32000Y1227(02)

Εκθεση

σχετικά με τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος (ΕΟΠ - Κοπεγχάγη) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Οργανισμού

(2000/C 373/02)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος, σύμφωνα με το άρθρο 13, παράγραφος 4, του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90(1) του Συμβουλίου.

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού Περιβάλλοντος για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999. Σύμφωνα με το άρθρο 14, παράγραφος 1, του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του εκτελεστικού διευθυντή. Η αρμοδιότητα αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και την υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που προβλέπει το άρθρο 14 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90 του Συμβουλίου. Το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση των εν λόγω λογαριασμών βάσει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους ελέγχου και τα ελεγκτικά πρότυπα που εφαρμόζει. Αυτά έχουν προσαρμοστεί σύμφωνα με τα γενικώς παραδεκτά διεθνή ελεγκτικά πρότυπα, προκειμένου να αντικατοπτρίζεται ο ειδικός χαρακτήρας του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό, το Συνέδριο αποκόμισε εύλογη βάση για να στηρίξει τη γνώμη που διατυπώνεται παρακάτω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί του οικονομικού έτους που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΕΥΡΩΠΑΪΚΟΥ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΥ ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝΤΟΣ ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 1999

Ανάλυση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού

5. Οι οριστικές πιστώσεις του οικονομικού έτους ανήλθαν σε 18,5 εκατομμύρια ευρώ, από τις οποίες ανελήφθησαν 18,3 εκατομμύρια ευρώ, εκ των οποίων 9,2 εκατομμύρια ευρώ για τις επιχειρησιακές δαπάνες (τίτλος III).

6. Οι μεταφορές των πιστώσεων ανήλθαν σε 6,0 εκατομμύρια ευρώ (ήτοι στο 33 % των αναλήψεων υποχρεώσεων) και αφορούν κυρίως (5,4 εκατομμύρια ευρώ) τις επιχειρησιακές δαπάνες. Συγκριτικά αναφέρεται ότι οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν από το οικονομικό έτος 1998 στο οικονομικό έτος 1999 ανέρχονταν σε 5,8 εκατομμύρια ευρώ, εκ των οποίων 4,6 εκατομμύρια ευρώ προορίζονταν για τις επιχειρησιακές δαπάνες. Από τις μεταφορές αυτές, 0,7 εκατομμύρια ευρώ (ήτοι το 12 %) ακυρώθηκαν.

Καταλογισμός του ΦΠΑ

7. Μέχρι τον Δεκέμβριο του 1998, ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός προέβλεπε τον καταλογισμό των δαπανών συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, δεδομένου ότι ο τελευταίος, μετά την επιστροφή του, μπορούσε να επαναχρησιμοποιηθεί. Έκτοτε(3), ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός ορίζει ότι οι δαπάνες πρέπει να καταλογίζονται με αφαίρεση του ΦΠΑ. Το Συνέδριο καλεί τον Οργανισμό να μεταφέρει αυτή τη νέα ρύθμιση στις δικές του εσωτερικές διατάξεις.

Απογραφή

8. Ο Οργανισμός θα έπρεπε να φροντίζει ώστε το βιβλίο απογραφής να ελέγχεται μία φορά ετησίως, προκειμένου να εξασφαλίζεται η πληρότητά των εγγραφών του και να αναπροσαρμόζεται προς τα κάτω η αξία του εξοπλισμού πληροφορικής που παλαιώνει.

Διαχείριση του προσωπικού

9. Από τους ελέγχους που πραγματοποιήθηκαν προέκυψαν αδυναμίες στην τήρηση των φακέλων του προσωπικού, οι οποίες είχαν ως αποτέλεσμα κυρίως το λανθασμένο καθορισμό των αποδοχών δύο πρόσφατα προσληφθέντων υπαλλήλων. Ο Οργανισμός θα έπρεπε να ελέγχει τακτικά όλους τους φακέλους του προσωπικού για να εξασφαλίζει την πληρότητα και την εγκυρότητα των δεδομένων.

Διαχείριση των συμβάσεων με τα θεματικά κέντρα

10. Για την υλοποίηση των στόχων του, ο Οργανισμός συνήψε συμβάσεις με διάφορα θεματικά κέντρα που επέλεξε στα κράτη μέλη. Οι εν λόγω συμβάσεις περιλαμβάνουν ένα τυποποιημένο βασικό κείμενο το οποίο συμπληρώνεται από παραρτήματα περισσότερο τεχνικής φύσεως. Διαπιστώθηκαν ασυνέπειες μεταξύ του βασικού κειμένου και των τεχνικών παραρτημάτων κυρίως όσον αφορά τη φύση και τη διάρκεια των εργασιών.

11. Οι συμβάσεις αυτές χρηματοδοτούνται από πιστώσεις που εγγράφονται στον τίτλο III του προϋπολογισμού του Οργανισμού, που καλύπτει τις επιχειρησιακές δαπάνες. Όπως παρατηρήθηκε ήδη, οι πιστώσεις αυτές αποτελούν αντικείμενο ιδιαίτερα σημαντικών μεταφορών (βλέπε σημεία 5 και 6). Η διαχείριση αυτών των μεταφορών, η οποία είναι πρωταρχικής σημασίας εξαιτίας των κινδύνων ακύρωσης, δικαιολογεί εν μέρει γιατί ορισμένες συμβάσεις συνάπτονται πολύ αργά εντός του έτους. Κατ' αυτό τον τρόπο, αναλήψεις υποχρεώσεων, ύψους τουλάχιστον 1,9 εκατομμυρίων ευρώ, στο πλαίσιο των επιχειρησιακών δαπανών, αποφασίστηκαν μετά τις 15 Νοεμβρίου 1999.

12. Το μέγεθος και ο επαναλαμβανόμενος χαρακτήρας αυτής της κατάστασης θα έπρεπε να αποτελέσουν κίνητρο για τον Οργανισμό, προκειμένου αυτός να βελτιώσει το σύστημα παρακολούθησης της εκτέλεσης του ετήσιου προγράμματός του με στόχο την ελαχιστοποίηση των μεταφορών πιστώσεων και, κατά συνέπεια, την καλύτερη τήρηση της αρχής του ενιαυσίου.

13. Αδυναμίες εμφανίζονται επίσης και όσον αφορά την οικονομική διαχείριση των συμβάσεων. Οι διαδικασίες διεκπεραίωσης των αιτήσεων πληρωμής θα πρέπει να τυποποιηθούν περισσότερο και να εφαρμόζονται με μεγαλύτερη αυστηρότητα. Κρίνεται απαραίτητο οι οικονομικοί φάκελοι να περιέχουν δικαιολογητικά προς υποστήριξη των αιτήσεων πληρωμής και όχι μόνο βεβαίωση της εκτέλεσης των σχετικών εργασιών σύμφωνα με τα οριζόμενα στη σύμβαση.

14. Οι συμβάσεις χρηματοδοτούνται από αναλήψεις υποχρεώσεων στο πλαίσιο διαφόρων κονδυλίων του προϋπολογισμού που αντιστοιχούν στα διάφορα θέματα τα οποία αυτές καλύπτουν. Οι πραγματοποιούμενες πληρωμές καταλογίζονται κατά τέτοιο τρόπο, ώστε οι σχετικές αναλήψεις υποχρεώσεων να χρησιμοποιούνται με τη σειρά, με αποτέλεσμα να είναι αδύνατη η παραβολή της εκτέλεσης των αναλήψεων υποχρεώσεων με την πρόοδο των αντίστοιχων εργασιών.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 27ης Σεπτεμβρίου 2000.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 120 της 11.5.1990, σ. 4.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 13, παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 1210/90 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Οργανισμού για το οικονομικό έτος 1999 καταρτίστηκαν στις 20 Μαρτίου 2000 και, στη συνέχεια, διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Οργανισμού, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο, στο οποίο περιήλθαν στις 5 Απριλίου 2000. Αυτές οι οικονομικές καταστάσεις παρουσιάζονται, σε συντετμημένη μορφή, στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση.

(3) Bλέπε άρθρο 27, παράγραφος 2α, του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ) αριθ. 2548/98 του Συμβουλίου της 23ης Νοεμβρίου 1998 (ΕΕ L 320 της 28.11.1998, σ. 1).

Πινακας 1

Δημοσιονομικός ισολογισμός της 31ης Δεκεμβρίου 1999 και 1998

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πινακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης για τα οικονομικά έτη 1999 και 1998

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του οργανισμου

Καταβολή και επιστροφή του ΦΠΑ

Παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου:

"7. Μέχρι τον Δεκέμβριο του 1998, ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός προέβλεπε τον καταλογισμό των δαπανών συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, δεδομένου ότι ο τελευταίος, μετά την επιστροφή του, μπορούσε να επαναχρησιμοποιηθεί. Έκτοτε, ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός ορίζει οι δαπάνες πρέπει να καταλογίζονται με αφαίρεση του ΦΠΑ. Το Συνέδριο καλεί τον Οργανισμό να μεταφέρει αυτή τη νέα ρύθμιση στις δικές του εσωτερικές διατάξεις."

Απάντηση του Οργανισμού:

Ο Οργανισμός θα τηρεί επαφές με τις υπηρεσίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, σε συνεργασία με τους ενδιαφερόμενους αποκεντρωμένους Οργανισμούς, με σκοπό τον καθορισμό των όρων για την αναθεώρηση του δημοσιονομικού κανονισμού του, καθώς και για την έγκριση των απαραίτητων τροποποιήσεων το 2001.

Απογραφή

Παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου:

"8. Ο Οργανισμός θα έπρεπε να φροντίζει ώστε το βιβλίο απογραφής να ελέγχεται μία φορά ετησίως, προκειμένου να εξασφαλίζεται η πληρότητά των εγγραφών του και να αναπροσαρμόζεται προς τα κάτω η αξία του εξοπλισμού πληροφορικής που παλαιώνει".

Απάντηση του Οργανισμού:

Το βιβλίο απογραφής ενημερώνεται και ελέγχεται τακτικά. Όπως επισήμανε ορθά το Ελεγκτικό Συνέδριο, ο απηρχαιωμένος εξοπλισμός που φυλάσσεται ακόμα στους χώρους δεν έχει τεθεί εκτός λειτουργίας. Ο Οργανισμός καθιέρωσε μηχανισμό για την αφαίρεση του απηρχαιωμένου εξοπλισμού από την απογραφή, αναθέτοντας σε αντισυμβαλλόμενο, μέσω σύμβασης-πλαισίου, την απομάκρυνση ενός παλαιού ηλεκτρονικού υπολογιστή για κάθε νέο που θα παραδίδεται.

Διαχείριση του προσωπικού

Παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου:

"9. Από τους ελέγχους που πραγματοποιήθηκαν προέκυψαν αδυναμίες στην τήρηση των φακέλων του προσωπικού, οι οποίες είχαν ως αποτέλεσμα κυρίως το λανθασμένο καθορισμό των αποδοχών δύο πρόσφατα προσληφθέντων υπαλλήλων. Ο Οργανισμός θα έπρεπε να ελέγχει τακτικά όλους τους φακέλους του προσωπικού για να εξασφαλίζει την πληρότητα και την εγκυρότητα των δεδομένων."

Απάντηση του Οργανισμού:

Διενεργείται συστηματικός έλεγχος των φακέλων του προσωπικού, οι οποίοι καταρτίστηκαν με τη συνεργασία της ΓΔ Προσωπικού της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Ένας πρώτος έλεγχος επέτρεψε τη διόρθωση των σφαλμάτων που εντόπισε το Ελεγκτικό Συνέδριο.

Θεματικά κέντρα - Διαχείριση των συμβάσεων

Παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου:

"10. Για την υλοποίηση των στόχων του, ο Οργανισμός συνήψε συμβάσεις με διάφορα θεματικά κέντρα που επέλεξε στα κράτη μέλη. Οι εν λόγω συμβάσεις περιλαμβάνουν ένα τυποποιημένο βασικό κείμενο το οποίο συμπληρώνεται από παραρτήματα περισσότερο τεχνικής φύσεως. Διαπιστώθηκαν ασυνέπειες μεταξύ του βασικού κειμένου και των τεχνικών παραρτημάτων κυρίως όσον αφορά τη φύση και τη διάρκεια των εργασιών."

Απάντηση του Οργανισμού:

Διενεργείται έλεγχος για τη διαπίστωση ασυνεπειών μεταξύ των βασικών κειμένων και των τεχνικών παραρτημάτων και πραγματοποιούνται οι απαραίτητες διορθώσεις. Επίσης διενεργούνται τακτικοί έλεγχοι παράλληλα με την κατάρτιση και σύναψη συμβάσεων με τα ευρωπαϊκά θεματικά κέντρα (ΕΘΚ), τα οποία θα αρχίσουν να λειτουργούν το 2001.

Παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου:

"11. Οι συμβάσεις αυτές χρηματοδοτούνται από πιστώσεις που εγγράφονται στον τίτλο III του προϋπολογισμού του Οργανισμού, που καλύπτει τις επιχειρησιακές δαπάνες. Όπως παρατηρήθηκε ήδη, οι πιστώσεις αυτές αποτελούν αντικείμενο ιδιαίτερα σημαντικών μεταφορών (βλέπε σημεία 5 και 6). Η διαχείριση αυτών των μεταφορών, η οποία είναι πρωταρχικής σημασίας εξαιτίας των κινδύνων ακύρωσης, δικαιολογεί εν μέρει γιατί ορισμένες συμβάσεις συνάπτονται πολύ αργά εντός του έτους. Κατ' αυτό τον τρόπο, αναλήψεις υποχρεώσεων, ύψους τουλάχιστον 1,9 εκατομμυρίων ευρώ, στο πλαίσιο των επιχειρησιακών δαπανών, αποφασίστηκαν μετά τις 15 Νοεμβρίου 1999."

Απάντηση του Οργανισμού:

Αποφασίστηκαν αναλήψεις υποχρεώσεων στην αρχή του έτους, προκειμένου να μην υπάρξουν καθυστερήσεις στην ανάπτυξη και παράδοση της απαιτούμενης εργασίας. Ωστόσο, η δυνατότητα ανάληψης υποχρεώσεων για συμπληρωματικά έργα πολύ αργά εντός του έτους επιτρέπει την αποτελεσματική χρησιμοποίηση των ελάχιστων διαθέσιμων πόρων, σύμφωνα με τις προσαρμογές όσον αφορά τον όγκο εργασίας και με την πιθανότητα διάθεσης συμπληρωματικών επιχειρησιακών κεφαλαίων για το έργο των ΕΘΚ, το οποίο θα βοηθήσει επίσης στην αξιοποίηση των ικανοτήτων των κρατών μελών.

Παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου:

"12. Το μέγεθος και ο επαναλαμβανόμενος χαρακτήρας αυτής της κατάστασης θα έπρεπε να αποτελέσουν κίνητρο για τον Οργανισμό, προκειμένου αυτός να βελτιώσει το σύστημα παρακολούθησης της εκτέλεσης του ετήσιου προγράμματός του με στόχο την ελαχιστοποίηση των μεταφορών πιστώσεων και, κατά συνέπεια, την καλύτερη τήρηση της αρχής του ενιαυσίου."

Απάντηση του Οργανισμού:

Στόχος είναι η ελαχιστοποίηση των μεταφορών πιστώσεων. Ωστόσο, όπως αναφέρεται στο προηγούμενο σημείο, η σύμβαση για τμήμα του έργου συνάπτεται, χαρίν της αποτελεσματικότητας, στο τέλος του έτους. Επιπλέον, τα ΕΘΚ λειτουργούν για ένα έτος, ήτοι δώδεκα μήνες, ενώ τα νέα κεφάλαια που είναι εγγεγραμμένα στον προϋπολογισμό για το νέο οικονομικό έτος θα είναι στη διάθεσή τους το Φεβρουάριο το νωρίτερο. Το γεγονός αυτό καθιστά απαραίτητη τη μεταφορά πληρωμών στο νέο έτος.

Παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου:

"13. Αδυναμίες εμφανίζονται επίσης και όσον αφορά την οικονομική διαχείριση των συμβάσεων. Οι διαδικασίες διεκπεραίωσης των αιτήσεων πληρωμής θα πρέπει να τυποποιηθούν περισσότερο και να εφαρμόζονται με μεγαλύτερη αυστηρότητα. Κρίνεται απαραίτητο οι οικονομικοί φάκελοι να περιέχουν δικαιολογητικά προς υποστήριξη των αιτήσεων πληρωμής και όχι μόνο βεβαίωση της εκτέλεσης των σχετικών εργασιών σύμφωνα με τα οριζόμενα στη σύμβαση."

Απάντηση του Οργανισμού:

Ο ΕΟΠ έχει καθορίσει διαδικασίες για τη διεκπεραίωση των αιτήσεων πληρωμής και για την έγκριση κάθε επιχορήγησης. Εντούτοις, αναγνωρίζουμε την αξία της πρότασης του Ελεγκτικού Συνεδρίου και τροποποιούμε επί του παρόντος τις εν λόγω διαδικασίες, προκειμένου να περιέχονται στους οικονομικούς φακέλους, εκτός των βεβαιώσεων, δικαιολογητικά, όπως εκθέσεις προόδου ή αποσπάσματα τεχνικών εκθέσεων.

Παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου:

"14. Οι συμβάσεις χρηματοδοτούνται από αναλήψεις υποχρεώσεων στο πλαίσιο διαφόρων κονδυλίων του προϋπολογισμού που αντιστοιχούν στα διάφορα θέματα τα οποία αυτές καλύπτουν. Οι πραγματοποιούμενες πληρωμές καταλογίζονται κατά τέτοιο τρόπο, ώστε οι σχετικές αναλήψεις υποχρεώσεων να χρησιμοποιούνται με τη σειρά, με αποτέλεσμα να είναι αδύνατη η παραβολή της εκτέλεσης των αναλήψεων υποχρεώσεων με την πρόοδο των αντίστοιχων εργασιών."

Ο Οργανισμός διατύπωσε τα ακόλουθα σχόλια:

Ο ΕΟΠ θα προγραμματίζει όσο το δυνατό περισσότερο το χρονοδιάγραμμα πληρωμών, στο πλαίσιο των πιστωτικών ορίων του προϋπολογισμού, σύμφωνα με την πραγματική παράδοση των εργασιών, ζητώντας αρχικά περαιτέρω πληροφορίες από τα ΕΘΚ όσον αφορά τους πόρους που χορηγούνται για συγκεκριμένες δραστηριότητες. Ωστόσο τα ΕΘΚ επιτελούν αλληλένδετες εργασίες σύμφωνα με διαφορετικά χρονοδιαγράμματα και δεν είναι δυνατός ο απόλυτος συγχρονισμός των πιστώσεων που είναι εγγεγραμμένες στον προϋπολογισμό και της προόδου των εργασιών.