52009DC0256

[pic] | ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ |

Βρυξέλλες, 8.6.2009

COM(2009) 256 τελικό

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ

Συγκεφαλαιωτική έκθεση των επιτευγμάτων της Επιτροπής στον τομέα της διαχείρισης για το 2008

ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΡΟΣ ΤΟ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΚΟΙΝΟΒΟΥΛΙΟ, ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΚΑΙ ΤΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙΟ

Συγκεφαλαιωτική έκθεση των επιτευγμάτων της Επιτροπής στον τομέα της διαχείρισης για το 2008

1. Εισαγωγή

Σύμφωνα με το άρθρο 274 της συνθήκης ΕΚ, η Επιτροπή έχει τη συνολική ευθύνη για την εκτέλεση του προϋπολογισμού της ΕΕ. Πρόκειται για ένα από τα σημαντικότερα καθήκοντα που έχουν ανατεθεί σε αυτήν, δεδομένου ότι ο προϋπολογισμός της ΕΕ αποτελεί σημαντικό εργαλείο για την υλοποίηση των πολιτικών της Ένωσης, και η αποτελεσματικότητα των δαπανών της ΕΕ έχει καθοριστική επιρροή στην ικανότητα της ΕΕ να ανταποκρίνεται στις προσδοκίες των πολιτών της.

Η επιχειρησιακή εκτέλεση του προϋπολογισμού ανατίθεται από το Σώμα των Επιτρόπων στους Γενικούς Διευθυντές, οι οποίοι ως «κύριοι διατάκτες», είναι υπεύθυνοι για τη χρηστή και αποτελεσματική διαχείριση των πόρων και για την εξασφάλιση κατάλληλων και αποτελεσματικών συστημάτων ελέγχου στις υπηρεσίες τους.

Οι Γενικοί Διευθυντές υποβάλλουν απολογισμό της άσκησης των καθηκόντων τους υπό μορφή ετήσιας έκθεσης δραστηριοτήτων (ΕΕΔ) [1], η οποία περιλαμβάνει υπογεγραμμένη δήλωση αξιοπιστίας που εστιάζεται στις ευθύνες τους ως κυρίων διατακτών και αφορά τη νομιμότητα και την κανονικότητα των χρηματοοικονομικών πράξεων. Οι ΕΕΔ αποτελούν το κύριο μέσο λογοδοσίας τους στο Σώμα των Επιτρόπων . Tο περιεχόμενο αυτών των εκθέσεων συζητείται με τον (τους) υπεύθυνο(ους) Επίτροπο (Επιτρόπους) πριν υπογραφεί από το Γενικό Διευθυντή.

Η Επιτροπή, με την υιοθέτηση της παρούσας έκθεσης, αναλαμβάνει την πολιτική της ευθύνη για τη διαχείριση που ασκήθηκε από τους Γενικούς Διευθυντές της και τους Προϊσταμένους Υπηρεσιών , σύμφωνα με τις δηλώσεις αξιοπιστίας και τις επιφυλάξεις που έχουν διατυπώσει στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων τους. Στην παρούσα έκθεση επισημαίνονται επίσης βασικά θέματα διαχείρισης που πρέπει να αντιμετωπιστούν κατά προτεραιότητα, τα οποία έχουν εντοπιστεί στις ΕΕΔ (ακόμη και αν δεν έχει χρειαστεί η διατύπωση επιφύλαξης) και προσδιορίζει τις κατευθυντήριες γραμμές των απαιτούμενων ενεργειών για την αντιμετώπιση των αδυναμιών που έχουν επισημανθεί.

Η παρούσα έκθεση είναι η τελευταία συγκεφαλαιωτική έκθεση που υιοθετείται κατά τη διάρκεια της θητείας της παρούσας Επιτροπής. Για να εξασφαλίσει μια άνευ επιφυλάξεων δήλωση αξιοπιστίας από το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο, η Επιτροπή κινητοποίησε κάθε δυνατή ενέργεια και εστίασε την προσοχή της σε θεμελιώδη θέματα όπως η απλοποίηση της νομοθεσίας, η εφαρμογή ενός ολοκληρωμένου πλαισίου εσωτερικού ελέγχου, η ενίσχυση του εποπτικού ρόλου της Επιτροπής για την επιμερισμένη διαχείριση των κονδυλίων της ΕΕ, και οι προσπάθειες για την επίτευξη συμφωνίας σχετικά με μια κοινή προσέγγιση αποδεκτού επιπέδου κινδύνου.

Η Επιτροπή είναι πεπεισμένη ότι, παρόλο που υπάρχουν ακόμη περιθώρια βελτίωσης, την τελευταία πενταετία έχει επιτευχθεί σημαντική πρόοδος στη διαχείριση των κονδυλίων σε σημαντικούς τομείς δαπανών της ΕΕ, και ιδίως στους τομείς της συνοχής, της έρευνας και της γεωργίας. Η πρόοδος αυτή έχει καταστεί δυνατή χάρη στις σημαντικές αλλαγές των συστημάτων διαχείρισης και ελέγχου, των μεθόδων εργασίας και της νοοτροπίας.

2. Ενίσχυση των βάσεων της δήλωσης αξιοπιστίας

2.1. Βελτίωση των μηχανισμών ελέγχου για να εξασφαλιστεί η νομιμότητα και η κανονικότητα των πράξεων σε όλη την Επιτροπή

Το 2008, η Επιτροπή υλοποίησε τις δεσμεύσεις που είχε αναλάβει στην συγκεφαλαιωτική έκθεση του 2007 όσον αφορά μέτρα για την ενίσχυση των μηχανισμών ελέγχου για την εξασφάλιση της νομιμότητας και της κανονικότητας. Θεωρεί ότι επιτυγχάνεται σταθερή πρόοδος στον τομέα της αποτελεσματικής διαχείρισης του κινδύνου. Τον Οκτώβριο του 2007, η Επιτροπή εξέδωσε ανακοίνωση για την αναθεώρηση των προτύπων εσωτερικού ελέγχου και του πλαισίου στο οποίο βασίζονται[2], με την αντικατάσταση των αρχικών 24 με 16 πρότυπα εσωτερικού ελέγχου για αποτελεσματική διαχείριση. Το νέο σύστημα άρχισε να ισχύει την 1η Ιανουαρίου 2008. Για πρώτη φορά, ζητήθηκε ρητά από τις υπηρεσίες της Επιτροπής η συναγωγή συμπερασμάτων όσον αφορά την αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου στις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων τους. Σχεδόν όλες οι υπηρεσίες συμπεριέλαβαν ένα ειδικό συμπέρασμα για την συνολική αποτελεσματικότητα των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου και προσδιόρισαν, κατά περίπτωση, τις ενέργειες για την αντιμετώπιση των αδυναμιών.

Οι ενέργειες αυτές αφορούν τόσο τις υπηρεσίες της Επιτροπής όσο και τους εταίρους που ευθύνονται για την εφαρμογή τους (ιδίως τα κράτη μέλη) και δόθηκε ισχυρή ώθηση στον τομέα αυτό με την έκδοση του «σχεδίου δράσης για την ενίσχυση του εποπτικού ρόλου της Επιτροπής στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης των διαρθρωτικών ενεργειών» [3] το Φεβρουάριο του 2008. Η πιο πρόσφατη έκθεση για την εφαρμογή του σχεδίου αυτού δημοσιεύτηκε στις αρχές του 2009[4]. Το βασικό συμπέρασμα στο οποίο καταλήγει είναι ότι έχει επιτευχθεί σημαντική πρόοδος. Στα κυριότερα σημεία της έκθεσης αναφέρεται ότι η Επιτροπή:

- επόπτευσε επαρκώς τη διαδικασία των ετήσιων περιλήψεων παρέχοντας σαφείς οδηγίες και αντιμετωπίζοντας τις περιπτώσεις μη συμμόρφωσης (εκτίμηση που αναφέρει επίσης το Ελεγκτικό Συνέδριο στην ετήσια έκθεσή του)·

- αντέδρασε αυστηρότερα σε περιπτώσεις εντοπισμού ανεπαρκειών των συστημάτων εκδίδοντας 10 επίσημες αποφάσεις αναστολής ενδιάμεσων πληρωμών (έναντι μίας το 2007)·

- απέδειξε ότι είναι σε θέση να υποβάλλει εγκαίρως ακριβείς πληροφορίες για τις διορθώσεις που προκύπτουν από τη δική της ελεγκτική της δραστηριότητα μέσω των τριμηνιαίων εκθέσεων για τις δημοσιονομικές διορθώσεις·

- αύξησε αισθητά τον όγκο των δημοσιονομικών διορθώσεων σχετικά με προγράμματα και σχέδια για την περίοδο 2000-2006 που εφαρμόσθηκαν το 2008 για το ΕΤΠΑ, το ΕΚΤ και το Ταμείο Συνοχής – από 288 εκατ. EUR το 2007 σε περισσότερο από 1,5 δισεκατ. το 2008·

- εφάρμοσε τις προγραμματισθείσες δράσεις έτσι ώστε να καταστούν αποτελεσματικότεροι οι έλεγχοι πρωτοβάθμιας διαχείρισης, μεταξύ άλλων με στοχοθετημένους ελέγχους, την έκδοση κατευθυντηρίων οδηγιών, εκπαίδευση και την οργάνωση σεμιναρίων.

Το 2008, η Επιτροπή πραγματοποίησε επίσης ανάλυση της επίπτωσης του « Σχεδίου δράσης της Επιτροπής για ένα ολοκληρωμένο πλαίσιο εσωτερικού ελέγχου» [5] , που είχε εκδοθεί στις αρχές του 2006 στο πλαίσιο της στρατηγικής της Επιτροπής για την εξασφάλιση μιας δήλωσης αξιοπιστίας χωρίς επιφυλάξεις . Η τελική έκθεση δημοσιεύτηκε το Φεβρουάριο του 2009[6]. Στην ανακοίνωση διαπιστώνεται σημαντική πρόοδος στην ενίσχυση των συστημάτων εσωτερικού ελέγχου κατά τη διάρκεια της θητείας της Επιτροπής.

Βασικό στοιχείο για τη δημιουργία εύλογης ασφάλειας είναι ο ρόλος του εσωτερικού ελέγχου . Το 2008, ολοκληρώθηκε εξωτερικός έλεγχος ποιότητας της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου της Επιτροπής (IAS), στο πλαίσιο του οποίου πιστοποιήθηκε ότι οι ελεγκτικές δραστηριότητες εντός της Επιτροπής συμμορφώνονται εν γένει με τα πρότυπα και τον κώδικα δεοντολογίας του Ινστιτούτου Εσωτερικών Ελεγκτών. Μετά την πιστοποίηση αυτή, αναλήφθηκαν ενέργειες για να ενισχυθεί η αποτελεσματικότητα της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου (IAS), μεταξύ των οποίων ο λεπτομερέστερος ορισμός του ελεγκτικού περιβάλλοντος, η ποιοτική αξιολόγηση του πεδίου που καλύπτει η ο έλεγχος και η εντατικοποίηση του σχεδιασμού και της αξιολόγησης κινδύνου για την προώθηση μιας ενιαίας προσέγγισης ελέγχου, καθώς και η σύσταση ομάδας χρηστών της έκθεσης ελέγχου η οποία επεξεργάστηκε ένα αναθεωρημένο υπόδειγμα έκθεσης εσωτερικού ελέγχου, καθώς και ένα πλήρες πρόγραμμα επαγγελματικής εκπαίδευσης για τους εσωτερικούς ελεγκτές.

Όσον αφορά την καλλιέργεια νοοτροπίας ελέγχου, το 2008, η Επιτροπή Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου (APC) της Επιτροπής βεβαίωσε ότι οι υπηρεσίες της Επιτροπής συνεχίζουν να πραγματοποιούν σημαντική πρόοδο στην εφαρμογή ισχυρών συστημάτων εσωτερικού ελέγχου. Το 2008, η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου δεν εξέδωσε καμία απολύτως κρίσιμη σύσταση (σε σχέση με 6 το 2007). Επίσης, η αποδοχή των συστάσεων της υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου το 2008 έφθασε σε σχεδόν 100%. Παρόλο που υπήρξε προφανώς θετική τάση όσον αφορά τη συνέχεια που δόθηκε σε αυτές, η έγκαιρη εφαρμογή των «κρίσιμων» και «ιδιαίτερα σημαντικών» συστάσεων εξακολουθεί να αποτελεί σημαντική πρόκληση.

Η Επιτροπή Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου προέβη σε τακτικές εξακριβώσεις της συνέχειας που δόθηκε στις συστάσεις που έγιναν στο πλαίσιο ελέγχων και επέστησε την προσοχή των αρμόδιων Επιτρόπων και, κατά περίπτωση, του Σώματος των Επιτρόπων, σε ασυνήθιστες καθυστερήσεις και σε εναπομένοντες κινδύνους οι οποίοι δεν αντιμετωπίζονται ικανοποιητικά.

Η Επιτροπή θα συνεχίσει να αποδίδει ύψιστη προτεραιότητα στην αξιολόγηση της εφαρμογής του εσωτερικού ελέγχου και στην έγκαιρη αντιμετώπιση των αδυναμιών που επισημαίνονται.

Η Επιτροπή έχει δώσει την εντολή σε όλες τις υπηρεσίες της να εξασφαλίζουν την ταχεία και αποτελεσματική εφαρμογή όλων των συστάσεων που γίνονται αποδεκτές μετά από ελέγχους, δίνοντας ιδιαίτερο βάρος σε εκείνες που θεωρούνται «κρίσιμες» ή «πολύ σημαντικές».

2.2. Βελτίωση της σαφήνειας και της συνοχής των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων (ΕΕΔ)

Μετά τα συμπεράσματα της συγκεφαλαιωτικής έκθεσης του 2007, για τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων (ΕΕΔ) του 2008 η Γενική Γραμματεία και η Γενική Διεύθυνση Πρoϋπoλoγισμoύ έλαβαν περαιτέρω μέτρα για να εξασφαλίσουν ότι οι εκθέσεις και οι δηλώσεις παρουσιάζουν μια συνεκτική αξιολόγηση των συστημάτων εποπτείας και ελέγχου, με σαφείς επεξηγήσεις των λόγων και των διαδικασιών ελέγχου που οδηγούν στην απουσία, τη διατύπωση ή την άρση επιφυλάξεων.

Στις αρχές του 2009, κατά την προετοιμασία της επίσημης αξιολόγησης από ομότιμους, οι κεντρικές υπηρεσίες πραγματοποίησαν διμερείς συσκέψεις με Γενικούς Διευθυντές που είχαν διατυπώσει στο παρελθόν επιφυλάξεις ή/και είχαν ενδεχομένως επιφυλάξεις το 2008, προκειμένου να καταστεί δυνατή η εναρμόνιση των προσεγγίσεων για την παρουσίαση των στοιχείων στα οποία στηρίζεται η απόφαση άρσης ή διατύπωσης επιφυλάξεων.

Κατά τη διάρκεια της αξιολόγησης από ομότιμους εντοπίστηκαν ορισμένα προβλήματα που θα μπορούσαν να επηρεάσουν την ποιότητα των αποδεικτικών στοιχείων που παρέχονται από τις ΕΕΔ, και ιδίως την παρουσίαση των αποτελεσμάτων των ex-ante και ex-post ελέγχων που χρησιμεύουν ως βάση για τη δήλωση αξιοπιστίας.

Παρόλο που οι προσπάθειες που καταβλήθηκαν μέχρι στιγμής για την εξασφάλιση ομοιόμορφου επιπέδου ποιότητας για τις ΕΕΔ αρχίζουν να αποδίδουν καρπούς, θεωρείται σκόπιμο να αναλυθούν όλοι οι παράγοντες που επηρεάζουν την ποιότητα των ΕΕΔ, έτσι ώστε να στοχοθετηθεί καλύτερα η υποστήριξη που μπορούν να προσφέρουν οι κεντρικές υπηρεσίες, καθώς και τα μέτρα που θα πρέπει να ληφθούν από τις επιμέρους Γενικές Διευθύνσεις και τις υπηρεσίες.

Η Επιτροπή έδωσε την εντολή στη Γενική Γραμματεία και στη Γενική Διεύθυνση Προϋπολογισμού να πραγματοποιήσουν αξιολόγηση των παραγόντων που επηρεάζουν την ποιότητα των ΕΕΔ και να λάβουν μέτρα για την έγκαιρη βελτίωση της ποιότητάς τους για τις εκθέσεις δραστηριοτήτων του 2009.

3. Εγγυήσεις αξιοπιστιασ που διδονται μέσω των ετήσιων εκθέσεων δραστηριοτήτων και επιφυλάξεις που διατυπώνονται από τους Γενικούς Διευθυντές

Αφού εξέτασε τις ετήσιες εκθέσεις δραστηριοτήτων, και ιδίως τις δηλώσεις που υπέγραψε κάθε Γενικός Διευθυντής, η Επιτροπή παρατηρεί ότι όλοι έχουν παράσχει εύλογες εγγυήσεις αξιοπιστίας για την κατάλληλη χρήση των πόρων και ότι οι διαδικασίες ελέγχου που εφαρμόστηκαν παρέχουν τις απαιτούμενες εγγυήσεις για τη νομιμότητα και την κανονικότητα των σχετικών πράξεων. Ορισμένοι Γενικοί Διευθυντές διαπίστωσαν ότι εξακολουθούν να υπάρχουν αδυναμίες και διατύπωσαν επιφυλάξεις στην ΕΕΔ τους, χωρίς ωστόσο να αμφισβητήσουν το συνολικό επίπεδο των εγγυήσεων αξιοπιστίας που δόθηκαν .

Κατά την περάτωση της διαδικασίας υποβολής των εκθέσεων, διατυπώθηκαν 15 επιφυλάξεις σε όλη την Επιτροπή. Αυτό συνιστά μείωση σε σχέση με την ίδια περίοδο του προηγούμενου έτους, γεγονός που επιβεβαιώνει τη σταθερή πτωτική τάση του αριθμού των επιφυλάξεων που διατυπώνονται (17 για τις ΕΕΔ του 2007, 20 για τις ΕΕΔ του 2006). Η έκταση των επιφυλάξεων όσον αφορά την επιμερισμένη διαχείριση παρουσίασε επίσης κάποια μείωση (λιγότερα προγράμματα και κράτη μέλη που καλύπτονται).

Συνολικά, 12 Γενικοί Διευθυντές διατύπωσαν επιφυλάξεις το 2008 (13 το 2007), ενώ τρεις εξ αυτών διατύπωσαν δύο επιφυλάξεις έκαστος. Κατέστη δυνατή η άρση τεσσάρων επιφυλάξεων που είχαν διατυπωθεί το 2007. Όπως συνέβη και το 2007, η πλειοψηφία των επιφυλάξεων που διατυπώθηκαν το 2008 αφορούσε είτε την ποιότητα των συστημάτων ελέγχου των κρατών μελών είτε σφάλματα που εντοπίστηκαν στο επίπεδο των δικαιούχων. Επτά επιφυλάξεις αφορούσαν θέματα που είχαν επιπτώσεις στη φήμη της υπηρεσίας ή της Επιτροπής.

Τα αποτελέσματα της ανάλυσης των ΕΕΔ, καθώς και οι επιφυλάξεις και οι εγγυήσεις που δόθηκαν από τους Γενικούς Διευθυντές, εξετάζονται στο τμήμα αυτό και, όταν απαιτείται, εκτιμώνται με βάση την αξιολόγηση του Ελεγκτικού Συνεδρίου για το 2007[7].

3.1. Συνοχή, γεωργία και φυσικοί πόροι

3.1.1. Συνοχή

Η πολιτική συνοχής αντιπροσωπεύει μια από τις βασικές πολιτικές της ΕΕ, που εφαρμόζεται με τα κράτη μέλη στο πλαίσιο της «επιμερισμένης διαχείρισης». Το 2008, Επιτροπή υλοποίησε τη δέσμευσή της να εφαρμόσει δράσεις που έχουν ήδη ξεκινήσει ή νέες δράσεις στην «Ανακοίνωση για σχέδιο δράσης για την ενίσχυση του εποπτικού ρόλου της Επιτροπής στο πλαίσιο της επιμερισμένης διαχείρισης των διαρθρωτικών ενεργειών (βλ. τμήμα 2.1 ανωτέρω).

Επιπλέον, χάρη στις ενέργειες που ανέλαβε η Επιτροπή τα τελευταία χρόνια, στην ετήσια έκθεσή του για το 2007, το Ελεγκτικό Συνέδριο θεώρησε ότι συντελέστηκαν ορισμένες βελτιώσεις στα συστήματα ελέγχου του τομέα της πολιτικής συνοχής. Ενώ στην έκθεσή του για το 2006 το Ελεγκτικό Συνέδριο είχε θεωρήσει ότι τόσο τα συστήματα όσο και οι πράξεις δαπανών για διαρθρωτικές δράσεις ήταν στο «κόκκινο», το 2007 έδωσε «κίτρινο φως» στα συστήματα ελέγχου[8].

Ωστόσο, το επίπεδο των σφαλμάτων στις δαπάνες που δηλώθηκαν από τα κράτη μέλη και επιστράφηκαν από την Επιτροπή στο πλαίσιο των προγραμμάτων που εντάσσονται στο κεφάλαιο «Συνοχή» οδήγησε το Ελεγκτικό Συνέδριο να θεωρήσει ότι τομέας αυτός βρίσκεται στο «κόκκινο» όσον αφορά τις πράξεις – το μόνο «κόκκινο» σημείο που απομένει στην έκθεσή του για το 2007.

Τα διορθωτικά μέτρα που λήφθηκαν από την Επιτροπή το 2008 οδήγησαν σε αύξηση των δημοσιονομικών διορθώσεων :

- Όσον αφορά το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης (ΕΤΠΑ) και το Ταμείο Συνοχής, οι δημοσιονομικές διορθώσεις το 2008 ανήλθαν σε 1 041 εκατ. EUR (368 εκατ. EUR σε σχέση με την περίοδο 1994-1999 και 673 εκατ. σε σχέση με την περίοδο 2000-2006). Στα τέλη του 2008, ήταν εν εξελίξει 103 διαδικασίες (που κάλυπταν περίπου 145 προγράμματα) για την περίοδο προγραμματισμού 2000-2006, για την οποία το εκτιμώμενο ποσό των δημοσιονομικών διορθώσεων είναι περίπου 950 εκατ. EUR, και 55 διαδικασίες (που κάλυπταν περίπου 58 προγράμματα) για την περίοδο προγραμματισμού 1994-1999, για την οποία το εκτιμώμενο ποσό των δημοσιονομικών διορθώσεων είναι περίπου 1,2 δισεκατ. EUR.

- Το 2008, οι δημοσιονομικές διορθώσεις για το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο (ΕΚΤ) ανήλθαν σε 521,7 εκατ. EUR (25,7 εκατ. EUR σε σχέση με την περίοδο 1994-1999 και 496 εκατ. EUR σε σχέση με το την περίοδο 2000-2006). Επιπλέον, στα τέλη του 2008, είχαν δρομολογηθεί άλλες 14 διαδικασίες δημοσιονομικών διορθώσεων για την περίοδο 1994-1999 (το εκτιμώμενο ποσό της συμπληρωματικής διόρθωσης ανέρχεται σε 387 εκατ. EUR) και κινήθηκαν 13 επιπρόσθετες διαδικασίες για την περίοδο 2000-2006 (το εκτιμώμενο ποσό της συμπληρωματικής διόρθωσης ανέρχεται σε 257 εκατ. EUR βάσει επιστολών εκ των προτέρων αναστολής που απεστάλησαν στα κράτη μέλη στα τέλη του 2008). Χάρη στην προληπτική προσέγγιση που εφαρμόστηκε το 2008, οι πληρωμές που διακόπηκαν έφθασαν σε 1,3 δισεκατ. EUR για όλα τα εκκρεμή επιχειρησιακά προγράμματα. Η διακοπή ορισμένων πληρωμών είχε ως αποτέλεσμα πολύ χαμηλό επίπεδο σημαντικότητας του κινδύνου.

Όταν εντοπίζονται σημαντικές αδυναμίες, οι Γενικοί Διευθυντές που είναι υπεύθυνοι για τα διαρθρωτικά ταμεία διατυπώνουν συστηματικά επιφύλαξη, εκτός εάν υπάρχουν αξιόπιστα ελεγκτικά τεκμήρια ότι οι εθνικές αρχές εφαρμόζουν πραγματικά σχέδιο δράσης για τη διόρθωση της αδυναμίας και έχουν διαπιστωθεί τα πρώτα αποτελέσματα.

Στην έκθεσή της για την εφαρμογή του σχεδίου δράσης, η Επιτροπή αναγνώρισε ότι το σχέδιο δράσης αντιμετωπίζει τόσο τα αίτια όσο και τα αποτελέσματα του υψηλού ποσοστού σφαλμάτων που διαπιστώθηκαν από το Ευρωπαϊκό Ελεγκτικό Συνέδριο στις δαπάνες για διαρθρωτικές δράσεις, αλλά ότι απαιτείται περισσότερος χρόνος πριν να καταστεί δυνατή η μέτρηση των επιπτώσεων των δράσεων αυτών με τη μείωση του ποσοστού σφαλμάτων στο επίπεδο των ενδιάμεσων επιστροφών.

Στη συνέχεια παρατίθεται σύντομη περίληψη των επιφυλάξεων που διατύπωσαν Γενικοί Διευθυντές στον τομέα «Συνοχή»:

- Όσον αφορά το Ευρωπαϊκό Ταμείο Περιφερειακής Ανάπτυξης (ΕΤΠΑ) , ο Γενικός Διευθυντής που είναι αρμόδιος για την περιφερειακή πολιτική διατύπωσε επιφύλαξη για τέσσερα κράτη μέλη (Βέλγιο, Γερμανία, Ιταλία και Ισπανία) και 21 προγράμματα INTERREG. Διατύπωσε επίσης επιφύλαξη σχετικά με τη διαχείριση του Ταμείου Συνοχής στον τομέα της οδοποιίας στην Βουλγαρία, για λόγους φήμης (βλ. τμήμα 4.2 κατωτέρω).

- Όσον αφορά το Ευρωπαϊκό Κοινωνικό Ταμείο (ΕΚΤ) , ο Γενικός Διευθυντής που είναι αρμόδιος για την απασχόληση, τις κοινωνικές υποθέσεις και τις ίσες ευκαιρίες διατύπωσε επιφύλαξη για επτά κράτη μέλη (Ισπανία, Ηνωμένο Βασίλειο, Γαλλία, Ιταλία, Πολωνία, Βέλγιο και Λουξεμβούργο), δηλαδή ένα λιγότερο από ό,τι το 2007.

3.1.2. Γεωργία και Φυσικοί Πόροι

Όσον αφορά το κεφάλαιο «Γεωργία και Φυσικοί Πόροι», η έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου για το 2007 έδωσε «κίτρινο φως» τόσο στα συστήματα όσο και στις πράξεις. Ωστόσο, το Ελεγκτικό Συνέδριο έδωσε «πράσινο φως» για τις δαπάνες βάσει του Ευρωπαϊκού Γεωργικού Ταμείου Εγγυήσεων (ΕΓΤΕ), που αντιπροσωπεύουν το 85% των συνολικών γεωργικών δαπανών[9].

Όπως και στον τομέα της συνοχής, η βελτίωση των μέτρων ελέγχου της Επιτροπής είχε απτά αποτελέσματα: το 2008, οι διορθώσεις από την Επιτροπή και τα κράτη μέλη στον τομέα της γεωργίας έφθασαν σε 1,3 δισεκατ. EUR.

Η Επιτροπή επιλήφθηκε του θέματος της διατήρησης των αλιευτικών πόρων, που είχε αποτελέσει αντικείμενο προβληματισμού στη συγκεφαλαιωτική έκθεση του 2007. Μερίμνησε ιδίως μεταξύ άλλων για τη θέσπιση από το Συμβούλιο καινοτόμων και αυστηρών νέων κανόνων για την πρόληψη, την αποτροπή και την εξάλειψη της παράνομης, αδήλωτης και ανεξέλεγκτης αλιείας και νέων μέτρων διατήρησης των αλιευτικών αποθεμάτων, και ξεκίνησε μια πρωτοφανή εκστρατεία ελέγχου για την προστασία των ευαίσθητων αποθεμάτων τόνου που σημείωσε ιδιαίτερη επιτυχία.

Λαμβανομένων υπόψη των σοβαρών προβλημάτων της κοινής αλιευτικής πολιτικής όπως υπογραμμίστηκαν από το Ελεγκτικό Συνέδριο το 2007, η Επιτροπή αποφάσισε να προβεί σε πλήρη αναθεώρηση της πολιτικής για να προετοιμάσει το έδαφος μιας ριζικής μεταρρύθμισης. Την άνοιξη του 2009 δημοσιεύτηκε πράσινη βίβλος, στην οποία δρομολογείται δημόσια διαβούλευση για τη μεταρρύθμιση της κοινής αλιευτικής πολιτικής.

Στη συνέχεια παρατίθεται σύντομη περίληψη των επιφυλάξεων που διατύπωσαν Γενικοί Διευθυντές στον τομέα «Γεωργία και Φυσικοί Πόροι»:

- Για πρώτη φορά αφότου διατυπώθηκε επιφύλαξη το 2002, ο Γενικός Διευθυντής Γεωργίας και Αγροτικής Ανάπτυξης μπόρεσε να άρει την επιφύλαξή του σχετικά με την εφαρμογή του ολοκληρωμένου συστήματος διαχείρισης και ελέγχου στην Ελλάδα, δεδομένου ότι οι έλεγχοι της Επιτροπής επιβεβαίωσαν ότι η Ελλάδα είχε συμμορφωθεί με το σχέδιο δράσης της και είχε δημιουργήσει ένα νέο, λειτουργικό σύστημα αναγνώρισης αγροτεμαχίων. Στην ετήσια έκθεση δραστηριοτήτων του για το 2007 διατύπωσε επιφύλαξη για τις δαπάνες στον τομέα της αγροτικής ανάπτυξης συνολικά επειδή δεν είχε εύλογη εγγύηση ότι οι στατιστικές ελέγχου και τα ποσοστά σφαλμάτων που υπέβαλλαν τα κράτη μέλη ήταν αξιόπιστα. Για το 2008 διατύπωσε επιφύλαξη που περιορίζεται στις δαπάνες όσον αφορά άξονα τον 2 του προγράμματος αγροτικής ανάπτυξης («βελτίωση του περιβάλλοντος και της υπαίθρου»), επειδή οι στατιστικές ελέγχου που υπέβαλαν τα κράτη μέλη και που εξακριβώθηκαν και επικυρώθηκαν από τους φορείς πιστοποίησης δείχνουν ποσοστό σφάλματος (3,8%) αισθητά υψηλότερο από το όριο σημαντικότητας που χρησιμοποιείται επί του παρόντος από το Ελεγκτικό Συνέδριο. Διατύπωσε επίσης επιφύλαξη όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου σχετικά με το ειδικό πρόγραμμα ένταξης για τη γεωργία και την αγροτική ανάπτυξη (SAPARD) στη Βουλγαρία και τη Ρουμανία (βλ. 4.2 κατωτέρω).

- Ο Γενικός Διευθυντής Ναυτιλιακών Υποθέσεων και Αλιείας διατύπωσε επιφύλαξη σχετικά με την επιλεξιμότητα των δαπανών άμεσης κεντρικής διαχείρισης που επιστράφηκαν σε κράτη μέλη για δαπάνες στον τομέα του ελέγχου και της εφαρμογής της κοινής αλιευτικής πολιτικής. Η αδυναμία που εντοπίστηκε αφορά τις δημόσιες συμβάσεις που ανατέθηκαν από κράτος μέλος.

- Ο Γενικός Διευθυντής Περιβάλλοντος μπόρεσε να άρει την επιφύλαξη που είχε διατυπώσει στην ΕΕΔ του 2007 σχετικά με την επιλεξιμότητα δηλώσεων δαπανών από δικαιούχους επιχορηγήσεων, λαμβάνοντας υπόψη την εφαρμογή του σχεδίου δράσης, την αύξηση του αριθμού των εκθέσεων ελέγχου και των πληρωμών που ελέγχθηκαν, και τη δραστική μείωση των σφαλμάτων που εντοπίστηκαν.

Η Επιτροπή είναι αποφασισμένη να βελτιώνει συνεχώς την επιμερισμένη διαχείριση που βρίσκεται υπό τον έλεγχό της, και να υποστηρίζει τις αρμόδιες αρχές των κρατών μελών παρέχοντας ιδίως κατευθύνσεις, εκπαίδευση και συμβουλές.

Η Επιτροπή έχει καταδείξει την ισχυρή πολιτική δέσμευσή της να μειώσει το εναπομένον ποσοστό σφάλματος και, εφόσον απαιτείται, να εφαρμόσει διαδικασία αναστολής των πληρωμών και δημοσιονομικές διορθώσεις για να αποδείξει την αυστηρή διαχείριση του προϋπολογισμού της ΕΕ. Θα καταβάλει κάθε προσπάθεια για να εξασφαλιστεί μια συνεκτική προσέγγιση που θα επιτρέψει την αντιμετώπιση των διαχειριστικών αδυναμιών που αντιμετωπίζονται στα διάφορα προγράμματα που εμπίπτουν σε αυτόν τον τομέα, όπως με την περάτωση παλαιότερων και βελτιώνοντας την πληρότητα και την αξιοπιστία των υποβαλλόμενων στοιχείων για τις ανακτήσεις, ιδίως όσον αφορά τα στοιχεία που παρέχονται από τα κράτη μέλη.

3.2. Έρευνα, ενέργεια και μεταφορές

Για το έκτο πρόγραμμα πλαίσιο (ΠΠ6) , που αντιπροσωπεύει τη συντριπτική πλειοψηφία των τελικών πληρωμών όσον αφορά αιτήσεις απόδοσης δαπανών το 2008, οι εμπλεκόμενες Γενικές Διευθύνσεις (Επιχειρήσεων και Βιομηχανίας, Ενέργειας και Μεταφορών, Κοινωνίας της Πληροφορίας και Μέσων Επικοινωνίας, και Έρευνας) προσδιόρισαν κοινή στρατηγική ελέγχου που καλύπτει την περίοδο 2007-2010. Η στρατηγική αυτή αποσκοπεί στην αξιολόγηση της νομιμότητας και της κανονικότητας των πράξεων μέσω του εντοπισμού και της διόρθωσης των συστηματικών σφαλμάτων όσον αφορά τους μεγαλύτερους δικαιούχους σε συνδυασμό με τυχαία δειγματοληψία των υπολοίπων δικαιούχων.

Μέχρι τα τέλη του 2008, είχαν σε μεγάλο βαθμό θεσπιστεί οι απαιτούμενες διαδικασίες διαχείρισης για την εφαρμογή της στρατηγικής πολυετούς ελέγχου. Διατηρήθηκε ο εντατικός ρυθμός των προσπαθειών ελέγχου σύμφωνα με τους αρχικούς στόχους που είχαν προβλεφθεί. Παραδείγματος χάρη, η ΓΔ Έρευνας αναμένεται να υπερβεί το στόχο της για την ολοκλήρωση 750 ελέγχων ΠΠ6 στη διάρκεια της τετραετούς περιόδου εφαρμογής. Σύμφωνα με τα σημερινά σχέδια προβλέπονται συνολικά 896 έλεγχοι.

Διατυπώνονται επιφυλάξεις από τις τέσσερις υπηρεσίες ερευνητικού προσανατολισμού λόγω του ποσοστού των εναπομενόντων σφαλμάτων που επηρεάζουν αιτήσεις απόδοσης δαπανών στο έκτο πρόγραμμα πλαίσιο. Η κοινή στρατηγική ελέγχου αποτελεί μέρος του συστήματος εσωτερικού ελέγχου που αποσκοπεί στην επίτευξη εναπομένοντος επιπέδου κινδύνου 2% στη διάρκεια της προγραμματικής περιόδου· ωστόσο, στα μέσα της περιόδου εφαρμογής της στρατηγικής το σωρευτικό ποσοστό σφαλμάτων που αναφέρουν οι υπηρεσίες υπερβαίνει το 2%.

Βασική συνιστώσα της στρατηγικής αυτής ήταν ότι τα εντοπιζόμενα συστημικά σφάλματα θα διορθώνονταν σε όλες τις μη ελεγμένες συμβάσεις που είχαν συναφθεί με τον ίδιο δικαιούχο. Ωστόσο, οι υπηρεσίες ανέφεραν σημαντικό αριθμό συμβάσεων για τις οποίες τα σφάλματα αυτά απομένει ακόμη να υπολογιστούν, να διορθωθούν και να ανακτηθούν τα σχετικά ποσά. Συνεπώς, διατυπώθηκαν επιφυλάξεις για την ακρίβεια αιτήσεων απόδοσης δαπανών.

Ολοκληρώθηκε η ενδιάμεση αξιολόγηση της στρατηγικής ελέγχου στην οποία επιβεβαιώνεται ότι οι αρχές των στρατηγικών ελέγχου του ΠΠ6 είναι ορθές και ότι η εφαρμογή της προχωρεί ικανοποιητικά Ωστόσο, θα πρέπει να ενισχυθεί σε ορισμένους τομείς, όπως στη διαδικασία που οδηγεί στη διόρθωση συστηματικών σφαλμάτων, και θα πρέπει να καταβληθούν μεγαλύτερες προσπάθειες για την απλοποίηση των κανόνων επιλεξιμότητας έτσι ώστε να μειωθεί ο κίνδυνος σφάλματος.

Η Επιτροπή έχει καταβάλει σημαντικές προσπάθειες για τη βελτίωση της διαχείρισης της πολιτικής της στον τομέα της έρευνας εντός του εφαρμοστέου νομοθετικού και δημοσιονομικού πλαισίου. Στις εκθέσεις δραστηριοτήτων για το 2008, διατυπώθηκαν και πάλι επιφυλάξεις από τους αρμόδιους Γενικούς Διευθυντές όσον αφορά το πρόγραμμα πλαίσιο 6.

Η Επιτροπή θα καταβάλει προσπάθειες για να επιτευχθεί επίπεδο εναπομένοντος σφάλματος που θα επιτρέπει τη χορήγηση δήλωσης αξιοπιστίας χωρίς επιφυλάξεις στον τομέα της έρευνας. Ωστόσο, παρά την εναρμονισμένη προσέγγιση που υιοθετήθηκε και τα πρώτα αποτελέσματα της ενδιάμεσης έκθεσης, υπάρχουν ενδείξεις ότι η κοινή πολυετής στρατηγική ελέγχου ενδέχεται να μην επαρκεί για την επίτευξη των στόχων μείωσης του συνολικού επιπέδου σφάλματος κάτω από το επίπεδο του σήμερα αποδεκτού ορίου σημαντικότητας (2%).

Συνεπώς, η Επιτροπή επαναλαμβάνει την έκκλησή της για μια κοινή συμφωνία όσον αφορά την έννοια του αποδεκτού κινδύνου σφάλματος, και θα υποβάλει κατάλληλες προτάσεις, με βάση την ανακοίνωση της 16ης Δεκεμβρίου 2008.

Ο Γενικός Διευθυντής της ΓΔ Επιχειρήσεων και Βιομηχανίας ήρε την επιφύλαξη που είχε διατυπώσει το 2007, σχετικά με δικαιούχους επιχορηγήσεων που συμμετείχαν στην ευρωπαϊκή τυποποίηση.

3.3. Εξωτερική βοήθεια, ανάπτυξη και διεύρυνση

Η επιφύλαξη που είχε διατυπώσει ο Γενικός Διευθυντής Διεύρυνσης όσον αφορά τη διαχείριση της προενταξιακής συνδρομής προς τη Βουλγαρία είναι η μόνη που επηρεάζει τις δαπάνες βάσει του κεφαλαίου «Εξωτερική βοήθεια, ανάπτυξη και διεύρυνση» (βλ. επίσης 4.2).

Όσον αφορά τις άλλες δραστηριότητες αυτού του κεφαλαίου, Επιτροπή θα εξακολουθήσει να παρακολουθεί και να βελτιώνει την εφαρμογή των συμφωνιών-πλαισίου που αφορούν τις δημοσιονομικές και συμβατικές διαδικασίες που υπογράφονται, ιδίως, με ορισμένες οργανώσεις των Ηνωμένων Εθνών[10] και την Παγκόσμια Τράπεζα[11] Θα συνεχίσει επίσης τις προσπάθειές της για την εξασφάλιση μεγαλύτερης διαφάνειας όσον αφορά τους τελικούς δικαιούχους, εφόσον τηρούνται οι κανόνες για τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και οι απαιτήσεις ασφαλείας. Θα εξακολουθήσει να καταβάλλει προσπάθειες για την καλύτερη χρήση και αξιοποίηση των αποτελεσμάτων των ελέγχων και την ανταλλαγή τους στους κόλπους της «οικογένειας» RELEX.

3.4. Εκπαίδευση και ιδιότητα του πολίτη

Το 2007 Γενικός Διευθυντής Επικοινωνίας εξέφρασε μια επιφύλαξη σχετικά με αδυναμίες στο σύστημα εσωτερικού ελέγχου της ΓΔ λόγω της απουσίας ex-post ελέγχων. Μετά τη θέσπιση μιας κεντρικής μονάδας ex-post ελέγχου στην εν λόγω Γενική Διεύθυνση, εντοπίστηκαν πολυάριθμα (κυρίως τυπικά) σφάλματα σε συναλλαγές, με αποτέλεσμα ο Γενικός Διευθυντής να διατυπώσει νέα επιφύλαξη για 2008. Στο σχέδιο δράσης της ΕΕΔ περιγράφονται αναλυτικά αρκετά μέτρα και θεωρείται εύλογο να αναμένεται ότι το πρόβλημα αυτό θα έχει επιλυθεί μέχρι τα τέλη του 2009.

Η άλλη επιφύλαξη που διατυπώθηκε από το Γενικό Διευθυντή Επικοινωνίας εξετάζεται στο τμήμα 4.4.

Ο Γενικός Διευθυντής Δικαιοσύνης, Ελευθερίας και Ασφάλειας διατύπωσε επιφύλαξη σχετικά με τις καθυστερήσεις στην εφαρμογή του συστήματος πληροφοριών του Σένγκεν II (SIS II), ενός εργαλείου πληροφορικής για την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των φορέων εφαρμογής της νομοθεσίας των κρατών μελών. Η επιφύλαξη διατυπώθηκε για λόγους φήμης, δεδομένου ότι τα προβλήματα εντοπίστηκαν στην πραγματικότητα στο επίπεδο του εργολήπτη. Η Επιτροπή παρακολουθεί το θέμα από κοντά και θα εξακολουθήσει να υποβάλλει τακτικά σχετικά στοιχεία στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο και το Συμβούλιο.

Ο Γενικός Διευθυντής Δικαιοσύνης, Ελευθερίας και Ασφάλειας ήρε δύο επιφυλάξεις που είχε διατυπώσει το 2007 σχετικά με την εφαρμογή, στο πλαίσιο επιμερισμένης διαχείρισης, του Ευρωπαϊκού Ταμείου για τους Πρόσφυγες, δεδομένου ότι έκρινε ότι οι έλεγχοι και η ενίσχυση των συστημάτων στα κράτη μέλη είχαν σημειώσει επαρκή πρόοδο. Για την περίοδο 2008-2013 μια νέα βασική πράξη που καλύπτει το Ευρωπαϊκό Ταμείο για τους Πρόσφυγες III αντιμετωπίζει τα προβλήματα που είχαν εντοπιστεί στο προηγούμενο ταμείο.

Λόγω των σημαντικών αδυναμιών στην καταχώριση των περιουσιακών στοιχείων που συνδέονται με την υλική υποδομή και τα σχέδια πληροφορικής, ο υπόλογος δεν ήταν σε θέση να επικυρώσει το τοπικό λογιστικό σύστημα της ΓΔ JLS το 2008, αλλά τον Ιανουάριο του 2009 θεσπίστηκε σχέδιο δράσης για να διορθωθεί αυτή η αδυναμία.

Στον τομέα της Εκπαίδευσης και του Πολιτισμού, σχετικά με την έμμεση κεντρική διαχείριση μέσω εθνικών οργανισμών, παρόλο που η συνολική αξιοπιστία για το σύστημα ελέγχου είναι ικανοποιητική, η ανάλυση των ex-post δηλώσεων για το 2007, σε συνδυασμό με τα αποτελέσματα των επισκέψεων παρακολούθησης στη διάρκεια του 2008, απεκάλυψαν ότι υφίστανται ανεπαρκείς ή αναποτελεσματικοί έλεγχοι σε περιορισμένο αριθμό περιπτώσεων κατά την εφαρμογή του προγράμματος «Νεολαία σε δράση». Οι περιπτώσεις αυτές παρακολουθούνται από κοντά και λαμβάνονται εφόσον είναι αναγκαίο τα κατάλληλα μέτρα ελέγχου.

Η Επιτροπή έχει επίγνωση των αδυναμιών που εντοπίστηκαν σε τομείς πολιτικής που υπάγονται στον τομέα 3 του δημοσιονομικού πλαισίου. Θα συνεχίσει να παρακολουθεί από κοντά τις εξελίξεις ειδικά σχετικά με την επιφύλαξη για το σύστημα SIS II, και γενικότερα για την εξέλιξη των συστημάτων ΤΠ ευρείας κλίμακας.

3.5. Οικονομικές και Χρηματοδοτικές Υποθέσεις

Στην ΕΕΔ για το 2006 και το 2007, ο Γενικός Διευθυντής Οικονομικών και Χρηματοδοτικών Υποθέσεων διατύπωσε επιφύλαξη λόγω του γεγονότος ότι στο πλαίσιο ex-post ελέγχου εντοπίστηκε δυνητικό πρόβλημα όσον αφορά την εφαρμογή των απαιτήσεων προσθετικότητας στο πρόγραμμα Πρωτοβουλίας για την Ανάπτυξη και την Απασχόληση (1998-2002) το οποίο διαχειρίζεται εξωτερικός φορέας εφαρμογής. Τα προκαταρκτικά πορίσματα δείχνουν αδυναμίες στο σύστημα ελέγχου του εν λόγω εξωτερικού φορέα, που θεωρήθηκαν αρκετά σοβαρές για να δικαιολογήσουν τη διατύπωση επιφύλαξης. Μετά τα αποτελέσματα του ex-post ελέγχου, επανεξετάστηκαν εις βάθος τα συστήματα εσωτερικού ελέγχου τόσο του εξωτερικού φορέα εφαρμογής όσο και της αρμόδιας υπηρεσίας της Επιτροπής. Καταρτίστηκαν κατευθυντήριες γραμμές για την «προσθετικότητα» και δόθηκαν στον φορέα εφαρμογής, ο οποίος επιβεβαίωσε εγγράφως την εφαρμογή τους από το 2008. Επιπλέον, έχει συναφθεί συμφωνία με τον εξωτερικό φορέα, στην οποία περιγράφονται αναλυτικά η παρακολούθηση και οι έλεγχοι που πρέπει να διενεργούνται από αυτόν όσον αφορά την εφαρμογή της διευκόλυνσης.

Ενώ το πλαίσιο ελέγχου που ισχύει επί του παρόντος θεωρείται κατάλληλο για την εξασφάλιση της χρηστής διαχείρισης των πιστώσεων του προϋπολογισμού, δεν έχει ακόμη δοκιμαστεί στην πράξη η αποτελεσματικότητά του κατά την εφαρμογή των νέων κοινοτικών προγραμμάτων σε σχέση με τον καθορισμό των απαιτήσεων προσθετικότητας.

Για το λόγο αυτόν, ο Γενικός Διευθυντής Οικονομικών και Χρηματοδοτικών Υποθέσεων διατύπωσε επιφύλαξη στην έκθεσή του για το 2008, σχετικά με το ενδεχόμενο οι νέοι έλεγχοι για τον περιορισμό των προβλημάτων που θεσπίστηκαν μετά τα αποτελέσματα της έκθεσης των ex-post ελέγχων να μην είναι πλήρως αποτελεσματικοί για το νέο πρόγραμμα. Αυτό θα επιβεβαιωθεί το 2009.

Η Επιτροπή στηρίζει την απόφαση του Γενικού Διευθυντή Οικονομικών και Χρηματοδοτικών Υποθέσεων να συγκεντρώσει πόρους για τη βελτίωση της υποδομής ελέγχου που υπάρχει για τη διαχείριση του νέου χρηματοδοτικού προγράμματος για την ίδια χρηματοδοτική δραστηριότητα προκειμένου να διορθωθούν οι αδυναμίες που εντοπίστηκαν στο προηγούμενο χρηματοδοτικό πρόγραμμα. Το 2009 θα καταβληθούν προσπάθειες να ληφθεί η δήλωση αξιοπιστίας με την ανάθεση ειδικού εσωτερικού ελέγχου και τη διαρκή παρακολούθηση των επιχειρησιακών υπηρεσιών.

4. Οριζόντια θέματα

4.1. Συστήματα πληροφορικής

Η Επιτροπή Προόδου του Εσωτερικού Ελέγχου (APC) επέστησε την προσοχή του Σώματος στην ανάγκη επανεξέτασης της συμμόρφωσης με την ανακοίνωση της Επιτροπής για διακυβέρνηση στον τομέα της πληροφορικής[12] και τη διαλειτουργικότητα[13]. Η APC στηρίχθηκε επίσης σε διαφόρους ελέγχους που συνδέονται με την πληροφορική που εξετάστηκαν το 2008, και επέστησε την προσοχή στην εφαρμογή της απόφασης της Επιτροπής για την ασφάλεια των συστημάτων πληροφορικής[14].

Εξακολουθεί να αποδίδεται άμεση προτεραιότητα στην ανάπτυξη αποτελεσματικών, αποδοτικών ως προς το κόστος και φιλικών προς το χρήστη εργαλείων πληροφορικής, προσαρμοσμένων στις εκάστοτε ειδικές ανάγκες, εξασφαλίζοντας συγχρόνως τη διαλειτουργικότητα και την ασφάλειά τους σε όλη την Επιτροπή. Για να στεφθεί με επιτυχία η προσπάθεια αυτή, η Επιτροπή αποδίδει ιδιαίτερη σημασία στην κατάλληλη εκπαίδευση του προσωπικού της και στην άρτια διαχείριση των εξελίξεων στον τομέα της πληροφορικής. Θα πρέπει επίσης να συνεχιστούν οι προσπάθειες για τη βελτίωση της διαχείρισης των σχεδίων και των φορέων παροχής υπηρεσιών, προκειμένου να διασφαλιστεί ότι τα συστήματα πληροφορικής υποστηρίζουν πραγματικά και αποτελεσματικά την εφαρμογή των πολιτικών της ΕΕ.

4.2. Εφαρμογή των προγραμμάτων στη Βουλγαρία και τη Ρουμανία

Αυστηροί έλεγχοι της Επιτροπής απεκάλυψαν ορισμένες παρατυπίες όσον αφορά τη διαχείριση ορισμένων προενταξιακών κονδυλίων– στη Βουλγαρία από το 2007 και στη Ρουμανία από το 2008.

Συνεπώς, ο Γενικός Διευθυντής Διεύρυνσης διατήρησε την επιφύλαξη που είχε ήδη διατυπώσει το 2007 όσον αφορά κρίσιμες αδυναμίες συστήματος όσον αφορά τη διαχείριση των πόρων του προγράμματος PHARE από δύο οργανισμούς πληρωμών στη Βουλγαρία. Δύο άλλοι Γενικοί Διευθυντές διατύπωσαν επιφυλάξεις που συνδέονται με προβλήματα διαχείρισης των προενταξιακών κονδυλίων το 2008: ο Γενικός Διευθυντής Περιφερειακής Πολιτικής , όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου για το Ταμείο Συνοχής στον τομέα της οδοποιίας στη Βουλγαρία, και ο Γενικός Διευθυντής Γεωργίας και Αγροτικής Ανάπτυξης , όσον αφορά τα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου για το πρόγραμμα SAPARD στη Βουλγαρία και τη Ρουμανία.

Επιπλέον, ο Γενικός Διευθυντής Γεωργίας και Αγροτικής Ανάπτυξης επισημαίνει σημαντικές αδυναμίες του συστήματος ελέγχου ΟΣΔΕ στη Βουλγαρία και τη Ρουμανία που οδηγούν σε υψηλά ποσοστά σφαλμάτων. Οι αρχές αυτών των κρατών μελών κλήθηκαν να καταρτίσουν σχέδιο δράσης για την αντιμετώπιση αυτών των αδυναμιών.

Οι Γενικές Διευθύνσεις Περιφερειακής Πολιτικής, Απασχόλησης, Κοινωνικών Υποθέσεων και Ίσων Ευκαιριών , Δικαιοσύνης, Ελευθερίας και Ασφάλειας , και Θαλάσσιων Υποθέσεων και Αλιείας εντόπισαν προβλήματα στις ΕΕΔ τους σε σχέση με τη διαχείριση και τον έλεγχο στη Βουλγαρία για την προγραμματική περίοδο 2007-2013· ωστόσο, κανένα από τα προβλήματα που εντοπίστηκαν δεν οδήγησε στη διατύπωση επιφυλάξεων στις εκθέσεις τους για το 2008.

Οι σχετικές Γενικές Διευθύνσεις θα εξακολουθήσουν να συντονίζουν στενά τις δράσεις τους όσον αφορά τη διαχείριση των πόρων της ΕΕ στη Βουλγαρία και τη Ρουμανία.

Σε συνεργασία με τις εθνικές αρχές, η Επιτροπή θα συνεχίσει να υποστηρίζει τις προσπάθειες μεταρρύθμισης που καταβάλλονται από τη Βουλγαρία και τη Ρουμανία για να διασφαλίσει ότι θα επιλυθούν όλα τα διαρθρωτικά προβλήματα και ότι η διαχείριση όλων των πόρων της ΕΕ διενεργείται τηρώντας αυστηρά όλους τους ισχύοντες κανόνες και διαδικασίες.

4.3. Ετήσιες περιλήψεις και εθνικές δηλώσεις

Η Επιτροπή συνέχισε την ανάλυση των ετήσιων περιλήψεων που λαμβάνει από τα κράτη μέλη (το 2008 ήταν το δεύτερο έτος που ζητήθηκε από τις εθνικές αρχές να υποβάλουν ετήσιες περιλήψεις για τις δαπάνες βάσει της «επιμερισμένης διαχείρισης») και την ενημέρωση του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, επιδιώκοντας να μεγιστοποιήσει την προστιθέμενη αξία τους παρέχοντας μεγαλύτερες εγγυήσεις για συστήματα διαχείρισης και ελέγχου στα κράτη μέλη.

Όπως προκύπτει από μια ενδιάμεση αξιολόγηση, στους τομείς της «συνοχής» και της «γεωργίας και φυσικών πόρων», τα περισσότερα κράτη μέλη φαίνεται να έχουν συμμορφωθεί πλήρως ή σε μεγάλο βαθμό με τις ελάχιστες απαιτήσεις της νομοθεσίας και τις κατευθύνσεις που έχουν δοθεί από την Επιτροπή σε σχετικά υπομνήματα. Οι περιλήψεις αυτές θα μπορούσαν να προσφέρουν πραγματική προστιθέμενη αξία για τη διαχείριση και τον έλεγχο των δαπανών της ΕΕ εάν η εμβέλεια και η προσέγγισή τους είναι κατάλληλες, υποβάλλονται έγκαιρα και εφαρμόζονται σύμφωνα με τα διεθνή πρότυπα[15].

Επιπλέον, ορισμένα κράτη μέλη (Κάτω Χώρες, Δανία, Σουηδία και Ηνωμένο Βασίλειο) υποβάλλουν ετήσιες δηλώσεις, ενισχύοντας με αυτόν τον τρόπο τη λογοδοσία τους ως προς τη χρήση των πόρων της ΕΕ, παρόλο που η Επιτροπή επισημαίνει τις μεταξύ τους διαφορές, γεγονός που περιορίζει τη συγκρισιμότητα τους και το βαθμό αξιοπιστίας που μπορεί να εξασφαλιστεί.

Η Επιτροπή θεωρεί ότι η υποβολή από τα κράτη μέλη ετήσιων περιλήψεων ενισχύει τη λογοδοσία τους για τη χρήση των πόρων της ΕΕ και συμβάλλει στη δική τους αξιοπιστία. Θα αξιοποιήσει τα διδάγματα που έχει αντλήσει για να προσαρμόσει, εφόσον απαιτείται, τις κατευθυντήριες γραμμές της για τον επόμενο γύρο των περιλήψεων, θα εξακολουθήσει να παρέχει την υποστήριξή της στα κράτη μέλη, τα οποία καλεί να επισυνάπτουν συνολική δήλωση αξιοπιστίας όπως συνιστάται από την Επιτροπή.

Η Επιτροπή ενθαρρύνει όλα τα κράτη μέλη να ακολουθούν το παράδειγμα εκείνων που ήδη υποβάλλουν ετήσιες διαχειριστικές δηλώσεις .

4.4. Συμμόρφωση με την ισχύουσα νομοθεσία περί δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας

Ο Γενικός Διευθυντής Επικοινωνίας διατύπωσε επιφύλαξη, για λόγους φήμης, για πιθανή παραβίαση δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας για δραστηριότητες υπηρεσιών της Επιτροπής, λαμβάνοντας υπόψη τον κίνδυνο να μην έχουν αποκτηθεί τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας και τα συγγενικά δικαιώματα για ορισμένα προϊόντα επικοινωνίας.

Λαμβάνοντας υπόψη τη συνολική παρουσία μέσων ηλεκτρονικών επικοινωνιών, οι δραστηριότητες αυτές μπορεί να έχουν επιπτώσεις σε όλα τα κράτη μέλη, όπου εξακολουθούν να υπάρχουν διαφορές στις εθνικές νομοθεσίες περί δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας. Δεδομένου ότι δεν υπάρχει συλλογική διαχείριση των δικαιωμάτων πνευματικής ιδιοκτησίας σε ευρωπαϊκό επίπεδο, οι κάτοχοι των δικαιωμάτων πρέπει να προσδιορίζονται σε κάθε κράτος μέλος, συχνά σε διαφορετικά επίπεδα (εταιρείες συλλογικής διαχείρισης, εκδότες ή οργανισμοί μετάδοσης, δημιουργοί ή άλλα πρόσωπα που έχουν δικαίωμα στο περιεχόμενο).

Η Επιτροπή θα αξιολογεί τακτικά κατά πόσο τα λαμβανόμενα μέτρα είναι επαρκή για το μετριασμό των κινδύνων σε ένα σύνθετο και ταχέως μεταβαλλόμενο τεχνολογικό και νομικό περιβάλλον. Πριν τα τέλη του 2009 θα προετοιμαστεί σχέδιο δράσης , με όλα τα αναγκαία μέτρα, από την ευαισθητοποίηση και την εκπαίδευση μέχρι τη σύνταξη κοινών κατευθυντηρίων γραμμών.

5. Συμπεράσματα

- Οι προσπάθειες που καταβλήθηκαν για την εξασφάλιση μιας δήλωσης αξιοπιστίας χωρίς επιφυλάξεις είχαν σε μεγάλο βαθμό θετικά αποτελέσματα για την Επιτροπή: επικεντρώνοντας την προσοχή και διοχετεύοντας τις δυνάμεις σε ένα στόχο, επιτεύχθηκαν σημαντικές αλλαγές στα συστήματα διαχείρισης και ελέγχου, τις μεθόδους εργασίας και τη νοοτροπία εργασίας της Επιτροπής.

- Η Επιτροπή θα συνεχίσει να παρακολουθεί από κοντά την εφαρμογή όλων των σχεδίων δράσης που συνοδεύουν τις επιφυλάξεις, και θα δίνει ιδιαίτερη προσοχή στις επιφυλάξεις που επανέρχονται.

- Η Επιτροπή θα συνεχίσει να εργάζεται για την επίτευξη αποτελεσματικής εξωτερικής επικοινωνίας για θέματα που συνδέονται με τον έλεγχο τόσο των τελικών δικαιούχων όσο και των εθνικών αρχών. Η καλύτερη πληροφόρηση είναι απαραίτητη για τον περιορισμό των σφαλμάτων και των παρεξηγήσεων.

- Η Επιτροπή θα συνεχίσει παρέχει αποδείξεις για την αποτελεσματικότητα των δικών της ελέγχων, όπως με την υποβολή πλήρων εκθέσεων για τη διόρθωση των σφαλμάτων, περιλαμβανομένων εκείνων που συνδέονται με πληρωμές προηγούμενων ετών.

- Η Επιτροπή επαναλαμβάνει την πρόθεσή της να συνεχίσει να απαιτεί την ανάκτηση αχρεωστήτως καταβληθέντων ποσών. Σημειώνει ότι από το 2007 έως το 2008 τα ανακτηθέντα ποσά διπλασιάστηκαν, φθάνοντας συνολικά σε 3 δισεκατ. EUR. Θα αναλάβει ενέργειες για να διασφαλίσει ότι τα κράτη μέλη τηρούν τις υποχρεώσεις τους όσον αφορά την ποιότητα των στοιχείων που υποβάλλονται σχετικά με τις ανακτήσεις ποσών και τις δημοσιονομικές διορθώσεις.

- Η Επιτροπή θα ενθαρρύνει τα κράτη μέλη να συμπεριλάβουν συνολική δήλωση αξιοπιστίας στις ετήσιες περιλήψεις τους όσον αφορά την εκτέλεση κονδυλίων στο πλαίσιο επιμερισμένης διαχείρισης. Η Επιτροπή θα αξιολογήσει πώς μπορούν να εξασφαλιστούν πρόσθετες εγγυήσεις από τις εθνικές διαχειριστικές δηλώσεις.

- Η Επιτροπή πιστεύει ότι η προσέγγιση ανεκτού κινδύνου αντιπροσωπεύει χρηστή και αποτελεσματική διαχείριση των κοινοτικών κονδυλίων. Το Δεκέμβριο του 2008 παρουσίασε ανακοίνωση σχετικά με το θέμα αυτό χρησιμοποιώντας τα διαρθρωτικά ταμεία και την αγροτική ανάπτυξη ως παραδείγματα. Τα παραδείγματα αυτά θα αναπτυχθούν περαιτέρω και θα επεκταθούν σε συγκεκριμένες προτάσεις για τα επίπεδα ανεκτού κινδύνου το συντομότερο δυνατό. Το 2010 θα υποβληθούν προς εξέταση στην αρμόδια για τον προϋπολογισμό αρχή προτάσεις σχετικά με την έρευνα, τις μεταφορές, την ενέργεια, την εξωτερική βοήθεια, την ανάπτυξη και τη διεύρυνση, καθώς και τη διοίκηση.

* * *

Αυτή είναι η τελευταία συγκεφαλαιωτική έκθεση που υιοθετείται από την παρούσα Επιτροπή. Ο εκσυγχρονισμός των συστημάτων που εφαρμόζονται έτσι ώστε να εξασφαλιστούν τα υψηλότερα δυνατά επίπεδα διαχείρισης των κονδυλίων της ΕΕ καθώς και της νομιμότητας και της κανονικότητας των πράξεων αποτέλεσε μία από τις βασικές προτεραιότητές της. Από το 2004 έως το 2009, η Ευρωπαϊκή Επιτροπή εδραίωσε τη διαδικασία μεταρρύθμισης που άρχισε το 2000, επίτευγμα οι συνέπειες του οποίου θα παραμείνουν αισθητές σε βάθος χρόνου.

Το έργο που συντελέστηκε την τελευταία πενταετία συνέβαλε στη σημαντική βελτίωση της διαχείρισης του προϋπολογισμού της ΕΕ και οι προσπάθειες θα συνεχιστούν, ιδίως όσον αφορά την αντιμετώπιση των προβλημάτων που επισημαίνονται με τις επιφυλάξεις που διατύπωσαν οι κύριοι διατάκτες.

Η Επιτροπή θεωρεί ότι τα υφιστάμενα συστήματα εσωτερικού ελέγχου, με τους περιορισμούς που αναλύονται στις ΕΕΔ του 2008, παρέχουν εύλογες εγγυήσεις ότι οι πόροι που διατίθενται για τις δραστηριότητές της έχουν χρησιμοποιηθεί για τους προβλεπόμενους σκοπούς και σύμφωνα με τις αρχές της χρηστής διαχείρισης. Θεωρεί επίσης ότι οι διαδικασίες ελέγχου που έχουν θεσπιστεί παρέχουν τις απαραίτητες εγγυήσεις για τη νομιμότητα και την κανονικότητα των αντίστοιχων πράξεων για τις οποίες η Επιτροπή αναλαμβάνει πλήρως την ευθύνη σύμφωνα με το άρθρο 274 της συνθήκης ΕΚ.

Annex 1: Other cross-cutting management issues

1. HUMAN RESOURCES

In April 2007, the Commission presented its "screening" of its human resources and committed itself to maintain stable staffing for the period 2009-2013 (after all enlargement-related personnel are integrated) and to meet new staffing needs in key policy areas exclusively through redeployment. The report also contained an analysis of the Commission's overhead. It was welcomed by the Parliament and an update was presented in April 2008. A follow-up report was prepared in early 2009.

In 2008, the Commission made a particular effort to meet the challenges presented by the financial and economic crisis by re-deploying staff to the departments charged with the management and follow-up of the crisis, and the implementation of the European Economic Recovery Plan (in particular the Directorates-General for Competition, Internal Market, Economic and Financial Affairs). The Commission is satisfied that its flexibility and the commitment of its staff made it possible to respond to the crisis in a swift and effective way.

During 2008, the Commission undertook two further screening exercises to find ways of rationalizing human resources between Headquarters and Delegations, in the external relations field, and also in terms of its external communication activities. The downward trend in the number of people working in administrative and support functions is confirmed, despite slight increases for certain specific functions (financial management and inter-institutional cooperation). The various aspects of this review are currently being assessed by the services concerned.

As regards recruitment, following selection procedures carried out by the European Personnel Selection Office (EPSO), in 2008 Institutions were able to draw on reserve lists amounting to 78% of the published target number of laureates (70% in 2007). Notwithstanding this improvement, a programme for fundamental reform, the EPSO Development Programme (EDP), was formally agreed by all Institutions in 2008. The Programme contains 22 recommendations for action which focus on speeding up and streamlining selection and introducing greater predictability for laureates and Institutions on the availability and management of reserve lists. Implementation will be achieved progressively over the period 2008 to 2010.

Regarding the recruitment of staff from the EUR-12 countries, the targets for the period to end-2008 were exceeded for both administrator and assistant grades. A significant proportion of staff were however recruited as temporary agents (22% for EUR-10 and 41% for EUR-2). At 1 January 2009, recruitment of EUR-15 was blocked for 18 services at AD level and 12 at AST grade pending fulfilment of their quotas. Taking account of the competitions underway, the service responsible judged that the number of EUR-12 nationals passing competitions should be sufficient to meet recruitment needs.

2. ETHICS

In 2008, a Communication from Vice-President Kallas to the Commission[16] outlined a series of actions to enhance the environment for professional ethics in the Commission; these covered the clarification of rules and their application, as well as awareness raising and the issuance of a Statement of Principles of Professional Ethics to apply Commission-wide.

Also in 2008, Internal Audit Service (IAS) concluded its audit of ethics in the Commission. The objective of the audit was to assess the adequacy of the overall design of the ethics framework of the Commission; and whether the Commission's ethics framework has been implemented effectively in the services selected for this audit: ADMIN, SG, OIB, RTD, INFSO, and TRADE.

The scope of the audit covered the framework, rules implementation and monitoring of ethics focussing on risks concerning conflict of interest, procurement, grant management in research, and non financial risks such as misuse of insider information The scope did not cover the Code of Conduct of the Commissioners , the Lobby Register, or the ethical content of EU policies.

The IAS recognized that the process of implementing and adapting the ethics framework is evolutionary and the Commission has acted proactively on ethics and awareness raising in recent years The overall conclusion of the audit was that the basic elements of a proper ethics culture are covered by the existing Commission ethics framework, which is based on an appropriate balance between, on the one hand, trust in the integrity and sense of responsibility of staff and, on the other hand, instruments facilitating ethics management, so that, in general, there is limited need for additional rules.

3. SECURITY

Since the start of the present Commission a series of initiatives have been taken to improve the quality of service in internal security, in view of the challenges posed by the global security situation, the developing policy competences of the Commission and the increased size and complexity of the institution.

An information note from Vice-President Kallas and the President, addressed to the College under the title, "Review of security policy, implementation and control within the Commission", which covered physical security as well as security of information, was adopted in 2008.

Annex 2: Overview of reservations 2004 – 2008

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal control | 1. Achieving an effective internal control system and ownership of internal control concepts and processes at all levels in each DG and service. | In October 2007 the Commission adopted a Communication revising the Internal Control Standards and underlying framework[17], setting out 16 new internal control standards for effective management to replace the original set of 24 standards from 1 January 2008. Services may prioritise certain Standards with the aim of strengthening the basis of the annual declaration of assurance of the Directors-General. Furthermore the compliance reporting was simplified; moving from full reporting to exception based reporting on non-compliance. | All DGs | Continuous action In 2008, the Commission conducted an analysis of the impact of the "Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework"[18], adopted in early 2006 as part of the Commission's strategy to obtain an unqualified DAS. The final report was published in February 2009. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during this Commission's mandate. Services reported on the effectiveness of the implementation of the prioritised standards for the first time in the 2008 Annual Activity Reports. |

Annual activity reports and Synthesis | 2. Promoting Commission’s accountability through annual activity reports and their synthesis solidly based on assurances from managers. | Assessment of critical success factors affecting the quality of AARs and take appropriate measures (training for staff involved in the preparation of AARs, further improvement of Standing Instructions) | BUDG and SG By September 2009 | New action |

To give the preparation of the AARs high priority, implementing the guidelines prepared by the central services | All DGs By April 2010 | New action |

Risk management | 3. Establishing effective and comprehensive risk management making it possible to identify and deal with all major risks at service and Commission level and to lay down appropriate action to keep them under control, including disclosing resources needed to bring major risks to an acceptable level. | The Commission will further embed risk management in its regular management process and integrate risk assessment in its internal control systems. | BUDG, with all DGs | Continuous action Three years after its adoption, DG Budget undertook a limited review of the operation of the Commission's risk management framework. This indicated that the framework is well established and is understood and applied by management and was taken as a starting point by services for developing their own more specific guidelines and tools tailored for their needs. The review revealed no reasons for major change but pointed to the need to define more clearly the handling of cross-cutting risks, an interest in sharing information across services on risk management generally and on critical risks in particular, and a requirement for specialist risk management training linked to individual services' activities. |

Residual risk | 4. Taking further the concept of residual risk | DG BUDG together with concerned services | Completed In December 2008 the Commission adopted its Communication "Towards a common understanding of the concept of tolerable risk of error", with which the Commission took forward a concept first introduced by the Court of Auditors in its Opinion 2/2004 (the "single audit opinion"). This tolerable risk approach is intended to ensure an appropriate balance between the risk of not detecting errors and the costs of control to ensure that control systems are cost effective. The illustrative case studies presented covered Cohesion Policy and Rural Development. They indicated that the Court's standard 2% materiality threshold may not be appropriate for these policies, for which risk is high, and that a cost-effective tolerable risk level may lie around 5% for both policies. |

The Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. | DG BUDG together with concerned services By end 2010 | New action The Communication mentioned above launched an inter-institutional debate on the tolerable risk of error and the Commission will study more policy areas and present concrete proposals for tolerable risk levels during 2010 as requested by the Discharge Authority. |

Governance |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Internal audit recommenda-tions | 5. Ensuring a smooth implementation of accepted internal audit recommendations | New: Effective follow-up of critical and very important recommendations of IAS recommendations should be regularly monitored at senior management level, and fully integrated into regular management planning, especially the annual management plans. | All DGs concerned | New action |

Regulatory agencies | 6. Clarifying the respective roles and responsibilities of Commission services and regulatory agencies. | The input of all institutions is necessary to negotiate a comprehensive framework, to clarify the respective responsibilities of the institutions and of the regulatory agencies. This framework would be applicable to the creation of future agencies and, at a later stage, to those already in existence. | All DGs concerned with the assistance of SG and DG BUDG. End 2009 | Continuous action In a Communication of March 2008[19], the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies by the end of 2009, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies. |

Reservations | 8. Ensuring strong follow-up of action plans related to the expressed reservations, notably for the progress to be made in 2009. | Directors-General will report on progress to the respective Commissioner in the context of the regular follow-up meetings on audit and control. The ABM Steering Group will closely monitor and regularly report to the College on the implementation of the remedial actions that delegated authorising officers have committed to carry out in their annual activity reports. | DGs concerned | Continuous action DGs report on the implementation of action plans in a given year in their annual activity report. This has been specifically mentioned in the standing instructions for the AARs. DGs were also invited to mention the actions to be taken in the coming year as a follow up to previous reservations. This requirement was included in the guidelines for the 2009 AMPs. For all reservations, delegated authorising officers have laid down appropriate action plans to solve the underlying weaknesses. They monitored the implementation of action plans and reported to the Commissioner responsible. The implementation of all action plans has also been monitored by the ABM Steering Group which invited Directors-General to report regularly to the Group on the state of play of their action plans. An outcome of the peer review of the 2008 AARs is the that the conclusion drawn by the Authorising Officer by Delegation (AOD) needs to be convincingly argued and the building blocks for assurance should be presented in a complete and logical manner, particularly as regards error rates detected by controls. Also, services calculating error rates on the basis of controls performed on high-risk areas of their activities need to present results of controls in lower-risk fields to justify the conclusion that the global exposure was lower than materiality |

namely: | Close coordination of actions concerning management and control weaknesses identified for the EU funds implemented by Bulgarian and Rumanian authorities, in order to ensure that underlying problems are solved and the management of EU funds is conducted in strict respect of all applicable rules and procedures. | ELARG, MARE, JLS, EMPL, AGRI, REGIO | New action |

Set-up of an inter service group on copyright issues, to be led by DG COMM, to regularly assess whether the measures taken are sufficient to mitigate the risk in a complex and rapidly changing technological and legal environment. Preparation of an action plan before end of 2009, including all necessary measures, from awareness raising and training to the drafting of common guidelines. | COMM, OPOCE, JRC, SG | New action |

Focus the resources available on improving the control structure in place for the management of the financial programs. In 2009, assurance will be sought via a specific internal audit assignment and ongoing monitoring by the operational services. | ECFIN, SG | New action |

New: Closely follow-up the delays in the implementation of the Schengen Information System II. | JLS, SG | New action |

Financial management |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Integrated internal control framework | 9. Enhancing accountability by establishing a comprehensive integrated internal control framework in line with the requirements set out in the ECA’s opinions on ‘single audit’. | Implementation of the action plan towards an Integrated Internal Framework. | All services | Completed: In its latest report on the Plan[20], the Commission reported that as at end-December 2008 the implementation of 13 actions was completed and that the three remaining actions could not be implemented or were being taken forward in other ways. The Communication noted significant progress in strengthening internal control systems during the mandate of the present Commission. A part of this positive impact was attributed to actions launched before 2005, but there was evidence that progress was significantly accelerated with the launch of the Action Plan in early 2006. |

New: Reinforce the accountability of Member States for the use of EU funds by revising the guidelines for the annual summaries to draw on the lessons learned, and continue offering support to the Member States. | REGIO, AGRI, JLS | New action |

Ex-ante and ex-post controls | 10. Improving the efficiency and strengthening accountability by ensuring proportionality and a sound balance between ex-ante and ex-post controls, and by further harmonization and better focus of ex-post controls. | Common guidelines on sampling methods and related level of confidence should be finalised. | Services concerned with the support of DG BUDG, ongoing | Completed Extensive guidelines on audit sampling in line with international auditing standards have been prepared in the Structural Funds to promote coherence in testing done by Member State audit authorities[21]. The Commission has provided guidance on best practice in the management of external audit framework contracts to ensure a consistency and high quality of audit results[22]. In the research area, the joint audit strategy set up in 2007 includes guidance on sampling. Based on the experience gathered from the research audit strategy and taking into account that not all elements of the approach are transposable to all areas, the Commission issued guidance to its services on sampling strategies in October 2008. |

Accounts | 11. Increasing responsibility and accountability at the level of the Commission as a whole by the signing-off of the accounts by the Accounting Officer and by improved quality of financial information. | The Commission will further strengthen its accounting processes and systems to improve the quality of the financial information and the respect of deadlines. | All services, continuous action with the assistance of the services of the Accounting Officer | Continuous action The European Court of Auditors expressed in 2008 for the first time an unqualified opinion on the 2007 accounting data of the Commission. The Accountant's report on the validation of local systems for 2008 confirmed that these in general are steadily improving. All systems which were subject to an in-depth evaluation during 2008, except one, were validated. Data from the accounting system indicate that late payments are tending to stabilise in number and value. In the face of the current acute economic crisis, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract and a 30-day time limit where 45 days currently apply for other payments. |

Human resources |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Simplification | 13. Simplifying procedures to increase both efficiency and employee satisfaction. | Based on a collaborative effort and consultation of all Commission staff, DG ADMIN prepared a Communication to the College enshrining the key principles of the simplification drive and proposing a detailed plan with 85 actions, to be carried out within well defined deadlines. This Communication was adopted by the Commission on 4 July 2007 and its implementation is ongoing | DG ADMIN, ongoing | Completed A report to Commission (SEC(2008)2309/3) stated that 48 actions have been fully or partially implemented and 3 have been abandoned (out of 85 identified actions) by July 2008. |

Staff skills | 14. Aligning resources and needs better to make sure that staff have the skills and qualifications necessary to perform their duties, in particular in areas such as financial management, audit, science, linguistics and IT. | Following the conclusions of the evaluation on the Strategic Alignment of Human Resources, various measures were carried out in 2008. | DG ADMIN, ongoing | Continuous action HR scorecard per month HR report with HR metrics Start of a follow-up evaluation to review HR processes |

The Commission will identify any shortfalls and communicate its specific needs so that they are promptly taken into consideration and included in the work -programme of the inter-institutional European Personnel Selection Office. Provision of specialised training and measures to improve the recruitment procedures and, in particular in areas where a shortage of skilled staff is identified. | DG ADMIN and EPSO, ongoing tasks. | Continuous action DG ADMIN carried out a comparative study on remuneration in which an assessment is also made of the competitiveness of the Commission for certain job profiles. |

The Commission will take measures to improve its Job Information System so that it enables the organisation to have a global view of its current human resources and to produce easily detailed analysis by corporate processes. | DG ADMIN in collaboration with DIGIT, SG and DG BUDG by end 2007. | Continuous action The e-CV project continued. In 2007, there were 3.250 e-CVs; by end 2008, here were 5.697. The matching tool to link job, vacancies and the electronic CVs was delivered for internal testing in December 2008. |

Continuity of operations |

Subject | Objective | Initiative(s) to meet the objective | Responsible service(s) and timetable | Progress made in 2008 |

Business continuity | 15. Ensuring that the Commission is able to maintain business continuity in case of major disruption to its activities | The Commission will address the issue of the suitability of the data centre hosting IT systems and ensure that current reflections on the best IT governance arrangements lead to operational conclusions in 2006. | DIGIT, OIB and OIL in 2006 and in 2007. | Continuous action A multi-annual (2006-2011) strategy to improve the housing conditions for the Data and telecom Centres of the Commission has been developed and approved. This should lead to the most critical IT equipments being moved into professional data centre type rooms in a phased approach and to the refurbishing of air conditioning and electrical infrastructure in the JMO Data Centre room. Contracts for the rent of two new data centre type rooms in Brussels and in Luxembourg were signed. For the one in Brussels, the move was completed in February 2007 and, for the one in Luxembourg, by March 2007. A second room in Luxembourg only became available in late 2007 and needed preparation, so that actual moves into them only began in the last quarter of 2008. Procedures to secure a supplementary room in Luxembourg were ongoing at the end of 2008. |

Annex 4: Executive and Regulatory Agencies

(Council Regulation 58/2003 (Art 9.7)

In line with practice in most Member States, using agencies to implement key tasks has become an established part of the way the European Union works.

Executive agencies operate in a clear institutional framework, governed by a single legal base[23]. Their tasks must relate to the management of Community programmes or actions, they are set up for a limited period and they are always located close to Commission headquarters. The responsibility of the Commission for executive agencies is clear: the Commission creates them, maintains "real control" over their activity, and appoints the director. Their annual activity reports are annexed to the report from their parent Directorate(s)-General. A standard financial regulation adopted by the Commission, governing the establishment and implementation of the budget, applies to all executive agencies. A revision of the working arrangements was also agreed in October 2007 with the European Parliament, with the aim to further facilitate inter-institutional cooperation in this field.

Six executive agencies have been created:

- the Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme ( EACI – former IEEA)

- the Executive Agency for Health and Consumers ( EAHC – former PHEA)

- the Education, Audiovisual and Culture Executive Agency ( EACEA )

- the Trans-European Transport Network Executive Agency ( TEN-TEA )

- the European Research Council Executive Agency ( ERC)

- the Research Executive Agency ( REA ).

- Four of these executive agencies were operational in 2008[24] . Their Annual Activity Reports, which were attached to those of their parent DG[25], did not indicate any particular control issues. The breakdown of staff employed in 2007 by these agencies was as follows:

Seconded officials and temporary agents | Contractual agents | Other external agents | Total |

EACI | 22 | 47 | 69 |

PHEA | 8 | 20 | 28 |

EACEA | 85 | 277 | 362 |

TEN-TEA | 32 | 67 | 7 | 106 |

Total | 131 | 366 | 17 | 514 |

The screening of resources by the Commission of April 2007 suggested that there are no strong candidates for a new executive agency[26]. If new needs appear, the starting point of the Commission will be to explore the option of extending the scope of an existing executive agency to cover a new programme.

The 29 regulatory agencies are independent legal entities and the 20 of these which receive funds from the European Union budget receive discharge directly from the European Parliament. In a Communication of March 2008 "EU agencies: the way forward"[27] the Commission drew attention to the lack of a common vision on the role and functions of regulatory agencies. It announced a horizontal evaluation of the regulatory agencies, a moratorium on creating new agencies and a review of its internal systems governing agencies.

It also proposed to undertake a horizontal evaluation of regulatory agencies which should be available by the end of 2009, as well as to set up an inter-institutional working group to agree ground rules to apply to all (this Group met for the first time on 10 March 2009).

To support the agencies, in June 2008 DG Budget published a Practical Guide on Community Bodies to document the basic budgetary and financial management processes and rules for the creation and regular operation of Community bodies and providing references to relevant key documents. A common website of the Commission and the regulatory agencies was created on the Commission's intranet to provide a platform for sharing documents of common interest.

The 'traditional' agencies are granted discharge by the Discharge Authority. All Agencies were granted discharge for 2007. CEPOL's accounts for 2007 have received a qualified opinion of the Court of Auditors and audits by the Court and the IAS identified serious financial management problems. The service responsible for the grant contribution to the College's running costs (JLS) reported that following the Court's and IAS findings, an OLAF investigation was launched and an action plan was developed to remedy the weaknesses identified. Faced with significant under-execution of the budget, the service reported it would make available only the funds strictly necessary to cover the College's fixed costs in the first part of 2009.

Annex 5: Negotiated procedures

1. LEGAL BASIS

Article 54 of the Implementing Rules of the Financial Regulation requires authorising officers by delegation to record contracts concluded under negotiated procedures. Furthermore, the Commission is required to annex a report on negotiated procedures to the summary of the annual activity reports referred to in Article 60.7 of the Financial Regulation.

2. METHODOLOGY

A distinction has been made between the 40 directorates-general, services, offices and executive agencies which normally do not provide external aid, and those three directorates-general (AIDCO, ELARG and RELEX) which conclude procurement contracts in the area of external relations (legal basis is different: Chapter 3 of Title IV of Part Two of the Financial Regulation) or award contracts on their own account, but outside of the territory of the European Union.

These three directorates-general have special characteristics as regards data collection (deconcentration of the services,…), the total number of contracts concluded, thresholds to be applied for the recording of negotiated procedures (€10 000), as well as the possibility to have recourse to negotiated procedures in the framework of the rapid reaction mechanism (extreme urgency). For these reasons, a separate approach has been used for procurement contracts of these directorates-general.

3. OVERALL RESULTS OF NEGOTIATED PROCEDURES RECORDED

3.1. The 40 directorates-general, services, offices, or executive agencies excluding the three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 105 negotiated procedures with a total value of € 91.107.841 were processed out of a total of 1230 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 60 000€ with a total value of € 1.799.341.729.

For the Commission, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 8,54 % in number, which represents some 5,06 % of all procedures in value and seems quite reasonable.

An authorising service is considered to have concluded a "distinctly higher" proportion of negotiated procedures "than the average recorded for the Institution" if it exceeds the average proportion by 50%. Thus, the reference threshold for 2008 was fixed at 12,80% (20,46% in 2007) .

Some 13 directorates-general or services out of the 40 exceeded the reference threshold in 2008. Among those, it should be noted that 5 directorates-general concluded only one or two negotiated procedures, but because of the low number of contracts awarded by each of them, the average was exceeded. In addition, 15 out of 40 directorates-general haven't used any negotiated procedure, including 4 DG that awarded no contracts at all. Furthermore, in terms of value 14 have recorded a substantially lower percentage of negotiated procedures than the Commission average.

Moreover, the assessment of negotiated procedures compared with the previous years (2006, 2007) shows an important decrease in the order of one third in number and 40% in terms of value.

3.2. The three "external relations" directorates-general

On the basis of the data received, the following statistics were registered: 168 negotiated procedures for a total value of contracts €117.778.412 were processed out of a total of 2362 procedures (negotiated, restricted or open) for contracts over 10 000€ with a total value of € 2.357.367.571.

For the three "external relations" directorates-general, the average proportion of negotiated procedures in relation to all procedures amounts to 7,11% in number, which represents some 5% of all procedures in value terms. Only one directorate-general slightly exceeds the reference threshold of 10,67% (average + 50%).

If compared with previous years, these directorates-general have registered a clear decrease in number of negotiated procedures in relation to all procedures.

4. ANALYSIS OF THE JUSTIFICATIONS AND CORRECTIVE MEASURES

Three categories of justifications have been presented by those directorates-general who exceeded the thresholds:

- Statistical deviations due to the low number of contracts awarded under all procedures.

- Objective situations of the economic activity sector , where the number of operators (candidates or applicants) may be very limited or even in a monopoly situation (for reasons of intellectual property, specific expertise, …). Situations of technical captivity may also arise especially in the IT domain (exclusive rights connected to software or maintenance of servers hosting critical information systems, etc).

- Additional services/works , where it was either technically or economically impossible to separate these from the main (initial) contract, or similar services/works as provided for in the terms of reference.

Several corrective measures have already been proposed or implemented by the directorates-general concerned:

- Establishment of standard model documents and guidance documents .

- Improvement in training provided and an improved inter-service communication . In this context, the Central Financial Service organised in 2008 a series of workshops aimed at improving expertise in public procurement procedures and at providing a forum for exchange of experience and best practices between directorates-general and services. In addition, the architecture of the standard procurement training was reviewed in order to reinforce the practical training in procurement procedures preparation.

- Improvement of the system of evaluation of needs of directorates-general/services and an improved programming of procurement procedures. The Commission' horizontal services will continue their active communication and consultation policy with the other DGs along the following axes:

- permanent exchange of information;

- ad-hoc surveys prior to the initiation of market procedures;

- reinforcement of the product management policy especially in the IT sector.

- Phase-out from situations of technical captivity. The Commission started to study a methodological framework for assessing technical captivity in specific cases and provide tools to reduce future dependency.

- Reinforcement of internal structures and the application of control standards. Procurement procedures will continue to be integrated in the regular reviews of the efficiency of internal control, including the analysis of possible dependence on certain contractors. In any case, control procedures need to be correctly documented in order to ensure a transparent audit trail.

Annex 6: Summary of waivers of recoveries of established amounts receivable in 2008

(Article 87.5 IR)

In accordance with Article 87(5) of the Implementing Rules the Commission is required to report each year to the budgetary authority, in an annex to the summary of the Annual Activity Reports, on the waivers of recovery involving 100 000 € or more.

The following table shows the total amount and the number of waivers above 100 000 € per Directorate-General/Service for the EC budget and the European Development Fund for the financial year 2008.

EC budget:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 1.497.065,33 | 6 |

COMP | 11.713.735,70 | 3 |

EAC | 123.199,00 | 1 |

EACEA | 497.001,12 | 2 |

ELARG | 607.626,00 | 1 |

ENTR | 111.650,00 | 1 |

ENV | 231.383,16 | 1 |

MARE | 249.800,61 | 1 |

INFSO | 1.713.872,65 | 4 |

RTD | 1.227.715,95 | 5 |

TREN | 407.313,70 | 2 |

18.380.363,22 | 27 |

European Development Fund:

Directorate-General/Service | Amount of waivers in € | Number of waivers |

AIDCO | 0 | 0 |

Annex 7: Compliance with payment time-limits and suspension of time-limits

(Article 106.6 IR)

Time-limits for payments are laid down in the Implementing Rules of the Financial Regulation[28] (hereinafter IR), and exceptionally in sector specific regulations. Under Article 106 IR payments must be made within forty-five calendar days from the date on which an admissible payment request is registered or thirty calendar days for payments relating to service or supply contracts, save where the contract provides otherwise. Commission standard contracts are in line with the time-limits provided for in the IR. However, for payments which, pursuant to the contract, grant agreement or decision, depend on the approval of a report or a certificate (interim and/or final payments), the time-limit does not start until the report or certificate in question has been approved[29]. Under Article 87 of the Regulation of the European Parliament and the Council laying down general provisions on the European Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion Fund, a specific rule applies: payments have to be made within two months[30].

Following the revised Implementing Rules, which entered into application on 1 May 2007, the compliance with payment time-limits was reported for the first time by the Services in the 2007 Annual Activity Reports[31]. Overall, the Commission improved its performance for payments over 2005-2007, in number and in value, even if the average time to pay has not significantly decreased. In 2008, late payments have stabilised in number and value, the average time to pay has been shortened by a half day.

The following table summarises the current situation concerning payments made after the expiry of the time-limits (hereafter late payments), as resulting from data encoded in ABAC:

2005 | 2007 | 2008 |

Late payments in number | 42,74% | 22,57% | 22,67% |

Late payments in value | 17,48% | 11,52% | 13,95% |

Average time to pay[32] | 49,13 days | 47,98 days | 47,45 days |

The cause of delays includes inter alia the complexity of evaluation of supporting documents, in particular of technical reports requiring external expertise in some cases, the difficulty of efficient coordination of financial and operational checks of requests for payments, and managing suspensions.

As far as the payment of interest for late-payments is concerned, the Commission dealt with limited requests in the period 2005-2007. However, the amount rose significantly in 2008, probably due to the fact that as from 1 January 2008 payment of interest for late payments has been automatic and, in principle[33], no longer conditional upon the presentation of a request for payment.

2005 | 2007 | 2008 |

Amounts of interest paid for late payments | 230.736,58 € | 378.211,57 € | 576 027,10 € |

*Calculation: 153 requests for interest / 90657 late payments = 0.168%

The Commission is committed to further improving the management of payments and instructs its Services to comply constantly with high performance standards, to assess the efficiency of its tools and to take appropriate corrective measures to ensure timely payments. In the face of the current acute economic crisis, the Commission has recently adopted further measures, given the crucial importance of the need for increased fluidity of funds for all beneficiaries, and especially for SMEs and NGOs[34]. Amongst other actions, the Commission will aim, by 1 October 2009, to make first pre-financing payments within 20 days from the signature date of the contract, grant agreement or decision compared with the statutory time-limit of 45 days (or 30 days for service and supply contracts). For all other payments the Commission will apply, from the same date, a 30-day time limit where 45 days currently apply. A third measure is to further promote the payments of flat-rates (a scale-of-unit cost) and lump-sums (fixed amount) to accelerate the payment of grants. |

[1] Άρθρο 60 του δημοσιονομικού κανονισμού.

[2] Ανακοίνωση προς την Επιτροπή: SEC(2007) 1341.

[3] COM(2008) 97 της 18.2.2008.

[4] COM(2009) 42 της 3.2.2009.

[5] COM(2006) 9 και SEC(2006) 49

[6] COM(2009) 43 τελικό της 4.2.2009.

[7] Η παρούσα συγκεφαλαιωτική έκθεση ακολουθεί τη νέα διάρθρωση της ετήσιας έκθεσης για το 2007 του Ελεγκτικού Συνεδρίου.

[8] «Πράσινο φως» σημαίνει ότι το ποσοστό σφάλματος για ένα τομέα δαπανών στο σύνολό του βρίσκεται κάτω από το επίπεδο σημαντικότητας (2%) και ότι το Ελεγκτικό Συνέδριο θεωρεί ότι τα υφιστάμενα συστήματα εποπτείας και ελέγχου είναι αποτελεσματικά, «κίτρινο φως» σημαίνει ότι το ποσοστό σφάλματος κυμαίνεται μεταξύ 2% και 5% και ότι συστήματα εποπτείας και ελέγχου θεωρούνται εν μέρει αποτελεσματικά, και «κόκκινο φως» σημαίνει ότι το ποσοστό σφάλματος είναι υψηλότερο από 5% και ότι το Ελεγκτικό Συνέδριο θεωρεί ότι τα συστήματα εποπτείας και ελέγχου δεν είναι αποτελεσματικά. Πηγή: «Ενημερωτικό σημείωμα: Ετήσια έκθεση για τον προϋπολογισμό της ΕΕ του 2007», Ελεγκτικό Συνέδριο, σελ. 6.

[9] Το Ελεγκτικό Συνέδριο έδωσε επίσης πράσινο φως στα έσοδα, τις οικονομικές και χρηματοδοτικές υποθέσεις και τις διοικητικές δαπάνες. Αυτό σημαίνει ότι το Ελεγκτικό Συνέδριο έδωσε πράσινο φως για περίπου 45% των συνολικών κοινοτικών δαπανών.

[10] Χρηματοδοτική και διοικητική συμφωνία πλαίσιο / FAFA

[11] Καταπιστευματικό ταμείο και συμφωνία-πλαίσιο χρηματοδότη

[12] SEC(2004)1267.

[13] SEC(2004) 1265.

[14] C(2006) 3602.

[15] Γνώμη αριθ. 6/2007 του Ευρωπαϊκού Ελεγκτικού Συνεδρίου. Για την πολιτική συνοχής μόνο 7 κράτη μέλη συμπεριέλαβαν συνολική δήλωση αξιοπιστίας για το 2008.

[16] SEC(2008) 301, 5.3.2008.

[17] Communication to the Commission: Revision of the Internal Control Standards and the Underlying Framework: Strengthening Control Effectiveness, SEC(2007) 1341.

[18] COM(2006) 9 and SEC(2006) 49.

[19] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: "European Agencies – the way forward" - COM(2008) 135.

[20] Impact Report on the Commission Action Plan towards an Integrated Internal Control Framework - COM(2009) 43.

[21] Para 40 & 49 Opinion 02/2004.

[22] Para 37 Opinion 02/2004.

[23] Council Regulation (EC) No 58/2003 of 19 December 2002 laying down the statute for executive agencies to be entrusted with certain tasks in the management of Community programmes (OJ L 11, 16.1.2003).

[24] No AAR was prepared by the Research Executive Agency and the European Research Council Executive Agency (DG RTD and other research DGs) as these are expected to become completely self-supporting during 2009. During the transition, activities are shared between the agencies and the different directorates general responsible for the implementation of FP7.

[25] Executive Agency for Competitiveness and Innovation Programme (DG TREN, ENTR, ENV); Executive Agency for the Health and Consumers (DG SANCO); Education, Audio-visual and Culture Executive Agency (DGs EAC, INFSO, AIDCO); Trans-European Transport Network Executive Agency (DG TREN).

[26] SEC(2007) 530 "Planning & optimising Commission human resources to serve EU priorities".

[27] Communication from the Commission to the European Parliament and the Council: European Agencies – the way forward - COM(2008)135

[28] Commission Regulation (EC) No 2342/2002 of 23 December 2002 (OJ L 357, 31.12.2002, p. 1) as last amended by Regulation (EC) No 478/2007 of 23 April 2007 (OJ L 111, 28.4.2007, p. 13).

[29] Pursuant to Article 106(3) IR, the time allowed for approval may not exceed:(a) 20 calendar days for straightforward contracts relating to the supply of goods and services;(b) 45 calendar days for other contracts and grants agreements;(c) 60 calendar days for contracts and grant agreements involving technical services or actions which are particularly complex to evaluate.

[30] Regulation (EC) No 1083/2006 of the European Parliament and of the Council laying down general provisions on the European regional Development Fund, the European Social Fund and the Cohesion fund and repealing Regulation (EC) No 1260/1999 (OJ L 210, 31.7.2006, p. 25).

[31] Based on available data in ABAC as of end of the financial year 2007.

[32] Net delays.

[33] With the exception of small amounts (200 euro in total or less).

[34] Communication from Mrs Grybauskaite in agreement with the President to the Commission: Streamlining financial rules an accelerating budget implementation to help economic recovery - SEC(2009) 477.