Διαχείριση αρχείων της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και αρχειοθέτηση

 

ΣΥΝΟΨΗ ΤΟΥ ΑΚΟΛΟΥΘΟΥ ΚΕΙΜΕΝΟΥ:

Απόφαση (ΕΕ) 2021/2121 σχετικά με τη διαχείριση αρχείων και την αρχειοθέτηση

ΠΟΙΟΣ ΕΙΝΑΙ Ο ΣΚΟΠΟΣ ΤΗΣ ΑΠΟΦΑΣΗΣ;

Η απόφαση θεσπίζει κανόνες για τη διαφύλαξη των αρχείων που χρησιμοποιούνται για τη λειτουργία και τις καθημερινές εργασίες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, ανεξάρτητα από τη μορφής που παίρνουν, το μέσο που χρησιμοποιούν, την ηλικία τους ή πού βρίσκονται, πιο συγκεκριμένα αφορά:

• τη διαχείριση αρχείων και την αρχειοθέτηση·
• τη διαφύλαξη και δημοσιοποίηση των αρχείων·
• την κατάθεση των ιστορικών αρχείων της Επιτροπής στην Υπηρεσία Ιστορικών Αρχείων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (ΕΕ), στο Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ινστιτούτο της Φλωρεντίας (EUI).

Οι κανόνες έχουν σχεδιαστεί με σκοπό τη διευκόλυνση της ανταλλαγής πληροφοριών, την παροχή αποδεικτικών στοιχείων σχετικά με τις ενέργειες που έχουν πραγματοποιηθεί, την εκπλήρωση των νομικών υποχρεώσεων και την ασφάλεια της υστεροφημίας της Επιτροπής.

ΒΑΣΙΚΑ ΣΗΜΕΙΑ

Αρχεία

«Αρχείο» σημαίνει πληροφορία που έχει παραληφθεί και δημιουργηθεί με τη μορφή εγγράφου, συλλογής δεδομένων ή με άλλη μορφή σε ψηφιακό ή αναλογικό μέσο, που αποτυπώνεται σε επίσημο αποθετήριο και τελεί υπό διαχείριση και διατηρείται ως αποδεικτικό στοιχείο αλλά και ως περιουσιακό στοιχείο. Δυνάμει των κανόνων, το αρχείο πρέπει:

• να αναλύεται, με σκοπό να προσδιοριστεί το ηλεκτρονικό σύστημα διαχείρισης το οποίο θα χρησιμοποιηθεί και σε ποιο σύστημα επίσημου αποθετηρίου πρόκειται να διαφυλαχθεί·
• να δημιουργείται σύμφωνα με τις απαιτήσεις που ορίζονται για το σχετικό είδος αρχείων·
• να δημιουργείται συστηματικά σε ηλεκτρονική μορφή, με κάποιες εξαιρέσεις ή να ψηφιοποιείται, αν η αρχική μορφή του ήταν αναλογική· και
• να τηρείται στα επίσημα ηλεκτρονικά αποθετήρια.

Aποτύπωση και καταχώριση

Οι υπηρεσίες της Επιτροπής πρέπει να επανεξετάζουν τακτικά τα είδη πληροφοριών που δημιουργούνται ή παραλαμβάνονται στο πλαίσιο των δραστηριοτήτων τους, προκειμένου να προσδιορίσουν ποιες από αυτές πρέπει να «αποτυπωθούν» σε επίσημο ηλεκτρονικό αποθετήριο.

• Τα αποτυπωμένα αρχεία δεν τροποποιούνται, αλλά μπορούν να αφαιρεθούν ή να αντικατασταθούν από μεταγενέστερες εκδόσεις έως ότου κλείσει ο φάκελος στον οποίον ανήκουν.
• Τα έγγραφα πρέπει να καταχωρίζονται αν περιέχουν σημαντικές πληροφορίες οι οποίες δεν είναι σύντομης διάρκειας ή αν ενδέχεται να συνεπάγονται ενέργειες ή παρακολούθηση.

Νομική ισχύς των ηλεκτρονικών υπογραφών, σφραγίδων, χρονοσφραγίδων και υπηρεσιών συστημένης παράδοσης

• Η ηλεκτρονική υπογραφή έχει νομική ισχύ ισοδύναμη με την ιδιόχειρη υπογραφή.
• Η ηλεκτρονική σφραγίδα τεκμαίρεται ότι καταδεικνύει την ακεραιότητα των δεδομένων και την ορθότητα της προέλευσής τους.
• Η ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα τεκμαίρεται ότι δηλώνει την ακρίβεια και την ακεραιότητάς τους.
• Τα δεδομένα που διαβιβάζονται με τη χρήση ηλεκτρονικής υπηρεσίας συστημένης παράδοσης τεκμαίρεται ότι καταδεικνύουν την ακεραιότητα των δεδομένων, τον παραλήπτη και την ημερομηνία και την ώρα αποστολής και λήψης των δεδομένων.

Εγκυρότητα και παραδεκτό του εγγράφου

Ένα έγγραφο θεωρείται ότι πληροί τα κριτήρια της εγκυρότητας και του παραδεκτού εφόσον:

• προσδιορίζεται το πρόσωπο που το δημιούργησε·
• το έγγραφο έχει παραχθεί σε αξιόπιστο πλαίσιο και πληροί τις προϋποθέσεις που εξασφαλίζουν την ακεραιότητά του·
• το έγγραφο συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις που προβλέπονται στο εφαρμοστέο ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο·
• στην περίπτωση ηλεκτρονικού εγγράφου, το έγγραφο δημιουργείται με τρόπο που εξασφαλίζει την ακεραιότητα, την αξιοπιστία και τη χρηστικότητα του περιεχομένου του και των μεταδεδομένων που το συνοδεύουν*.

Κοινοποίηση πληροφοριών

• Τα δεδομένα και οι πληροφορίες θα πρέπει να διατίθενται και να κοινοποιούνται όσο το δυνατόν ευρύτερα εντός της Επιτροπής, εκτός αν η πρόσβαση σε αυτά είναι περιορισμένη για νομικούς λόγους.
• Οι Γενικές Διευθύνσεις (ΓΔ) και οι αντίστοιχες υπηρεσίες πρέπει να καθιστούν τους φακέλους όσο το δυνατό πιο ευρέως προσβάσιμους στον βαθμό που το επιτρέπει η ευαισθησία του περιεχομένου τους.

Διατήρηση και διαφύλαξη

Η διατήρηση και η διαφύλαξη πραγματοποιούνται υπό τις ακόλουθες προϋποθέσεις:

• τα αρχεία αποθηκεύονται στη μορφή με την οποία δημιουργήθηκαν, εστάλησαν ή παρελήφθησαν ή σε μορφή που διαφυλάσσει την αυθεντικότητα, την αξιοπιστία και την ακεραιότητα του περιεχομένου τους·
• το περιεχόμενο είναι αναγνώσιμο καθ’ όλη τη διάρκεια της περιόδου διατήρησής τους από κάθε άτομο που έχει εξουσιοδοτημένη πρόσβαση σε αυτό·
• η προέλευση ή ο προορισμός του αρχείου, καθώς και η ημερομηνία και η ώρα της αποτύπωσης ή της καταχώρισης των ηλεκτρονικών αρχείων πρέπει να είναι σαφή από τα μεταδεδομένα που τα συνοδεύουν.

Διατήρηση, μεταφορά και διαγραφή

• Ο χρόνος διατήρησης των αρχείων για τις διάφορες κατηγορίες ορίζεται για το σύνολο της Επιτροπής με κανονιστικά μέσα.
• Οι ΓΔ πρέπει να αξιολογούν ποιες κατηγορίες φακέλων θα μεταφερθούν στα ιστορικά αρχεία της Επιτροπής ή θα διαγραφούν.
• Τα μεταδεδομένα διατηρούνται ως αποδεικτικά στοιχεία των αρχείων και φακέλων καθώς και της μεταφοράς ή διαγραφής τους.
• Οι διαβαθμισμένες πληροφορίες της ΕΕ ως «CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL» ή υψηλότερη δεν μεταφέρονται στην Υπηρεσία Ιστορικών Αρχείων της Επιτροπής.

Υπηρεσία Ιστορικών Αρχείων της Επιτροπής

Η Υπηρεσία:

• διασφαλίζει την αυθεντικότητα, την αξιοπιστία και την ακεραιότητα καθώς και την προσβασιμότητα των αρχείων, φακέλων και αρχείων·
• διασφαλίζει την υλική προστασία και την ακεραιότητα των μεταδεδομένων·
• διαθέτει αρχεία και φακέλους, κατόπιν αιτήματος, στις ΓΔ και τις αντίστοιχες υπηρεσίες·
• διεξαγάγει, κατόπιν συμφωνίας με τις ΓΔ, όπου απαιτείται, δεύτερη επανεξέταση όλων των μεταφερθέντων αρχείων, φακέλων και αρχείων·
• κινεί τη διαδικασία αποχαρακτηρισμού των διαβαθμισμένων εγγράφων·
• διαθέτει στο κοινό τα ιστορικά αρχεία της Επιτροπής μετά το πέρας της περιόδου περιορισμού των 30 ετών, εκτός από εξαιρέσεις σχετικές με την ιδιωτική ζωή, τα εμπορικά συμφέροντα και τη διανοητική ιδιοκτησία·
• καταθέτει τα αρχεία της Επιτροπής που έχουν καταστεί διαθέσιμα για το κοινό στα ιστορικά αρχεία της ΕΕ, στο Ευρωπαϊκό Πανεπιστημιακό Ινστιτούτο (EUI).

Τα ιστορικά αρχεία της Επιτροπής στο EUI

• Το EUI είναι το βασικό σημείο πρόσβασης στα ιστορικά αρχεία που είναι διαθέσιμα στο κοινό.
• Η Επιτροπή παρέχει στο EUI πρόσβαση σε ψηφιοποιημένα αντίγραφα των αρχείων που τηρούνται σε αναλογική μορφή, όπου είναι δυνατό, και περιγραφές όλων των αρχείων που κατατίθενται. Προωθεί τη διαλειτουργικότητα μεταξύ των δικών της συστημάτων αρχειοθέτησης και των συστημάτων αρχειοθέτησης του EUI.

Κανόνες εφαρμογής

Κάθε γενικός διευθυντής ή προϊστάμενος υπηρεσίας δημιουργεί την απαραίτητη οργανωτική, διοικητική και υλική δομή και παρέχει το αναγκαίο προσωπικό για την εφαρμογή της παρούσας απόφασης και των κανόνων εφαρμογής από τις υπηρεσίες τους, οι οποίοι επικαιροποιούνται τακτικά, λαμβάνοντας ιδιαιτέρως υπόψη:

• τις εξελίξεις όσον αφορά τη διαχείριση αρχείων και την αρχειοθέτηση καθώς και την ακαδημαϊκή και επιστημονική έρευνα και τα πρότυπα·
• τις εξελίξεις στις τεχνολογίες πληροφοριών και επικοινωνιών·
• τη διαφάνεια, τη δημόσια πρόσβαση σε έγγραφα και τη διάθεση αρχείων στο κοινό·
• την εναρμόνιση των αρχείων.

ΑΠΟ ΠΟΤΕ ΕΦΑΡΜΟΖΕΤΑΙ Η ΑΠΟΦΑΣΗ;

Η απόφαση εφαρμόζεται από τις 6 Ιουλίου 2020.

ΓΕΝΙΚΟ ΠΛΑΙΣΙΟ

Για περισσότερες πληροφορίες ανατρέξτε στα εξής:

• Ιστορικά αρχεία (Ευρωπαϊκή Επιτροπή)
• Εκτελεστικοί κανόνες για την απόφαση C(2020) 4482 σχετικά με τη διαχείριση αρχείων και την αρχειοθέτηση (Ευρωπαϊκή Επιτροπή).

ΒΑΣΙΚΟΙ ΟΡΟΙ

ΒΑΣΙΚΟ ΚΕΙΜΕΝΟ

Απόφαση (ΕΕ) 2020/2121 της Επιτροπής, της 6ης Ιουλίου 2020, σχετικά με τη διαχείριση αρχείων και την αρχειοθέτηση (ΕΕ L 430 της 2.12.2021, σ. 30-41).

ΣΥΝΑΦΗ ΚΕΙΜΕΝΑ

Κανονισμός (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών, και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001 και της απόφασης αριθ. 1247/2002/ΕΚ (ΕΕ L 295 της 21.11.2018, σ. 39-98).

Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1049/2001 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 30ής Μαΐου 2001, για την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου και της Επιτροπής (ΕΕ L 145 της 31.5.2001, σ. 43-48).

Εσωτερικός κανονισμός της Επιτροπής [C(2000) 3614)] (ΕΕ L 308 της 8.12.2000, σ. 26-34).

Οι διαδοχικές τροποποιήσεις των κανόνων έχουν ενσωματωθεί στο πρωτότυπο κείμενο. Αυτή η ενοποιημένη απόδοση αποτελεί απλώς εργαλείο τεκμηρίωσης.

Εκτελεστικοί κανόνες για την απόφαση C(2020) 4482 σχετικά με τη διαχείριση αρχείων και την αρχειοθέτηση.

τελευταία ενημέρωση 17.05.2022