15.

Χωρίς να τίθενται υπό αμφισβήτηση τα συνολικά ποσοστά εκτέλεσης που διαπιστώνει το Συνέδριο, η κοινή επιχείρηση θα ήθελε να επισημάνει ότι για το μεγαλύτερο μέρος των επιχειρησιακών της δαπανών (1) το πραγματικό ποσοστό εκτέλεσης για τις πιστώσεις ανάληψης υποχρεώσεων ήταν 97 % ενώ το ποσοστό για τις πιστώσεις πληρωμών ήταν 84 %. Η κοινή επιχείρηση είχε λάβει και άλλες δηλώσεις που αντιστοιχούν σε ένα επιπλέον ποσοστό 5 %, οι οποίες όμως δεν είχαν επικυρωθεί μέχρι το τέλος του έτους. Με το ποσοστό αυτό η πραγματική εκτέλεση ανέρχεται σε 89 % και αντανακλά μεγαλύτερη εκτέλεση των επιχειρησιακών δραστηριοτήτων. Ωστόσο, η κοινή επιχείρηση αναγνωρίζει ότι όσον αφορά τις δαπάνες που συνδέονται με τις δημόσιες προκηρύξεις έργων, πρέπει να γίνουν βελτιώσεις που θα επιτρέψουν στην κοινή επιχείρηση να ολοκληρώνει εγκαίρως περισσότερα έργα και να εκτελεί συνολικά μεγαλύτερο ποσοστό πιστώσεων πληρωμών (2). Εν γένει, η κοινή επιχείρηση πέτυχε μείωση του χρόνου διεκπεραίωσης των έργων, και αυτό οφείλεται στις συνεχείς προσπάθειές της για βελτίωση της ροής εργασίας και των διαδικασιών, προκειμένου να μειώσει το χρονικό διάστημα που μεσολαβεί μέχρι την έγκριση των επιχορηγήσεων. Ο μέσος χρόνος μεταξύ της δημοσίευσης της πρόσκλησης υποβολής προτάσεων SP1-JTI-CS-2012-01 στις 13 Ιανουαρίου 2012 και της υπογραφής της συμφωνίας επιχορήγησης της κοινής επιχείρησης ήταν ουσιαστικά 278 ημέρες (9,1 μήνες).

16.

Εν τω μεταξύ και πάντως πριν από την κατάρτιση των οριστικών λογαριασμών το 2012, η χρηματοοικονομική ομάδα της κοινής επιχείρησης «Clean Sky» ασχολήθηκε με τους δύο περιορισμούς του «GMT tool» που επισημαίνονται από το Συνέδριο και αφορούν τις πληροφορίες για τις προσαρμογές των δηλώσεων δαπανών και την καταχώριση πληρωμών που καταβάλλονται μερικώς. Και τα δύο αυτά στοιχεία ενσωματώθηκαν στο εργαλείο και έχουν τεθεί σε λειτουργία.

Προκειμένου να βελτιωθεί περαιτέρω η υποστήριξη που παρέχεται από το σύστημα, η κοινή επιχείρηση «Clean Sky» δοκιμάζει επί του παρόντος μια νέα λειτουργία που επιτρέπει την καταγραφή και παρακολούθηση των καταχωρίσεων των εισφορών σε είδος που καταβάλλουν τα μέλη. Η εν λόγω λειτουργία θα τεθεί σε εφαρμογή μέχρι το τέλος του 2013.

17.

Σχετικά με τις εξαιρέσεις που επισημάνθηκαν από τους ελεγκτές που συνέταξαν τα πιστοποιητικά των οικονομικών καταστάσεων για δύο δηλώσεις δαπανών που αφορούν το έτος 2010 και εξετάστηκαν από το Συνέδριο, η κοινή επιχείρηση είχε προβεί σε πολλά μέτρα κατά τη διάρκεια της επικύρωσης του οικονομικού έτους 2011, προκειμένου να επιλύσει τα προβλήματα που είχαν διαπιστώσει οι ελεγκτές και να αντιμετωπίσει δεόντως τα προσκόμματα στον έλεγχο που αναφέρονταν στα πιστοποιητικά οικονομικών καταστάσεων. Η επικύρωση των σχετικών κατηγοριών δαπανών για το προσωπικό και το έμμεσο κόστος ανεστάλη προσωρινά.

Σε μία από τις δύο περιπτώσεις που ελέγχθηκαν από το Συνέδριο, οι ίδιοι ελεγκτές εξέδωσαν πιστοποιητικό οικονομικών καταστάσεων για την επόμενη δήλωση δαπανών (2011) του συγκεκριμένου δικαιούχου, πράγμα που παρείχε εύλογη βεβαιότητα στην κοινή επιχείρηση για την επιλεξιμότητα των δαπανών, οι οποίες είχαν δηλωθεί και στην αμέσως προηγούμενη περίοδο (2010). Κατά συνέπεια, η κοινή επιχείρηση αποδέσμευσε τις σχετικές δαπάνες που είχε αναστείλει προσωρινά.

Στην άλλη περίπτωση που διαπιστώθηκε από το Συνέδριο, για την οποία αναφερόταν στο πιστοποιητικό οικονομικών καταστάσεων ότι δεν υπήρχαν αποδεικτικά στοιχεία για τις δαπάνες προσωπικού (έλειπαν οι συμβάσεις απασχόλησης) οι οποίες τελικώς επικυρώθηκαν από την κοινή επιχείρηση, ο κατασταλτικός έλεγχος της κοινής επιχείρησης κατέληξε στη συνέχεια στο συμπέρασμα ότι τα εναλλακτικά αποδεικτικά στοιχεία που υποβλήθηκαν από τον δικαιούχο παρείχαν επαρκή βεβαιότητα για να κριθούν επιλέξιμες οι συναφείς δαπάνες.

Προκειμένου να εξασφαλιστεί διαφάνεια για τους δικαιούχους, τους οικονομικούς υπαλλήλους της κοινής επιχείρησης και τους εξωτερικούς ελεγκτές όσον αφορά συγκεκριμένα προβλήματα που εμφανίζονταν επανειλημμένως στις δηλώσεις δαπανών (π.χ. εναλλακτικά αποδεικτικά στοιχεία για συμβάσεις απασχόλησης), η κοινή επιχείρηση ξεκίνησε να καταρτίζει εκτελεστικούς κανόνες (επίσημες αποφάσεις της διοίκησης), με τους οποίους καθορίζονται οι ελάχιστες απαιτήσεις για την επιλεξιμότητα των δαπανών.

Εκτός από τα συγκεκριμένα επιμέρους ζητήματα για τα οποία επιζητεί λύσεις, η κοινή επιχείρηση έχει επίγνωση της γενικής ανάγκης που υφίσταται για βελτίωση της ποιότητας και της διαφάνειας ορισμένων πιστοποιητικών οικονομικών καταστάσεων και ως εκ τούτου, όπως έπραττε και τα προηγούμενα χρόνια, διοργάνωσε ειδική ομάδα εργασίας για όλους τους δικαιούχους, στην οποία το 2013 συμπεριέλαβε και τους ελεγκτές των πιστοποιητικών οικονομικών καταστάσεων, προκειμένου να διασφαλίσει ότι όλοι οι παράγοντες κατανοούν και ακολουθούν τις απαραίτητες διαδικασίες.

18.

Η κοινή επιχείρηση αναγνωρίζει ότι η διαδικασία επικύρωσης των δηλώσεων δαπανών δεν ήταν πάντοτε δεόντως τυποποιημένη και συχνά τα αρχεία δεν περιείχαν επαρκή αποδεικτικά στοιχεία.

Για την τεχνική αποδοχή των εκθέσεων των εταίρων, η κοινή επιχείρηση διαθέτει πλέον ίδιου επιπέδου πρόσβαση με τις υπηρεσίες της Επιτροπής στην ηλεκτρονική ροή εργασίας για την επικύρωση. Αυτό θα βοηθήσει τους υπευθύνους έργου της κοινής επιχείρησης να τεκμηριώνουν καλύτερα την τεχνική αποδοχή τους.

Όσον αφορά την περίπτωση που επισημαίνεται από το Συνέδριο, αμφότερα τα καθήκοντα ανατέθηκαν κατ’ εξαίρεση στον προϊστάμενο διοίκησης και οικονομικών, ο οποίος κατά τη συγκεκριμένη ημερομηνία αναπλήρωνε τον εκτελεστικό διευθυντή που απουσίαζε με ετήσια άδεια, σύμφωνα με σχετική απόφαση του τελευταίου. Καθώς το προσωπικό της «Clean Sky» είναι μικρό σε αριθμό, αυτό είναι κάτι που μπορεί να συμβεί σε εξαιρετικές περιπτώσεις, κατά τη διάρκεια των ετήσιων αδειών πολλών στελεχών. Η κοινή επιχείρηση απέφυγε την κατάσταση αυτή εντελώς κατά το τελευταίο τρίμηνο του έτους, ακόμη και στην περίπτωση απουσιών του προσωπικού.

Όσον αφορά την υποβολή εκθέσεων για τις συμφωνίες επιχορήγησης με τους εταίρους, η κοινή επιχείρηση καθιέρωσε στο μεταξύ μια στιβαρή διαδικασία παρακολούθησης. Στο πλαίσιο αυτής της διαδικασίας, υπενθυμίζεται συστηματικά στους δικαιούχους η υποχρέωσή τους για την υποβολή εκθέσεων. Σε περιπτώσεις σοβαρής αμέλειας, θα αποστέλλεται κοινοποίηση στην οποία θα επισημαίνεται η νομική τους υποχρέωση για υποβολή εκθέσεων.

19.

Οι συστάσεις που διατυπώνονται στην έκθεση του υπολόγου για το 2012 παρακολουθούνται δεόντως. Οι λειτουργίες του εργαλείου διαχείρισης των επιχορηγήσεων (GMT) έχουν αναπτυχθεί σε μεγάλο βαθμό (βλέπε σημείο 16) και η κοινή επιχείρηση «Clean Sky» προχώρησε σε περαιτέρω επικύρωση νέων λειτουργιών τον Αύγουστο του 2013. Η φυσική καταγραφή των επίπλων έχει ολοκληρωθεί. Η κοινή επιχείρηση «Clean Sky» χρησιμοποιεί τη βάση Datawarehouse για την υποβολή των δημοσιονομικών εκθέσεων.

20.

Ο εσωτερικός ελεγκτής επικαιροποίησε το στρατηγικό σχέδιο ελέγχου για το έτος 2013, λαμβάνοντας υπόψη ότι δεν είχαν διενεργηθεί έλεγχοι διασφάλισης κατά τα έτη 2011 και 2012.

Παρά το ότι δεν πραγματοποιήθηκαν οι έλεγχοι διασφάλισης το έτος 2012 όπως είχε προγραμματιστεί, ο εσωτερικός ελεγκτής κάλυψε πιθανούς κινδύνους ως προς τον εσωτερικό έλεγχο, παρέχοντας εκτεταμένες συμβουλευτικές υπηρεσίες και άμεση υποστήριξη στη διοίκηση. Ως αποτέλεσμα μιας ολοκληρωμένης εκτίμησης κινδύνου, ο εσωτερικός ελεγκτής προέβη σε ενέργειες μετριασμού των κινδύνων για τη διοίκηση της κοινής επιχείρησης, με σκοπό να ενισχυθούν οι εσωτερικοί έλεγχοι σε όλες τις βασικές επιχειρησιακές διαδικασίες.

21.

Σχετικά με τον έλεγχο που διενήργησε η Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου της Επιτροπής για τη διαδικασία ετήσιου σχεδιασμού της διαχείρισης των επιχορηγήσεων, η διοίκηση της κοινής επιχείρησης συμφώνησε να προβεί σε ενέργειες για τον μετριασμό των παρατηρήσεων που διατύπωσαν οι ελεγκτές. Η εφαρμογή αυτών των ενεργειών συνεχίζεται και θα εκτιμηθεί από την Υπηρεσία Εσωτερικού Ελέγχου της Επιτροπής σε εύθετο χρόνο.

22.

Από το 2014, η κοινή επιχείρηση «Clean Sky» προτίθεται να μεταβεί σε νέα σύμπραξη δημόσιου-ιδιωτικού τομέα, με διαφορετικό κανονιστικό πλαίσιο, στο οποίο θα περιλαμβάνεται και η αναθεώρηση των δημοσιονομικών κανόνων. Συνεπώς, η τροποποίηση των υφιστάμενων δημοσιονομικών κανόνων της κοινής επιχείρησης δεν θα εφαρμοστεί πλέον, καθώς οι εν λόγω κανόνες θα ισχύουν μόνο μέχρι το τέλος του 2013. Αναμένεται ότι το σχέδιο δημοσιονομικού κανονισμού για τις συμπράξεις δημόσιου-ιδιωτικού τομέα, το οποίο εμπίπτει στο άρθρο 209 του Γενικού Δημοσιονομικού Κανονισμού της Επιτροπής, θα τεθεί σε ισχύ τον Ιανουάριο του 2014. Με βάση αυτόν τον κανονισμό θα καταρτιστούν οι δημοσιονομικοί κανόνες της κοινής επιχείρησης «Clean Sky».

Σε κάθε περίπτωση, οι διατάξεις του ισχύοντος δημοσιονομικού κανονισμού που αναφέρονται στις εξουσίες του εσωτερικού ελεγκτή της Επιτροπής εφαρμόζονται στην πράξη από την κοινή επιχείρηση «Clean Sky» από το 2011.

25.

Η κοινή επιχείρηση θα ενισχύσει τις διαδικασίες παρακολούθησης της υποβολής εκθέσεων σχετικά με την χρήση και αξιοποίηση των αποτελεσμάτων των έργων/των νέων στοιχείων διανοητικής ιδιοκτησίας και σχετικά με τις ενέργειες διάδοσης, προκειμένου να διασφαλίσει τη συμμόρφωση με το άρθρο 7 της απόφασης αριθ. 1982/2006/ΕΚ και με τους κανόνες που διέπουν τις συμφωνίες επιχορηγήσεων με τα μέλη και τους εταίρους της κοινής επιχείρησης.

Η κοινή επιχείρηση θα ζητήσει την υποβολή ειδικών εκθέσεων για την προστασία, τη χρήση και την αξιοποίηση των δικαιωμάτων διανοητικής ιδιοκτησίας, καθώς και για τη διάδοση που επιτυγχάνεται στο πλαίσιο των προγραμμάτων και των έργων των ερευνητικών κοινοπραξιών (Integrated Technology Demonstrators - ITDs). Σκοπός είναι να εξασφαλιστεί η συμμόρφωση των ερευνητικών κοινοπραξιών με την υποχρέωσή τους για υποβολή εκθέσεων και η διασφάλιση του απαιτούμενου επιπέδου πληροφόρησης.

Όσον αφορά τη συμμόρφωση με το άρθρο 27 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1906/2006, επισημαίνεται ότι σύμφωνα με το σημείο 26 του προοιμίου, οι κοινές επιχειρήσεις δεν εμπίπτουν στο πεδίο του κανονισμού. Ωστόσο, η κοινή επιχείρηση συμμερίζεται τους στόχους του άρθρου 27 και θα παρακολουθήσει την εφαρμογή του σχεδίου για τη χρήση και τη διάδοση νέων στοιχείων διανοητικής ιδιοκτησίας και των δικαιωμάτων για την προστασία τους.