ΑΠΌΦΑΣΗ αριθ. 1/2008 ΤΗΣ ΠΡΟΣΩΡΙΝΉΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ ΕΚ-ΜΑΥΡΟΒΟΥΝΊΟΥ

της 22ας Ιανουαρίου 2008

σχετικά με τον εσωτερικό κανονισμό της, καθώς και τις αρμοδιότητες και τη διάρθρωση των υποεπιτροπών ΕΚ-Μαυροβουνίου

(2008/128/ΕΚ)

Η ΠΡΟΣΩΡΙΝΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΕΚ-ΜΑΥΡΟΒΟΥΝΙΟΥ,

Έχοντας υπόψη την ενδιάμεση συμφωνία για το εμπόριο και τα εμπορικά θέματα μεταξύ της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητας, αφενός, και της Δημοκρατίας του Μαυροβουνίου, αφετέρου (1) (εφεξής «η ενδιάμεση συμφωνία») που υπεγράφη στις 15 Οκτωβρίου 2007, και ιδίως το άρθρο 44,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

Προεδρία

Η προεδρία της προσωρινής επιτροπής ασκείται εκ περιτροπής, για περίοδο δώδεκα μηνών, από εκπρόσωπο της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων (εφεξής η «Ευρωπαϊκή Επιτροπή») εξ ονόματος της Ευρωπαϊκής Κοινότητας (εφεξής «η Κοινότητα») και εκπρόσωπο της κυβέρνησης του Μαυροβουνίου. Ωστόσο, η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης της προσωρινής επιτροπής και ολοκληρώνεται στις 31 Δεκεμβρίου του ιδίου έτους.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

Η προσωρινή επιτροπή συνεδριάζει κατά τακτά διαστήματα, μία φορά ετησίως, στις Βρυξέλλες ή στην Ποντγκόριτσα, με συμφωνία των μερών. Έκτακτες σύνοδοι της προσωρινής επιτροπής μπορούν να συγκληθούν με αμοιβαία συμφωνία, κατ’ αίτηση ενός εκ των μερών.

Οι συνεδριάσεις συγκαλούνται από τον πρόεδρο.

Πλην αντιθέτου συμφωνίας, οι συνεδριάσεις της προσωρινής επιτροπής δεν είναι δημόσιες.

Άρθρο 3

Αντιπροσωπείες

Πριν από κάθε συνεδρίαση, κάθε μέλος οφείλει να ενημερώνει τον πρόεδρο σχετικά με τη σύνθεση της αντιπροσωπείας του.

Εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Τράπεζας Επενδύσεων (ΕΤΕπ) μπορεί να παρίσταται στις συνεδριάσεις της προσωρινής επιτροπής, υπό την ιδιότητα του παρατηρητή, όταν στην ημερήσια διάταξη αναγράφονται θέματα που αφορούν την ΕΤΕπ.

Η προσωρινή επιτροπή μπορεί να προσκαλεί στις συνεδριάσεις της τρίτους για να παράσχουν πληροφορίες επί ειδικών θεμάτων.

Τα κράτη μέλη της Κοινότητας ενημερώνονται σχετικά με τις συνεδριάσεις της προσωρινής επιτροπής.

Άρθρο 4

Γραμματεία

Τα καθήκοντα γραμματείας της προσωρινής επιτροπής ασκούν από κοινού υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και υπάλληλος του Μαυροβουνίου.

Άρθρο 5

Αλληλογραφία

Η αλληλογραφία από και προς τον πρόεδρο της προσωρινής επιτροπής διαβιβάζεται σε αμφότερους τους γραμματείς. Οι δύο γραμματείς φροντίζουν για τη διαβίβαση της αλληλογραφίας, όταν κρίνεται σκόπιμο, στους αντίστοιχους εκπροσώπους τους στην προσωρινή επιτροπή.

Άρθρο 6

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1.   Ο πρόεδρος και οι γραμματείς καταρτίζουν προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία, των οποίων η εγγραφή ζητήθηκε από τους γραμματείς το αργότερο 21 εργάσιμες ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Πάντως στην προσωρινή ημερήσια διάταξη εγγράφονται μόνο τα σημεία για τα οποία έχουν διαβιβαστεί όλα τα δικαιολογητικά έγγραφα στους γραμματείς, το αργότερο μέχρι την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερήσιας διάταξης.

Η προσωρινή επιτροπή εγκρίνει την ημερήσια διάταξη κατά την έναρξη της συνεδρίασης. Η εγγραφή στην ημερήσια διάταξη σημείων άλλων από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη πραγματοποιείται, εφόσον συμφωνούν τα δύο μέρη.

2.   Ο πρόεδρος δύναται, με τη συμφωνία των δύο μερών, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι ιδιαιτερότητες κάποιας ειδικής περίπτωσης.

Άρθρο 7

Πρακτικά

Το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση συντάσσει σχέδιο πρακτικών για κάθε συνεδρίαση της προσωρινής επιτροπής. Το εν λόγω σχέδιο πρακτικών αναφέρει τις αποφάσεις που λαμβάνονται, τις συστάσεις που διατυπώνονται και τα συμπεράσματα που υιοθετούνται. Εντός δύο μηνών από την ημερομηνία της συνεδρίασης, το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται προς έγκριση στην προσωρινή επιτροπή. Μετά την έγκρισή τους, τα πρακτικά υπογράφονται από τον πρόεδρο και τους δύο γραμματείς και το πρωτότυπο φυλάσσεται από καθένα από τα μέρη. Αντίγραφο των πρακτικών διαβιβάζεται σε καθέναν από τους αποδέκτες του άρθρου 5.

Άρθρο 8

Αποφάσεις

Η προσωρινή επιτροπή εκδίδει τις αποφάσεις και συστάσεις της κατόπιν αμοιβαίας συμφωνίας μεταξύ των μερών.

Μεταξύ των συνεδριάσεων, η προσωρινή επιτροπή μπορεί, εάν συμφωνήσουν και τα δύο μέρη, να εκδώσει αποφάσεις ή να προβεί σε συστάσεις με γραπτή διαδικασία.

Οι αποφάσεις και οι συστάσεις της προσωρινής επιτροπής, σύμφωνα με το άρθρο 45 της ενδιάμεσης συμφωνίας, φέρουν τον τίτλο «απόφαση» και «σύσταση», αντίστοιχα, ο οποίος συνοδεύεται από αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία έγκρισής τους και περιγραφή του αντικειμένου τους.

Οι αποφάσεις και οι συστάσεις της προσωρινής επιτροπής υπογράφονται από τον πρόεδρο και επικυρώνονται από τους δύο γραμματείς.

Οι αποφάσεις της προσωρινής επιτροπής δημοσιεύονται από τα μέρη στις επίσημες εφημερίδες τους. Τα μέρη μπορούν να αποφασίσουν να δημοσιεύσουν κάθε άλλη πράξη που εγκρίνεται από την προσωρινή επιτροπή.

Άρθρο 9

Γλώσσες

Οι επίσημες γλώσσες της προσωρινής επιτροπής είναι οι επίσημες γλώσσες των δύο μερών.

Πλην αντιθέτου αποφάσεως, η προσωρινή επιτροπή διασκέπτεται βασιζόμενη σε έγγραφα που συντάσσονται στις εν λόγω γλώσσες.

Άρθρο 10

Δαπάνες

Η Κοινότητα και το Μαυροβουνίου αναλαμβάνουν η καθεμία τις δαπάνες που συνεπάγεται η συμμετοχή τους στις συνεδριάσεις της προσωρινής επιτροπής και των υποεπιτροπών, τόσο όσον αφορά έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

Τις δαπάνες για τη διερμηνεία, τη μετάφραση και την αναπαραγωγή των εγγράφων κατά τις συνεδριάσεις, καθώς και κάθε άλλη δαπάνη που αφορά την υλική διοργάνωση των συνεδριάσεων, φέρει το μέρος που φιλοξενεί τις συνεδριάσεις.

Άρθρο 11

Υποεπιτροπές

Οι αρμοδιότητες και η διάρθρωση των υποεπιτροπών που δημιουργούνται για να επικουρούν την προσωρινή επιτροπή στην εκτέλεση των καθηκόντων της περιγράφονται στο παράρτημα.

Οι υποεπιτροπές αποτελούνται από αντιπροσώπους αμφοτέρων των μερών. Η προεδρία ασκείται εκ περιτροπής από τα δύο μέρη, σύμφωνα με το άρθρο 1.

Οι υποεπιτροπές λειτουργούν υπό την εποπτεία της επιτροπής σύνδεσης, την οποία και ενημερώνουν μετά από κάθε συνεδρίασή τους. Οι υποεπιτροπές δεν λαμβάνουν αποφάσεις, αλλά μπορούν να διατυπώνουν συστάσεις στην προσωρινή επιτροπή.

Η προσωρινή επιτροπή μπορεί να αποφασίσει να καταργήσει τις υφιστάμενες υποεπιτροπές, να τροποποιήσει τις αρμοδιότητές τους ή να δημιουργήσει νέες υποεπιτροπές που θα την επικουρούν στην εκτέλεση των καθηκόντων της.

(1)  ΕΕ L 345 της 28.12.2007, σ. 2.