ΣΧΕΔΙΟ

ΑΠΟΦΑΣΗ αριθ. …/2016 ΤΗΣ ΜΕΙΚΤΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΠΟΥ ΙΔΡΥΘΗΚΕ ΔΥΝΑΜΕΙ ΤΗΣ ΣΥΜΦΩΝΙΑΣ ΜΕΤΑΞΥ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ ΤΟΥ ΠΡΑΣΙΝΟΥ ΑΚΡΩΤΗΡΙΟΥ ΓΙΑ ΤΗΝ ΑΠΛΟΥΣΤΕΥΣΗ ΤΗΣ ΕΚΔΟΣΗΣ ΘΕΩΡΗΣΕΩΝ ΒΡΑΧΕΙΑΣ ΔΙΑΜΟΝΗΣ ΣΤΟΥΣ ΠΟΛΙΤΕΣ ΤΗΣ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑΣ ΤΟΥ ΠΡΑΣΙΝΟΥ ΑΚΡΩΤΗΡΙΟΥ ΚΑΙ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ

της …

όσον αφορά τη θέσπιση του εσωτερικού κανονισμού της

Η ΜΕΙΚΤΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ,

Έχοντας υπόψη τη συμφωνία μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και της Δημοκρατίας του Πράσινου Ακρωτηρίου για την απλούστευση της έκδοσης θεωρήσεων βραχείας διαμονής στους πολίτες της Δημοκρατίας του Πράσινου Ακρωτηρίου και της Ευρωπαϊκής Ένωσης («η συμφωνία»), και ιδίως το άρθρο 10 παράγραφος 4,

Εκτιμώντας ότι η εν λόγω συμφωνία άρχισε να ισχύει την 1η Δεκεμβρίου 2014,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:

Άρθρο 1

Προεδρία

Η προεδρία της μεικτής επιτροπής («η επιτροπή») ασκείται από κοινού από έναν αντιπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και έναν αντιπρόσωπο της Δημοκρατίας του Πράσινου Ακρωτηρίου.

Άρθρο 2

Καθήκοντα της επιτροπής

1.   Σύμφωνα με το άρθρο 10 παράγραφος 2 της συμφωνίας, η μεικτή επιτροπή έχει ιδίως τα ακόλουθα καθήκοντα:

α)	να παρακολουθεί την εφαρμογή της συμφωνίας·

β)	να προτείνει τροποποιήσεις ή προσθήκες στη συμφωνία·

γ)	να διευθετεί τις διαφορές που προκύπτουν από την ερμηνεία ή την εφαρμογή των διατάξεων της συμφωνίας.

2.   Η μεικτή επιτροπή μπορεί να συμφωνήσει σχετικά με συστάσεις που περιλαμβάνουν κατευθυντήριες γραμμές ή «βέλτιστες πρακτικές» προκειμένου να συμβάλει στην εφαρμογή της συμφωνίας.

Άρθρο 3

Συνεδριάσεις

1.   Η επιτροπή συνέρχεται, όταν κρίνεται αναγκαίο, μετά από αίτηση των μερών και τουλάχιστον άπαξ ετησίως.

2.   Τα μέρη αναλαμβάνουν εκ περιτροπής τη διοργάνωση της συνεδρίασης εκτός αν συμφωνηθεί διαφορετικά.

3.   Οι συνεδριάσεις της επιτροπής συγκαλούνται από τους συμπροέδρους.

4.   Οι συμπρόεδροι καθορίζουν μια ημερομηνία διεξαγωγής της συνεδρίασης και ανταλλάσσουν τα απαιτούμενα έγγραφα εγκαίρως, ώστε να υπάρξει κατάλληλη προετοιμασία, ει δυνατόν, 14 ημέρες πριν από τη συνεδρίαση.

5.   Το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση αναλαμβάνει να τακτοποιήσει τα θέματα διοικητικής μέριμνας.

Άρθρο 4

Αντιπροσωπείες

1.   Τα μέρη γνωστοποιούν αμοιβαία, τουλάχιστον επτά ημέρες πριν από τη συνεδρίαση, τη σύνθεση των αντιπροσωπειών τους.

2.   Η Ευρωπαϊκή Ένωση εκπροσωπείται από την Επιτροπή επικουρουμένη από εμπειρογνώμονες των κρατών μελών.

Άρθρο 5

Ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων

1.   Για κάθε συνεδρίαση συντάσσεται προσωρινή ημερήσια διάταξη από τους συμπροέδρους, το αργότερο 14 ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει τα θέματα για τα οποία έχει ληφθεί αίτηση συμπερίληψής τους στην ημερήσια διάταξη από έναν από τους συμπροέδρους, το αργότερο 14 ημέρες πριν από τη συνεδρίαση.

2.   Κάθε μέρος μπορεί να προσθέσει θέματα στην προσωρινή ημερήσια διάταξη οποιαδήποτε στιγμή πριν από τη συνεδρίαση, με τη συμφωνία του άλλου μέρους. Τα αιτήματα για την προσθήκη θεμάτων στην προσωρινή ημερήσια διάταξη αποστέλλονται εγγράφως και ικανοποιούνται στο μέτρο του δυνατού.

3.   Η τελική ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από τους συμπροέδρους στην αρχή κάθε συνεδρίασης. Θέμα άλλο από αυτά που περιέχονται ήδη στην προσωρινή ημερήσια διάταξη μπορεί να συμπεριληφθεί εκ των υστέρων, εφόσον τα μέρη συμφωνούν, και ικανοποιείται στο μέτρο του δυνατού.

Άρθρο 6

Πρακτικά της συνεδρίασης

1.   Προσχέδιο των πρακτικών καταρτίζεται το συντομότερο δυνατόν από τον συμπρόεδρο του μέρους που συγκαλεί τη συνεδρίαση.

2.   Τα πρακτικά, κατά γενικό κανόνα, αναφέρουν, για κάθε θέμα της ημερησίας διάταξης:

α)	τα έγγραφα που υποβλήθηκαν στην επιτροπή·

β)	τις δηλώσεις που ζήτησε να καταχωρηθούν κάποιο εκ των μερών· και

γ)	τις αποφάσεις που ελήφθησαν, τις συστάσεις που έγιναν και τα συμπεράσματα που εγκρίθηκαν για ένα συγκεκριμένο θέμα.

3.   Τα πρακτικά περιλαμβάνουν επίσης τον κατάλογο των συμμετεχόντων κάθε αντιπροσωπείας, με ένδειξη του υπουργείου, της υπηρεσίας ή του οργανισμού που εκπροσωπούν.

4.   Τα πρακτικά εγκρίνονται από την επιτροπή κατά την επόμενη συνεδρίασή της.

Άρθρο 7

Αποφάσεις και συστάσεις της επιτροπής

1.   Η επιτροπή λαμβάνει τις αποφάσεις της με συμφωνία αμφοτέρων των μερών.

2.   Οι αποφάσεις της επιτροπής φέρουν την επικεφαλίδα «αποφάσεις» και ακολουθεί ο αύξων αριθμός και περιγραφή του θέματός τους. Αναγράφεται επίσης η ημερομηνία έναρξης ισχύος της απόφασης. Οι αποφάσεις υπογράφονται από αντιπροσώπους της επιτροπής που εξουσιοδοτούνται να ενεργούν εξ ονόματος των μερών. Οι αποφάσεις συντάσσονται εις διπλούν και κάθε κείμενο είναι εξίσου αυθεντικό.

3.   Οι παράγραφοι 1 και 2 εφαρμόζονται τηρουμένων των αναλογιών στις συστάσεις της επιτροπής.

Άρθρο 8

Δαπάνες

1.   Κάθε μέρος αναλαμβάνει τις δαπάνες που προκύπτουν από τη συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της επιτροπής, συμπεριλαμβανομένων των δαπανών προσωπικού, ταξιδίου και παραμονής καθώς και των εξόδων ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.

2.   Άλλες δαπάνες που συνδέονται με τη διοργάνωση των συνεδριάσεων αναλαμβάνονται από το μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.

Άρθρο 9

Διοικητικές διαδικασίες

1.   Οι συνεδριάσεις της επιτροπής δεν είναι δημόσιες, εκτός εάν η επιτροπη αποφασίσει άλλως.

2.   Τα πρακτικά και τα άλλα έγγραφα της επιτροπής θεωρούνται εμπιστευτικά.

3.   Συμμετέχοντες άλλοι, εκτός των αξιωματούχων των μερών και των κρατών μελών μπορούν να προσκαλούνται μετά από συμφωνία των συμπροέδρων και υπόκεινται στις ίδιες απαιτήσεις ως προς την εμπιστευτικότητα.

4.   Τα μέρη μπορούν να διοργανώνουν δημόσιες συναντήσεις ενημέρωσης ή να ενημερώνουν με άλλο τρόπο το ενδιαφερόμενο κοινό σχετικά με τα αποτελέσματα των συνεδριάσεων της επιτροπής.

Άρθρο 10

Έναρξη ισχύος

Η παρούσα απόφαση τίθεται σε ισχύ την ημερομηνία της έκδοσής της.

ΚΟΙΝΗ ΔΗΛΩΣΗ ΠΟΥ ΠΡΟΣΑΡΤΑΤΑΙ ΣΤΟΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ

Για να εξασφαλίσουν την αδιάκοπη, εναρμονισμένη και ορθή εφαρμογή της συμφωνίας, η Δημοκρατία του Πράσινου Ακρωτηρίου, τα κράτη μέλη και η Ευρωπαϊκή Επιτροπή πραγματοποιούν ανεπίσημες επαφές ενδιαμέσως των επίσημων συνεδριάσεων της μεικτής επιτροπής, για να ασχοληθούν με επείγοντα ζητήματα. Κατά την επόμενη συνεδρίαση της μεικτής επιτροπής παρουσιάζεται έκθεση σχετικά με αυτά τα ζητήματα και τις ανεπίσημες επαφές.