiembre de 2018 y el 7 de enero de 2019, durante las audiencias como parte de la aprobación de la gestión para el ejercicio 2017, el señor Kraff presentó a la Comisión de Control Presupuestario del Parlamento Europeo (CONT) los mecanismos existentes. Estos mecanismos se habían hecho públicos en los informes anuales de actividad de 2017 y 2018 del Servicio de Auditoría Interna (emitidos en marzo de 2018 y de 2019) y en el informe anual sobre auditorías internas de la Comisión (anterior informe del «artículo 99, apartado 5» del Reglamento Financiero, emitido en septiembre de 2018).
7.Supervisión y seguimiento adicionales de las recomendaciones de la auditoría
La ejecución de los planes de acción elaborados en respuesta a las auditorías efectuadas por el Servicio de Auditoría Interna en este ejercicio y en el pasado contribuye a la progresiva mejora del marco de control interno de la Comisión. El documento de trabajo de los servicios de la Comisión adjunto a este informe resume las medidas de seguimiento que aplican actualmente los departamentos de la Comisión. El Servicio de Auditoría Interna llevará a cabo encargos de seguimiento de la ejecución de los planes de acción. Estos encargos los estudiará el Comité de Seguimiento de las Auditorías, que informará al Colegio según corresponda.
