52002TA1227(04)

Εκθεση

σχετικά με τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την Αξιολόγηση των Φαρμακευτικών Προϊόντων για το οικονομικό έτος 2001, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Οργανισμού

(2002/C 326/04)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την Αξιολόγηση των Φαρμακευτικών Προϊόντων, σύμφωνα με το άρθρο 57 παράγραφος 10 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2309/93(1) του Συμβουλίου.

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Ευρωπαϊκού Οργανισμού για την Αξιολόγηση των Φαρμακευτικών Προϊόντων για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2001. Σύμφωνα με το άρθρο 57 παράγραφος 7 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2309/93 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του εκτελεστικού διευθυντή. Στο πλαίσιο αυτής της αρμοδιότητας εμπίπτει η κατάρτιση και η υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που διατυπώθηκαν βάσει του άρθρου 57 παράγραφος 11 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2309/93 του Συμβουλίου. Δυνάμει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας, το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, έτσι ώστε να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Το Συνέδριο εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό, το Συνέδριο συγκέντρωσε επαρκή στοιχεία προκειμένου να τεκμηριώσει τη γνώμη που διατυπώνεται κατωτέρω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 2001 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ

Εκτέλεση του προϋπολογισμού

5. Η εκτέλεση των πιστώσεων του οικονομικού έτους 2001 καθώς και των πιστώσεων που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος παρουσιάζεται στον πίνακα 1(3).

6. Από το 1998 και εξής, η καταβολή της επιχορήγησης της Επιτροπής στον Οργανισμό αποτελεί κάθε έτος αντικείμενο διόλου αμελητέων μεταφορών: 5,6 εκατομμύρια ευρώ στο τέλος του 1998, 8 εκατομμύρια στο τέλος του 1999 και 7,2 εκατομμύρια στο τέλος του 2000. Το 2001, από την επιχορήγηση ύψους 14,7 εκατομμυρίων ευρώ που προβλέπεται στον προϋπολογισμό μεταφέρονται εκ νέου 7,9 εκατομμύρια, δεδομένου ότι πραγματοποιήθηκε μία και μόνο καταβολή ύψους 6,8 εκατομμυρίων στις 17 Δεκεμβρίου 2001. Η συνέχιση της κατάστασης αυτής θα πρέπει να οδηγήσει την Επιτροπή και τον Οργανισμό σε κοινό προβληματισμό σχετικά με τη μέθοδο αξιολόγησης της εν λόγω επιχορήγησης.

7. Οι οριστικές πιστώσεις του οικονομικού έτους ανήλθαν σε 65,9 εκατομμύρια ευρώ, από τις οποίες ανελήφθησαν 58,0 εκατομμύρια. Από τις επιχειρησιακές πιστώσεις (τίτλος ΙΙΙ), ύψους 28,6 εκατομμυρίων ευρώ, ανελήφθησαν 24,3 εκατομμύρια. Οι πληρωμές βάσει των επιχειρησιακών πιστώσεων του οικονομικού έτους ανήλθαν σε 17,7 εκατομμύρια ευρώ, εκ των οποίων 8,1 εκατομμύρια μεταφέρθηκαν στο επόμενο οικονομικό έτος (4,3 εκατομμύρια ως αυτόματη μεταφορά και 3,8 εκατομμύρια ως μη αυτόματη μεταφορά) και 2,8 εκατομμύρια ακυρώθηκαν. Το ύψος των ακυρώσεων συνδέεται εν μέρει με τη μείωση των δραστηριοτήτων του Οργανισμού λόγω μειωμένης ζήτησης των υπηρεσιών του, η οποία επέφερε μείωση των πραγματικών του εσόδων σε σχέση με τα προβλεπόμενα έσοδα.

8. Οι πιστώσεις ανάληψης υποχρεώσεων που μεταφέρθηκαν στο 2002 αφορούν ως επί το πλείστον τις επιχειρησιακές πιστώσεις, από τις οποίες μεταφέρθηκαν 13,5 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι ποσό αυξημένο σε σχέση με το προηγούμενο οικονομικό έτος. Η αύξηση αυτή των μεταφορών καταδεικνύει ότι είναι αναγκαίο ο Οργανισμός να ενισχύσει την ποιότητα και την παρακολούθηση του προγραμματισμού των δραστηριοτήτων του.

9. Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν από το οικονομικό έτος 2000 ανέρχονταν σε 11,8 εκατομμύρια ευρώ· από αυτές, εκκαθαρίστηκαν 10,6 εκατομμύρια ευρώ και το υπόλοιπο ακυρώθηκε.

Οικονομικές καταστάσεις

10. Στους πίνακες 2 και 3 παρουσιάζονται συνοπτικά ο λογαριασμός διαχείρισης και ο ισολογισμός που δημοσίευσε ο Οργανισμός στην έκθεση δραστηριοτήτων του για το οικονομικό έτος 2001. Ο Οργανισμός συμπεριέλαβε στα έσοδά του 10,7 εκατομμύρια εισπρακτέων εσόδων στο πλαίσιο του οικονομικού έτους 2001, σε αντίθεση με τις ισχύουσες διατάξεις(4). Ωστόσο, η παρουσίαση αυτή δεν επηρεάζει την αξιοπιστία των λογαριασμών.

11. Ο Οργανισμός δεν πραγματοποιεί απόσβεση των ακινητοποιήσεών του. Θα έπρεπε να εφαρμόζει τους κανόνες αποτίμησης και απόσβεσης που έχει θεσπίσει η Επιτροπή(5), προκειμένου οι αξίες που είναι εγγεγραμμένες στον ισολογισμό να αντικατοπτρίζουν πιστά τα αγαθά που περιλαμβάνονται στην περιουσία του.

12. Οι πελάτες του Οργανισμού πολύ συχνά του καταβάλλουν εκ των προτέρων τα συνολικά ποσά για εξετάσεις που σχεδιάζουν να ζητήσουν. Όμως, οι κανόνες καθορισμού των εφαρμοστέων τελών είναι περίπλοκοι και μπορούν να οδηγήσουν σε διαφορετικές ερμηνείες. Συνεπώς, η συμφωνία των καταβληθέντων ποσών με τα πράγματι οφειλόμενα τέλη παρουσιάζει δυσχέρειες. Η κατάσταση αυτή καταλήγει σε καθυστερήσεις στην κατάρτιση των αντίστοιχων εντολών είσπραξης. Έτσι, στις 31 Δεκεμβρίου 2001, απέμεναν να καταρτιστούν εντολές είσπραξης για ποσό 2,6 εκατομμυρίων ευρώ. Θα έπρεπε ο Οργανισμός να παρέχει στους πελάτες του τη δυνατότητα να ανοίγουν λογαριασμούς καταθέσεων στον Οργανισμό.

Εφαρμογή των δημοσιονομικών διατάξεων

13. Μείωση τελών κατά 10000 ευρώ ανά φάκελο για 28 φακέλους (ήτοι κατά 280000 ευρώ συνολικά) δεν αποτέλεσε αντικείμενο αιτιολογημένης απόφασης του διευθυντή, όπως απαιτεί το άρθρο 9 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2743/98 του Συμβουλίου της 14ης Δεκεμβρίου 1998(6).

14. Για 25 από τους 28 φακέλους, η απόφαση αυτή αφορούσε ήδη εισπραχθέντα τέλη το 2000. Η μεταφορά της σε λογιστικό επίπεδο απεδείχθη δυσχερής, διότι το σύστημα SI2 δεν έχει σχεδιαστεί για την επεξεργασία τέτοιας περίπτωσης. Προκειμένου να τακτοποιηθεί η εν λόγω κατάσταση, εξεδόθη "αρνητική" εντολή είσπραξης 280000 ευρώ (εκ των οποίων 250000 ευρώ σε λογαριασμό εκτός προϋπολογισμού).

15. Ο Οργανισμός διαχειρίζεται χειρόγραφα τα ετήσια τέλη. Το Δεκέμβριο του 2001, τα τέλη αυτά αφορούσαν 195 προϊόντα, εκ των οποίων το 80 % περίπου προορίζονται για τον άνθρωπο και το 20 % για κτηνιατρική χρήση. Σημείωμα του διευθυντή του Οργανισμού ζητεί να εκδίδονται οι εντολές είσπραξης τη 15η του μήνα ν για τα προϊόντα των οποίων το τέλος πρέπει να ανανεώνεται το μήνα ν+ 2. Όπως έχει ήδη διαπιστωθεί σε προγενέστερους ελέγχους, η προθεσμία αυτή δεν τηρείται για την πλειονότητα των εξετασθέντων φακέλων σχετικά με ετήσια τέλη.

16. Το 2000, το ύψος των ανεξόφλητων τιμολογίων για εργασίες επιθεώρησης ανέρχεται σε 330000 ευρώ, ήτοι στο 26 % των αναμενόμενων εσόδων. Το 2001, το ύψος των ανεξόφλητων τιμολογίων (προγενέστερων της 1ης Νοεμβρίου 2001) ανέρχεται σε 270000 ευρώ, ήτοι στο 38 % των αναμενόμενων εσόδων. Θα πρέπει να βελτιωθεί ο συντονισμός μεταξύ της λογιστικής και της διαχειριστικής υπηρεσίας, ο οποίος προβλέπεται από τη διαδικασία σχετικά με τις επιθεωρήσεις.

17. Στις 31 Δεκεμβρίου 2001 υπεγράφη σύμβαση μεταξύ ενός συμβούλου και του Οργανισμού(7), ύψους 236640 ευρώ. Ο χρόνος εφαρμογής των διαδικασιών που κατέληξαν στην υπογραφή δεικνύει σαφώς ότι στόχος ήταν η χρησιμοποίηση πιστώσεων του 2001 προτού ακυρωθούν(8), καθώς και η χρηματοδότηση, από πιστώσεις μεταφερθείσες από το 2001 στο 2002, εργασιών που καταφανώς μπορούσαν να πραγματοποιηθούν μόνον το 2002. Τέτοιου είδους πρακτικές δεν είναι σύμφωνες με την αρχή του ενιαυσίου του προϋπολογισμού.

18. Εξάλλου, ορισμένες διατάξεις της σύμβασης δεν είναι ικανοποιητικές: θα έπρεπε, έπειτα από την περιγραφή του τεχνικού προγραμματισμού του σχεδίου, η πληρωμή των τιμολογίων να συνδέεται με την εκτέλεση της σύμβασης. Όμως, προβλέπεται μόνον το χρονοδιάγραμμα των πληρωμών που πρέπει να πραγματοποιηθούν.

Αγορές αγαθών και υπηρεσιών

Σύστημα πρόβλεψης των αναγκών

19. Η πρόβλεψη του φόρτου εργασίας του Οργανισμού πραγματοποιείται ετησίως κατά την κατάρτιση του προϋπολογισμού και του προγράμματος εργασίας και καθιστά δυνατό τον καθορισμό:

- των αναμενόμενων εσόδων,

- των αναγκών σε προσωπικό και σε γραφεία, καθώς και των τρεχουσών αγορών,

- της κατάστασης σχεδίων πληροφορικής προς υλοποίηση.

20. Η προετοιμασία και ο σχεδιασμός των αγορών επαφίενται στην πρωτοβουλία των διαχειριστών των διαφόρων τομέων δραστηριοτήτων του Οργανισμού. Η προτεινόμενη μέθοδος απόκτησης εξετάζεται από τη συμβουλευτική επιτροπή αγορών και συμβάσεων (ΣΕΑΣ).

21. Ωστόσο, οι εν λόγω προβλέψεις έχουν ενδεικτικό χαρακτήρα λόγω, αφενός, της διακύμανσης των εσόδων και, αφετέρου, του ανεπαρκούς συνυπολογισμού των περιορισμών που επηρεάζουν τις διαδικασίες αγοράς. Λόγω της αβεβαιότητας ως προς τα έσοδα(9), οι διαχειριστές τείνουν να αναμένουν το τέλος του έτους προκειμένου να υποβάλουν τις αιτήσεις αγορών τους. Για την περίοδο 2000-2001, το 65 % των συμβάσεων υπεγράφησαν κατά το δεύτερο εξάμηνο, εκ των οποίων το 26 % κατά τους δύο τελευταίους μήνες του έτους. Η συγκέντρωση αυτή στο τέλος του οικονομικού έτους δεν μπορεί να δικαιολογηθεί από τη διακύμανση των εσόδων, των οποίων διόλου αμελητέο τμήμα(10) αποτελεί επιχορήγηση από την Επιτροπή. Ο Οργανισμός θα πρέπει να μεριμνήσει για τη βελτίωση του συστήματος πρόβλεψης των αναγκών του.

22. Δίδεται σαφής εικόνα όσον αφορά την ανάγκη βελτίωσης του συστήματος πρόβλεψης των αναγκών εάν εξεταστεί η περίπτωση σχεδίου, ύψους 236000 δολαρίων ΗΠΑ, σχετικά με την παράταση κοινού σχεδίου πληροφορικής με τον Παγκόσμιο Οργανισμό Υγείας, του οποίου η πρώτη φάση ξεκίνησε στις αρχές του 2000 και ολοκληρώθηκε τον Ιούνιο του 2001. Η πρόταση παράτασης του σχεδίου αυτού, από τον Ιούλιο του 2001 έως τον Ιούνιο του 2002, απέσπασε την ευνοϊκή γνώμη της ΣΕΑΣ στις 19 Ιουλίου 2001. Η πρόταση ανάληψης υποχρέωσης(11), που καταρτίστηκε στις 13 Νοεμβρίου 2001 έπειτα από την έγκριση συμπληρωματικού προϋπολογισμού, θεωρήθηκε τελικά από το δημοσιονομικό ελεγκτή στις 20 Δεκεμβρίου 2001, αφού ελήφθησαν υπόψη ορισμένα από τα σχόλιά του. Στις 23 Ιανουαρίου 2002, υπεγράφη ένα "Memorandum of Understanding" (μνημόνιο συμφωνίας), που επέχει θέση σύμβασης. Όμως, ο παρέχων την υπηρεσία εξακολούθησε να προσφέρει τις υπηρεσίες του κατά το δεύτερο εξάμηνο του 2001, χωρίς έγκυρη σύμβαση και χωρίς επαρκείς πιστώσεις για τη χρηματοδότηση των εργασιών του.

Προγραμματισμός των αγορών

23. Δεν υφίσταται προγραμματισμός των αγορών. Ως εκ τούτου, το 2000 και το 2001, το 51 % των συμβάσεων στους τομείς "διοίκηση" και "πληροφορική" συνήφθησαν με απευθείας συμφωνία, συχνά με το σκεπτικό της επιτακτικής επείγουσας ανάγκης.

24. Η θέσπιση χρονοδιαγράμματος αγορών, από την υποβολή του φακέλου στη ΣΕΑΣ έως την επιθυμητή ημερομηνία παραλαβής των αγαθών ή των υπηρεσιών, θα καθιστούσε δυνατή τη λιγότερο συχνή σύναψη συμβάσεων με απευθείας συμφωνία, καθώς και τη βελτίωση της διαχείρισης των αγορών.

Επιλογή της διαδικασίας

25. Η επιλογή της διαδικασίας απόκτησης εξακολουθεί να επηρεάζεται υπερβολικά από την επείγουσα ανάγκη που δημιουργεί η απουσία προγραμματισμού και δεν εξαρτάται, όπως θα ήταν αρμόζον, από τη μέριμνα ύπαρξης βέλτιστης πολιτικής αγορών με κριτήριο την ορθή διαχείριση.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 25ης και 26ης Σεπτεμβρίου 2002.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Juan Manuel Fabra Vallés

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 214 της 24.8.1993, σ. 18.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 57 παράγραφος 9 του κανονισμού (ΕΟΚ) αριθ. 2309/93 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Οργανισμού για το οικονομικό έτος 2001 καταρτίστηκαν στις 27 Μαρτίου 2002 και στη συνέχεια διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Οργανισμού, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο, το οποίο τους έλαβε στις 5 Απριλίου 2002. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται συνοπτικά οι εν λόγω οικονομικές καταστάσεις.

(3) Όλοι οι πίνακες της παρούσας έκθεσης καταρτίστηκαν με βάση τις ακριβέστερες δυνατές τιμές των δεδομένων που χρησιμοποιήθηκαν. Για τους σκοπούς της παρουσίασης τα αριθμητικά στοιχεία στρογγυλοποιήθηκαν, γεγονός που μπορεί να δημιουργήσει αμελητέες διαφορές σε επίπεδο συνόλων. Η παύλα υποδηλώνει ανύπαρκτη ή μηδενική τιμή, ενώ το 0,0 δηλώνει τιμή χαμηλότερη του ορίου στρογγυλοποίησης.

(4) Άρθρο 15 του κανονισμού (ΕΚ, Ευρατόμ) αριθ. 1150/2000 του Συμβουλίου της 22ας Μαΐου 2000 (ΕΕ L 130 της 30.5.2000, σ. 8).

(5) Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 2909/2000 της Επιτροπής της 29ης Δεκεμβρίου 2000 (ΕΕ L 336 της 30.12.2000, σ. 75).

(6) ΕΕ L 345 της 19.12.1998, σ. 7.

(7) C/01/2001.3.

(8) Η ανάληψη υποχρέωσης SI2.8418 ύψους 203508 ευρώ, που αντιστοιχούν στο 85 % του ύψους της σύμβασης, υπεγράφη στις 19/12/2001.

(9) Ο Οργανισμός είναι σε θέση να πραγματοποιεί αξιόπιστες προβλέψεις εσόδων μόνον για τα νέα φάρμακα που του υποβάλλονται, ήτοι για το 10 % περίπου των αιτήσεων που του απευθύνονται.

(10) 30 % κατ' αρχήν.

(11) SI2.8217.

Πίνακας 1

Εκτέλεση του προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 2001Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Οργανισμού - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε ο Οργανισμός στις οικονομικές καταστάσεις του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πίνακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 2001 και 2000

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Οργανισμού - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε ο Οργανισμός στις οικονομικές καταστάσεις του.

Πίνακας 3

Ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 2001 και στις 31 Δεκεμβρίου 2000Σημείωση:

Τα σύνολα ενδέχεται να εμφανίζουν αποκλίσεις οφειλόμενες στις στρογγυλοποιήσεις.

Πηγή:

Στοιχεία του Οργανισμού - Οι παρόντες πίνακες συγκεφαλαιώνουν τα στοιχεία που παρουσίασε ο Οργανισμός στις οικονομικές καταστάσεις του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεισ του οργανισμου

4. Ο Οργανισμός επιδοκιμάζει τη συμπερασματική δήλωση του Ελεγκτικού Συνεδρίου, ήτοι ότι η εξέταση των λογαριασμών του Οργανισμού για το δημοσιονομικό έτος 2001 επιβεβαιώνει ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

Ο Οργανισμός αναγνωρίζει επίσης ότι το Ελεγκτικό Συνέδριο εξέτασε όχι μόνον εις βάθος το πλήρες εύρος των χρηματοοικονομικών δραστηριοτήτων του Οργανισμού, αλλά επίσης τη δημοσιονομική και λογιστική δομή και διαδικασίες.

6. Πρέπει να σημειωθεί ότι οι δραστηριότητες του Οργανισμού χρηματοδοτούνται από τα τέλη που καταβάλλουν όσοι υποβάλλουν αίτηση για άδεια κυκλοφορίας φαρμακευτικών προϊόντων (περίπου 75 % των εσόδων) και από κοινοτική συνεισφορά (περίπου 25 % των εσόδων).Η πλειονότητα των τελών αυτών καταβάλλεται πριν από την υποβολή των αιτήσεων και αυτό σημαίνει ότι ο Οργανισμός διατηρεί πάντοτε θετική ταμειακή ροή.

Το 2002 ο Οργανισμός και η Επιτροπή συζήτησαν για το εν λόγω θέμα και συμφώνησαν, αφενός, να μεταφερθεί το υπόλοιπο των προηγούμενων ετών και, αφετέρου, από το 2002 και εξής η ετήσια συνεισφορά να καταβάλλεται σε τρεις δόσεις (Μάρτιο, Ιούλιο και Οκτώβριο). Τον Οκτώβριο κάθε έτους θα πραγματοποιείται συνεδρίαση μεταξύ του Οργανισμού και της Επιτροπής προκειμένου να καθορίζονται οι πραγματικές ανάγκες του Οργανισμού μέχρι το τέλος του δημοσιονομικού έτους.

7. Πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι ο Οργανισμός δεν μπορεί να προβλέπει επακριβώς τα ποσά τα οποία τελικά θα λάβει ως έσοδα από τα τέλη κάθε έτος, ιδίως εφόσον τα έσοδα από τα τέλη πρέπει να υπολογίζονται στο τέλος του έτους ν - 2 και να αναθεωρούνται στο τέλος του έτους ν - 1. Τα υπολογιζόμενα έσοδα από τέλη ήταν 45,7 εκατομμύρια ευρώ για το δημοσιονομικό έτος 2001 ενώ τα πραγματικά έσοδα από τέλη 42,7 εκατομμύρια ευρώ.

8. Το ποσό των μεταφορών οφείλεται σε μεγάλο βαθμό στο γεγονός ότι το τέλος του έτους αποτελεί συχνά μια ιδιαίτερα δραστήρια περίοδο για τις φαρμακευτικές εταιρείες, το οποίο, κατά συνέπεια, οδηγεί σε μεγαλύτερο αριθμό υποβαλλόμενων αιτήσεων και πληρωμών τελών για τον Οργανισμό. Η αξιολόγηση σε σχέση τόσο με τις αιτήσεις όσο και με τα τέλη διενεργείται κατά το επόμενο έτος.

Μεγάλο τμήμα των μεταφορών προορίζεται για τις πληρωμές που οφείλονται στις αρμόδιες εθνικές αρχές σχετικά με το έργο της αξιολόγησης που πραγματοποιούν οι εισηγητές και οι συνεισηγητές (συνήθως το 50 % των τελών της αίτησης). Τα ποσά αυτά καταβάλλονται κατά την ολοκλήρωση του έργου αξιολόγησης του εισηγητή/συνεισηγητή και με την παραλαβή των αντίστοιχων εκθέσεων, περίπου 70-90 ημέρες μετά τη λήψη των τελών από τον Οργανισμό.

9. Η δήλωση μπορεί να επιβεβαιωθεί. Ωστόσο, πρέπει να σημειωθεί ότι οι μεταφορές αποτελούν σε κάποιο βαθμό εκτιμήσεις σχετικά με τα τελικά πληρωτέα ποσά, π.χ. τον εξοπλισμό των ακινήτων, κ.λπ. Ο Οργανισμός θα συνεχίσει τις προσπάθειές του προκειμένου να εξασφαλίσει ότι οι δεδουλευμένες μη εξοφληθείσες υποχρεώσεις είναι ακριβείς σε αποδεκτό επίπεδο.

10. Το θέμα της λογιστικής των εσόδων από τον Οργανισμό θα επανεξεταστεί στο πλαίσιο της αναδιατύπωσης του δημοσιονομικού κανονισμού. Ωστόσο, η διοίκηση του οργανισμού θεωρεί επί του παρόντος ότι οι χρησιμοποιηθείσες πολιτικές λογιστικής αντανακλούν ορθά τα δημοσιονομικά αποτελέσματα του Οργανισμού. Συμπληρωματικές πληροφορίες σχετικά με τα εισπραχθέντα έσοδα και τις πραγματοποιηθείσες πληρωμές δίδονται στην κατάσταση των εσόδων και δαπανών συμφώνως προς τον δημοσιονομικό κανονισμό.

11. Κατά τη διάρκεια του 2002 θα αποφασιστεί ο δημοσιονομικός κανονισμός-πλαίσιο για όλους τους οργανισμούς της ΕΕ, συμπεριλαμβανομένου του Οργανισμού. Το 2003 σχεδιάζεται να υπάρξει απόσβεση σύμφωνα με τις οδηγίες που θα εκδόσει ο υπόλογος της Επιτροπής.

12. Το εν λόγω ποσό των 2,6 εκατομμυρίων ευρώ αφορά τέλη που εισπράχθηκαν πριν από την επίσημη έναρξη της διαδικασίας αξιολόγησης, δηλαδή όταν ακόμη ετοιμαζόταν η εντολή είσπραξης. Για επαναλαμβανόμενες πράξεις με προκαταβολικώς πληρωτέα τέλη, ο Οργανισμός θα αξιολογήσει από κοινού με τους πελάτες εάν είναι σκόπιμο να ανοιχθούν λογαριασμοί καταθέσεων.

13. Το θέμα αυτό αποτέλεσε μια πολύ ειδική και κατ' εξαίρεση κατάσταση εξαιτίας επιτακτικών λόγων δημόσιας υγείας. Η απουσία χρηματοοικονομικών κινήτρων για τη διευκόλυνση της εφαρμογής των κοινοτικών μέτρων θα μπορούσε να είχε οδηγήσει στην απόσυρση από την αγορά μιας σειράς προϊόντων, με απαράδεκτες συνέπειες για τη δημόσια υγεία, συγκεκριμένα τη διακοπή της θεραπείας ασθενών.

Στη συγκεκριμένη περίπτωση, η αρμόδια επιτροπή παρείχε την υποστήριξή της στην επιλεγείσα προσέγγιση και το διοικητικό συμβούλιο ενημερώθηκε και δεν διατύπωσε αντιρρήσεις. Ωστόσο, ο Οργανισμός θα καταβάλει κάθε προσπάθεια να τηρεί μελλοντικά στο ακέραιο τους δημοσιονομικούς κανόνες και κανονισμούς.

14. Δεδομένων των περιορισμών του δημοσιονομικού λογιστικού συστήματος SI2, είναι, όπως επισημαίνει και το Ελεγκτικό Συνέδριο, δύσκολο να εισαχθεί στο σύστημα το εν λόγω είδος συναλλαγής. Η λύση που επέλεξε επί του προκειμένου ο Οργανισμός υπαγορευόταν από τον επείγοντα χαρακτήρα του θέματος. Ωστόσο, ο Οργανισμός θα εξετάσει επαρκέστερους τρόπους διευθέτησης, εάν επαναληφθεί μια τέτοια κατάσταση.

15. Έχουν ληφθεί τα κατάλληλα μέτρα, προκειμένου να εξασφαλιστεί ότι οι εντολές είσπραξης για τα ετήσια τέλη εκδίδονται εγκαίρως.

16. Η είσπραξη των τιμολογίων για επιθεωρήσεις είναι σε ορισμένες περιπτώσεις πολύπλοκη, καθώς οι υποψήφιοι, μολονότι υποχρεούνται νομικά να καταβάλουν το ποσό εντός 30 ημερών από την ημερομηνία έκδοσης του τιμολογίου, συχνά προσπαθούν να καθυστερήσουν την πληρωμή μέχρι τη διενέργεια της επιθεώρησης. Έχουν καθιερωθεί βελτιωμένες διαδικασίες για την παρακολούθηση της είσπραξης των τελών των επιθεωρήσεων.

17. Η εν λόγω σύμβαση ήταν βασική για την εύρυθμη λειτουργία του συστήματος EudraVigilance. Τόσο η υπογραφή της σύμβασης όσο και το μεγαλύτερο τμήμα της εργασίας αναμενόταν να ολοκληρωθεί από μια ομάδα εργασίας ξεχωριστή από το EudraVigilance πριν από τον Δεκέμβριο του 2001. Ωστόσο, εξαιτίας απροσδόκητων καθυστερήσεων και προκειμένου να ξεκινήσει το έργο το συντομότερο δυνατό η υπογραφή της σύμβασης και η εκτέλεση των εργασιών πραγματοποιήθηκαν σε διαφορετικά δημοσιονομικά έτη. Ο Οργανισμός θα επιδιώξει την αποφυγή τέτοιων προβλημάτων προγραμματισμού στο μέλλον.

18. Το έργο του αναδόχου υπόκειται σε εβδομαδιαία εξέταση. Τα φύλλα παρουσίας του αναδόχου, τα οποία υπογράφονται ως απόδειξη όχι μόνον της παρουσίας του στον Οργανισμό συμφώνως προς τους όρους της σύμβασης αλλά επίσης της ικανοποιητικής προόδου του έργου, υποστηρίζουν τις περιοδικές πληρωμές που καταβάλλονται συμφώνως προς το χρονοδιάγραμμα των πληρωμών.

Ο Οργανισμός θα θεσπίσει μια διαδικασία προκειμένου να εξασφαλιστεί ότι οι συμβάσεις θα περιέχουν όχι μόνον ένα χρονοδιάγραμμα πληρωμών αλλά και ένα χρονοδιάγραμμα για την πραγματοποίηση των συμφωνηθεισών πράξεων και θα εξασφαλίζεται ότι η τελευταία πληρωμή θα καταβάλλεται μόνον μετά την τελική διανομή των αγαθών ή/και την παροχή των υπηρεσιών.

19. Οι απαιτήσεις σχετικά με επιπρόσθετους χώρους γραφείων, ανακαινίσεις, κ.λπ. παρουσιάζονται λεπτομερώς σε ένα εσωτερικό έγγραφο προϋπολογισμού, το οποίο απαριθμεί κάθε κονδύλιο δαπάνης, συνδεόμενο, όπου ενδείκνυται, με λεπτομέρειες της σύμβασης.

20. Στις αρχές κάθε έτους ένας κατάλογος των προτεινόμενων προσκλήσεων για την υποβολή προσφορών καταρτίζεται στο εσωτερικό του τομέα και ανακοινώσεις συντάσσονται και δημοσιεύονται στο Συμπλήρωμα της Επίσημης Εφημερίδας. Όλες οι ανακοινώσεις για τις προσκλήσεις υποβολής προσφορών υποβάλλονται για γνωμοδότηση στην ΣΕΑΣ πριν από τη δημοσίευση.

21. Ο λόγος για τον οποίο πολλές από τις συμβάσεις υπογράφονται αργότερα κατά τη διάρκεια του έτους είναι ότι μπορεί να χρειαστούν αρκετοί μήνες για την προετοιμασία ενός έργου. Στη συνέχεια, μπορεί επίσης να χρειαστούν αρκετοί μήνες για τη διαδικασία πρόσκλησης για την υποβολή προσφορών. Επομένως, τα έργα μπορεί να ξεκινούν στις αρχές του έτους, αλλά συχνά οι συμβάσεις δεν μπορούν να υπογραφούν πριν από τον Σεπτέμβριο ή τον Οκτώβριο. Δεδομένου ότι τουλάχιστον η κοινοτική συνεισφορά θα εξασφαλίζει στο μέλλον μια αξιόπιστη πηγή εσόδων με τις τρεις δόσεις που έχουν συμφωνηθεί με την Επιτροπή (βλέπε σημείο 6 παραπάνω), θα είναι μάλλον δυνατόν οι δαπάνες να κατανέμονται ισομερέστερα κατά τη διάρκεια του έτους.

22. Οι διαπραγματεύσεις μεταξύ του Οργανισμού και του Παγκόσμιου Οργανισμού Υγείας (ΠΟΥ) για την επέκταση της συνεργασίας στο πλαίσιο του SIAMED επεκτάθηκαν πέραν της ημερομηνίας λήξης της αρχικής σύμβασης. Αυτό οφειλόταν κυρίως στο γεγονός ότι ο ΠΟΥ επέμενε σε έναν διαφορετικό τύπο σχετικά με τον καταμερισμό του κόστους, δηλαδή ότι ο Οργανισμός έπρεπε να καλύψει σχεδόν τα δύο τρίτα του κόστους.

Η διαδικασία σε σχέση με αυτό το έργο οδήγησε έκτοτε στη δημιουργία μιας θέσης διαχειριστή συμβάσεων, προκειμένου να παρακολουθούνται στενότερα οι συμβατικές σχέσεις με τρίτα μέρη.

23-24. Ο λόγος για τον οποίο ορισμένες συμβάσεις μεταξύ του τμήματος διοίκησης και του τμήματος τεχνολογίας των πληροφοριών συνάπτονται με απευθείας συμφωνία είναι ότι ορισμένες εταιρείες, π.χ. ο προμηθευτής συστημάτων τηλεπικοινωνιών επιτρέπει την εγκατάσταση υλικού και λογισμικού μόνον συγκεκριμένου εμπορικού σήματος. Αποτυχία συμμόρφωσης με αυτό μπορεί να καταστήσει άκυρη τη σύμβαση συντήρησης.

25. Υπάρχει συμφωνία ως προς το γεγονός ότι η επιλογή των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων καθορίζεται συχνά από επείγουσες καταστάσεις. Η κατάσταση αυτή οφείλεται εν μέρει στις δυσκολίες που αντιμετωπίζει ο Οργανισμός ως προς την εκτίμηση των αναγκών κατά τη διάρκεια κάθε δημοσιονομικού έτους. Ο Οργανισμός θα καταβάλλει προσπάθειες προκειμένου να ενισχύσει τις διαδικασίες πρόβλεψης και δημοσιονομικού προγραμματισμού.