ΑΠΌΦΑΣΗ ΤΗΣ ΜΌΝΙΜΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΉΣ ΤΩΝ ΚΡΑΤΏΝ ΤΗΣ ΕΖΕΣ

αριθ. 3/2005/SC

της 9ης Ιουνίου 2005

σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα της ΕΖΕΣ και την κατάργηση της απόφασης αριθ. 2/2002/SC της μόνιμης επιτροπής των κρατών της ΕΖΕΣ της 30ής Μαΐου 2002

Η ΜΟΝΙΜΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΚΡΑΤΩΝ ΕΖΕΣ,

Έχοντας υπόψη την απόφαση της μόνιμης επιτροπής των κρατών ΕΖΕΣ αριθ. 2/2002/SC της 30ής Μαΐου 2002 σχετικά με την πρόσβαση του κοινού στα έγγραφα, η οποία καταργείται με την παρούσα,

αναγνωρίζοντας ότι είναι προς το δημόσιο συμφέρον η ελεύθερη πρόσβαση στα έγγραφα στο πλαίσιο ενός σαφώς καθορισμένου θεσμικού πλαισίου με βάση τις ισχύουσες εθνικές νομοθεσίες,

έχοντας υπόψη το γεγονός ότι, όταν εξετάζονται αιτήσεις για πρόσβαση στα έγγραφα, ισχύει η αρχή της διαφάνειας στο μέγιστο βαθμό,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΑΚΟΛΟΥΘΗ ΑΠΟΦΑΣΗ:

Άρθρο 1

Η γραμματεία της ΕΖΕΣ διαθέτει στο κοινό, δημοσιεύοντάς τα στην ιστοσελίδα της, τα έγγραφα που περιλαμβάνονται στο παράρτημα της παρούσας απόφασης.

Άρθρο 2

1.   Οποιοδήποτε πρόσωπο μπορεί να υποβάλει αίτηση για πρόσβαση στα σχετικά έγγραφα του ΕΟΧ (στο εξής «τα έγγραφα») τα οποία συντάσσει ή λαμβάνει η γραμματεία της ΕΖΕΣ και βρίσκονται στην κατοχή της γραμματείας της ΕΖΕΣ.

2.   Επιτρέπεται η πρόσβαση στα έγγραφα, εκτός από τις περιπτώσεις που ισχύουν οι περιορισμοί των ακόλουθων άρθρων.

Άρθρο 3

1.   Απορρίπτεται η αίτηση πρόσβασης σε κάποιο έγγραφο στις περιπτώσεις που θα μπορούσε να τεθεί σε κίνδυνο η προστασία:

2.   Απορρίπτεται η αίτηση πρόσβασης σε κάποιο έγγραφο στις περιπτώσεις που θα μπορούσε να τεθεί σε κίνδυνο η προστασία:

3.   Απορρίπτεται η αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο που έχει συνταχθεί για εσωτερική χρήση και αφορούν κάποιο θέμα για το οποίο δεν έχει ληφθεί ακόμα απόφαση στην περίπτωση που θα μπορούσε να τεθεί σε κίνδυνο η διαδικασία λήψης απόφασης.

4.   Απορρίπτεται η αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα τα οποία περιλαμβάνουν γνώμες για εσωτερική χρήση ως μέρος συζητήσεων και προκαταρκτικών διαβουλεύσεων, ακόμη και μετά τη λήψη της απόφασης, στην περίπτωση που θα μπορούσε να τεθεί σε κίνδυνο η διαδικασία λήψης απόφασης.

5.   Όσον αφορά τα έγγραφα τρίτων που διαβιβάζονται στη γραμματεία της ΕΖΕΣ η γραμματεία της ΕΖΕΣ πρέπει να έρθει σε επαφή με το τρίτο μέρος, για να διαπιστώσει εάν ισχύει η εξαίρεση που προβλέπεται στις παραγράφους 1 ή 2, εκτός εάν είναι σαφές ότι το έγγραφο μπορεί ή δεν μπορεί να δημοσιοποιηθεί.

6.   Στις περιπτώσεις των προαναφερόμενων παραγράφων 2-4 επιτρέπεται η πλήρης ή μερική πρόσβαση στα έγγραφα, εάν τα κράτη της ΕΖΕΣ συμφωνούν ότι επιβάλλεται για λόγους δημόσιου συμφέροντος.

Άρθρο 4

Οποιοδήποτε κράτος ΕΖΕΣ μπορεί να ζητήσει από τη γραμματεία της ΕΖΕΣ να μην δημοσιοποιήσει έγγραφα που προέρχονται από αυτό χωρίς τη συγκατάθεσή του.

Άρθρο 5

Εάν οι εξαιρέσεις αφορούν μόνο κάποια μέρη του ζητούμενου εγγράφου, μπορούν να διατεθούν τα υπόλοιπα μέρη του εγγράφου.

Άρθρο 6

1.   Οι αιτήσεις πρόσβασης σε κάποιο έγγραφο γίνονται είτε εγγράφως είτε δια της ηλεκτρονικής οδού στην αγγλική γλώσσα και περιλαμβάνουν ακριβή στοιχεία, ώστε να μπορεί η γραμματεία ΕΖΕΣ να βρίσκει το έγγραφο.

2.   Εάν κάποια αίτηση δεν περιλαμβάνει ακριβή στοιχεία, η γραμματεία ΕΖΕΣ ζητά από τον αιτούντα να προβεί σε διευκρινίσεις και τον βοηθά στην προσπάθειά του αυτή διαθέτοντάς του π.χ. πληροφορίες σύμφωνα με το άρθρο 11.

3.   Στις περιπτώσεις που κάποια αίτηση αφορά ένα πολύ μεγάλο έγγραφο ή ένα πολύ μεγάλο αριθμό εγγράφων η γραμματεία ΕΖΕΣ μπορεί να έρθει σε άτυπη επαφή με τον αιτούντα, ώστε να βρεθεί κάποια ικανοποιητική λύση.

Άρθρο 7

1.   Κάθε αίτηση για πρόσβαση σε κάποιο έγγραφο εξετάζεται αμέσως. Στον αιτούντα αποστέλλεται μία βεβαίωση παραλαβής της αίτησής του.

2.   Η γραμματεία ΕΖΕΣ υποβάλει την αίτησή της στα κράτη ΕΖΕΣ για έγκριση, εκτός αν είναι βέβαιο ότι τα κράτη μέλη θα αρνηθούν ή δεν πρόκειται να αρνηθούν την πρόσβαση στο έγγραφο. Τα κράτη ΕΖΕΣ αποφασίζουν αμέσως.

3.   Μόλις λαμβάνει την απάντηση από τα κράτη ΕΖΕΣ, η γραμματεία ΕΖΕΣ ενημερώνει είτε τον αιτούντα ότι έχει επιτραπεί η πρόσβασή του στο έγγραφο που ζήτησε και του το διαθέτει σύμφωνα με τη διαδικασία που προβλέπει το άρθρο 10 είτε, μέσω μιας γραπτής απάντησης, του κοινοποιεί τους λόγους της ολικής ή μερικής άρνησης και ενημερώνει τον αιτούντα ότι έχει το δικαίωμα να διαβιβάσει την αίτησή του στην μόνιμη επιτροπή των κρατών ΕΖΕΣ.

4.   Εάν αδυνατεί η γραμματεία ΕΖΕΣ να δώσει απάντηση στον αιτούντα εντός 12 εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία καταχώρησης της αίτησής του, τον ενημερώνει εγγράφως σχετικά με την καθυστέρηση και με τον χρόνο που πρόκειται να εκδοθεί η απόφαση. Ο αιτών ενημερώνεται σχετικά με το δικαίωμά του να διαβιβάσει την αίτησή του στη μόνιμη επιτροπή των κρατών ΕΖΕΣ, εάν δεν έχει λάβει απάντηση εντός εύλογου χρονικού διαστήματος.

5.   Σε περίπτωση ολικής ή μερικής άρνησης ο αιτών μπορεί, εντός 15 εργάσιμων ημερών από τότε που θα λάβει την απάντηση της γραμματείας ΕΖΕΣ, να διαβιβάσει την αίτησή του στη μόνιμη επιτροπή των κρατών ΕΖΕΣ.

6.   Εάν η γραμματεία ΕΖΕΣ δεν απαντήσει εντός εύλογου χρονικού διαστήματος από την ημερομηνία καταχώρησης της αίτησης, ο αιτών έχει το δικαίωμα να διαβιβάσει την αίτησή του στη μόνιμη επιτροπή των κρατών ΕΖΕΣ.

Άρθρο 8

Η αίτηση που διαβιβάζεται στη μόνιμη επιτροπή των κρατών ΕΖΕΣ εξετάζεται αμέσως. Εάν υπάρξει ολική ή μερική άρνηση, αποστέλλεται γραπτή απάντηση στον αιτούντα όπου αναφέρονται και οι λόγοι της άρνησης.

Άρθρο 9

Η διαβάθμιση (άκρως απόρρητο, απόρρητο, περιορισμένης πρόσβασης) οποιουδήποτε εγγράφου δεν αποκλείει την πρόσβασή του από το κοινό σε κάποιο μεταγενέστερο στάδιο.

Άρθρο 10

1.   Ο αιτών μπορεί να συμβουλευθεί επιτόπου τα έγγραφα ή να λάβει ένα αντίγραφό τους σε έντυπη ή σε ηλεκτρονική μορφή. Ο αιτών μπορεί να επιβαρυνθεί με το κόστος παραγωγής και αποστολής των αντιγράφων. Το κόστος αυτό δεν πρέπει να υπερβεί το πραγματικό κόστος παραγωγής και αποστολής των αντιγράφων. Η εξέταση του εγγράφου επιτόπου, τα αντίγραφα σε χαρτί A4 που έχουν λιγότερες από 20 σελίδες καθώς και η άμεση ηλεκτρονική πρόσβαση δεν έχουν καμιά επιβάρυνση.

2.   Εάν κάποιο έγγραφο έχει ήδη διατεθεί από τη γραμματεία ΕΖΕΣ και μπορεί να έχει εύκολη πρόσβαση σε αυτό ο αιτών, η γραμματεία ΕΖΕΣ μπορεί να εκπληρώσει την υποχρέωσή της να επιτρέψει την πρόσβαση στο έγγραφο αυτό ενημερώνοντας τον αιτούντα σχετικά με τον τρόπο πρόσβασής του στο ζητούμενο έγγραφο.

Άρθρο 11

1.   Η γραμματεία ΕΖΕΣ τηρεί μητρώο των εγγράφων. Η πρόσβαση σε κάποιο κατάλογο εγγράφων που περιλαμβάνονται στο μητρώο επιτρέπεται κατόπιν αίτησης. Οι αναφορές στα έγγραφα καταχωρούνται αμέσως στο μητρώο.

2.   Το μητρώο περιλαμβάνει για κάθε έγγραφο έναν αριθμό αναφοράς, το θέμα ή/και μια σύντομη περιγραφή του περιεχομένου του εγγράφου καθώς και την ημερομηνία κατά την οποία παραλήφθηκε ή συντάχθηκε ή καταχωρήθηκε στο μητρώο. Οι αναφορές γίνονται κατά τρόπον ώστε να μην τίθεται σε κίνδυνο η προστασία των συμφερόντων που προβλέπονται στο άρθρο 3.

Άρθρο 12

Η γραμματεία ΕΖΕΣ παρέχει πληροφορίες και βοήθεια στους πολίτες σχετικά με τον τρόπο και τον τόπο υποβολής των αιτήσεων για την πρόσβασή τους στα έγγραφα.

Άρθρο 13

Η παρούσα απόφαση δεν θίγει τους τυχόν υφιστάμενους κανόνες σχετικά με τα δικαιώματα πνευματικής ιδιοκτησίας, οι οποίοι ενδέχεται να περιορίζουν το δικαίωμα τρίτων να αναπαράγουν ή να χρησιμοποιούν δημοσιοποιημένα έγγραφα.

Άρθρο 14

Με την παρούσα καταργείται η απόφαση αριθ. 2/2002/SC της μόνιμης επιτροπής των κρατών ΕΖΕΣ της 30ής Μαΐου 2002.

Άρθρο 15

Η παρούσα απόφαση ισχύει από την 1η Οκτωβρίου 2005.

Άρθρο 16

Η παρούσα απόφαση θα δημοσιευτεί στο τμήμα ΕΟΧ καθώς και στο συμπλήρωμα ΕΟΧ της Επίσημης Εφημερίδας της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Άρθρο 17

Η παρούσα απόφαση θα αναθεωρηθεί εντός έτους από την ημερομηνία έναρξης της ισχύος της.