(1)   El Comité Mixto estará compuesto por representantes de la Unión y de las Islas Feroe.

El Comité Mixto estará copresidido por altos funcionarios o sus suplentes en representación de la Unión Europea y de las Islas Feroe.

La Unión y las Islas Feroe se notificarán recíprocamente el nombre, el cargo y los datos de contacto del funcionario que copresida el Comité Mixto en representación de la Unión y de las Islas Feroe. Dicho funcionario deberá ejercer la copresidencia en representación de la Unión o de las Islas Feroe hasta la fecha en que la Unión o las Islas Feroe hayan notificado a la otra Parte los datos de un nuevo copresidente.

Se considerará que el copresidente está autorizado a representar a la Unión o a las Islas Feroe hasta la fecha en que se hayan notificado a la otra Parte los datos de un nuevo copresidente.

(1)   La Secretaría del Comité Mixto («la Secretaría») estará compuesta por un funcionario de la Unión y un funcionario de las Islas Feroe. La Secretaría desempeñará las funciones que le atribuye el presente Reglamento Interno.

(2)   La Unión y las Islas Feroe se notificarán mutuamente el nombre, el cargo y los datos de contacto del funcionario que forme parte de la Secretaría del Comité Mixto en representación de la Unión o de las Islas Feroe. Se considerará que cada funcionario sigue actuando como miembro de la Secretaría en representación de la Unión o de las Islas Feroe hasta la fecha en que la Unión o las Islas Feroe hayan notificado los datos de un nuevo funcionario.

(1)   El Comité Mixto se reunirá al menos una vez al año y a petición de cualquiera de las Partes cuando así lo exijan circunstancias especiales.

(2)   En principio, se reunirá de forma alterna en Bruselas y en las Islas Feroe, a no ser que los copresidentes decidan otra cosa. Las reuniones también podrán celebrarse por videoconferencia o teleconferencia si así lo acuerdan los copresidentes.

(3)   Entre sus reuniones, el Comité Mixto trabajará de manera continua a través de cualquier medio de comunicación, especialmente mediante el intercambio de correos electrónicos.

(1)   Con un plazo razonable de antelación a cada reunión, la Unión y las Islas Feroe se informarán mutuamente a través de la Secretaría acerca de la composición prevista de sus delegaciones y especificarán el nombre y el cargo de cada miembro de la delegación.

(2)   Cuando proceda, los copresidentes podrán, de común acuerdo, invitar a expertos (es decir, personas que no sean funcionarios gubernamentales) a asistir a las reuniones del Comité Mixto para que aporten información sobre una cuestión específica, pero únicamente en las partes de la reunión en las que se debatan tales cuestiones específicas.

(3)   El representante de la Parte que organice y celebre la reunión fijará la fecha y el lugar previo acuerdo de la otra Parte.

(1)   La Unión y las Islas Feroe enviarán su correspondencia destinada al Comité Mixto a través de la Secretaría. Dicha correspondencia podrá enviarse en cualquier soporte escrito, incluido el correo electrónico.

(2)   La Secretaría garantizará que la correspondencia destinada al Comité Mixto se entregue a los copresidentes y se distribuya, cuando proceda, de conformidad con la regla 6.

(3)   Toda correspondencia procedente de los copresidentes o dirigida directamente a estos se transmitirá a la Secretaría y se distribuirá, cuando proceda, de conformidad con la regla 6.

(1)   La Secretaría elaborará un proyecto de orden del día provisional para cada reunión. Para ello, al menos cuatro semanas antes de la fecha de la reunión, el funcionario que actúe como miembro de la Secretaría de la Parte que celebre la reunión preparará un primer proyecto de orden del día provisional y, junto con los documentos relacionados con cada uno de los puntos incluidos en él, lo transmitirá al miembro de la Secretaría de la otra Parte para que formule observaciones. Una vez preparado por la Secretaría, el proyecto de orden del día provisional, junto con los documentos pertinentes, se transmitirá para aprobación a los copresidentes a más tardar diez días antes de la fecha de la reunión.

(2)   El orden del día provisional incluirá los puntos que hayan sido solicitados por las Partes. Toda solicitud de este tipo, junto con todos los documentos pertinentes, se presentará a la Secretaría a más tardar quince días antes del inicio de la reunión.

(3)   En casos excepcionales, los copresidentes podrán acordar una reducción de los períodos establecidos en los apartados 1 y 2.

(4)   El Comité Mixto aprobará el orden del día al principio de cada reunión.

(5)   En la reunión podrán añadirse puntos que no estén incluidos en el proyecto de orden del día, y podrán eliminarse, aplazarse o modificarse otros puntos incluidos en el proyecto de orden del día, siempre que las dos Partes estén de acuerdo.

(1)   Las reuniones del Comité Mixto no serán públicas, a no ser que los copresidentes decidan otra cosa.

(2)   Cada una de las Partes podrá decidir si publica las decisiones del Comité Mixto en su respectivo Diario Oficial o en línea, previa consulta con la otra Parte.

(3)   Si la Unión o las Islas Feroe presentan al Comité Mixto información que es confidencial o está protegida de toda divulgación en virtud de sus disposiciones legales y reglamentarias pertinentes, la otra Parte tratará esa información recibida como confidencial.

(4)   Cada Parte tramitará las solicitudes de acceso a los documentos del Comité Mixto de conformidad con sus disposiciones legales y reglamentarias pertinentes.

(5)   Si la Comisión Europea presenta al Comité Mixto información que es confidencial o está protegida de toda divulgación en virtud de su legislación pertinente en materia de seguridad de la información (1), las Islas Feroe garantizarán que la información recibida goce de un nivel de confidencialidad y protección comparable. Si las Islas Feroe presentan al Comité Mixto información que es confidencial o está protegida de toda divulgación en virtud de sus disposiciones legales y reglamentarias pertinentes, la Comisión Europea tratará la información recibida como confidencial.

(1)   Se levantará acta de todas las reuniones del Comité Mixto.

(2)   El funcionario que actúe como miembro de la Secretaría en representación de la Parte que celebre la reunión redactará el proyecto de acta de cada reunión en los quince días siguientes al final de la reunión, salvo decisión en contrario de los copresidentes. El proyecto de acta se enviará al miembro de la Secretaría de la otra Parte para que formule observaciones. Este último podrá formular observaciones en un plazo de treinta días a partir de la fecha de recepción del proyecto de acta.

(3)   El acta resumirá cada punto del orden del día, especificando cuando proceda:

El acta incluirá una lista de asistencia con el nombre, el cargo y la función de todos los participantes en la reunión.

(4)   Los copresidentes aprobarán y firmarán el acta en los dos meses siguientes a la reunión, o en cualquier otra fecha que decidan. Los copresidentes podrán acordar que la firma y el intercambio de copias electrónicas cumplen este último requisito. La versión auténtica del acta se conservará en los archivos de cada Parte.

(5)   En los dos días siguientes a la reunión del Comité Mixto, la Secretaría elaborará un resumen del acta para que los copresidentes lo aprueben lo antes posible. Una vez que los copresidentes del Comité Mixto hayan aprobado el texto resumido, las Partes podrán publicar el resumen del acta.

(1)   Cuando así lo disponga el artículo 14 del Acuerdo, las decisiones del Comité Mixto se adoptarán por consenso. La Secretaría registrará toda decisión con un número de serie y una referencia a la fecha de su adopción.

(2)   El Comité Mixto podrá adoptar decisiones por procedimiento escrito mediante canje de notas entre los copresidentes si las Partes del Acuerdo así lo deciden. Uno de los copresidentes podrá presentar por escrito al otro el texto de un proyecto de decisión en la lengua oficial del Comité Mixto, de conformidad con la regla 14. La otra Parte dispondrá de un mes, o de más tiempo cuando así lo especifique la Parte proponente, para manifestar su acuerdo con el proyecto de decisión. Si la otra Parte no manifiesta su acuerdo, la decisión propuesta se debatirá y podrá ser adoptada en la siguiente reunión del Comité Mixto. El proyecto de decisión se considerará adoptado una vez que la otra Parte manifieste su acuerdo y se registrará en el acta de la siguiente reunión del Comité Mixto.

(3)   Cada decisión será firmada por los copresidentes del Comité Mixto. Los copresidentes podrán acordar que la firma y el intercambio de copias electrónicas cumplen el requisito de la firma.

(4)   En las decisiones adoptadas por el Comité Mixto se especificará la fecha en la que surtan efecto.

(1)   De conformidad con el artículo 14, apartado 4, del Acuerdo, el Comité Mixto podrá decidir la creación o la disolución de un grupo de trabajo o un órgano consultivo compuesto por expertos. El Comité Mixto determinará la composición y las obligaciones de cada grupo de trabajo u órgano consultivo, y podrá modificarlas en caso necesario.

(2)   El grupo de trabajo u órgano consultivo podrá contribuir a los trabajos del Comité Mixto y ayudar en el desempeño de sus funciones, incluida, si así lo pide el Comité Mixto, la elaboración de informes o proyectos de decisión que deberán ser aprobados por el Comité Mixto.

(3)   El grupo de trabajo o el órgano consultivo se reunirá en caso necesario para el desempeño de sus tareas e informará al Comité Mixto.

(4)   El establecimiento y funcionamiento de un grupo de trabajo u órgano consultivo no impedirá que las Partes presenten cualquier tema en el Comité Mixto.

(5)   El Reglamento Interno del Comité Mixto se aplicará mutatis mutandis a los grupos de trabajo u órganos consultivos creados por el Comité Mixto.

(1)   La lengua oficial y de trabajo del Comité Mixto será el inglés.

(2)   Las deliberaciones del Comité Mixto se llevarán a cabo en inglés. El orden del día de la reunión, los documentos presentados al Comité Mixto y el acta de la reunión estarán redactados en inglés.

(3)   Las Decisiones del Comité Mixto se adoptarán en inglés.