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Document 52013TA0110(02)
Report on the annual accounts of the Clean Sky Joint Undertaking for the financial year 2011, together with the replies of the Joint Undertaking
Informe sobre las cuentas anuales de la Empresa Común Clean Sky correspondientes al ejercicio 2011, acompañado de las respuestas de la Empresa Común
Informe sobre las cuentas anuales de la Empresa Común Clean Sky correspondientes al ejercicio 2011, acompañado de las respuestas de la Empresa Común
DO C 6 de 10.1.2013, p. 9–17
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
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10.1.2013 |
ES |
Diario Oficial de la Unión Europea |
C 6/9 |
INFORME
sobre las cuentas anuales de la Empresa Común Clean Sky correspondientes al ejercicio 2011, acompañado de las respuestas de la Empresa Común
2013/C 6/02
INTRODUCCIÓN
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1. |
La Empresa Común Clean Sky, con sede en Bruselas, se creó en diciembre de 2007 (1) por un período de diez años. |
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2. |
La misión de la Empresa Común es acelerar el desarrollo, la validación y la demostración de las tecnologías limpias de transporte aéreo en la UE para llevarlas a la práctica lo antes posible (2). Las actividades de investigación coordinadas por la Empresa Común se dividen en seis ámbitos tecnológicos o «demostradores tecnológicos integrados» (DTI). |
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3. |
Los miembros fundadores de la Empresa Común son la Unión Europea, representada por la Comisión, y socios industriales, como los responsables de los DTI, junto con sus miembros asociados. |
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4. |
La contribución máxima de la UE a la Empresa Común para cubrir los costes de funcionamiento y las actividades de investigación asciende a 800 millones de euros financiados con cargo al presupuesto del Séptimo Programa Marco (3). Los demás miembros de la Empresa Común han de aportar unos recursos equivalentes como mínimo a la contribución de la UE, incluidas las contribuciones en especie. |
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5. |
La Empresa Común comenzó a funcionar de manera autónoma el 16 de noviembre de 2009. |
INFORMACIÓN DE APOYO A LA DECLARACIÓN DE FIABILIDAD
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6. |
El enfoque de auditoría adoptado por el Tribunal comprende procedimientos de auditoría analíticos, verificaciones de las operaciones de la Empresa Común y una evaluación de los controles clave de los sistemas de control y supervisión, complementados por pruebas procedentes del trabajo de otros auditores (cuando sea pertinente) y un análisis de las manifestaciones de la dirección. |
DECLARACIÓN DE FIABILIDAD
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7. |
De conformidad con las disposiciones del artículo 287, apartado 1, del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea, el Tribunal ha fiscalizado las cuentas anuales (4) de la Empresa Común Clean Sky, que comprenden los «estados financieros» (5) y los «estados sobre la ejecución presupuestaria» (6) correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2011, así como la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas. |
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8. |
La presente declaración de fiabilidad está dirigida al Parlamento Europeo y al Consejo al amparo de lo dispuesto en el artículo 185, apartado 2, del Reglamento (CE, Euratom) no 1605/2002 del Consejo (7). |
Funciones de la dirección
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9. |
El director tiene atribuida, en su calidad de ordenador, la ejecución de los ingresos y gastos del presupuesto, ateniéndose a la normativa financiera de la Empresa Común, bajo su propia responsabilidad y ajustándose a los créditos asignados (8), y es responsable asimismo de la implantación (9) de la estructura organizativa y de los sistemas y procedimientos de gestión y control internos necesarios para que las cuentas definitivas (10) estén libres de incorrecciones materiales, ya sea por fraude o por error, y para garantizar que las operaciones subyacentes a dichas cuentas sean legales y regulares. |
Funciones del auditor
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10. |
El Tribunal presentará, basándose en la fiscalización realizada, una declaración sobre la fiabilidad de las cuentas anuales de la Empresa Común y sobre la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a dichas cuentas. |
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11. |
El Tribunal realizó la fiscalización de acuerdo con las normas internacionales de auditoría y los códigos de ética de la IFAC y las ISSAI (11). Estas normas exigen que el Tribunal cumpla con las exigencias éticas y profesionales y que planifique y ejecute la auditoría para obtener garantías razonables de que las cuentas estén libres de incorrecciones materiales y las operaciones subyacentes sean legales y regulares. |
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12. |
La fiscalización del Tribunal implica la aplicación de procedimientos destinados a obtener pruebas de auditoría sobre los importes y los datos presentados en las cuentas y sobre la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes. De su criterio profesional depende la selección de estos procedimientos, así como su valoración de los riesgos de que se produzcan incorrecciones materiales u operaciones ilegales o irregulares, ya sea por fraude o por error. Al efectuar esta valoración de los riesgos, se tienen en cuenta los controles internos que inciden en la preparación y presentación de las cuentas por la entidad con el fin de concebir los procedimientos de auditoría que resulten apropiados según las circunstancias. El Tribunal evaluará asimismo en su fiscalización la idoneidad de las políticas contables utilizadas y el carácter razonable de las estimaciones contables de la dirección, y la presentación general de las cuentas. |
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13. |
El Tribunal considera que las pruebas de auditoría obtenidas son suficientes y adecuadas para que sirvan de base a las opiniones que se exponen a continuación. |
Opinión sobre la fiabilidad de las cuentas
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14. |
A juicio del Tribunal, las cuentas anuales de la Empresa Común presentan fielmente, en todos sus aspectos materiales, su situación financiera a 31 de diciembre de 2011 y los resultados de sus operaciones y los flujos de tesorería del ejercicio finalizado en dicha fecha, conforme a lo dispuesto en su reglamento financiero. |
Base para una opinión con reservas sobre la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas
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15. |
La estrategia de auditoría ex post de la Empresa Común fue aprobada mediante decisión del Consejo de Administración el 17 de diciembre de 2010, constituyendo un control clave para valorar la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes (12). Las auditorías ex post realizadas a septiembre de 2012 abarcaban 44, 3 millones de euros (el 18,8 % de todas las declaraciones de gastos recibidas por la Empresa Común en 2008, 2009 y 2010 (13)). El porcentaje de error derivado de estas auditorías se eleva al 6,16 % (14). |
Opinión con reservas sobre la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas
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16. |
En opinión del Tribunal, salvo los efectos de las cuestiones descritas en el apartado 15, las operaciones subyacentes a las cuentas anuales de la Empresa Común correspondientes al ejercicio que finalizó el 31 de diciembre de 2011 son, en todos sus aspectos significativos, legales y regulares. |
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17. |
Los comentarios que se exponen en los apartados 18 a 32 no cuestionan las opiniones emitidas por el Tribunal. |
COMENTARIOS SOBRE LA GESTIÓN PRESUPUESTARIA Y FINANCIERA
Ejecución presupuestaria
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18. |
El presupuesto rectificativo definitivo de 2011 (15) incluía créditos de compromiso y de pago por un total de 175 millones de euros y 159,8 millones de euros respectivamente. El porcentaje de ejecución de los créditos de compromiso fue del 94 %, mientras que el correspondiente a los créditos de pago alcanzó un 64 %. Este último porcentaje refleja retrasos en la ejecución de las actividades de la Empresa Común. Se produjeron demoras significativas entre la publicación de las convocatorias de propuestas y la firma de los acuerdos de subvención (16). El bajo nivel de ejecución presupuestaria también se refleja en los saldos de tesorería, que ascendían a 51 millones de euros al final del ejercicio (un 32 % de los créditos de pago disponibles en 2011) (17). |
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19. |
La Empresa Común, contrariamente a lo dispuesto en su reglamento financiero, prorrogó 68 millones de euros de créditos de pago a 2012, sin una decisión del Consejo de Administración al respecto (18). |
Presentación de las cuentas
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20. |
La Empresa Común recibió con un retraso significativo las declaraciones de gastos de 2011 derivadas de los acuerdos de subvención con los miembros. Debido a esta demora, no fue posible finalizar para las cuentas definitivas de 2011 la validación de gran número de declaraciones. Las contribuciones en especie correspondientes (52 millones de euros) no fueron aprobadas por el Consejo de Administración dentro de plazo por lo que no pudieron registrarse en los activos netos sino incluirse en el pasivo como «contribuciones pendientes de validación». A raíz de ello, la Empresa Común comunicó un activo neto negativo de 18,5 millones de euros. Las cuentas definitivas reflejan adecuadamente esta situación transitoria que no constituye un riesgo para la solvencia de la Empresa Común. |
COMENTARIOS SOBRE LOS CONTROLES CLAVE DE LOS SISTEMAS DE CONTROL Y SUPERVISIÓN DE LA EMPRESA COMÚN
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21. |
Pese a los avances efectuados en 2011, la Empresa Común todavía no ha implantado plenamente sistemas de control interno y de información financiera fiables. En particular, es necesario seguir trabajando en los procedimientos de control ex ante aplicados en la validación de las declaraciones de gastos. |
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22. |
En 2011 la Empresa Común todavía no había implantado el nuevo instrumento (19) de gestión de datos relativos a las declaraciones de gastos presentadas por los miembros y beneficiarios. |
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23. |
El Tribunal examinó los procedimientos de control ex ante aplicados a las declaraciones de gastos presentadas con arreglo a los tres acuerdos de subvención con miembros de Clean Sky (20), observándose las insuficiencias siguientes:
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24. |
El contable finalizó en marzo de 2012 la validación de los procesos operativos subyacentes como prevén las normas financieras de la Empresa Común (23). En el informe de validación del contable se formularon varias recomendaciones, en particular las de mejorar el sistema de validación de las declaraciones de gastos y de aplicar un instrumento que permita comunicar adecuadamente a la dirección cuestiones presupuestarias y contables. |
OTRAS CUESTIONES
Función de auditoría interna y Servicio de Auditoría Interna de la Comisión
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25. |
Durante 2011, dadas las limitaciones de recursos de la organización, el auditor interno tuvo que examinar los principales procesos de la Empresa Común, incluida la elaboración de las cuentas de 2010 y 2011 y la validación de las declaraciones de gastos transmitidas por sus miembros. |
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26. |
En 2011, el Servicio de Auditoría Interna de la Comisión llevó a cabo una evaluación de riesgos. Sobre la base de sus resultados, el 14 de diciembre de 2011 se presentó al Consejo de Administración para su adopción el plan estratégico de auditoría del período 2012-2014. |
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27. |
La carta de competencias del Servicio de Auditoría Interna de la Comisión fue aprobada por el Consejo de Administración el 31 de marzo de 2011, pero el reglamento financiero de la Empresa Común todavía no ha sido modificado para incorporar la disposición del Reglamento marco (24) relativa a las atribuciones del auditor interno de la Comisión. |
Pagos de las contribuciones de los miembros
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28. |
El procedimiento de emisión de las órdenes de ingreso vinculadas a los costes de explotación de la Empresa Común no se aplicó correctamente. La solicitud de pago de sus contribuciones de 2011 dirigida a los miembros no estaba acompañada de la previsión de tesorería contemplada en el convenio de financiación. |
Seguimiento de observaciones anteriores
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29. |
Al final de 2011, la Empresa Común todavía no había completado los procedimientos internos de supervisión de la aplicación de las disposiciones sobre la protección, uso y difusión de los resultados de la investigación (25). |
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30. |
El Tribunal, en su dictamen de 2011 sobre el reglamento financiero de la Empresa Común, puso de manifiesto varias cuestiones que debían ser objeto de modificación (26). No se ha procedido a una revisión del reglamento financiero a fin de reflejar las cuestiones planteadas en el dictamen del Tribunal. |
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31. |
Durante 2011 la Empresa Común desarrolló un plan de continuidad de las actividades y avanzó en la formalización de las políticas de seguridad informática. Durante 2011 se definieron los elementos esenciales (27) de un plan de recuperación en caso de siniestro, pero es preciso seguir trabajando para finalizarlo y aprobarlo. |
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32. |
El acuerdo de sede (28) sobre oficinas, privilegios, inmunidades y otras formas de apoyo fue firmado por la Empresa Común y las autoridades belgas el 2 de febrero de 2012. |
El presente Informe ha sido aprobado por la Sala IV, presidida por Louis GALEA, Miembro del Tribunal de Cuentas, en Luxemburgo en su reunión del día 13 de noviembre de 2012.
Por el Tribunal de Cuentas
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Presidente
(1) Reglamento (CE) no 71/2008 del Consejo, de 20 de diciembre de 2007, por el que se crea la Empresa Común Clean Sky (DO L 30 de 4.2.2008, p. 1).
(2) El anexo presenta de forma sintética y a título de información las competencias, actividades y recursos disponibles de la Empresa Común.
(3) El Séptimo Programa Marco, aprobado mediante la Decisión no 1982/2006/CE del Parlamento Europeo y del Consejo (DO L 412 de 30.12.2006, p. 1), agrupa todas las iniciativas europeas relativas a la investigación bajo un mismo techo y desempeña un papel crucial en el logro de los objetivos de crecimiento, competitividad y empleo, constituyendo asimismo un pilar clave del Espacio Europeo de la Investigación.
(4) El Tribunal recibió las cuentas provisionales anuales el 1 de marzo de 2012. Estas cuentas van acompañadas de un informe sobre la gestión presupuestaria y financiera durante el ejercicio que ofrece información, entre otros extremos, sobre el porcentaje de ejecución de los créditos.
(5) Los estados financieros comprenden el balance y la cuenta de resultado económico, el cuadro de los flujos de tesorería, la variación en el activo neto y el anexo a los estados financieros, que incluye un resumen de las políticas contables significativas, además de otras notas explicativas.
(6) Los estados sobre la ejecución presupuestaria comprenden la cuenta de resultado de la ejecución presupuestaria y su anexo.
(7) DO L 248 de 16.9.2002, p. 1.
(8) Artículo 33 del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002 de la Comisión (DO L 357 de 31.12.2002, p. 72).
(9) Artículo 38 del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002.
(10) Las normas sobre rendición de cuentas y contabilidad de los organismos de la UE figuran en los capítulos 1 y 2 del título VII del Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002, modificado en último lugar por el Reglamento (CE, Euratom) no 652/2008 (DO L 181 de 10.7.2008, p. 23), y se han incorporado a las normas financieras de la Empresa Común.
(11) Federación Internacional de Contadores (IFAC) y Normas Internacionales de las Entidades Fiscalizadoras Superiores (ISSAI).
(12) El artículo 12, apartado 4, del Reglamento por el que se crea la Empresa Común prevé que «la Empresa Común Clean Sky llevará a cabo inspecciones in situ y auditorías financieras entre los receptores de los fondos públicos de la Empresa Común Clean Sky». Las auditorías ex post pueden permitir detectar los gastos no subvencionables declarados por los beneficiarios que posteriormente son objeto de procedimientos de recuperación.
(13) Las solicitudes de 2010 fueron abonadas en 2011.
(14) El porcentaje de error se calcula a partir de la media ponderada de los importes declarados en exceso en las distintas declaraciones de gastos.
(15) Aprobado por el Consejo de Administración el 14 de diciembre de 2011.
(16) El lapso transcurrido de media entre la publicación de la convocatoria de propuestas y la firma de los acuerdos de subvención de la Empresa Común era de 418 días en las convocatorias de 2010 y de 291 días para la primera convocatoria de 2011.
(17) El saldo de tesorería al final de 2010 ascendía a 53 millones de euros (el 41 % de los créditos de pago disponibles en 2010).
(18) El artículo 10, apartado 1, del reglamento financiero prevé que los créditos no utilizados al término del ejercicio en el que fueron consignados serán anulados. En función de las necesidades de la Empresa Común, los créditos anulados podrán incluirse en el estado de previsiones de ingresos y gastos durante los tres ejercicios siguientes, conforme al artículo 27. Sin embargo, previa decisión del Consejo de Administración tomada el 15 de febrero a más tardar, solo podrán ser prorrogados al ejercicio siguiente …
(19) La Empresa Común está elaborando un nuevo instrumento para gestionar los datos relativos a los miembros.
(20) Cada declaración de un miembro de Clean Sky comprendía una media de 30 declaraciones de gastos de socios.
(21) No siempre se documentaron elementos decisivos como la firma del agente encargado de la verificación operativa y el examen de la exhaustividad de la lista de comprobación operativa por el agente encargado de la verificación financiera.
(22) El manual de procedimientos financieros de la Empresa Común dispone que las tareas de verificación operativa y financiera y la función del ordenador deben estar separadas para el conjunto de la gestión de los gastos de operaciones y que:
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el agente encargado de la verificación operativa debe comprobar que los aspectos operativos (técnicos y financieros) del expediente son conformes al marco fijado; |
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el agente encargado de la verificación (jefe de administración) debe comprobar el cumplimiento de los aspectos operativos respecto de las normas vigentes y la regularidad global de la operación; |
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el director ejecutivo debe llevar a cabo el control financiero y operativo global del expediente completo. |
(23) El artículo 43 del reglamento financiero de la Empresa Común prevé que el contable debe encargarse de definir y validar los sistemas contables y, en su caso, de validar los sistemas definidos por el ordenador y destinados a suministrar o justificar datos contables.
(24) Reglamento (CE, Euratom) no 2343/2002.
(25) Informe del Tribunal de Cuentas sobre las cuentas anuales de la Empresa Común Clean Sky correspondientes al ejercicio 2010, apartado 23 (DO L 368 de 16.2.2011, p. 8).
(26) Dictamen no 2/2011 del Tribunal de Cuentas sobre el reglamento financiero de la Empresa Común (Http://eca.europa.eu).
(27) a) Circuitos financieros en caso de siniestro; b) procedimiento de copia de seguridad para proteger las bases de datos mediante la realización periódica y frecuente de copias de seguridad y de transferencia a sistemas de almacenamiento externo; c) acuerdo inicial sobre la utilización de las instalaciones de la Comisión Europea con el fin de acceder a los sistemas financieros (ABAC, SAP) y a Internet.
(28) Informe del Tribunal de Cuentas sobre las cuentas anuales de la Empresa Común Clean Sky correspondientes al ejercicio 2010, apartado 25.
ANEXO
Empresa Común Clean Sky (Bruselas)
Competencias y actividades
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Ámbito de competencias de la Unión según el Tratado (extractos de los artículos 187 y 188 del Tratado de Funcionamiento de la Unión Europea) |
La Decisión no 1982/2006/CE del Parlamento Europeo y del Consejo de 18 de diciembre de 2006 sobre el séptimo programa marco contempla una contribución de la Unión para el establecimiento a largo plazo de asociaciones público privadas en forma de iniciativas tecnológicas conjuntas que podrían ejecutarse a través de empresas comunes en el sentido del artículo 187 del TFUE. Reglamento (CE) no 71/2008 del Consejo, de 20 de diciembre de 2007, por el que se crea la Empresa Común Clean Sky (DO L 30 de 4.2.2008, p. 1). |
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Competencias de la Empresa Común (Reglamento (CE) no 71/2008 del Consejo) |
Objetivos
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Gobernanza |
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Recursos a disposición de la Empresa Común en 2011 |
Presupuesto 192 350 991 euros Efectivos a 31 de diciembre de 2011 24 puestos previstos en la plantilla (18 agentes temporales y 6 agentes contractuales) de los cuales están cubiertos 23; estos se encargan de: actividades operativas: 9; tareas administrativas: 14; tareas mixtas: 5 |
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Actividades y servicios facilitados en 2011 |
Puede consultarse el informe anual de actividad relativo a 2011 de la Empresa Común en: www.cleansky.eu |
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Fuente: Información comunicada por la Empresa Común. |
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RESPUESTAS DE LA EMPRESA COMÚN CLEAN SKY
Base para una opinión con reservas sobre la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes a las cuentas
Apartado 15
La Empresa Común Clean Sky (CSJU) se felicita de la conclusión positiva del Tribunal sobre la legalidad y regularidad de todas las operaciones subyacentes a las cuentas anuales de 2011, con la única excepción de las relativas a la validación de las declaraciones de gastos.
La validación de las declaraciones de gastos de los beneficiarios de la Empresa Común da lugar a pagos provisionales o definitivos y a la compensación de la prefinanciación. Las auditorías ex post realizadas por CSJU en 2011 cubrían los gastos validados por la dirección de la Empresa Común en relación con la ejecución de proyectos en 2008, 2009 y 2010. De los pagos de operaciones acumulados realizados por la Empresa Común desde el inicio del programa de CS hasta diciembre de 2011, solo el 49,5 % (1) estaban relacionados con la ejecución de proyectos en 2008, 2009 y 2010.
El error detectado por las auditorías ex post de la Empresa Común realizadas en 2011 asciende al 6,16 %. No obstante, teniendo en cuenta las medidas correctoras adoptadas por la Empresa Común expuestas más adelante en este comentario, además de la tasa de errores detectados, debe estudiarse otro indicador para evaluar la legalidad y la regularidad de las declaraciones de gastos validadas: la tasa de error residual. De acuerdo con la metodología descrita en la estrategia de auditoría ex post aprobada por la CSJU, la tasa de error residual indica el error restante en las declaraciones de gastos validadas tras la aplicación de los mecanismos de cobro. En las auditorías ex post realizadas en 2011 correspondientes a las declaraciones de gastos de años anteriores, la tasa de error residual asciende al 4,09 %, lo que lleva a una cantidad comparativamente limitada en riesgo en relación con los pagos de operaciones acumulados totales realizados para el programa de CS hasta el final de 2011 (2,02 % (2)).
La Empresa Común es consciente de la importancia de las tasas de error detectado y residual en relación con las declaraciones de gastos auditadas y tiene el propósito de continuar mejorando la calidad de su proceso de validación ex ante.
La Empresa Común ha realizado su proceso de auditoría ex post en el año 2011, aproximadamente un año después de acceder a su autonomía en noviembre de 2009. El ámbito de las primeras auditorías cubría el proceso de validación del año 2010, el primero realizado por la Empresa Común. En el año 2010 la Empresa Común se encontraba aún en una fase de puesta en marcha y los controles ex ante relacionados con la gestión de subvenciones no estaban aún plenamente preparados para gestionar el elevado volumen de subvenciones.
A la vista de los resultados del primer ejercicio de auditoría ex post, la Empresa Común desea resaltar la eficacia de este elemento de su sistema de control interno, a través del cual la dirección ha detectado y corregido errores producidos durante la validación ex ante de las declaraciones de gastos. Las medidas correctoras finales están aún en curso.
Desde 2010, la Empresa Común ha desarrollado notablemente sus procesos de validación de las declaraciones de gastos mediante el establecimiento de procedimientos específicos, incluida una base de datos de gestión de becas con un mecanismo de aprobación normalizado de las declaraciones de gastos por parte de los responsables financieros y de proyectos.
Tras el primer ejercicio de auditoría ex post, la Empresa Común ha establecido las medidas de cobro adecuadas para corregir los pagos excesivos producidos en el pasado, incluida la extrapolación de los errores sistemáticos detectados en las auditorías de las declaraciones de gastos no auditadas. Debe resaltarse que el 75 % de los fondos de la Empresa Común se conceden a beneficiarios designados (miembros de la Empresa Común), que participan en los proyectos de CS hasta el final del programa, lo que facilita la adopción de medidas correctoras por la Empresa Común mediante el cobro en el momento de la realización de posteriores pagos a los beneficiarios.
Como medida preventiva, los procedimientos actualmente aplicados para la validación ex ante de las declaraciones de gastos tienen en cuenta los resultados de las auditorías ex post de los años anteriores, en particular en los casos de errores sistemáticos. Durante el período de 2008 a 2010, más del 80 % de los errores detectados fueron de naturaleza sistemática. Esto permite también a la Empresa Común proporcionar orientaciones a los beneficiarios designados para evitar errores en futuras declaraciones de gastos.
Una parte importante de los errores detectados en las auditorías ex post de 2011 (aproximadamente el 50 %) se debieron al uso de datos contables de años anteriores por la falta de datos reales disponibles en el momento en que debían elaborarse los estados financieros. La Empresa Común está supervisando la aplicación de los posteriores ajustes en el marco de sus controles ex ante, y en los siguientes períodos informativos se asegurará de que los ajustes de las declaraciones de gastos de los años anteriores se presenten sin demora.
La dirección considera importante establecer una arquitectura de control plurianual de la administración de las subvenciones de la Empresa Común Clean Sky que permita la aplicación de procedimientos normalizados de cobro y la adopción de medidas preventivas. A tal efecto, la dirección de la Empresa Común ha establecido mecanismos y objetivos de control para el período plurianual de duración del proyecto, medidos a través de indicadores que cubren toda la duración del programa.
Comentarios sobre la gestión presupuestaria y financiera
Apartado 18
La Empresa Común confía en el resultado eficiente y positivo de las negociaciones relativas a las convocatorias de propuestas y ha adoptado medidas internas para mejorar y acelerar el proceso en torno a este importante aspecto del pago a los nuevos socios. La Empresa Común prevé una mejora global en el plazo para la subvención y está controlando atentamente este aspecto desde la dirección (3).
Apartado 19
La Empresa Común reconoce la demora en la aprobación por el Consejo de Administración del traslado contable de las asignaciones de pago al plan presupuestario del año 2012 (4). El calendario del ciclo de planificación presupuestaria e información de la Empresa Común se ha revisado para tener en cuenta la debida aprobación puntual por el Consejo de Administración de los traslados contables al año 2013.
Apartado 20
La Empresa Común se enfrentó a una situación excepcional en la primera mitad de 2012 en relación con la recepción de las declaraciones de gastos de sus miembros por la ejecución de proyectos en 2011. Los estados financieros de los (GAM) de 2011, que debían presentarse el 1 de marzo de 2012, se entregaron a los beneficiarios con una demora inusual de hasta 3-4 meses. La Empresa Común ha analizado la causa de esta demora junto con los coordinadores de ITD (líderes del consorcio) y ha adoptado medidas para evitar situaciones similares en 2013. Se han acordado las siguientes medidas:
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con el acuerdo del Consejo de Administración (junio de 2012), se establecerá un calendario claro para el proceso de 2013 (enero - junio 2013) con los plazos y los tiempos de respuesta previstos desde la industria y la Empresa Común; |
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la Empresa Común contribuirá, mediante la orientación y formación, a mejorar la integridad y calidad de las declaraciones de gastos y los correspondientes Certificados de Estados Financieros; |
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la Empresa Común mejorará aún más el estrecho seguimiento, prestando asistencia activa a los miembros para en cuestiones concretas de admisibilidad de los gastos, lo que no fue posible por falta de recursos en la primera mitad de 2012; |
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una nueva herramienta de IT para la gestión de subvenciones facilitará el proceso de presentación y validación de las declaraciones de gastos. |
Tras la validación de las declaraciones de gastos finalmente recibidas por la dirección y su posterior aprobación por el Consejo de Administración en 2012, las aportaciones en especie se transferirán al Activo Neto de la Empresa Común en las cuentas definitivas de 2012. Por tanto, la situación del Activo Neto en las cuentas definitivas de 2011 debe considerarse transitoria.
Comentarios sobre los controles clave de los sistemas de control y supervisión de la Empresa Común
Apartado 21
Durante el primer trimestre del año 2012 y siguiendo las recomendaciones del Tribunal de Cuentas Europeo del año anterior, la Empresa Común desarrolló un procedimiento específico para el proceso relativo a la validación de las declaraciones de gastos, integrando a los PO en el proceso de validación de los estados financieros (5). Aparte de la validación de los informes técnicos, los PO comprueban la información disponible sobre el uso de los recursos y comunican los resultados de su validación a los responsables financieros. Se han desarrollado reglas claras que aseguran la acreditación de la autorización respectiva de la verificación financiera y operativa para la validación de las declaraciones de gastos. Se ha mejorado el formato de la lista de control anteriormente utilizada para acreditar las medidas de validación efectivamente realizadas y mostrar la interacción entre las unidades financieras y operativas.
Apartado 22
A partir de su propia experiencia y de las observaciones anteriores del Tribunal respecto al tratamiento de los datos relativos a los beneficiarios, la Empresa Común ha desarrollado una herramienta específica para la gestión de los datos de los beneficiarios para los acuerdos de subvenciones de los miembros (GMT) en el último trimestre de 2011. Esta herramienta se ha empleado para tramitar las declaraciones de gastos de 2011 en el segundo trimestre de 2012 y una vez comprobada la fiabilidad de los datos codificados y los correspondientes informes del contable de la Empresa Común, junto con una empresa de auditoría externa, los resultados se aplicaron para las cuentas definitivas de 2011.
Apartado 23
La Empresa Común toma nota de las observaciones del Tribunal y ha adoptado medidas para mejorar los procesos de aprobación interna para los agentes tanto financieros como operativos; de hecho, en este momento se dispone, a través de la herramienta de gestión de subvenciones anteriormente mencionada, de un planteamiento más integral de la validación de las declaraciones de gastos y los informes técnicos anuales por los respectivos agentes financieros y operativos, que resulta más visible en el proceso.
Con respecto a la división de funciones, la Empresa Común está actualmente preparando una modificación de los circuitos financieros para distinguir entre la verificación financiera y la autorización en caso de ausencia de los agentes financieros normalmente previstos.
Apartado 24
La Empresa Común ha tomado nota de las recomendaciones del contable y, como ya ha manifestado, ha adoptado importantes medidas para la aplicación de GMT que permitirán mejorar la validación de las declaraciones de gastos e informar de forma integral y regular a la dirección de la Empresa Común.
Otras cuestiones
Apartado 25
En agosto de 2011, el Auditor Interno informó al Consejo de Administración y la dirección de la Empresa Común sobre su intervención en algunos procesos básicos de la gestión financiera de la Empresa Común y las posibles consecuencias para la independencia del propio Auditor Interno. El riesgo de una posible falta de garantía sobre los procesos en cuestión se atenuará mediante la intervención del SAI, si fuera preciso.
Apartado 27
La Empresa Común modificará sus normas financieras tras la próxima actualización del Reglamento marco financiero actualmente en curso (véase también la partida 30).
Apartado 28
La solicitud de pago de aportaciones de 2011 a la Comisión (como uno de los miembros de la Empresa Común) estaba debidamente acompañada de la correspondiente previsión de flujo de efectivo. Aunque no se adjuntaba el flujo de efectivo, la solicitud a los demás miembros estaba acompañada de una explicación de la cantidad solicitada y la clave de reparto, mostrando la parte de cada miembro o asociado. Por otra parte, se proporcionaron a todos los miembros los datos financieros pertinentes a través de la información sobre las cuentas anuales del año anterior y el presupuesto anual aprobado del año 2011, incluidos en las actas del Consejo de Administración. La Empresa Común se asegurará de que en el futuro las previsiones de flujo de efectivo se adjunten también a las solicitudes de pago a los demás miembros.
Apartado 29
La adecuada aplicación de las disposiciones detalladas del Anexo II, Condiciones generales, de los acuerdos de subvenciones de la Empresa Común Clean Sky para los miembros sobre la protección, el uso y la divulgación de los resultados de investigación está aún en curso.
Se establecerá en su debido momento un procedimiento específico que sintetice los elementos de la función supervisora de la Empresa Común y los controles establecidos.
Apartado 30
La Empresa Común modificará sus normas financieras tras la próxima actualización del Reglamento marco financiero actualmente en curso. Esto permitirá a la Empresa Común adecuarse a las normas generalmente aceptadas y aprovechar para aclarar, en la medida de lo posible, las cuestiones planteadas por el Tribunal.
Apartado 31
Junto con las restantes empresas comunes en su edificio común, la Empresa Común Clean Sky ha continuado avanzando en la finalización del Plan de Recuperación de Catástrofes, cuya conclusión está prevista para finales de 2012.
(1) Los pagos de operaciones acumulados del 2008 al 2011 ascienden a 261 358 871 euros y los pagos finales más la compensación de la prefinanciación correspondientes a los años 2008 a 2010 ascienden a 129 295 956 euros.
(2) = 4,09 % de (129 295 956 euros/261 385 871 euros)*100.
(3) Desde la puesta en marcha de la Empresa Común, el plazo para la subvención ha mejorado de 418 días a 268 días en la última convocatoria (Convocatoria n.o 10), lo que indica una nueva mejora respecto a lo evaluado por el Tribunal.
(4) El Consejo de Administración adoptó el plan presupuestario anual de 2011 en diciembre de 2010, incluyendo una estimación del importe objeto de traslado contable.
(5) Procedimiento de CS n.o 2.9.1, Procedimiento provisional para la validación de los estados financieros recibidos de los miembros para la ejecución de los GAM de 2011 y los ajustes recibidos correspondientes a los GAM de los años anteriores.