52007DC0501

[pic] | COMISIÓN DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS |

Bruselas, 5.9.2007

COM(2007) 501 final

COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO, AL COMITÉ ECONÓMICO Y SOCIAL EUROPEO Y AL COMITÉ DE LAS REGIONES

SOBRE LA POLÍTICA DE INSTALACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA COMISIÓN EN BRUSELAS Y LUXEMBURGO

COMUNICACIÓN DE LA COMISIÓN AL PARLAMENTO EUROPEO, AL CONSEJO, AL COMITÉ ECONÓMICO Y SOCIAL EUROPEO Y AL COMITÉ DE LAS REGIONES

SOBRE LA POLÍTICA DE INSTALACIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA COMISIÓN EN BRUSELAS Y LUXEMBURGO

1. INTRODUCCIÓN

En 1997, en Ámsterdam, los Estados miembros decidieron que la sede de la Comisión Europea se establecería en Bruselas y confirmaron la decisión de 8 de abril de 1965 que determina las actividades específicas que se instalarían en Luxemburgo.

Desde entonces, la Comisión definió en tres ocasiones las grandes líneas de su política inmobiliaria. Al compás de sus comunicaciones (en 1996, sobre la política inmobiliaria en Bruselas y Luxemburgo; en 1999, sobre la política inmobiliaria en Bruselas; y en 2003, sobre la política inmobiliaria y las infraestructuras en Bruselas[1]), la Comisión subrayó y confirmó los tres siguientes objetivos:

- Instalar los servicios de forma racional y mejorar las condiciones laborales del personal.

- Intensificar la política de compras.

- Reflejar el impacto de la política inmobiliaria de la Comisión en el entorno urbano bruselense, intensificando el diálogo con las autoridades belgas.

Desde 2003, la situación se modificó tanto en Bruselas como en Luxemburgo, hasta el punto de que se hizo necesario adaptar las políticas en vigor en este ámbito para tener en cuenta los objetivos fijados y la evolución del mercado. Además, la Comisión desea proseguir la armonización de las políticas aplicadas en Bruselas y Luxemburgo teniendo en cuenta las especificidades de ambas plazas.

Los cambios más notables afectan a: el precio medio de mercado, la superficie total ocupada en ambas ciudades, la creciente atención prestada al medio ambiente y la necesidad de reducir las emisiones de carbono de la Comisión, la seguridad y las relaciones con las autoridades de los países de acogida.

En este contexto, la Comisión expone en la presente Comunicación sus grandes orientaciones políticas y sus necesidades futuras, haciendo hincapié en los siguientes elementos:

- Elaboración de un plan estratégico a largo plazo relativo a las necesidades de espacio, en el que la Comisión basará sus principales opciones y requisitos en materia de nuevas implantaciones y desarrollo inmobiliario.

- Continuación de los esfuerzos de racionalización del actual parque inmobiliario, especialmente agrupando los servicios de la Comisión en un menor número de grandes edificios, lo que permitirá una utilización más eficaz del espacio en edificios modernos y adaptados a su función.

- En Bruselas, apoyo a la concepción y ejecución de la remodelación del "Barrio Europeo" por las autoridades belgas, barrio que por ahora se propone siga constituyendo el centro de actividad de la Comisión. Esta zona debería ser completada por el desarrollo de un número limitado de polos importantes fuera del barrio, lo que extendería geográficamente la presencia de la Comisión y ejercería una presión a la baja sobre los precios de los inmuebles.

- En Luxemburgo, confirmación de la zona de Kirchberg como polo principal de la Comisión.

- Revisión de la metodología de compra de edificios, con efecto a partir del 1 de enero de 2008, con el fin de obtener la mejor relación calidad-precio (en particular, explotando al máximo la posición negociadora de la Comisión) y de ofrecer transparencia al mercado.

- La combinación de estos elementos debería permitir invertir suficientemente en la aplicación de una serie de principios, especialmente contar con edificios medioambientalmente sostenibles y de gran calidad y mejorar las condiciones de trabajo del personal.

Estos elementos se refuerzan mutuamente. En paralelo a la cooperación actualmente existente con las autoridades locales, en particular, en el caso de Bélgica, con las de la región de Bruselas, que se comprometieron a facilitar la aplicación de este enfoque estratégico, la Comisión se encuentra en una posición privilegiada para suscitar una mejora sensible y duradera en materia de política inmobiliaria en interés de la institución, de su personal y de los países de acogida.

2. SITUACIÓN ACTUAL

2.1. Situación existente

2.1.1. Bruselas

A finales de junio de 2007, la Comisión ocupaba en Bruselas un espacio aproximado de 865 000 m², distribuidos en 61 edificios[2], y albergando en total a cerca de 22 000 empleados (funcionarios y agentes). La mayor parte de los edificios son pequeños o incluso muy pequeños (los inferiores a 15 000 m² representan dos tercios del parque inmobiliario total) y sólo 8 tienen una superficie superior a 20 000 m². En Bruselas, los locales de la Comisión[3] se agrupan esencialmente en tres zonas diferentes[4]:

- Barrio Europeo[5] (710 000 m² donde trabajan cerca de 19 000 miembros del personal).

- Zona de Beaulieu (80 000 m², 2 000 miembros del personal).

- Zona de Rue de Genève/Da Vinci (56 500 m², 1 250 miembros del personal).

2.1.2. Luxemburgo

En Luxemburgo, a finales de junio de 2007, la Comisión ocupaba alrededor de 125 000 m² de oficinas, distribuidas en 5 edificios y albergando en total a poco más de 3 740 empleados (funcionarios y agentes). Los locales de la Comisión se agrupan principalmente en dos barrios: Kirchberg y Gasperich.

2.1.3. Evolución general

Durante los diez últimos años, la Comisión ha aplicado una política general de adquisición de inmuebles, esencialmente mediante enfiteusis y generalmente por un período de 27 años. No obstante, la situación actual presenta una serie de puntos débiles, mucho de ellos puestos de relieve en los informes del Tribunal de Cuentas Europeo y corroborados en 2007 por las conclusiones del Servicio de Auditoría Interna. A pesar de la aprobación, en el pasado, de comunicaciones sobre la política inmobiliaria, la aplicación de los principios en ellas contenidos (algunos de los cuales se recogen en el presente documento) tropezó con problemas prácticos ligados a la introducción de cambios en un parque tan grande de edificios que en su mayoría son demasiado pequeños o no pueden adaptarse convenientemente. Además, solo habría sido posible efectuar cambios importantes con la participación activa y la colaboración de las autoridades competentes de los países de acogida, elemento que no se tuvo suficientemente en cuenta en el pasado.

Conviene pues reforzar y racionalizar el enfoque existente, definido por las anteriores comunicaciones sobre la política inmobiliaria, mediante:

- la planificación de las necesidades de espacio con una perspectiva suficientemente larga con el fin de evitar proceder a adquisiciones caso por caso o al alquiler de edificios. Esta tarea incumbirá esencialmente a los servicios OIB y OIL, a través del Marco Político Plurianual (MAPF), bajo la supervisión de Comités de Gestión respectivos de ambas Oficinas[6];

- un incremento de la prospección de mercado, la transparencia y la competencia en las adjudicaciones de contratos de los inmuebles[7];

- la limitación del número de edificios en el Barrio Europeo de Bruselas, con el fin de evitar una presión al alza sobre los precios;

- teniendo en cuenta el coste total de los edificios adquiridos y, en consecuencia, los importantes gastos de renovación que serán necesarios, a menudo antes incluso de que finalice el contrato de compra o usufructo. A este respecto, se realizará y completará un estudio antes de que finalice 2008;

- reforzando los actuales esfuerzos para reducir la dispersión de la Comisión en un gran número de edificios, lo que resulta en un aumento de los costes de las infraestructuras informáticas y de comunicación, y de gestión de los servicios conexos, que precisan de espacios suplementarios inútiles; ello impide a la Comisión realizar las economías de escala que podría generar una organización de su tamaño, reduce el impacto simbólico de la presencia de la institución en los países de acogida y dificulta la planificación urbana;

- teniendo en cuenta la necesidad de establecer nuevas relaciones con las autoridades del país de acogida y de reforzar las antiguas, en particular con la Región de Bruselas Capital. En este sentido, el grupo de trabajo "UE-Bélgica"[8] ha comenzado a desempeñar un papel útil;

- teniendo en cuenta la necesidad de intensificar los esfuerzos realizados hasta ahora para aumentar la eficacia del consumo de energía, con el fin de reflejar la creciente importancia que han adquirido en los últimos años las medidas de lucha contra el cambio climático.

Sobre la base de estos elementos, deberían lograrse mejoras reales. Gracias al desarrollo de edificios mucho más grandes y eficaces y a la capacidad de sacar un mejor partido de nuestra posición en el mercado inmobiliario al reforzar los elementos de competencia necesarios a distintos niveles (incluida una mejor prospección del mercado), será posible aportar las mejoras indispensables a los edificios y velar para que respondan a las necesidades de la Comisión y de su personal y se ajusten a las políticas generales abogadas por la Unión Europea.

2.2. Futuras necesidades de espacio en Bruselas y Luxemburgo

Desde 2003, las necesidades de espacio de la Comisión a corto, medio y largo plazo son objeto de un plan plurianual detallado[9] actualizado cada año (el MAPF), de acuerdo con el ciclo de Planificación Estratégica y Programación de la Comisión. En el plan se indica el número de metros cuadrados necesarios cada año y la fecha de expiración de los acuerdos de compra, contratos de alquiler y otros convenios[10]. Esta planificación a largo plazo, por un período de 15 años, será cada vez más el instrumento básico para que la Comisión pueda tomar sus principales decisiones estratégicas. Todas las decisiones futuras sobre los emplazamientos, los proyectos a medio plazo y el posible desarrollo de uno o varios nuevos polos deberán basarse en este plan y ser coherentes con él.

Bruselas

Además de los 2 500 miembros del personal que se han incorporado o se incorporarán a la Comisión en Bruselas en el período 2004-2008 como consecuencia de la llegada de 10 nuevos Estados miembros en 2004, otras 850 personas deberían ser contratadas en el marco de la adhesión de Bulgaria y Rumanía a partir de 2007. Este aumento de personal implicará, con relación a la situación actual[11], un aumento de las necesidades de espacio de oficinas de cerca de 35 000 m² durante los tres próximos años. Se prestará una especial atención al desarrollo de nuevas salas de conferencias.

Luxemburgo

Por lo que se refiere Luxemburgo, además del personal que ya incorporado o que va a hacerlo en el período 2004-2008 como resultado del ingreso de 10 nuevos Estados miembros, especialmente en el marco de la ampliación a Rumanía y Bulgaria, 200 personas deberían incorporarse. Esto supone, junto con el déficit de espacio ya existente, un aumento de las necesidades de espacio de oficinas de 12 000 m².

La actual política de consolidación de las infraestructuras informáticas y de alojamiento de los sistemas de información de las distintas Direcciones Generales en el Centro de Datos, considerar la posibilidad de una gran ampliación tanto del futuro Centro de Datos como de su nuevo Centro de Copias de Seguridad a una distancia que permita unas telecomunicaciones totalmente seguras de muy alto flujo. Ambos Centros se instalarían en los nuevos edificios de la Comisión y en particular en el Jean Monnet 2. Un estudio detallado sobre la rentabilidad de esta posibilidad será actualizado en 2007. No obstante, para contar con todas las garantías de seguridad, la Comisión prevé alquilar salas de ordenadores.

3. AUMENTAR LA EFICACIA Y LA COHERENCIA AGRUPANDO LOS SERVICIOS DE LA COMISIÓN EN UN MENOR NÚMERO DE EDIFICIOS MÁS GRANDES

Conviene racionalizar sensiblemente el actual parque inmobiliario agrupando los servicios en un número inferior de edificios más grandes (en principio, al menos de 50 000 a 100 000 m² por edificio o complejo de edificios). En la actualidad, la eficacia de los edificios (especialmente en términos de la relación entre la superficie neta utilizable y la superficie total) varía considerablemente y en muchos casos se ve limitada por su pequeño tamaño. Sería necesario evitar la dispersión de las DG en varios edificios y conseguir reunir a cada DG en un único edificio, dando prioridad en la adjudicación de nuevos edificios a las DG que están alojadas en edificios menos eficaces. Esto ofrece grandes posibilidades de incrementar la eficacia (utilización más racional del espacio, instalaciones comunes, infraestructuras de comunicaciones e informáticas y servicios conexos agrupadas y consolidadas, costes del control de accesos y de seguridad, gestión de los edificios, consumo de agua, calefacción y aire acondicionado, iluminación, ascensores y otros servicios) sin repercusiones negativas para el personal y permitiendo realizar economías.

4. MEJORAR LA CAPACIDAD DE ACCIÓN DE LA COMISIÓN EN EL MERCADO INMOBILIARIO

Hay dos vías principales para que la Comisión pueda mejorar su capacidad de acción en el mercado inmobiliario y sacar el mejor partido de su peso relativo a la hora de negociar condiciones ventajosas en materia de compras y de financiación:

4.1. Mayor competencia en el mercado: nueva metodología para la compra y el alquiler de edificios

Los actuales procedimientos de contratación pública respetan plenamente las exigencias del Reglamento Financiero (artículo 91 del Reglamento Financiero[12] y artículos 116.1 y 126.1.h) de las normas de desarrollo). Sin embargo, como lo confirma también el Servicio de Auditoría Interna, su concepción misma no permite lograr un grado de transparencia suficiente ni jugar con la competencia para obtener la mejor relación calidad-precio. Por ello, la Comisión considera necesario aumentar la transparencia y, por consiguiente, la competencia en el ámbito de los procedimientos de alquiler y compra de edificios. Se propone pues desarrollar una nueva metodología con el fin de perfeccionar los procedimientos existentes estipulados por el legislador para la firma de contratos inmobiliarios, incluyendo un elemento de prospección sistemática del mercado por la publicación de convocatorias de propuestas y estructurando y clarificando los procedimientos internos de la Comisión.

La metodología propuesta en la presente Comunicación tiene por objeto preservar el poder discrecional necesario para la Comisión en el ámbito de los contratos públicos inmobiliarios, garantizando al mismo tiempo la mejor relación calidad-precio. Aunque sigue encuadrándose en el marco de los procedimientos previstos por el Reglamento Financiero y sus Normas de Desarrollo, la metodología propuesta clarifica y precisa las fases del procedimiento relativas a la prospección y la negociación. Esta opción presenta la ventaja de ajustarse a la normativa en vigor y de mejorar la transparencia.

Se propone asimismo revisar el impacto de esta nueva metodología después de 3 años, prestando una particular atención a su eficacia.

La metodología propuesta se basa en cuatro principios:

- mejor información sobre el mercado gracias a la publicación anual de una estimación de las necesidades de la Comisión para el año en curso y los cuatro años siguientes. Esta información se publicará a principios de cada año en el Diario Oficial de la UE y en las páginas internet pertinentes de la Comisión y vendrá a añadirse al estudio sistemático realizado por la OIB/OIL sobre la disponibilidad de edificios.

- mayor competencia en el mercado por la publicación sistemática en el DOUE y en las páginas internet pertinentes de la Comisión de las necesidades específicas de todo nuevo proyecto inmobiliario y la instauración del principio de negociación sistemática y simultánea de las condiciones financieras con varios licitadores.

- mayor transparencia del procedimiento, tanto a nivel interno como externo, en particular mediante la publicación sistemática de:

- las exigencias mínimas para cada proyecto concreto;

- los criterios de exclusión;

- el resultado del procedimiento.

- mayor cooperación e interacción entre los servicios interesados de la Comisión gracias a la instauración de un comité multidisciplinar, el Comité Inmobiliario, encargado de emitir un dictamen dirigido al ordenador delegado[13] en todas las fases del procedimiento, y en particular con respecto a:

- especificaciones y funcionalidades de cada proyecto antes de su publicación;

- criterios de evaluación cada proyecto;

- evaluación y selección de los proyectos que deben negociarse;

- selección del proyecto finalmente seleccionado.

El Comité podrá solicitar en cualquier momento, y en especial en las fases clave del procedimiento, tanto internas como externas[14], asesoramiento externo con respecto a cualquier cuestión de naturaleza técnica o financiera.

La metodología propuesta prevé 6 fases:

- Fase preliminar: recopilación de las necesidades plurianuales y publicación en el DOUE y en las páginas internet pertinentes de la Comisión,

- Fase 1: sobre la base de la fase preliminar, censo de las necesidades anuales,

- Fase 2: publicación de las necesidades específicas,

- Fase 3: análisis de todos los proyectos recibidos; aceptación o rechazo de proyectos; análisis financiero comparativo de todas las ofertas válidas recibidas y preselección de tres proyectos,

- Fase 4: análisis técnico y negociación de las condiciones financieras de los 3 proyectos elegidos y selección de un proyecto para el lanzamiento de la fase 5,

- Fase 5: constitución del expediente técnico y análisis de las necesidades presupuestarias; redacción de los documentos contractuales para el proyecto seleccionado en la fase 4,

- Fase 6: consulta interservicios tras la conclusión de la fase 5 y firma del contrato.

El Comité Inmobiliario emitirá un dictamen consultivo tras las fases 1, 3, 4 y 5.

La Comisión se reservará el derecho a decidir en cualquier momento, justificándolo debidamente, no recurrir a esta nueva metodología por completo o en parte con el fin de garantizar la mejor relación calidad-precio posible.

Además, y con el fin de reforzar la transparencia e informar plenamente a los operadores del mercado de sus procedimientos, la Comisión publicará en 2008 una guía informativa sobre la nueva metodología y las condiciones aplicables en materia de arrendamiento y compra de inmuebles, cuyo objetivo será doble:

1. reunir y explicar los procedimientos internos y el marco jurídico que regulará la adjudicación de los contratos públicos de alquiler o compra de edificios, en virtud del Reglamento Financiero[15].

2. fijar las condiciones generales en las cuales la Comisión podrá comprar o alquilar edificios y explicar los procedimientos a seguir.

4.2. Examen de las posibilidades de mejores opciones y mecanismos de financiación

Uno de los principales criterios a la hora de una negociación inmobiliaria es el coste. Por ello, la Comisión hace un seguimiento permanente de las tendencias del mercado y busca lograr un buen equilibrio entre las necesidades de espacio y las perspectivas presupuestarias.

Basándose en la experiencia adquirida y como principio general, la Comisión proseguirá su política de compras desarrollada en años anteriores. Además de la estabilidad derivada de esta política, la Comisión también estableció un nuevo modo de financiación de las adquisiciones: la compra con pago aplazado[16], un sistema que jurídica y financieramente es más simple de aplicar que el sistema de arrendamientos de larga duración (enfiteusis) utilizado anteriormente. Sin embargo, para contar con cierta flexibilidad, la Comisión conservará una serie de edificios en régimen de alquiler o usufructo. Antes de que finalice 2008, se realizará un estudio para determinar el buen equilibrio entre adquisición, alquiler y usufructo, cuyos resultados serán utilizados para mejorar la actividad de la Comisión en este campo.

No obstante, con el fin de aprovechar por completo las ventajas potenciales del sistema de compra, es importante tener en cuenta plenamente el coste total durante la vida útil de los edificios; por ejemplo, los contratos de compra concluidos por un período de 27 años superan ampliamente la duración útil esperada de los edificios de oficinas (estimada en unos 20 años) antes de que sea necesaria una renovación. Esta política de compras tendrá repercusiones en los futuros costes de mantenimiento y renovación. Por eso la Comisión deberá integrar en su plan plurianual general las futuras renovaciones de edificios de los que es propietaria y encontrar soluciones para alojar al personal afectado. La necesidad de evacuar (incluso provisionalmente) los edificios objeto de renovación tendrá un impacto real en el parque inmobiliario, especialmente porque se precisará o resultará aconsejable recurrir a alquileres de corta duración o a la venta de edificios. Para responder a esta situación particular será necesario concebir mecanismos convenientes y estudiar cuidadosamente la viabilidad a nivel práctico, jurídico y presupuestario.

Aunque la compra seguirá siendo la opción por defecto, se examinará con todo detalle la viabilidad de nuevas soluciones de financiación, en paralelo a los mecanismos empleados hasta ahora, existiendo dos posibilidades:

- Conclusión de un arrendamiento con contrato de servicio por el cual el propietario del edificio se compromete a mantener un determinado nivel de servicio y comodidad durante la duración del contrato o de los convenios de colaboración entre los sectores público y privado.

- Acuerdos de financiación a través del Banco Europeo de Inversiones, como lo recomienda el Tribunal de Cuentas Europeo.

5. ESTRATEGIA SOBRE LA LOCALIZACIÓN DE LOS EDIFICIOS

5.1. La Comisión en Bruselas

Teniendo en cuenta sus necesidades de espacio y los recursos financieros disponibles, durante años la Comisión siguió una política limitada de diversificación y descentralización de sus espacios de oficinas fuera del Barrio Europeo, creando nuevos conjuntos en otros barrios de Bruselas en donde el desarrollo urbano ha sido igualmente importante. La definición de una estrategia clara a largo plazo requiere un enfoque revisado. Las tres opciones principales son las siguientes:

5.1.1. Conservar el Barrio Europeo y remodelarlo en un polo único donde se concentrarían todas las actividades, a excepción de los archivos y otros servicios auxiliares

Esta opción presenta la ventaja de crear una fuerte presencia simbólica en Bruselas, de aportar cohesión y una imagen pública, de maximizar las economías de escala, de reducir los desplazamientos en Bruselas y de contar con el pleno apoyo del personal, que mayoritariamente desea trabajar en el "barrio europeo"[17]. Esta opción requeriría una intensa reagrupación de los edificios existentes y la construcción de una importante serie de nuevos edificios. Sin embargo, debido a su magnitud, ello solo podría realizarse si la Comisión adopta el nuevo enfoque relativo a la utilización del espacio, lo que permitiría reducir suficientemente las necesidades totales. Es importante indicar que la reagrupación en un único polo reduciría el escaso margen de que dispone la Comisión para responder a futuras necesidades, limitaría algo las posibilidades de ampliación y aumentaría la presión sobre los precios inmobiliarios. Además, podría complicar la integración en el entorno local.

5.1.2. Varios polos, desarrollando el Barrio Europeo como centro de las actividades de la Comisión en paralelo al desarrollo de un máximo de tres grandes polos fuera del mismo

Este enfoque confirmaría la preponderancia del Barrio Europeo en Bruselas y requeriría una fuerte reagrupación así como importantes obras, al igual que ocurre con la opción 5.1.1.. Además, se desarrollarían progresivamente hasta un máximo de 3 polos (de acuerdo con los principios expuestos en la parte 6). En principio, el tamaño de cada polo debería ser suficiente para garantizar la viabilidad y permitir las economías de escala necesarias, es decir, una superficie de entre 100 000 y 250 000 m² por polo.

La elección de los polos adecuados debería efectuarse en estrecha colaboración con las autoridades locales y regionales, pero con arreglo a los datos de los que se dispone actualmente, existe una serie de localizaciones potenciales que podrían desarrollarse durante los 5 a 10 próximos años. Este enfoque presenta varias desventajas (desplazamientos suplementarios entre los polos así como una dispersión geográfica del personal y que podría generar costes suplementarios derivados de la necesidad de dotar a los polos de infraestructuras sociales como restaurantes, por ejemplo). Pero contar con varios polos ofrecería notables ventajas: respondería a las preocupaciones del Tribunal de Cuentas relativas a la necesidad de diversificar los emplazamientos para reducir la creciente presión sobre los precios de los inmuebles en el Barrio Europeo al introducir un importante factor de competencia; y las autoridades del país de acogida serían favorables la posibilidad de velar mejor por la utilización mixta del espacio en el Barrio Europeo.

5.1.3. Creación de un nuevo polo único fuera del Barrio Europeo que concentraría todas las actividades de la Comisión

Este enfoque supondría la construcción de una nueva "Ciudad Europea" en un terreno ya ocupado o todavía no construido situado fuera del Barrio Europeo. Presentaría la ventaja de reunir el conjunto de los servicios y del personal en un lugar moderno y adecuado y de ofrecer a la vez flexibilidad y posibilidades de ampliación y reorganización de los servicios. Las pesquisas preliminares han mostrado que existen una serie de lugares que serían viables. Sin embargo, esta opción conlleva algunos grandes inconvenientes: por una parte, el tiempo requerido para la elección, planificación y construcción de tal ciudad sería muy largo y no podría ejecutarse en un plazo razonable, lo que implicaría una enorme incertidumbre sobre la disponibilidad del emplazamiento. Por otra parte, la Comisión correría el riesgo de estar muy alejada de las otras instituciones.

* * *

En la fase actual, de estas tres opciones, la 5.1.2. parece ser la preferible.

5.2. La Comisión en Luxemburgo

Durante los años noventa, el aumento del personal y la necesidad de liberar varios edificios que la Comisión ocupaba en el Plateau du Kirchberg la obligaron a instalarse en el sur de la ciudad, en la zona de Gasperich. Este segundo polo tomó un carácter definitivo con la adquisición del edificio Euroforum, inicialmente destinado a los servicios de la DG TREN así como a otros servicios que requieren un nivel de protección muy elevado. A medio plazo, la Comisión abandonaría los edificios pequeños que ocupa en la zona de Gasperich al construirse el nuevo edificio Jean Monnet (JMO2) en el Kirchberg.

El permiso de explotación del edificio JMO1 existente expira en diciembre de 2014 y su uso por la Comisión para el período 2007-2014 será oficializado mediante la firma de un contrato de alquiler con el "Fonds d'Urbanisation" del Kirchberg.

El edificio JMO2, con una superficie total de 120 000 m², sustituiría a largo plazo al JMO1. Estaría situado en el Kirchberg, en un terreno que probablemente sería ofrecido a la Comisión por el Estado luxemburgués por el precio simbólico de un euro. Un protocolo de acuerdo establecería las normas de colaboración entre el Estado luxemburgués y la Comisión.

Las infraestructuras sociales del Kirchberg se construyeron en los años ochenta y su vida útil debería finalizar después de 2010. Por ello, hacia finales de 2007 la Comisión pondrá en marcha los estudios preliminares relativos a los emplazamientos y la definición de las necesidades para los próximos años. Provisionalmente se proponen soluciones como la ampliación de los actuales "Centres de la Petite Enfance". Por último, la Comisión debería también estudiar, con las otras instituciones, la posibilidad de contar con un centro interinstitucional dedicado a actividades sociales.

5.3. Las Agencias

Ya se ha puesto en marcha un debate interno sobre las Agencias, las Agencias Ejecutivas y los otros casos para los cuales se precisan espacios de trabajo (por ejemplo, para personal asociado al programa de investigación). Sobre la base de los resultados de este análisis, se definirán todos los elementos de la política inmobiliaria para estos casos, debiendo definirse los papeles respectivos de la OIB/OIL y de los servicios afectados. Dada la experiencia con la que cuentan la OIB/OIL, se supone que serían las responsables de conseguir y gestionar el espacio de oficinas para las Agencias Ejecutivas sobre la base de un acuerdo de nivel de servicios que defina, entre otros extremos, la remuneración por los servicios ofrecidos.

6. PRINCIPIOS APLICABLES A LA ARQUITECTURA Y A LA POLÍTICA INMOBILIARIA

Las ventajas de una mayor eficacia del parque inmobiliario, añadidas a una reducción del número de edificios ocupados, hacen posible aplicar una estrategia inmobiliaria articulada en torno a una serie de principios directores y de gestión estrechamente vinculados que conjuntamente forman un enfoque general y duradero que deberían permitir mejoras importantes en la calidad y naturaleza de los edificios y por consiguiente en la vida profesional del personal que los ocupa. Estos principios constituirán los criterios de referencia para la construcción o adquisición de nuevos edificios y servirán de base a la competencia entre los distintos polos de actividad potenciales de la Comisión.

Ante todo, el primer objetivo de la Comisión consiste en obtener la mejor relación calidad-precio para su parque inmobiliario, tanto presente como futuro. Al aplicar los principios enunciados en la presente Comunicación, la Comisión quiere garantizar que dispondrá en el futuro de edificios más eficaces en los cuales instalar sus servicios, en condiciones de comodidad al menos equivalentes e independientemente del lugar donde esté situado el edificio, respetando al mismo tiempo las limitaciones del acuerdo establecido por los Estados miembros en el marco de las perspectivas financieras.

A más largo plazo, el objetivo último de estas medidas es permitir a la Comisión mejorar la calidad de sus edificios e incrementar así el valor de su patrimonio eligiendo solo edificios de gran calidad, muy eficaces y situados en lugares estratégicos, por medio de procedimientos y negociaciones convenientes que respeten plenamente las limitaciones presupuestarias.

6.1. Dimensiones funcional y humana

Los edificios ocupados por la Comisión constituyen al mismo tiempo un fuerte símbolo de la presencia de la institución y ejercen una gran influencia sobre su entorno urbano. Por ello no deben interferir nunca en el paisaje sino contribuir positivamente a la vida de la ciudad. Como protagonista esencial del mercado inmobiliario, la Comisión seguirá normas muy ambiciosas para su propio desarrollo, esforzándose en mejorar la calidad de vida en sus barrios de implantación, en ofrecer al ciudadano una imagen positiva de Europa y en facilitar un ambiente de trabajo moderno y apropiado para el personal y los visitantes. Por consiguiente, la futura política inmobiliaria de la Comisión debería basarse en los siguientes principios:

6.1.1. Calidad de los edificios

Los edificios de la Comisión (y en particular los grandes proyectos emblemáticos) deberían ser notables desde el punto de vista arquitectónico, convirtiéndose en una especie de afirmación simbólica, apropiada y positiva, de la naturaleza de la presencia de la institución y ser al mismo tiempo muy eficaces. La Comisión opina que pueden obtenerse excelentes resultados en este ámbito participando o promoviendo las selecciones de concursos de arquitectura para todos sus grandes proyectos de desarrollo inmobiliario. El recurso a este tipo de concurso no debería generar costes suplementarios a largo plazo y sería neutral desde el punto de vista presupuestario. Los costes serían compensados por las previsibles repercusiones positivas en materia de calidad, funcionalidad y eficacia.

6.1.2. Integración en el entorno urbano

Los edificios de la Comisión deberían integrarse perfectamente en el entorno urbano donde están situados, favoreciendo un equilibrio armonioso entre edificios de uso profesional, residencial y comercial, ofreciendo un espacio público y permitiendo la integración social del personal en el país de acogida. Para garantizar en la medida de lo posible un uso mixto de los edificios, es necesario colaborar estrechamente con las autoridades locales y los planificadores y velar para que se tengan plenamente en cuenta los valores representados y defendidos por las instituciones europeas y la imagen de la Comisión, así como los aspectos de seguridad.

6.1.3. Comodidad del ambiente de trabajo

Aun teniendo presentes las limitaciones presupuestarias, es importante prestar atención al entorno físico en que trabaja el personal mediante la introducción, según las necesidades, de normas más flexibles y facilitando un ambiente de trabajo agradable, sano y moderno que sea a la vez atractivo y estimulante. En cualquier caso, y en particular si la hipótesis del punto 5.1.2. se materializa como está previsto, convendrá estudiar nuevos métodos de uso del espacio y del mobiliario, en particular una concepción de los puestos de trabajo en forma de oficinas abiertas. La extensión de prácticas como el teletrabajo, el horario flexible y el trabajo a tiempo parcial debería tener una influencia sobre las necesidades de la Comisión en espacio de oficinas. Los servicios comenzarán por analizar el impacto de estos nuevos métodos de trabajo, tanto en términos de calidad de vida como de economías posibles, y comunicarán los resultados del estudio.

Una parte de las ganancias de eficacia debería invertirse en mejorar la calidad del entorno de trabajo y el bienestar del personal, desde los materiales y accesorios hasta los equipos de oficina.

6.1.4. Acceso de personas discapacitadas

La accesibilidad a los edificios para las personas discapacitadas reviste una gran importancia. Todos los edificios recientemente adquiridos deberán pues disponer de un acceso para personas discapacitadas y progresivamente los edificios actuales serán adaptados.

6.1.5. Equipamientos sociales

Uno de los objetivos de la política de la Comisión relativa al "bienestar en el trabajo"[18] de su personal es permitir reconciliar mejor vida privada y profesional teniendo en cuenta los cambios de actitud ante el trabajo y las formas de trabajo, así como de la evolución de los papeles del hombre y la mujer.

La prestación de servicios de guardería de calidad es a este respecto un componente esencial de la política de la Comisión. Para seguir atendiendo la demanda de plazas en guarderías, guarderías postescolares y actividades durante las vacaciones escolares, queda claro que la Comisión debe conservar las estructuras de acogida existentes y crear otras nuevas.

Aunque hasta ahora se han encontrado soluciones provisionales en sucesivas ocasiones con el fin de atenuar en la medida de lo posible la escasez actual de plazas en las guarderías, la Comisión debe elaborar nuevos proyectos de guarderías para el barrio europeo o en zonas muy próximas y de acuerdo con la nueva política de polos de actividad. Una primera estimación muestra que es necesario disponer rápidamente de una o más estructuras con una capacidad de acogida para 450 niños. Antes de que finalice 2007, se elaborará un documento que analizará los futuros proyectos de guarderías y que será remitido a la autoridad presupuestaria[19].

Por otra parte, la Comisión seguirá velando por la existencia en el lugar de trabajo o en sus proximidades de cafeterías y restaurantes autoservicio que ofrezcan al personal una amplia gama de alimentos y bebidas sanos y de calidad.

6.1.6. Escuelas Europeas y servicios postescolares

Es primordial que la oferta de Escuelas Europeas en Bruselas y Luxemburgo permita responder totalmente a la demanda, lo que exigirá que las autoridades del país de acogida velen con más determinación para que la planificación y la apertura de nuevos establecimientos tengan lugar a su debido tiempo y para que las Escuelas Europeas se sitúen no lejos de los principales lugares de actividad o de residencia donde actualmente se concentra el personal de la Comisión, de acuerdo con esta política. Este enfoque responde a las necesidades legítimas del personal y de sus hijos y servirá también para reducir la contaminación que provoca el transporte (véase punto 6.2.2.).

Por lo que se refiere a las guarderías postescolares, una solución provisional permitió por ahora completar las instalaciones existentes, pero a más largo plazo está previsto crear una guardería central y/o otra estructura en el emplazamiento de la cuarta Escuela Europea. Se proseguirá la política de integración de las estructuras de acogida postescolar en las Escuelas Europeas. En Luxemburgo, las actuales guarderías se incrementarán en los dos próximos años. Además, en el período 2007-2010, en paralelo a la construcción de la segunda Escuela Europea, se creará una nueva estructura integrada que incluirá guardería de día y guardería postescolar.

6.1.7. Seguridad y salud

Deberá concederse una gran prioridad a la salud y la seguridad de las personas que trabajan en los locales de la Comisión, de forma que se respeten[20] las normas nacionales pertinentes, en la línea de las iniciativas adoptadas por la Comisión en el ámbito de la salud pública, en particular en relación con las dietas sanas, la actividad física y una correcta ergonomía en el lugar de trabajo. Por ejemplo, la Comisión está abierta a analizar las posibilidades de participar en un centro deportivo interinstitucional. También se prestará una especial atención a los aspectos de la contaminación atmosférica.

Visto el aumento considerable de los incidentes y atentados en Europa y en el mundo durante los últimos años, la Comisión es consciente de la necesidad de velar para que su personal y su patrimonio sean convenientemente protegidos contra todo ataque. A tal efecto, unas medidas de seguridad eficaces y proporcionadas que correspondan a la evaluación de las amenazas a las que están expuestas los edificios y servicios formarán parte integrante de la planificación y el funcionamiento de los emplazamientos existentes y futuros de la Comisión. Entre otros aspectos se deberá garantizar que todo edificio de reciente construcción respete las exigencias de seguridad, en particular, en materia de control de accesos.

6.2. Reducción de las emisiones de carbono de la Comisión

Existen todavía muchas posibilidades de reducir las emisiones de carbono de la institución por medio de su estrategia inmobiliaria, y ello en tres ámbitos: emisiones procedentes de los edificios, optimización del uso del transporte público y mejora de las sinergias en la gestión de los edificios. Tal como decidió en su revisión intermedia del Sexto Programa de Acción Comunitario en Materia de Medio Ambiente[21], la Comisión definirá una estrategia para reducir sus emisiones de CO2. En lo que respecta a sus edificios, dicha estrategia seguirá los principios establecidos en la presente Comunicación.

6.2.1. Reducción de emisiones

Es importante que los edificios actuales de la Comisión sigan reduciendo en la medida de lo posible sus emisiones de carbono y que los nuevos proyectos cumplan las normas medioambientales más exigentes con el fin de ser neutros desde el punto de vista de las emisiones. Esto tiene la doble ventaja de reducir las emisiones de gases de efecto invernadero y el gasto actual en energía.

- Por lo que se refiere a los edificios existentes , la Comisión obra desde hace tiempo en favor de un desarrollo sostenible, tanto a través de su acción legislativa y política como de su gestión cotidiana, como lo muestran sus iniciativas en materia de gestión medioambiental, como la decisión[22] adoptada en septiembre de 2001 de poner en marcha un proyecto piloto que aplica el Reglamento sobre el Sistema Comunitario de Gestión y Auditoría Medioambientales (EMAS)[23]. El resultado es que en Bruselas 7 edificios[24] han obtenido el certificado que prueba que respetan el EMAS y que unos 3 500 miembros del personal, a los cuales se añaden los prestadores de servicios que trabajan para la Comisión, han adoptado un comportamiento más responsable con respecto al medio ambiente en su trabajo y en todos los aspectos de su vida. El objetivo de la Comisión consiste en extender progresivamente el EMAS a sus principales edificios y todas las renovaciones se concentrarán en la eficacia energética.

- Con respecto a las nuevas construcciones y renovaciones , la Comisión seguirá un enfoque integrado y sinérgico teniendo en cuenta todas las fases del ciclo de vida de los edificios, desde el empleo de materiales reutilizables o reciclables en la construcción hasta la utilización racional de recursos naturales como la energía (con arreglo a la definición de la Directiva 2002/91/CE).

6.2.2. Movilidad

Por lo que se refiere a la movilidad, la localización de los edificios y su integración en la red de transporte público son factores importantes para reducir el impacto medioambiental de la Comisión y de su personal. Los principales edificios y polos de actividad de la Comisión deberían pues encontrarse cerca de los nudos de enlace de los transportes públicos (tren, metro y tranvía) o contar con un buen acceso al transporte público, que podría así ser utilizado para los trayectos entre domicilio y trabajo, para desplazarse entre los edificios de la Comisión y de otras instituciones de la Unión Europea así como para desplazarse a las Escuelas Europeas y guarderías. En este contexto, la Comisión recuerda su posición en el sentido de que no solo las guarderías sino también las Escuelas Europeas deberían situadas cerca de los principales lugares de actividad o residencia del personal, para contribuir a la reducción de la incidencia del transporte (y ayudar a las familias a reconciliar vida profesional y familiar).

Debería también ser posible acceder a los edificios en bicicleta con total seguridad, idealmente utilizando la red local de carriles para bicicletas. A este respecto es esencial que las autoridades del país adopten las medidas necesarias para facilitar la presencia de un número suficiente de conexiones de transporte público y otras infraestructuras, en el marco del actual plan de movilidad del personal de la Comisión en Bruselas (2006-2009)[25], que apoya y completa las iniciativas existentes destinadas a promover la utilización del transporte público y de otros medios de transporte respetuosos del medio ambiente. Deberían asimismo tomarse medidas para desarrollar la iniciativa del "Eurobus" en Bruselas así como con respecto al acuerdo con las autoridades de la ciudad de Luxemburgo para el uso del transporte público por el personal de la Comisión.

6.2.3. Sinergias en la gestión de los edificios

Convendría recurrir, en la medida de lo posible, a las últimas innovaciones tecnológicas, en particular a las plataformas integradas por protocolo internet, con el fin de integrar los distintos sistemas de gestión de los edificios (alarma, redes informáticas, control de accesos, mantenimiento y gestión, etc.) para facilitar la gestión de los edificios de la Comisión. La instauración de sistemas comunes debería permitir reducir aún más el consumo energético y también realizar otras economías al administrar y explotar más eficazmente los edificios.

7. APLICACIÓN DE LA POLÍTICA INMOBILIARIA DE LA COMISIÓN

7.1. Cooperación con las partes interesadas

7.1.1. Cooperación con las autoridades belgas

La Comisión concede gran importancia a aumentar la calidad de vida de su personal y de los habitantes del barrio europeo. A tal efecto, la Comisión pretende mejorar el aspecto físico de sus edificios y su integración en el entorno urbano bruselense. No obstante, ello solo puede hacerse con el apoyo de las autoridades belgas, factor decisivo para la exitosa aplicación de esta estrategia.

La Comisión anima por lo tanto a las autoridades belgas a reforzar aún más su coordinación a todos los niveles para garantizar una mayor coherencia entre los distintos aspectos de la política de acogida de las instituciones europeas en Bélgica. La Comisión llama aquí la atención sobre la necesidad de reconciliar dos aspectos del concepto de presencia de las instituciones europeas en Bélgica: el material (infraestructuras y logística) y el de personal. Este último incluye entre otros aspectos las guarderías (para las cuales la Comisión Europea tiene la responsabilidad pero las autoridades belgas desempeñan un papel en lo relativo a la puesta a disposición de edificios al corresponderles, en particular, expedir las autorizaciones necesarias) y las Escuelas Europeas (con respecto a las cuales el país de acogida tiene obligaciones claramente definidas en virtud de un convenio intergubernamental).

Además, la Comisión depende sobremanera de las autoridades belgas a la hora de adoptar las medidas necesarias para mejorar la política de transportes que repercute en su personal. La Comisión no es competente en este ámbito y dado que su margen de maniobra es limitado, resulta indispensable que las autoridades belgas desarrollen nuevas ideas y proyectos.

La Comisión seguirá tomando una parte activa en iniciativas como el grupo de trabajo UE-Bélgica, constituido para facilitar el diálogo entre las instituciones y las autoridades del país, y el "Fonds Quartier européen" (creado bajo los auspicios de la Fundación Roi Baudouin), que favorece la cooperación, el diálogo y los intercambios, y mejora la transparencia. En este marco, solicitará a las autoridades belgas que designen a los organismos competentes para abordar algunos de los problemas prácticos enumerados y para que le ayuden a seguir los avances logrados para resolverlos.

7.1.2. Cooperación con las autoridades luxemburguesas

Las relaciones con las autoridades luxemburguesas se canalizan a través del Ministerio de Asuntos Exteriores, encargado de la coordinación con los otros ministerios u organismos públicos del país. El Secretario General de dicho Ministerio participa regularmente en las reuniones de los jefes de administración de las instituciones europeas y órganos situados en Luxemburgo, lo que permite una cooperación en el ámbito de la política inmobiliaria, tanto entre las instituciones como con las autoridades locales. La Comisión invita a las autoridades luxemburguesas a mantener la cooperación existente con el fin de encontrar soluciones constructivas a todos los asuntos pendientes.

7.1.3. Cooperación con las otras instituciones europeas

La Comisión cuenta con una larga y rica experiencia en materia de cooperación con las otras instituciones y tiene intención de proseguirla. Por lo que se refiere a la cooperación interinstitucional, los contactos de la Comisión ponen claramente de manifiesto que las otras instituciones europeas están mayoritariamente satisfechas de los servicios que les presta. Sin embargo, existe un sentimiento generalizado de que la cooperación interinstitucional en los ámbitos administrados por las Oficinas de Infraestructura y Logística de la Comisión en Bruselas y Luxemburgo debería adaptarse a la demanda, de tal forma que las instituciones no deberían verse obligadas a cooperar salvo que decidan hacerlo voluntariamente. En la actualidad, las otras instituciones no desean la creación de una oficina interinstitucional que administre totalmente las actividades que incumben actualmente a las Oficinas de la Comisión. No obstante, la Comisión sigue estando abierta a cualquier debate sobre posibles medios de cooperación en el futuro sobre la base de iniciativas concretas destinadas a reforzar las economías de escala; en este contexto, sería importante definir, en cada caso, los papeles y responsabilidades de unos y otros, incluidas la carga de trabajo y las ventajas que ello supone para cada una de las instituciones.

7.2. Revisión de las normas aplicables a los edificios y condiciones de alojamiento

Con el fin de garantizar la buena aplicación de los principios directores expuestos en la presente Comunicación, los requisitos arquitectónicos establecidos por la política inmobiliaria de la Comisión se inscribirán en un documento sobre "Política arquitectónica", que se redactará para antes de que finalice 2008 con el fin de complementar al Manual de normas aplicables a los edificios (MIT)[26], que también será objeto de una revisión con el fin de tener en cuenta las últimas innovaciones tecnológicas y orientaciones en materia de salud y seguridad. Además, los servicios de la Comisión adoptarán un Manual sobre las condiciones de alojamiento que armonizará las normas y criterios técnicos que regularán la atribución de espacios a las Direcciones Generales y servicios de la Comisión en Bruselas y Luxemburgo, y elaborarán un nuevo programa para evaluar y mejorar, si fuere necesario, el "buen estado" de sus edificios. Con arreglo a la metodología propuesta, todos los nuevos proyectos serán evaluados con referencia a las normas establecidas en ambos Manuales.

[1] SEC(1996) 1095, COM(1999) 713, COM(2003) 755.

[2] Esta cifra incluye otros edificios como el Centro de Conferencias, los Archivos Históricos y los edificios sociales y logísticos. El espacio ocupado por las oficinas del personal de la Comisión es de 804 000 m², distribuido en 51 edificios.

[3] Contando las oficinas y otras infraestructuras.

[4] Algunos edificios, como los Archivos Históricos y las salas de ordenadores, están situadas en otras zonas y representan una superficie total de 18 500 m².

[5] El Barrio Europeo es el área delimitada por Cour St. Michel, Tour Madou, Boulevard Clovis y Square de Meeûs.

[6] Tal como se estipula en la Decisión de la Comisión C(2003)570/5, de 22.7.2003, que establece las normas administrativas aplicables a la OIB. Habida cuenta del impacto presupuestario de este tipo de decisiones, los dictámenes de los Comités de Gestión se emitirán sobre la base de un acuerdo previo de la DG BUDG sobre la dotación total del MAPF.

[7] Véase parte 4.1.

[8] Véase parte 7.1.1.

[9] Por el momento, este plan solo tiene en cuenta el espacio que necesita la Comisión, excluyendo a las Agencias Ejecutivas.

[10] Incluye las renovaciones cuando la vida útil del edificio ya ha sido superada.

[11] Véase parte 2.1.

[12] Este artículo define los principios de adjudicación y los procedimientos en el ámbito de la contratación pública.

[13] El Director de la OIB y el Director de la OIL.

[14] A dicho efecto, se concluirá un contrato marco entre la OIB/OIL con asesores especializados.

[15] Reglamento (CE, Euratom) n° 1605/2002 del Consejo.

[16] Este sistema permite a la Comisión comprar un edificio y pagarlo a lo largo de varios años (en general, 27). Los derechos de propiedad son transferidos a la Comisión el día de la compra.

[17] Encuesta al personal sobre la política de implantación inmobiliaria de la Comisión en Bruselas, realizada entre el 17 de enero y el 2 de febrero de 2007.

[18] SEC(2006) 500.

[19] Este documento analizará especialmente el estado actual de dos grandes proyectos (Cornet-Leman, Wagon-Lits) que sufren un retraso importante.

[20] Verificadas por la DG ADMIN.

[21] COM(2007) 225.

[22] Decisión C(2001)2591 de la Comisión, de 7 de septiembre de 2001, con el fin de aplicar el Reglamento EMAS a sus actividades.

[23] Reglamento (CE) n° 761 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 19 de marzo de 2001, por el que se permite que las organizaciones se adhieran con carácter voluntario a un sistema comunitario de gestión y auditoría medioambientales (EMAS).

[24] BERL, BRE2, BU-5/9, GUIM, HTWG, MO34 y SC11.

[25] SEC(2006) 344 – 14.3.2006.

[26] Este Manual, actualizado en junio de 2004, constituye el documento de referencia y una herramienta que permite apreciar la medida en que los edificios o proyectos propuestos a la Comisión respetan criterios cuantificables relativos, en particular, a las normas técnicas, la comodidad y la seguridad.