52014TA1210(39)

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Informe sobre las cuentas anuales de la Oficina de Armonización del Mercado Interior correspondientes al ejercicio 2013, acompañado de las respuestas de la Oficina

DO C 442 de 10.12.2014, p. 332–339 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

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Official Journal

10.12.2014

Diario Oficial de la Unión Europea

C 442/332

INFORME

sobre las cuentas anuales de la Oficina de Armonización del Mercado Interior correspondientes al ejercicio 2013, acompañado de las respuestas de la Oficina

(2014/C 442/39)

INTRODUCCIÓN

La Oficina de Armonización del Mercado Interior (conocida como «OAMI» y denominada en lo sucesivo «la Oficina»), con sede en Alicante, se creó en virtud del Reglamento (CE) no 40/94 del Consejo (1), derogado y reemplazado por el Reglamento (CE) no 207/2009 (2). Su misión consiste en aplicar la legislación europea en materia de marcas, diseños y modelos, que confiere a las empresas una protección uniforme en todo el territorio de la Unión Europea (3).

INFORMACIÓN DE APOYO A LA DECLARACIÓN DE FIABILIDAD

El enfoque de auditoría adoptado por el Tribunal comprende procedimientos de auditoría analíticos, verificaciones directas de las operaciones y una evaluación de los controles clave de los sistemas de supervisión y control de la Oficina, complementados por pruebas procedentes del trabajo de otros auditores (cuando sea pertinente) y un análisis de las manifestaciones de la dirección.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD

De conformidad con las disposiciones del artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE), el Tribunal ha fiscalizado:

a)	las cuentas anuales de la Oficina, que comprenden los estados financieros (4) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (5) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2013;

b)	la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas.

Responsabilidades de la dirección

La dirección es responsable de la preparación y la presentación fiel de las cuentas anuales de la Oficina, así como de la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes (6):

las funciones de la dirección respecto de las cuentas anuales de la Oficina consisten en crear, aplicar y mantener un sistema de control interno propicio a la preparación y presentación fiel de unos estados financieros libres de incorrecciones materiales, ya sea por fraude o por error, en seleccionar y aplicar políticas contables apropiadas y fundamentadas en las normas de contabilidad aprobadas por el contable de la Comisión (7) y en efectuar estimaciones contables razonables según las circunstancias. El presidente aprobará las cuentas anuales de la Oficina previamente elaboradas por el contable con arreglo a la información disponible y redactará una nota en la que, entre otros extremos, declarará que tiene garantías razonables de que las cuentas presentan una imagen fiel y veraz de la posición financiera de la Oficina en todos sus aspectos significativos;

las funciones de la dirección respecto de la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes y del cumplimiento del principio de buena gestión financiera consisten en crear, aplicar y mantener un sistema de control interno eficaz y eficiente que represente una supervisión adecuada, incluya las medidas necesarias para impedir la comisión de irregularidades y de fraudes y, si fuera preciso, prevea el ejercicio de acciones legales para recuperar fondos que se hayan abonado o utilizado incorrectamente.

Responsabilidades del auditor

El Tribunal presentará al comité presupuestario de la Oficina, basándose en la fiscalización realizada, una declaración sobre la fiabilidad de las cuentas anuales y sobre la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes (8). El Tribunal realiza la fiscalización de acuerdo con las normas internacionales de auditoría y el código de ética de la IFAC y las normas internacionales INTOSAI de las entidades fiscalizadoras superiores. Estas normas exigen que el Tribunal planifique y ejecute la auditoría para obtener garantías razonables de que las cuentas anuales de la Oficina estén exentas de incorrecciones materiales y las operaciones subyacentes sean legales y regulares.

Una auditoría implica la aplicación de procedimientos destinados a obtener evidencia de auditoría sobre los importes y los datos presentados en las cuentas y sobre la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes. Del criterio profesional del auditor depende la selección de estos procedimientos, así como de la valoración de los riesgos de que se produzcan incorrecciones materiales en las cuentas e incumplimientos significativos de las exigencias del marco legal de la Unión Europea en las operaciones subyacentes, ya sea por fraude o por error. Al efectuar esta valoración de los riesgos, el auditor tiene en cuenta los controles internos que inciden en la preparación y la presentación fiel de las cuentas, así como los sistemas de control y supervisión aplicados para garantizar la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes, con el fin de concebir los procedimientos de auditoría que resulten apropiados según las circunstancias. Una auditoría implica asimismo la evaluación de la idoneidad de las políticas contables utilizadas, del carácter razonable de las estimaciones contables y de la presentación general de las cuentas.

El Tribunal considera que se ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y apropiada en apoyo de su declaración de fiabilidad.

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

En opinión del Tribunal, las cuentas anuales de la Oficina presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, su situación financiera a 31 de diciembre de 2013 y los resultados de sus operaciones y flujos de tesorería para el ejercicio finalizado, conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión.

Opinión sobre la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

En opinión del Tribunal, las operaciones subyacentes a las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2013 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

10.	Los comentarios que se exponen a continuación no cuestionan las opiniones emitidas por el Tribunal.

COMENTARIOS SOBRE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA

11.

El importe de las prórrogas anuladas de ejercicios anteriores ascendió de 4,2 millones de euros (13 %) en 2012 a 6 millones (16 %) en 2013. En ambos ejercicios, el motivo principal fue la sobrestimación de los costes reembolsables en los acuerdos de cooperación con las oficinas nacionales de los Estados miembros (1,9 millones de euros en 2012 y 3,8 millones de euros en 2013), lo que indica la necesidad de obtener de dichas oficinas nacionales información más precisa sobre los gastos reales al final del ejercicio.

12.

El nivel de créditos comprometidos en 2013 para los distintos títulos osciló entre el 98 % y el 89 % del total de créditos, lo que indica que los compromisos jurídicos se contrajeron en los plazos oportunos. El nivel de créditos comprometidos prorrogados a 2013 era elevado en el caso del título II (gastos administrativos), donde se situó en 23,9 millones de euros (28 %) y del título III, donde se situó en 13,3 millones de euros (38 %). En el título II, la razón fue la existencia de contratos plurianuales relacionados principalmente con la construcción del nuevo edificio, el desarrollo de las aplicaciones informáticas y los servicios y suministros encargados, según lo previsto, al final de 2013, que no tenían que pagarse hasta 2014. En el título III, el motivo fundamental reside en los acuerdos de cooperación con las oficinas nacionales que no debían presentar las declaraciones de gastos hasta 2014, así como el habitual encargo de los servicios de traducción de los últimos meses de 2013, que no tenía que pagarse hasta 2014.

OTROS COMENTARIOS

13.

La Oficina dispone de un plan de continuidad de actividades y de gestión de crisis en vigor que establece que aproximadamente veinticinco puestos han de estar ocupados permanentemente por trabajadores de guardia. Pese a que el comité presupuestario de la Oficina aprueba cada año los créditos presupuestarios por servicios de guardia, el importe abonado en 2013 (4 02 458 euros) excede considerablemente del abonado por otras agencias que necesitan garantizar un servicio permanente.

SEGUIMIENTO DE LOS COMENTARIOS DE EJERCICIOS ANTERIORES

14.

En el anexo I figura una sinopsis de las medidas correctoras adoptadas en respuesta a los comentarios del Tribunal en relación con los ejercicios anteriores.

El presente Informe ha sido aprobado por la Sala IV, presidida por Milan Martin CVIKL, miembro del Tribunal de Cuentas, en Luxemburgo, en su reunión del día 8 de julio de 2014.

Por el Tribunal de Cuentas

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Presidente

(1) DO L 11 de 14.1.1994, p. 1.

(2) DO L 78 de 24.3.2009, p. 1.

(3) El anexo II presenta de forma sintética y a título de información las competencias y actividades de la Oficina.

(4) Los estados financieros comprenden el balance y la cuenta de resultado económico, el cuadro de los flujos de tesorería, el estado de cambios en los activos netos y un resumen de las políticas contables significativas, además de otras notas explicativas.

(5) Estos comprenden la cuenta de resultado de la ejecución presupuestaria y su anexo.

(6) Artículos 38 y 43 del Reglamento no CB-3-09 del Comité presupuestario de la Oficina de Armonización del Mercado Interior.

(7) Las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión están inspiradas en las Normas Contables Internacionales del Sector Público (IPSAS) dictadas por la Federación Internacional de Contadores o, en su defecto, las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)/Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) dictadas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad.

(8) Artículos 91 a 95 del Reglamento no CB-3-09 del Comité presupuestario de la Oficina de Armonización del Mercado Interior.

ANEXO I

Seguimiento de los comentarios de ejercicios anteriores

Ejercicio	Comentario del Tribunal	Estado de la aplicación de la medida correctora (Aplicada/En curso/Pendiente/sin objeto)
2011	El Tribunal identificó diversas deficiencias en el acuerdo de nivel de servicio entre la Oficina y el Centro de Traducción de los Órganos de la Unión Europea (CdT) correspondiente a 2011. El acuerdo fue firmado por la Oficina el 20 de junio de 2011 y, con arreglo al artículo 10, entró en vigor el 1 de enero de 2011. La ejecución del contrato comenzó antes de haber sido firmado. A instancias del Centro de Traducción, la Oficina efectuó un pago compensatorio de 1,8 millones de euros (1) que, además, fue autorizado sin que existieran compromiso presupuestario alguno ni créditos disponibles al efecto (2).	Sin objeto
2011	La Oficina aún debe mejorar su gestión del inmovilizado. En cuanto a los activos inmateriales generados por la Oficina, los procedimientos contables y la información sobre los gastos no eran fiables.	Aplicada
2011	El saldo en efectivo de la Oficina a 31 de diciembre de 2011 ascendía a 520 millones de euros (495 millones de euros en 2010). Con arreglo a la política de tesorería aprobada por el comité presupuestario en 2010, dicho saldo estaba depositado en nueve bancos de cinco Estados miembros.	Aplicada No obstante, el Tribunal señala la existencia de un nivel todavía elevado de saldo en efectivo.
2012	De los 31,9 millones de euros de créditos comprometidos que habían sido prorrogados de 2011 a 2012, se anuló en 2012 un total de 4,16 millones de euros (13 %). De este importe, 1,93 millones de euros se referían a acuerdos de cooperación con Estados miembros que no absorbieron la totalidad de los fondos que tenían asignados.	Sin objeto
2012	En 2012, el nivel general de créditos comprometidos representó el 93 %, lo que indica que los compromisos se contrajeron puntualmente. No obstante, el nivel de créditos comprometidos prorrogados a 2013 resultó elevado al elevarse a 36,7 millones de euros (19 % del total de créditos comprometidos), de los cuales 21,7 millones de euros correspondían al título II (gastos administrativos) y 14,1 millones de euros al título III (gastos operativos). La razón principal del alto porcentaje de prórrogas estriba en la recepción tardía de facturas de bienes y servicios facilitados en 2012. Más concretamente, en el título II hay que destacar el número de contratos plurianuales relativos al nuevo edificio de la Oficina (6,09 millones de euros) y a la adquisición de aplicaciones informáticas (7,67 millones de euros), mientras que en el título III las prórrogas se deben en gran medida a los acuerdos de cooperación firmados con Estados miembros que no debían presentar sus declaraciones de gastos hasta 2013 (8,13 millones de euros). Además, se encargaron servicios de traducción en los últimos meses de 2012 (5,43 millones de euros) que no tenían que pagarse hasta 2013.	Sin objeto

(1) En el acuerdo, el importe mínimo se fijó en 16,3 millones de euros; en 2011 se prestaron servicios por un valor total de 14,5 millones de euros.

(2) Dicho pago se realizó con cargo al presupuesto de 2012.

ANEXO II

Oficina de Armonización del Mercado Interior (Alicante)

Competencias y actividades

Ámbitos de competencias de la Unión según el Tratado

(artículos 36 y 56 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea)

Libre circulación de mercancías

[...] Las prohibiciones o restricciones justificadas por razones de protección de la propiedad industrial y comercial no deben constituir ni un medio de discriminación arbitraria ni una restricción encubierta del comercio entre los Estados miembros.

[...] Quedarán prohibidas las restricciones a la libre prestación de servicios dentro de la Unión para los nacionales de los Estados miembros establecidos en un país de la Unión que no sea el del destinatario de la prestación. [...]

Competencias de la Oficina

[Reglamento (CE) no 207/2009 del Consejo]

[Reglamento (CE) no 386/2012 del Parlamento Europeo y del Consejo]

Objetivos

Aplicar la legislación europea relativa a las marcas, dibujos y modelos que confiere a las empresas el derecho a disfrutar de una protección uniforme en todo el territorio de la Unión Europea.

Promover el debate, la investigación, la formación, la comunicación, la creación de herramientas de apoyo informático y la difusión de mejoras prácticas en el campo de la propiedad intelectual.

Funciones

—	asegurar la recepción y el depósito de las solicitudes de registro,

—	examinar las condiciones de depósito y de la compatibilidad con la legislación europea,

—	investigar en los servicios de la propiedad industrial de los Estados miembros sobre la existencia de marcas nacionales anteriores,

—	publicar las solicitudes,

—	examinar la (eventual) oposición de terceros,

—	registrar o desestimar las solicitudes,

—	examinar las solicitudes de caducidad o de nulidad,

—	tramitar los recursos contra las decisiones,

—	mejorar la comprensión del valor de la propiedad intelectual,

—	mejorar la comprensión del alcance y los efectos de las vulneraciones de los derechos de propiedad intelectual,

—	aumentar el conocimiento de las buenas prácticas del sector público y del privado para la protección de los derechos de propiedad intelectual,

—	contribuir a sensibilizar a la opinión pública sobre los efectos de la vulneración de los derechos de propiedad intelectual,

—	aumentar los conocimientos especializados de los responsables de velar por el respeto de los derechos de propiedad intelectual,

—	aumentar el conocimiento de los medios técnicos para prevenir y hacer frente a las vulneraciones de los derechos de propiedad intelectual, entre ellos los sistemas de seguimiento y rastreo que ayuden a distinguir los productos auténticos de los falsificados,

—

prever mecanismos que contribuyan a mejorar el intercambio en línea, entre las autoridades de los Estados miembros cuya labor se desarrolle en el ámbito de los derechos de propiedad intelectual, de información relacionada con el respeto de dichos derechos, y promover la cooperación con dichas autoridades y entre las mismas,

—	velar, en consulta con los Estados miembros, por la promoción de la cooperación internacional con las oficinas de propiedad intelectual de terceros países con vistas a elaborar estrategias y desarrollar técnicas, destrezas y herramientas para el respeto de los derechos de propiedad intelectual.

Gobernanza

Consejo de Administración

Composición:

—	Un representante de cada Estado miembro y un representante de la Comisión, y sus correspondientes suplentes.

Tareas

—	Asesora al presidente en las materias competencia de la Oficina.

—	Elabora las listas de candidatos (artículo 125) para los puestos de presidente, vicepresidentes, y presidentes y miembros de las salas de recurso.

Presidente de la Oficina

—	Nombrado por el Consejo a partir de una lista de tres candidatos como máximo, elaborada por el Consejo de Administración.

Comité presupuestario

Composición:

—	Un representante de cada Estado miembro y un representante de la Comisión, y sus correspondientes suplentes.

Tareas

—	Aprueba el presupuesto y el reglamento financiero, concede la aprobación de la gestión al presidente y fija los precios de los informes de investigación.

Decisiones en el marco de las solicitudes

Son adoptadas por:

a)	los examinadores;

b)	las divisiones de oposición;

c)	la división de la administración de marcas y de cuestiones jurídicas;

d)	las divisiones de oposición;

e)	Salas de recurso

Auditor externo

Tribunal de Cuentas Europeo.

Autoridad de aprobación de la gestión

Comité presupuestario de la Oficina.

Medios a disposición de la Oficina en 2013 (2012)

Presupuesto

418 (429) millones de euros.

Efectivos a 31 de diciembre de 2013

861 (775) puestos previstos en el organigrama, de los cuales se han cubierto: 731 (680) + 171 (138) otros puestos (contratos auxiliares, expertos nacionales en comisión de servicio, agentes locales, interinos, asesores especiales)

Total: 902 (818)

Productos y servicios facilitados en 2013 (2012)

Marcas

Número de solicitudes: 1 14 421(1 07 924)

Número de informes: 98 092(95 645)

Número de oposiciones recibidas: 17 006(16 634)

Recursos ante las salas de recurso: 2 602(2 339)

Recursos pendientes: 2 361(2 352)

Dibujos

Dibujos recibidos: 95 429(92 175)

Dibujos recibidos: 84 056(78 658)

Fuente: Anexo facilitado por la Oficina.

RESPUESTAS DE LA OFICINA

Apartado 11:

La Oficina está tomando medidas, en colaboración con las Oficinas nacionales, para reducir el alto porcentaje de prórrogas anuladas. Se ha implantado un proyecto piloto de informe provisional de ejecución cada seis meses y, una vez se amplíe la participación en el mismo, la idea es extenderlo a los proyectos importantes que la Oficina lleva a cabo con las Oficinas nacionales. Por último, la Oficina analizará asimismo posibles ajustes de los contratos (de 2015) con las Oficinas nacionales con vistas a minimizar las prórrogas innecesarias.

Apartado 12:

Aparte de las medidas citadas anteriormente, que reducirán el alto nivel de prórrogas principalmente en el título III, además de en el título II, la Oficina trabaja actualmente con el CdT en la puesta en funcionamiento de un sistema para reducir el volumen de prórrogas al final del ejercicio. Por otro lado, tal y como indicó el Tribunal, la ampliación de la sede de la Oficina y el desarrollo de las aplicaciones informáticas justifica el alto nivel de prórrogas del título II.

La OAMI está adoptando medidas para controlar mejor los importes que se prorrogan cada año.

Apartado 13:

De conformidad con los requisitos de normas de calidad internacionales (ISO 27001) y las normas de control interno (NCI 10) adoptadas por el Comité presupuestario de la Oficina, la OAMI estableció un plan de continuidad de actividades (BCP), que ya se contempla en el reglamento financiero marco de 2013.

En noviembre de 2006, se informó a los consejos de dirección de la Oficina (el Consejo de Administración y el Comité Presupuestario) sobre la estrategia basada en tres niveles (nivel 0: equipo de gestión de crisis; nivel 1: equipos de logística y TI, equipo de coordinación de tareas de recuperación y equipo de comunicación global; y nivel 2: equipos que trabajarán en la recuperación). El Estatuto de los funcionarios prevé indemnizaciones al personal por permanencia obligatoria en el lugar de trabajo. Las repercusiones presupuestarias de esta medida se incluyen en una línea presupuestaria específica (acorde a las necesidades de la organización) y adoptada anualmente en el presupuesto.

El PCA se estableció tras realizar un profundo análisis de impacto con la ayuda de consultores externos que englobaba TODAS las actividades de la Oficina.

La Oficina cuenta en todo momento con 25 puestos en permanencia en el lugar de trabajo y los pagos correspondientes a 2013 ascendieron a 4 02 458 EUR. Se adoptó una estructura tan sólida en el PCA por los motivos que se explican a continuación:

La Oficina está muy expuesta ante sus partes interesadas y debe garantizar un servicio e-business operativo las 24 horas del día, los siete días de la semana así como una respuesta inmediata a los usuarios. Una indisponibilidad del sistema informático conllevaría graves repercusiones para la continuidad de las actividades. Dicha continuidad es por lo tanto esencial en toda la Oficina y atañe a todos los departamentos (visibilidad de actividades tales como la cooperación con los Estados miembros y en el ámbito del Observatorio, interacción con la oficina de Bruselas, asistencia a los teletrabajadores, garantía del buen funcionamiento del cobro de las tasas —sistema informático automatizado que utiliza toda la Oficina— y, por último, participación del personal encargado de las contrataciones públicas ya que cuenta con funciones de intervención centralizadas definidas —gestión de todos los expedientes económicos— en caso de catástrofe). Debido al tamaño y la procedencia internacional de nuestros proveedores, gestionamos una gran cantidad de documentación oficial, la cual depende en gran medida de las TI.

Todos estos motivos justifican, en nuestra opinión, las diferencias con otras agencias.

Desde que se establecieron los turnos de permanencia, la Oficina ya los ha utilizado en dos ocasiones, la última en relación con el lanzamiento del nuevo sitio web.

Los pagos de permanencias en 2013 representan menos del 0,5 % del gasto total del título I. Asimismo, estos costes son inferiores a los ingresos de un día laborable percibidos a través de los servicios en línea de la Oficina.

La Oficina tendrá en cuenta la observación transmitida por el Tribunal de Cuentas en su revisión anual de los procesos, procedimientos y planes con vistas a seguir mejorando.

Apartado 14:

La Oficina toma nota de que el Tribunal de Cuentas ha considerado que todas las conclusiones formuladas el año anterior se han completado o no proceden.

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