ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΗΣ ΜΌΝΙΜΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ ΤΩΝ ΚΡΑΤΏΝ ΕΖΕΣ

αριθ. 3/2007/SC

της 6ης Δεκεμβρίου 2007

σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα ΕΖΕΣ και την κατάργηση της απόφασης αριθ. 3/2005/SC της μόνιμης επιτροπής των κρατών της ΕΖΕΣ

Η ΜΟΝΙΜΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΚΡΑΤΩΝ ΕΖΕΣ,

Έχοντας υπόψη:

την απόφαση της Μόνιμης Επιτροπής των Κρατών της ΕΖΕΣ αριθ. 3/2005/SC της 9ης Ιουνίου 2005 σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα, η οποία καταργείται με την παρούσα,

Αναγνωρίζοντας ότι είναι προς το δημόσιο συμφέρον η ελεύθερη πρόσβαση στα έγγραφα στο πλαίσιο ενός σαφώς καθορισμένου θεσμικού πλαισίου με βάση τις ισχύουσες εθνικές νομοθεσίες,

Έχοντας υπόψη το γεγονός ότι, όταν εξετάζονται αιτήσεις για πρόσβαση στα έγγραφα, ισχύει η αρχή της διαφάνειας στο μέγιστο δυνατό βαθμό,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΑΚΟΛΟΥΘΗ ΑΠΟΦΑΣΗ:

Άρθρο 1

Η γραμματεία της ΕΖΕΣ θέτει στη διάθεση του κοινού, με δημοσίευση στην ιστοσελίδα της, τα έγγραφα που περιλαμβάνονται στο παράρτημα της παρούσας απόφασης.

Άρθρο 2

1.   Οποιοδήποτε πρόσωπο μπορεί να υποβάλει αίτηση για πρόσβαση στα σχετικά έγγραφα του ΕΟΧ (στο εξής «τα έγγραφα») τα οποία συντάσσει ή λαμβάνει η γραμματεία της ΕΖΕΣ και βρίσκονται στην κατοχή της.

2.   Επιτρέπεται η πρόσβαση στα έγγραφα, εκτός από τις περιπτώσεις που ισχύουν οι περιορισμοί των ακόλουθων άρθρων.

Άρθρο 3

1.   Απορρίπτεται η αίτηση πρόσβασης σε κάποιο έγγραφο στις περιπτώσεις που θα μπορούσε να τεθεί σε κίνδυνο η προστασία:

2.   Απορρίπτεται η αίτηση πρόσβασης σε κάποιο έγγραφο στις περιπτώσεις που θα μπορούσε να τεθεί σε κίνδυνο η προστασία:

3.   Απορρίπτεται η αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα που έχουν συνταχθεί για εσωτερική χρήση και αφορούν κάποιο θέμα για το οποίο δεν έχει ληφθεί ακόμα απόφαση, στην περίπτωση που θα μπορούσε να τεθεί σε κίνδυνο η διαδικασία λήψης απόφασης.

4.   Απορρίπτεται η αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα τα οποία περιλαμβάνουν γνώμες για εσωτερική χρήση ως μέρος συζητήσεων και προκαταρκτικών διαβουλεύσεων, ακόμη και μετά τη λήψη της απόφασης, στην περίπτωση που η δημοσιοποίηση του εγγράφου θα μπορούσε να θέσει σε κίνδυνο τη διαδικασία λήψης απόφασης.

5.   Όσον αφορά τα έγγραφα τρίτων που της διαβιβάζονται, η γραμματεία της ΕΖΕΣ έρχεται σε επαφή με το τρίτο μέρος, για να διαπιστώσει εάν ισχύει η εξαίρεση που προβλέπεται στις παραγράφους 1 ή 2, εκτός εάν είναι σαφές ότι το έγγραφο πρέπει ή δεν πρέπει να δημοσιοποιηθεί.

6.   Στις περιπτώσεις των ανωτέρω παραγράφων 2-4 επιτρέπεται η πλήρης ή μερική πρόσβαση στα έγγραφα, εάν τα κράτη της ΕΖΕΣ συμφωνούν ότι η δημοσιοποίησή τους επιβάλλεται για λόγους δημόσιου συμφέροντος.

Άρθρο 4

Τα κράτη της ΕΖΕΣ μπορούν να ζητήσουν από τη γραμματεία της ΕΖΕΣ να μη δημοσιοποιήσει έγγραφα που προέρχονται από αυτά χωρίς την εκ των προτέρων συγκατάθεσή τους.

Άρθρο 5

Εάν μόνον μέρη του ζητουμένου εγγράφου καλύπτονται από οιαδήποτε εξαίρεση, τα υπόλοιπα μέρη του εγγράφου δίδονται στη δημοσιότητα.

Άρθρο 6

1.   Οι αιτήσεις πρόσβασης σε έγγραφο γίνονται είτε εγγράφως είτε δια της ηλεκτρονικής οδού στην αγγλική γλώσσα και περιλαμβάνουν ακριβή στοιχεία, ώστε να είναι δυνατός ο προσδιορισμός του εγγράφου από τη γραμματεία της ΕΖΕΣ.

2.   Εάν κάποια αίτηση δεν περιλαμβάνει ακριβή στοιχεία, η γραμματεία της ΕΖΕΣ ζητά από τον αιτούντα να προβεί σε διευκρινίσεις και τον βοηθά στην προσπάθειά του αυτή, π.χ. παρέχοντας πληροφορίες σύμφωνα με το άρθρο 11.

3.   Σε περίπτωση αίτησης όσον αφορά πολύ μεγάλο έγγραφο ή πολύ μεγάλο αριθμό εγγράφων, η γραμματεία της ΕΖΕΣ μπορεί να έρθει σε άτυπη επαφή με τον αιτούντα, ώστε να βρεθεί ικανοποιητική λύση.

Άρθρο 7

1.   Οι αιτήσεις για πρόσβαση σε έγγραφο υφίστανται ταχεία επεξεργασία. Στον αιτούντα αποστέλλεται απόδειξη παραλαβής.

2.   Η γραμματεία της ΕΖΕΣ υποβάλλει την αίτησή της στα κράτη της ΕΖΕΣ για έγκριση, εκτός αν είναι βέβαιο ότι τα κράτη της ΕΖΕΣ θα αρνηθούν ή δεν θα αρνηθούν την πρόσβαση στο έγγραφο. Τα κράτη της ΕΖΕΣ αποφασίζουν αμέσως.

3.   Μόλις λάβει την απάντηση από τα κράτη ΕΖΕΣ, η γραμματεία της ΕΖΕΣ είτε ενημερώνει τον αιτούντα ότι έχει επιτραπεί η πρόσβασή του στο έγγραφο που ζήτησε και παρέχει πρόσβαση σύμφωνα με το άρθρο 10 είτε, μέσω γραπτής απάντησης, του κοινοποιεί τους λόγους της ολικής ή μερικής άρνησης και ενημερώνει τον αιτούντα ότι έχει το δικαίωμα να διαβιβάσει την αίτησή του στη Μόνιμη Επιτροπή των Κρατών της ΕΖΕΣ.

4.   Εάν αδυνατεί η γραμματεία της ΕΖΕΣ να δώσει απάντηση στον αιτούντα εντός 12 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία καταχώρισης της αίτησής του, τον ενημερώνει εγγράφως σχετικά με την καθυστέρηση και το πότε αναμένεται η έκδοση απόφασης. Ο αιτών ενημερώνεται σχετικά με το δικαίωμά του να διαβιβάσει την αίτησή του στη Μόνιμη Επιτροπή των Κρατών της ΕΖΕΣ, εάν δεν έχει λάβει απάντηση εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.

5.   Σε περίπτωση ολικής ή μερικής άρνησης ο αιτών μπορεί, εντός 15 εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της απάντησης της γραμματείας της ΕΖΕΣ, να διαβιβάσει την αίτησή του στη Μόνιμη Επιτροπή των Κρατών της ΕΖΕΣ.

6.   Εάν η γραμματεία της ΕΖΕΣ δεν απαντήσει εντός εύλογου χρονικού διαστήματος από την ημερομηνία καταχώρισης της αίτησης, ο αιτών έχει το δικαίωμα να διαβιβάσει την αίτησή του στη Μόνιμη Επιτροπή των Κρατών της ΕΖΕΣ.

Άρθρο 8

Η αίτηση που διαβιβάζεται στη Μόνιμη Επιτροπή των Κρατών της ΕΖΕΣ εξετάζεται αμέσως. Εάν υπάρξει ολική ή μερική άρνηση, αποστέλλεται γραπτή απάντηση στον αιτούντα όπου αναφέρονται και οι λόγοι της άρνησης.

Άρθρο 9

Η διαβάθμιση (άκρως απόρρητο, απόρρητο, περιορισμένης πρόσβασης) οποιουδήποτε εγγράφου δεν αποκλείει το ενδεχόμενο δημοσιοποίησής του σε μεταγενέστερο στάδιο.

Άρθρο 10

1.   Ο αιτών μπορεί να συμβουλευθεί επιτόπου τα έγγραφα ή να λάβει αντίγραφό τους σε έντυπη ή σε ηλεκτρονική μορφή. Το κόστος της παραγωγής και της αποστολής αντιγράφων δύναται να χρεωθεί στον αιτούντα. Η επιβάρυνση αυτή δεν υπερβαίνει το πραγματικό κόστος της παραγωγής και της αποστολής αντιγράφων. Η εξέταση του εγγράφου επιτόπου, τα αντίγραφα σε χαρτί A4 που δεν υπερβαίνουν τις 20 σελίδες, καθώς και η άμεση ηλεκτρονική πρόσβαση δεν έχουν καμιά επιβάρυνση.

2.   Εάν κάποιο έγγραφο έχει ήδη διατεθεί από τη γραμματεία της ΕΖΕΣ και είναι εύκολα προσβάσιμο, η γραμματεία της ΕΖΕΣ μπορεί να εκπληρώσει την υποχρέωσή της όσον αφορά την παροχή πρόσβασης σε έγγραφα ενημερώνοντας τον αιτούντα σχετικά με τον τρόπο πρόσβασής του στο ζητούμενο έγγραφο.

Άρθρο 11

1.   Η γραμματεία της ΕΖΕΣ τηρεί δημόσιο μητρώο των εγγράφων που σχετίζονται με τη συμφωνία ΕΟΧ και τα οποία συντάσσει η γραμματεία της ΕΖΕΣ. Το μητρώο είναι προσβάσιμο μέσω του δικτυακού τόπου της γραμματείας της ΕΖΕΣ.

2.   Το μητρώο περιλαμβάνει για κάθε έγγραφο έναν αριθμό αναφοράς, το θέμα ή/και μια σύντομη περιγραφή του περιεχομένου του εγγράφου καθώς και την ημερομηνία κατά την οποία παραλήφθηκε ή συντάχθηκε και καταχωρήθηκε στο μητρώο. Τα στοιχεία αναφοράς δεν πρέπει να υπονομεύουν την προστασία των συμφερόντων που αναφέρεται στο άρθρο 3.

3.   Έγγραφα με τη διαβάθμιση «άκρως απόρρητο» ή «απόρρητο» δεν καταχωρίζονται στο δημόσιο μητρώο εκτός εάν τα κράτη ΕΖΕΣ έχουν συμφωνήσει διαφορετικά.

4.   Επιπλέον, η πρόσβαση σε κατάλογο εγγράφων σχετικών με τον ΕΟΧ που έχουν συνταχθεί ή παραληφθεί από τη γραμματεία της ΕΖΕΣ και είναι στην κατοχή της γραμματείας της ΕΖΕΣ παρέχεται κατόπιν υποβολής σχετικής αίτησης.

Άρθρο 12

Η γραμματεία της ΕΖΕΣ παρέχει πληροφορίες και βοήθεια στους πολίτες σχετικά με τον τρόπο και τον τόπο υποβολής των αιτήσεων πρόσβασης στα έγγραφα.

Άρθρο 13

Η παρούσα απόφαση δεν θίγει τους τυχόν υφιστάμενους κανόνες σχετικά με τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας, οι οποίοι ενδέχεται να περιορίζουν το δικαίωμα τρίτων να αναπαράγουν ή να χρησιμοποιούν δημοσιοποιημένα έγγραφα.

Άρθρο 14

Με την παρούσα καταργείται η απόφαση αριθ. 3/2005/SC της Μόνιμης Επιτροπής των Κρατών της ΕΖΕΣ της 9ης Ιουνίου 2005.

Άρθρο 15

Η παρούσα απόφαση τίθεται σε εφαρμογή την 1η Απριλίου 2008.

Άρθρο 16

Η παρούσα απόφαση δημοσιεύεται στο τμήμα ΕΟΧ καθώς και στο συμπλήρωμα ΕΟΧ της Επίσημης Εφημερίδας της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Άρθρο 17

Η παρούσα απόφαση θα αναθεωρηθεί εντός έτους από την ημερομηνία έναρξης της ισχύος της.