22003D0255

Απόφαση αριθ. 1/2003 του Συμβουλίου Σύνδεσης ΕΕ-Χιλής

της 27ης Μαρτίου 2003

σχετικά με τη θέσπιση των εσωτερικών κανονισμών του Συμβουλίου Σύνδεσης, της επιτροπής σύνδεσης και των ειδικών επιτροπών

(2003/255/ΕΚ)

ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΣΥΝΔΕΣΗΣ ΕΕ-ΧΙΛΗΣ,

Έχοντας υπόψη τη συμφωνία σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφενός, και της Δημοκρατίας της Χιλής, αφετέρου (εφεξής η "συμφωνία"), η οποία υπεγράφη στις Βρυξέλλες στις 18 Νοεμβρίου 2002, και ιδίως το άρθρο 4 παράγραφος 2, το άρθρο 6 παράγραφος 3 και το άρθρο 7 παράγραφος 3,

Εκτιμώντας ότι το Συμβούλιο Σύνδεσης θεσπίζει τον εσωτερικό κανονισμό του, καθώς και τους εσωτερικούς κανονισμούς της επιτροπής σύνδεσης και των ειδικών επιτροπών,

ΑΠΟΦΑΣΙΖΕΙ:

Άρθρο 1

Ο εσωτερικός κανονισμός του Συμβουλίου Σύνδεσης θεσπίζεται όπως εμφαίνεται στο παράρτημα. Οι εσωτερικοί κανονισμοί της επιτροπής σύνδεσης και των ειδικών επιτροπών θεσπίζονται όπως εμφαίνονται στο προσάρτημα Ι και στο προσάρτημα ΙΙ, αντίστοιχα.

Άρθρο 2

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει στις 27 Μαρτίου 2003.

Βρυξέλλες, 27 Μαρτίου 2003.

Για το Συμβούλιο Σύνδεσης

Ο Πρόεδρος

Α. Γιαννίτσης

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΣΥΝΔΕΣΗΣ

που έχει συσταθεί με τη συμφωνία σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφενός, και της Δημοκρατίας της Χιλής, αφετέρου

Άρθρο 1

Προεδρία

Η Προεδρία του Συμβουλίου Σύνδεσης ασκείται εκ περιτροπής, για περίοδο δώδεκα μηνών, από μέλος του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και από τον υπουργό Εξωτερικών της Χιλής. Η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του Συμβουλίου Σύνδεσης και ολοκληρώνεται στις 31 Δεκεμβρίου του ιδίου έτους.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

1. Το Συμβούλιο Σύνδεσης συνεδριάζει σε υπουργικό επίπεδο ανά τακτά διαστήματα που δεν υπερβαίνουν τη διετία, και εκτάκτως, όταν το απαιτούν οι περιστάσεις και συμφωνούν τα μέρη.

2. Κάθε συνεδρίαση του Συμβουλίου Σύνδεσης διεξάγεται σε τόπο και χρόνο που συμφωνούν αμφότερα τα μέρη.

3. Οι γραμματείς του Συμβουλίου Σύνδεσης συγκαλούν από κοινού τις συνεδριάσεις του Συμβουλίου Σύνδεσης.

Άρθρο 3

Εκπροσώπηση

1. Τα μέλη του Συμβουλίου Σύνδεσης που κωλύονται να συμμετάσχουν σε μια συνεδρίαση μπορούν να εκπροσωπηθούν.

2. Το μέλος που επιθυμεί να εκπροσωπηθεί, κοινοποιεί στον Πρόεδρο του Συμβουλίου Σύνδεσης το όνομα του ή της αντιπροσώπου του πριν από τη συνεδρίαση στην οποία πρόκειται να εκπροσωπηθεί.

Ο αντιπρόσωπος μέλους του Συμβουλίου Σύνδεσης ασκεί όλα τα δικαιώματα αυτού του μέλους.

Άρθρο 4

Αντιπροσωπείες

Τα μέλη του Συμβουλίου Σύνδεσης μπορούν να συνοδεύονται από υπαλλήλους. Πριν από κάθε συνεδρίαση, κάθε μέρος οφείλει να ενημερώνει τον Πρόεδρο του Συμβουλίου Σύνδεσης σχετικά με τη σύνθεση της αντιπροσωπείας του.

Άρθρο 5

Γραμματεία

Τα καθήκοντα γραμματείας του Συμβουλίου Σύνδεσης ασκούν από κοινού υπάλληλος της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και υπάλληλος του Υπουργείου Εξωτερικών της Χιλής.

Άρθρο 6

Έγγραφα

Σε περίπτωση που οι συσκέψεις του Συμβουλίου Σύνδεσης βασίζονται σε γραπτά δικαιολογητικά έγγραφα, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και κυκλοφορούν ως έγγραφα του Συμβουλίου Σύνδεσης από τους δύο γραμματείς.

Άρθρο 7

Αλληλογραφία

1. Η αλληλογραφία που απευθύνεται στο Συμβούλιο Σύνδεσης διαβιβάζεται στους γραμματείς του.

2. Οι δύο γραμματείς φροντίζουν για τη διαβίβαση της εν λόγω αλληλογραφίας στον Πρόεδρο του Συμβουλίου Σύνδεσης και, ενδεχομένως, τη διανομή της υπό τη μορφή εγγράφων που αναφέρονται στο άρθρο 6 στα λοιπά μέλη του. Η αλληλογραφία που κυκλοφορεί κατ' αυτό τον τρόπο, διαβιβάζεται στη Γενική Γραμματεία της Επιτροπής, στις Μόνιμες Αντιπροσωπείες των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης και στη διπλωματική αποστολή της Δημοκρατίας της Χιλής στην Ευρωπαϊκή Ένωση στις Βρυξέλλες.

3. Η αλληλογραφία του Προέδρου του Συμβουλίου Σύνδεσης αποστέλλεται στους αποδέκτες από τους δύο γραμματείς και, ενδεχομένως, κυκλοφορεί υπό μορφή εγγράφων, όπως αναφέρεται στο άρθρο 6, στα λοιπά μέλη του, στις διευθύνσεις που αναφέρονται στην παράγραφο 2.

Άρθρο 8

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1. Οι γραμματείς του Συμβουλίου Σύνδεσης καταρτίζουν προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, με βάση τις προτάσεις των μερών. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται από τους γραμματείς στους αποδέκτες του άρθρου 7 παράγραφος 2 το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

2. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία οποιοσδήποτε από τους δύο γραμματείς έχει λάβει αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη το αργότερο 21 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Πάντως, στην προσωρινή ημερήσια διάταξη συμπεριλαμβάνονται μόνο τα σημεία για τα οποία έχουν διαβιβαστεί τα σχετικά έγγραφα στους γραμματείς το αργότερο μέχρι την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερησίας διάταξης.

3. Το Συμβούλιο Σύνδεσης εγκρίνει την ημερήσια διάταξη στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Η εγγραφή στην ημερήσια διάταξη σημείων άλλων από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη πραγματοποιείται μετά από συμφωνία των μερών.

4. Με τη συμφωνία των μερών, είναι δυνατό να μειώνονται τα χρονικά όρια που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις μιας συγκεκριμένης περίπτωσης.

Άρθρο 9

Πρακτικά

1. Το σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης συντάσσεται από κοινού και το συντομότερο δυνατό από τους δύο γραμματείς.

2. Τα πρακτικά πρέπει, γενικά, να αναφέρουν όσον αφορά κάθε επιμέρους σημείο της ημερήσιας διάταξης:

α) τα έγγραφα που υποβάλλονται στο Συμβούλιο Σύνδεσης·

β) τις δηλώσεις, των οποίων η καταχώριση ζητήθηκε από μέλος του Συμβουλίου Σύνδεσης·

γ) τις ληφθείσες αποφάσεις, τις συστάσεις που διατυπώθηκαν, τις δηλώσεις που συμφωνήθηκαν και τα συμπεράσματα που εγκρίθηκαν σχετικά με συγκεκριμένα θέματα.

3. Τα πρακτικά περιλαμβάνουν, επίσης, κατάλογο των μελών του Συμβουλίου Σύνδεσης ή των αντιπροσώπων τους που έλαβαν μέρος στη συνεδρίαση, καθώς και κατάλογο των μελών των αντιπροσωπειών που τους συνοδεύουν.

4. Τα πρακτικά εγκρίνονται γραπτώς από τα μέρη εντός τριών μηνών από την ημερομηνία της συνεδρίασης. Μετά την έγκρισή τους, δύο αυθεντικά αντίγραφα των πρακτικών υπογράφονται από τους δύο γραμματείς και το πρωτότυπο φυλάσσεται από καθένα από τα μέρη. Αντίγραφο των πρακτικών διαβιβάζεται σε καθέναν από τους αποδέκτες του άρθρου 7 παράγραφος 2.

Άρθρο 10

Αποφάσεις και συστάσεις

1. Το Συμβούλιο Σύνδεσης εκδίδει τις αποφάσεις και συστάσεις του μετά από αμοιβαία συμφωνία μεταξύ των μερών.

2. Μεταξύ των συνεδριάσεων, το Συμβούλιο Σύνδεσης μπορεί, εάν συμφωνήσουν τα μέρη, να εκδώσει αποφάσεις ή να προβεί σε συστάσεις με γραπτή διαδικασία. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των δύο γραμματέων, οι οποίοι ενεργούν σε συμφωνία με τα μέρη.

3. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις του Συμβουλίου Σύνδεσης, κατά την έννοια του άρθρου 5 της συμφωνίας, φέρουν τον τίτλο "απόφαση" και "σύσταση", αντίστοιχα, ο οποίος συνοδεύεται από αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία έγκρισής τους και περιγραφή του αντικειμένου τους. Σε κάθε απόφαση, ορίζεται η ημερομηνία έναρξης της ισχύος της.

4. Οι αποφάσεις και συστάσεις του Συμβουλίου Σύνδεσης επικυρώνονται από τους δύο γραμματείς και δύο αυθεντικά αντίγραφα υπογράφονται από τους επικεφαλής των αποστολών των δύο μερών.

5. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις αποστέλλονται σε καθέναν από τους αποδέκτες του άρθρου 7 παράγραφος 2 ως έγγραφα του Συμβουλίου Σύνδεσης.

Άρθρο 11

Δημοσιότητα

1. Πλην αντιθέτου αποφάσεως, οι συνεδριάσεις του Συμβουλίου Σύνδεσης δεν είναι δημόσιες.

2. Έκαστο μέρος δύναται να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων του Συμβουλίου Σύνδεσης στην επίσημη εφημερίδα του.

Άρθρο 12

Γλωσσικό καθεστώς

1. Οι επίσημες γλώσσες του Συμβουλίου Σύνδεσης είναι οι επίσημες γλώσσες των μερών.

2. Πλην αντιθέτου αποφάσεως, το Συμβούλιο Σύνδεσης διασκέπτεται κατά κανόνα βασιζόμενο σε έγγραφα και προτάσεις που συντάσσονται στις γλώσσες που αναφέρονται στην παράγραφο 1.

Άρθρο 13

Δαπάνες

1. Κάθε μέρος αναλαμβάνει τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις του Συμβουλίου Σύνδεσης, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2. Τις δαπάνες για την υλική διοργάνωση των συνεδριάσεων, τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων, τη μετάφραση και την αναπαραγωγή εγγράφων φέρει το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

Άρθρο 14

Επιτροπή σύνδεσης

1. Συνεστήθη επιτροπή σύνδεσης σύμφωνα με το άρθρο 6 της συμφωνίας, η οποία επικουρεί το Συμβούλιο Σύνδεσης κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του και φέρει την ευθύνη για τη γενική εφαρμογή της συμφωνίας.

2. Η επιτροπή αποτελείται, αφενός, από αντιπροσώπους των μελών του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και αντιπροσώπους της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, και, αφετέρου, από αντιπροσώπους της κυβέρνησης της Χιλής, κατά κανόνα σε επίπεδο ανωτέρων υπαλλήλων, σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφος 1, το άρθρο 54 παράγραφος 1 και το άρθρο 193 παράγραφος 1 της συμφωνίας και με την επιφύλαξη του άρθρου 89 παράγραφος 3 αυτής.

3. Πέραν της εκπλήρωσης των ειδικών καθηκόντων που της ανατίθενται με τη συμφωνία, η επιτροπή σύνδεσης προετοιμάζει τις συνεδριάσεις και τις εργασίες του Συμβουλίου Σύνδεσης, παρακολουθεί την εκτέλεση των αποφάσεων και των συστάσεων του Συμβουλίου Σύνδεσης, όταν χρειάζεται και, γενικότερα, εγγυάται τη συνέχεια της σχέσης σύνδεσης και την ορθή λειτουργία της συμφωνίας. Εξετάζει οποιοδήποτε θέμα της παραπέμπει το Συμβούλιο Σύνδεσης καθώς και οποιοδήποτε άλλο θέμα προκύψει κατά την καθημερινή εφαρμογή της συμφωνίας.

4. Όταν η συμφωνία προβλέπει τη δυνατότητα διενέργειας διαβουλεύσεων, οι εν λόγω διαβουλεύσεις μπορούν να πραγματοποιούνται στο πλαίσιο της επιτροπής σύνδεσης. Οι διαβουλεύσεις αυτές μπορούν να συνεχιστούν στο Συμβούλιο Σύνδεσης εφόσον τα δύο μέρη συμφωνούν, με την επιφύλαξη αντίθετης διάταξης στη συμφωνία.

5. Ο εσωτερικός κανονισμός της επιτροπής σύνδεσης επισυνάπτεται ως προσάρτημα Ι στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό. Ο εν λόγω εσωτερικός κανονισμός δεν θίγει τους τυχόν ειδικούς κανόνες που προβλέπει η συμφωνία.

Άρθρο 15

Ειδικές επιτροπές

1. Το Συμβούλιο Σύνδεσης επικουρείται κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του από ειδικές επιτροπές που προβλέπονται στη συμφωνία. Ο εσωτερικός κανονισμός των εν λόγω ειδικών επιτροπών δεν θίγει τις ειδικές διατάξεις της συμφωνίας. Ο εσωτερικός κανονισμός των ειδικών επιτροπών επισυνάπτεται στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό ως προσάρτημα ΙΙ.

2. Με την επιφύλαξη του άρθρου 193 της συμφωνίας, το Συμβούλιο Σύνδεσης μπορεί να αποφασίζει τη σύσταση άλλης ειδικής επιτροπής σύμφωνα με το άρθρο 7 παράγραφος 2 της συμφωνίας. Ο εσωτερικός κανονισμός των εν λόγω ειδικών επιτροπών θεσπίζεται από το Συμβούλιο Σύνδεσης.

Προσάρτημα Ι

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΥΝΔΕΣΗΣ

που έχει συσταθεί με τη συμφωνία σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφενός, και της Δημοκρατίας της Χιλής, αφετέρου

Άρθρο 1

Προεδρία

1. Η προεδρία της επιτροπής σύνδεσης ασκείται εκ περιτροπής, για περιόδους δώδεκα μηνών, από υπάλληλο της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, εξ ονόματος της Κοινότητας και των κρατών μελών της, και από υπάλληλο της κυβέρνησης της Χιλής, σε επίπεδο ανώτερων υπαλλήλων.

2. Η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης του Συμβουλίου Σύνδεσης και ολοκληρώνεται στις 31 Δεκεμβρίου του ιδίου έτους. Για την περίοδο αυτή και εν συνεχεία για κάθε περίοδο δώδεκα μηνών, η προεδρία της επιτροπής σύνδεσης ασκείται από το μέρος που ασκεί την Προεδρία του Συμβουλίου Σύνδεσης.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

1. Η επιτροπή σύνδεσης συνεδριάζει μία φορά ετησίως και, όταν το απαιτούν οι περιστάσεις, με συμφωνία αμφοτέρων των μερών. Αν συμφωνήσουν αμφότερα τα μέρη, οι συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης μπορούν να διεξάγονται με εικονοτηλεδιάσκεψη ή τηλεδιάσκεψη.

2. Οι συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης συγκαλούνται από κοινού από αμφότερους τους γραμματείς και σε τόπο και χρόνο που συμφωνούν αμφότερα τα μέρη.

Άρθρο 3

Αντιπροσωπείες

Πριν από κάθε συνεδρίαση, ο πρόεδρος της επιτροπής σύνδεσης ενημερώνεται σχετικά με την προβλεπόμενη σύνθεση και τον επικεφαλής της αντιπροσωπείας κάθε μέρους.

Άρθρο 4

Γραμματεία

1. Tα καθήκοντα γραμματείας της επιτροπής σύνδεσης ασκούν από κοινού υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και υπάλληλος του Υπουργείου Εξωτερικών της Χιλής.

2. Όλη η αλληλογραφία προς και από τον πρόεδρο της επιτροπής σύνδεσης που προβλέπεται στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό, διαβιβάζεται στους γραμματείς της και στους γραμματείς και τον Πρόεδρο του Συμβουλίου Σύνδεσης και, οσάκις ενδείκνυται, στα μέλη της επιτροπής σύνδεσης.

Άρθρο 5

Δημοσιότητα

Πλην αντιθέτου αποφάσεως, οι συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης δεν είναι δημόσιες.

Άρθρο 6

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1. Οι γραμματείς της επιτροπής σύνδεσης καταρτίζουν προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται στον Πρόεδρο και τους γραμματείς του Συμβουλίου Σύνδεσης καθώς και στα μέλη της επιτροπής σύνδεσης, το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

2. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία υποβλήθηκε στον Πρόεδρο αίτηση εγγραφής τους στην ημερήσια διάταξη το αργότερο 21 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Πάντως, στην προσωρινή ημερήσια διάταξη συμπεριλαμβάνονται μόνο τα σημεία για τα οποία τα σχετικά έγγραφα έχουν διαβιβαστεί στους γραμματείς το αργότερο την ημερομηνία αποστολής της προσωρινής ημερήσιας διάταξης.

3. Η επιτροπή σύνδεσης εγκρίνει την ημερήσια διάταξη στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Η εγγραφή στην ημερήσια διάταξη σημείων άλλων από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη πραγματοποιείται μετά από συμφωνία των μερών.

4. Η επιτροπή σύνδεσης μπορεί να ζητήσει την παρουσία εμπειρογνωμόνων στις συνεδριάσεις της προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες για ειδικά θέματα.

5. Ο Πρόεδρος μπορεί, με τη συμφωνία των μερών, να μειώνει τις προθεσμίες που καθορίζονται στις παραγράφους 1 και 2 ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις μιας συγκεκριμένης περίπτωσης.

Άρθρο 7

Πρακτικά

1. Το σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης συντάσσεται από κοινού και το συντομότερο δυνατό από τους δύο γραμματείς.

2. Τα πρακτικά πρέπει, γενικά, να αναφέρουν όσον αφορά κάθε επιμέρους σημείο της ημερήσιας διάταξης:

α) τα έγγραφα που υποβάλλονται στην επιτροπή σύνδεσης·

β) τις δηλώσεις, των οποίων η καταχώριση ζητήθηκε από μέλος της επιτροπής σύνδεσης·

γ) τις ληφθείσες αποφάσεις, τις συστάσεις που διατυπώθηκαν, τις δηλώσεις που συμφωνήθηκαν και τα συμπεράσματα που εγκρίθηκαν σχετικά με συγκεκριμένα σημεία.

3. Τα πρακτικά περιλαμβάνουν, επίσης, κατάλογο των μελών της επιτροπής σύνδεσης ή των αντιπροσώπων τους που έλαβαν μέρος στη συνεδρίαση.

4. Τα πρακτικά εγκρίνονται γραπτώς από τα μέρη εντός δύο μηνών από την ημερομηνία της συνεδρίασης. Μετά την έγκρισή του, δύο αυθεντικά αντίγραφα των πρακτικών υπογράφονται από τους δύο γραμματείς και το πρωτότυπο φυλάσσεται από καθένα από τα μέρη. Αντίγραφο των πρακτικών διαβιβάζεται στον Πρόεδρο και τους γραμματείς του Συμβουλίου Σύνδεσης, στα μέλη της επιτροπής σύνδεσης και στη διπλωματική αποστολή της Δημοκρατίας της Χιλής στην Ευρωπαϊκή Ένωση, στις Βρυξέλλες.

Άρθρο 8

Αποφάσεις και συστάσεις

1. Στις περιπτώσεις που η επιτροπή σύνδεσης εξουσιοδοτείται, δυνάμει της συμφωνίας, να εκδώσει αποφάσεις ή να προβεί σε συστάσεις, οι εν λόγω πράξεις φέρουν τον τίτλο "απόφαση" ή "σύσταση", αντίστοιχα, ο οποίος συνοδεύεται από αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία έκδοσης και περιγραφή του αντικειμένου τους. Σε κάθε απόφαση, ορίζεται η ημερομηνία έναρξης της ισχύος της.

2. Κάθε φορά που η επιτροπή σύνδεσης λαμβάνει μια απόφαση, εφαρμόζονται κατ' αναλογία τα άρθρα 10, 11 και 12 του εσωτερικού κανονισμού του Συμβουλίου Σύνδεσης.

3. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις της επιτροπής σύνδεσης αποστέλλονται στους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 2.

Άρθρο 9

Δαπάνες

1. Κάθε μέρος καλύπτει τις αντίστοιχες δαπάνες συμμετοχής του στις συνεδριάσεις της επιτροπής σύνδεσης, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2. Τις δαπάνες για την υλική διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων φέρει το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

3. Τις δαπάνες διερμηνείας κατά τις συνεδριάσεις και μετάφρασης εγγράφων προς ή από τα ισπανικά και αγγλικά φέρει το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση. Τις δαπάνες διερμηνείας και μετάφρασης προς ή από τις λοιπές επίσημες γλώσσες των μερών φέρει η Κοινότητα.

Άρθρο 10

Καθήκοντα στο πλαίσιο των συμφωνιών

1. Η επιτροπή σύνδεσης αντικαθιστά τη Μεικτή Επιτροπή που συστάθηκε με το άρθρο 35 παράγραφος 1 της συμφωνίας πλαισίου που υπογράφηκε στις 21 Ιουνίου 1996.

2. Η διευθύνουσα επιτροπή που συγκροτήθηκε με το άρθρο 6 στοιχείο β) της συμφωνίας επιστημονικής και τεχνολογικής συνεργασίας μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και της Δημοκρατίας της Χιλής, η οποία υπογράφηκε στις 23 Σεπτεμβρίου 2002, λογοδοτεί στην επιτροπή σύνδεσης του άρθρου 54 της συμφωνίας σύνδεσης.

3. Η κοινή ομάδα παρακολούθησης που συγκροτήθηκε με το άρθρο 9 της συμφωνίας μεταξύ της Δημοκρατίας της Χιλής και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, της 24ης Νοεμβρίου 1998, σχετικά με τις πρόδρομες και χημικές ουσίες που χρησιμοποιούνται συχνά για την παράνομη παρασκευή ναρκωτικών ή ψυχοτρόπων λογοδοτεί στην επιτροπή σύνδεσης.

Προσάρτημα ΙΙ

ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΩΝ ΕΙΔΙΚΩΝ ΕΠΙΤΡΟΠΩΝ

που έχουν συσταθεί με τη συμφωνία σύνδεσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Κοινότητας και των κρατών μελών της, αφενός, και της Δημοκρατίας της Χιλής, αφετέρου

Άρθρο 1

Προεδρία

Με την επιφύλαξη διαφορετικής διάταξης της συμφωνίας, η προεδρία των συνεδριάσεων των ειδικών επιτροπών ασκείται εκ περιτροπής από υπάλληλο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και από υπάλληλο της κυβέρνησης της Χιλής.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

Με την επιφύλαξη διαφορετικής διάταξης της συμφωνίας, οι ειδικές επιτροπές συνεδριάζουν κατόπιν αιτήσεως ενός από τα μέρη σε τόπο και χρόνο που συμφωνούνται εκ των προτέρων μεταξύ των μερών.

Άρθρο 3

Αντιπροσωπείες

Πριν από κάθε συνεδρίαση, ο πρόεδρος των ειδικών επιτροπών ενημερώνεται σχετικά με την προβλεπόμενη σύνθεση και τον επικεφαλής της αντιπροσωπείας κάθε μέρους.

Άρθρο 4

Γραμματεία

1. Τα καθήκοντα γραμματείας των ειδικών επιτροπών ασκούν από κοινού υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, αφενός, και υπάλληλος της κυβέρνησης της Χιλής, αφετέρου.

2. Όλη η αλληλογραφία προς και από τον πρόεδρο των ειδικών επιτροπών διαβιβάζεται στους γραμματείς των ειδικών επιτροπών και στους γραμματείς και τον πρόεδρο της επιτροπής σύνδεσης και, οσάκις ενδείκνυται, στα μέλη της επιτροπής σύνδεσης.

Άρθρο 5

Έγγραφα

Σε περίπτωση που οι ειδικές επιτροπές διασκέπτονται βασιζόμενες σε γραπτά δικαιολογητικά έγγραφα, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και κυκλοφορούν ως έγγραφα της ειδικής επιτροπής από τους δύο γραμματείς.

Άρθρο 6

Δημοσιότητα

Πλην αντιθέτου αποφάσεως, οι συνεδριάσεις των ειδικών επιτροπών δεν είναι δημόσιες.

Άρθρο 7

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1. Οι γραμματείς των ειδικών επιτροπών καταρτίζουν, το αργότερο τριάντα ημέρες πριν από τη συνεδρίαση, προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση, η οποία συνοδεύεται από τα σχετικά δικαιολογητικά έγγραφα. Η ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται στον πρόεδρο, τους γραμματείς και τα μέλη της επιτροπής σύνδεσης, το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Οι ειδικές επιτροπές εγκρίνουν την ημερήσια διάταξη στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Με συμφωνία αμφότερων των μερών, μπορούν να προστεθούν σημεία που δεν έχουν εγγραφεί στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.

2. Με τη συμφωνία των μερών, είναι δυνατό να μειώνονται τα χρονικά όρια που καθορίζονται στην παράγραφο 1, ώστε να λαμβάνονται υπόψη οι απαιτήσεις μιας συγκεκριμένης περίπτωσης.

Άρθρο 8

Πρακτικά

1. Το σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης συντάσσεται από κοινού από τους δύο γραμματείς αμέσως μετά τη συνεδρίαση.

2. Τα πρακτικά πρέπει, γενικά, να αναφέρουν όσον αφορά κάθε επιμέρους σημείο της ημερήσιας διάταξης:

α) τα έγγραφα που υποβάλλονται στην ειδική επιτροπή·

β) τις δηλώσεις, των οποίων η καταχώριση ζητήθηκε από μέλος της ειδικής επιτροπής·

γ) τις συστάσεις που διατυπώθηκαν, τις δηλώσεις που συμφωνήθηκαν και τα συμπεράσματα που εγκρίθηκαν σχετικά με συγκεκριμένα σημεία.

3. Τα πρακτικά περιλαμβάνουν, επίσης, κατάλογο των μελών της ειδικής επιτροπής ή των αντιπροσώπων τους που έλαβαν μέρος στη συνεδρίαση.

4. Τα πρακτικά εγκρίνονται γραπτώς από αμφότερα τα μέρη εντός ενός μηνός από την ημερομηνία της συνεδρίασης. Μετά την έγκρισή τους, δύο αυθεντικά αντίγραφα των πρακτικών υπογράφονται από τους δύο γραμματείς και το πρωτότυπο φυλάσσεται από καθένα από τα μέρη. Αντίγραφο των πρακτικών διαβιβάζεται στον πρόεδρο και τους γραμματείς της επιτροπής σύνδεσης, καθώς και στα μέλη της ειδικής επιτροπής.

Άρθρο 9

Συστάσεις

1. Στις περιπτώσεις που η ειδική επιτροπή εξουσιοδοτείται δυνάμει της συμφωνίας να προβεί σε συστάσεις, οι εν λόγω πράξεις φέρουν τον τίτλο "σύσταση", ο οποίος συνοδεύεται από αύξοντα αριθμό, ημερομηνία έκδοσης και περιγραφή του αντικειμένου τους.

2. Κάθε φορά που η ειδική επιτροπή διατυπώνει σύσταση, εφαρμόζονται κατ' αναλογία τα άρθρα 10, 11 και 12 του εσωτερικού κανονισμού του Συμβουλίου Σύνδεσης.

3. Οι συστάσεις της ειδικής επιτροπής διαβιβάζονται στους γραμματείς της επιτροπής σύνδεσης.

Άρθρο 10

Δαπάνες

1. Κάθε μέρος καλύπτει τις αντίστοιχες δαπάνες συμμετοχής του στις συνεδριάσεις των ειδικών επιτροπών, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2. Τις δαπάνες για την υλική διοργάνωση των συνεδριάσεων και την αναπαραγωγή εγγράφων φέρει το μέρος που φιλοξενεί τις συνεδριάσεις.

3. Τις δαπάνες διερμηνείας κατά τις συνεδριάσεις και μετάφρασης εγγράφων προς ή από τα ισπανικά και αγγλικά φέρει το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση. Τις δαπάνες διερμηνείας και μετάφρασης προς ή από τις λοιπές επίσημες γλώσσες των μερών φέρει η Κοινότητα.

Άρθρο 11

Εκθέσεις

Οι ειδικές επιτροπές λογοδοτούν στην επιτροπή σύνδεσης.