52004DC0093

COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN - CUMPLIMIENTO DEL MANDATO DE REFORMA: INFORME DE SITUACIÓN Y MEDIDAS PENDIENTES DE INTRODUCCIÓN EN 2004

1. INTRODUCCIÓN

En enero de 2003, la Comisión adoptó un Informe de situación de la reforma [1], en cumplimiento del mandato contenido en el Libro Blanco de marzo de 2000, conforme al cual habría de publicarse una evaluación completa de los progresos realizados. El citado informe revelaba que, en menos de tres años, la Comisión había cumplido la mayor parte de los compromisos contraídos en el Libro Blanco. Indicaba, en efecto, que la primera etapa de la reforma -dedicada a la introducción de cambios estructurales y procedimentales y a la elaboración de propuestas legislativas- estaba próxima a concluir, y la segunda -consistente fundamentalmente en la aplicación de las medidas- estaba ya en marcha.

[1] COM(2003) 40 final.

El informe ponía asimismo de relieve las dificultades que presentaba el año 2003 de cara a la reforma. Así, la entrada en vigor del nuevo Reglamento Financiero el 1 de enero supuso la imposición de controles descentralizados. La aplicación de un nuevo sistema de evaluación del personal y la prosecución de intensas negociaciones sobre la revisión del Estatuto comportaban, además de una considerable carga de trabajo, una cierta e inevitable sensación de inseguridad para el personal. Se confirmaba, además, que la reforma constituye un proceso de transformación y descubrimiento a través de cuya puesta en práctica van aflorando nuevos problemas.

El presente informe expone los principales avances realizados en 2003 en cuanto a la aplicación de la reforma, así como las perspectivas para 2004. Muestra asimismo que la reforma sólo podrá culminarse satisfactoriamente si su aplicación prosigue con la misma determinación. Si se exceptúan los anexos, el presente informe no repite la información contenida en anteriores informes de situación, dado que se ha aplicado ya la práctica totalidad de las 98 medidas del Libro Blanco. En cambio, se tratan aquí, más pormenorizadamente, algunos de los problemas señalados en enero de 2003 y las enseñanzas que cabe extraer de la aplicación de la reforma a lo largo del pasado año. Concretamente, habida cuenta de la importancia del asunto y de su relación con el proyecto de reforma, se describen en el presente informe las medidas que habrán de adoptarse a raíz de los acontecimientos en Eurostat. Asimismo, se ofrece información detallada de la preparación administrativa de la próxima ampliación.

En su capítulo 2, el informe describe los progresos realizados en la aplicación de los cuatro pilares de la reforma definidos en el Libro Blanco. El capítulo 3 presenta las perspectivas de la reforma en 2004. El capítulo 4, por su parte, describe pormenorizadamente las medidas que adoptará la Comisión a raíz de la crisis de Eurostat.

2. AVANCES REALIZADOS EN LA APLICACIÓN DEL LIBRO BLANCO

El Libro Blanco de marzo de 2000 hacía reposar la iniciativa de reforma sobre cuatro pilares principales: una cultura de servicio, planificación estratégica y programación, política de personal, y control y auditoría internos. El presente capítulo ofrece, en primer lugar, un análisis de la aplicación global de las medidas del Libro Blanco para a continuación examinar sucintamente los progresos alcanzados en 2003 en relación con cada uno de los cuatro pilares.

2.1. Las 98 medidas del Libro Blanco

La evaluación global de la aplicación de las 98 medidas (véase anexo 1) previstas en el Libro Blanco de marzo de 2000 muestra que la Comisión ha cumplido su compromiso de llevar a término la materialización de dicho Libro Blanco. En enero de 2003, la Comisión anunció que 87 de las 98 medidas se habían ya puesto en práctica.

De las once medidas aún no llevadas a efecto a principios de 2003, únicamente dos y media están pendientes de finalización (véase anexo 2). Se puso a disposición de los servicios el registro central de facturas previsto por la medida 11 del Libro Blanco, y la medida se completará en el primer semestre de 2004, al hilo de la modernización del sistema de contabilidad. [2] La base de datos de contratos, prevista por la medida 74 del Libro Blanco y que comenzará a ser plenamente operativa en el curso de este año, está también vinculada a la modernización del sistema contable. Por último, en lo que respecta a la medida 9, se ha ultimado ya su primer componente -consistente en proponer la introducción de modificaciones en el marco normativo de la UE para permitir la utilización de medios electrónicos en todos los procedimientos de contratación pública y demás transacciones-, en tanto que el segundo -consistente en revisar las prácticas internas de la Comisión y fomentar la utilización de firmas electrónicas- no se ha llevado aún totalmente a término.

[2] Se sigue trabajando en las actuaciones y el calendario necesarios para integrar plenamente la actividad de las Delegaciones de la Comunidad en terceros países.

2.2. Instauración de una cultura de servicio

Como se señalaba en el último informe de situación, uno de los objetivos que subyacen al plan de acción presentado en el Libro Blanco era el de mejorar las relaciones de la Comisión con los ciudadanos, instaurando al mismo tiempo en la Comisión una cultura más orientada al servicio. Tanto en el ámbito interno como en el exterior se han realizado avances significativos.

Atención al público

Se ha señalado ya el palpable aumento de la eficacia de la Comisión en sus relaciones con el público y se ha informado de las medidas concretas orientadas a aumentar la transparencia; la imagen correspondiente a 2003 muestra una constante mejora de la actuación de la Comisión a este respecto. A título de ejemplo, la capacidad de la Comisión de respetar los plazos de pago fijados ha seguido mejorando en 2003; así, el número medio de días necesarios para efectuar un pago se redujo, de 54 en 1999 a 43,7 en 2002, y a 42,9 en 2003. La aplicación del Código de buenas prácticas administrativas ha contribuido asimismo a incrementar la capacidad de la Comisión de atender a las solicitudes del público en los plazos previstos: en 2003, entre un 80 y un 90% de la correspondencia enviada por los ciudadanos recibió respuesta dentro del plazo medio establecido, frente al 70% en 2002. Por primera vez, se ha puesto a disposición del público una guía detallada en línea de los servicios de la Comisión.

El número de solicitudes de acceso a documentos de la Comisión presentadas por los ciudadanos ha experimentado un fuerte aumento, pese a lo cual, la proporción de respuestas positivas se mantiene estable en torno a dos tercios. El Reglamento relativo a la apertura al público de los archivos históricos de la CE y la CECA se ha modificado a fin de adaptarlo al Reglamento relativo al acceso del público a los documentos, cuyo ámbito de aplicación se ha ampliado, por su parte, haciéndolo extensivo a las agencias. El registro público creado en 2002 incluye ahora asimismo los órdenes del día y las actas de las reuniones de la Comisión. A finales de 2003, se abrió al público un nuevo registro, que recoge los trabajos de los comités que asisten a la Comisión en la toma de decisiones.

Mejorar la gobernanza europea

La reforma administrativa contribuye al objetivo de mejorar la gobernanza europea. Concretamente, los cambios previstos en el Plan de Acción de la Comisión para mejorar y simplificar el marco regulador, de junio de 2002 -entre ellos, la fijación de principios y normas mínimas en materia de consulta al público y de directrices sobre obtención y utilización de los dictámenes de expertos-, han sido especificados y están siendo incorporados gradualmente a los métodos de trabajo de la Comisión [3]. Asimismo, el compromiso de efectuar evaluaciones de impacto de todas las grandes iniciativas legislativas y estratégicas se ha integrado plenamente en el ciclo de planificación estratégica y de programación (PEP), y su aplicación gradual comenzó con el Programa Legislativo y de Trabajo de la Comisión para 2003. La Comisión ha adoptado, además, nuevas medidas tendentes a mejorar la gestión de los procedimientos de infracción por inobservancia del Derecho comunitario, medidas que, a su vez, contribuirán al cumplimiento de los compromisos asumidos por la Comisión en el acuerdo interinstitucional «Legislar mejor», firmado en diciembre de 2003.

[3] COM(2002) 275 y COM(2002) 278.

Simplificación de los procedimientos y de los métodos de trabajo

La simplificación de los procedimientos y de los métodos de trabajo es un elemento constante e inherente a la reforma, que ha avanzado más de lo previsto en el Libro Blanco. La puesta en práctica del plan de acción provisional de doce medidas ha concluido satisfactoriamente, y en 2003 se ha puesto fin también a la profunda revisión del Manual de procedimientos de la Comisión. Por otra parte, en 2003 culminaron sus trabajos tres círculos de calidad, encargados de estudiar, respectivamente, posibles maneras de simplificar las normas sobre la firma de documentos; la posibilidad de ampliar la aplicación de los acuerdos sobre nivel de servicios entre los servicios centrales y los servicios operativos; y los procedimientos oportunos para acoger e integrar a los nuevos funcionarios. Prosiguen los trabajos relativos a las normas de habilitación en el ámbito de las relaciones exteriores, que deberían concluir en breve. El personal de la Comisión tiene acceso a toda la documentación pertinente en materia de simplificación a través de un sitio web interno, que permite también la comunicación de sus propuestas y sugerencias.

Hechos destacados de 2003

* Prosigue la reducción de los plazos de pago, que, de 54 días en 1999, han pasado a 43,7 en 2002 y a 42,9 en 2003.

* Pese al aumento de las solicitudes de acceso a documentos por parte del público, la proporción de respuestas positivas se mantiene estable en torno a dos tercios.

* Las evaluaciones de impacto respecto de las propuestas estratégicas se han incluido satisfactoriamente en los procedimientos de la Comisión.

* El Manual de procedimientos de la Comisión se ha actualizado íntegramente y se ha puesto en línea en diciembre de 2003.

2.3. Planificación estratégica y programación y coordinación de políticas

Funcionamiento del ciclo PEP

En 2003, por vez primera, el ciclo de planificación estratégica y de programación (PEP) fue plenamente operativo, y alcanzó su velocidad de crucero merced a las herramientas consolidadas de gestión y presupuestación basada en las actividades, desarrolladas desde 2002, año de la creación de la función de planificación estratégica y de programación en la Comisión.

Las principales realizaciones de 2003 fueron las siguientes:

- Se adoptó, por tercera vez, una estrategia política anual (EPA). La principal dificultad que presentaba la decisión sobre la EPA de 2004 consistía en prever las necesidades en materia de recursos humanos en el contexto de la ampliación, y reasignar un número considerable de funcionarios a las prioridades establecidas.

- Se desarrollaron en mayor medida los aspectos interinstitucionales del proceso de adopción de la estrategia política anual de la Comisión y se mantuvo un diálogo interinstitucional constructivo con el Parlamento Europeo. Por otra parte, la decisión sobre la EPA de 2004 comporta un reforzamiento de la dimensión plurianual de las políticas, la cual ha servido de base para la pormenorizada aportación de la Comisión a la redacción del Programa Estratégico Plurianual del Consejo para el período 2004-06.

- El ciclo de PEP ha situado las prioridades de actuación en el centro del proceso de decisión, incluida la asignación de recursos. Los directivos tienen la obligación de atender a la necesidad de alcanzar los objetivos prioritarios y de informar de las actuaciones y los resultados. Pese a esta evolución general positiva, en 2003 también se evidenció la labor aún pendiente para arraigar más profundamente el PEP en la cultura administrativa. Sigue siendo importante alcanzar un equilibrio adecuado entre las nuevas actividades y las actividades en curso. La ejecución del Programa Legislativo y de Trabajo de la Comisión no ha respondido a las expectativas y deberá mejorar.

- El Presupuesto de 2004 se analizó y elaboró, por primera vez, con arreglo a la nomenclatura de la presupuestación por actividades, según la estructura por políticas y actividades utilizada por todos los servicios de la Comisión como estructura de referencia en sus planes anuales de gestión.

En 2003 se consolidó y simplificó la estructura y el contenido de los planes anuales de gestión (para 2004), al objeto de centrarlos en los elementos y funciones esenciales. Se persigue con ello asegurar un seguimiento adecuado de los objetivos y actividades, y en particular de la prosecución de los planes de acción determinados en los informes anuales de actividades y en las correspondientes síntesis.

Mecanismos de coordinación de las políticas

La Comisión ha tomado medidas tendentes a mejorar la coordinación entre sus servicios, con vistas a reforzar la dirección centralizada imprimida al contenido esencial de las medidas de reforma y su aplicación.

El Grupo Director de la gestión por actividades, que preside el Secretario General y que reúne a los Directores Generales y a los gabinetes de los servicios centrales, coordina los aspectos políticos y estratégicos de la reforma. El Grupo de Directores Generales es responsable de garantizar la aplicación de la reforma y demás políticas de manera coherente. A los citados grupos han venido a añadirse dos nuevas estructuras de coordinación, el Grupo de Directores de Recursos [4] y el Grupo de Coordinación Interservicios [5], creados en virtud de una Decisión de la Comisión de octubre de 2002 [6]. Así pues, existen actualmente cuatro grupos permanentes interservicios de alto nivel cuya misión consiste en lograr una mayor coherencia y coordinación entre los servicios, facilitar una mejor planificación, promover un foro que permita el intercambio permanente de información y contribuir a reducir la carga de trabajo de los servicios. El anexo 3 recoge, con mayor detalle, las actividades de estos grupos durante 2003.

[4] "For the delivery of administrative reform, resource directors should be brought together in a more structured way to discuss the detailed issues that require attention and ensure that the needs of operational services are being taken into account." [Para llevar a efecto la reforma administrativa, será preciso reunir a los directores de recursos de una forma más estructurada, que les permita debatir los problemas concretos que requieran atención y garantizar que se atienda debidamente a las necesidades de los servicios operativos.] (SEC(2002) 1040/2, p. 1).

[5] "Interservice cooperation on policy implementation should be improved through an intermediate structure to review agenda planning, identify issues requiring particular attention and oversee in a co-ordinated way the work of ad-hoc groups dealing with specific issues." [Conviene mejorar la cooperación interservicios en lo que respecta a la aplicación de las políticas, mediante la creación de una estructura intermedia que revise la planificación de los programas, determine los problemas que requieran particular atención y supervise de manera coordinada la labor de los grupos ad hoc que se ocupan de temas específicos.] (SEC(2002) 1040/2, p. 1).

[6] Comunicación Delivering Reform and Improving Interservice Co-ordination [Puesta en práctica de la reforma y la mejora de la coordinación interservicios], SEC(2002) 1040.

Hechos destacados de 2003

* Se pone término al proceso de introducción gradual de la presupuestación por actividades, que se traduce en un presupuesto más transparente y comprensible.

* Todos los servicios de la Comisión utilizan ya herramientas consolidadas de gestión por actividades con fines de planificación, seguimiento e información.

* Los mecanismos de coordinación en la Comisión se han racionalizado y consolidado en cuatro grupos de coordinación interservicios.

2.4. Política de personal

Tal como se señalaba en el Informe de situación de la reforma de 2003, a finales de 2002 la Comisión ya había publicado una serie de propuestas globales de modificación del Estatuto y había comenzado a aplicar las medidas que el régimen vigente permitía poner en práctica. El año 2003 fue, por tanto, crucial en lo que se refiere a la aplicación de las reformas en materia de política de personal previstas en el Libro Blanco y a las negociaciones sobre la revisión del Estatuto. El primer ejercicio de evaluación y promoción del personal con arreglo al nuevo sistema representó uno de los mayores retos de cara a la aplicación de la reforma. Las negociaciones, por su parte, abrieron la vía a la entrada en vigor, el 1 de mayo de 2004, del nuevo Estatuto, que se halla actualmente en la fase final del proceso legislativo en el Consejo y el Parlamento Europeo. Con la adopción del Estatuto, culminará la reforma en lo que se refiere a la política de personal, lo que permitirá hacer plenamente efectiva la coherente política de gestión de los recursos humanos elaborada durante el proceso de reforma. Al coincidir con la próxima e histórica ampliación, la entrada en vigor del Estatuto permitirá a la Comisión la contratación de nuevos efectivos en un marco normativo estable y modernizado, que comportará una nueva estructura de carrera más lineal.

Estatuto

Las negociaciones sobre la revisión del Estatuto experimentaron un avance decisivo en 2003: el 19 de mayo se alcanzó un acuerdo político en el Consejo sobre un paquete global de medidas referentes a las retribuciones, las pensiones y la carrera profesional, y se fijó en el 1 de mayo de 2004 la fecha de entrada en vigor del nuevo Estatuto. Este avance fue seguido de otros importantes hitos. Así, fue posible impulsar un diálogo entre los representantes del personal, los Estados miembros y las Administraciones de todas las Instituciones en el marco de la Comisión de Concertación (CoCo). Las conclusiones de la CoCo, adoptadas por el Consejo el 29 de septiembre, modificaban y ampliaban el acuerdo político, y este paso resultó fundamental para hacer avanzar los trabajos con arreglo al calendario acordado y en un clima de relaciones laborales armoniosas y de diálogo social. El 18 de noviembre, la Comisión adoptó su propuesta revisada de modificación del Estatuto, en la que se plasmaban los resultados de las negociaciones hasta la fecha, y la remitió al Consejo. El acuerdo alcanzado con el Parlamento Europeo en enero de 2004 sobre los aspectos que éste considera prioritarios debería permitirle emitir su dictamen sobre la propuesta final en el plazo fijado. Concluyó así el proceso de negociación sobre las cuestiones de fondo, y comenzó el de verificación por el Consejo y las demás Instituciones, que deberá finalizar a principios de 2004.

La propuesta revisada no difiere demasiado de la propuesta original de abril de 2002. La estructura más lineal de la carrera profesional se ha mantenido en su forma original, preservando el objetivo de potenciar el principio del mérito en las Instituciones. Las retribuciones se mantienen a un nivel adecuado, y se ha decidido actualizar el actual régimen de pensiones, atendiendo al problema que representa el envejecimiento de la población en Europa. Las condiciones de trabajo se modernizarán conforme a la propuesta de la Comisión, al objeto de hacerlas más flexibles y de promover la igualdad de oportunidades, y se han aprobado nuevas medidas en materia de disciplina y denuncia de las irregularidades, a fin de garantizar la observancia de normas éticas estrictas y de imponer pautas claras en todas las Instituciones.

Para que el nuevo Estatuto pueda aplicarse desde el primer momento, ha sido preciso revisar en su totalidad, a fin de actualizarlas, si procede, las actuales disposiciones de aplicación, y elaborar una serie de nuevas disposiciones sobre aspectos hasta ahora no contemplados, como el derecho al trabajo a tiempo parcial en determinadas circunstancias, y la ampliación de los permisos por motivos familiares o humanitarios. Esta labor, que comenzó en abril de 2003, seguirá desarrollándose intensamente en los primeros meses de 2004, de modo que las oportunas disposiciones puedan aplicarse a partir del momento mismo de la entrada en vigor del Estatuto modificado.

Gestión de la ampliación

En 2003, la Comisión comenzó a contratar personal auxiliar procedente de los nuevos Estados miembros, iniciando así el proceso de integración de nuevos efectivos. La autoridad presupuestaria ha acordado conceder los puestos solicitados por la Comisión para 2004 en el contexto de la ampliación. Así pues, el año entrante tendrán lugar las primeras incorporaciones de nuevos funcionarios, tal como estaba previsto. La contratación puntual de personal permanente procedente de los nuevos Estados miembros será posible merced al gran número de oposiciones organizadas en 2003 a nivel interinstitucional por la Oficina de selección de personal de las Comunidades Europeas (EPSO). El desarrollo de las oposiciones convocadas en 2003 ha resultado satisfactorio: ha concluido ya la primera etapa y se han hecho públicos los resultados. Este ejercicio sin precedentes pone de relieve las ventajas que reporta la colaboración entre las Instituciones en el contexto de la reforma para hacer frente a la ampliación. Cabe señalar que, antes de que los candidatos seleccionados puedan ocupar efectivamente sus puestos, el Consejo deberá adoptar el Reglamento sobre el régimen de excepción en lo que respecta al equilibrio geográfico de los efectivos, actualmente objeto de negociación a nivel político.

Nuevo sistema de evaluación del personal

Por lo que se refiere a los elementos de la reforma atinentes a la política de personal que podían ponerse en práctica al amparo del actual Estatuto, hay que señalar los avances realizados por la Comisión en 2003 en la aplicación de las decisiones adoptadas en 2001 y 2002. El primer ejercicio de evaluación del personal con arreglo al nuevo sistema basado en la evolución de la carrera se llevó a cabo en 2003, en todos los servicios de la Comisión, dentro de los plazos establecidos (salvedad hecha de las Delegaciones, donde la distancia generó algunos problemas que ya se han resuelto), y el ejercicio de promoción correspondiente a 2003 se realizó, según lo previsto, en función de los resultados del nuevo sistema de evaluación. Se confirma así la intensificación del nexo entre el mérito y el ascenso profesional en la Comisión, y la mayor transparencia de las decisiones sobre los ascensos. Cabe señalar, no obstante, que el ejercicio ha sido percibido como una pesada carga administrativa por los servicios de la Comisión, y que el sistema de atribución de puntos planteó problemas, a los que ya se ha dado solución. A la hora de revisar las disposiciones de aplicación, se han tenido presentes las críticas que se han considerado justificadas, y, previsiblemente, el ejercicio de evaluación de 2004 pondrá remedio a los problemas registrados.

Movilidad

En lo que respecta a la movilidad obligatoria del personal que ocupe puestos sensibles, de conformidad con la norma de control interno n° 5, la Comisión se fijó el objetivo de inventariar dichos puestos y reasignar, antes del final de 2003, a aquellos de los titulares de puestos sensibles en el ámbito financiero o de recursos humanos que lo hubieran ocupado durante más de siete años. Este ejercicio sin precedentes se ha llevado a cabo de manera resuelta y las Direcciones Generales tienen la obligación de determinar los puestos sensibles mediante el instrumento de seguimiento disponible (sistema de información sobre los puestos de trabajo). Para finales de marzo de 2004, habrá de presentarse un informe sobre el desarrollo de esta operación, cuya aplicación práctica ha presentado ciertas dificultades, en particular, a la hora de sustituir a titulares de puestos con un perfil específico. En cuanto a la movilidad voluntaria, se han aplicado regularmente las directrices al respecto adoptadas en febrero de 2002, y se han solventado los problemas de índole práctica que han ido surgiendo.

Formación

En 2003, la intensificación de la formación orientada a la evolución profesional ha continuado figurando entre las principales prioridades. Globalmente, la media anual de días dedicados a la formación, por funcionario, aumentó a 8,32, frente a los 6,9 consignados en enero pasado. Se comprometió el 99% de los créditos presupuestarios destinados a la formación general y el 100% de los destinados a la formación lingüística. El presupuesto correspondiente a la formación general, que registró un aumento constante en 2002 y 2003, tras el sustancial incremento del 63,6% en 2001, se ha incrementado aún otro 37% de cara a 2004.

Con la adopción del primer marco estratégico anual de formación, correspondiente al año 2003, se llevaba a efecto la Decisión de la Comisión, de mayo de 2002, sobre la política de formación del personal. El referido marco definía las necesidades de la Comisión en su conjunto y establecía las prioridades. De este modo, se amplió considerablemente el catálogo de medidas de formación propuestas a nivel central, especialmente en materia de gestión y de administración financiera, y se estableció la obligatoriedad de determinados cursos para el conjunto del personal y de otros como condición previa para avanzar en la carrera profesional. El plan de formación, nuevo instrumento orientado a determinar las necesidades individuales de formación, constituyó un componente importante del nuevo sistema de evaluación del personal de la Comisión y se puso en práctica en el ejercicio 2003. El número de participantes en los cursos de formación financiera pasó de 3.800, aproximadamente, en 2001, a cerca de 7.100 en 2003, y en 2004 una serie de nuevos cursos en la materia vendrán a añadirse a los veintinueve ya disponibles. La formación para la gestión pasó a ser obligatoria para los actuales directivos y los futuros jefes de unidad, y en 2003 alrededor de 500 funcionarios participaron en los dos tipos de cursos, obligatorios o condicionales, impartidos internamente, en tanto que otros asistieron a cursos de gestión fuera de la institución.

Mandos intermedios y altos funcionarios

Por cuanto se refiere a los mandos intermedios, el Colegio aprobó un proyecto de Decisión de la Comisión, que será sometida a consulta con los representantes del personal antes de su adopción final, prevista para principios de 2004. En ella se clarifica el papel de los jefes de unidad y el lugar que ocupan en el organigrama, se establece el carácter obligatorio de la formación para la gestión antes del primer nombramiento como jefe de unidad, se instaura un período de prueba, y se prevé una mayor frecuencia de la movilidad, así como la posibilidad de reasignación a un puesto no directivo.

El proyecto piloto para la evaluación del rendimiento de los altos funcionarios (Directores Generales y Directores) quedó ultimado en 2003. Se hizo patente, sin embargo, la necesidad de revisar algunos de sus elementos fundamentales, y así pues, el proyecto final que se presente al Colegio en 2004 será más acorde al modelo aplicable a los demás miembros del personal. Entretanto, ha concluido la fase de prueba de los centros de evaluación, centros a los que se recurrirá en 2004 con vistas a la contratación externa, en particular en los nuevos Estados miembros. En lo que atañe a la movilidad de los altos funcionarios, cabe señalar que, atendiendo a los compromisos de la Comisión, ningún Director General ha ocupado su actual puesto durante más de cinco años, lo cual contrasta favorablemente con la situación imperante en septiembre de 1999, en que doce funcionarios de grado A1 ocupaban el mismo puesto desde hacía más de cinco años, y ocho de ellos, desde hacía más de siete años. Desde la entrada en funciones de la actual Comisión, se han producido 40 cambios de destino entre servicios a nivel A1 y 76 a nivel A2.

Igualdad de oportunidades

En relación con la igualdad de oportunidades, cabe señalar que, en diciembre de 2003, eran 39 las funcionarias que ocupaban puestos de grado A1 y A2, de un total de 270, frente a 35, de un total de 259, en diciembre de 2002 (un 14,4%, frente a un 13,5%). La entrada en vigor del nuevo Estatuto propiciará nuevos avances a este respecto, al contener disposiciones tendentes a permitir una mayor flexibilidad laboral, que faciliten al personal la conciliación de su vida profesional y familiar.

Hechos destacados de 2003

* Han concluido las negociaciones en torno al Estatuto, en espera de la verificación del texto legal por el Consejo. No hay ya problemas de fondo que impidan su adopción en el plazo previsto.

* La EPSO convocó 32 oposiciones con vistas a la ampliación, oposiciones cuya primera etapa ha concluido ya y que deberán permitir constituir una reserva suficiente de candidatos aptos para finales de 2004.

* El número de días dedicados a la formación por los funcionarios fue, en promedio, de 8,32.

* El presupuesto correspondiente a la formación general registró un incremento del 37%, y se comprometió el 99% de los créditos presupuestarios destinados a la formación general y el 100% de los destinados a la formación lingüística.

* Se han aplicado las nueve decisiones de la Comisión adoptadas al amparo del actual Estatuto con vistas a la concretización del capítulo del Libro Blanco referente a la política de personal.

* El primer ejercicio de evaluación y promoción del personal basado en el nuevo sistema se llevó a término dentro de los plazos previstos.

* Ningún Director General ha ocupado su actual puesto durante más de cinco años.

2.5. Control interno y gestión financiera

El nuevo Reglamento Financiero

La entrada en vigor, el 1 de enero de 2003, del nuevo Reglamento Financiero y de sus normas de desarrollo ha supuesto una modificación sustancial del sistema de control interno de la Comisión. Las nuevas normas prevén, en particular, la supresión del control central ex-ante y la redefinición del papel de los agentes financieros enfatizando la obligación de rendición de cuentas, el establecimiento de un marco legal aplicable a las subvenciones, la incorporación a los ordenamientos jurídicos internos de las Directivas sobre contratación pública, y un marco preciso para la ejecución del presupuesto.

Distintos artículos del nuevo Reglamento Financiero hacen referencia expresa a instrumentos y órganos creados al hilo de la reforma. Hay, no obstante, cuatro asuntos aún pendientes de finalización que afectan a la aplicación del nuevo Reglamento Financiero, y son los siguientes: el nuevo sistema contable, la responsabilidad financiera de los funcionarios, la creación de una instancia especializada en la detección de irregularidades financieras y la elaboración de contratos estándar.

El proyecto de reforma del sistema contable avanzó en 2003 según lo previsto. El equipo a cargo del proyecto se vio reforzado con 9 puestos permanentes y 5,5 puestos auxiliares. Se movilizaron los fondos destinados a servicios externos de asesoría y se firmó un contrato marco con consultores externos. Se terminaron de perfilar, por otra parte, los procedimientos de seguimiento, información, gestión de riesgos, gestión del cambio, participación de los interesados y gestión de la calidad en el marco del proyecto.

El artículo 22 del Estatuto, al que el artículo 66 del Reglamento Financiero hace referencia, prevé la responsabilidad financiera de todos los funcionarios. El 23 de julio de 2003, la Comisión adoptó un documento de trabajo en relación con el artículo 22, en el que se establecen sus condiciones de aplicación y el procedimiento que debe seguirse. El procedimiento de concertación con las Organizaciones Sindicales y Profesionales (OSP), que comenzó en noviembre de 2003, está aún en curso.

Mediante la Decisión C/2003/2247, de 9 de julio de 2003, la Comisión creó la instancia especializada en la detección de irregularidades financieras prevista en el apartado 4 del artículo 66 del Reglamento Financiero, independiente desde el punto de vista funcional y cuyo cometido consiste en determinar la posible existencia de irregularidades financieras y las consecuencias que han de derivarse. La selección de los miembros la referida instancia finalizó en el transcurso de 2003 y, en febrero de 2004, se nombró presidente del mismo al Sr. Jan O. Karlsson, anterior Presidente del Tribunal de Cuentas.

Se elaboró, con vistas a su utilización por los servicios, un nuevo Vademécum sobre contratación pública, que, en su versión final, incluirá modelos de contrato individual y de contrato marco de servicios y de suministro. Los modelos de contrato de servicios y de contrato marco de suministro se incluyeron en el Vademécum en 2003. Los restantes modelos de contrato -contrato marco de servicios estándar, contrato de suministro y contrato de suministro/servicios de escasa cuantía- se encuentran en fase de preparación y se adoptarán a principios de 2004. La Comisión adoptó asimismo modelos de convenio de subvención destinados a facilitar a los servicios la aplicación de las disposiciones pertinentes y a armonizar las cláusulas de los acuerdos celebrados entre la Comisión y los beneficiarios.

Decisiones sobre control interno

Aparte de las recomendaciones y las peticiones formuladas por la autoridad de aprobación de la gestión presupuestaria y del Tribunal de Cuentas, los informes de actividad y las declaraciones anuales constituyeron el principal punto de referencia para el ulterior perfeccionamiento del sistema de control interno. El informe de síntesis de los informes anuales de actividad correspondientes a 2001 señalaba, en relación con la medida 13, cierto grado de ambigüedad en cuanto al papel y responsabilidades respectivos de los principales agentes del control y la auditoría internos.

En consecuencia, en enero de 2003 la Comisión adoptó una decisión por la que se exige al Servicio Financiero Central de la Dirección General de Presupuesto la presentación de una descripción general de los controles internos realizados en toda la Comisión. La decisión exige asimismo a los Directores Generales la designación de «funcionarios de enlace» en materia de control (el Director de Recursos o equivalente) que tendrían una vía de comunicación directa con el Servicio Financiero Central y le facilitarían la información necesaria con vistas a la elaboración de la referida descripción general de los controles. El Servicio de Auditoría Interna (SAI) tiene la obligación de pronunciarse sobre el proyecto de informe de síntesis y de intensificar su apoyo a la labor de las estructuras de auditoría interna.

A raíz de la crisis de Eurostat, el informe de síntesis de los informes anuales de actividad correspondientes a 2002 exigía al Servicio Financiero Central la actualización de la descripción anual de los controles internos, que debería realizarse, Dirección General por Dirección General, al cabo de seis meses. Abundando en una decisión anterior, conforme a la cual los Comisarios y los Directores Generales deben mantener un diálogo permanente sobre el control interno [7], el informe de síntesis de 2002 disponía que los Directores Generales debían informar a su Comisario de tutela de los resultados de la auditoría interna al menos dos veces al año, y comunicar los eventuales problemas a la OLAF. Por otra parte, la Comisión pidió a los Directores Generales que evaluasen, en el otoño de 2003, la capacidad de sus servicios de satisfacer, para finales de diciembre de 2003, los requisitos básicos de las 24 normas de control interno.

[7] Informes anuales y declaraciones que los Directores Generales han de presentar en virtud de la reforma de la Comisión (medida 82 del Libro Blanco) - SEC(2001) 857: "Matters which will ultimately figure in the report must be presented and discussed during the ongoing dialogue between the Director-General and the Commissioner responsible throughout the year...". [Los extremos que, en último término, se recojan en el informe deberán abordarse y debatirse durante el diálogo permanente que los Directores Generales mantengan con el Comisario responsable a lo largo del año ...].

Comité de seguimiento de las auditorías

La puesta en práctica de las recomendaciones formuladas por el Servicio de Auditoría Interna compete, fundamentalmente, a quienes ostenten responsabilidades de gestión [directivas]. No obstante, a nivel central, corresponde al Comité de seguimiento de las auditorías supervisar el proceso de aplicación de las recomendaciones en la materia. El citado Comité, que preside el Comisario encargado de Presupuesto, está integrado, además, por el Comisario responsable de Personal y Administración y del SAI, otros dos Comisarios (la Sra. Reding y el Sr. Vitorino), y un experto en auditoría interna independiente.

Atendiendo a las observaciones del Tribunal de Cuentas, el Comité ha adoptado medidas procedimentales y estructurales tendentes a gestionar los posibles conflictos de intereses. Así, decidió que sus miembros no presidirían el debate de los puntos del orden del día referentes a la auditoría de servicios de su competencia. Por lo demás, la Secretaría del Comité se transfirió de la Dirección General de Presupuesto a la Secretaría General.

Hechos destacados de 2003

* Entra en vigor el nuevo Reglamento Financiero.

* La reforma contable avanza conforme a lo previsto.

* Se están ultimando las medidas de la reforma referentes a la responsabilidad financiera de los funcionarios y a la instancia especializada en la detección de irregularidades financieras.

* La Comisión adopta una decisión sobre la medida 13 y el informe de síntesis correspondiente a 2002, potenciando así la comunicación en lo que respecta al control interno.

3. APLICACIÓN DE LA REFORMA EN 2004

En 2004 el programa de reforma se centrará, sobre todo, en la aplicación de las modificaciones, especialmente las contempladas en el nuevo Estatuto, que deberá entrar en vigor el 1 de mayo de 2004, una vez que el Parlamento Europeo haya emitido su dictamen y el Consejo haya adoptado la propuesta de la Comisión. El nuevo Estatuto será necesario, además, para la integración satisfactoria del personal procedente de los países adherentes en la Comisión y en las demás instituciones.

3.1. Planificación estratégica y programación

En una Unión ampliada -y, por ende, en una nueva Comisión ampliada-, la capacidad de planificación estratégica y de programación de la Comisión adquirirá una importancia creciente a la hora de establecer las prioridades y de aplicar las políticas de manera coherente.

Es evidente que una Comisión con 25 miembros deberá realizar ajustes en su funcionamiento interno. Así, por ejemplo, habrán de tomarse decisiones sobre la distribución de carteras entre los Comisarios, y será precisa una cuidadosa planificación a fin de garantizar una transición fluida de la presente a la próxima Comisión. El proceso se verá facilitado por la incorporación de diez nuevos miembros al Colegio de Comisarios el 1 de mayo de 2004.

En el contexto de la preparación de las nuevas perspectivas financieras (a partir de 2006), la Comisión ha previsto proponer una simplificación y racionalización de los instrumentos financieros que utiliza. Se pretende así limitar el número de dichos instrumentos, al objeto de lograr una mayor transparencia, eficiencia y eficacia en la aplicación de las políticas. La Comisión presentará, en su momento, las oportunas propuestas a tal efecto.

Perspectivas para 2004

* Diez Comisarios de los países adherentes se incorporarán al Colegio el 1 de mayo de 2004.

* Tal como se prevé en el Tratado de Adhesión y en las propuestas de la Comisión a la CIG, la nueva Comisión adoptará mecanismos internos de decisión adaptados a un Colegio de 25 miembros.

* La Comisión presentará una propuesta, en relación con las próximas Perspectivas Financieras, que limitará el número de instrumentos financieros.

* Se traspasarán a la nueva Comisión las estructuras consolidadas de planificación estratégica y de programación.

* Se generalizará el sistema de evaluación de impacto ampliada a todas las nuevas propuestas de gran alcance.

3.2. Politica de personal.

No sólo habrá que dotar a la futura Comisión de una estructura de programación y planificación sólida, sino que será esencial legarle una política de personal coherente y estable. En la perspectiva de 2004, los principales retos que se plantean en este ámbito son, sin duda, el logro de la estabilidad durante la fase de ampliación y de una transición sin sobresaltos al nuevo Estatuto. En 2004, la aplicación de la reforma deberá centrarse en la revisión y el reajuste de aspectos concretos basándose en la experiencia práctica, sin apartarse de las orientaciones establecidas con motivo de la reforma en materia de política de personal.

Con la entrada en vigor del nuevo Estatuto, prevista para el 1 de mayo de 2004, habrá finalizado la denominada «fase de revisión general» de la política de reforma. A partir de entonces, la Comisión podrá dedicarse de lleno a profundizar en la aplicación de la nueva política de personal y a garantizar su respaldo y asunción por parte de los servicios y de los funcionarios. Para ello, habrá que haber completado, a principios de 2004, las disposiciones necesarias para empezar a aplicar el Estatuto desde su entrada en vigor. El cambio más significativo que se producirá en 2004 -que afectará tanto a los actuales como a los futuros funcionarios- será la aplicación de la nueva estructura de carrera. Otro cambio importante que tendrá lugar a partir del 1 de mayo de 2004 será la incorporación de agentes contractuales a la Comisión, a sus servicios administrativos y a sus agencias.

Por lo que respecta a la ampliación, aunque la Comisión haya garantizado la adopción de las medidas preliminares más importantes, en particular, la dotación de nuevos puestos y el lanzamiento de las oportunas oposiciones, aún no ha superado la prueba decisiva que demostrará si se halla preparada para hacer frente a la ampliación. A tal fin, deberá contratar a 740 [8] funcionarios a partir del 1 mayo de 2004. En marzo de 2004, como muy tarde, deberán haberse adoptado las normas precisas de procedimiento que aplicarán los servicios con vistas a la contratación de un número de funcionarios adecuado procedentes de los nuevos Estados miembros, y establecido cifras y procedimientos en relación con la contratación del personal directivo procedente de dichos Estados.

[8] Contratación 740 funcionarios con cargo al presupuesto de funcionamiento, de 51 destinados a las oficinas adimistrativas y la OPOCE y 70 destinados a los servicios de investigación.

La experiencia acumulada hasta el momento indica que se precisa de algún tiempo para que la organización se familiarice con los nuevos sistemas y los adapte con objeto de lograr su correcto funcionamiento y para que el personal perciba claramente las ventajas de la reforma. A lo largo de 2004, la institución tendrá que demostrar que la evaluación de las prestaciones redunda en beneficio de quienes han demostrado mayor competencia y que es posible verse recompensado con una promoción. La administración central y las unidades de recursos humanos de los servicios deberán tratar abierta y lealmente con el personal las cuestiones relacionadas con la reforma y la ampliación. En particular, resulta importante que, desde el momento de la adhesión, el nuevo personal se sienta guiado y respaldado tanto por la administración como por sus colegas.

Perspectivas para 2004

* La contratación de 740 nuevos funcionarios y su correcta integración constituirán la prueba decisiva de que la Comisión se halla convenientemente preparada para hacer frente a la ampliación.

* Habrá que adoptar a tiempo las normas de desarrollo más importantes con objeto de garantizar una transición sin sobresaltos al nuevo Estatuto.

* La confianza y el respaldo del personal con respecto a las reformas introducidas por la Comisión exigirá un liderazgo claro, una comunicación abierta y una continuidad en la orientación de las políticas de personal de la presente y de la futura Comisión.

3.3. Control interno y gestión financiera

Aunque el Libro Blanco no aluda directamente a esta cuestión, será preciso realizar un esfuerzo adicional a fin de lograr los objetivos de la reforma, en particular, en el ámbito de la contabilidad, en el que el Reglamento Financiero refundido exige, a partir de 2005, la elaboración de las cuentas con arreglo al sistema de contabilidad de ejercicio. El cumplimiento de tal objetivo compromete a la Comisión, por su parte, a introducir cambios importantes en sus sistemas de información, ya que exige el desarrollo de un sistema informático integrado que proporcione la funcionalidad adicional requerida. Aunque, evidentemente, el objetivo de cumplir los requisitos establecidos por el Reglamento Financiero en materia de contabilidad para el 1 de enero de 2005 resulte muy ambicioso, ya está encauzado el plan de aplicación.

Siguiendo las recomendaciones del Parlamento Europeo, la OLAF y el Servicio de Auditoría Interna, la Comisión ha reforzado el Sistema de Alerta Rápida. Dado que las tareas relacionadas con la revisión general de dicho sistema se encuentran en una fase avanzada, el 3 de febrero de 2004, la Comisión adoptó una Decisión al respecto.

Perspectivas para 2004

* Ultimación de la reforma de la contabilidad, de forma que pueda empezar a aplicarse a principios de 2005.

* Estabilización del sistema de control interno tras la aplicación de las medidas adoptadas a raíz de la crisis de Eurostat (véase a continuación).

4. MEDIDAS PREVISTAS A RAÍZ DE LA CRISIS DE EUROSTAT

En el presente capítulo se exponen las medidas que está previsto tomar como consecuencia de la crisis de Eurostat. La Comisión ha adoptado varias decisiones encaminadas a una reestructuración en profundidad de esta Dirección General, entre las que cabe mencionar el establecimiento de un nuevo organigrama fruto de dos cambios fundamentales: la reorientación de las Direcciones hacia las principales actividades y políticas de la UE y un mayor rigor en la gestión financiera y el control sobre Eurostat, en particular, por parte del Director General.

La evolución de los acontecimientos en Eurostat ha puesto de manifiesto la necesidad de proceder a la revisión y consolidación del circuito de información entre los servicios y las instancias políticas, por un lado, y entre los servicios centrales y los operativos, por otro. El sistema vigente en la actualidad se basa en normas que se establecieron al inicio del mandato del Presidente Prodi y que han sido objeto de revisión periódica.

A fin de ir resolviendo los problemas observados, se ha procedido ya a la aplicación de algunas medidas de carácter estructural. En particular, el 23 de julio de 2003, la Comisión y la OLAF adoptaron un Memorando de Acuerdo provisional con objeto de simplificar el circuito de información relativo a las investigaciones internas emprendidas por esta última.

Como se ha señalado anteriormente, la Comisión puede basar las mejoras necesarias en las disposiciones más estrictas ya adoptadas en relación con el circuito de información entre los servicios y las instancias políticas. Como requisito fundamental, existe la obligación de que los Comisarios y los Directores Generales mantengan un diálogo permanente sobre los objetivos de las políticas de los servicios correspondientes y el control interno. Por otro lado, con motivo de la adopción del informe de síntesis de 2002, la Comisión decidió que la información específica relativa a los resultados de las auditorías internas y a las medidas consiguientes a las mismas debía comunicarse a las instancias políticas, como mínimo, dos veces al año. La información facilitada debía abarcar asimismo las cuestiones que se hubiesen planteado en el marco de las actividades desarrolladas por el Servicio de Auditoría Interna, el Tribunal de Cuentas, las Direcciones Generales, en el contexto de los controles ex-post, y la OLAF. Con ese mismo motivo, la Comisión decidió publicar una síntesis anual y una revisión intermedia de la situación de los sistemas de control interno en todos los servicios de la Comisión.

No obstante, las medidas mencionadas no cubren en su totalidad los diferentes aspectos de los análisis y auditorías llevados a cabo por la Comisión en relación con la crisis de Eurostat. Por consiguiente, y de conformidad con los compromisos contraídos por el Presidente Prodi en su discurso de 25 de septiembre de 2003, que posteriormente pasó a exponer por extenso en su presentación ante el Parlamento el 18 de noviembre del mismo año, la Comisión ha decidido adoptar una serie de medidas complementarias que le permitan disponer, en todo momento, de la información necesaria para ejercer sus responsabilidades políticas.

4.1. Revisión del código de conducta que regula las relaciones entre los Comisarios y los servicios [9]

[9] SEC(1999)1481

Las relaciones entre los Comisarios, sus Gabinetes y los servicios se hallan reguladas por un código de conducta adoptado por la Comisión el 18 de septiembre de 1999, al comienzo de su mandato. En dicho código se describen los principios generales que deben guiar las relaciones entre el Comisario y los servicios y se fijan los respectivos papeles del gabinete y los servicios en la gestión de cuestiones que competen al Comisario y las normas que deben regular su relación. Desde la entrada en vigor del código, la Comisión ha adoptado, en el contexto de la reforma, diversas comunicaciones que completan y explican de forma pormenorizada sus normas. [10]

[10] En este contexto, existen una serie de documentos que revisten particular importancia: Charter of delegated authorising officers [Carta de funciones y responsabilidades de los ordenadores] (SEC(2000)2203 de 13.12.2000 en su versión actualizada; Comunicaciones sobre la metodología utilizada en la elaboración de los Informes Anuales (Comunicación de 27 de junio de 2001 The annual reports and declarations required of Directors-General under the reform of the Commission (action 82 of the White Papers [Informes y declaraciones anuales que deben presentar los Directores Generales en virtud de la reforma de la Comisión (medida 82 del Libro Blanco)] SEC(2001) 875/6; Comunicación de 21 de enero de 2003 Clarification of the responsibilities of the key actors in the domain of internal audit and internal control in the Commission [Clarificación de las responsabilidades de los principales agentes que intervienen en el ámbito de la auditoría y el control interno de la Comisión] - SEC(2003)59 ; Comunicación de 21.01.2003 "Balance de la aplicación en 2002 de la gestión por actividades en la Comisión, incluida la clarificación de la metodología para el establecimiento de los informes anuales de actividad" -COM(2003)28 final/2.

Los hechos acaecidos desde 1999, unidos a la necesidad de mejorar la calidad de la información suministrada a los Miembros del Colegio, justifican, en la actualidad, una revisión del código que permita hacer hincapié en la responsabilidad política de los Comisarios y en la responsabilidad de los Directores Generales y de los Jefes de Servicio ante aquéllos y, a través de ellos, ante la Comisión. Las modificaciones introducidas en las disposiciones de base sirven para determinar con mayor precisión la naturaleza de la información que el Comisario debe recibir de sus servicios. Tal información debe ser lo más exhaustiva posible y aludir, en particular, a la calidad de la aplicación de las disposiciones de control interno en los servicios de su competencia, al contenido del trabajo de auditoría y a las medidas consiguientes a auditorías anteriores.

El código de conducta prevé asimismo un procedimiento específico para mantener informado al Comisario de todos aquellos hechos, situaciones o cuestiones derivados de la gestión, en particular, de la gestión financiera, cuya gravedad pueda comprometer la responsabilidad del Comisario o del Colegio. En anexo a la presente comunicación, se adjunta una nueva versión del código de conducta, que recoge las modificaciones mencionadas.

4.2. Tratamiento y seguimiento de las denuncias de fraude, irregularidades y otros actos censurables

En los últimos años, el tratamiento de las denuncias de fraude, irregularidades y otros actos censurables ha recibido una considerable impulso gracias a la creación de la OLAF, organismo que goza de plena independencia operativa para llevar a cabo sus investigaciones, a la instauración de un Servicio Central de Auditoría Interna y, más recientemente, de una Oficina de Investigación y Disciplina (IDOC), así como a la inclusión de disposiciones adicionales en el proyecto de nuevo Estatuto. No obstante, el caso de Eurostat ha evidenciado que el actual sistema no permite a la Comisión forjarse una idea lo suficientemente completa de la información disponible en relación con una determinada cuestión. De hecho, durante largo tiempo, la información de que dispuso la Comisión en relación con el caso Eurostat fue demasiado parcial y fragmentaria, lo que le impidió actuar con rapidez y adoptar precozmente medidas cautelares.

Por esta razón, la Comisión considera necesario garantizar la recopilación de toda la información oportuna procedente de diversas fuentes, un análisis rápido de la misma y su comunicación al Colegio. Para ello, encargará a un grupo de Comisarios la tarea de velar por que las denuncias de fraude, irregularidades y otros actos reprensibles y toda la información con ellas relacionada se traten de conformidad con los procedimientos existentes y sean objeto de un seguimiento riguroso por parte de los servicios competentes. Además, el grupo de Comisarios pondrá en conocimiento de la Comisión los casos más importantes, es decir, aquellos que exijan la adopción de medidas cautelares a fin de proteger los intereses de la Unión, en particular, en materia financiera.

El grupo estará constituido por el Presidente, el Comisario responsable de Personal y Administración y el Comisario responsable de Presupuesto y Lucha contra el Fraude. El grupo de Comisarios estará asistido por un grupo interservicios de alto nivel compuesto por el Secretario General, que presidirá las reuniones, los Directores Generales de la Dirección General de Personal y Administración, de la Dirección General de Presupuesto, del Servicio de Auditoría Interna y del Servicio Jurídico.

La aplicación del nuevo enfoque exigirá una cooperación activa y permanente por parte de todos los servicios [11] y agentes destinatarios lógicos de la información relativa a las denuncias de fraude, irregularidades y otros actos reprensibles y cuya competencia para el análisis y el seguimiento en sus respectivos ámbitos de responsabilidad no haya sufrido menoscabo alguno. Por lo tanto, el nuevo enfoque requerirá la cooperación de los cargos directivos de nivel medio y superior y, principalmente, de los Directores Generales y de los Jefes de Servicio, que son también los primeros interlocutores de los funcionarios que denuncian irregularidades.

[11] En particular, de la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF), la Oficina de Investigación y Disciplina (IDOC), la Dirección General de Personal y Administración y el Servicio de Auditoría Interna.

4.3. Estructuras de comunicación reforzadas en los ámbitos del control y de la auditoría internos

En el último capítulo de su informe sobre el examen de los contratos y subvenciones otorgados en Eurostat, el Auditor Interno de la Comisión planteaba una serie de cuestiones. Entre otras cosas, exponía las enseñanzas que podían extraerse del caso Eurostat en materia de buena gestión. Estas enseñanzas, presentadas como iniciativas concretas de progreso, consisten, fundamentalmente, en un replanteamiento de la gestión de las estructuras de control y de auditoría internos en la Comisión. El Auditor recomienda, en particular, que los servicios centrales garanticen una mayor supervisión de dichas estructuras en los distintos servicios y propone la apertura de canales de comunicación directa y la presentación sistemática de informes al Contable, por un lado, y al Auditor Interno, por otro.

En este contexto, la Comisión ha decidido adoptar las siguientes medidas:

- De conformidad con las aclaraciones formuladas en la Comunicación de 21 de enero de 2003 [12], habrá que explicitar el papel de los Directores de Recursos en la elaboración del informe anual de actividades. El Director de Recursos, o la persona designada al efecto por el Director General, certificará, mediante una declaración por separado, haber comunicado al Director General su opinión y sus recomendaciones en relación con la situación general del control interno en la Dirección General y, asimismo, la exactitud y la exhaustividad de los anexos del informe anual referentes a los aspectos de control interno. La declaración se adjuntará por vez primera al informe anual de actividad de este año, es decir, el correspondiente al ejercicio financiero de 2003. En caso de desacuerdo, éste se pondrá en conocimiento del Comisario, el Secretario General y el Director General de la Dirección General de Presupuesto.

[12] Clarification of the responsibilities of the key actors in the domain of internal audit and internal control in the Commission [Clarificación de las responsabilidades de los principales agentes que intervienen en el ámbito de la auditoría y el control interno de la Comisión] - SEC(2003)59

- Con objeto de potenciar la circulación horizontal de información entre los auditores de la Comisión, las diversas estructuras de auditoría interna transmitirán sistemáticamente al Servicio de Auditoría Interna todos su informes, una vez acabados (es decir, tras la conclusión del procedimiento contradictorio). Dichos informes incluirán un resumen en el que se pondrán de relieve todas las constataciones que revistan importancia. El Servicio de Auditoría Interna sintetizará en un informe bianual las principales observaciones y recomendaciones remitidas por las estructuras de auditoría interna, así como las acciones llevadas a cabo por el personal directivo de la Dirección General.

- El Servicio de Auditoría Interna intensificará su apoyo a las estructuras de auditoría interna y estrechará su coordinación con las mismas. Por consiguiente, el Auditor Interno presidirá las reuniones de la red Auditnet, que agrupa a todas las estructuras de auditoría interna. El vicepresidente será elegido entre los jefes de las distintas estructuras.

- En los procedimientos para el nombramiento del responsable de cada una de las estructuras de auditoría interna participará un representante del Servicio de Auditoría Interna. Asimismo, en los procedimientos para el nombramiento de los Directores de Recursos tomará parte un representante de la Dirección General de Presupuesto.

- Se seguirán perfeccionando los instrumentos de gestión a disposición de todos los servicios, en particular, de los servicios de control y de auditoría internos. En primer lugar, se creará una base de datos de entidades jurídicas y la base de datos ABAC sobre contratos (antigua base de datos ICON-DB) se pondrá a disposición de todos los servicios. Una vez que los servicios ordenadores hayan introducido los datos necesarios y aportado los documentos de apoyo pertinentes, la base de datos sobre entidades jurídicas permitirá a los ordenadores obtener, antes de la firma de los contratos, información validada sobre todas las entidades con las que la Comisión ha mantenido relaciones contractuales desde 1999. Estos nuevos instrumentos entrarán en funcionamiento a mediados de 2004.

- Al final del presente capítulo se ofrece un cuadro sinóptico de los principales circuitos de información en relación con el control interno a que han dado lugar las decisiones iniciales sobre la reforma, de marzo de 2000, y de las medidas adoptadas posteriormente.

4.4. Denuncia de irregularidades

De conformidad con la Decisión de la Comisión de 2 de junio de 1999, todo funcionario que llegue a tener conocimiento de hechos que permitan presumir la existencia de irregularidades graves deberá informar al respecto a su Jefe de Servicio o a su Director General y, cuando lo considere oportuno, directamente al Secretario General, o a la OLAF. Además, mediante su Decisión de 4 de abril de 2002, la Comisión brinda a los funcionarios la posibilidad de remitir la información de que dispongan a los Presidentes del Tribunal de Cuentas, del Parlamento Europeo, del Consejo o al Mediador, siempre que el funcionario en cuestión haya revelado previamente dicha información a la OLAF o a la Comisión, y éstas hayan dispuesto de un plazo razonable para adoptar las medidas oportunas.

Aunque, durante el periodo 2002-2003, la Comisión fue la principal fuente de información de la OLAF por lo que a expedientes registrados se refiere, [13] la experiencia ha demostrado que, pese a existir normas al respecto, el personal suele eludir el procedimiento de denuncia de irregularidades descrito anteriormente. En la mayoría de los casos, los funcionarios manifestaron su preocupación en relación con tales irregularidades en otro contexto (por ejemplo, con ocasión del procedimiento de evaluación), o denunciaron hechos que no podían considerarse «irregularidades graves» en el sentido de las disposiciones sobre denuncia de irregularidades.

[13] Según el Informe de Actividad de la OLAF en relación con el periodo 2002-2003, la Comisión remitió 173 expedientes, es decir, el 26% de los nuevos expedientes registrados. Sin embargo, dicha cifra no ha sido objeto de desglose, por lo que no es posible deterninar cuántas de estas comunicaciones a la OLAF fueron realizadas por funcionarios que denunciaron irregularidades. Véase, OLAF Cuarto Informe de Actividad del ejercicio que finaliza en junio de 2003, p. 13.

Por consiguiente, la Comisión tiene previsto adoptar medidas encaminadas a lograr un mayor conocimiento de las nuevas normas por parte de los funcionarios. Además, recurrirá a otros medios para su divulgación como, por ejemplo, su publicación en el boletín interno de la institución o su inclusión en la información que se dispensa a los nuevos funcionarios.

En las medidas tendentes a dar mayor notoriedad a dichas normas, la Comisión destacará la protección de que gozarán quienes presenten denuncias de buena fe. Evidentemente, para que la Comisión pueda ofrecer la protección mencionada, será preciso que los miembros del personal se presenten ante la institución en calidad de informadores y respeten los procedimientos previstos en las disposiciones sobre denuncia de irregularidades.

- En la práctica, esta protección se traduce en la adopción, por parte de la Comisión, de todas las medidas necesarias para garantizar al personal que el cumplimiento de su obligación de denuncia de las irregularidades no afectará negativamente a su carrera. Ello significa que, en caso de que el informador desee ser transferido a otro servicio de la Comisión a fin de protegerse de las posibles reacciones hostiles en su entorno laboral más inmediato, la Comisión facilitará su traslado.

- Habrá que poner especial cuidado en evitar que la actuación de los informadores tenga consecuencias negativas en el contexto los procedimientos de evaluación y promoción del personal. La función de orientación profesional introducida con ocasión de la reforma administrativa desempeñará un papel de control al respecto. En los casos en que el informe de evolución de la carrera del funcionario que se ha acogido a las disposiciones sobre denuncia de irregularidades haya empeorado notablemente, podrá solicitarse su revisión a través de un procedimiento especial.

>REFERENCIA A UN GRÁFICO>

5. Seguimiento de la reforma

5.1. Indicadores

Hasta ahora, la Comisión ha procedido al seguimiento de la aplicación de la reforma a través de las medidas previstas en el Libro Blanco de 1998. Sin embargo, dado que la aplicación de dichas medidas concluye este año, su utilidad como instrumento de evaluación de los progresos realizados se verá mermada. Por otro lado, muchas de las medidas destinadas a modificar y a ampliar las propuestas iniciales de reforma son consecuencia directa de la misma, en particular, aquellas que se derivan de los informes anuales de actividad. En los anexos 1 y 5, se ofrece una síntesis de las medidas de reforma en relación con el control interno.

La institución dispone de una serie de indicadores que ofrecen una visión global de la evolución en ámbitos específicos, y entre los que cabe mencionar los referentes a la rapidez de los pagos, la cantidad de actividades de formación, o el equilibrio entre hombres y mujeres en los puestos directivos (véase el anexo 6). Habida cuenta de lo difícil que resulta evaluar el cambio de cultura en el seno de una organización, el programa de reforma se basaba en la premisa de que, como condición previa a un cambio cultural, era preciso lograr una modificación de los sistemas y estructuras, que debía ir acompañada de una oferta de formación. Los indicadores parecen confirmar dicha premisa, puesto que se ha observado una mejora de las prestaciones en aquellos ámbitos en los que se ha llevado a cabo una modificación de los sistemas y estructuras. Por ejemplo, los plazos de pago se han seguido acortando (una media inferior a 43 días), el número de puestos vacantes ha disminuido aún más, situándose en un 1,9% -porcentaje considerado extremadamente bajo-, la contratación anual de mujeres ha registrado un crecimiento adicional, alcanzando un porcentaje superior al 33% en 2003. La oferta de formación en apoyo de dichos cambios ha suscitado una reacción muy positiva: el número total de días de formación general organizada por la administración central ha pasado de 8445 en 1999, antes de la reforma, a 23.883 en 2002 y a 28.507 en 2003. En comparación con el año 2002, el número total de días de formación en 2003 se incrementó en un 22%, pasando de 165.000 a 202.000. En cambio, en aquellos ámbitos en los que resulta necesario aplicar el nuevo Estatuto, el cambio de los indicadores ha sido mucho menos drástico. Por ejemplo, se espera que con la aplicación de las disposiciones del nuevo Estatuto la proporción de personal empleado a tiempo parcial registre un incremento.

Existen otros signos del incremento de la eficiencia relacionados, en particular, con el refuerzo de la cooperación interinstitucional. Se estima que la creación de la Escuela Europea de Administración llevará aparejadas economías de escala equivalentes a aproximadamente 20% de los recursos humanos que serían necesarios de no existir tal cooperación. La Oficina de Selección de Personal de las Comunidades Europeas, órgano de reciente creación, operará con un presupuesto anual apenas superior a 21 millones de euros, lo que representa un 11% menos que el gasto previo de las instituciones en su conjunto, a pesar de la mayor carga de trabajo como consecuencia de la ampliación. La creación de oficinas administrativas se emprendió con el objetivo de garantizar un ahorro global del orden del 10% en 2010.

No obstante, es evidente que la aplicación de los sistemas y normas de control interno sigue constituyendo el parámetro más importante para evaluar los progresos realizados, no sólo en el ámbito del control financiero, sino en otros ámbitos de la política de reforma.

5.2. Sistemas de control interno

Las disposiciones de seguimiento del control interno, ya contempladas en ciertas medidas de la reforma, han seguido desarrollándose. De acuerdo con las normas básicas de control, los Directores Generales deben llevar a cabo un examen anual de sus reglas de control interno, en el que basarán la declaración sobre los controles incluida en el informe anual de actividad, y, desde finales de 2000, han venido realizando, en diversa medida, una autoevaluación de esas reglas. Más recientemtente, en otoño de 2003, se ha procedido a examinar el grado de preparación con vistas al cumplimiento de los requisitos básicos de todas las normas de control interno a finales de diciembre. Aunque se esperaba un nivel de cumplimiento por lo general elevado, dicho examen puso de manifiesto que aún quedaban una serie de aspectos fundamentales del control interno, en particular, la documentación de los procedimientos, la evaluación de riesgos y la supervisión, que requerían tiempo y esfuerzo adicionales. A mediados de febrero de 2004, los Directores generales deberán confirmar las evaluaciones anteriormente efectuadas.

Hasta el momento, los ejercicios de autoevaluación llevados a cabo por las Direcciones Generales se han centrado en el cumplimiento de los requisitos básicos de las normas de control, aunque en los últimos tiempos, los Directores Generales han pasado a determinar el grado de eficacia de sus sistemas de control. Ello representa una evolución importante, aunque natural, en el proceso de responsabilización, y refleja la necesidad de los Directores Generales de demostrar de forma más explícita que disponen de los medios necesarios para fundamentar su declaración anual en cuanto a la eficacia de sus sistemas de control interno.

La descripción anual de los controles internos, elaborada a partir de abril de 2004, constituirá un elemento importante de las disposiciones de seguimiento de la aplicación de la reforma. Esta descripción sintetizará en un documento general, que se remitirá al Colegio de Comisarios, toda la información disponible en relación con los aspectos de control interno clasificada por Direcciones Generales.

El mayor grado de responsabilización del personal directivo queda reflejado en la declaración de fiabilidad de la gestión realizada anualmente por los Directores Generales y en el informe de síntesis de la Comisión, a través del cual el Colegio asume la responsabilidad política de los controles. El Servicio de Auditoría Interna, por su parte, aporta al Colegio garantías suplementarias mediante su informe de auditoría.

El Servicio de Auditoría Interna evalúa la eficacia de los sistemas de control interno de la Comisión, por separado e independientemente de los cargos directivos. Gracias a la labor de auditoría que desarrolla, el SAI podrá presentar una evaluación intermedia sobre la calidad de los controles internos en los servicios de la Comisión a finales de 2004, y una definitiva en 2006.

A fin de incrementar la competencia técnica del Comité de seguimiento de las auditorías, la Comisión ha decidido que deberá contar entre sus miembros con un segundo asesor externo.

6. Recapitulación y conclusiones

La aplicación de la reforma y su plasmación en unos resultados positivos palpables no constituyen acontecimientos aislados sino que, lógicamente, forman parte de un proceso. Los cambios sistémicos de gran calado que se han introducido no pueden arrojar resultados positivos inmediatos, y el plazo que debe transcurrir entre el inicio de la reforma y la consecución manifiesta de sus objetivos puede resultar desestabilizador. De cualquier forma, resulta evidente que la Comisión está experimentando cambios importantes. Gracias a la planificación estratégica y a la programación, la organización como tal, cada uno de sus funcionarios y los socios exteriores están adquiriendo una idea más precisa de cuáles son la orientación y los objetivos de la Comisión y de sus diferentes servicios. Las nuevas normas en vigor refuerzan enormemente las responsabilidades de cada uno de los agentes financieros y el personal que asume y cumple correctamente su cometido. La calidad de la gestión está siendo objeto de una mejora constante y constituye un requisito exigido y fomentado permanentemente entre los cargos directivos.

Esta no es una tarea que la presente Comisión pueda llevar a cabo por sí sola, a pesar de haber concebido, acometido, desarrollado y empezado a perfeccionar la reforma administrativa más ambiciosa de la historia de la institución. La próxima Comisión no deberá desviarse de la tarea emprendida y deberá mantener las orientaciones fijadas en el Libro Blanco de marzo de 2000, conservando la valiosa experiencia adquirida durante la aplicación de la reforma. Antes y después de 2004, la Comisión deberá seguir dispuesta a realizar constantes «ajustes» a fin de continuar mejorando.

Si en 2003 el reto principal fue la aplicación decidida de las principales reformas estructurales y de procedimiento, en 2004 habrá que lograr la plena operatividad de la reforma. A partir de 2004, el objetivo de los servicios será el paso de la mera aceptación del proyecto de reforma a una aplicación más en profundidad del mismo. Los directivos y el personal de todos los niveles deberán ir adquiriendo mayor confianza en los nuevos sistemas y procedimientos y será preciso incrementar en toda la organización la identificación con las nuevas disposiciones, de forma que, progresivamente, el personal en su conjunto perciba los cambios que se están produciendo como una potenciación personal y no como una amenaza. La profundización en la aplicación implica asimismo una mejora continua, ya que existen diversos aspectos de las políticas de la Comisión que requieren un ajuste a la luz de la experiencia y de los resultados de las evaluaciones.

En particular, la Comisión tendrá que demostrar al personal de la institución y al mundo exterior que la implantación de un sistema de delegación de responsabilidades en materia financiera lleva aparejada mayor autonomía, mayores obligaciones y el establecimiento de sistemas de control más rigurosos y fiables. En última instancia, el sistema de control interno debe permitir al Colegio de Comisarios asumir sus responsabilidades políticas. El interés que han suscitado el informe anual de actividad y las declaraciones así como la aplicación de las disposiciones sobre control interno augura una posición más favorable para la Comisión en el marco del procedimiento de aprobación de la gestión. La introducción de esas medidas de reforma ha favorecido instrumentos para un diálogo muy fructífero con el Tribunal de Cuentas y el Parlamento Europeo. La información incluida en los informes anuales constituirá, en lo inmediato, una base sólida para explicar la posición de la Comisión en el marco del procedimiento anual de aprobación de la gestión. A largo plazo, deberá conducir a una evaluación más positiva en el contexto del informe anual del Tribunal de Cuentas.

De 2004 en adelante, la ampliación y sus repercusiones supondrán un reto importante y positivo. En 2005, la Comisión tendrá que llevar a cabo la mayor parte de las contrataciones derivadas de la ampliación. Resulta esencial que los servicios de la Comisión sean capaces de de funcionar con confianza en un entorno estable durante ese difícil periodo de transición.

La eficacia y la legitimidad de la Comisión siguen dependiendo de su independencia, su capacidad de rendir cuentas y sus prestaciones en cuanto organismo de servicio público multicultural y multinacional. Con las reformas anunciadas en el Libro Blanco de 2000, ya firmemente arraigadas en el funcionamiento de la organización y en la actuación de su personal, la presente Comisión ha mantenido y consolidado esos valores y trazado una clara línea de actuación para la futura Comisión.

ANNEX 1

reform actions state of play as at 31 DECEMBER 2003

>SITIO PARA UN CUADRO>

ANNEX 2

State of play in 01.01.04 of outstanding actions as at 01.01.03

>SITIO PARA UN CUADRO>

ANNEX 3

The work of interservice policy-coordination groups in 2003

Four permanent high-level interservice groups operate presently, each with different composition and mission, to ensure consistency in the implementation of the Commission's administrative Reform.

The ABM Steering Group, a major co-ordinating mechanism created by the Reform, is chaired by the Secretary-General and includes the Director-General of DG Budget, the Director-General of DG Personnel and Administration and the Heads of cabinet of the President, of the Vice-President responsible for the Reform and of the Commissioner for Budget. The initial mandate of the ABM Steering Group was limited to the issues related to Activity-based management. By decision of 2 October 2002 [14], the Commission extended the group's mandate to the co-ordination of all questions related to the Reform that have a political or strategic character.

[14] Communication on Delivering Reform and Improving Interservice Co-ordination SEC(2002)1040

In 2003, the ABM Steering Group met 10 times. The main results achieved over this period include: the central co-ordination and the definition of orientations on the strategic issues related to the 2004 Annual Policy Strategy and the Synthesis of the 2002 annual activity report; the Preliminary draft budget 2004; the decision to launch a study on the IT-tool supporting activity-based management in order to improve interoperability with other corporate systems and increase the user friendliness of the tool for the managers; the adoption of the necessary improvements concerning the monitoring of the management plans by the Commission's services; and the decision on allocation of the human resources for 2004.

The Directors General Group is chaired by the Secretary General and meets once or twice a week. It is responsible for ensuring the consistency of the implementation of administrative reform in the Commission and overseeing the co-ordination of policy implementation. It also provides a forum for the discussion of issues of horizontal interest. All Directors General and Heads of Service are members of the Group. The Group met 50 times in 2003, and dealt in particular with: the peer review of the draft reservations in the 2002 Annual Activity Reports (2 meetings); the readiness assessment of Internal Control baseline requirements (2 meetings); the preparation of the Annual Policy Strategy 2005; and the follow-up to the Annual Activity Reports' and Synthesis' action plans.

The Commission decision of 2 October 2002 [15] fostered the creation of two new co-ordinating structures, the Interservice Co-ordination Group [16] and the Group of Resource Directors [17].The Interservice Co-ordination Group met for the first time in January 2003 and held 11 meetings in 2003 (i.e. one meeting per month), whereas the Group of Resource Directors, which meets at least every two weeks, started its work in October 2002 and met 31 times up to end December 2003. Both are chaired by the Deputy Secretary-General in charge of co-ordination.

[15] Communication on Delivering Reform and Improving Interservice Co-ordination SEC(2002)1040

[16] « Interservice cooperation on policy implementation should be improved through an intermediate structure to review agenda planning, identify issues requiring particular attention and oversee in a co-ordinated way the work of ad-hoc groups dealing with specific issues » (SEC(2002)1040/2, page 1)

[17] « For the delivery of administrative reform, resource directors should be brought together in a more structured way to discuss the detailed issues that require attention and ensure that the needs of operational services are being taken into account » (SEC(2002)1040/2, page 1)

The Interservice Co-ordination Group (ICG) examines the Legislative and Work Programme of the Commission, monitors it quarterly, oversees every month the three-monthly rolling agenda of the Commission and identifies sensitive files, in particular to solve difference of views amongst Commission services. The first year of functioning of the ICG succeeded in improving the communication between services, in particular trough the regular discussion on sensitive files. Also, this Group is being used to discuss and highlight concerns related to the implementation of the Commission's work programme, based on monthly updates of progress reports benchmarking the overall Commission performance and that of individual services. Furthermore, the Group constituted a useful discussion forum for crosscutting issues, such as better lawmaking and simplification of the Community acquis, as well as impact assessment. A more appropriate representation of the DGs inside the Group (e.g. at the level of Deputy Director-General or Directors responsible for policy programming or general affairs, as initially foreseen), could bring in the future further effectiveness to the Group's task of smoothing away controversial points in the initiatives to be submitted to the College. In parallel with the creation of the Interservice Co-ordination Group, a number of lower-level inter-service groups were dismantled or fused as part of on an ongoing rationalisation in this area.

The Group of Resource Directors ensures the co-ordinated implementation of administrative Reform, provides feedback on the needs of the operational services, and is a forum for discussion and exchange of best practice between horizontal and operational services. Major reform-related discussions in 2003 concerned: the regular follow-up of the implementation of the new Financial Regulation; the assessment of the first Career Development Review (staff appraisal system) exercise; the definition of common rules for mobility of staff occupying sensitive posts, and the definition of recommendations for the improvement of internal communication in the Commission, including dissemination of best practice across services. Thorough discussions took place within this Group on enlargement-related administrative issues, such as integration of new staff from acceding countries, impact of the new official languages on the management of Community programmes. These important issues concerning administrative preparations for enlargement are also dealt with in an ad-hoc Group of Directors General.

Anexo 4

Comisarios y servicios

5. Principios

El Tratado constitutivo de la Comunidad Europea y la legislación aprobada con arreglo a dicho Tratado («Derecho derivado») asigna a la Comisión diversas competencias, tales como:

- velar por la aplicación de las disposiciones del Tratado, así como de las disposiciones adoptadas por las instituciones en virtud de ese mismo Tratado;

- ejercer el poder de iniciativa en los actos del legislador comunitario y en los actos no legislativos del Consejo;

- formular recomendaciones o emitir dictámenes respecto de las materias comprendidas en el Tratado;

- adoptar sus propias decisiones;

- ejercer las competencias que el Consejo o el legislador le atribuya para la aplicación del Derecho derivado;

- ejecutar el presupuesto y, en particular, actuar de ordenador, función que podrá delegar en funcionarios, que, como norma general, serán los Directores Generales o los Jefes de Servicio, con supeditación a lo establecido en el Estatuto de los funcionarios y el Régimen aplicable a otros agentes, el Reglamento Financiero, el Reglamento interno y las disposiciones establecidas dentro de la reforma administrativa y financiera de la Comisión.

En el cumplimiento de su misión, la Comisión obrará de forma colegiada y conforme a las directrices políticas fijadas por el Presidente. La responsabilidad la ostentará, en primer lugar, el Colegio de Comisarios y descenderá hasta los Comisarios individuales, que deberán rendir cuenta ante el Colegio de sus actividades y las de los servicios bajo su dependencia. El Comisario establecerá las directrices políticas y prioridades correspondientes a su cartera, atendiendo a las directrices y al programa de trabajo de la Comisión, así como al principio de colegialidad. Igualmente, velará por que los citados servicios cumplan esas directrices y prioridades, para lo cual supervisará la gestión del Director General o Jefe del Servicio (en lo sucesivo, el «Director General»), impartiéndole, en su caso, las oportunas directrices o instrucciones.

El siguiente eslabón en la cadena de responsabilidades lo ocupan los servicios, representados en la persona del Director General, responsable ante el Comisario y el Colegio de la adecuada ejecución de las directrices fijadas por este último y el Comisario, y, en particular, de la gestión de la Dirección General o el Servicio, conforme a la distribución de competencias que se especifica en el Estatuto de los funcionarios, el Reglamento Financiero, el Reglamento interno y las disposiciones establecidas dentro de la reforma administrativa y financiera de la Comisión [18].

[18] Según se especifica, en concreto, en los siguientes documentos/comunicaciones: - Charter of tasks and responsabilities of authorising officers (Carta de funciones y responsabilidades de los ordenadores)(SEC(2000)2203); - Internal control standards [Normas de control interno] (SEC(2001)2037/4); - Comunicación de 21/1/2003 - Clarification of the responsibilities of the key actors in the domain of internal audit and internal control in the Commission [Clarificación de las responsabilidades de los principales agentes que intervienen en el ámbito de la auditoría y el control interno de la Comisión]- SEC(2003)59; -Comunicación de 27 de junio de 2001 - The anual reports and declarations required of Directors-General under the reform of the Commission [Informes y declaraciones anuales que deben presentar los Directores Generales en virtud de la reforma de la Comisión] (medida 82 del Libro Blanco) - SEC(2001)875/6; - Decisión de la Comisión, de 4 de abril de 2002, sobre los casos de sospecha de actos reprensibles graves - C(2002)845

A fin de poder ejercer su responsabilidad política y desempeñar su función de supervisión, el Comisario ha de recibir de sus propios servicios y de los servicios centrales la información apropiada, incluida información sobre la calidad del control interno implantado en los servicios de su dependencia. Ello no eximirá al Director General de su deber de informar al Comisario, de forma específica, sobre cualquier hecho, situación o asunto referido a la gestión y, más en concreto, a la gestión financiera, que pueda comprometer gravemente la responsabilidad del Comisario o del Colegio.

Las normas de funcionamiento adoptadas por cada Comisario, de común acuerdo con sus servicios, y los procedimientos para hacer circular la información entre ellos deberán ponerse en conocimiento, a título informativo, del Jefe de Gabinete del Presidente y del Secretario General, quienes podrán recabar más información y/o pedir aclaraciones al respecto.

Las relaciones entre los Comisarios (sus Gabinetes) y los servicios se basarán primordialmente en la lealtad y la confianza

Además de estos principios generales, cabe señalar que las actividades de los Gabinetes y los servicios se distribuyen de forma que se complementen mutuamente, conforme a lo que a continuación se especifica.

6. El Gabinete, órgano adjunto al Comisario

El Gabinete es un órgano adjunto al Comisario. Toda información debidamente transmitida al Gabinete, según las normas de funcionamiento antes mencionadas, se considerará información comunicada al Comisario.

(1) El Gabinete velará, ante todo, por que el principio de responsabilidad colegiada funcione correctamente, manteniendo, para ello, al Comisario informado de los asuntos que no entren en su ámbito competencial. A este respecto, desempeñará una función activa en la preparación de las reuniones de la Comisión y formulará preguntas e emitirá dictámenes, en nombre del Comisario, en conexión con los asuntos que deban ser objeto de una decisión. Asimismo, informará a los servicios de los procedimientos de la Comisión, en particular cuando afecten directamente a las actividades específicas de los mismos.

(2) Evitando la superposición de funciones con los servicios, el Gabinete colaborará con el Comisario en la definición del contenido y las prioridades de su cartera y, en particular, velará por que el Comisario esté al corriente de la información comunicada por los servicios en materia de gestión presupuestaria y financiera. Intervendrá en las principales fases de formulación de la política a través de la consulta a los servicios sobre las prioridades establecidas. Igualmente, velará por que se cumplan las prioridades y la programación. El miembro o miembros del Gabinete llevará a cabo el seguimiento de forma global, sin que éste refleje directamente la estructura y el organigrama de la Dirección General de que se trate. El Gabinete informará a los servicios de las decisiones adoptadas por el Comisario y preparará el terreno para lograr el acuerdo político del Colegio en la fase final de toma de decisiones.

(3) En aras de la eficacia, el Jefe de Gabinete y el Director General se informarán plena y recíprocamente de los contactos con el exterior en relación con asuntos que formen parte de la cartera.

(4) Los miembros del Gabinete ostentarán la representación política del Comisario en el exterior de la institución, conforme a las instrucciones que imparta este último. Los aspectos técnicos del ámbito de actuación del Comisario serán preferiblemente responsabilidad de los servicios, al objeto de evitar la duplicación de esfuerzos.

(5) En el ejercicio de sus funciones, el Gabinete actuará exclusivamente en interés de la institución.

(6) El Gabinete aplicará estrictamente las disposiciones de la Comisión en materia de seguridad, según lo establecido en el anexo de su Reglamento interno (véase la Decisión C(2001)3031, de 29/12/2001 - DO L 317, de 3/12/2001).

7. Los servicios

Conforme a lo especificado en el apartado 4, los servicios:

(7) Velarán por el cumplimiento de las prioridades establecidas y las directrices políticas fijadas. A tal fin, prepararán o contribuirán a la preparación de los documentos previstos en el ciclo de planificación y programación estratégica [19], esto es: en lo que atañe a la Comisión, la decisión sobre la estrategia política anual, el anteproyecto presupuestario, el programa legislativo y el programa de trabajo; en lo que atañe al propio Servicio, el plan de gestión anual, que servirá de marco de referencia a la hora de redactar el informe de actividad al final del ciclo.

[19] SEC(2000)1294/4.

(8) Asistirán en la preparación de las directrices políticas que debe fijar el Comisario, proponiendo posibles estrategias; asesorarán a éste en las decisiones políticas individuales y facilitarán toda la información necesaria. Los servicios proporcionarán también al Comisario y a su Gabinete, conforme a disposiciones establecidas, la información necesaria para el desempeño de su labor, por ejemplo, proyectos de discursos o resúmenes informativos.

(9) Facilitarán al Comisario periódicamente información adecuada sobre los asuntos presupuestarios y financieros que afecten al ámbito de actividad de su competencia. Asimismo, en todo momento, comunicarán cualesquiera hechos importantes, referidos al propio servicio, los Estados miembros u organismos internacionales, que puedan incidir en su postura en el Colegio o en la buena gestión de los créditos, o que puedan obstaculizar el logro de los objetivos fijados.

(10) Coordinarán con el Comisario y su Gabinete los contactos con el exterior de la institución.

8. Normas básicas

Al objeto de que la institución funcione con el mayor grado de eficiencia posible, estos principios se aplicarán con arreglo a las siguientes normas.

8.1 Organización del trabajo

Se establecerán normas de funcionamiento tan pronto como el Comisario asuma sus competencias, con el fin de garantizar una colaboración eficaz y una gestión óptima del flujo de información entre los Gabinetes y los servicios.

El Director General organizará y coordinará el trabajo de los servicios a su cargo conforme a las directrices fijadas por el Comisario.

8.1.1. Declaración de objetivos

El Comisario establecerá las líneas políticas generales de su ámbito competencial, incluidas las «prioridades negativas», en el contexto de la política global de la Comisión. En estrecha consulta con el Director General, esas líneas se plasmarán en una declaración de objetivos, que se elaborará durante el primer mes de mandato de la Comisión y se remitirá al Presidente, con carácter informativo. Esta declaración se adaptará periódicamente a la evolución de la situación.

El Director General asumirá todas las responsabilidades de gestión basándose en lo anterior. El Director General podrá solicitar confirmación escrita al Comisario.

8.1.2. Normas de funcionamiento y vías de información

En el curso del primer mes de mandato de la Comisión, el Director General y el Jefe de Gabinete establecerán normas de funcionamiento y vías de información, asegurándose de que sean ratificadas por el Comisario [20].

[20] En lo que atañe a las oficinas interinstitucionales, estas normas se establecerán sin perjuicio de las establecidas en el acto de base por el que se creó la oficina.

El Jefe de Gabinete remitirá copia de tales normas al Presidente, para su información.

Estas normas atenderán a los principios de lealtad, rendición de cuentas, descentralización, eficacia, información y no interferencia, y versarán sobre lo siguiente:

- Organización frecuente y sistemática de reuniones entre el Director General y el Comisario. Como mínimo, se celebrará una reunión estratégica mensual y una reunión sobre auditorías y control interno dos veces al año.

- Vías de tramitación de las solicitudes del Comisario y las respuestas de los servicios.

- Puntos de enlace, que deben establecerse en relación con los asuntos políticos y los asuntos corrientes de gestión, incluido en lo relativo al control interno. Al inicio del mandato, se adoptarán también decisiones sobre la fijación de plazos y el envío de las respuestas. En aras de la simplificación y la asunción de responsabilidad, se sugiere que las respuestas consideradas de rutina, esto es, aquellas que se refieren a la postura ya fijada y conocida de la Dirección General, sean remitidas directamente por el Jefe de Unidad (o el Director) al miembro del Gabinete que se ocupe del asunto, con copia de cortesía al punto central de enlace. Las respuestas que comporten una nueva postura o la modificación de una postura anterior, así como las referidas a asuntos considerados sensibles, serán enviadas por el Director General al Comisario (o, en su caso, al Jefe de Gabinete).

- Se dispondrá también lo necesario a fin de que el Gabinete del Comisario y los servicios compartan la responsabilidad de:

- gestión de la correspondencia del Comisario;

- preparación de dossieres o resúmenes informativos y redacción de discursos;

- gestión de las solicitudes de documentación o discursos de otros Comisarios;

- representación del Comisario y preparación de viajes;

- seguimiento de las decisiones adoptadas en las reuniones periódicas antes mencionadas, en particular las decisiones sobre auditorías.

A fin de respetar la estructura organizativa y las vías de información y coordinación establecidas, las solicitudes de un Gabinete a un servicio del que no sea responsable se canalizarán, en principio, a través del Gabinete del Comisario responsable. Los servicios se abstendrán normalmente de ponerse en contacto directo con otros Gabinetes; en caso contrario, informarán a su propio Gabinete de tal contacto.

8.1.3. Casos específicos de lanzamiento de nuevas iniciativas y gestión de información sensible que puedan comprometer la responsabilidad del Comisario y/o el Colegio

Antes de lanzar nuevas iniciativas, siempre que no se trate meramente de asuntos corrientes de gestión, el Director General recabará el acuerdo del Comisario, en especial si tiene previsto realizar consultas interservicios. Cuando se trate de asuntos de especial relevancia, pueden/deben celebrarse reuniones entre los Directores Generales y los Jefes de Gabinete.

Tal y como se señaló en el apartado 3, los servicios deben poner en conocimiento del Comisario toda información sensible que pueda comprometer su responsabilidad o la del Colegio. La información se transmitirá a través de un procedimiento de remisión formal, consistente en lo siguiente:

- comunicación por escrito, y respuesta rápida y oficial del Comisario, en la forma en que éste juzgue más apropiada (entrevista personal, solicitud de más información, ...);

- basándose en la deliberación o información adicionales, redacción de un plan de acción documentado, cuya ejecución estará sujeta a disposiciones específicas de seguimiento acordadas entre los servicios y el Comisario.

Debe informarse al Comisario, cuando éste asuma sus funciones, de toda posible situación grave que se haya planteado anteriormente y no haya sido aún resuelta plenamente. Si durante su mandato surgiera alguna situación de esta índole, se informará de ella inmediatamente.

8.2. Gestión de recursos

8.2.1. Gestión de recursos financieros

Al asumir sus funciones, el Comisario será informado por los servicios del alcance de la gestión financiera de la Dirección General o el Servicio, así como de la distribución de responsabilidades, los problemas y riesgos conexos a la misma. La información comprenderá una descripción pormenorizada de los circuitos financieros de la Dirección General o el Servicio, con inclusión de las disposiciones de control interno. Asimismo, se informará al Comisario de los últimos informes del Tribunal de Cuentas, los debates parlamentarios sobre la aprobación de la gestión presupuestaria, informes de actividad anuales previos, posibles observaciones del Servicio de Auditoría Interna (SAI) o del Servicio Financiero Central (SFC), investigaciones de la OLAF, ya cerradas o aún en curso [21], e informes de auditoría interna, así como del estado de aplicación de las medidas o los planes de acción aprobados con respecto a lo anterior. Si lo considera oportuno, el Comisario podrá pedir a la Comisión que el SAI realice de manera inmediata la auditoría de un determinado aspecto de la gestión financiera de la Dirección General.

[21] Excepto prohibición expresa de la OLAF.

Durante su mandato, los servicios presentarán al Comisario, para su aprobación, los principales documentos sobre el ciclo de programación estratégica [22].

[22] Véase el apartado 3.1. Esto se refiere, en particular, a las contribuciones a la decisión de estrategia política anual, el anteproyecto de presupuesto, el programa legislativo y el programa de trabajo, y documentos conexos a estas contribuciones, como, por ejemplo, la planificación presupuestaria (compromisos/pagos) y las propuestas (pre)legislativas presentadas a la Comisión para su aprobación.

Además, se informará al Comisario periódica y debidamente de lo siguiente:

- Toda propuesta de modificación de los circuitos y los sistemas de control financieros; en caso de desacuerdo, las modificaciones se plasmarán en una propuesta que se presentará a la Comisión para que adopte una decisión.

- Toda labor de auditoría (y correspondiente evaluación de riesgos) emprendida por los diversos órganos de control (y, en particular, la estructura de auditoría interna (EAI), el SAI, el Tribunal de Cuentas Europeo, la Dirección General o el Servicio, a través de controles ex post, y la OLAF). A este respecto, al menos cada seis meses, se celebrará una reunión entre el Comisario y el Director General, que dará cuenta de estas reuniones en el informe de actividad.

Sin perjuicio del procedimiento establecido en el apartado 4.1.3, los servicios informarán también al Comisario de cuanta observación sobre su ámbito de competencia hayan formulado Diputados del Parlamento Europeo, en particular a través de preguntas orales o escritas, así como de toda posible alegación de irregularidades o fraude de que tenga conocimiento el Director General.

La finalidad de este diálogo es informar al Comisario, antes de redactar el informe de actividad, de cualquier precisión (observaciones y/o reservas) que quepa añadir a las declaraciones. El plan de acción propuesto por el Director General se plasmará por escrito; además, se establecerá un procedimiento de seguimiento del mismo.

En lo que atañe al presupuesto destinado a los créditos administrativos, la gestión de los créditos de la Dirección General se separará estrictamente de la de los créditos del Gabinete del Comisario, por lo que se refiere a conceptos tales como gastos de misión, de representación, etc.

8.2.2. Gestión de los recursos humanos

El principio rector será el de aplicar plenamente las normas generales aprobadas por la Comisión dentro de su reforma administrativa.

Los nombramientos del personal no directivo serán responsabilidad del Director General, que actuará en conjunción con la Dirección General de Personal y Administración por lo que respecta a los actos formales.

En cuanto al nombramiento de Jefes de Unidad y Consejeros, el Director General organizará el procedimiento de selección y elegirá al candidato más idóneo, conforme a los procedimientos específicos aprobados por la Comisión [23]. Antes de adoptar una decisión oficial, el Director General informará al Comisario de su elección, con arreglo a las normas de la AFPN.

[23] SEC(2000)2305/5

Las designaciones para puestos de la categoría A1 y A2 se harán de conformidad con los procedimientos específicos aprobados por la Comisión [24].

[24] SEC(1999)1485 & SEC(2000)2305/5

Los anuncios de vacantes de puestos de gestión (A1, A2, Jefes de Unidad) se publicarán en el plazo máximo de tres meses, a contar desde la fecha en que dichos puestos queden vacantes.

8.3. Recurso al Presidente

Si el Comisario y el Director General discreparan sobre la aplicación o interpretación del presente código, podrán consultar al Presidente.

Annex 5

Summary of internal control provisions as developed since March 2000, including measures taken in the wake of the Eurostat crisis

The March 2000 White Paper set out an internal control architecture that provides a continuous assessment of internal control in the Commission in order to take remedial action when necessary. The prime vehicle for this process is the Annual Synthesis Report, which summarises the contents of Annual Activity Reports of Directors General and Heads of Service. In addition, changes to the internal control framework are made based on recommendations by the Court of Auditors and the European Parliament. As a result, while the general internal control framework set out in March 2000 has remained stable, the roles of its principal actors and, above all, the information flow between them has evolved over time. It is therefore necessary and useful to consolidate the main decisions that constitute amendments to the White Paper in one place, including the measures proposed in the wake of the Eurostat crisis in the present Progress Report.

This annex serves this specific purpose.It is based on a recommendation made by the Court of Auditors in its Annual Report for Financial Year 2002, which is also reflected in requests made by Members of Parliament in the course of the discharge procedure. [25] Significant changes to the original functions, mandates and procedures set out in the March 2000 White Paper are indicated in italics. The first two sections provide an overview of actors and procedures related to financial management and internal audit, respectively. Section 3 summarises changes to the framework of budgetary execution and initiatives to protect the Community's financial interest. The relevant actions of the March 2000 White Paper Action Plan are referred to in the margin.

[25] THE COURT OF AUDITORS SPECIFICALLY MENTIONS THAT "NEW ACTIONS WERE INTRODUCED WHEN THE REFORM OF THE INTERNAL CONTROL SYSTEM WAS PUT INTO EFFECT...UNDER THESE CIRCUMSTANCES IT WOULD BE MUCH EASIER TO STUDY THE PROGRESS OF THE REFORM IF ALL THE ACTION PLANS AND UPDATES OF THE WHITE PAPER ACTIONS COULD BE CONSOLIDATED WITHIN A SINGLE DOCUMENT..."ANNUAL REPORT CONCERNING THE FINANCIAL YEAR 2002. SECTION 1.108. THIS REASONING IS CONFIRMED IN THE ANALYSIS OF THE COURT'S COMMENTS IN THE WORKING DOCUMENT ABOUT THE REFORM OF THE COMMISSION BY G.DELL'ALBA, MEMBER OF THE EUROPEAN PARLIAMENT (PE 338.173).

5. FINANCIAL MANAGEMENT

5.1. Authorising Officer and Authorising Officers by Delegation and Subdelegation

5.1.1. Definition and codification of the function

The new Financial Regulation reflects the principles set out in the White Paper. While the Institution (i.e. the College) has the function of Authorising Officer, it delegates financial management and control to Authorising Officers by Delegation (i.e., Directors General and Heads of Service). Delegated Authorising Officers are responsible for financial management in their services, including functions that had previously been fulfilled at central level, such as, for instance, the centralised ex-ante visa performed by the Financial Controller, which was abolished in the context of Reform. Delegated Authorising Officers can subdelegate certain functions to Authorising Officers by Subdelegation. The rights and obligations of Delegated and Subdelegated Authorising Officers were laid down in accordance with the White Paper in two different charters. [26]

[26] Supporting the Reform of Financial Management. SEC(2000)2203/5 and SEC(2001)454

While the role of Delegated Authorising Officers has not changed - they remain at the centre of the internal control system and take full responsibility for internal control systems under their responsibility - the Commission has decided to make their reporting requirements more specific than originally foreseen in the Charter of Authorising Officer by Delegations. It decided in July 2003 that Authorising Officers by Delegation should report at least twice a year to their Commissioner on work undertaken by their internal audit capabilities and appropriate issues arising from the work of the Internal Audit Service, the Court of Auditors, the Directorate General itself and OLAF. [27] The revised Code of Conduct for Relations between Commissioners and their Services, which is attached to the present Progress Report, emphasises the political responsibility exercised by the Commissioner by specifying the minimum frequency and precise nature of information a Commissioner must receive from his/her services. [28]

[27] 2002 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2003)391 final

[28] Reform Progress Report on the year 2003

5.1.2. Annual Activity Reports and Declarations

Delegated Authorising Officers are required to issue an Annual Activity Report and Declaration, in which they report about the achievement of objectives specified in their Annual Management Plan. In particular, they provide an assurance to their Commissioner and the College about financial management in their services and highlight material deficiencies, if any, of the internal control system under their responsibility. Subdelegated Authorising Officers issue regular reports, which are also used in the preparation of the annual activity reports.

Starting with Action 10 of the Synthesis Report 2002 [29], the Commission has reviewed and refined the methodology for establishing Annual Activity Reports and Declarations. As recommended by the Court of Auditors, the refinements are undertaken with a view to making reservations clearer and better understood and to ensuring full comparability across Commission services. In addition, Resource Directors will be asked to comment on those parts of the Annual Activity Reports and Declarations which concern internal control. [30]

[29] 2001 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2002)426 final

[30] Reform Progress Report on the year 2003

In order to ensure adequate controls, Delegated Authorising Officers must make sure to earmark human and administrative resources needed for proper monitoring and control of programmes in the framework of activity-based management.

In reaction to the Annual Activity Reports for financial years 2001 and 2002, the Commission asked its services to provide priority in resource allocation for units that are specifically dealing with internal control and audit matters. In addition, services were asked to identify training and recruitment needs in order to allow the design of training and recruitment programmes. [31]

[31] 2001 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2002)426 final. 2002 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2003)391 final

As concerns Subdelegated Authorising Officers, the Commission recognised the specific role of financial units and control functions, when it decided that each Directorate General and Service should have a coordinator (contact officer) - who is the Resource Director or equivalent - for the coordination of internal control, who would provide all relevant information to the Central Financial Service [32]

[32] The basic functions of finance units are set out in: Supporting the Reform of Financial Management. SEC(2000)2203. For the role of Resource Directors in liaising with the Central Financial Service see: Clarification of the roles of key actors in internal audit and internal control in the Commission (SEC(2003)59 of 21.1.2003.

5.1.3. Regular self assessments

In the autumn of 2000, Directorates General began the process of self assessing their internal control systems, using the draft Internal Control Standards as a basis, with a view to establishing the systems which would need to be in place on removal of the centralised ex-ante visa.

The self assessment methodology has now become a regular part of the services' own evaluation and reporting process.In the framework of the 2002 Synthesis report, services have also used this approach in order to assess the implementation of the internal control baseline requirements by the end of 2003.

5.2. The Central Financial Service

The creation of the Central Financial Service (CFS) followed the Commission decision to create a specific service in support of financial management in Directorates- General and services. The CFS defines the regulatory framework for using Community finances and the Standards for Internal Control. It supports Commission services by laying down standard model contracts and by providing advice on internal control and financial management, including contract management and procurement procedures. For this purpose, the CFS uses specific user networks, such as the RUF ("Réseau des Unités Financières") and the Internal Control Coordination Network. The CFS also develops and manages common financial management information systems, provides operational manuals of financial management and organises training courses on financial and internal control matters.

While the role of the CFS today does not substantially differ from that set out in the White Paper, the Commission has asked the CFS to provide a yearly overview of the Internal Control System to the College as well as a mid-term review.For this purpose, the Commission has also specified that Resource Directors in Directorates General should supply the CFS with the basic information on which its overviews are based. [33].The aim is to produce a summary of the state of play on internal control and to identify best practices and potential weaknesses at Commission level.

[33] Clarification of the roles of key actors in internal audit and internal control in the Commission (SEC(2003) 59 of 21.1.2003.Reform Progress Report on the year 2003.

For this purpose, DG Budget has made specific working arrangements between the Central Financial Service and Directorates General. A 'position statement' for each DG will be produced under the responsibility of the CFS, but with the cooperation of and in conjunction with the Directorates General and based on agreed sources of information, including audit reports, work done by Directorates General to support their Annual Activity Reports and the information sent at least twice yearly to Commissioners on audit and control issues.

5.2.1. Setting Internal Control Standards

In December 2000, the Commission adopted a proposal for 24 internal control standards, which had been developed by DG Budget's Central Financial Service. [34]This was a key step forward in that it constituted for the first time a framework of internal control based on internationally accepted norms and standards and provided a wide ranging definition of internal control which embraced both financial and non-financial aspects. The standards are based on the following control components: Control Environment, Performance and Risk Management, Information and Communication, Control Activities and Audit and Evaluation. They cover the broad spectrum of the activities undertaken by the Commission at all levels.

[34] Supporting the Reform of Financial Management. SEC(2000)2203

By December 2001, services had some experience of trying to implement the Control Standards. Attention was primarily focused on financial matters, but a number of horizontal initiatives, for example on human resource and Activity Based Management issues were being made more concrete. Also, it was soon realised that some of the initial expectations on timing were unrealistic. The aim therefore was to define common baseline requirements through all services and which would reflect the complementary initiatives already underway and whose meaning would be clearer to services.

As a result, this question was addressed in the 2001 and 2002 Synthesis Reports. Services self-assessed the expected level of implementation of internal control baseline requirements by the end of 2003. [35] The results indicate that, with a few exceptions, most Directorates General expected to have reached a high degree of compliance by the year end. In mid-February 2004, Directorates General will be expected to confirm that their expectations have been realised in practice. This update is likely to form the basis of an annex to the 2003 Annual Activity Reports.

[35] 2002 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2003)391 final

5.3. The Accounting Officer

While Accounting Reform was not included in the March 2000 White Paper, it was proposed as part of the recasting of the Financial Regulation in 2001. It is clear that the fundamental overhaul of the accounting system is essential for the implementation of a number of actions mentioned in the White Paper. In particular, financial management information system, such as the Central Invoice Register and the Contractors Database, will be integrated in the new accounting system.

Deadlines for the presentation of an Accounting Reform Project were therefore set in Action 16 of the 2001 Synthesis report. As a result, the Commission adopted its Communication of the modernisation of the accounting system in December 2002. [36]At the same time, it upgraded the function of the Accounting Officer to A1 level. The objective of the project is to have an accrual-based accounting system in place by the beginning of 2005, which is compliant with the formal requirements of the new Financial Regulation.

[36] COM(2002)755

6. INTERNAL AUDIT

6.1. The Internal Audit Service (IAS)

The IAS became operational in September 2000.It is not itself responsible for the implementation and management of controls, which is why it was established as a separate structure independent from Financial Control as soon as an amendment to the Financial Regulation made this possible. Under Article 86 of the revised Financial Regulation the IAS is responsible for assessing the suitability and effectiveness of internal management systems and of the internal control and audit systems. Its mission is to assist management in controlling risks, monitoring compliance, to provide an opinion on the quality of management and control systems and to improve efficiency and effectiveness of operations. The service reports to the Vice-President form Reform and works on the basis of a risk based Annual Plan and a three year rolling Forward Audit Plan. Its rights and obligations are laid down in a specific charter. [37] Its first task, which should conclude this year, is a series of in-depth audits of all Commission services.

[37] Charter of the Internal Audit Service of the European Commission. SEC(2000) 1801//2.

Since its creation, the Commission has not changed the function of the Internal Audit Service, but has enlarged its mandate, specified its reporting requirements and strengthened its relations with Internal Audit Capabilities. The scope of IAS work has been enlarged by the new Financial Regulation's provision that the Internal Auditor of the Commission is also the Internal Auditor of Community Agencies. The IAS will issue and annual report and an interim report summarising the result of completed audits, recommendations issued and follow-up work that was undertaken. The IAS will also receive IAC reports. In addition, the IAS will chair meetings of Auditnet, which brings together all Internal Audit Capabilities of the Commission. The IAS will therefore pursue the objectives of coordination and professional guidance with existing resources (i.e. through correspondents work and resources available for coordination work) while its major task remains that set out in the Financial Regulation and to provide an audit opinion for internal controls in the Commission as a whole. Besides increasing the number of staff in the IAS to cope with its mandate to audit Community Agencies, the Commission has also recently adopted a strengthening of the service through a change in its organigramme, which provides for an additional Director-level post. [38]

[38] Clarification of the roles of key actors in internal audit and internal control in the Commission (SEC(2003) 59 of 21.1.2003. Reform Progress Report on the year 2003.

6.2. Internal Audit Capabilities

Internal Audit Capabilities (IACs) were created in services to provide assurance to Directors General on the functioning of internal control. Their specific function and reporting requirements as well as the establishment of Auditnet, which brings together the IAS and all IACs, were specified in October 2000. [39]

[39] Conditions for the Creation of an Internal Audit Capability in each Commission Service. SEC (2000) 1803.

The function of IACs has not changed since then but was reconfirmed in Action 13 of the Synthesis Report on the 2001 AARs. This report confirmed that the IACs are not responsible for installing or managing control systems and do not form part of the management control function. They report to the Director General and should express an opinion on the state of internal control as a contribution to the preparation of the Annual Activity Report. They are expected to co-operate constructively with the IAS in coordinating their respective work plans. [40] As laid down in the present Progress Report, IACs will in future send all their completed audit reports to the IAS, highlighting critical findings.

[40] Clarification of the roles of key actors in internal audit and internal control in the Commission (SEC(2003) 59 of 21.1.2003. Reform Progress Report on the year 2003.

6.3. Audit Progress Committee

The Audit Progress Committee (APC) was established to ensure the independence of the IAS and to monitor the control processes of the Commission through the results of audits undertaken by the IAS and Court of Auditors, the implementation of audit recommendations and the quality of audit work undertaken. Its main task so far has been to ensure that services follow up audit recommendations made by the IAS. Its rights and obligations are laid down in a specific charter. [41]

[41] The Audit Progress Committee of the European Commission. SEC(2000)1808/3

While the function of the Committee has not changed, it took measures to address comments made by the Court of Auditors in its Annual Report for the year 2001. In order to manage any appearance of potential conflicts of interest, the Committee decided that its Members would not chair agenda points that related to services under their political responsibility. In addition, the Commission decided that the Committee's Secretariat would move from DG Budget to the Secretariat General. The Commission also accepted the recommendation of the Committee to recruit a second external member, who must be a specialist in internal audit.

7. THE FRAMEWORK FOR BUDGETARY EXECUTION AND THE PROTECTION OF THE COMMUNITY'S FINANCIAL INTERESTS

7.1. Legislative basis for expenditure

The new Financial Regulation provides the general obligation for the Commission to adopt a basic act before the appropriations entered in the budget for any Community action may be used as already convened in the Interinstitutional Agreement.

The exceptions from this principle are very limited: pilot schemes, preparatory actions, institutional prerogatives, administrative autonomy. This has led Commission to propose basic acts to cover for a transition period of two years grants to specific beneficiaries so far only earmarked by the Budgetary Authority, notably on the basis of the former A-30 chapter.

According to Article 75 of the Financial Regulation, the financing decision must be adopted by the Institution or authorities to which powers have been delegated by the Institution. Article 90 of the Implementing Rules of the Financial Regulation provides that the financing decision shall determine the essential elements of an action involving expenditure from the budget. It is on the basis of this financing decision that the delegated authorising officer takes the acts of budgetary implementation.

7.2. Setting a legal framework of the attribution and the management of grants and procurement procedures

The new Financial Regulation and its implementing rules provide a clear legal framework for procurement and introduce rules for Community grants. The fundamental principles, such as transparency and equal treatment during the award procedure concerning grants and respect of the principle of sound financial management in the field of the execution of grants (principles of co-financing, interdiction of cumulative and retrospective awards).

The Commission has adopted a standard grant agreement for financing an action carried out by a beneficiary third party (single-beneficiary agreement) and a standard grant agreement to finance the operation of a beneficiary third-party body in order to help services to apply the relevant provisions and to harmonize the terms of agreements to be established between Commission and beneficiaries. A practical guide for grants and a standard framework partnership grant agreement are being prepared.

In November 2003 the Central Financial Service has provided a new Vade-mecum on Public Procurement to the services, which is in line with the new legal requirements. Commission services are provided with standard service and standard framework supply contract. A standard service framework contract, a supply contract and a low-value supply/service contract are under preparation.

7.3. Better protection of the Financial Interests of the Communities

The above mentioned actions related to grants and procurement made it possible to reinforce the provisions related notably to the requirement of financial guarantees, to suspension of contracts and agreements in the event of errors or irregularities and their termination in order to protect the financial interests of the Communities.

The new Financial Regulation reinforces the protection of the financial interests of the Communities before a contractual relation exists between the Communities and a third party, as it provides the obligation (and not a possibility as provided for by the public procurement directives) for the contracting authority:

* To exclude all tenderers, candidates or applicants from participation in a procurement or award procedure if one of they are in a situation referred to by article 93 of the FR. These situations have been taken from the Public Procurement directives, although the FR has added the cases of convictions for fraud, corruption, involvement in a criminal organisations or any other illegal activity detrimental to the Communities' financial interests and serious breach of contract for failure to comply with their contractual obligations. This provision has already been applied in the framework of the EUROSTAT file, in which Commission had decided to cancel contractual relations with entities which, at the same time, have been candidates in procurement or award procedures.

* To exclude all third parties that are subject to a conflict of interest or are guilty of misrepresentation in supplying required information for participation in a given award procedure (Article 94 of the Financial Regulation) from the award of the contract or grant concerned.

The Financial Regulation offers the possibility for the contracting authority to impose administrative (exclusion from all contracts and grants financed by the Community budget for a period defined in article 133 of the Implementing Rules of the FR) and financial penalties.

Concerning other measures set out in the White Paper, the Administrative Guide adopted in October 2003 incorporates guidelines for sound project management prepared by OLAF. A Communication concerning fraud proofing of legislation and contract management was adopted on 7 November 2001. [42] As regards the follow-up of the communication, a fraud proofing procedure on bilateral basis with OLAF and the DG in charge of the concerned legislative project has been set up providing for an examination by OLAF even before the Interservice Consultation. In addition to that, a specific working-group, chaired by OLAF has been created.

[42] SEC(2001) 2029 final.

For better coordination of interaction between OLAF and other services, the Commission adopted on 23 July 2003 a provisional Memorandum of Understanding. [43] However, the Commission is now proposing specific amendments to the OLAF Regulation, which will supersede this MoU.

[43] SEC(2003) 871final.

The Commission has taken into account new exclusion cases in its Early Warning System and has invited the other institutions, via their Accounting Officers, to name their points of contact which will be empowered to receive information on exclusions cases in accordance with Article 95 of the Financial Regulation. This information flow will be subject to specific security provisions.

In its internal decision-making mechanisms, the Commission has ensured that the principle of segregation of duties is fully implemented via a number of financial circuit models, from which Delegated Authorising Officers could choose. [44] In Action 10 of the 2001 Synthesis Report the Commission asked its services to assess at the end of 2002 their readiness for complying with the new Financial Regulation by beginning of 2003, including the revision of their financial circuits and control environment. [45]

[44] Supporting the Reform of Financial Management. SEC(2000)2203.

[45] 2001 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2002)426 final.

7.4. Amplification of the recovery procedure for funds wrongly paid

The new Financial Regulation and its implementing rules define the role of the authorising officer when establishing and recovering the receivable amounts, and empower the accounting officer to recover amounts by offsetting against claims. The Commission has updated its internal procedure provisions for the recovery of entitlements arising from direct management and the recovery of fines, lump sums and penalty payments under the Treaties of 17 December 2002 (C-2002-5048/4). The Commission has also updated the Guidelines on the application of the principle of proportionality and the waiving of recovery of an established amount receivable in accordance with the obligation of the institutions in accordance with Article 87 (2) of the implementing rules of the Financial Regulation.

Internally, the Commission asked Delegated Authorising Officers to address the recovery of amounts due on direct expenditure in their annual management plans and charged the Directorate General for Budget with the leadership of a monitoring process on clearance of the backlog of recoveries. [46]

[46] 2002 Synthesis of Annual Activity Reports and Declarations of Directors General and Heads of Service. COM(2003)391 final.

7.5. Deontology and reinforcement of the liability of financial actors

Beside the provisions mentioned above, the new Financial Regulation defines the notion of conflict of interests (Article 52), which covers a wide range of situations and provides a clear procedure to be followed. This framework is better adapted to assure the impartiality of officials and agents and as a result of the institutions themselves.

Financial liability of all officials is set out in Article 22 of the Staff Regulations, to which Article 66 FR refers. The Commission has adopted on 23 July 2003 a working document on the application of Article 22 which sets out the conditions for its application as well as the procedure to be followed. The concertation process with the Trade Unions and Staff Associations (OSP) has started in November 2003 and is still ongoing.

By decision of 9 July 2003, the Commission has set up the Financial Irregularities Panel foreseen in Article 66 (4) of the Financial Regulation, which functions independently and is charged to determine whether a financial irregularity has occurred and what the consequences should be. Having secured an external President for the FIP, the Panel will commence its work early in 2004.

ANNEX 6

>SITIO PARA UN CUADRO>

>SITIO PARA UN CUADRO>