1.

De conformidad con el acto de base, los gastos serán admisibles si:

2.

En el caso de acciones plurianuales en el sentido del artículo 14, apartado 6, del acto de base, solo la parte de la acción cofinanciada por un programa anual se considera proyecto a efectos de la aplicación de las normas de admisibilidad.

3.

Los proyectos apoyados por el Fondo no serán financiados por otras fuentes cubiertas por el presupuesto comunitario. Los proyectos apoyados por el Fondo se cofinanciarán con fuentes públicas o privadas.

1.

Los proyectos apoyados por el Fondo deben ser de carácter no rentable. Si al final del proyecto los ingresos, incluidos los generados por el proyecto, son superiores a los gastos, la contribución del Fondo al proyecto se reducirá en consecuencia. Todas las fuentes de ingresos del proyecto deben registrarse en las cuentas del beneficiario o en los documentos fiscales, y ser identificables y controlables.

2.

Los ingresos del proyecto procederán de todas las contribuciones financieras concedidas al proyecto por el Fondo, de fuentes públicas o privadas, incluida la contribución del propio beneficiario, y de los ingresos generados por el proyecto. A efectos de la presente norma, se entenderá por “ingresos generados por el proyecto” los ingresos percibidos por el proyecto durante el período de admisibilidad a que se refiere el punto I.4, procedentes de las ventas, alquileres y servicios, tasas de inscripción, cánones y otros ingresos equivalentes.

3.

La contribución comunitaria derivada de la aplicación del principio de no rentabilidad, tal como se recoge en el artículo 12, letra c), de la presente Decisión, será el “coste subvencionable total” menos la “contribución procedente de terceros” y los “ingresos generados por el proyecto”.

1.

Los costes relativos a un proyecto deben generarse y los pagos respectivos (salvo la amortización) efectuarse después del 1 de enero del año indicado en la decisión de financiación por la que se aprueban los programas anuales de los Estados miembros. El período de elegibilidad concluye el 30 de junio del año N (2) + 2, lo cual significa que los costes relativos a un proyecto deben generarse antes de esta fecha.

2.

Se prevé una excepción al período de elegibilidad mencionado en el apartado 1 en caso de medidas de emergencia (véase el artículo 21, apartado 3 del acto de base) y de asistencia técnica a los Estados miembros (véase el punto IV.3).

1.

Los gastos corresponderán a los pagos efectuados por el beneficiario final. Los pagos se harán en forma de transacciones financieras (en efectivo), salvo la amortización.

2.

Por lo general, los gastos se justificarán mediante facturas oficiales. Cuando esto no sea posible, los gastos se justificarán mediante documentos contables o documentos justificativos de valor probatorio equivalente.

3.

Los gastos deben ser identificables y verificables. Además:

4.

En caso necesario, los beneficiarios finales deberán conservar copias certificadas de los documentos contables que justifiquen los ingresos y gastos que hayan generado los socios del proyecto de que se trate.

5.

El almacenamiento y tratamiento de los documentos contemplados en los apartados 2 a 4 deberá cumplir la legislación nacional sobre protección de datos.

1.

Los gastos de las acciones descritas en los artículos 3 y 5 del acto de base:

2.

Los socios del proyecto que estén registrados y establecidos en terceros países solo podrán participar en los proyectos a título gratuito, salvo en el caso de las organizaciones internacionales del sector público creadas por acuerdos intergubernamentales y las agencias especializadas creadas por tales organizaciones, el Comité Internacional de la Cruz Roja (CICR) y la Federación Internacional de las Sociedades Nacionales de la Cruz Roja y de la MEDIA Luna Roja.

1.

Los costes del personal destinado al proyecto, que incluyen los salarios reales más los gastos de la seguridad social y demás gastos obligatorios, son subvencionables siempre que correspondan a la política habitual del beneficiario en materia de remuneración.

2.

En el caso de las organizaciones internacionales, los gastos admisibles de personal pueden incluir las provisiones destinadas a cubrir las obligaciones y derechos legales relacionados con la remuneración.

3.

Los costes salariales correspondientes del personal de los organismos públicos son admisibles en la medida en que correspondan al coste de actividades que el organismo público afectado no llevaría a cabo si no se emprendiera el proyecto en cuestión; dicho personal se enviará en comisión de servicio o se asignará a la realización del proyecto por decisión escrita del beneficiario final.

4.

Los gastos de personal deberán detallarse en el presupuesto estimativo, indicando las funciones y el número de empleados.

1.

Los gastos de viaje y estancia son admisibles como gastos directos del personal o de las otras personas que participen en las actividades del proyecto y cuyo viaje sea necesario para la ejecución del proyecto.

2.

Los gastos de viaje serán subvencionables sobre la base de los costes reales. Los porcentajes de reembolso se calcularán sobre la base de la forma más barata de transporte colectivo y, por lo general, solo se permitirán vuelos para trayectos superiores a 800 kilómetros (ida y vuelta), o cuando el destino geográfico justifique el viaje por avión. En los casos en que se utilice un vehículo privado, el reembolso se hará normalmente bien sobre la base del coste correspondiente al transporte público, bien sobre la base de las tarifas abonadas por kilómetro con arreglo a las normas oficiales publicadas en el Estado miembro de que se trate o a las utilizadas por el beneficiario final.

3.

Las dietas serán subvencionables sobre la base de costes reales o de una dieta diaria. Cuando una organización tenga sus propios baremos de dietas diarias (gastos de estancia) estos deberán aplicarse dentro de los límites establecidos por el Estado miembro según la legislación y la práctica nacionales. Se entiende que las dietas cubren el transporte local (incluidos los taxis), el alojamiento, las comidas, las llamadas telefónicas locales y los extras.

1.

Los costes de adquisición de equipos solo son subvencionables si son esenciales para la ejecución del proyecto. Los equipos tendrán las características técnicas necesarias para el proyecto y cumplirá las normas y requisitos pertinentes.

2.

La elección entre arrendamiento financiero, alquiler o compra, deberá basarse en la opción menos costosa. No obstante, cuando el arrendamiento financiero o el alquiler no sean posibles por la breve duración del proyecto o la rápida amortización del valor, se aceptará la compra.

1.

Si los equipos se compran durante el período de duración del proyecto, el presupuesto deberá precisar si incluye el coste total o solo la parte de la amortización de los equipos que corresponda al período de tiempo en que se usaron para el proyecto y al porcentaje de uso real en el mismo. Dicho porcentaje se calculará según las normas nacionales aplicables.

2.

Los equipos comprados antes del período de duración del proyecto pero utilizados para fines del proyecto son subvencionables sobre la base de la amortización. No obstante, estos costes no serán subvencionables si los equipos se compraron inicialmente mediante una ayuda comunitaria.

3.

En cuanto a los artículos con un coste inferior a 20 000 EUR, será admisible el coste total de compra, siempre que los equipos se adquieran con anterioridad a los últimos tres meses del proyecto. Los artículos de un coste igual o superior a 20 000 EUR, solo serán admisibles sobre la base de la amortización.

1.

Cuando la adquisición de un bien inmueble resulte indispensable para la ejecución del proyecto y esté claramente vinculada a los objetivos del mismo, la compra del mismo, es decir, de un edificio ya construido, o la construcción de uno nuevo, será admisible para cofinanciación bajo las condiciones que se establecen a continuación, sin perjuicio de la aplicación de normas nacionales más estrictas:

2.

So reserva de lo dispuesto en el apartado 1, condición c), el coste total de las obras de restauración, modernización o renovación de los edificios serán admisibles hasta un importe máximo de 100 000 EUR. Por encima de dicho umbral, se aplicarán las condiciones c) y d) del apartado 1.

a)

el inmueble no se ha comprado mediante una ayuda comunitaria;

b)

el inmueble solo deberá utilizarse para la ejecución del proyecto. En caso contrario, solo será admisible la parte de los costes correspondiente al uso destinado al proyecto.

1.

Como norma general, los beneficiarios finales deberán tener la capacidad de gestionar por sí mismos los proyectos. El importe correspondiente a las tareas que se vayan a subcontratar en el ámbito del proyecto deberá indicarse claramente en el acuerdo de subvención.

2.

Los gastos relativos a los subcontratos siguientes no serán cofinanciados por el Fondo:

3.

Para todos los subcontratos, los subcontratistas se comprometerán a suministrar a los organismos de auditoría y control toda la información necesaria sobre las actividades subcontratadas.

1.

A los efectos de la ayuda, las compras realizadas por el beneficiario final para los grupos destinatarios y los reembolsos por parte del beneficiario final de los gastos efectuados por dichos grupos destinatarios son subvencionables bajo las siguientes condiciones especiales:

2.

En el caso de acciones que requieran la asistencia de personas que pertenezcan al grupo destinatario (por ejemplo, los cursos de formación), podrán distribuirse pequeños incentivos en metálico como ayuda complementaria a condición de que el total no ascienda a más de 25 000 EUR por proyecto y de que se distribuya por persona en cada acontecimiento, curso, etc. El beneficiario final conservará una lista de las personas, la hora y la fecha del pago y efectuará un seguimiento adecuado para evitar cualquier doble financiación y uso incorrecto de los fondos.

1.

Por razones debidamente justificadas, podrán permitirse excepciones a las normas de admisibilidad establecidas en la presente Decisión respecto a los gastos relacionados con medidas de emergencia, a condición de que estén aprobados en la Decisión de la Comisión por la que se autorizan dichas medidas.

2.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 21, apartado 3, del acto de base, el período de admisibilidad será de seis meses como máximo, lo que significa que los costes relativos a un proyecto deberán contraerse durante ese período.

1.

Los costes indirectos subvencionables de la acción son los costes que, en cumplimiento de las condiciones de admisibilidad contempladas en el punto I.1.1, no pueden definirse como costes específicos directamente vinculados a la realización del proyecto.

2.

No obstante lo dispuesto en los puntos I.1.1e) y I.5, los costes indirectos en los que se haya incurrido para la realización de la acción podrán subvencionarse mediante una financiación a tanto alzado de un importe máximo del 7 % del importe total de los costes directos subvencionables.

3.

Las organizaciones que reciban una subvención de funcionamiento del presupuesto de la Unión no podrán incluir costes indirectos en su presupuesto estimativo.

a)

el IVA, excepto cuando el beneficiario final justifique que no puede recuperarlo;

b)

rendimientos del capital, cargas de la deuda y del servicio de la deuda, intereses deudores, comisiones de cambio, pérdidas de cambio, provisiones para pérdidas o posibles deudas futuras, intereses adeudados, créditos de dudoso cobro, multas, sanciones económicas, gastos de pleitos y gastos excesivos e imprudentes;

c)

gastos de representación exclusivos del personal del proyecto; se admiten los gastos de recepción razonables para acontecimientos sociales justificados por el proyecto tales como un acto al final del proyecto o reuniones del equipo de dirección del proyecto;

d)

costes declarados por el beneficiario y cubiertos por otro proyecto o programa de trabajo que reciban una subvención comunitaria;

e)

compra de terrenos;

f)

contribuciones en especie.

1.

Todos los costes necesarios para la aplicación del Fondo por la autoridad responsable, la autoridad delegada, la autoridad de auditoría, la autoridad de certificación, o por otros organismos que cooperen en las tareas enumeradas en el apartado 2 serán subvencionables en concepto de asistencia técnica, dentro de los límites que se especifican en el artículo 16 del acto de base.

2.

Esto incluye las siguientes medidas:

3.

Las actividades de asistencia técnica deben realizarse y los pagos respectivos efectuarse después del 1 de enero del año indicado en la decisión de financiación por la que se aprueban los programas anuales de los Estados miembros. El período de admisibilidad se extiende hasta la fecha límite de presentación del informe final de ejecución del programa anual.

4.

Las licitaciones deberán celebrarse con arreglo a las normas nacionales de contratación pública establecidas en el Estado miembro.

5.

Los Estados miembros podrán aplicar medidas de asistencia técnica para este Fondo junto con medidas de asistencia técnica para todos o alguno de los cuatro Fondos. No obstante, en tal caso solo la parte de los costes utilizada en la ejecución de la medida común correspondiente a este Fondo podrá optar a la financiación por este Fondo, y los Estados miembros garantizarán que: