ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 1

Εσωτερικός κανονισμός του μεικτού συμβουλίου

Άρθρο 1

Γενικές διατάξεις

1.   Το μεικτό συμβούλιο που συγκροτήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 81 παράγραφος 1 της συμφωνίας πολιτικού διαλόγου και συνεργασίας μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και της Δημοκρατίας της Κούβας, αφετέρου («συμφωνία») εκτελεί τα καθήκοντά του όπως προβλέπεται στο άρθρο 81 παράγραφος 2 της συμφωνίας.

2.   Σύμφωνα με το άρθρο 81 παράγραφος 3 της συμφωνίας, το μεικτό συμβούλιο απαρτίζεται από εκπροσώπους των μερών. Συνέρχεται σε υπουργικό επίπεδο.

3.   Όπως προβλέπεται στο άρθρο 81 παράγραφος 6 της συμφωνίας, και για την επίτευξη των στόχων της, το μεικτό συμβούλιο έχει την εξουσία να λαμβάνει δεσμευτικές για τα μέρη αποφάσεις. Το μεικτό συμβούλιο λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα για την εφαρμογή των αποφάσεών του, συμπεριλαμβανομένης, εφόσον είναι αναγκαίο, της ανάθεσης εξουσιών σε ειδικούς φορείς που έχουν συγκροτηθεί δυνάμει της συμφωνίας, προκειμένου να ενεργούν εξ ονόματός του. Το μεικτό συμβούλιο δύναται επίσης να προβαίνει σε συστάσεις. Εκδίδει τις αποφάσεις και τις συστάσεις του κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των μερών, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών τους, σύμφωνα με το άρθρο 11 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού. Το μεικτό συμβούλιο δύναται να μεταβιβάσει την εξουσία λήψης αποφάσεων στη μεικτή επιτροπή.

4.   Τα μέρη στο πλαίσιο του παρόντος εσωτερικού κανονισμού είναι εκείνα που ορίζονται στο άρθρο 84 της συμφωνίας.

Άρθρο 2

Προεδρία

Η προεδρία του μεικτού συμβουλίου ασκείται εκ περιτροπής από εκπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και εκπρόσωπο της Δημοκρατίας της Κούβας. H προεδρία του πρώτου μεικτού συμβουλίου ανατίθεται σε εκπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Άρθρο 3

Συνεδριάσεις

1.   Το μεικτό συμβούλιο συνεδριάζει τακτικά, τουλάχιστον κάθε δύο έτη, και εφόσον το απαιτούν οι περιστάσεις, κατόπιν συμφωνίας των μερών. Εάν δεν συμφωνηθεί διαφορετικά από τα μέρη, το μεικτό συμβούλιο συνεδριάζει στον συνήθη τόπο συνεδριάσεων του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

2.   Οι συνεδριάσεις του μεικτού συμβουλίου διεξάγονται σε ημερομηνία που συμφωνείται από τα μέρη.

3.   Οι συνεδριάσεις του μεικτού συμβουλίου συγκαλούνται από κοινού από τους γραμματείς του μεικτού συμβουλίου, κατόπιν συμφωνίας με τον πρόεδρο του μεικτού συμβουλίου, το αργότερο 30 ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.

Άρθρο 4

Εκπροσώπηση

1.   Τα μέλη του μεικτού συμβουλίου μπορούν να συμμετέχουν δι' αντιπροσώπου, όταν δεν είναι σε θέση να παραστούν. Εάν ένα μέλος επιθυμεί να εκπροσωπηθεί, το εν λόγω μέλος κοινοποιεί εγγράφως στον πρόεδρο το όνομα του αντιπροσώπου του πριν από τη σχετική συνεδρίαση.

2.   Ο αντιπρόσωπος μέλους του μεικτού συμβουλίου ασκεί όλα τα δικαιώματα του εν λόγω μέλους.

Άρθρο 5

Αντιπροσωπείες

Τα μέλη του μεικτού συμβουλίου επιτρέπεται να συνοδεύονται από υπαλλήλους. Ο πρόεδρος ενημερώνεται μέσω της γραμματείας για την προβλεπόμενη σύνθεση της αντιπροσωπείας κάθε μέρους πριν από κάθε συνεδρίαση.

Άρθρο 6

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος της Γενικής Γραμματείας του Συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ένας υπάλληλος της κυβέρνησης της Κούβας ασκούν από κοινού τα καθήκοντα των γραμματέων του μεικτού συμβουλίου.

Άρθρο 7

Αλληλογραφία

1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στο μεικτό συμβούλιο διαβιβάζεται στον έναν γραμματέα, ο οποίος με τη σειρά του ενημερώνει τον άλλο γραμματέα.

2.   Οι δύο γραμματείς μεριμνούν ώστε η αλληλογραφία να προωθείται στον πρόεδρο του μεικτού συμβουλίου και, όταν κρίνεται σκόπιμο, να διανέμεται στα λοιπά μέλη του μεικτού συμβουλίου.

3.   Η αλληλογραφία που διανέμεται σύμφωνα με την παράγραφο 2 αποστέλλεται, κατά περίπτωση, στη Γενική Γραμματεία της Ευρωπαϊκής Επιτροπής, στην Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Εξωτερικής Δράσης, στις μόνιμες αντιπροσωπείες των κρατών μελών στην Ευρωπαϊκή Ένωση, καθώς και στην Αποστολή της Δημοκρατίας της Κούβας στην Ευρωπαϊκή Ένωση και στο υπουργείο Εξωτερικών της Δημοκρατίας της Κούβας.

4.   Οι ανακοινώσεις του προέδρου του μεικτού συμβουλίου αποστέλλονται στους παραλήπτες από τους δύο γραμματείς εκ μέρους του προέδρου του μεικτού συμβουλίου. Οι εν λόγω ανακοινώσεις διανέμονται, κατά περίπτωση, στα μέλη του μεικτού συμβουλίου κατά τα οριζόμενα στην παράγραφο 3.

Άρθρο 8

Εμπιστευτικότητα

1.   Εκτός εάν αποφασισθεί άλλως από τα μέρη, οι συνεδριάσεις του μεικτού συμβουλίου δεν είναι δημόσιες.

2.   Αν ένα μέρος υποβάλει στο μεικτό συμβούλιο πληροφορίες που έχουν χαρακτηριστεί εμπιστευτικές, το άλλο μέρος χειρίζεται ανάλογα τις πληροφορίες αυτές.

Άρθρο 9

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1.   Ο πρόεδρος καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Διανέμεται από τους γραμματείς στους παραλήπτες που αναφέρονται στο άρθρο 7 το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από τη συνεδρίαση.

2.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα σημεία για τα οποία ο πρόεδρος έλαβε αίτημα εγγραφής στην ημερήσια διάταξη το αργότερο 21 ημερολογιακές ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Τα σημεία αυτά συνοδεύονται από τα σχετικά δικαιολογητικά έγγραφα που πρέπει να έχουν αποσταλεί στους γραμματείς πριν από την ημερομηνία αποστολής της ημερήσιας διάταξης.

3.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από το μεικτό συμβούλιο κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Μπορεί να εγγραφεί στην ημερήσια διάταξη θέμα εκτός από αυτά που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη, εάν συμφωνήσουν τα μέρη.

4.   Ο πρόεδρος δύναται, με τη σύμφωνη γνώμη των μερών, να συντομεύει τις προθεσμίες που αναφέρονται στις παραγράφους 1 και 2, για να ληφθούν υπόψη οι ιδιαιτερότητες κάποιας ειδικής περίπτωσης.

5.   Το μεικτό συμβούλιο έχει τη δυνατότητα, κατόπιν συμφωνίας μεταξύ των μερών, να προσκαλεί στις συνεδριάσεις ανεξάρτητους εμπειρογνώμονες σε έναν θεματικό τομέα, για να συμμετάσχουν ως παρατηρητές ή να παράσχουν πληροφορίες επί ειδικών θεμάτων. Τα μέρη συμφωνούν ανά μεμονωμένη περίπτωση σχετικά με τους όρους και τις προϋποθέσεις δυνάμει των οποίων μπορούν να παρίστανται στις συνεδριάσεις οι εν λόγω εμπειρογνώμονες και διασφαλίζουν ότι οι τελευταίοι τηρούν τυχόν απαιτήσεις εμπιστευτικότητας.

Άρθρο 10

Πρακτικά

1.   Οι δύο γραμματείς συντάσσουν από κοινού σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης.

2.   Κατά κανόνα, τα πρακτικά περιλαμβάνουν, για κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης, εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά στη συνεδρίαση:

α)	τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στο μεικτό συμβούλιο·

β)	τις δηλώσεις, των οποίων η καταχώριση στα πρακτικά ζητήθηκε από μέλος του μεικτού συμβουλίου· και

γ)	τα ζητήματα που συμφωνήθηκαν από τα μέρη, όπως τις αποφάσεις που εγκρίθηκαν, τις δηλώσεις που συμφωνήθηκαν και τα όποια συμπεράσματα.

3.   Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται στο μεικτό συμβούλιο προς έγκριση. Το μεικτό συμβούλιο εγκρίνει το σχέδιο πρακτικών στην επόμενη συνεδρίασή του. Εναλλακτικά, το σχέδιο πρακτικών μπορεί να εγκριθεί γραπτώς από το μεικτό συμβούλιο πριν από την επόμενη συνεδρίαση.

Άρθρο 11

Αποφάσεις και συστάσεις

1.   Το μεικτό συμβούλιο λαμβάνει αποφάσεις και διατυπώνει συστάσεις με αμοιβαία συμφωνία μεταξύ των μερών, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών τους.

2.   Το μεικτό συμβούλιο μπορεί επίσης να λαμβάνει αποφάσεις ή να διατυπώνει συστάσεις με γραπτή διαδικασία, εφόσον συμφωνούν τα μέρη. Προς τον σκοπό αυτό, το σχέδιο της πρότασης ανακοινώνεται γραπτώς από τον πρόεδρο του μεικτού συμβουλίου στα μέλη του, σύμφωνα με το άρθρο 7, και ορίζεται προθεσμία όχι μικρότερη των 21 ημερολογιακών ημερών, εντός της οποίας τα μέλη πρέπει να γνωστοποιήσουν τυχόν επιφυλάξεις ή τροποποιήσεις που επιθυμούν να πραγματοποιήσουν. Ο πρόεδρος δύναται, κατόπιν διαβούλευσης με τα μέρη, να συντομεύει την προαναφερθείσα προθεσμία, για να ληφθούν υπόψη οι απαιτήσεις κάποιας ειδικής περίπτωσης.

3.   Οι πράξεις του μεικτού συμβουλίου φέρουν τον τίτλο «απόφαση» ή «σύσταση», κατά περίπτωση, ο οποίος συνοδεύεται από αύξοντα αριθμό, το έτος έγκρισής τους και περιγραφή του αντικειμένου τους. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις του μεικτού συμβουλίου υπογράφονται από τον πρόεδρο και διανέμονται σε καθέναν από τους αποδέκτες που αναφέρονται στο άρθρο 7 του παρόντος εσωτερικού κανονισμού. Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει για τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων του μεικτού συμβουλίου στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.

4.   Κάθε απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία της έκδοσής της, εκτός αν προβλέπει διαφορετικά.

Άρθρο 12

Γλώσσες

1.   Οι επίσημες γλώσσες του μεικτού συμβουλίου είναι η αγγλική και η ισπανική.

2.   Εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά, τα έγγραφα που χρησιμεύουν ως βάση στις συνεδριάσεις του μεικτού συμβουλίου καταρτίζονται στις εν λόγω γλώσσες.

Άρθρο 13

Έξοδα

1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις του μεικτού συμβουλίου, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Οι δαπάνες για τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων, καθώς και για τη μετάφραση και την αναπαραγωγή των εγγράφων, καλύπτονται από την Ευρωπαϊκή Ένωση. Στην περίπτωση που η Κούβα χρειάζεται διερμηνεία ή μετάφραση από και προς άλλες γλώσσες εκτός από εκείνες που προβλέπονται στο άρθρο 12, επωμίζεται τις σχετικές δαπάνες.

3.   Οι λοιπές δαπάνες που συνδέονται με τη διοργάνωση των συνεδριάσεων βαρύνουν το μέρος που διοργανώνει τις συνεδριάσεις.

Άρθρο 14

Μεικτή επιτροπή

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 82 της συμφωνίας, το μεικτό συμβούλιο υποστηρίζεται στην εκτέλεση των καθηκόντων του από τη μεικτή επιτροπή Η μεικτή επιτροπή απαρτίζεται από εκπροσώπους των μερών, καταρχήν σε επίπεδο ανώτερων υπαλλήλων.

2.   Η μεικτή επιτροπή προετοιμάζει τις συνεδριάσεις και τις εργασίες του μεικτού συμβουλίου, εφαρμόζει τις αποφάσεις του μεικτού συμβουλίου, όταν χρειάζεται, και γενικότερα εγγυάται τη συνέχεια της σχέσης και την ορθή λειτουργία της συμφωνίας. Εξετάζει κάθε ζήτημα που παραπέμπει σε αυτήν το μεικτό συμβούλιο, καθώς και οποιοδήποτε άλλο θέμα προκύπτει ενδεχομένως κατά την εφαρμογή της συμφωνίας. Η μεικτή επιτροπή υποβάλλει στο μεικτό συμβούλιο προτάσεις ή σχέδια αποφάσεων ή συστάσεων προς έγκριση.

3.   Η μεικτή επιτροπή λαμβάνει τις αποφάσεις και διατυπώνει τις συστάσεις για τις οποίες έχει εξουσιοδοτηθεί βάσει της συμφωνίας. Σύμφωνα με το άρθρο 82 παράγραφος 4 της συμφωνίας, το μεικτό συμβούλιο μπορεί να εξουσιοδοτήσει τη μεικτή επιτροπή για τη λήψη αποφάσεων.

4.   Όταν η συμφωνία προβλέπει την υποχρέωση ή τη δυνατότητα διενέργειας διαβουλεύσεων ή όταν τα μέρη αποφασίσουν από κοινού να διαβουλεύονται μεταξύ τους, οι διαβουλεύσεις αυτές μπορούν να πραγματοποιούνται στο πλαίσιο της μεικτής επιτροπής, εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά στη συμφωνία. Οι διαβουλεύσεις είναι δυνατόν να συνεχίζονται στο μεικτό συμβούλιο, εφόσον συμφωνούν τα μέρη.

Άρθρο 15

Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού

Ο παρών εσωτερικός κανονισμός δύναται να τροποποιηθεί με απόφαση του μεικτού συμβουλίου, σύμφωνα με το άρθρο 11.

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ 2

Εσωτερικός κανονισμός της μεικτής επιτροπής

Άρθρο 1

Γενικές διατάξεις

1.   Η μεικτή επιτροπή που συγκροτήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 82 της συμφωνίας πολιτικού διαλόγου και συνεργασίας μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και της Δημοκρατίας της Κούβας, αφετέρου («συμφωνία») επικουρεί το μεικτό συμβούλιο κατά την άσκηση των καθηκόντων και των λειτουργιών του και εκτελεί τα καθήκοντα που προβλέπει η συμφωνία και της έχει αναθέσει το μεικτό συμβούλιο.

2.   Η μεικτή επιτροπή προετοιμάζει τις συνεδριάσεις και τις εργασίες του μεικτού συμβουλίου, εφαρμόζει τις αποφάσεις του μεικτού συμβουλίου, όταν χρειάζεται, και γενικότερα εγγυάται τη συνέχεια της σχέσης και την ορθή λειτουργία της συμφωνίας. Εξετάζει οποιοδήποτε θέμα της παραπέμπει το μεικτό συμβούλιο, καθώς και οποιοδήποτε άλλο θέμα που μπορεί να προκύψει κατά την καθημερινή εφαρμογή της συμφωνίας. Υποβάλλει στο μεικτό συμβούλιο προς έγκριση προτάσεις ή σχέδια αποφάσεων ή συστάσεων.

3.   Όπως προβλέπεται στο άρθρο 82 παράγραφος 1 της συμφωνίας, η μεικτή επιτροπή απαρτίζεται από εκπροσώπους των μερών σε επίπεδο ανώτερων υπαλλήλων, λαμβανομένων υπόψη των ειδικών θεμάτων που πρόκειται να εξεταστούν.

4.   Τα μέρη στο πλαίσιο του παρόντος εσωτερικού κανονισμού είναι εκείνα που ορίζονται στο άρθρο 84 της συμφωνίας.

Άρθρο 2

Προεδρία

Η προεδρία της μεικτής επιτροπής ασκείται εκ περιτροπής, ανάλογα με τη συνεδρίαση, από εκπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και εκπρόσωπο της Δημοκρατίας της Κούβας. Η προεδρία της πρώτης μεικτής επιτροπής ανατίθεται στη Δημοκρατία της Κούβας.

Άρθρο 3

Συνεδριάσεις

1.   Η μεικτή επιτροπή συνέρχεται τακτικά, τουλάχιστον μία φορά το έτος, εκτός εάν συμφωνηθεί διαφορετικά από τα μέρη. Έκτακτες συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής μπορούν να πραγματοποιούνται με συμφωνία των μερών, κατόπιν αιτήματος ενός εξ αυτών.

2.   Κάθε συνεδρίαση της μεικτής επιτροπής συγκαλείται από τον πρόεδρο σε χρόνο και σε τόπο που συμφωνούν τα μέρη. Η ανακοίνωση για τη σύγκληση της μεικτής επιτροπής αποστέλλεται από τη γραμματεία της το αργότερο 28 ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης, εκτός αν τα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά.

3.   Οποτεδήποτε είναι εφικτό, η τακτική συνεδρίαση της μεικτής επιτροπής συγκαλείται εν ευθέτω χρόνω πριν από την τακτική συνεδρίαση του μεικτού συμβουλίου.

4.   Κατ' εξαίρεση, και εφόσον τα μέρη συμφωνούν, οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής μπορεί να πραγματοποιούνται μέσω οποιωνδήποτε συμφωνηθέντων τεχνικών μέσων, όπως η βιντεοδιάσκεψη.

Άρθρο 4

Αντιπροσωπείες

Πριν από κάθε συνεδρίαση, τα μέρη ενημερώνονται μέσω της γραμματείας για την προβλεπόμενη σύνθεση των αντιπροσωπειών που θα συμμετάσχουν στη συνεδρίαση και από τις δύο πλευρές.

Άρθρο 5

Γραμματεία

Ένας υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Ένωσης και ένας υπάλληλος της κυβέρνησης της Κούβας εκτελούν από κοινού χρέη γραμματέων της μεικτής επιτροπής και εκτελούν τα σχετικά καθήκοντα από κοινού, εκτός εάν προβλέπεται διαφορετικά στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό, σε πνεύμα αμοιβαίας εμπιστοσύνης και συνεργασίας.

Άρθρο 6

Αλληλογραφία

1.   Η αλληλογραφία που απευθύνεται στη μεικτή επιτροπή διαβιβάζεται στον έναν γραμματέα, ο οποίος με τη σειρά του ενημερώνει τον άλλο γραμματέα.

2.   Η γραμματεία διασφαλίζει ότι η αλληλογραφία που απευθύνεται στη μεικτή επιτροπή διαβιβάζεται στον πρόεδρο και, όταν κρίνεται σκόπιμο, διανέμεται σύμφωνα με το άρθρο 7.

3.   Η αλληλογραφία του προέδρου αποστέλλεται από τη γραμματεία στα μέρη εκ μέρους του προέδρου. Η εν λόγω αλληλογραφία διανέμεται, κατά περίπτωση, σύμφωνα με το άρθρο 7.

Άρθρο 7

Έγγραφα

1.   Τα έγγραφα διανέμονται μέσω των γραμματέων.

2.   Κάθε μέρος διαβιβάζει τα έγγραφά του στον γραμματέα του. Ο γραμματέας διαβιβάζει αμελλητί τα εν λόγω έγγραφα στον γραμματέα του άλλου μέρους.

3.   Έκαστος γραμματέας διανέμει τα έγγραφα στους αρμόδιους εκπροσώπους της πλευράς του και τα κοινοποιεί συστηματικά στον γραμματέα του άλλου μέρους.

Άρθρο 8

Εμπιστευτικότητα

Οι συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής δεν είναι δημόσιες, εκτός εάν τα μέρη αποφασίσουν διαφορετικά. Αν ένα μέρος υποβάλει στη μεικτή επιτροπή πληροφορίες που έχουν χαρακτηριστεί εμπιστευτικές, το άλλο μέρος αντιμετωπίζει τις πληροφορίες αυτές ως τέτοιες.

Άρθρο 9

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1.   Η γραμματεία της μεικτής επιτροπής καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη, καθώς και σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων, όπως προβλέπεται στο άρθρο 10, για κάθε συνεδρίαση, με βάση τις προτάσεις των μερών. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει θέματα για τα οποία η γραμματεία έλαβε αίτημα εγγραφής στην ημερήσια διάταξη από ένα μέρος, συνοδευόμενο από τα σχετικά έγγραφα, το αργότερο 21 ημερολογιακές ημέρες πριν από τη συνεδρίαση.

2.   Η προσωρινή ημερήσια διάταξη και τα σχετικά έγγραφα διανέμονται σύμφωνα με το άρθρο 7, το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.

3.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από τη μεικτή επιτροπή κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Αν συμφωνήσουν τα συμβαλλόμενα μέρη, μπορούν να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη και άλλα θέματα πέραν αυτών που εμφανίζονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.

4.   Ο πρόεδρος της συνεδρίασης της μεικτής επιτροπής δύναται, σε ad hoc βάση και κατόπιν συμφωνίας με το έτερο μέρος, να προσκαλεί ανεξάρτητους εμπειρογνώμονες σε έναν θεματικό τομέα να παραστούν στις συνεδριάσεις της, προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες σχετικά με ειδικά θέματα. Τα μέρη μεριμνούν ώστε οι εν λόγω παρατηρητές ή εμπειρογνώμονες να τηρούν τυχόν απαιτήσεις εμπιστευτικότητας.

5.   Ο πρόεδρος της συνεδρίασης της μεικτής επιτροπής δύναται, έπειτα από διαβούλευση με τα μέρη, να συντομεύει τις προθεσμίες που καθορίζονται στις παραγράφους 1 και 2, για να ληφθούν υπόψη ειδικές περιστάσεις.

Άρθρο 10

Πρακτικά και επιχειρησιακά συμπεράσματα

1.   Οι δύο γραμματείς συντάσσουν από κοινού σχέδιο πρακτικών κάθε συνεδρίασης.

2.   Κατά κανόνα, τα πρακτικά περιλαμβάνουν, για κάθε σημείο της ημερήσιας διάταξης:

α)	κατάλογο των συμμετεχόντων, κατάλογο των υπαλλήλων που τους συνοδεύουν και κατάλογο παρατηρητών ή εμπειρογνωμόνων που συμμετείχαν στη συνεδρίαση·

β)	τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στη μεικτή επιτροπή·

γ)	τις δηλώσεις των οποίων η καταχώριση στα πρακτικά ζητήθηκε από τη μεικτή επιτροπή· και

δ)	τα επιχειρησιακά συμπεράσματα της συνεδρίασης.

3.   Το σχέδιο πρακτικών υποβάλλεται στη μεικτή επιτροπή προς έγκριση. Η μεικτή επιτροπή εγκρίνει τα πρακτικά στην επόμενη συνεδρίασή της ή, εναλλακτικά, γραπτώς.

4.   Το σχέδιο επιχειρησιακών συμπερασμάτων κάθε συνεδρίασης συντάσσεται από τον γραμματέα του μέρους που ασκεί την προεδρία και διανέμεται στα μέρη μαζί με την ημερήσια διάταξη, καταρχήν το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Το εν λόγω σχέδιο επικαιροποιείται κατά τη διεξαγωγή της συνεδρίασης, ώστε στο τέλος της συνεδρίασης, εκτός εάν τα μέρη αποφασίσουν διαφορετικά, η μεικτή επιτροπή να εγκρίνει τα επιχειρησιακά συμπεράσματα προσδιορίζοντας τις επακόλουθες δράσεις των μερών. Μόλις εγκριθούν, τα επιχειρησιακά συμπεράσματα επισυνάπτονται στα πρακτικά και η εφαρμογή τους εξετάζεται κατά τη διάρκεια κάθε επακόλουθης συνεδρίασης της μεικτής επιτροπής. Για τον σκοπό αυτόν, η μεικτή επιτροπή εγκρίνει πρότυπο που καθιστά δυνατό τον προσδιορισμό κάθε σημείου δράσης σε σχέση με συγκεκριμένη προθεσμία.

Άρθρο 11

Αποφάσεις και συστάσεις

1.   Στις ειδικές περιπτώσεις στις οποίες η συμφωνία τής παρέχει την εξουσία λήψης αποφάσεων ή όταν της έχει μεταβιβαστεί η σχετική εξουσία από το μεικτό συμβούλιο, η μεικτή επιτροπή λαμβάνει αποφάσεις. Επίσης, διατυπώνει συστάσεις στο μεικτό συμβούλιο. Οι αποφάσεις και οι συστάσεις υιοθετούνται κατόπιν κοινής συμφωνίας μεταξύ των μερών, μετά την ολοκλήρωση των αντίστοιχων εσωτερικών διαδικασιών. Κάθε απόφαση ή σύσταση υπογράφεται από τον πρόεδρο.

2.   Η μεικτή επιτροπή μπορεί να λαμβάνει αποφάσεις ή να διατυπώνει συστάσεις με γραπτή διαδικασία, εφόσον συμφωνούν τα μέρη. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται σε ανταλλαγή υπομνημάτων μεταξύ των δύο γραμματέων, οι οποίοι ενεργούν σε συμφωνία με τα μέρη. Προς τον σκοπό αυτόν, το κείμενο της πρότασης ανακοινώνεται σύμφωνα με το άρθρο 7, και ορίζεται προθεσμία όχι μικρότερη των 21 ημερολογιακών ημερών, εντός της οποίας γνωστοποιούνται τυχόν παρατηρήσεις ή τροποποιήσεις. Ο πρόεδρος της μεικτής επιτροπής δύναται, έπειτα από διαβούλευση με τα μέρη, να συντομεύει την εν λόγω προθεσμία, για να ληφθούν υπόψη ειδικές περιστάσεις. Αφού συμφωνηθεί το κείμενο, η απόφαση ή η σύσταση υπογράφεται από τον πρόεδρο.

3.   Οι πράξεις της μεικτής επιτροπής έχουν τον τίτλο «απόφαση» ή «σύσταση» και φέρουν, κατά περίπτωση, αύξοντα αριθμό, έτος έγκρισης και περιγραφή του αντικειμένου τους. Κάθε απόφαση αρχίζει να ισχύει από την ημερομηνία έκδοσής της, εκτός εάν προβλέπει διαφορετικά.

4.   Οι αποφάσεις και οι συστάσεις διαβιβάζονται στα μέρη.

5.   Κάθε μέρος μπορεί να αποφασίσει για τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων της μεικτής επιτροπής στην αντίστοιχη επίσημη εφημερίδα του.

Άρθρο 12

Υποβολή εκθέσεων

Η μεικτή επιτροπή υποβάλλει έκθεση στο μεικτό συμβούλιο σχετικά με τις δραστηριότητές της και τις δραστηριότητες των υποεπιτροπών της σε κάθε τακτική συνεδρίαση του μεικτού συμβουλίου.

Άρθρο 13

Γλώσσες

1.   Οι επίσημες γλώσσες της μεικτής επιτροπής είναι οι επίσημες γλώσσες του μεικτού συμβουλίου.

2.   Οι γλώσσες εργασίας της μεικτής επιτροπής είναι η αγγλική και η ισπανική. Εκτός εάν αποφασιστεί διαφορετικά, τα έγγραφα που χρησιμεύουν ως βάση στις συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής καταρτίζονται στις εν λόγω γλώσσες.

Άρθρο 14

Έξοδα

1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της μεικτής επιτροπής, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής, όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Τις δαπάνες για τη διερμηνεία κατά τη διάρκεια των συνεδριάσεων και τη μετάφραση των εγγράφων από και προς τα ισπανικά και τα αγγλικά φέρει το μέρος που οργανώνει τη συνεδρίαση. Η διερμηνεία και η μετάφραση από και προς άλλες γλώσσες καλύπτονται άμεσα από το αιτούν συμβαλλόμενο μέρος.

Άρθρο 15

Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού

Ο παρών εσωτερικός κανονισμός δύναται να τροποποιηθεί με απόφαση του μεικτού συμβουλίου σύμφωνα με το άρθρο 11 του εσωτερικού κανονισμού του μεικτού συμβουλίου.

Άρθρο 16

Υποεπιτροπές

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 83 παράγραφος 1 της συμφωνίας, η μεικτή επιτροπή μπορεί να αποφασίσει να συστήσει υποεπιτροπές σε συγκεκριμένους και απαραίτητους για την εφαρμογή της συμφωνίας τομείς, για να την επικουρούν στην εκτέλεση των καθηκόντων της. Η μεικτή επιτροπή μπορεί να αποφασίσει να καταργήσει κάθε τέτοια υποεπιτροπή και να καθορίσει ή να τροποποιήσει τον εσωτερικό κανονισμό της. Εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά, οι εν λόγω υποεπιτροπές λειτουργούν υπό την εποπτεία της μεικτής επιτροπής, την οποία και ενημερώνουν ύστερα από κάθε συνεδρίασή τους.

2.   Εάν δεν προβλέπεται διαφορετικά στη συμφωνία ή δεν έχει συμφωνηθεί διαφορετικά στο πλαίσιο του μεικτού συμβουλίου, ο παρών εσωτερικός κανονισμός εφαρμόζεται, τηρουμένων των αναλογιών, για κάθε υποεπιτροπή που θεσπίζεται με τη συμφωνία ή δυνάμει της παραγράφου 1.

3.   Οι συνεδριάσεις των υποεπιτροπών μπορούν να διοργανώνονται ανάλογα με τις ανάγκες που προκύπτουν και να διεξάγονται με φυσική παρουσία, στις Βρυξέλλες ή στην Κούβα, ή, παραδείγματος χάριν, με βιντεοδιάσκεψη. Οι υποεπιτροπές αποτελούν πλατφόρμα παρακολούθησης της προόδου που σημειώνεται σχετικά με την προσέγγιση σε ορισμένους τομείς, συζήτησης ορισμένων θεμάτων και προκλήσεων που προκύπτουν κατά τη διαδικασία αυτή και διατύπωσης συστάσεων και επιχειρησιακών συμπερασμάτων.

4.   Το σύνολο της σχετικής αλληλογραφίας, καθώς και των εγγράφων και ανακοινώσεων που αφορούν τις δραστηριότητες των υποεπιτροπών, κοινοποιούνται στη γραμματεία της μεικτής επιτροπής.

5.   Εάν δεν έχει συμφωνηθεί διαφορετικά από τα μέρη στο πλαίσιο του μεικτού συμβουλίου, οι υποεπιτροπές έχουν την εξουσία να διατυπώνουν μόνο συστάσεις προς τη μεικτή επιτροπή.