(1)

Με την απόφαση C(2024)1420 της Επιτροπής (2) για την υπηρεσία διαμεσολάβησης δημιουργείται η υπηρεσία διαμεσολάβησης ως ανεξάρτητη υπηρεσία στην Επιτροπή. Αποστολή της είναι να διευκολύνει τον φιλικό διακανονισμό των συγκρούσεων στον χώρο εργασίας ή των διαφορών που αφορούν τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις των μελών του προσωπικού της Επιτροπής που καλύπτονται από τον κανονισμό υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων (στο εξής: κανονισμός υπηρεσιακής κατάστασης) και το καθεστώς που εφαρμόζεται στο λοιπό προσωπικό («ΚΛΠ») της Ευρωπαϊκής Ένωσης, όπως θεσπίστηκε με τον κανονισμό (ΕΟΚ, Ευρατόμ, ΕΚΑΧ) αριθ. 259/68 του Συμβουλίου (3).

(2)

Η απόφαση C(2024)1420 θεσπίζει άτυπη διαδικασία στο πλαίσιο της οποίας κάθε πρόσωπο που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της μπορεί να ζητήσει τη συνδρομή της υπηρεσίας διαμεσολάβησης.

(3)

Η Επιτροπή και, στο πλαίσιο της παρούσας απόφασης, η υπηρεσία διαμεσολάβησης για λογαριασμό της, συμβάλλουν στη δημιουργία ενός γόνιμου εργασιακού περιβάλλοντος όπου θα επικρατεί σεβασμός, επιλύοντας άτυπα τις διαφορές προτού αυτές κλιμακωθούν και αποτρέποντας την εμφάνιση παρόμοιων καταστάσεων εντός του θεσμικού οργάνου. Η υπηρεσία διαμεσολάβησης παρέχει άτυπες εμπιστευτικές συμβουλές σε οποιοδήποτε μέλος του προσωπικού ζητήσει τη συνδρομή της («το αιτούν πρόσωπο»). Με τη συγκατάθεση του αιτούντος προσώπου, μπορεί επίσης να επικοινωνήσει με οποιοδήποτε άλλο μέρος προσδιοριστεί από το αιτούν πρόσωπο («το ενδιαφερόμενο πρόσωπο») στο πλαίσιο διαμεσολάβησης. Η διαμεσολάβηση απαιτεί τη συγκατάθεση όλων των εμπλεκόμενων μερών. Η υπηρεσία διαμεσολάβησης ενεργεί αυστηρά σε άτυπη βάση. Δεν έχει την εξουσία να λαμβάνει αποφάσεις εις βάρος προσώπων.

(4)

Για την εκπλήρωση των καθηκόντων της στον τομέα της διαμεσολάβησης, η Επιτροπή συλλέγει και επεξεργάζεται πληροφορίες και διάφορες κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα των μελών του προσωπικού και άλλων προσώπων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της απόφασης C(2024)1420, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων ταυτοποίησης, των στοιχείων επικοινωνίας, των πληροφοριών σχετικά με τους επαγγελματικούς ρόλους και τα επαγγελματικά καθήκοντα και των πληροφοριών σχετικά με την ιδιωτική και επαγγελματική συμπεριφορά και τις επιδόσεις. Η Επιτροπή μπορεί επίσης να επεξεργάζεται ευαίσθητα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που αναφέρονται στα άρθρα 10 και 11 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, τα οποία παρέχονται οικειοθελώς από το αιτούν πρόσωπο.

(5)

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποθηκεύονται σε ασφαλές υλικό και ηλεκτρονικό περιβάλλον με στόχο την πρόληψη της παράνομης πρόσβασης ή διαβίβασης των δεδομένων σε πρόσωπα που δεν απαιτείται να τα γνωρίζουν. Μετά το πέρας της επεξεργασίας τους, τα δεδομένα διατηρούνται σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφος 11 της απόφασης C(2024)1420.

(6)

Σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725, η Επιτροπή, ως υπεύθυνη επεξεργασίας, είναι υποχρεωμένη να παρέχει πληροφορίες στα υποκείμενα των δεδομένων σχετικά με τις εν λόγω δραστηριότητες επεξεργασίας και να σέβεται τα δικαιώματα που έχουν ως υποκείμενα των δεδομένων.

(7)

Κατά την άσκηση των καθηκόντων της, η Επιτροπή οφείλει να σέβεται τα δικαιώματα των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τα οποία αναγνωρίζονται με το άρθρο 8 παράγραφος 1 του Χάρτη των Θεμελιωδών Δικαιωμάτων της Ευρωπαϊκής Ένωσης και με το άρθρο 16 παράγραφος 1 της Συνθήκης, για τη λειτουργία της Ευρωπαϊκής Ένωσης, καθώς και τα δικαιώματα που προβλέπονται από τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725. Ταυτόχρονα, η Επιτροπή, στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων της ως υπηρεσίας διαμεσολάβησης, υποχρεούται να τηρεί αυστηρούς κανόνες εμπιστευτικότητας έναντι των αιτούντων προσώπων και, ως εκ τούτου, ενδέχεται να υποχρεωθεί να εξισορροπήσει τα δικαιώματα ενός υποκειμένου των δεδομένων με τα θεμελιώδη δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλων υποκειμένων των δεδομένων.

(8)

Είναι καθοριστικής σημασίας για το αιτούν πρόσωπο να διατηρηθεί ο εμπιστευτικός χαρακτήρας της ανταλλαγής πληροφοριών και να μην αναληφθεί καμία ενέργεια χωρίς τη συγκατάθεσή του. Όταν ένα πρόσωπο απευθύνεται στην υπηρεσία διαμεσολάβησης ζητώντας εμπιστευτικές συμβουλές στο πλαίσιο διένεξης και δεν παρέχει τη συγκατάθεσή του στην υπηρεσία διαμεσολάβησης για επικοινωνία με το ενδιαφερόμενο πρόσωπο με σκοπό τη διαμεσολάβηση, η υπηρεσία διαμεσολάβησης δεν θα έχει τη δυνατότητα να ενημερώσει το ενδιαφερόμενο πρόσωπο. Η παροχή των εν λόγω πληροφοριών θα καθιστούσε αδύνατη ή θα παρεμπόδιζε σοβαρά την επίτευξη των στόχων που επιδιώκει η υπηρεσία διαμεσολάβησης, ιδίως την παροχή ασφαλούς χώρου στον οποίο το αιτούν πρόσωπο μπορεί να συζητήσει ανοιχτά την κατάστασή του και να αποφασίσει εάν θα κινήσει διαδικασία διαμεσολάβησης με το ενδιαφερόμενο πρόσωπο. Ως εκ τούτου, η Επιτροπή μπορεί να εφαρμόσει την εξαίρεση που προβλέπεται στο άρθρο 16 παράγραφος 5 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 για την προστασία της εμπιστευτικότητας της επεξεργασίας, όπως ορίζεται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 της απόφασης C(2024)1420.

(9)

Σε ορισμένες περιπτώσεις, είναι αναγκαίο να συμβιβάζονται τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 με την ανάγκη να εξασφαλιστεί η αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων της Επιτροπής όσον αφορά την παροχή άτυπων εμπιστευτικών συμβουλών, διασφαλίζοντας παράλληλα τον πλήρη σεβασμό των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών άλλων υποκειμένων των δεδομένων. Προς τον σκοπό αυτόν, το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο η) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 παρέχει στην Επιτροπή τη δυνατότητα να περιορίζει, υπό αυστηρές προϋποθέσεις, την εφαρμογή των άρθρων 14 έως 17, 19, 20 και 35, καθώς και της αρχής της διαφάνειας που καθορίζεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α), εφόσον οι διατάξεις του αντιστοιχούν στα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις που προβλέπονται στα άρθρα 14 έως 17, 19, 20 και 35 του εν λόγω κανονισμού.

(10)

Τούτο μπορεί, ιδίως, να συμβαίνει όταν το αιτούν πρόσωπο παρέχει έμμεσα πληροφορίες σχετικά με άλλα ενδιαφερόμενα πρόσωπα. Στην περίπτωση αυτή, η Επιτροπή μπορεί να αποφασίσει να περιορίσει ορισμένα δικαιώματα του ενδιαφερόμενου προσώπου, όταν η άσκηση των δικαιωμάτων αυτών θα είχε ως αποτέλεσμα την αποκάλυψη πληροφοριών σχετικά με αιτούν πρόσωπο το οποίο δεν έχει συναινέσει σε ενέργειες που αναλαμβάνει η υπηρεσία διαμεσολάβησης για τη διευκόλυνση του διαλόγου με το ενδιαφερόμενο πρόσωπο. Στην περίπτωση αυτή, η Επιτροπή μπορεί να αποφασίσει να περιορίσει το δικαίωμα πρόσβασης στις πληροφορίες που αφορούν το ενδιαφερόμενο πρόσωπο ή άλλα δικαιώματά του, προκειμένου να προστατεύσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες του αιτούντος προσώπου. Η Επιτροπή μπορεί να αποφασίσει να το πράξει σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο η) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

(11)

Ενδέχεται να είναι αναγκαία η προστασία των εμπιστευτικών πληροφοριών που αφορούν ένα αιτούν πρόσωπο. Στις περιπτώσεις αυτές, η Επιτροπή ενδέχεται να χρειαστεί να περιορίσει την πρόσβαση στην ταυτότητα, τις δηλώσεις και άλλα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του αιτούντος προσώπου, ακόμη και το γεγονός ότι ήρθε σε επαφή με την υπηρεσία διαμεσολάβησης, προκειμένου να προστατεύσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες του.

(12)

Μπορεί επίσης να είναι αναγκαίο να περιοριστεί το δικαίωμα ενημέρωσης του αιτούντος προσώπου όταν η υπηρεσία διαμεσολάβησης θα πρέπει να ειδοποιήσει την ιατρική υπηρεσία σε περιπτώσεις κατά τις οποίες απαιτείται επείγουσα δράση για την προστασία της σωματικής και ψυχολογικής ακεραιότητας του αιτούντος προσώπου. Σε μια τέτοια περίπτωση, η υπηρεσία διαμεσολάβησης μπορεί να αποφασίσει να μην ενημερώσει το αιτούν πρόσωπο σχετικά με την εν λόγω ειδοποίηση, ώστε η ιατρική υπηρεσία να είναι σε θέση να εκτιμήσει ποια μέτρα υγειονομικής περίθαλψης ή κοινωνικής μέριμνας μπορούν να παρασχεθούν στο εν λόγω πρόσωπο. Η Επιτροπή μπορεί να αποφασίσει να το πράξει σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο η) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725. Στη συγκεκριμένη αυτή περίπτωση, τα δικαιώματα του αιτούντος προσώπου προστατεύονται δεδομένου ότι η ιατρική υπηρεσία θα τηρεί απόρρητες τις ιατρικές πληροφορίες και το αιτούν πρόσωπο θα ενημερώνεται διότι η ιατρική υπηρεσία θα έρχεται σε επαφή μαζί του εάν το κρίνει αναγκαίο.

(13)

Η απόφαση C(2024)1420 απαιτεί από την Επιτροπή να διασφαλίζει τον εμπιστευτικό χειρισμό των αιτήσεων συνδρομής που υποβάλλονται στην υπηρεσία διαμεσολάβησης. Προκειμένου να διασφαλιστεί η εν λόγω εμπιστευτικότητα και, παράλληλα, να τηρηθούν τα πρότυπα προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, είναι απαραίτητη η θέσπιση εσωτερικών κανόνων βάσει των οποίων η Επιτροπή να μπορεί να περιορίζει τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 1 στοιχείο η) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

(14)

Οι εσωτερικοί κανόνες θα πρέπει να εφαρμόζονται σε όλες τις πράξεις επεξεργασίας που τελεί η Επιτροπή κατά την εκτέλεση των καθηκόντων της όταν εξετάζει αιτήσεις βάσει του άρθρου 6 της απόφασης C(2024)1420.

(15)

Προκειμένου η Επιτροπή να συμμορφώνεται με τα άρθρα 14, 15 και 16 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, θα πρέπει να ενημερώνει όλα τα πρόσωπα σχετικά με τις δραστηριότητές της που περιλαμβάνουν επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που τα αφορούν και σχετικά με τα δικαιώματά τους, με διαφανή και συνεκτικό τρόπο, υπό τη μορφή δήλωσης περί προστασίας των δεδομένων που δημοσιεύεται στον ιστότοπο της Επιτροπής. Κατά περίπτωση, η Επιτροπή θα πρέπει να ενημερώνει ατομικά το αιτούν πρόσωπο με κατάλληλα μέσα. Όταν το αιτούν πρόσωπο συναινεί στην επικοινωνία με άλλο ενδιαφερόμενο πρόσωπο, η Επιτροπή θα πρέπει να ενημερώνει ατομικά, με κατάλληλα μέσα, το ενδιαφερόμενο πρόσωπο.

(16)

Η Επιτροπή εφαρμόζει περιορισμούς μόνον υπό την προϋπόθεση ότι δεν θίγουν το ουσιαστικό περιεχόμενο των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών, είναι απολύτως απαραίτητοι και αποτελούν αναλογικό μέτρο σε μια δημοκρατική κοινωνία. Η Επιτροπή θα πρέπει να αιτιολογεί τους εν λόγω περιορισμούς.

(17)

Κατ’ εφαρμογή των αρχών της διαφάνειας, της δίκαιης μεταχείρισης και της λογοδοσίας, η Επιτροπή θα πρέπει να χειρίζεται όλους τους περιορισμούς με διαφανή τρόπο και να καταχωρίζει κάθε εφαρμογή περιορισμών στο αντίστοιχο σύστημα αρχειοθέτησης.

(18)

Το άρθρο 25 παράγραφος 6 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 απαιτεί από τον υπεύθυνο επεξεργασίας να ενημερώνει τα υποκείμενα των δεδομένων για τους ουσιώδεις λόγους που αιτιολογούν την επιβολή του περιορισμού, καθώς και για το δικαίωμά τους να υποβάλουν καταγγελία στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων.

(19)

Σύμφωνα με το άρθρο 25 παράγραφος 8 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, η Επιτροπή μπορεί να αναβάλλει, να παραλείπει ή να απορρίπτει την ενημέρωση του υποκειμένου των δεδομένων για τους ουσιώδεις λόγους που αιτιολογούν τον περιορισμό, εάν η εν λόγω ενημέρωση στερεί από τον περιορισμό την ισχύ του.

(20)

Όταν περιορίζονται δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων, η Επιτροπή θα πρέπει να αξιολογεί κατά περίπτωση το κατά πόσον η ανακοίνωση του περιορισμού ενδέχεται να του στερήσει την ισχύ του.

(21)

Η Επιτροπή θα πρέπει να αίρει τον περιορισμό μόλις οι συνθήκες που τον δικαιολογούν παύσουν να υφίστανται, και να αξιολογεί σε τακτική βάση τις εν λόγω συνθήκες. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να αποδειχθεί αναγκαία η διατήρηση της εφαρμογής ενός περιορισμού έως ότου η Επιτροπή παύσει να διατηρεί τα σχετικά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα. Στην περίπτωση αυτή, το υποκείμενο των δεδομένων δεν θα πρέπει να ενημερωθεί για την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που το αφορούν. Μια τέτοια κατάσταση θα μπορούσε, ειδικότερα, να προκύψει όταν υπάρχει υψηλός κίνδυνος η άσκηση των δικαιωμάτων του ενδιαφερόμενου προσώπου να θίξει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες τρίτων. Αυτό συμβαίνει ιδίως όταν το αιτούν πρόσωπο δεν παρέχει τη συγκατάθεσή του προκειμένου η υπηρεσία διαμεσολάβησης να επικοινωνήσει με το ενδιαφερόμενο πρόσωπο ώστε να ξεκινήσει άτυπη διαμεσολάβηση μεταξύ τους.

(22)

Η Επιτροπή θα πρέπει να επανεξετάζει την εφαρμογή των περιορισμών όταν το αιτούν πρόσωπο παρέχει τη συγκατάθεσή του για συμμετοχή σε άτυπη διαμεσολάβηση ή το αργότερο όταν η Επιτροπή περατώνει μια αίτηση συνδρομής.

(23)

Τα άρθρα 16 παράγραφος 5, 17 παράγραφος 4, 19 παράγραφος 3 και 20 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725 προβλέπουν εξαιρέσεις από τα δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων. Εάν ισχύουν αυτές οι εξαιρέσεις, η Επιτροπή δεν χρειάζεται να εφαρμόσει περιορισμούς δυνάμει της παρούσας απόφασης,

(24)

Για να διασφαλιστεί η προστασία των δικαιωμάτων και των ελευθεριών των υποκειμένων των δεδομένων και σύμφωνα με το άρθρο 44 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, η Επιτροπή θα πρέπει να εξασφαλίζει τη συμμετοχή του/των σχετικού/-ών συντονιστή/-ών προστασίας δεδομένων και του υπευθύνου προστασίας δεδομένων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας και να τεκμηριώνει την εν λόγω διαβούλευση. Συγκεκριμένα, πριν από την εφαρμογή τυχόν περιορισμών, θα πρέπει να ζητείται η γνώμη του συντονιστή προστασίας δεδομένων που έχει οριστεί για να συμβουλεύει την οικεία υπηρεσία της Επιτροπής· αυτός επαληθεύει τη συμμόρφωσή τους με την παρούσα απόφαση.

(25)

Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής θα πρέπει να διενεργεί ανεξάρτητο έλεγχο όσον αφορά την εφαρμογή των περιορισμών, με στόχο τη διασφάλιση της συμμόρφωσης με την παρούσα απόφαση.

(26)

Ζητήθηκε η γνώμη του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων, ο οποίος γνωμοδότησε στις 13 Μαρτίου 2024,