52014TA1210(38)

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Document 52014TA1210(38)

Informe sobre las cuentas anuales de la Agencia Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (eu-LISA) correspondientes al ejercicio 2013, acompañado de las respuestas de la Agencia

DO C 442 de 10.12.2014, p. 326–331 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

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Official Journal

10.12.2014

Diario Oficial de la Unión Europea

C 442/326

INFORME

sobre las cuentas anuales de la Agencia Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (eu-LISA) correspondientes al ejercicio 2013, acompañado de las respuestas de la Agencia

(2014/C 442/38)

INTRODUCCIÓN

La Agencia Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (también conocido como «eu-LISA», denominada en lo sucesivo «la Agencia»), con sede en Tallin, Estrasburgo y St Johann im Pongau (véase el apartado 18), se creó en virtud del Reglamento (CE) no 1077/2011del Parlamento Europeo y del Consejo (1). Su misión principal consiste en realizar las tareas operativas de gestión para el Sistema de Información de Schengen de segunda generación (SIS II), el Sistema de Información de Visados (VIS) y Eurodac (2).

La Comisión otorgó autonomía financiera a la Agencia el 22 de mayo de 2013 y, por tanto, el período examinado por la fiscalización del ejercicio presupuestario en cuestión abarcó desde la fecha mencionada hasta el 31 de diciembre de 2013.

INFORMACIÓN DE APOYO A LA DECLARACIÓN DE FIABILIDAD

El enfoque de auditoría adoptado por el Tribunal comprende procedimientos de auditoría analíticos, verificaciones directas de las operaciones y una evaluación de los controles clave de los sistemas de supervisión y control de la Agencia, complementados por pruebas procedentes del trabajo de otros auditores (cuando sea pertinente) y un análisis de las manifestaciones de la dirección.

DECLARACIÓN DE FIABILIDAD

De conformidad con las disposiciones del artículo 287 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea (TFUE), el Tribunal ha fiscalizado:

a)	las cuentas anuales de la Agencia que comprenden los estados financieros (3) y los estados sobre la ejecución presupuestaria (4) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2013;

b)	la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas.

Responsabilidades de la dirección

La dirección es responsable de la preparación y la presentación fiel de las cuentas anuales de la Agencia, así como de la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes (5):

las funciones de la dirección respecto de las cuentas anuales de la Agencia consisten en crear, aplicar y mantener un sistema de control interno propicio a la preparación y presentación fiel de unos estados financieros libres de incorrecciones materiales, ya sea por fraude o por error, en seleccionar y aplicar políticas contables apropiadas y fundamentadas en las normas de contabilidad aprobadas por el contable de la Comisión (6) y en efectuar estimaciones contables razonables según las circunstancias. El director aprobará las cuentas anuales de la Agencia previamente elaboradas por el contable con arreglo a la información disponible y redactará una nota en la que, entre otros extremos, declarará que tiene garantías razonables de que las cuentas presentan una imagen fiel y veraz de la posición financiera de la Agencia en todos sus aspectos significativos;

las funciones de la dirección respecto de la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes y del cumplimiento del principio de buena gestión financiera consisten en crear, aplicar y mantener un sistema de control interno eficaz y eficiente que represente una supervisión adecuada, incluya las medidas necesarias para impedir la comisión de irregularidades y de fraudes y, si fuera preciso, prevea el ejercicio de acciones legales para recuperar fondos que se hayan abonado o utilizado incorrectamente.

Responsabilidades del auditor

El Tribunal presentará al Parlamento Europeo y al Consejo (7), basándose en la fiscalización realizada, una declaración sobre la fiabilidad de las cuentas anuales y sobre la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas. El Tribunal realiza la fiscalización de acuerdo con las normas internacionales de auditoría y el código de ética de la IFAC y las normas internacionales INTOSAI de las entidades fiscalizadoras superiores. Estas normas exigen que el Tribunal planifique y ejecute la auditoría para obtener garantías razonables de que las cuentas anuales de la Agencia estén exentas de incorrecciones materiales y las operaciones subyacentes sean legales y regulares.

Una auditoría implica la aplicación de procedimientos destinados a obtener evidencia de auditoría sobre los importes y los datos presentados en las cuentas y sobre la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes. Del criterio profesional del auditor depende la selección de estos procedimientos, así como su valoración de los riesgos de que se produzcan incorrecciones materiales en las cuentas e incumplimientos significativos de las exigencias del marco legal de la Unión Europea en las operaciones subyacentes, ya sea por fraude o por error. Al efectuar esta valoración de los riesgos, el auditor tiene en cuenta los controles internos que inciden en la preparación y la presentación fiel de las cuentas, así como los sistemas de control y supervisión aplicados para garantizar la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes, con el fin de concebir los procedimientos de auditoría que resulten apropiados según las circunstancias. Una auditoría implica asimismo la evaluación de la idoneidad de las políticas contables utilizadas, del carácter razonable de las estimaciones contables y de la presentación general de las cuentas.

El Tribunal considera que se ha obtenido evidencia de auditoría suficiente y apropiada en apoyo de su declaración de fiabilidad.

Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas

En opinión del Tribunal, las cuentas anuales de la Agencia presentan fielmente, en todos sus aspectos significativos, su situación financiera a 31 de diciembre de 2013 y los resultados de sus operaciones y flujos de tesorería para el ejercicio finalizado, conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero y a las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión.

Opinión sobre la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas

10.

En opinión del Tribunal, las operaciones subyacentes a las cuentas anuales correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2013 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares.

Párrafo de énfasis en relación con la fiabilidad de las cuentas

11.

Sin cuestionar la opinión emitida en el apartado 9, el Tribunal llama la atención sobre la valoración del Sistema de Información de Schengen (SIS II), del Sistema de Información de Visados (VIS) y de Eurodac en las cuentas de la Agencia. La gestión operativa de estos sistemas es la función esencial de la Agencia y le fue transferida por la Comisión en mayo de 2013 mediante una operación sin contraprestación. Dada la falta de información completa y fiable sobre el coste total de su desarrollo, los sistemas se registran en las cuentas de la Agencia por sus valores netos según aparecen en los registros de la Comisión y se actualizan al final del ejercicio. Estos valores se refieren principalmente al material informático y a programas comerciales y no incluyen los costes de desarrollo de los programas (véase la nota 6.3.1 a las cuentas anuales de la Agencia).

12.

Los comentarios que se exponen a continuación no cuestionan la opinión del Tribunal sobre la fiabilidad de las cuentas ni su opinión sobre la legalidad y la regularidad de las operaciones subyacentes a las mismas. Hay que señalar que 2013 fue el primer ejercicio de autonomía financiera de la Agencia, y que aún no han terminado de establecerse todos sus procedimientos.

COMENTARIOS SOBRE LOS CONTROLES INTERNOS

13.

El desarrollo de las normas de control de la Agencia no había concluido al final del ejercicio. Las normas fueron aprobadas por el Consejo de Administración en junio de 2014.

14.

El inmovilizado material no cuenta con cobertura de seguro, salvo el de multirriesgos e incendio de los locales de Tallin.

COMENTARIOS SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA

15.

De conformidad con el reglamento constitutivo de la Agencia (8), la Comisión se encargó de su creación y funcionamiento inicial hasta que esta obtuvo su autonomía financiera el 22 de mayo de 2013. La migración de datos sobre créditos de compromiso y de pago de la Comisión a la Agencia fue un proceso complejo y la conciliación de las cifras de los sistemas contables de ambas concluyó en junio de 2014, lo que repercutió en la planificación de pagos de la Agencia y la elaboración de sus cuentas provisionales.

16.

Según las cuentas finales de la Agencia, los porcentajes de ejecución presupuestaria fueron del 96 % para los créditos de compromiso y del 67 % para los créditos de pago. Debido a que parte del presupuesto anual de la Agencia fue ejecutado por la Comisión y a que las estructuras presupuestarias de ambas eran diferentes, no pudo llevarse a cabo un análisis más detallado de 2013 por partidas presupuestarias.

17.

Con arreglo al reglamento constitutivo de la Agencia (9), los países asociados a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen y a las medidas relativas a Eurodac deben contribuir al presupuesto de la Agencia, pero, aunque los países asociados a Schengen usaban los sistemas gestionados por la Agencia en 2013, las negociaciones de la Comisión seguían aún en curso.

OTROS COMENTARIOS

18.

Aunque la sede de la Agencia se encuentra en Tallin (46 puestos cubiertos), las actividades operativas se desarrollan en Estrasburgo (79 puestos cubiertos) (10). Es probable que la eficacia de la gestión aumentara y se redujeran los costes administrativos y todo el personal se encontrara en la misma ubicación.

19.

Todavía no se ha firmado un acuerdo de sede que aclare las condiciones de funcionamiento de la Agencia y de su personal con Estonia, Estado miembro de acogida y las negociaciones seguían aún en curso en el momento de la fiscalización.

El presente Informe ha sido aprobado por la Sala IV, presidida por Pietro RUSSO, miembro del Tribunal de Cuentas, en Luxemburgo, en su reunión del día 16 de septiembre de 2014.

Por el Tribunal de Cuentas

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Presidente

(1) DO L 286 de 1.11.2011, p. 1.

(2) El anexo I presenta de forma sintética y a título de información las competencias y actividades de la Agencia.

(3) Los estados financieros comprenden el balance y la cuenta de resultado económico, el cuadro de los flujos de tesorería, el estado de cambios en los activos netos y un resumen de las políticas contables significativas, además de otras notas explicativas.

(4) Estos comprenden la cuenta de resultado de la ejecución presupuestaria y su anexo.

(5) Artículos 39 y 50 del Reglamento Delegado (UE) no 1271/2013 de la Comisión (DO L 328 de 7.12.2013, p. 42).

(6) Las normas contables adoptadas por el contable de la Comisión están inspiradas en las Normas Contables Internacionales del Sector Público (IPSAS) dictadas por la Federación Internacional de Contadores o, en su defecto, las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)/Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) dictadas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad.

(7) Artículo 107 del Reglamento (UE) no 1271/2013.

(8) Artículo 32 del Reglamento (UE) no 1077/2011.

(9) Artículo 32 del Reglamento (UE) no 1077/2011.

(10) Los sistemas de copia de seguridad de la Agencia se encuentran en St Johann im Pongau, donde no se cuenta con personal.

ANEXO I

Agencia Europea para la Gestión Operativa de Sistemas Informáticos de Gran Magnitud en el Espacio de Libertad, Seguridad y Justicia (Tallin)

Competencias y actividades

Ámbito de competencias de la Unión según el Tratado

Artículo 74, artículo 77, apartado 2, letras a) y b), artículo 78, apartado 2, letra e), artículo 79, apartado 2, letra c), artículo 82, apartado 1, letra d), artículo 85, apartado 1, artículo 87, apartado 2, letra a), y artículo 88, apartado 2, del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea)

Contribuir a la creación de un espacio de libre circulación de personas aumentando la cooperación sobre cuestiones transfronterizas, como asilo, inmigración y control de las fronteras, y cooperación policial y judicial en asuntos penales.

Competencias de la Agencia

[Reglamento (CE) no 1077/2011 del Parlamento Europeo y del Consejo]

De conformidad con su Reglamento constitutivo (UE) no 1077/2011 y sin perjuicio de las respectivas responsabilidades de la Comisión y de los Estados miembros con arreglo a los instrumentos legislativos aplicables a los sistemas informáticos de gran magnitud, la Agencia garantizará:

el funcionamiento eficaz, seguro y continuo de los sistemas informáticos de gran magnitud: actualmente, el Sistema de Información Schengen de segunda generación (SIS II), el Sistema de Información de Visados (VIS) y una base de datos de gran magnitud para la comparación de las impresiones dactilares para la aplicación efectiva del Convenio de Dublín (EURODAC);

b)	la gestión eficaz y financieramente responsable de los sistemas informáticos de gran magnitud;

c)	una calidad elevada adecuada del servicio para los usuarios de los sistemas informáticos de gran magnitud;

d)	la continuidad y el servicio ininterrumpido;

e)	un alto nivel de protección de datos, de conformidad con las normas aplicables, incluidas las disposiciones específicas para cada uno de los sistemas informáticos de gran magnitud;

f)	un nivel adecuado de seguridad física y de los datos, de conformidad con las normas aplicables, incluidas las disposiciones específicas para cada uno de los sistemas informáticos de gran magnitud;

g)	el uso de una estructura de gestión adecuada del proyecto para el desarrollo eficiente de los sistemas informáticos de gran magnitud.

Gobernanza

Consejo de Administración

Compuesto de un miembro designado por cada Estado miembro, dos representantes de la Comisión Europea y un miembro de cada país asociado a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen y a las medidas relativas a Eurodac. Su función consiste en garantizar que la Agencia lleva a cabo sus tareas, entre otras, el nombramiento o, en su caso, la destitución, del Director Ejecutivo.

Director ejecutivo

Nombrado por el Consejo de Administración a partir de una lista de candidatos elegibles, designados mediante concurso general organizado por la Comisión. Su cometido es gestionar a la Agencia y representarla asumirá la plena responsabilidad de las funciones confiadas a la Agencia y estará sometido al procedimiento anual de aprobación de la gestión presupuestaria por el Parlamento Europeo para la ejecución del presupuesto.

Grupos consultivos: Grupo consultivo SIS II, Grupo consultivo VIS y Grupo consultivo Eurodac

Compuestos de un representante de cada Estado miembro, de la Comisión y de cada país asociado a la ejecución, aplicación y desarrollo del acervo de Schengen y a las medidas relativas a Eurodac. Su cometido es asesorar al Consejo de Administración sobre los sistemas informáticos de gran magnitud, en particular en el contexto de la preparación del programa de trabajo anual y del informe anual de actividad.

Medios a disposición de la Agencia en 2013

Presupuesto definitivo (1):

61,35 millones de euros (créditos de compromiso)

34,38 millones de euros (créditos de pago)

Efectivos a 31 de diciembre de 2013:

Puestos previstos en el organigrama:

—	120 agentes temporales,

—	6 agentes contractuales,

—	6 expertos nacionales en comisión de servicio.

puestos cubiertos:

—	120 agentes temporales,

—	5 agentes contractuales,

—	3 expertos nacionales en comisión de servicio.

Productos y servicios facilitados en 2013

h) Entre otros productos y servicios:

—	Gestión operativa y evolución de SIS II, VIS y EURODAC.

—	Servicio de asistencia a los usuarios (helpdesk): proporcionó servicios de primer nivel a usuarios de todos los sistemas gestionados por la Agencia.

—	Seguimiento y evolución de acuerdos de nivel de servicio adecuados para estos sistemas gestionados por la Agencia.

—	Provisión de coordinación seguridad y supervisión de las relaciones entre los Estados miembros y el proveedor de redes para la infraestructura de comunicación de SIS II, EURODAC y VIS (red sTESTA).

—	Participación en los procesos preparatorios de diseño, desarrollo y ejecución de nuevos sistemas.

—	Estadísticas: suministro puntual y exacto de estadísticas e información sobre el rendimiento de los sistemas, como prevén los correspondientes fundamentos jurídicos.

—	Información: cumplimiento de todas las obligaciones de notificación previstas en el reglamento constitutivo y en los fundamentos jurídicos para los sistemas informáticos gestionados por la Agencia.

—	Seguimiento de las nuevas tecnologías y de las soluciones pertinentes para la gestión operativa y la evolución de SIS II, VIS, EURODAC y otros sistemas informáticos de gran magnitud.

—	Formación: suministro de planes individualizados de formación destinados a las autoridades nacionales sobre los sistemas informáticos gestionados por la Agencia.

(1) Del período comprendido entre el 22 de mayo de 2013, cuando la Agencia obtuvo la autonomía financiera, y el 31 de diciembre de 2013

Fuente: Anexo facilitado por la Agencia.

RESPUESTAS DE LA AGENCIA

11.	La Agencia acepta las observaciones del Tribunal, tras analizar las notas del balance financiero, en la rúbrica 6.3.1, «Activo inmovilizado», sección «Transferencia material de inmovilizado material e inmaterial recibido de otras entidades consolidadas».

13.	La Agencia concuerda con las observaciones del Tribunal y velará por seguir reforzando sus procesos y procedimientos ya en vigor, con el fin de garantizar la plena conformidad con los requisitos establecidos en las normas de control interno.

14.	Se encuentran en fase de proyecto las especificaciones técnicas y para el segundo semestre del año está prevista la adjudicación de contratos públicos con el fin de iniciar la ejecución contractual durante el cuarto trimestre de 2014.

15.

Durante la transferencia de la Comisión Europea a la Agencia de las responsabilidades relativas a la gestión operativa de los sistemas, se produjo un intenso intercambio de información a nivel de trabajo. Como la Comisión ha comunicado a la Agencia:

—	el proceso de migración había seguido un proceso estándar, ya utilizado para la interdependencia de agencias,

—	una tercera parte realizó los controles de coherencia para garantizar la seguridad y la integridad de la transferencia.

Como apoyo al ejercicio de migración, se transmitió a la eu-LISA una serie de exhaustivos documentos, en formato electrónico o impreso, relativos a la documentación técnica o los contractos firmados; la Comisión conservó algunos documentos originales con fines de control y auditoría.

Si bien la Agencia reconoce la complejidad y duración del ejercicio de reconciliación, se ha llevado a término una reconciliación completa de los datos presupuestarios presentando una visión general exhaustiva del presupuesto para 2013, es decir, una visión que combina las actuaciones de la DG HOME y de la Agencia. Dado que la migración de créditos consiguientemente a la independencia financiera no es un ejercicio recurrente, se prevé que la futura relación de la ejecución presupuestaria proporcione las bases para un análisis plenamente detallado.

17.

El procedimiento de adopción por el Consejo se iniciará tan pronto como concluyan las negociaciones conducidas por la Comisión. Consiguientemente a la decisión del Consejo, los países asociados tendrán que ratificar el acuerdo en consonancia con sus legislaciones nacionales. Téngase en cuenta que el texto de los acuerdos actualmente incluye una disposición que lleva aparejado el pago retroactivo de las contribuciones a la Agencia, con efecto a partir de diciembre de 2012.

18.	La organización de la Agencia está regulada por su Reglamento constitutivo. La Agencia no está en grado de comentar en detalle respecto a estas observaciones.

19.	La Agencia acepta la observación. El único asunto pendiente objeto de negociaciones con el Gobierno estonio se refiere al régimen IVA aplicable al personal de la Agencia.

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