52009DC0256

ES

Bruselas, 8.6.2009

COM(2009) 256 final

COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO Y AL TRIBUNAL DE CUENTAS

Síntesis de los logros de la Comisión en materia de gestión en 2008

COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO Y AL TRIBUNAL DE CUENTAS

Síntesis de los logros de la Comisión en materia de gestión en 2008

1. Introducción

En virtud del artículo 274 del Tratado CE, la Comisión Europea es responsable de la ejecución del presupuesto de la UE. Se trata de una de las tareas más importantes a ella confiadas, pues ese presupuesto es un instrumento esencial para poner en práctica las políticas de la UE, y la efectividad del gasto de la UE puede influir sobremanera en su capacidad de satisfacer las expectativas de la ciudadanía europea.

La ejecución operativa del presupuesto es delegada por el Colegio de Comisarios en los Directores Generales, quienes, como «ordenadores delegados», son responsables de la gestión cabal y eficiente de los recursos y de la aplicación de sistemas de control adecuados y eficaces en sus servicios.

Los Directores Generales rinden cuentas del ejercicio de sus funciones en el informe anual de actividades (IAA) [1], el cual incluye una declaración firmada de fiabilidad que se centra en sus responsabilidades como ordenadores delegados y que abarca la legalidad y regularidad de las operaciones financieras. El informe anual de actividades es el instrumento principal a través del cual los Directores Generales rinden cuentas de su actuación al Colegio de Comisarios. Antes de que procedan a firmar los informes, su contenido es objeto de discusión con el Comisario o los Comisarios competentes.

Al aprobar el presente Informe de Síntesis, la Comisión asume la responsabilidad política que le incumbe en lo tocante a la labor de gestión desarrollada por los Directores Generales y Jefes de Servicio, sobre la base de las garantías y reservas por ellos formuladas en los informes anuales de actividades. En este documento de detallan también los principales problemas de gestión señalados en los IAA (incluso si no han exigido la formulación de reservas) a efectos de su resolución prioritaria, y se definen líneas de actuación para corregir las deficiencias identificadas.

Se trata del último Informe de Síntesis aprobado durante el mandato de la actual Comisión. Con el fin de lograr una declaración de fiabilidad sin reservas por parte del Tribunal de Cuentas Europeo (TCE), la Comisión no ha escatimado ningún esfuerzo y ha centrado su atención en aspectos fundamentales como la simplificación de la legislación, la aplicación de un marco de control interno integrado, el fortalecimiento de su rol supervisor en la gestión compartida de los fondos de la UE y la consecución de un acuerdo sobre un planteamiento común respecto al riesgo tolerable.

Aunque todavía queda margen de mejora, la Comisión considera que durante los últimos cinco años se han realizado avances notables en la gestión de los fondos en ámbitos importantes del gasto de la UE, por ejemplo en lo que respecta a la cohesión, la investigación y la agricultura. Estos avances han sido posibles gracias a la modificación en profundidad de los sistemas de gestión y control, los métodos de trabajo y la cultura profesional.

2. Refuerzo del fundamento de la fiabilidad

2.1. Mejora de los mecanismos de control para garantizar la legalidad y la regularidad de las operaciones en todos los servicios de la Comisión

En 2008, la Comisión satisfizo los compromisos que había asumido en el Informe de Síntesis de 2007 en lo tocante a las medidas de fortalecimiento de los mecanismos de control que permiten garantizar la legalidad y la regularidad. Considera que se están realizando mejoras constantes en la gestión eficaz del riesgo. En octubre de 2007, la Comisión aprobó una Comunicación sobre la revisión de las normas de control interno y del marco subyacente [2] con el fin de sustituir las veinticuatro normas existentes por dieciséis normas de control interno para una gestión eficaz. El nuevo sistema comenzó a aplicarse el 1 de enero de 2008. Por primera vez, se exigió expresamente a los servicios de la Comisión que extrajeran conclusiones sobre la eficacia de sus sistemas de control interno en los informes anuales de actividades. Casi todos los servicios incluyeron una conclusión específica sobre la eficacia global de su sistema de control interno y, en su caso, definieron medidas para corregir las deficiencias.

Estas medidas conciernen tanto a los servicios de la Comisión como a los socios responsables de la ejecución (especialmente, a los Estados miembros). En febrero de 2008, esta labor recibió gran impulso con la aprobación del «Plan de Acción para reforzar la función supervisora de la Comisión en el marco de la gestión compartida de las acciones estructurales» [3]. El último informe sobre la aplicación del Plan se publicó a principios de 2009 [4], con la conclusión principal de que se habían realizado avances considerables. Como en él se subraya, la Comisión:

· ha supervisado adecuadamente el procedimiento relativo a los resúmenes anuales ofreciendo orientaciones claras y resolviendo los casos de incumplimiento (observación formulada también en el informe anual del TCE);

· ha dado una respuesta más rigurosa a las deficiencias detectadas en los sistemas mediante la aprobación de diez decisiones oficiales de suspensión de los pagos intermedios (frente a la única decisión de este tipo aprobada en 2007);

· ha demostrado su capacidad de informar de forma precisa y tempestiva sobre las correcciones resultantes de su propia labor de control y auditoría mediante el envío de los informes trimestrales sobre correcciones financieras;

· ha aumentado notablemente el volumen de las correcciones financieras relativas a proyectos y programas del período 2000-2006 aplicadas en 2008 en el marco del FEDER, el FSE y el Fondo de Cohesión (de 288 millones EUR en 2007 a más de 1 500 millones EUR en 2008);

· ha llevado a cabo las actuaciones previstas para aumentar la eficacia de los controles aplicados en los primeros niveles de gestión, entre ellas la realización de auditorías específicas, la publicación de notas de orientación y la organización de seminarios y medidas de formación.

En 2008 la Comisión realizó asimismo un análisis de la incidencia del «Plan de acción para un marco de control interno integrado» [5], aprobado a comienzos de 2006 en el marco de la estrategia de la Comisión para lograr una declaración de fiabilidad sin reservas. El informe final fue publicado en febrero de 2009 [6]. En la Comunicación se señalaba el gran avance obtenido en el fortalecimiento de los sistemas de control durante el mandato de la actual Comisión.

El papel de la función de auditoría interna constituye un elemento esencial para obtener una fiabilidad razonable. En 2008, la calidad del Servicio de Auditoría Interna de la Comisión fue objeto de una evaluación externa, la cual certificó que en general la actividad de fiscalización desarrollada por dicho Servicio en la Comisión cumple las normas y el código deontológico del Instituto de Auditores Internos. Al hilo de esa certificación se adoptaron diversas medidas para mejorar la eficacia del Servicio de Auditoría Interna, entre ellas una definición más detallada del universo de fiscalización, una evaluación cuantitativa de la cobertura de las auditorías, una planificación y una evaluación más pormenorizadas de los riesgos en aras de un planteamiento único de fiscalización y la creación de un grupo de usuarios de los informes de auditoría, el cual elaboró un modelo actualizado para su redacción y un programa exhaustivo de formación profesional destinado a los auditores internos.

Por lo que respecta a la cultura de control, en 2008, el Comité de Seguimiento de Auditorías (CSA) de la Comisión determinó que los servicios de esta institución siguen avanzado de manera satisfactoria en la aplicación de sistemas sólidos de control interno. En 2008, el Servicio de Auditoría Interna no formuló ninguna recomendación esencial (frente a las seis formuladas en 2007). Asimismo, en 2008 sus recomendaciones fueron aceptadas casi al 100 %. Si bien se observa una evolución positiva en el seguimiento dado a las recomendaciones, la aplicación tempestiva de las recomendaciones «esenciales» y «muy importantes» constituye todavía un reto importante.

El CSA ha examinado periódicamente el seguimiento dado a las recomendaciones de las auditorías y señalado a los Comisarios competentes o, en su caso, al Colegio de Comisarios, los retrasos anormales y los riesgos residuales que no se han abordado de manera adecuada.

La Comisión seguirá otorgando máxima prioridad a la evaluación de la aplicación del control interno y a la corrección tempestiva de las deficiencias detectadas.

La Comisión ha impartido instrucciones a todos sus servicios para que garanticen la aplicación rápida y eficaz de todas las recomendaciones de auditoría aceptadas, especialmente aquellas consideradas «esenciales» o «muy importantes».

2.2. Mejora de la claridad y la coherencia de los informes anuales de actividades (IAA)

Al hilo de las conclusiones del Informe de Síntesis de 2007, la Secretaría General y la Dirección General de Presupuesto adoptaron, con vistas a los informes anuales de 2008, medidas adicionales destinadas a garantizar que los informes y las declaraciones presenten una evaluación coherente de los sistemas de supervisión y control, y explicaciones claras de los motivos y los procedimientos de control que expliquen la ausencia, la presencia o la eliminación de reservas.

A principios de 2009, en la perspectiva del ejercicio oficial de evaluación inter pares, los servicios centrales celebraron reuniones bilaterales con las Direcciones Generales que habían formulado reservas en el pasado o que podrían formular reservas sobre el ejercicio de 2008, con el fin de impulsar la armonización de los métodos de presentación de las pruebas utilizadas para sustentar las decisiones de eliminación o formulación de reservas.

Durante el ejercicio de evaluación inter pares se identificaron una serie de aspectos que podrían afectar a la calidad de las pruebas ofrecidas en los informes anuales de actividades, en particular la presentación de los resultados de los controles ex ante y ex post como base de la fiabilidad.

A pesar de los frutos de la labor realizada hasta la fecha para garantizar que los informes anuales tengan un nivel coherente de calidad, parece pertinente proceder a un análisis de todos los factores que condicionan dicha calidad, con el fin de orientar mejor el apoyo que pueden ofrecer los servicios centrales y las medidas que deberían adoptar los distintos servicios y Direcciones Generales.

La Comisión ha dado instrucciones a la Secretaría General y a la Dirección General de Presupuesto para que evalúen los factores que afectan a la calidad de los informes anuales de actividades y fomenten las medidas que permitan mejorarla con vistas a los informes correspondientes a 2009.

3. Fiabilidad obtenida a través de los informes anuales de actividades y reservas formuladas por los Directores Generales

Tras haber examinado los informes anuales de actividades, en particular las declaraciones firmadas por cada Director General, la Comisión señala que todos ellos han considerado razonable la fiabilidad por lo que respecta a la utilización adecuada de los recursos y a las garantías necesarias que ofrecen los procedimientos de control aplicados en relación con la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes. Algunos Directores Generales han mencionado deficiencias residuales y formulado algunas reservas en sus informes anuales, sin poner no obstante en cuestión el nivel general de fiabilidad ofrecido.

Al término del ejercicio de presentación de informes, en toda la Comisión se han formulado quince reservas, una cifra inferior a la registrada el mismo periodo del año anterior, lo que parecería confirmar la tendencia a la reducción constante del número de reservas formuladas (veinte en los informes anuales de 2006 y diecisiete en los correspondientes a 2007). El alcance de las reservas relativas a la gestión compartida también ha registrado una disminución (abarcan un menor número de programas y Estados miembros).

En total, doce Directores Generales formularon reservas en 2008 (trece en 2007); tres de ellos expresaron dos reservas. Se pudieron eliminar cuatro de las reservas formuladas en 2007. Al igual que en 2007, la mayoría de las reservas expresadas en 2008 guardaban relación bien con la calidad de los sistemas de control de los Estados miembros o bien con errores detectados entre los beneficiarios. Siete reservas estaban basadas en aspectos que incidían sobre la reputación del servicio competente o de la Comisión.

A continuación se analizan los resultados del análisis de los informes anuales de actividades, las reservas formuladas por los Directores Generales y los grados de fiabilidad obtenidos, poniéndolos en perspectiva, en su caso, con la evaluación del Tribunal de Cuentas Europeo correspondiente a 2007 [7].

3.1. Cohesión, agricultura y recursos naturales

3.1.1. Cohesión

La política de cohesión constituye una de las políticas esenciales de la UE, ejecutada con los Estados miembros en régimen de «gestión compartida». En 2008, la Comisión ha cumplido los compromisos asumidos en la «Comunicación relativa a un plan de acción para reforzar la función supervisora de la Comisión en el marco de la gestión compartida de las acciones estructurales» en relación con las acciones en curso y las nuevas acciones previstas (véase la sección 2.1).

Además, en su informe anual de 2007 el TCE consideró que las medidas adoptadas por la Comisión durante los últimos años habían permitido lograr algunas mejoras en los sistemas de control aplicados en el ámbito de la política de cohesión. Si bien en el informe de 2006 el Tribunal había calificado negativamente («luz roja») tanto los sistemas como las operaciones relativas a los gastos de las acciones estructurales, en 2007 mejoró la calificación otorgada a los sistemas de control («luz amarilla») [8].

No obstante, el nivel de errores en los gastos declarados por los Estados miembros y reembolsados por la Comisión en los programas comprendidos en el capítulo relativo a la cohesión llevó al Tribunal a calificar con «luz roja» las operaciones correspondientes a este ámbito, la única calificación restante de ese tipo en el informe de 2007.

Las medidas de corrección tomadas por la Comisión en 2008 han propiciado un incremento de las correcciones financieras:

· En 2008, las correcciones financieras relativas al Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) y al Fondo de Cohesión ascendieron a 1 041 millones EUR (368 millones guardaban relación con el periodo 1994-1999 y 673 millones con el periodo 2000-2006). A finales de 2008 estaban en curso 103 procedimientos relativos a unos 145 programas del periodo de programación 2000-2006 (correcciones financieras por valor de unos 950 millones EUR), así como 55 procedimientos relativos a unos 58 programas del periodo de programación 1994-1999 (correcciones financieras por valor de unos 1 200 millones EUR).

· En 2008, las correcciones financieras relativas al Fondo Social Europeo (FSE) ascendieron a 521,7 millones EUR: 25,7 millones guardaban relación con el periodo 1994-1999 y 496 millones con el periodo 2000-2006. Además, a finales de 2008 estaban pendientes otras 14 correcciones financieras para el periodo 1994-1999 (correcciones financieras adicionales por valor de unos 387 millones EUR) y se habían iniciado 13 procedimientos adicionales para el periodo 2000­2006 (correcciones financieras adicionales por valor de unos 257 millones EUR, según cálculos basados en las cartas de presuspensión enviadas a los Estados miembros a finales de 2008). A raíz del enfoque precautorio adoptado en 2008, los pagos interrumpidos ascendieron a 1 300 millones EUR para el conjunto de los programas operativos en reserva. La interrupción de algunos de los pagos explica que la importancia relativa del riesgo sea muy baja.

Siempre que se detectan deficiencias significativas, los Directores Generales responsables de los Fondos Estructurales formulan una reserva, salvo que en la auditoría se hayan obtenido pruebas fiables de que las autoridades nacionales están aplicando eficazmente un plan para corregir las deficiencias que ya está dando los primeros frutos.

En su Informe sobre la aplicación del plan de acción, la Comisión reconoce que éste aborda tanto las causas como los efectos del índice elevado de error detectado por el Tribunal de Cuentas Europeo en el gasto de las acciones estructurales, pero que debe transcurrir más tiempo antes de que las medidas propicien una reducción mesurable del índice de error en los reembolsos intermedios.

A continuación se resumen brevemente las reservas formuladas por los Directores Generales en el ámbito de la cohesión:

· Por lo que respecta al Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER), el Director General de Política Regional formuló una reserva en relación con cuatro Estados miembros (Bélgica, Alemania, Italia y España) y veintiún programas INTERREG. También formuló una reserva en relación con la gestión del Fondo de Cohesión en el sector viario en Bulgaria, por motivos de reputación (véase la sección 4.2).

· En cuanto al Fondo Social Europeo (FSE), el Director General de Empleo, Asuntos Sociales e Igualdad de Oportunidades formuló una reserva en relación con siete Estados miembros (España, Reino Unido, Francia, Italia, Polonia, Bélgica y Luxemburgo), uno menos que en 2007.

3.1.2. Agricultura y recursos naturales

En cuanto al capítulo de agricultura y recursos naturales, en su informe de 2007 el TCE calificó con «luz amarilla» tanto los sistemas como las operaciones. Sin embargo, dio «luz verde» a los gastos relativos al Fondo Europeo Agrícola de Garantía (FEAGA), que suponen el 85 % del total de gastos agrícolas [9].

También en este ámbito, como en relación con el ámbito de cohesión, la mejora de las actividades de control de la Comisión ha propiciado resultados concretos: en 2008, las correcciones aplicadas por la Comisión y los Estados miembros en el ámbito de la agricultura ascendieron a 1 300 millones EUR.

La Comisión ha abordado la cuestión de la conservación de los recursos pesqueros, señalada como preocupante en el Informe de Síntesis de 2007. Por ejemplo, logró que el Consejo adoptara nuevas medidas de conservación y nuevas normas, estrictas e innovadoras, para prevenir, desalentar y eliminar la pesca ilegal, no declarada y no reglamentada, y lanzó con éxito una campaña de control sin precedentes para proteger a las poblaciones de atún rojo, muy amenazadas.

Dadas las graves deficiencias de la política pesquera común subrayadas por el Tribunal de Cuentas en 2007, la Comisión ha emprendido una revisión exhaustiva de la misma con el fin de sentar las bases de una reforma de gran alcance. En la primavera de 2009 se publicó un Libro Verde con el que se puso en marcha el proceso de consulta pública sobre la reforma de la política pesquera común.

A continuación se resumen brevemente las reservas formuladas por los Directores Generales en el ámbito de la agricultura y los recursos naturales:

· Por primera vez desde que la formulara en 2002, el Director General de Agricultura y Desarrollo Rural pudo eliminar la reserva sobre el sistema integrado de gestión y control de Grecia, después de que las auditorías de la Comisión confirmaran que ese país había respetado su plan de actuación y creado un nuevo sistema de identificación de parcelas ya operativo. En el informe anual de actividades de 2007, formuló una reserva sobre el conjunto del gasto en el ámbito del desarrollo rural, porque no tenía certeza razonable sobre la fiabilidad de las estadísticas de control y los índices de error notificados por los Estados miembros. Por lo que respecta a 2008, formuló una reserva limitada al gasto en el eje 2 del desarrollo rural («mejora del medio ambiente y del entorno rural»), porque las estadísticas de control notificadas por los Estados miembros y verificadas y validadas por los organismos de certificación presentaban un índice de error (3,8 %) significativamente superior al umbral de importancia relativa establecido actualmente por el TCE. También formuló una reserva en relación con los sistemas de gestión y control del SAPARD en Bulgaria y Rumanía (véase la sección 4.2).

· El Director General de Asuntos Marítimos y Pesca formuló una reserva sobre la admisibilidad de los costes de gestión directa centralizada reembolsados a los Estados miembros en relación con gastos en el ámbito del control y la ejecución de la política pesquera común. La deficiencia detectada guarda relación con contrataciones públicas realizadas por un Estado miembro.

· El Director General de Medio Ambiente pudo eliminar la reserva formulada en el informe anual de actividades de 2007 en relación con la admisibilidad de las reclamaciones de gastos realizadas por los beneficiarios de subvenciones, a la luz de la aplicación del plan de acción, el incremento del número de informes de auditoría y de pagos fiscalizados y la notable disminución del número de errores detectados.

La Comisión se ha comprometido a mejorar de manera constante la labor de gestión compartida que le compete, y a prestar apoyo a las autoridades pertinentes de los Estados miembros, proporcionándoles por ejemplo directrices, formación y asesoramiento.

La Comisión ha demostrado su firme voluntad de reducir el índice de error residual y, cuando proceda, de suspender los pagos y aplicar correcciones financieras, para mostrar que el presupuesto de la UE se está gestionando con rigor. Velará por que se aplique un planteamiento coherente para abordar las deficiencias detectadas en los distintos programas en este ámbito, el cual contemplará el cierre de los programas más antiguos y la mejora de la exhaustividad y la fiabilidad de la información sobre los fondos recuperados, en particular por lo que respecta a los datos suministrados por los Estados miembros.

3.2. Investigación, energía y transporte

En lo tocante al Sexto Programa Marco, con el que guardan relación la gran mayoría de las declaraciones de costes y los pagos finales en 2008, las Direcciones Generales competentes (Investigación, Empresa e Industria, Energía y Transporte, Sociedad de la Información y Medios de Comunicación) han definido una estrategia común de fiscalización para el periodo 2007-2010. El objetivo es garantizar la legalidad y regularidad de las operaciones, identificando y corrigiendo los errores sistemáticos de los mayores beneficiarios, y procediendo asimismo a un muestreo aleatorio basado en el riesgo de los demás beneficiarios.

A finales de 2008 ya se habían establecido la mayoría de los procesos de gestión necesarios para aplicar la estrategia plurianual de control. Se ha mantenido la intensidad de la labor auditora en línea con los objetivos fijados inicialmente. Por ejemplo, todo indica que la DG de Investigación superará el objetivo de realizar 750 auditorías centradas en el Sexto Programa Marco durante los cuatro años del periodo de aplicación (los planes actuales prevén un total de 896 auditorías).

Cada uno de los cuatro servicios competentes en el ámbito de la Investigación formularon reservas debido al índice de errores residuales registrado en las declaraciones de costes del Sexto Programa Marco. La estrategia conjunta de auditoría forma parte del sistema de control interno aplicado para lograr un porcentaje de riesgo residual del 2 % durante el periodo de programación; no obstante, transcurrida la mitad de la fase de aplicación de la estrategia, los servicios habían notificado índices de error acumulativo superiores al 2 %.

Un componente básico de dicha estrategia era que los errores sistémicos detectados serían corregidos en todos los contratos no auditados del mismo beneficiario. Sin embargo, los servicios han indicado que tales errores aún deben ser cuantificados y corregidos (y recuperados los importes correspondientes) en relación con un número significativo de contratos. Por lo tanto, los servicios han formulado reservas sobre la exactitud de las declaraciones de costes.

La estrategia de auditoría del Sexto Programa Marco ha sido objeto de una revisión intermedia que ha confirmado que sus principios son sólidos y que su aplicación avanza adecuadamente. No obstante, es preciso reforzar algunos de sus elementos, como el procedimiento de corrección de los errores sistemáticos, y profundizar también la labor de simplificación de las normas de admisibilidad para reducir el riesgo de error.

La Comisión ha hecho un esfuerzo considerable para mejorar su gestión de la política de investigación sin rebasar los límites del marco jurídico y financiero aplicable. En los informes de actividades de 2008, los Directores Generales competentes han vuelto a formular reservas en relación con el Sexto Programa Marco.

La Comisión velará por lograr un nivel de error residual que permita obtener una declaración de fiabilidad sin reservas en el ámbito de la investigación. No obstante, pese al planteamiento armonizado adoptado y los primeros resultados de la revisión intermedia, parece que la estrategia plurianual común de auditoría podría resultar insuficiente para lograr el objetivo de reducir el nivel global de error por debajo del umbral de importancia relativa aceptado actualmente (2 %).

Por lo tanto, la Comisión reitera su llamamiento en favor de una interpretación común del concepto de riesgo tolerable de error y formulará las propuestas oportunas sobre la base de su Comunicación de 16 de diciembre de 2008.

El Director General de Empresa e Industria pudo retirar una reserva formulada en 2007 en relación con beneficiarios de subvenciones en materia de normalización europea.

3.3. Ayuda exterior, desarrollo y ampliación

La reserva formulada por el Director General de Ampliación en relación con la gestión de la ayuda de preadhesión en Bulgaria es la única relacionada con los gastos del capítulo de «ayuda exterior, desarrollo y ampliación» (véase también la sección 4.2).

En cuanto a las demás actividades en el marco de este capítulo, la Comisión seguirá supervisando y mejorando la aplicación de los acuerdos marco sobre procedimientos contractuales y financieros firmados, por ejemplo, con varias agencias de las Naciones Unidas [10] y con el Banco Mundial [11]. Proseguirá también la labor desarrollada para incrementar la transparencia de los beneficiarios finales, respetando siempre las normas relativas a los datos personales y los requisitos de seguridad. Se proseguirán los esfuerzos desarrollados para compartir los resultados de las auditorías y mejorar su utilización en el seno de la familia RELEX.

3.4. Educación y ciudadanía

En 2007, el Director General de Comunicación formuló una reserva relativa a las deficiencias del sistema de control interno de la DG en ausencia de controles ex post. Tras la creación de una unidad de control ex post centralizado en dicha Dirección General, se detectaron numerosos errores (principalmente formales) en las operaciones, lo que llevó al Director General a formular otra reserva en 2008. En el plan de actuación del informe anual de actividades se describen detalladamente diversas medidas, por lo que cabe suponer que el problema se habrá resuelto a finales de 2009.

La otra reserva formulada por el Director General de Comunicación se ha descrito en la sección 4.4.

El Director General de Justicia, Libertad y Seguridad formuló una reserva sobre los retrasos en la aplicación del Sistema de Información de Schengen II (SIS II), una herramienta informática que permite intercambiar información a las autoridades policiales y judiciales de los Estados miembros. La reserva se formula por motivos de reputación, pues en realidad los problemas se han detectado a escala del contratista. La Comisión está siguiendo con atención la cuestión y continuará informando periódicamente al Parlamento Europeo y al Consejo.

El Director General de Justicia, Libertad y Seguridad retiró las dos reservas que había formulado en 2007 en relación con la aplicación, en régimen de gestión compartida, del Fondo Europeo para los Refugiados, ya que a juicio suyo se habían registrado avances suficientes en el refuerzo de los sistemas y los controles en los Estados miembros. Por lo que respecta al periodo 2008-2013, un nuevo acto de base relativo al III Fondo Europeo para los Refugiados aborda las cuestiones identificadas en relación con el Fondo previo.

Debido a la existencia de deficiencias significativas en la consignación de los activos relacionados con la infraestructura física y los proyectos informáticos, el Contable no pudo validar el sistema local de contabilidad de la DG JLS en 2008, pero en enero de 2009 comenzó a aplicarse un plan de actuación para corregir esas deficiencias.

En el ámbito de la educación y la cultura, en relación con la gestión indirecta centralizada a través de las Agencias Nacionales, aunque la fiabilidad general del sistema de control es satisfactoria, el análisis de las declaraciones ex post correspondientes a 2007 y los resultados de las visitas de supervisión realizadas en 2008 han revelado la insuficiencia o la ineficacia de los controles primarios o secundarios aplicados en un pequeño número de casos del programa «La juventud en acción». Estos casos se están siguiendo con atención y serán objeto de las medidas oportunas.

La Comisión es consciente de las deficiencias identificadas en relación con la partida 3 del marco financiero. Seguirá prestando atención al desarrollo de sistemas informáticos de gran dimensión, y en particular a los aspectos relativos a la reserva formulada sobre el SIS II.

3.5. Asuntos económicos y financieros

En los informes anuales de actividades de 2006 y 2007, el Director General de Asuntos Económicos y Financieros formuló una reserva relacionada con la detección, en un control ex post, de un problema potencial en relación con la aplicación de los requisitos de «adicionalidad» contemplados en el programa de la Iniciativa de Crecimiento y Empleo (1998-2002) ejecutado por un organismo externo. Los resultados preliminares apuntaban a la existencia de deficiencias en el sistema de control de dicho organismo, las cuales se consideraron lo suficientemente graves como para formular una reserva. Vistos los resultados del informe de control ex post, se revisaron en profundidad los sistemas de control interno tanto de ese organismo como de los servicios competentes de la Comisión. Se elaboraron orientaciones detalladas en materia de «adicionalidad» y se proporcionaron al citado organismo, el cual confirmó por escrito que las aplicaría a partir de 2008. Además, se ha celebrado un acuerdo con éste en el que se detallan las labores de supervisión y los controles a los que deberá proceder a efectos de la ejecución del dispositivo.

Aunque el marco de control vigente en la actualidad se considera adecuado para garantizar la buena gestión de los créditos presupuestarios, todavía no se ha probado su eficacia a la hora de aplicar los nuevos programas comunitarios en relación con el establecimiento de requisitos de adicionalidad.

Por este motivo, en su informe de 2008, el Director General de Asuntos Económicos y Financieros formuló una reserva en relación con la posibilidad de que los nuevos controles atenuadores establecidos tras conocerse los resultados del informe de control ex post no sean totalmente eficaces en lo tocante al nuevo programa. Este extremo se confirmará en 2009.

La Comisión apoya la decisión del Director General de Asuntos Económicos y Financieros de concentrar los recursos en la mejora de la estructura de control actual a efectos de la gestión del nuevo programa financiero para la misma actividad financiera con el fin de corregir las deficiencias identificadas en relación con el programa financiero precedente. En 2009 se tratará de garantizar la fiabilidad a través de una misión de auditoría interna específica y la labor en curso de supervisión de los servicios operativos.

4. Aspectos transversales

4.1. Sistemas informáticos

El Comité de Seguimiento de Auditorías ha señalado al Colegio de Comisarios la necesidad de revisar el cumplimiento de las comunicaciones de la Comisión en materia de gobernanza informática [12] e interoperabilidad [13]. Sobre la base de varias auditorías relacionadas con los sistemas informáticos analizadas en 2008, el Comité de Seguimiento de Auditorías también llamó la atención sobre la aplicación de la Decisión en materia de seguridad informática [14] aprobada por la Comisión.

Sigue siendo una gran prioridad desarrollar herramientas informáticas eficaces, de coste reducido, fáciles de utilizar, compatibles, seguras y adaptadas a las necesidades específicas de cada servicio de la Comisión. Para lograrlo la Comisión presta especial atención a la formación ofrecida al personal y a la solidez del marco que rige la evolución del entorno informático. También se deben proseguir los esfuerzos desplegados para mejorar la gestión de proyectos y prestadores de servicios, de modo que los sistemas informáticos contribuyan de manera eficaz y eficiente a la aplicación de las políticas de la UE.

4.2. Aplicación de programas en Bulgaria y Rumanía

Los controles rigurosos efectuados por la Comisión han desvelado algunas irregularidades en la gestión de los fondos de preadhesión, en Bulgaria desde 2007 y en Rumanía en 2008.

Por lo tanto, el Director General de Ampliación ha mantenido su reserva de 2007 en relación con las deficiencias esenciales detectadas en los sistemas de gestión de los fondos de Phare en dos organismos pagadores búlgaros. Otros dos Directores Generales han formulado reservas relativas a problemas relacionados con la gestión de los fondos de preadhesión en 2008: el Director General de Política Regional, por lo que respecta a los sistemas de gestión y control del Fondo de Cohesión en el sector viario en Bulgaria, y el Director General de Agricultura y Desarrollo Rural, en cuanto a los sistemas de gestión y control para el SAPARD en Bulgaria y Rumanía.

El Director General de Agricultura y Desarrollo Rural señala que en ambos países el SIGC registra deficiencias importantes a efectos de control, lo que se traduce en índices de error elevados. Se ha solicitado a las autoridades de ambos Estados miembros que elaboren un plan de actuación para corregir tales deficiencias.

En sus informes anuales de actividades, varios Directores Generales (Política Regional; Empleo, Asuntos Sociales e Igualdad de Oportunidades; Justicia, Libertad y Seguridad; Pesca y Asuntos Marítimos) han señalado incertidumbres en relación con la gestión y el control en Bulgaria para el periodo de programación 2007-2013. No obstante, ninguno de los problemas planteados justificó la formulación de una reserva en sus informes de 2008.

Las Direcciones Generales competentes seguirán coordinando estrechamente su actuación en relación con la gestión de los fondos de la UE en Bulgaria y Rumanía. .

En colaboración con las autoridades nacionales, la Comisión seguirá apoyando las medidas de reforma aplicadas en Bulgaria y Rumanía para garantizar la resolución de todos los problemas subyacentes y el respeto estricto de todas las normas y procedimientos aplicables en la gestión del conjunto de los fondos de la UE.

4.3. Resúmenes anuales y declaraciones nacionales

La Comisión ha seguido analizando los resúmenes anuales remitidos por los Estados miembros (2008 era el segundo año en que las autoridades nacionales debían presentar resúmenes anuales de los gastos realizados en régimen de «gestión compartida») e informando al Parlamento Europeo, trabajando para maximizar su valor añadido en términos de la obtención de datos más fiables sobre los sistemas de gestión y control de los Estados miembros.

Una evaluación intermedia muestra que, en relación con los ámbitos de cohesión y agricultura y recursos naturales, la mayoría de los Estados miembros habrían cumplido todos o casi todos los requisitos mínimos de la legislación de acuerdo a lo dispuesto en las notas de orientación de la Comisión. Estos resúmenes podrían ofrecer auténtico valor añadido a efectos de la gestión y el control del gasto de la UE si tienen el alcance y el planteamiento adecuados y se elaboran en el momento oportuno y de acuerdo con las normas internacionales [15].

Además, algunos Estados miembros (Países Bajos, Dinamarca, Suecia y Reino Unido) proporcionan declaraciones nacionales, con lo que incrementan su rendición de cuentas sobre la utilización de los fondos de la UE, aunque la Comisión señala que las diferencias existentes entre ellas limitan la comparabilidad y la fiabilidad que permiten obtener.

La Comisión considera que la presentación por los Estados miembros de resúmenes anuales mejora su rendición de cuentas sobre la utilización de los fondos de la UE y contribuye a la fiabilidad que puede obtener. Aprovechará las enseñanzas extraídas con el fin de adaptar, en su caso, las orientaciones para la siguiente ronda de resúmenes, y seguirá ofreciendo apoyo a los Estados miembros, a quienes insta a adjuntar una declaración de fiabilidad global según sus recomendaciones.

La Comisión anima a todos los Estados miembros a seguir el ejemplo de aquellos que ya proporcionan declaraciones nacionales anuales.

4.4. Cumplimiento de la legislación en materia de derechos de propiedad intelectual

El Director General de Comunicación ha formulado una reserva, por motivos de reputación, a la luz de la posible vulneración de los derechos de autor en el marco de las actividades de algunos servicios de la Comisión, visto el riesgo relacionado con la posibilidad de que no se hayan adquirido los derechos de autor y derechos conexos correspondientes a determinados productos de comunicación.

Dada la ubicuidad de los medios electrónicos de comunicación, estas actividades pueden tener efectos en todos los Estados miembros, cuyas legislaciones en materia de derechos de autor siguen difiriendo. Dado que a escala europea no hay una gestión colectiva de los derechos de autor, sus propietarios deben ser identificados en cada Estado miembro, en ocasiones a diferentes niveles (sociedades de gestión colectiva, profesionales de la edición, la radio o la televisión, autores u otras personas con derechos sobre el contenido).

La Comisión evaluará periódicamente si las medidas adoptadas son suficientes para mitigar los riesgos existentes en un entorno jurídico y tecnológico complejo que evoluciona con gran rapidez. Antes de finales de 2009 se preparará un plan de acción que incluirá todas las medidas necesarias, desde iniciativas de sensibilización y formación hasta la elaboración de orientaciones comunes.

5. Conclusiones

· Los esfuerzos desplegados en pro de la obtención de una declaración de fiabilidad sin reservas han tenido un amplio efecto positivo sobre la institución: han centrado la labor intelectual y canalizado las energías, propiciando un gran cambio en los sistemas de gestión y control, la cultura y los métodos de trabajo de la Comisión.

· La Comisión seguirá supervisando atentamente la aplicación de todos los planes de acción relacionados con reservas formuladas y prestará especial atención a las reservas recurrentes.

· La Comisión continuará la labor que realiza tanto con los beneficiarios finales como con las autoridades nacionales en pro de una comunicación exterior eficaz sobre las cuestiones relacionadas con el control. Es necesario mejorar la información para reducir los errores y los malentendidos.

· La Comisión seguirá demostrando la eficacia de sus propios controles, por ejemplo a través de informes exhaustivos sobre los errores corregidos, los cuales comprenderán también los errores relativos a pagos correspondientes a años anteriores.

· La Comisión reitera su intención de seguir exigiendo la recuperación de los pagos realizados indebidamente. Señala que de 2007 a 2008 se duplicaron los importes recuperados, hasta alcanzar un total de 3 000 millones EUR. Tomará medidas para que los Estados miembros respeten sus obligaciones en relación con la calidad de los informes sobre las cantidades recuperadas y las correcciones financieras.

· La Comisión instará a los Estados miembros a incluir una declaración de fiabilidad global en sus resúmenes anuales relativos a los fondos ejecutados en régimen de gestión compartida. La Comisión evaluará cómo se puede obtener fiabilidad adicional de las declaraciones de gestión nacionales.

· La Comisión considera que un planteamiento basado en el riesgo tolerable constituye un marco rector sólido y eficiente de los fondos de la UE. En diciembre de 2008 presentó una Comunicación al respecto en la que empleaba los fondos estructurales y el desarrollo rural como ejemplos ilustrativos. Tales ejemplos serán desarrollados y transformados en propuestas concretas sobre los niveles de riesgo tolerable tan pronto como sea posible. En 2010 se someterán a la Autoridad Presupuestaria propuestas relativas a los ámbitos de la investigación, el transporte, la energía, la ayuda externa, el desarrollo, la ampliación y la administración.

* * *

Este es el último Informe de Síntesis aprobado por la actual Comisión. Una de sus grandes prioridades ha sido impulsar la modernización de sus sistemas para garantizar el máximo rigor en la gestión de los fondos de la UE, incluidas la legalidad y la regularidad de las operaciones. Entre 2004 y 2009, la Comisión Europea ha consolidado la reforma emprendida en 2000, un logro que tendrá consecuencias duraderas.

El trabajo realizado en los cinco últimos años ha propiciado mejoras significativas en la gestión del presupuesto de la UE, por lo que tendrá continuidad, en particular para abordar los problemas que han puesto de manifiesto las reservas formuladas por los ordenadores delegados.

La Comisión considera que los sistemas de control interno establecidos, con las limitaciones descritas en los informes anuales de actividades de 2008, garantizan con fiabilidad razonable que los recursos asignados a sus actividades se han utilizado para los fines previstos y de acuerdo con los principios de buena gestión financiera. Considera asimismo que los procedimientos de control implantados ofrecen las garantías necesarias sobre la legalidad y regularidad de las operaciones subyacentes, cuya responsabilidad global incumbe a la Comisión de conformidad con el artículo 274 del Tratado CE.

Annex 1: Other cross-cutting management issues

1. Human Resources

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overhead. It was welcomed by the Parliament and an update was presented in April 2008. A follow-up report was prepared in early 2009.

In 2008, the Commission made a particular effort to meet the challenges presented by the financial and economic crisis by re-deploying staff to the departments charged with the management and follow-up of the crisis, and the implementation of the European Economic Recovery Plan (in particular the Directorates-General for Competition, Internal Market, Economic and Financial Affairs). The Commission is satisfied that its flexibility and the commitment of its staff made it possible to respond to the crisis in a swift and effective way.

During 2008, the Commission undertook two further screening exercises to find ways of rationalizing human resources between Headquarters and Delegations, in the external relations field, and also in terms of its external communication activities. The downward trend in the number of people working in administrative and support functions is confirmed, despite slight increases for certain specific functions (financial management and inter-institutional cooperation). The various aspects of this review are currently being assessed by the services concerned.

As regards recruitment, following selection procedures carried out by the European Personnel Selection Office (EPSO), in 2008 Institutions were able to draw on reserve lists amounting to 78% of the published target number of laureates (70% in 2007). Notwithstanding this improvement, a programme for fundamental reform, the EPSO Development Programme (EDP), was formally agreed by all Institutions in 2008. The Programme contains 22 recommendations for action which focus on speeding up and streamlining selection and introducing greater predictability for laureates and Institutions on the availability and management of reserve lists. Implementation will be achieved progressively over the period 2008 to 2010.

Regarding the recruitment of staff from the EUR-12 countries, the targets for the period to end-2008 were exceeded for both administrator and assistant grades. A significant proportion of staff were however recruited as temporary agents (22% for EUR-10 and 41% for EUR-2). At 1 January 2009, recruitment of EUR-15 was blocked for 18 services at AD level and 12 at AST grade pending fulfilment of their quotas. Taking account of the competitions underway, the service responsible judged that the number of EUR-12 nationals passing competitions should be sufficient to meet recruitment needs.

2. Ethics

In 2008, a Communication from Vice-President Kallas to the Commission [16] outlined a series of actions to enhance the environment for professional ethics in the Commission; these covered the clarification of rules and their application, as well as awareness raising and the issuance of a Statement of Principles of Professional Ethics to apply Commission-wide.

Also in 2008, Internal Audit Service (IAS) concluded its audit of ethics in the Commission. The objective of the audit was to assess the adequacy of the overall design of the ethics framework of the Commission; and whether the Commission's ethics framework has been implemented effectively in the services selected for this audit: ADMIN, SG, OIB, RTD, INFSO, and TRADE.

The scope of the audit covered the framework, rules implementation and monitoring of ethics focussing on risks concerning conflict of interest, procurement, grant management in research, and non financial risks such as misuse of insider information The scope did not cover the Code of Conduct of the Commissioners , the Lobby Register, or the ethical content of EU policies.

The IAS recognized that the process of implementing and adapting the ethics framework is evolutionary and the Commission has acted proactively on ethics and awareness raising in recent years The overall conclusion of the audit was that the basic elements of a proper ethics culture are covered by the existing Commission ethics framework, which is based on an appropriate balance between, on the one hand, trust in the integrity and sense of responsibility of staff and, on the other hand, instruments facilitating ethics management, so that, in general, there is limited need for additional rules.

3. Security

Since the start of the present Commission a series of initiatives have been taken to improve the quality of service in internal security, in view of the challenges posed by the global security situation, the developing policy competences of the Commission and the increased size and complexity of the institution.

An information note from Vice-President Kallas and the President, addressed to the College under the title, "Review of security policy, implementation and control within the Commission", which covered physical security as well as security of information, was adopted in 2008.

Annex 2: Overview of reservations 2004 – 2008

DG | | Reservations 2008 | | Reservations 2007 | | Reservations 2006 | | Reservations 2005 | | Reservations 2004 |

AGRI | 2 | 1. Expenditure for rural development measures under Axis 2 (improving the environment and the countryside) of the 2007-2013 programming period.2. Management and control system for SAPARD in Bulgaria and Romania. | 2 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece.2. Exactitude of rural development control data of Member States giving a first indication of the error rate in this policy area. | 1 | 1. Insufficient implementation of IACS in Greece. | 2 | 1. Preferential import of high quality beef (“Hilton” beef) – risk of non-respect of product definition.2. Insufficient implementation of IACS in Greece. | 3 | 1. EAGGF Guidance: MS control systems.2. Insufficient implementation of IACS in Greece.3. Preferential imporat of high quality beef ("Hilton" beef) – risk of non-respect of product definition. |

REGIOREGIOREGIOREGIO | | 1. Reservation on ERDF management and control systems for the period 2000-2006 in: 1) Belgium (5 programmes)2) Germany (2 programmes)3) Italy (12 programmes)4) Spain (13 programmes)5) INTERREG (21 programmes).2. Management and control system of the Cohesion Fund for the road sector in BULGARIA in 2008. | 2 | 1. Reservation concerning the ERDF management and control systems for the period 2000-2006 in: 1) The CZECH REPUBLIC (for the three OP Infrastructure, Industry and Enterprise and the Joint Regional Programme and the SPD Objective 2 Prague) 2) FINLAND (Operational Programmes Eastern, Northern, South and West) 3) GERMANY (for OP Saarland (objective 2), OP Mecklenburg-Vorpommern (objective 1), OP Hamburg (objective 2) and URBAN II Neubrandenburg in Mecklenburg-Vorpommern) 4) GREECE (on control of state aid schemes) 5) IRELAND (for the four mainstream operational programmes) 6) ITALY (OPs Calabria, Puglia, Lazio, Sardinia and Urban II Taranto) 7) LUXEMBOURG (for the SPD Objective 2 - reservation concerning non respect of public procurement rules, namely direct awarding of work contracts without call for tenders) 8) POLAND (for the Regional Operational Programme (IROP), the SOP Improvement of Competitiveness of Enterprises (SOP ICE) and SOP Transport) 9) SLOVAKIA (for the two OP Basic Infrastructure and Industry and Services) 10) SPAIN (reservation for 14 Intermediate Bodies (with an impact on 21 OPs for the parts linked to public works) for which a procedure of suspension of payments has been launched, plus the OP "Sociedad de la Informacion" and the 10 URBAN programmes) 11) 51 INTERREG programmes (i.e. 81 programmes, less 3 OPs IIIB North West Europe, III B Canaries, Acores, Madeira and III B Atlantic Space, where DG Regional Policy has carried out audit work with satisfactory results, and further 27 OPs where national audit reports indicates satisfactory results) 2. Reservation concerning the management and control systems for the COHESION FUND (period 2000-2006) in: - Bulgaria (National Roads Infrastructure Fund), - the Czech Republic, - Slovakia, - Hungary (environmental sector) and - Poland. | 2 | 1. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in United Kingdom - England (West Midlands; London; North West; North East; Yorkshire and the Humber and East (URBAN II programme only)) and Scotland (West and East Scotland)2. Reservation concerning the management and control systems for ERDF in the INTERREG programmes (except IIIB North West Europe and Azores, Canaries, Madeira) | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in UK-England.2. Management and control systems for ERDF in Spain.3. Management and control systems for the Cohesion Fund in Spain. | 3 | 1. Management and control systems for ERDF in one Member State.2. Management and control systems for the Cohesion Fund in one Member State - 2000/06.3. Management and control systems of ISPA in one candidate country. |

EMPL | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in Spain, United Kingdom, France, Italy, Poland, Belgium and Luxembourg (quantification: 41 million €, 0.6%). | 1 | Management and control systems for identified ESF Operational Programmes in - Spain, - United Kingdom, - France, - Italy, - Slovakia, - Portugal, - Belgium and - Luxembourg. | 1 | Systèmes de gestion et de contrôles de programmes opérationnels du FSE en Espagne, en Ecosse (objectifs 2 et 3, UK), en Suède (objectif 3 en partie), en Slovaquie, en Slovénie, en Lettonie et dans les régions Calabre et Lazio (IT). | 1 | Systèmes de gestion et de contrôle des programmes opérationnels en England (UK). | 1 | European Social Fund - Member states' management and control systems of some operational programmes. |

MARE (former FISH) | 1 | Reservation on direct centralised management concerning the eligibility of costs reimbursed for expenditure in the area of control and enforcement of the Common Fisheries Policy, where the annual error rate detected by ex-post controls is higher than the 2% of the annual payments made for the MS programs and on a multiannual basis represents more than 2% of sample payments. | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | FIFG: Insufficient implementation of management and control systems for two national programmes in one Member State. |

JRC | 0 | | 0 | | 0 | 0 | 1 | Status and correctness of the closing balance. | 1 | Cash flow - competitive activities. |

RTD | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Reservation concerning errors relating to the accuracy of the cost claimsand their conformity with the provisions of the Fifth Research FrameworkProgramme (FP5). | 2 | 1. Accuracy of the cost claims and their conformity with the provisions of FP5 research contracts. 2. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in FP6 contracts. | 1 | Exactitude des déclarations de coûts et leur conformité avec les clauses des contrats de recherche du 5ème PCRD. | 1 | Frequency of errors in shared cost contracts. |

INFSO | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Reservation concerning the rate of residual errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 3 | 1. Allocation of research personnel.2. Errors relating to the accuracy of cost claims and their compliance with the provisions of the research contracts, FP5.3. Absence of sufficient evidence to determine the residual level of persisting errors with regard to the accuracy of cost claims in Framework Programme 6 contracts. | 2 | 1. Errors relating to the accuracy and eligibility of cost claims and their compliance with the provisions of research contracts under FP5.2. Allocation of research personnel. | 2 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts2. Research staff working on operational tasks. |

ENTR | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 2 | 1. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation.2. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP6. | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under FP 5 .2. Unsatisfactory functioning of the financing of European Standardisation. | 2 | 1. Errors relating to accuracy and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of research and eligibility of costs claims and their compliance with the provisions of the research contracts under the 5th Research Framework Programme. 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations. | 2 | 1. Frequency of errors in shared-cost contracts in the research area. 2. Uncertainty regarding cost claims of the European Standardisation Organisations. |

TREN | 1 | Rate of residual errors with regards to the accuracy of cost claims in FP6. | 1 | Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD. | 1 | Erreurs concernant l'exactitude et l'éligibilité des déclarations de coûts et respect des termes des contrats du 5e PCRD. | 2 | 1. Risque de surpaiement concernant le 5ème Programme Cadre.2. Sûreté nucléaire. | 4 | 1. Frequency of errors in shared cost contracts.2. Contractual environment of DG TREN LUX.3. Nuclear safety.4. Inventory in nuclear sites. |

EAC | 0 | | 0 | | 1 | Faiblesse des systèmes de contrôle constatées dans certaines Agences Nationales | 2 | 1. Insuffisante assurance quant à la gestion à travers les agences nationales.2. Insuffisante assurance quant à la fiabilité et l'exhaustivité des montants inscrits au bilan de la Commission et au compte de résultat économique. | 0 | |

ENV | 0 | | 1 | Eligibility of expenditures declared by beneficiaries of non-LIFE grants. | 0 | | 0 | | 0 | |

SANCO | 0 | | 0 | | 1 | Insufficient assurance of business continuity of a critical activity. | 1 | Health crisis management. | 0 | |

JLS | 1 | Delays in the implementation of the Schengen Information System II (SIS II). | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour les périodes de programmation 2000-2004, et 2005-2007.2. Mise en œuvre incomplète des mécanismes de supervision de la Commission en gestion partagée pour le Fonds européen pour les réfugiés 2005-2007. | 1 | 1. Faiblesse des systèmes de contrôle et de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés en Italie, pour la période de programmation 2000-2004. | 2 | 1. Insufficient number of ex-post controls missions and lack of a fully-fledged methodology in the area of direct management in 2005.2. Management and control systems for the European Refugee Fund for the UK for 1002-2004. | 2 | 1. Faiblesse des systèmes de gestion du Fonds européen pour les Réfugiés au Royaume-Uni et au Luxembourg.2. Mise en œuvre encore incomplète des contrôles ex-post sur place. |

ESTAT | 0 | | 0 | | 1 | Absence de garantie sur la régularité des paiements effectués en 2006 dans le cadre des conventions de subvention signées avec trois Instituts nationaux de statistiques pour lesquels des manquements ont été constatés en 2006. | 0 | | 2 | 1. Errors in the declaration of eligible costs in relation to grants.2. Insufficient number of ex-post controls carried out in 2003. |

ECFIN | 1 | Possibility that new mitigating controls put in place following an ex-post control report on funds managed by an external body entrusted with indirect centralized management are not effective. | 1 | Possibility that additionality requirements are not sufficiently met. | 1 | Possibility that additionality requirements are not sufficiently met | 0 | | 0 | |

TRADE | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

AIDCO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

ELARG | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by two Bulgarian Implementing Agencies (named). | 1 | Potential irregularities in the management of PHARE funds under extended decentralised management by the following Bulgarian Implementing Agencies:- Central Finance and Contract Unit (CFCU)- Ministry for Regional Development and Public Works (MRDPW). | 0 | | 1 | Legal status and liability of contractual partner in the framework of implementation of EU contribution to UNMIK Pillar IV in Kosovo | 1 | Gaps in Romania's and Bulgaria's capacity to manage and implement increasing amounts of aids |

ECHO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Non respect of the contractual procurement procedures by a humanitarian organisation for projects funded by ECHO. |

DEV | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

RELEX | 0 | | 0 | | 0 | | 2 | 1. Insuffisances du contrôle et de l’information de gestion.2. Insuffisances de la gestion administrative en délégations, et principalement au niveau de la mise en place et du respect des circuits financiers. | 2 | 1. Internal control standards in Directorate K.2. Internal control standards in Delegations. |

TAXUD | 0 | | 0 | | 0 | 0 | 1 | Trans-European networks for customs and tax : availability and continuity | 0 | |

MARKT | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

COMP | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

COMM | 2 | 1. Lift the reservation from 2007 on the absence of a structured ex-post control system, but makes a follow-up reservation on the quality failings revealed by the controls.2. Possible infringement of intellectual property rights by Commission departments. | 1 | Ex-post control system. | 1 | Ex-post control system. | 1 | Supervision (ex-post controls on grants) | 2 | 1. Relays and networks - grands centres.2. Functioning of Representations EUR-15. |

ADMIN | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

DIGIT | 0 | | 1 | Inadequacy of the Data Centre building infrastructure in Luxembourg. | 1 | Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 1 | Business continuity risks due to inadequacy of the data centres building infrastructure. | 0 | |

PMO | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Council's antenna for sickness insurance. | 1 | Council's antenna for sickness insurance. |

OIB | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Deficiency in OIB's contracts & procurement management. | 0 | |

OIL | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

EPSO | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

OPOCE | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

BUDG | 0 | | 0 | | 0 | | 2 | 1. Accrual accounting for the European Development Fund.2. Accrual accounting of the Community Budget - three local systems. | 2 | 1. Accrual accounting for the Community and the EDF budgets.2. Subsystems of SINCOM 2: accesses control. |

SG | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

BEPA | 0 | | 0 | | 0 | | 1 | Weak general internal control environment | 0 | |

SJ | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

SCIC | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

DGT | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

IAS | 0 | | 0 | | 1 | Audit of community bodies (regulatory agencies). | 1 | Audit of community bodies (traditional agencies). | 1 | Audit of Community agencies. |

OLAF | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | | 0 | |

TOTAL | 15 | | 18 | | 20 | | 31 | | 32 | |

Annex 3: Multi-annual objectives

This Annex reports on the progress achieved in 2008 on the new and ongoing actions identified in the 2007 Synthesis Report to address major cross-cutting management issues. New actions introduced as a follow up to the 2008 Synthesis report are indicated in bold italics.

(Initiatives stemming from previous years' Synthesis Reports, which were completed in 2007 or before, have been deleted from this table.)

Internal control systems and performance management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework [17], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | All DGs | Continuous actionIn 2008, the Commission conducted an analysis of the impact of the "Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework" [18], adopted in early 2006 as part of the Commission's strategy to obtain an unqualified DAS. The final report was published in February 2009. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during this Commission's mandate.Services reported on the effectiveness of the implementation of the prioritised standards for the first time in the 2008 Annual Activity Reports. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions) | BUDG and SGBy September 2009 | New action |

| | To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services | All DGsBy April 2010 | New action |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | BUDG, with all DGs | Continuous actionThree years after its adoption, DG Budget undertook a limited review of the operation of the Commission's risk management framework. This indicated that the framework is well established and is understood and applied by management and was taken as a starting point by services for developing their own more specific guidelines and tools tailored for their needs. The review revealed no reasons for major change but pointed to the need to define more clearly the handling of cross-cutting risks, an interest in sharing information across services on risk management generally and on critical risks in particular, and a requirement for specialist risk management training linked to individual services' activities. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | | DG BUDG together with concerned services | CompletedIn December 2008 the Commission adopted its Communication "Towards a common understanding of the concept of tolerable risk of error", with which the Commission took forward a concept first introduced by the Court of Auditors in its Opinion 2/2004 (the "single audit opinion"). This tolerable risk approach is intended to ensure an appropriate balance between the risk of not detecting errors and the costs of control to ensure that control systems are cost effective. The illustrative case studies presented covered Cohesion Policy and Rural Development. They indicated that the Court's standard 2% materiality threshold may not be appropriate for these policies, for which risk is high, and that a cost-effective tolerable risk level may lie around 5% for both policies. |

| | The Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. | DG BUDG together with concerned servicesBy end 2010 | New actionThe Communication mentioned above launched an inter-institutional debate on the tolerable risk of error and the Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | New: Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All DGs concerned | New action |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All DGs concerned with the assistance of SG and DG BUDG.End 2009 | Continuous actionIn a Communication of March 2008 [19], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous actionDGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for the AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2009 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the peer review of the 2008 AARs is the that the conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) needs to be convincingly argued and the building blocks for assurance should be presented in a complete and logical manner, particularly as regards error rates detected by controls. Also, services calculating error rates on the basis of controls performed on high-risk areas of their activities need to present results of controls in lower-risk fields to justify the conclusion that the global exposure was lower than materiality |

| namely: | Close coordination of actions concerning management and control weaknesses identified for the EU funds implemented by Bulgarian and Rumanian authorities, in order to ensure that underlying problems are solved and the management of EU funds is conducted in strict respect of all applicable rules and procedures. | ELARG, MARE, JLS, EMPL, AGRI, REGIO | New action |

| | Set-up of an inter service group on copyright issues, to be led by DG COMM, to regularly assess whether the measures taken are sufficient to mitigate the risk in a complex and rapidly changing technological and legal environment.Preparation of an action plan before end of 2009, including all necessary measures, from awareness raising and training to the drafting of common guidelines. | COMM, OPOCE, JRC, SG | New action |

| | Focus the resources available on improving the control structure in place for the management of the financial programs. In 2009, assurance will be sought via a specific internal audit assignment and ongoing monitoring by the operational services. | ECFIN, SG | New action |

| | New: Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II. | JLS, SG | New action |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Completed: In its latest report on the Plan [20], the Commission reported that as at end-December 2008 the implementation of 13 actions was completed and that the three remaining actions could not be implemented or were being taken forward in other ways. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during the mandate of the present Commission. A part of this positive impact was attributed to actions launched before 2005, but there was evidence that progress was significantly accelerated with the launch of the Action Plan in early 2006. |

| | New: Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States. | REGIO, AGRI, JLS | New action |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving the efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls, and by further harmonization and better focus of ex-post controls. | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, ongoing | CompletedExtensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities [21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results [22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission issued guidance to its services on sampling strategies in October 2008. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous actionThe European Court of Auditors expressed in 2008 for the first time an unqualified opinion on the 2007 accounting data of the Commission. The Accountant's report on the validation of local systems for 2008 confirmed that these in general are steadily improving. All systems which were subject to an in-depth evaluation during 2008, except one, were validated. Data from the accounting system indicate that late payments are tending to stabilise in number and value. In the face of the current acute economic crisis, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract and a 30-day time limit where 45 days currently apply for other payments. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | Based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, DG ADMIN prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing | DG ADMIN, ongoing | CompletedA report to Commission (SEC(2008)2309/3) stated that 48 actions have been fully or partially implemented and 3 have been abandoned (out of 85 identified actions) by July 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures were carried out in 2008. | DG ADMIN, ongoing | Continuous actionHR scorecard per month HR report with HR metrics Start of a follow-up evaluation to review HR processes |

| | The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Continuous action DG ADMIN carried out a comparative study on remuneration in which an assessment is also made of the competitiveness of the Commission for certain job profiles. |

| | The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007. | Continuous action The e-CV project continued. In 2007, there were 3.250 e-CVs; by end 2008, here were 5.697.The matching tool to link job, vacancies and the electronic CVs was delivered for internal testing in December 2008. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Continuous action A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room.Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007.A second room in Luxembourg only became available in late 2007 and needed preparation, so that actual moves into them only began in the last quarter of 2008. Procedures to secure a supplementary room in Luxembourg were ongoing at the end of 2008. |

Annex 4: Executive and Regulatory Agencies

(Council Regulation 58/2003 (Art 9.7)

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base [23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

· the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (EACI – former IEEA)

· the Executive Agency for Health and Consumers (EAHC – former PHEA)

· the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency (EACEA)

· the Trans-European Transport Network Executive Agency (TEN-TEA)

· the European Research Council Executive Agency (ERC)

· the Research Executive Agency (REA).

·

Four of these executive agencies were operational in 2008 [24]. Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG [25], did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

| Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | | 69 |

PHEA | 8 | 20 | | 28 |

EACEA | 85 | 277 | | 362 |

TEN-TEA | 32 | 67 | 7 | 106 |

Total | 131 | 366 | 17 | 514 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency [26]. If new needs appear, the starting point of the Commission will be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward" [27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies.

It also proposed to undertake a horizontal evaluation of regulatory agencies which should be available by the end of 2009, as well as to set up an inter-institutional working group to agree ground rules to apply to all (this Group met for the first time on 10 March 2009).

To support the agencies, in June 2008 DG Budget published a Practical Guide on Community Bodies to document the basic budgetary and financial management processes and rules for the creation and regular operation of Community bodies and providing references to relevant key documents. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for sharing documents of common interest.

The 'traditional' agencies are granted discharge by the Discharge Authority. All Agencies were granted discharge for 2007. CEPOL's accounts for 2007 have received a qualified opinion of the Court of Auditors and audits by the Court and the IAS identified serious financial management problems. The service responsible for the grant contribution to the College's running costs (JLS) reported that following the Court's and IAS findings, an OLAF investigation was launched and an action plan was developed to remedy the weaknesses identified. Faced with significant under-execution of the budget, the service reported it would make available only the funds strictly necessary to cover the College's fixed costs in the first part of 2009.

Annex 5: Negotiated procedures

1. Legal basis

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. Methodology

A distinction has been made between the 40 directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (legal basis is different: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three directorates-general have special characteristics as regards data collection (deconcentration of the services,…), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these directorates-general.

3. Overall results of negotiated procedures recorded

3.1. The 40 directorates-general, services, offices, or executive agencies excluding the three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 105 negotiated procedures with a total value of € 91.107.841 were processed out of a total of 1230 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60 000€ with a total value of € 1.799.341.729.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 8,54 % in number, which represents some 5,06 % of all procedures in value and seems quite reasonable.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2008 was fixed at 12,80% (20,46% in 2007).

Some 13 directorates-general or services out of the 40 exceeded the reference threshold in 2008. Among those, it should be noted that 5 directorates-general concluded only one or two negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 15 out of 40 directorates-general haven't used any negotiated procedure, including 4 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, in terms of value 14 have recorded a substantially lower percentage of negotiated procedures than the Commission average.

Moreover, the assessment of negotiated procedures compared with the previous years (2006, 2007) shows an important decrease in the order of one third in number and 40% in terms of value.

3.2. The three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 168 negotiated procedures for a total value of contracts €117.778.412 were processed out of a total of 2362 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 10 000€ with a total value of € 2.357.367.571.

For the three "external relations" directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 7,11% in number, which represents some 5% of all procedures in value terms. Only one directorate-general slightly exceeds the reference threshold of 10,67% (average + 50%).

If compared with previous years, these directorates-general have registered a clear decrease in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. Analysis of the justifications and corrective measures

Three categories of justifications have been presented by those directorates-general who exceeded the thresholds:

· Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

· Objective situations of the economic activity sector, where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, …). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

· Additional services/works, where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the directorates-general concerned:

· Establishment of standard model documents and guidance documents.

· Improvement in training provided and an improved inter-service communication. In this context, the Central Financial Service organised in 2008 a series of workshops aimed at improving expertise in public procurement procedures and at providing a forum for exchange of experience and best practices between directorates-general and services. In addition, the architecture of the standard procurement training was reviewed in order to reinforce the practical training in procurement procedures preparation.

· Improvement of the system of evaluation of needs of directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

– permanent exchange of information;

– ad-hoc surveys prior to the initiation of market procedures;

– reinforcement of the product management policy especially in the IT sector.

· Phase-out from situations of technical captivity. The Commission started to study a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases and provide tools to reduce future dependency.

· Reinforcement of internal structures and the application of control standards. Procurement procedures will continue to be integrated in the regular reviews of the efficiency of internal control, including the analysis of possible dependence on certain contractors. In any case, control procedures need to be correctly documented in order to ensure a transparent audit trail.

Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable

in 2008

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2008.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.497.065,33 | 6 |

COMP | 11.713.735,70 | 3 |

EAC | 123.199,00 | 1 |

EACEA | 497.001,12 | 2 |

ELARG | 607.626,00 | 1 |

ENTR | 111.650,00 | 1 |

ENV | 231.383,16 | 1 |

MARE | 249.800,61 | 1 |

INFSO | 1.713.872,65 | 4 |

RTD | 1.227.715,95 | 5 |

TREN | 407.313,70 | 2 |

| 18.380.363,22 | 27 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 0 | 0 |

Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation [28] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved [29]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months [30].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports [31]. Overall, the Commission improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average time to pay has not significantly decreased. In 2008, late payments have stabilised in number and value, the average time to pay has been shortened by a half day.

The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

| 2005 | 2007 | 2008 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% | 22,67% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% | 13,95% |

Average time to pay [32] | 49,13 days | 47,98 days | 47,45 days |

The cause of delays includes inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission dealt with limited requests in the period 2005-2007. However, the amount rose significantly in 2008, probably due to the fact that as from 1 January 2008 payment of interest for late payments has been automatic and, in principle [33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment.

| 2005 | 2007 | 2008 |

Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € | 576 027,10 € |

*Calculation: 153 requests for interest / 90657 late payments = 0.168%

The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments.In the face of the current acute economic crisis, the Commission has recently adopted further measures, given the crucial importance of the need for increased fluidity of funds for all beneficiaries, and especially for SMEs and NGOs [34]. Amongst other actions, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision compared with the statutory time-limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts). For all other payments the Commission will apply, from the same date, a 30-day time limit where 45 days currently apply. A third measure is to further promote the payments of flat-rates (a scale-of-unit cost) and lump-sums (fixed amount) to accelerate the payment of grants. |

[1] Artículo 60 del Reglamento financiero.

[2] Documento de los servicios de la Comisión SEC(2007) 1341.

[3] COM(2008) 97 de 18.2.2008.

[4] COM(2009) 42 de 3.2.2009.

[5] COM(2006) 9 y SEC(2006) 49.

[6] COM(2009) 43 de 4.2.2009.

[7] El presente Informe de Síntesis sigue la nueva estructura del informe de 2007 del TCE.

[8] «Luz verde» significa que el índice de error para el conjunto del área de gasto es inferior al umbral de importancia relativa (2 %) y que el TCE considera eficaces los sistemas de supervisión y control existentes; «luz amarilla» significa que el índice de error oscila entre el 2 % y el 5% y que los sistemas de supervisión y control se consideran parcialmente eficaces; «luz roja» significa que el índice de error es superior al 5 % y que el TCE considera ineficaces dichos sistemas. Fuente: Information Note: Annual Report on the 2007 EU Budget, TCE, página 6.

[9] El TCE dio también luz verde a los ingresos, los asuntos económicos y financieros y los gastos administrativos. Así pues, el TCE dio luz verde a cerca del 45 % de los gastos de la Comunidad.

[10] Acuerdo Marco Financiero y Administrativo.

[11] Acuerdo Marco de Fondos Fiduciarios y Cofinanciación.

[12] SEC(2004)1267.

[13] SEC(2004) 1265.

[14] C(2006) 3602.

[15] Dictamen nº 6/2007 del Tribunal de Cuentas Europeo. En cuanto a la política de cohesión solo siete Estados miembros incluyeron una declaración de fiabilidad global por lo que respecta a 2008.

[16] SEC(2008) 301, 5.3.2008.

[17] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness, SEC(2007) 1341.

[18] COM(2006) 9 and SEC(2006) 49.

[19] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[20] Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework - COM(2009) 43.

[21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004.

[22] Para 37 Opinion 02/2004.

[23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[24] No AAR was prepared by the Research Executive Agency and the European Research Council Executive Agency (DG RTD and other research DGs) as these are expected to become completely self-supporting during 2009. During the transition, activities are shared between the agencies and the different directorates general responsible for the implementation of FP7.

[25] Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (DG TREN, ENTR, ENV); Executive Agency for the Health and Consumers (DG SANCO); Education, Audio-visual and Culture Executive Agency (DGs EAC, INFSO, AIDCO); Trans-European Transport Network Executive Agency (DG TREN).

[26] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008)135

[28] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[29] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:

- (a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;

- (b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;

- (c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[30] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[31] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[32] Net delays.

[33] With the exception of small amounts (200 euro in total or less).

[34] Communication from Mrs Grybauskaite in agreement with the President to the Commission: Streamlining financial rules an accelerating budget implementation to help economic recovery - SEC(2009) 477.

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