21998D0710(01)

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΟΥ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟΥ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου της 9ης Ιουνίου 1998 (98/435/ΕΚ)

ΤΟ ΣΥΜΒΟΥΛΙΟ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ,

Έχοντας υπόψη:

τη συμφωνία εταιρικής σχέσης και συνεργασίας μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου, η οποία υπεγράφη στο Λουξεμβούργο στις 14 Ιουνίου 1994, στο εξής καλούμενη «συμφωνία», και ιδίως τα άρθρα 85 έως 88 (1),

το πρωτόκολλο της συμφωνίας, που υπεγράφη στις Βρυξέλλες στις 10 Απριλίου 1997,

Εκτιμώντας ότι η συμφωνία άρχισε να ισχύει από 1ης Μαρτίου 1998,

ΘΕΣΠΙΖΕΙ ΤΟΝ ΑΚΟΛΟΥΘΟ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ:

Άρθρο 1

Προεδρία

Η προεδρία στο συμβούλιο συνεργασίας ασκείται εναλλάξ, για περιόδους δώδεκα μηνών, από ένα μέλος του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, εξ ονόματος των Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, και από ένα μέλος της κυβέρνησης της Ουκρανίας. Εντούτοις, η πρώτη περίοδος αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνόδου του συμβουλίου σύνδεσης και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους.

Άρθρο 2

Σύνοδοι

Το συμβούλιο συνεργασίας συνέρχεται τακτικά σε υπουργικό επίπεδο μία φορά το χρόνο. Κατ' αίτηση ενός εκ των συμβαλλομένων μερών, μπορούν να γίνουν έκτακτες σύνοδοι του συμβουλίου συνεργασίας εφόσον τα μέρη συμφωνούν.

Οι σύνοδοι του συμβουλίου συνεργασίας γίνονται στο συνήθη τόπο των συνεδριάσεων του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης τη συμφωνηθείσα από τα δύο μέρη ημερομηνία, εκτός εάν συμφωνήσουν άλλως και τα δύο μέρη.

Οι γραμματείς συγκαλούν από κοινού τις συνόδους του συμβουλίου συνεργασίας, όπως συμφωνείται από τα μέρη.

Άρθρο 3

Εκπροσώπηση

Τα μέλη του συμβουλίου συνεργασίας είναι δυνατόν να εκπροσωπούνται εάν κωλύονται να παραστούν σε σύνοδο.

Κανονικά, τα μέλη εκπροσωπούνται από τον αρχηγό της αποστολής στις Ευρωπαϊκές Κοινότητες ή τον αρχηγό της μόνιμης αντιπροσωπείας στην Ευρωπαϊκή Ένωση ή από ανώτερο υπάλληλο.

Σε όλες τις άλλες περιπτώσεις, το μέλος που επιθυμεί να εκπροσωπηθεί γνωστοποιεί στον πρόεδρο το όνομα του αντικαταστάτη του, πριν την οικεία συνεδρίαση.

Ο εκπρόσωπος μέλους του συμβουλίου συνεργασίας ασκεί όλα τα δικαιώματα αυτού του μέλους.

Άρθρο 4

Αντιπροσωπείες

Τα μέλη του συμβουλίου συνεργασίας μπορούν να συνοδεύονται από υπαλλήλους.

Πριν από κάθε σύνοδο, ανακοινώνεται στον πρόεδρο του συμβουλίου συνεργασίας η προβλεπόμενη σύνθεση και το όνομα του αρχηγού της αντιπροσωπείας κάθε μέρους.

Το συμβούλιο συνεργασίας μπορεί να προσκαλέσει μη μέλη να παραστούν σε συνόδους του, προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες για ειδικά θέματα.

Άρθρο 5

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος της γενικής γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ένας υπάλληλος που ορίζεται από την αποστολή της Ουκρανίας στις Ευρωπαϊκές Κοινότητες ενεργούν από κοινού ως γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας.

Άρθρο 6

Έγγραφα

Όταν οι συσκέψεις του συμβουλίου συνεργασίας γίνονται βάσει εγγράφων εργασίας, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και διανέμονται ως έγγραφα του συμβουλίου συνεργασίας από τις δύο γραμματείες.

Άρθρο 7

Αλληλογραφία

Κάθε ανακοίνωση που απευθύνεται στο συμβούλιο συνεργασίας ή στον πρόεδρό του διαβιβάζεται στους δύο γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας.

Οι δύο γραμματείς φροντίζουν η αλληλογραφία να παραδίδεται στον πρόεδρο του συμβουλίου συνεργασίας και, εάν χρειάζεται, να διανέμεται, ως έγγραφα αναφερόμενα στο άρθρο 6, στα άλλα μέλη του συμβουλίου συνεργασίας. Στην περίπτωση αυτή, παραλήπτες είναι η γενική γραμματεία της Επιτροπής, οι μόνιμες αντιπροσωπείες των κρατών μελών της Ευρωπαϊκής Ένωσης και η αποστολή της Ουκρανίας στις Ευρωπαϊκές Κοινότητες.

Η αλληλογραφία από τον πρόεδρο του συμβουλίου συνεργασίας αποστέλλεται στους αποδέκτες της από τον αντίστοιχο γραμματέα και, εάν χρειάζεται, διανέμεται ως έγγραφα αναφερόμενα στο άρθρο 6 στα άλλα μέλη του συμβουλίου συνεργασίας, στις διευθύνσεις που αναφέρονται στο προηγούμενο εδάφιο.

Άρθρο 8

Ημερήσια διάταξη των συνόδων

1. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη κάθε συνόδου καταρτίζεται από τους γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας βάσει προτάσεων των μερών. Ο αντίστοιχος γραμματέας την αποστέλλει στους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 7, το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την έναρξη της συνόδου. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία ένας εκ των δύο γραμματέων έχει παραλάβει αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη, είκοσι μία τουλάχιστον ημέρες πριν από την έναρξη της συνόδου. Στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, πάντως, εγγράφονται μόνο τα σημεία για τα οποία τα σχετικά έγγραφα εργασίας έχουν παραληφθεί από τους γραμματείς το αργότερο την ημέρα αποστολής της ημερήσιας διάταξης.

Το συμβούλιο συνεργασίας εγκρίνει την ημερήσια διάταξη στην αρχή κάθε συνόδου. Μόνον εάν τα δύο μέρη συμφωνούν, μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη σημείο το οποίο δεν περιλαμβάνει η προσωρινή ημερήσια διάταξη.

2. Εφόσον τα μέρη συμφωνούν, τα χρονικά όρια της παραγράφου 1 μπορούν να ελαττωθούν προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις ειδικής περίπτωσης.

Άρθρο 9

Πρακτικά

Οι γραμματείς συντάσσουν το συντομότερο από κοινού σχέδιο πρακτικών κάθε συνόδου.

Τα πρακτικά αναφέρουν, κατά γενικό κανόνα, όσον αφορά κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης:

- τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στο συμβούλιο συνεργασίας,

- δηλώσεις, η καταχώρηση των οποίων ζητήθηκε από μέλος του συμβουλίου συνεργασίας,

- τις διατυπωθείσες συστάσεις, τις δηλώσεις επί των οποίων υπήρξε συμφωνία και τα συμπεράσματα στα οποία κατέληξε η σύνοδος για συγκεκριμένα θέματα.

Τα πρακτικά επίσης περιλαμβάνουν κατάλογο των μελών του συμβουλίου συνεργασίας ή των εκπροσώπων τους που παρέστησαν στη σύνοδο.

Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται στο συμβούλιο συνεργασίας προς έγκριση στην προσεχή του σύνοδο. Το σχέδιο πρακτικών μπορεί επίσης να συμφωνηθεί γραπτώς από τα δύο μέρη. Αφού εγκριθούν, δύο επικυρωμένα αντίγραφα των πρακτικών υπογράφονται από τους δύο γραμματείς και καταχωρούνται στα αρχεία κάθε μέρους. Αντίγραφο των πρακτικών αποστέλλεται στους παραλήπτες που αναφέρονται ανωτέρω στο άρθρο 7.

Άρθρο 10

Συστάσεις

1. Το συμβούλιο συνεργασίας διατυπώνει τις συστάσεις του κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των μερών.

Κατά την περίοδο μεταξύ συνόδων, το συμβούλιο συνεργασίας μπορεί, εφόσον τα μέρη συμφωνούν να διατυπώσει συστάσεις ή να εγκρίνει πρακτικά διά γραπτής διαδικασίας. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται στην επίσημη ανταλλαγή επιστολών μεταξύ των δύο γραμματέων, οι οποίοι ενεργούν κατόπιν συμφωνίας των μερών.

2. Οι συστάσεις του συμβουλίου συνεργασίας κατά το άρθρο 85 της συμφωνίας τιτλοφορούνται «σύσταση» και φέρουν, μετά τον τίτλο, αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία της έγκρισής τους και γενική περιγραφή του αντικειμένου τους.

Οι συστάσεις του συμβουλίου συνεργασίας επικυρώνονται από τους δύο γραμματείς και δύο επικυρωμένα αντίγραφα υπογράφονται από τους αρχηγούς των αντιπροσωπειών των δύο μερών.

Οι συστάσεις αποστέλλονται σε όλους τους παραλήπτες που αναφέρονται ανωτέρω στο άρθρο 7 ως έγγραφα του συμβουλίου συνεργασίας.

Άρθρο 11

Δημοσιότητα

Εφόσον δεν αποφασισθεί άλλως, οι σύνοδοι του συμβουλίου συνεργασίας δεν είναι δημόσιες.

Κάθε συμβαλλόμενο μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των συστάσεων του συμβουλίου συνεργασίας στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.

Άρθρο 12

Γλώσσες

Οι επίσημες γλώσσες του συμβουλίου συνεργασίας είναι οι επίσημες γλώσσες των δύο μερών.

Τα έγγραφα που χρησιμεύουν για βάση στις συσκέψεις του συμβουλίου συνεργασίας καταρτίζονται, συνήθως, στις ως άνω γλώσσες.

Άρθρο 13

Έξοδα

Οι Ευρωπαϊκές Κοινότητες και η Ουκρανία αναλαμβάνουν η καθεμία τις δαπάνες που συνεπάγεται η συμμετοχή τους στις συνόδους του συμβουλίου συνεργασίας, όσον αφορά τόσο το προσωπικό, τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

Οι δαπάνες διερμηνείας κατά τις συνόδους και μετάφρασης των εγγράφων αναλαμβάνονται από τις Ευρωπαϊκές Κοινότητες, εξαιρουμένων των δαπανών διερμηνείας ή μετάφρασης από μία εκ των επισήμων γλωσσών των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων στην ουκρανική γλώσσα, και από την ουκρανική γλώσσα σε μία από τις επίσημες γλώσσες των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, τις οποίες αναλαμβάνει η Ουκρανία.

Λοιπά έξοδα σχετικά με την υλική οργάνωση των συνόδων αναλαμβάνονται κάθε φορά από το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη σύνοδο.

Άρθρο 14

Επιτροπή συνεργασίας

1. Η επιτροπή συνεργασίας συνιστάται σύμφωνα με το άρθρο 87 της συμφωνίας, με αποστολή να επικουρεί το συμβούλιο συνεργασίας κατά την εκτέλεση των καθηκόντων του. Η επιτροπή αυτή συγκροτείται από αντιπροσώπους της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και από αντιπροσώπους των μελών του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης, αφενός, και από αντιπροσώπους της κυβέρνησης της Ουκρανίας, αφετέρου, συνήθως σε επίπεδο ανωτέρων υπαλλήλων.

2. Η επιτροπή συνεργασίας προετοιμάζει τις συνόδους και τις συσκέψεις του συμβουλίου συνεργασίας, παρακολουθεί την εφαρμογή των συστάσεων του συμβουλίου συνεργασίας και, εν γένει, εξασφαλίζει τη συνέχεια της εταιρικής σχέσης και την ορθή λειτουργία της συμφωνίας. Εξετάζει τα ζητήματα που της υποβάλλει το συμβούλιο συνεργασίας, καθώς και οιοδήποτε ζήτημα θιγεί κατά την τρέχουσα εφαρμογή της συμφωνίας. Υποβάλει προτάσεις ή σχέδια συστάσεων προς έγκριση στο συμβούλιο συνεργασίας.

3. Οι διαβουλεύσεις που αναφέρονται στα άρθρα 18 και 49, καθώς και στο παράρτημα 2 της συμφωνίας διεξάγονται στο πλαίσιο της επιτροπής συνεργασίας. Εφόσον τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνούν, οι διαβουλεύσεις μπορούν να συνεχιστούν στο συμβούλιο συνεργασίας.

4. Ο κανονισμός λειτουργίας της επιτροπής συνεργασίας επισυνάπτεται ως παράρτημα του παρόντος κανονισμού λειτουργίας.

(1) ΕΕ L 49 της 19. 2. 1998, σ. 1.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑΣ ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΣΥΝΕΡΓΑΣΙΑΣ μεταξύ των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, αφενός, και της Ουκρανίας, αφετέρου

Άρθρο 1

Προεδρία

Η προεδρία της επιτροπής συνεργασίας ασκείται εναλλάξ, για περιόδους δώδεκα μηνών, από έναν αντιπρόσωπο της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, εξ ονόματος των Κοινοτήτων και των κρατών μελών τους, και από έναν αντιπρόσωπο της κυβέρνησης της Ουκρανίας. Η πρώτη περίοδος της προεδρίας αρχίζει κατά την ημερομηνία του πρώτου συμβουλίου συνεργασίας και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους. Κατά την περίοδο αυτή και εν συνεχεία για κάθε δωδεκάμηνη περίοδο, προεδρεύει στην επιτροπή συνεργασίας το συμβαλλόμενο μέρος που ασκεί την προεδρία του συμβουλίου συνεργασίας.

Άρθρο 2

Συνεδριάσεις

Η επιτροπή συνεργασίας συνεδριάζει μία φορά το χρόνο και όταν οι περιστάσεις το απαιτούν, κατόπιν συμφωνίας των μερών.

Κάθε συνεδρίαση της επιτροπής συνεργασίας διεξάγεται σε τόπο και χρόνο που συμφωνούν τα μέρη.

Οι συνεδριάσεις της επιτροπής συνεργασίας συγκαλούνται από κοινού από τους δύο γραμματείς.

Άρθρο 3

Αντιπροσωπείες

Πριν από κάθε συνεδρίαση, ανακοινώνεται στον πρόεδρο της επιτροπής συνεργασίας η προβλεπόμενη σύνθεση και ο επικεφαλής της αντιπροσωπείας του κάθε μέρους.

Άρθρο 4

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος της Επιτροπής των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων και ένας υπάλληλος της κυβέρνησης της Ουκρανίας ενεργούν από κοινού ως γραμματείς της επιτροπής συνεργασίας.

Η αλληλογραφία προς και από τον πρόεδρο της επιτροπής συνεργασίας, σύμφωνα με το παρόν παράρτημα, διαβιβάζεται στους γραμματείς της επιτροπής συνεργασίας, στους γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας και στον πρόεδρο του συμβουλίου συνεργασίας.

Άρθρο 5

Δημοσιότητα

Εφόσον δεν αποφασισθεί άλλως, οι συνεδριάσεις της επιτροπής συνεργασίας δεν είναι δημόσιες.

Άρθρο 6

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1. Οι γραμματείς της επιτροπής συνεργασίας καταρτίζουν προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Την αποστέλλουν στον πρόεδρο και στους γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας καθώς και στα μέλη της επιτροπής συνεργασίας, το αργότερο δεκαπέντε ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.

Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία υποβλήθηκε στον πρόεδρο αίτηση εγγραφής στην ημερήσια διάταξη, είκοσι μία τουλάχιστον ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης. Στην προσωρινή διάταξη, πάντως, εγγράφονται μόνο τα σημεία για τα οποία τα σχετικά έγγραφα εργασίας έχουν παραληφθεί από τους γραμματείς το αργότερο την ημέρα ανακοίνωσης της ημερήσιας διάταξης.

Η επιτροπή συνεργασίας εγκρίνει την ημερήσια διάταξη στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Εάν τα δύο μέρη συμφωνούν, μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη σημείο το οποίο δεν περιλαμβάνει η προσωρινή ημερήσια διάταξη.

2. Εφόσον τα μέρη συμφωνούν, τα χρονικά όρια της παραγράφου 1 μπορούν να ελαττωθούν προκειμένου να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις ειδικής περίπτωσης.

3. Η επιτροπή συνεργασίας μπορεί να ζητήσει την παρουσία εμπειρογνωμόνων στις συνεδριάσεις της, προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες για ειδικά θέματα.

Άρθρο 7

Πρακτικά

Για κάθε συνεδρίαση καταρτίζονται πρακτικά. Τα πρακτικά συνοψίζουν τα συμπεράσματα στα οποία κατέληξε η επιτροπή συνεργασίας.

Κατά την έγκρισή τους από την επιτροπή συνεργασίας, τα πρακτικά υπογράφονται από τον πρόεδρο και τους γραμματείς και καταχωρούνται στα αρχεία κάθε μέρους. Αντίγραφο των πρακτικών αποστέλλεται στον πρόεδρο και τους γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας και στα μέλη της επιτροπής συνεργασίας.

Άρθρο 8

Συστάσεις

Η επιτροπή συνεργασίας δεν προβαίνει σε συστάσεις εκτός των ειδικών περιπτώσεων στις οποίες έχει εξουσιοδοτηθεί σχετικά από το συμβούλιο συνεργασίας σύμφωνα με το άρθρο 87 παράγραφος 2 της συμφωνίας. Σε τέτοιες περιπτώσεις, οι πράξεις αυτές τιτλοφορούνται «σύσταση» και φέρουν, μετά τον τίτλο, αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία της έγκρισής τους και περιγραφή του αντικειμένου τους. Οι συστάσεις διατυπώνονται κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των μερών.

Οι συστάσεις της επιτροπής συνεργασίας διαβιβάζονται στον πρόεδρο και τους γραμματείς του συμβουλίου συνεργασίας και στα μέλη της επιτροπής συνεργασίας. Τα μέρη μπορούν να αποφασίσουν τη δημοσίευση των συστάσεων της επιτροπής συνεργασίας στις αντίστοιχες επίσημες εφημερίδες τους.

Οι συστάσεις της επιτροπής συνεργασίας υπογράφονται από το πρόεδρο και τους γραμματείς.

Άρθρο 9

Έξοδα

Οι Ευρωπαϊκές Κοινότητες και η Ουκρανία αναλαμβάνουν η καθεμία τις δαπάνες της που συνεπάγεται η συμμετοχή στις συνεδριάσεις της επιτροπής συνεργασίας και των υποεπιτροπών και ομάδων εργασίας, όσον αφορά τόσο το προσωπικό, τα έξοδα ταξιδίου και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

Οι δαπάνες διερμηνείας κατά τις συνεδριάσεις, μετάφρασης και αναπαραγωγής των εγγράφων αναλαμβάνονται από τις Ευρωπαϊκές Κοινότητες, εξαιρουμένων των δαπανών διερμηνείας ή μετάφρασης από μία εκ των επισήμων γλωσσών των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων στην ουκρανική γλώσσα, και από την ουκρανική γλώσσα σε μία από τις επίσημες γλώσσες των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, τις οποίες αναλαμβάνει η Ουκρανία.

Λοιπά έξοδα σχετικά με την υλική οργάνωση των συνεδριάσεων αναλαμβάνονται κάθε φορά από το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

Άρθρο 10

Υποεπιτροπές και ομάδες εργασίας

Η επιτροπή συνεργασίας μπορεί να συστήσει υποεπιτροπές και ομάδες εργασίας ορίζοντας και την αντίστοιχη εντολή αυτών. Αυτές οι υποεπιτροπές και ομάδες εργασίας εργάζονται υπό την αιγίδα της επιτροπής συνεργασίας, στην οποία υποβάλλουν έκθεση μετά από κάθε συνεδρίασή τους. Δεν διατυπώνουν συστάσεις.

Η επιτροπή συνεργασίας μπορεί να τροποποιήσει την εντολή οιασδήποτε υποεπιτροπής ή ομάδας εργασίας, ή να συστήσει και άλλες υποεπιτροπές ή ομάδες εργασίας που θα την επικουρούν στα καθήκοντά της.