1995R1663 — EL — 16.10.2004 — 004.001

---

Το έγγραφο αυτό συνιστά βοήθημα τεκμηρίωσης και δεν δεσμεύει τα κοινοτικά όργανα

►B	ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΚ) αριθ. 1663/95 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ της 7ης Ιουλίου 1995 για τη θέσπιση λεπτομερειών εφαρμογής του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 του Συμβουλίου όσον αφορά τη διαδικασία για την εκκαθάριση των λογαριασμών του ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων (ΕΕ L 158, 8.7.1995, p.6)

Τροποποιείται από:

		Επίσημη Εφημερίδα
		No	page	date
►M1	Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 896/97 της Επιτροπής της 20ής Μαΐου 1997	L 128	8	21.5.1997
►M2	ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΚ) αριθ. 2245/1999 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ της 22ας Οκτωβρίου 1999	L 273	5	23.10.1999
►M3	ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΚ) αριθ. 2025/2001 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ της 16ης Οκτωβρίου 2001	L 274	3	17.10.2001
►M4	ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΚ) αριθ. 465/2005 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ της 22ας Μαρτίου 2005	L 77	6	23.3.2005

---

▼B

ΚΑΝΟΝΙΣΜΌΣ (ΕΚ) αριθ. 1663/95 ΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ

της 7ης Ιουλίου 1995

για τη θέσπιση λεπτομερειών εφαρμογής του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 του Συμβουλίου όσον αφορά τη διαδικασία για την εκκαθάριση των λογαριασμών του ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων

Άρθρο 1

1.  Το όριο του αριθμού των οργανισμών πληρωμών οι οποίοι εγκρίνονται από κάθε κράτος μέλος και το οποίο παρέχεται στο άρθρο 4 παράγραφος 2 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 θα καθορίζεται από το κράτος μέλος μετά από διαβούλευση με την Επιτροπή. Η Επιτροπή, μπορεί, ιδίως να κάνει γνωστό κάθε εμπόδιο το οποίο ο αριθμός αυτός θα δημιουργήσει για την τήρηση της προθεσμίας η οποία προβλέπεται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο β) του εν λόγω κανονισμού και της διαφάνειας των ελέγχων για την λειτουργία του ταμείου. Η Επιτροπή θα ενημερώσει την επιτροπή του ταμείου για τους εγκεκριμένους οργανισμούς πληρωμών σε όλα τα κράτη μέλη.

2.  Για κάθε οργανισμό πληρωμών, το κράτος μέλος θα πληροφορεί την Επιτροπή γαι την αρχή ή τις αρχές η οποία χορηγεί ή αίρει την έγκριση και η οποία καθορίζει την επιτρεπόμενη χρονική περίοδο για να γίνουν όλες οι απαιτούμενες προσαρμογές κατά την έννοια του άρθρου 4 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 εφεξής («η αρμόδια αρχή»).

3.  Πριν από την έγκριση ενός οργανισμού πληρωμών, η αρμόδια αρχή βεβαιώνεται ότι οι διοικητικές και λογιστικές ρυθμίσεις του σχετικού οργανισμού παρέχουν τα εχέγγυα που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70. Τα κριτήρια θεσπίζονται από το κράτος μέλος και εφαρμόζονται από την αρμόδια αρχή για τον σκοπό της έγκρισης λαμβάνοντας υπόψη τους προσανατολισμούς της Επιτροπής για τα κριτήρια αυτά όπως καθορίζονται στο παράρτημα.

Η μη τήρηση κριτηρίων ουσιαστικής σημασίας για τις πράξεις του οργανισμού πληρωμών οδηγεί στην εφαρμογή του άρθρου 4 παράγραφος 4 του εν λόγω κανονισμού. Η απόφαση για έγκριση λαμβάνεται επί τη βάσει εξέτασης των διοικητικών και λογιστικών όρων, συμπεριλαμβανομένων και εκείνων που θεσπίστηκαν για την προστασία των κοινοτικών συμφερόντων όσον αφορά τις χορηγηθείσες προκαταβολές, τις αποκτηθείσες εγγυήσεις, τα αποθέματα της παρέμβασης και τα έσοδα και επιστροφές που πρέπει να εισπραχθούν. Η εξέταση θα συμπεριλαμβάνει, ιδιαίτερα, τις διευθετήσεις όσον αφορά την εκτέλεση των πληρωμών, την προστασία των ταμείων, ►M4  την ασφάλεια των πληροφοριακών συστημάτων ◄ , την τήρηση λογιστικών βιβλίων, τον καταμερισμό των καθηκόντων και την επάρκεια των εσωτερικών και εξωτερικών ελέγχων σχετικά με τις δαπάνες του ΕΓΤΠΕ τμήμα Εγγυήσεων.

4.  Εάν η αρμόδια αρχή βεβαιωθεί ότι ο υπό εξέταση οργανισμός πληρωμών πληροί όλες τις σχετικές απαιτήσεις, προβαίνει στην έγκρισή του. Στην αντίθετη περίπτωση, δίνει στον οργανισμό πληρωμών οδηγίες για τις διοικητικές και λογιστικές ρυθμίσεις και, ειδικότερα, για τους όρους που υποχρεούται να τηρήσει ο οργανισμός πληρωμών πριν μπορέσει να πραγματοποιηθεί η έγκριση. Η έγκριση μπορεί να χορηγείται προσωρινά για περίοδο που καθορίζεται σε σχέση με την έκταση του προβλήματος εν αναμονή της εφαρμογής των αλλαγών που απαιτούνται για τις διοικητικές και λογιστικές ρυθμίσεις.

5.  Αν αρθεί η έγκριση, το κράτος μέλος ορίζει άλλο οργανισμό πληρωμών, σύμφωνα με τις προϋποθέσεις που προβλέπονται στο άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 και τις παραγράφους 3 και 4 του παρόντος άρθρου και εξασφαλίζει ότι οι πληρωμές στους δικαιούχους δεν διακόπτονται.

6.  Η εγκριτική πράξη συνίσταται σε έγγραφη επιβεβαίωση ότι ο οργανισμός πληροί τα απαραίτητα κριτήρια για την έγκριση και όπου χρειάζεται αναφέρει τις οδηγίες ως προς τις ενδεχόμενες τροποποιήσεις για την καθορισθείσα προθεσμία. Η πράξη κοινοποιείται στην Επιτροπή, μαζί με τις ενδεχόμενες οδηγίες που αναφέρονται στην παράγραφο 4.

7.  Η κοινοποίηση που αναφέρεται στο άρθρο 4 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 γίνεται όταν ο οργανισμός πληρωμών εγκρίνεται για πρώτη φορά και περιλαμβάνει τις ακόλουθες πληροφορίες όσον αφορά κάθε οργανισμό πληρωμών:

▼M4

▼B

Οι πληροφορίες που πρέπει να δοθούν στην περίπτωση εφαρμογής του άρθρου 4 παράγραφος 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 περιλαμβάνουν, ιδίως, όλες τις οδηγίες που έχουν σχέση με τις διοικητικές ρυθμίσεις καθώς και τις προσαρμογές τις οποίες ο οργανισμός πληρωμής υποχρεούται να πραγματοποιήσει προκειμένου να αποφευχθεί η άρση της έγκρισης, καθώς επίσης και η προθεσμία για την εφαρμογή τους.

Άρθρο 2

1.  Ο οργανισμός συντονισμού που αναφέρεται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 ενεργεί ως μόνος εκπρόσωπος του κράτους μέλους έναντι της Επιτροπής για όλα τα θέματα σχετικά με το ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων που αφορούν:

▼M3 —————

▼B

►M3  ————— ◄ Ένας οργανισμός πληρωμής μπορεί να αναλάβει το ρόλο του οργανισμού συντονισμού εφόσον διαχωρίζονται οι δύο αρμοδιότητες. Για την εκπλήρωση της αποστολής του και σύμφωνα με τις εθνικές διαδικασίες, ο οργανισμός συντονισμού μπορεί να στηριχθεί στις υπηρεσίες άλλων διοικητικών οργάνων ή υπηρεσιών, και δη λογιστικής ή τεχνικής κατευθύνσεως.

2.  Το κράτος μέλος ανακοινώνει στην Επιτροπή τις πληροφορίες σχετικά με την ονομασία και το καταστατικό του οργανισμού συντονισμού καθώς επίσης και τις διοικητικές και λογιστικές προϋποθέσεις και τις προϋποθέσεις εσωτερικού ελέγχου βάσει των οποίων διεξάγονται οι εργασίες.

3.   ►M2  Η μορφή και το περιεχόμενο των λογιστικών πληροφοριών που αναφέρονται στο ►M3  άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο γ) του παρόντος κανονισμού ◄ καθορίζονται βάσει της διαδικασίας που προβλέπεται στο άρθρο 13 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70. ◄

Άρθρο 3

1.  Η βεβαίωση που αναφέρεται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 πρέπει να χορηγείται από υπηρεσία ή όργανο που είναι λειτουργικώς ανεξάρτητα από τους οργανισμούς πληρωμών και συντονισμού και που να διαθέτει τις απαιτούμενες τεχνικές ικανότητες (οργανισμός πιστοποίησης).

Η βεβαίωση στηρίζεται σε εξέταση των διαδικασιών και σε δειγματοληπτική εξέταση των συναλλαγών. Καλύπτει το συμβιβάσιμο των πληρωμών με τους κοινοτικούς κανόνες μόνον όσον αφορά την ικανότητα των διοικητικών μηχανισμών των οργανισμών πληρωμών να εξασφαλίζουν ότι αυτή η συμφωνία έχει ελεγχθεί προτού διενεργηθεί η πληρωμή.

Ο οργανισμός πιστοποίησης διεξάγει την εξέτασή του σύμφωνα με τους διεθνώς αποδεκτούς κανόνες ελέγχου. Οι έλεγχοι πραγματοποιούνται τόσο κατά τη διάρκεια όσο και μετά το τέλος κάθε οικονομικού έτους. Πριν τις 31 Ιανουαρίου του επόμενου έτους, ο οργανισμός πιστοποίησης συντάσσει τη βεβαίωση καθώς επίσης και αναφορά σχετικά με τις διαπιστώσεις του ότι οι λογαριασμοί που πρόκειται να διαβιβασθούν στην Επιτροπή είναι αληθείς, πλήρεις και ακριβείς, και ότι οι διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου εφαρμόσθηκαν ικανοποιητικώς.

▼M4

Το αργότερο από το οικονομικό έτος 2008, ο οργανισμός πιστοποίησης συντάσσει, επιπλέον, πριν από την ημερομηνία που αναφέρεται στο τρίτο εδάφιο, δήλωση σχετική με τα μέτρα για την ασφάλεια των πληροφοριακών συστημάτων που έχουν τεθεί σε εφαρμογή από τον οργανισμό πληρωμών. Η δήλωση αυτή βασίζεται στην ισχύουσα για το καλυπτόμενο οικονομικό έτος έκδοση διεθνώς αποδεκτού προτύπου ασφάλειας, το οποίο αναφέρεται στο σημείο 6 στοιχείο vi) του παραρτήματος του παρόντος κανονισμού και έχει επιλεγεί για να αποτελέσει τη βάση των μέτρων ασφάλειας. Στην εν λόγω δήλωση αναφέρεται αν εφαρμόζονταν αποτελεσματικά μέτρα ασφάλειας κατά το υπόψη οικονομικό έτος.

Για τα οικονομικά έτη πριν από εκείνο για το οποίο συντάσσεται η πρώτη δήλωση σχετικά με την ασφάλεια των πληροφοριακών συστημάτων του οργανισμού πληρωμών, ο οργανισμός πιστοποίησης, χρησιμοποιώντας μηχανισμό βαθμολόγησης, συμπεριλαμβάνει στην έκθεση των διαπιστώσεών του παρατηρήσεις και προσωρινά πορίσματα σχετικά με τα μέτρα που εφαρμόζει ο οργανισμός πληρωμών για την ασφάλεια των πληροφοριακών συστημάτων. Η έκθεση αυτή βασίζεται στην ισχύουσα για το καλυπτόμενο οικονομικό έτος έκδοση διεθνώς αποδεκτού προτύπου ασφάλειας, το οποίο αναφέρεται στο σημείο 6 στοιχείο vi) του παραρτήματος του παρόντος κανονισμού και έχει επιλεγεί για να αποτελέσει τη βάση των μέτρων ασφάλειας. Στην εν λόγω έκθεση αναφέρεται κατά πόσον εφαρμόζονταν αποτελεσματικά μέτρα ασφάλειας κατά το υπόψη οικονομικό έτος.

▼B

2.  Σε περίπτωση που υπάρχουν περισσότεροι του ενός εγκεκριμένοι οργανισμοί πληρωμών, το κράτος μέλος μπορεί να στηρίζεται στις βεβαιώσεις που εκδίδουν οι οργανισμοί που έχουν πιστοποιήσει τους λογαριασμούς των αντίστοιχων οργανισμών πληρωμών με την προϋπόθεση ότι του παρέχονται εγγυήσεις ότι το αντικείμενο και οι προδιαγραφές των ελέγχων που έγιναν, ήταν εφάμιλλες των απαιτήσεων της παραγράφου 1.

3.  Στην αναφορά ελέγχου που προβλέπεται στην παράγραφο 1 προσδιορίζεται:

Η αναφορά ελέγχου συνοδεύεται από πληροφορίες για τον αριθμό και τα προσόντα των ελεγκτών, την πραγματοποιηθείσα εργασία, τον αριθμό των συναλλαγών που ελέγχθησαν, το επίπεδο υλοποίησης και εμπιστοσύνης που επιτεύχθηκε, τις αδυναμίες που βρέθηκαν και τις συστάσεις για βελτίωση που έγιναν, και για τις ενέργειες του οργανισμού πιστοποίησης καθώς και των άλλων οργανισμών ελέγχου, που υπάγονται ή όχι στους οργανισμούς πληρωμών, από τους οποίους προέρχονται πλήρως ή μερικώς τα εχέγγυα του οργανισμού πιστοποίησης όσον αφορά τα εν λόγω θέματα.

Άρθρο 4

1.  Για τους σκοπούς της εκκαθάρισης των λογαριασμών, η οποία προβλέπεται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70, το κράτος μέλος αποστέλλει στην Επιτροπή:

▼M3

▼M4

2.  Τα έγγραφα και τα λογιστικά στοιχεία που αναφέρονται στην παράγραφο 1 διαβιβάζονται στην Επιτροπή έως τις 10 Φεβρουαρίου του έτους που ακολουθεί το τέλος του οικονομικού έτους το οποίο καλύπτουν. Τα έγγραφα που αναφέρονται στην παράγραφο 1 στοιχεία α) και β) αποστέλλονται σε ένα αντίγραφο και συνοδεύονται από ένα αντίγραφο σε ηλεκτρονική μορφή.

▼B

3.  Μετά από αίτηση της Επιτροπής ή με πρωτοβουλία του κράτους μέλους, μπορεί να αποσταλούν στην Επιτροπή περαιτέρω πληροφορίες για την εκκαθάριση των σχετικών λογαριασμών, εντός προθεσμίας που θα ορίσει η Επιτροπή, λαμβάνοντας υπόψη το σύνολο της εργασίας που απαιτείται για την παροχή αυτών των πληροφοριών. Ελλείψει αυτών των πληροφοριών, η Επιτροπή μπορεί να εγκρίνει την εκκαθάριση των λογαριασμών, βάσει των πληροφοριών που έχει στη διάθεσή της κατά τη λήξη της εν λόγω προθεσμίας.

4.  Η Επιτροπή μπορεί να κάνει δεκτό αίτημα για καθυστερημένη αποστολή πληροφοριών σε αιτιολογημένες περιστάσεις και εφόσον το αίτημα υπεβλήθη πριν την λήξη της προθεσμίας.

Άρθρο 5

▼M3

1.  Οι λογαριασμοί που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχεία α) περιλαμβάνουν:

▼B

2.  Οι αναφορές οι οποίες αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 1 στοιχείο α) του παρόντος κανονισμού, περιλαμβάνουν τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με τον οργανισμό συντονισμού και κάθε οργανισμό πληρωμών:

Άρθρο 6

Τα παραστατικά έγγραφα που αφορούν τη χρηματοδοτούμενη δαπάνη και τα προς είσπραξη ποσά από το ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων, πρέπει να είναι στη διάθεση της Επιτροπής για τρία τουλάχιστον έτη μετά το έτος εκκαθάρισης κατά το οποίο η Επιτροπή προβαίνει στην εκκαθάριση των λογαριασμών του υπό εξέταση οικονομικού έτους και σε περίπτωση που η απόφαση εκκαθάρισης λογαριασμών αποτελεί αντικείμενο προσφυγής ενώπιον του Δικαστηρίου των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, ένα έτος μετά το πέρας της διαδικασίας.

Άρθρο 7

▼M1

1.  Η απόφαση εκκαθάρισης λογαριασμών που προβλέπεται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο β) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 καθορίζει, με την επιφύλαξη μεταγενεστέρων αποφάσεων σύμφωνα με την παράγραφο 2 στοιχείο γ) του εν λόγω άρθρου, το ποσό της δαπάνης που πραγματοποιήθηκε σε κάθε κράτος μέλος κατά τη διάρκεια του εν λόγω οικονομικού έτους και το οποίο θα πρέπει να καταλογισθεί στο ΕΓΤΠΕ, με βάση τους λογαριασμούς που αναφέρονται στο άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο β) του προαναφερθέντος κανονισμού και τις μειώσεις και αναστολές της προκαταβολής όσον αφορά το εν λόγω οικονομικό έτος, συμπεριλαμβανομένων των μειώσεων που αναφέρονται στο άρθρο 4 παράγραφος 3 δεύτερο εδάφιο του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 296/96 της Επιτροπής ( 5 ).

Τα προς ανάκτηση ή πληρωμή ποσά κάθε κράτους μέλους σύμφωνα με την απόφαση εκκαθάρισης λογαριασμών που αναφέρεται στο πρώτο εδάφιο, καθορίζονται αφαιρώντας τις προκαταβολές που πληρώθηκαν για το εν λόγω οικονομικό έτος από τις δαπάνες που αναγνωρίζονται για το ίδιο έτος σύμφωνα με το πρώτο εδάφιο. Τα προς ανάκτηση ή πληρωμή ποσά αφαιρούνται ή προστίθενται στις προκαταβολές που αφορούν τις δαπάνες του δεύτερου μήνα που έπεται του μηνός κατά τη διάρκεια του οποίου ελήφθη η απόφαση της εκκαθάρισης των λογαριασμών.

▼B

2.  Η Επιτροπή ανακοινώνει τα αποτελέσματα των ελέγχων της στο ενδιαφερόμενο κράτος μέλος, μαζί με τις τροποποιήσεις που προτείνει πριν από τις 31 Μαρτίου που έπεται του τέλους του χρηματοδοτικού έτους.

3.  Όταν, για αιτίες οι οποίες καταλογίζονται σε κράτος μέλος, η Επιτροπή δεν είναι σε θέση να εκκαθαρίσει τους λογαριασμούς του εν λόγω κράτους μέλους πριν τις 30 Απριλίου του επόμενου έτους, η Επιτροπή ανακοινώνει στο κράτος μέλος τις περαιτέρω έρευνες που προτίθεται να διεξάγει σύμφωνα με το άρθρο 9 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70.

Άρθρο 8

▼M2

1.  Σε περίπτωση που, μετά τη διεξαγωγή έρευνας, η Επιτροπή θεωρεί ότι οι δαπάνες δεν πραγματοποιήθηκαν σύμφωνα με τους κοινοτικούς κανόνες, ανακοινώνει στο ενδιαφερόμενο κράτος μέλος τα αποτελέσματα των ελέγχων της και υποδεικνύει τα διορθωτικά μέτρα που θα πρέπει να ληφθούν προκειμένου να διασφαλιστεί στο μέλλον η τήρηση των προαναφερθέντων κανόνων.

Στην ανακοίνωση γίνεται μνεία του παρόντος κανονισμού. Το κράτος μέλος απαντά εντός δύο μηνών και η Επιτροπή δύναται να τροποποιήσει τη θέση της αναλόγως. Σε αιτιολογημένες περιπτώσεις, η Επιτροπή μπορεί να παρατείνει την προαναφερθείσα προθεσμία.

Μετά τη λήξη της προθεσμίας που χορηγείται για την απάντηση, η Επιτροπή καλεί το κράτος μέλος σε διάλογο και τα δύο μέρη καταβάλλουν κάθε δυνατή προσπάθεια προκειμένου να καταλήξουν σε συμφωνία όσον αφορά τα μέτρα που θα πρέπει να ληφθούν, καθώς και όσον αφορά την εκτίμηση της σοβαρότητας της παράβασης και της χρηματοοικονομικής ζημίας που υπέστη η Ευρωπαϊκή Κοινότητα. Μετά τη διεξαγωγή διαλόγου και τη λήξη κάθε προθεσμίας που τάσσει η Επιτροπή, σε διαβούλευση με το κράτος μέλος, μετά τον διάλογο για την κοινοποίηση πρόσθετων πληροφοριών ή, αν το κράτος μέλος δεν αποδέχεται την πρόσκληση εντός προθεσμίας που τάσσει η Επιτροπή, μετά τη λήξη της προθεσμίας αυτής, η Επιτροπή κοινοποιεί επίσημα τα συμπεράσματά της στο κράτος μέλος κάνοντας μνεία της απόφασης 94/442/ΕΚ της Επιτροπής ( 6 ). Με την επιφύλαξη των διατάξεων του εδαφίου 4 της παρούσας παραγράφου, στην κοινοποίηση αυτή θα περιλαμβάνεται εκτίμηση των δαπανών που η Επιτροπή προτίθεται να εξαιρέσει βάσει του άρθρου 5 παράγραφος 2 στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70.

Το κράτος μέλος πληροφορεί την Επιτροπή, σε εύθετο χρονικό διάστημα, για τα διορθωτικά μέτρα που λαμβάνει προκειμένου να διασφαλιστεί η τήρηση των κοινοτικών κανόνων καθώς και για την ημερομηνία έναρξης της ισχύος τους. Η Επιτροπή εκδίδει, ανάλογα με την περίπτωση μία ή περισσότερες αποφάσεις βάσει του άρθρου 5 παράγραφος 2, στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 729/70 για την εξαίρεση των δαπανών που δεν είναι σύμφωνες με τους κοινοτικούς κανόνες μέχρι την ημερομηνία έναρξης της ισχύος των διορθωτικών μέτρων.

▼B

2.  Οι αποφάσεις που προβλέπονται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70, λαμβάνονται μετά την εξέταση οποιασδήποτε έκθεσης του οργάνου συμβιβασμού σύμφωνα με την απόφαση 94/442/ΕΚ.

3.  Οι μειώσεις από την κοινοτική χρηματοδότηση όπως αναφέρονται στο άρθρο 5 παράγραφος 2 στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70 γίνονται από τις προκαταβολές που αφορούν τις δαπάνες του δεύτερου μήνα μετά την απόφαση του άρθρου αυτού. Εντούτοις, μετά από αίτημα του κράτους μέλους και όπου διασφαλίζεται από τη σπουδαιότητα των διορθώσεων, η Επιτροπή, και μετά από διαβούλευση με την επιτροπή του ταμείου, μπορεί να αποφασίσει άλλες ημερομηνίες.

Άρθρο 9

Ο κανονισμός (ΕΟΚ) αριθ. 1723/72 καταργείται από τις 16 Οκτωβρίου 1995.

Ωστόσο, εξακολουθεί να εφαρμόζεται στην εκκαθάριση λογαριασμών του ΕΓΤΠΕ μέχρι και το οικονομικό έτος του 1995.

Άρθρο 10

Ο παρών κανονισμός αρχίζει να ισχύει την έβδομη ημέρα από τη δημοσίευσή του στην Επίσημη Εφημερίδα των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Εφαρμόζεται από το οικονομικό έτος που αρχίζει στις 16 Οκτωβρίου 1995.

Ο παρών κανονισμός είναι δεσμευτικός ως προς όλα τα μέρη του και ισχύει άμεσα σε κάθε κράτος μέλος.

---

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

Προσανατολισμοί για τα κριτήρια έγκρισης ενός οργανισμού πληρωμής

Τα κριτήρια για έγκριση είναι τέτοια ώστε ο οργανισμός πληρωμών να παρέχει επαρκή εγγύηση σχετικά με την ορθή λειτουργία της διοικητικής του οργάνωσης και του συστήματος εσωτερικού ελέγχου, καθώς και της τήρησης των εγγράφων σύμφωνα με το άρθρο 4 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70. Μόνο η μικρή κλίμακα πράξης ενός οργανισμού πληρωμών μπορεί να δικαιολογήσει εφαρμογή απλοποιημένων κριτηρίων. Η μη τήρηση κριτηρίων ουσιαστικής σημασίας για τις πράξεις ενός οργανισμού πληρωμών, οδηγεί στην εφαρμογή του άρθρου 4 παράγραφος 4 του κανονισμού αυτού.

1.

Ο καθορισμός ενός οργανισμού πληρωμής «οργανισμού» από το κράτος μέλος χρησιμοποιεί τον τύπο επίσημης πράξης με την οποία καθορίζονται οι εξουσίες του οργανισμού, οι υποχρεώσεις και αρμοδιότητές του, ιδιαίτερα σε σχέση με τις δαπάνες του ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων, όπως ορίζεται στα άρθρα 2 και 3 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/70, και στο οποίο παρουσιάζεται η διοικητική διάρθρωση του οργανισμού.

2.

Ο οργανισμός έχει τρία βασικά καθήκοντα όσον αφορά τις δαπάνες του ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων: i) Έγκριση πληρωμών: στόχος είναι ο καθορισμός του ποσού που θα πρέπει να καταβάλλεται σε κάθε δικαιούχο σύμφωνα με τους κοινοτικούς κανόνες. ii) Εκτέλεση πληρωμών: στόχος είναι η έκδοση εντολής προς τις τράπεζες του οργανισμού ή, ανάλογα με την περίπτωση, προς ένα δημόσιο ταμείο να καταβάλει το εγκεκριμένο ποσό στο δικαιούχο (ή στον εκδοχέα αυτού). ▼M4 iii) Τήρηση λογαριασμών για τις πληρωμές: στόχος είναι, αφενός, η εγγραφή των πληρωμών στα χωριστά λογιστικά βιβλία που τηρεί ο οργανισμός για τις δαπάνες του ΕΓΤΠΕ και τα οποία κατά κανόνα έχουν τη μορφή πληροφοριακού συστήματος και, αφετέρου, η κατάρτιση περιοδικών συνοπτικών καταστάσεων δαπανών, συμπεριλαμβανομένων των μηνιαίων και ετησίων δηλώσεων προς την Επιτροπή. Στα λογιστικά βιβλία καταχωρούνται επίσης τα στοιχεία του ενεργητικού που χρηματοδοτεί το Ταμείο, ιδιαίτερα όσα αφορούν τα αποθέματα παρέμβασης, τις προκαταβολές που δεν έχουν εκκαθαριστεί και τους οφειλέτες. ▼B

3.

Ανεξαρτήτως των εκχωρήσεων που προβέπονται στο άρθρο 4 ο οργανισμός συνήθως διαθέτει δύο υπηρεσίες: i) Υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου: στόχος της υπηρεσίας αυτής ή ισοδύναμης διαδικασίας είναι να εξασφαλίζεται ότι το σύστημα εσωτερικού ελέγχου του οργανισμού λειτουργεί αποτελεσματικά· η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου είναι ανεξάρτητη από τα άλλα τμήματα του οργανισμού και αναφέρει απευθείας στα ανώτατα διοικητικά στελέχη του οργανισμού. ii) Τεχνική υπηρεσία: στόχος της υπηρεσίας αυτής είναι να ελέγχει τα στοιχεία στα οποία βασίζονται οι πληρωμές προς τους δικαιούχους· για παράδειγμα, τα στοιχεία τα σχετικά με την ποιότητα και τα χαρακτηριστικά των προϊόντων, των ζώων, της γης κ.λπ. την ημερομηνία παράδοσης, τη μεταποίηση σε άλλο προϊόν και άλλους ελέγχους τεχνικής φύσεως. Ο έλεγχος των στοιχείων αυτών εξασφαλίζεται με τη λειτουργία ενός συστήματος ελέγχου και επιθεώρησης. Σημαντική αποστολή της τεχνικής υπηρεσίας είναι η παρακολούθηση του εν λόγω συστήματος ελέγχου.

4.

Ένα μέρος ή όλες οι αρμοδιότητες έγκρισης ►M4  , η τεχνική υπηρεσία ή/και η διαχείριση των πληροφοριακών συστημάτων ◄ μπορούν να ανατίθενται σε άλλα όργανα υπό τον όρο ότι τηρούνται όλες οι κατωτέρω προϋποθέσεις: i) Οι αρμοδιότητες και οι υποχρεώσεις των εν λόγω άλλων οργάνων, ιδίως όσον αφορά τον έλεγχο και την επαλήθευση της συμμόρφωσης με τους κοινοτικούς κανόνες, καθορίζονται σαφώς, ii) τα όργανα διαθέτουν αποτελεσματικά συστήματα για την εξασφάλιση της εκπλήρωσης των αρμοδιοτήτων τους με ικανοποιητικό τρόπο, iii) τα όργανα ρητώς επιβεβαιώνουν στον οργανισμό ότι πράγματι εκπληρώνουν τις αρμοδιότητές τους και περιγράφουν τα μέσα που χρησιμοποιούν, iv) ο οργανισμός ενημερώνεται τακτικά και έγκαιρα για τα αποτελέσματα των διενεργουμένων ελέγχων, ώστε να μπορεί πάντοτε να λαμβάνεται υπόψη η επάρκεια των ελέγχων αυτών πριν από τη διεκπεραίωση μιας αίτησης. οι εκτελεσθείσες εργασίες πρέπει να περιγράφονται λεπτομερώς σε έκθεση που συνοδεύει κάθε αίτηση, ομάδα αιτήσεων ή, ανάλογα με την περίπτωση, σε έκθεση που καλύπτει μια περίοδο εμπορίας. Η έκθεση συνοδεύεται από βεβαίωση για την επιλεξιμότητα των εγκεκριμένων αιτήσεων και για τη φύση, το πεδίο και τους περιορισμούς της εργασίας που εκτελέστηκε. Εάν οι τυχόν υλικοί ή διοικητικοί έλεγχοι δεν είναι εξαντλητικοί, αλλά διενεργούνται επί δείγματος αιτήσεων, οι επιλεχθείσες αιτήσεις προσδιορίζονται, περιγράφεται η μέθοδος δειγματολειψίας, αναφέρονται τα αποτελέσματα όλων των επιθεωρήσεων και τα μέτρα που έχουν ληφθεί σχετικά με τις ανακολουθίες και τις παρατυπίες. Τα δικαιολογητικά έγγραφα που υποβάλλονται στον οργανισμό πρέπει να επαρκούν για να παρέχουν τη βεβαιότητα ότι έχουν εκτελεστεί όλοι οι απαιτούμενοι έλεγχοι ως προς την επιλεξιμότητα των εγκεκριμένων αιτήσεων, v) όταν έγγραφα που αφορούν τις αιτήσεις που εγκρίθηκαν και τους ελέγχους που διενεργήθηκαν βρίσκονται στην κατοχή άλλων οργάνων, τόσο τα όργανα αυτά όσο και ο οργανισμός θεσπίζουν διαδικασίες που εξασφαλίζουν, ότι καταγράφεται το σημείο φύλαξης όλων των εγγράφων που αφορούν κάθε πληρωμή που διενεργείται από τον οργανισμό και ότι τα έγγραφα αυτά μπορούν να καταστούν διαθέσιμα για επιθεώρηση στα γραφεία του οργανισμού κατόπιν αιτήσεως των προσώπων των οργάνων, τα οποία συνήθως έχουν το δικαίωμα να επιθεωρούν τα έγγραφα αυτά, και τα οποία περιλαμβάνουν: — το προσωπικό του οργανισμού που διεκπεραιώνει την αίτηση, — την υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου του οργανισμού, — το όργανο που επικυρώνει την ετήσια δήλωση του οργανισμού, — εντεταλμένους υπαλλήλους της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

▼M2

4α.

Με την προηγούμενη έγκριση της Επιτροπής και μόνο για τα συγχρηματοδοτούμενα μέτρα, όταν πρέπει να πραγματοποιηθεί μεγάλος αριθμός πληρωμών μικρής σημασίας, η καταβολή των ενισχύσεων στους αιτούντες μπορεί να ανατεθεί σε άλλους οργανιισμούς. Μεταξύ του οργανισμού πληρωμών και του οργανισμού αυτού πρέπει να συνάπτεται γραπτή συμφωνία η οποία θα διευκρινίζει τη φύση των πληροφοριών και των δικαιολογητικών εγγράφων που θα πρέπει να υποβάλλονται στον οργανισμό πληρωμών, καθώς και την προθεσμία για την υποβολή τους· οι εν λόγω πληροφορίες και δικαιολογητικά έγγραφα πρέπει να επιτρέπουν τουλάχιστον τη συμμόρφωση του οργανισμού πληρωμών με τα κριτήρια έγκρισης και την τήρηση των προθεσμιών που τάσσονται για την υποβολή των μηνιαίων και ετήσιων λογαριασμών. Ο οργανισμός πληρωμών παραμένει υπεύθυνος για την ορθή διαχείριση των υπό εξέταση κεφαλαίων και για την επικαιροποίηση των λογιστικών εγγράφων. Οι εντεταλμένοι υπάλληλοι του οργανισμού πληρωμών, του οργάνου πιστοποίησης καθώς και της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, έχουν το δικαίωμα να εξετάζουν κάθε στοιχείο που κατέχει ο προαναφερθείς οργανισμός καθώς και το δικαίωμα να προβαίνουν σε ελέγχους στους αιτούντες ενίσχυση.

▼B

5.

Η διοικητική διάρθρωση του οργανισμού προβλέπει τη διάκριση των τριών λειτουργιών έγκρισης, εκτέλεσης και τήρησης λογαριασμών για πληρωμές, καθεμία από τις οποίες ανήκει στην αρμοδιότητα χωριστής διοικητικής υπομονάδας, οι αρμοδιότητες της οποίας καθορίζονται στο οργανόγραμμα. Η διοικητική διάρθρωση μπορεί να προβλέπει ότι τα καθήκοντα της τεχνικής υπηρεσίας εκτελούνται στις ενδεικνυόμενες περιπτώσεις από το τμήμα έγκρισης. ▼M2 Η διοικητική υπομονάδα που είναι επιφορτισμένη με την εκτέλεση των πληρωμών, ή η μονάδα που εποπτεύει τις εργασίες της εν λόγω υπομονάδας, οφείλει να έχει στην κατοχή της τα έγγραφα που αποδεικνύουν την κανονικότητα των αιτήσεων ενίσχυσης καθώς και τη διεξαγωγή των προβλεπόμενων διοικητικών και φυσικών ελέγχων. Οι πληροφορίες και οι βεβαιώσεις μπορούν να έχουν τη συνοπτική μορφή που περιγράφεται στο σημείο 4iv του παρόντος παραρτήματος και μπορούν επίσης να φυλάσσονται σε ηλεκτρονικό αρχείο. ▼B

6.

Ο οργανισμός πληρωμών υιοθετεί τις ακόλουθες διαδικασίες ή διαδικασίες που παρέχουν ισοδύναμη εγγύηση: i) ο οργανισμός καθορίζει γραπτώς λεπτομερείς διαδικασίες για την παραλαβή, την εγγραφή και την διεκπεραίωση των αιτήσεων, συμπεριλαμβανομένης και της περιγραφής όλων των χρησιμοποιούμενων εγγράφων, ii) η κατανομή των καθηκόντων πρέπει να έχει ως αποτέλεσμα ότι κανένας υπάλληλος δεν έχει περισσότερες από μία αρμοδιότητες ως προς την έγκριση, πληρωμή ή τήρηση λογαριασμών για τα ποσά που βαρύνουν το ΕΓΤΠΕ και ότι κανένας υπάλληλος δεν ασκεί ένα από τα εν λόγω καθήκοντα χωρίς να εποπτεύεται η εργασία του από έναν δεύτερο υπάλληλο. Οι αρμοδιότητες καθενός υπαλλήλου καθορίζονται εγγράφως, συμπεριλαμβανομένου του καθορισμού χρηματοδοτικών περιορισμών στη δικαιοδοσία του. Η κατάρτηση του προσωπικού πρέπει να είναι επαρκής και πρέπει να υπάρχει πολιτική για καθήκοντα εκ περιτροπής σε ευαίσθητες θέσεις ή εναλλακτικά για αυξημένη εποπτεία. ►M2  Kατάλληλα μέτρα πρέπει να λαμβάνονται προκειμένου να αποφεύγεται η σύγκρουση συμφερόντων όταν πρόσωπα που κατέχουν υπεύθυνη ή ευαίσθητη θέση, όσον αφορά την επαλήθευση, την έγκριση και την πληρωμή αιτήσεων που καταλογίζονται στο Ταμείο εκπληρώνουν και άλλα καθήκοντα εκτός του οργανισμού πληρωμών, ◄ iii) κάθε υπάλληλος αρμόδιος για την έγκριση έχει στη διάθεσή του εξαντλητική κατάσταση των ελέγχων που απαιτείται να επιχειρεί και επισυνάπτει στα δικαιολογητικά έγγραφα της αίτησης θεώρησή του ότι οι έλεγχοι αυτοί έχουν εκτελεστεί. Η εν λόγω βεβαίωση μπορεί να δίδεται με ηλεκτρονικά μέσα υπό τους όρους που αναφέρονται στο σημείο vi). Πρέπει να υπάρχει έγγραφο ίχνος επανεξέτασης της εργασίας από ανώτερο υπάλληλο, iv) έγκριση για την πληρωμή μιας αίτηση δίδεται μόνο μετά τη διενέργεια επαρκών ελέγχων για την εξακρίβωση της συμμόρφωσής της με τους κοινοτικούς κανονισμούς. Μεταξύ των ελέγχων αυτών περιλαμβάνονται και οι έλεγχοι που απαιτούνται από τον κανονιμό που διέπει το συγκεκριμένο μέτρο βάσει του οποίου ζητείται η ενίσχυση, καθώς και οι έλεγχοι που απαιτούνται δυνάμει του άρθρου 8 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 729/90 για την πρόληψη και την αποκάλυψη απατών και παρατυπιών όσον αφορά ιδιαίτερα τους εμφανιζόμενους κινδύνους. Οι έλεγχοι που πρέπει να επιχειρούνται αναφέρονται σε ειδική κατάσταση και η εκτέλεσή τους βεβαιώνεται για κάθε αίτηση ή για κάθε ομάδα αιτήσεων, v) διαδικασίες εξασφαλίζουν ότι πληρωμές γίνονται μόνο στο δικαιούχο, στον τραπεζικό λογαριασμό του ή στον εκδοχέα του. Η πληρωμή εκτελείται από την τράπεζα του οργανισμού ή, ενδεχομένως, το δημόσιο ταμείο ή ταχυδρομείται η επιταγή, εντός πέντε εργασίμων ημερών από την ημερομηνία της χρέωσης του ποσού στο ΕΓΤΠΕ. Θεσπίζονται διαδικασίες που να εξασφαλίζουν ότι όλες οι πληρωμές, για τις οποίες δεν εκτελούνται οι μεταβιβάσεις ή δεν εξαργυρώνονται οι επιταγές, επαναπιστώνονται στο ταμείο. Δεν πραγματοποιούνται πληρωμές σε μετρητά. Η έγκριση του αρμοδίου υπαλλήλου ή/και του επόπτη που μπορεί να δίνεται με ηλεκτρονικά μέσα, υπό τον όρο ότι εξασφαλίζεται το ενδεδειγμένο επίπεδο ασφάλειας για τα μέσα αυτά και ότι εγγράφεται η ταυτότητα του υπογράφοντος στα ηλεκτρονικά στοιχεία, ▼M4 vi) η ασφάλεια των πληροφοριακών συστημάτων βασίζεται στα κριτήρια που καθορίζονται στην ισχύουσα για το καλυπτόμενο οικονομικό έτος έκδοση ενός από τα ακόλουθα, διεθνώς αποδεκτά πρότυπα: — International Standards Organisation 17799/British Standard 7799: Code of practice for Information Security Management [ISO 17799/Βρετανικό πρότυπο 7 799: Κώδικας πρακτικής για τη διαχείριση της ασφάλειας πληροφοριών] (BS ISO/IEC 17799), — Bundesamt fuer Sicherheit in der Informationstechnik: IT-Grundschutzhandbuch [γερμανική Ομοσπονδιακή Υπηρεσία για Ασφαλή Τεχνολογία Πληροφοριών: Τεχνολογία πληροφοριών — Εγχειρίδιο βασικής προστασίας] (BSI), — Information Systems Audit and Control Foundation: Control Objectives for Information and related Technology [Ίδρυμα Ελέγχου των Πληροφοριακών Συστημάτων: Στόχοι ελέγχου για την τεχνολογία πληροφοριών και τις συναφείς τεχνολογίες] (COBIT). Ο οργανισμός πληρωμών επιλέγει ένα από τα διεθνή πρότυπα που αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο ως βάση για την ασφάλεια των πληροφοριακών συστημάτων του. Τα μέτρα ασφάλειας θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένα στη διοικητική διάρθρωση, τη στελέχωση και το τεχνολογικό περιβάλλον κάθε οργανισμού πληρωμών. Οι οικονομικές και τεχνολογικές προσπάθειες θα πρέπει να είναι ανάλογες προς τους πραγματικούς κινδύνους, ▼B vii) οι διαδικασίες του οργανισμού εξασφαλίζουν ότι οποιαδήποτε αλλαγή στους κοινοτικούς κανονισμούς, και ιδίως στο ισχύον ύψος των ενισχύσεων, καταγράφεται και ότι οι εντολές, βάσεις δεδομένων και καταστάσεις ελέγχου ενημερώνονται έγκαιρα.

7.

Οι πληρωμές προκαταβολών προσδιορίζονται στις λογιστικές εγγραφές και θεσπίζονται διαδικασίες που να εξασφαλίζουν ότι: i) οι εγγυήσεις λαμβάνονται μόνο από χρηματοπιστωτικούς οργανισμούς, οι οποίοι πληρούν τις προϋποθέσεις του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2280/85 της Επιτροπής ( 7 ) και είναι εγκεκριμένοι από αρμόδια αρχή, και εκδίδουν εγγυήσεις που ισχύουν μέχρι την επιστροφή τους ή την κατάπτωσή τους και ικανοποιούνται με απλή αίτηση του οργανισμού, ii) οι προκαταβολές εκκαθαρίζονται εντός των καθορισμένων προθεσμιών και, όσων η εκκαθάριση καθυστερεί, εντοπίζονται και ζητείται αμέσως η κατάπτωση των εγγυήσεων, iii) η εκκαθάριση των προκαταβολών υπόκειται στους ίδιους ελέγχους και τις πληρωμές εκ μέρους των υπαλλήλων που χορηγούν την έγκριση.

8.

Το λογιστικό σύστημα για τα αποθέματα της παρέμβασης εξασφαλίζει ότι οι ποσότητες και τα συναφή έξοδα καταγράφονται ορθά σε σύντομη προθεσμία κατά παρτίδα και στο σωστό λογαριασμό σε κάθε στάδιο από την αποδοχή μιας προσφοράς έως την υλική διάθεση του προϊόντος και εξασφαλίζει ότι η ποσότητα και η φύση των αποθεμάτων σε κάθε τοποθεσία μπορεί να προσδιορίζεται ανά πάσα στιγμή. Τα αποθέματα υπόκεινται σε τακτικούς φυσικούς ελέγχους από πρόσωπα, όργανα ή υπηρεσίες ανεξάρτητα από τους τηρούντες τα αποθέματα.

9.	Οι λογιστικές διαδικασίες πρέπει να εξασφαλίζουν ότι οι μηνιαίες και ετήσιες δηλώσεις είναι πλήρεις και έγκαιρες και ότι τυχόν σφάλματα ή παραλείψεις ανευρίσκονται και διορθώνονται, ιδίως μέσω ελέγχων και διευθετήσεων που εκτελούνται σε διαστήματα που δεν υπερβαίνουν τους τρεις μήνες.

10.

Η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου εξακριβώνει κατά πόσον οι διαδικασίες που θεσπίζονται από τον οργανισμό επαρκούν για να εξασφαλίσουν ότι ελέγχεται η συμμόρφωση με τους κοινοτικούς κανονισμούς και ότι τα λογιστικά στοιχεία είναι ακριβή, πλήρη και έγκαιρα. Οι επαληθεύσεις μπορούν να περιορίζονται σε επιλεγμένα μέτρα και σε δείγματα συναλλαγών συμπεριλαμβανομένων των επιφορτισμένων με την έγκριση τμημάτων υπό τον όρο ότι ένα πρόγραμμα εργασίας εξασφαλίζει ότι καλύπτονται όλοι οι σημαντικοί τομείς σε διάστημα μιας περιόδου που δεν υπερβαίνει τα πέντε έτη. Το έργο της υπηρεσίας εκτελείται σύμφωνα με τα διεθνώς αποδεκτά πρότυπα, καταγράφεται σε έγγραφα εργασίας και οδηγεί στη σύνταξη εκθέσεων και συστάσεων που απευθύνονται στα ανώτατα διοικητικά στελέχη του οργανισμού. Τα προγράμματα και οι εκθέσεις ελέγχου πρέπει να βρίσκονται στη διάθεση του οργανισμού πιστοποίησης και των εντεταλμένων υπαλλήλων της Επιτροπής για να εκτελέσουν ελέγχους και με μοναδικό σκοπό την αύξηση της αποτελεσματικότητας της λειτουργίας εσωτερικού ελέγχου

11.

Όλα τα ανωτέρω σημεία εφαρμόζονται αναλόγως στις «αρνητικές δαπάνες» (εισφορές καταπεσούσες εγγυήσεις, επιστραφείσες πληρωμές, κ.λπ.), τις οποίες ο οργανισμός απαιτείται να εισπράττει για λογαριασμό του ΕΓΤΠΕ, τμήμα Εγγυήσεων. Ειδικότερα, ο οργανισμός καθιερώνει σύστημα για την αναγνώριση όλων των ποσών που οφείλονται στο ΕΓΤΠΕ και για την καταγραφή σε βιβλίο οφειλετών όλων αυτών των οφειλών πριν από την είσπραξή τους. Το βιβλίο οφειλετών επιθεωρείται σε τακτά διαστήματα με στόχο τη λήψη μέτρων για την είσπραξη των ληξιπρόθεσμων χρεών. Ο οργανισμός μπορεί να αναθέτει την αρμοδιότητα είσπραξης ορισμένων κατηγοριών δαπανών σε άλλα όργανα, υπό τους όρους που αναφέρονται στο σημείο 4, κατάλληλα προσαρμοσμένους, και υπό τον πρόσθετο όρο ότι το άλλο όργανο αναφέρει στον οργανισμό σε τακτική και έγκαιρη βάση, τουλάχιστον μηνιαίως, για όλα τα βεβαιωθέντα έσοδα και τα εισπραχθέντα ποσά.

12.	Ο οργανισμός θεσπίζει διαδικασίες που να εξασφαλίζουν ότι η επεξεργασία όλων των αιτήσεων που παραλαμβάνονται γίνεται χωρίς καθυστέρηση.

---

( 1 ) ΕΕ αριθ. L 94 της 28. 4. 1970, σ. 13.

( 2 ) ΕΕ αριθ. L 125 της 8. 6. 1995, σ. 1.

( 3 ) ΕΕ αριθ. L 186 της 16. 8. 1972, σ. 1.

( 4 ) ΕΕ αριθ. L 30 της 2. 2. 1988, σ. 7.

( 5 ) ΕΕ αριθ. L 39 της 17. 2. 1996, σ. 5.

( 6 ) ΕΕ L 182 της 16.7.1994, σ. 45.

( 7 ) ΕΕ αριθ. L 205 της 3. 8. 1985, σ. 5.