32000Y1227(11)

Εκθεση

για τις οικονομικές καταστάσεις του Γραφείου Εναρμόνισης στην Εσωτερική Αγορά (Αλικάντε) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Γραφείου

(2000/C 373/11)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στην επιτροπή προϋπολογισμού του Γραφείου Εναρμόνισης στην Εσωτερική Αγορά, σύμφωνα με το άρθρο 137, παράγραφος 2, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου(1).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Γραφείου Εναρμόνισης στην Εσωτερική Αγορά για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999. Σύμφωνα με το άρθρο 119, παράγραφος 2, στοιχείο γ) του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου(2), ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του προέδρου του Γραφείου. Η ευθύνη αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και την υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(3), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που προβλέπονται από το άρθρο 138 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου. Το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση των εν λόγω λογαριασμών, βάσει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις πολιτικές και τα πρότυπα ελέγχου που εφαρμόζει. Αυτά αποτελούν προσαρμογή των γενικώς παραδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων, προκειμένου να αντικατοπτρίζουν τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό παρασχέθηκε στο Συνέδριο κατάλληλο έρεισμα για να στηρίξει τη γνώμη που διατυπώνεται παρακάτω.

4. Αυτή η εξέταση έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει την εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΕΝΑΡΜΟΝΙΣΗΣ ΣΤΗΝ ΕΣΩΤΕΡΙΚΗ ΑΓΟΡΑ ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 1999

Δημοσιονομικός κανονισμός

5. Μέχρι το Δεκέμβριο του 1998, ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός προέβλεπε τον καταλογισμό των δαπανών συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, ο οποίος μπορούσε, μετά την επιστροφή, να αποτελέσει αντικείμενο επαναχρησιμοποίησης. Έκτοτε(4), ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός επιβάλλει τον καταλογισμό των δαπανών εκτός ΦΠΑ. Το Συνέδριο καλεί το Γραφείο να μεταφέρει τις νέες αυτές διατάξεις στη δική του κανονιστική ρύθμιση.

Αναλυτική λογιστική

6. Το Συνέδριο, στην προηγούμενη έκθεσή του, τόνισε την έλλειψη συστήματος αναλυτικής λογιστικής. Το Γραφείο καταρτίζει επί του παρόντος ένα τέτοιο σύστημα, το οποίο απομένει ακόμη να αυτοματοποιηθεί με τη βοήθεια ηλεκτρονικού υπολογιστή προκειμένου να καταστεί λειτουργικό.

Δημοσιονομικός ισολογισμός

Απογραφή

7. Κατά το τέλος του έτους, πραγματοποιήθηκε συμφωνία των κινήσεων μεταξύ της λογιστικής και του μητρώου απογραφής. Εντούτοις, κατά τη διάρκεια του έτους, έγινε διαχωρισμός μεταξύ των αρμοδιοτήτων της γενικής απογραφής και της αυτοματοποιημένης απογραφής μέσω υπολογιστή. Λόγω του διαχωρισμού αυτού και μετά από παραβολή, έγινε ανακατάταξη ορισμένων εμπορευμάτων από τη γενική απογραφή στην αυτοματοποιημένη απογραφή μέσω υπολογιστή. Κατά τη διάρκεια του έτους, για τη γενική απογραφή χρησιμοποιήθηκε νέο σύστημα.

8. Αυτές οι μεταβολές στη διαχείριση της απογραφής συνεπήχθησαν διαφορές στα σύνολα των απογραφών, μεταξύ της λογιστικής και του μητρώου απογραφής. Κατά τη διάρκεια της επίσκεψης, οι διαφορές δεν μπόρεσαν να υπολογιστούν αριθμητικά με ακρίβεια, η τάξη μεγέθους τους όμως δεν είναι τέτοια ώστε να επηρεάζει την αξιοπιστία των λογαριασμών.

9. Οι συμφωνίες μεταξύ της λογιστικής και του μητρώου απογραφής θα πρέπει να πραγματοποιούνται περιοδικά, προκειμένου να εξακριβώνεται η αντιστοιχία των εγγραφών.

Ασώματες ακινητοποιήσεις

10. Στο μητρώο απογραφής δεν καταχωρίζονται οι ασώματες ακινητοποιήσεις. Σύμφωνα με το Γραφείο, αυτά τα αγαθά αντιστοιχούν σε διάφορα πακέτα λογισμικού που καλύπτονται από άδειες. Το Γραφείο θα πρέπει να επαναφέρει την τήρηση του βιβλίου απογραφής για τις ασώματες ακινητοποιήσεις και να εκτιμά κατά πόσο τα αγαθά αυτά εξακολουθούν να είναι έγκυρα και κατά πόσο ανταποκρίνονται στους κανόνες της απογραφής.

Ανθρώπινοι πόροι

11. Όπως προκύπτει από τον παρακάτω πίνακα, σημειώνεται τακτική και σημαντική αύξηση του προσωπικού (βλέπε επίσης σημείο 15), παρά το γεγονός ότι ο ρυθμός αύξησής τους είναι βραδύτερος από ό, τι των αντιπροσωπευτικών δεικτών της δραστηριότητας του Γραφείου(5). Ωστόσο, το Γραφείο θα πρέπει να συνεχίσει να επαγρυπνά και να μεριμνήσει ώστε να συνεχιστούν οι προσπάθειές του για τη βελτίωση της παραγωγικότητάς του.

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

12. Κατά τη διάρκεια του έτους, το Γραφείο προέβη σε 196 προσλήψεις, 60 από τις οποίες προέρχονται από τη μετατροπή συμβάσεων αναπληρωματικών υπαλλήλων σε συμβάσεις επικουρικών υπαλλήλων και 53 από τη μετατροπή συμβάσεων επικουρικών υπαλλήλων σε συμβάσεις έκτακτων υπαλλήλων. Μόνον 17 άτομα προσελήφθησαν μετά τη δημοσίευση κενής θέσης.

13. Η θέση του προϊσταμένου της " Υπηρεσίας ανθρώπινων πόρων" δεν καλύφθηκε ποτέ. Λόγω του γεγονότος ότι το προσωπικό αριθμεί συνολικά 523 άτομα (τέλος του 1999), θα ήταν ευκταίο το Γραφείο να προβεί αμέσως στην κάλυψη αυτής της κενής θέσης.

Κτίριο

14. Σύμφωνα με τις συμβατικές διατάξεις, οι εργασίες θα έπρεπε να είχαν περατωθεί τον Ιούνιο του 1999. Ο επίσημος εγκαινιασμός πραγματοποιήθηκε κατά την ημερομηνία αυτή, αλλά η μετακόμιση πραγματοποιήθηκε μόλις τον Ιούνιο του 2000.

15. Το νέο κτίριο, συνολικού κόστους 23,6 εκατομμυρίων ευρώ, μπορεί να στεγάσει 400 άτομα και είναι ήδη ανεπαρκές. Πράγματι, λόγω της λίαν ικανοποιητικής αύξησης των αιτήσεων κατάθεσης, το Γραφείο προβλέπει, για το τέλος του 2001, ανάγκες σε γραφεία που να ανταποκρίνονται στη στέγαση 800 ατόμων. Κατά συνέπεια, το ήμισυ του προσωπικού θα στεγαστεί σε γραφεία διασκορπισμένα σε τρία ή τέσσερα άλλα κτίρια, το μηνιαίο μίσθωμα των οποίων θα υπερβαίνει συνολικά τα 90000 ευρώ.

Συμβουλευτική Επιτροπή Αγορών και Συμβάσεων (ΣΕΑΣ)

16. Κατά τη διάρκεια του έτους, 73 φάκελοι υπερέβησαν το όριο των 46000 ευρώ, πέραν του οποίου είναι αρμόδια η ΣΕΑΣ: 26 αντιστοιχούσαν σε συνολικό ποσό 12,3 εκατομμυρίων ευρώ μετά από άμεσες συμφωνίες, οκτώ σε συνολικό ποσό 1,6 εκατομμυρίων ευρώ μετά από κλειστές διαδικασίες, επτά σε συνολικό ποσό 1,4 εκατομμυρίων ευρώ μετά από διαδικασίες με διαπραγμάτευση και 32 σε συνολικό ποσό 32,2 εκατομμυρίων ευρώ μετά από ανοικτές διαδικασίες. Το Γραφείο θα πρέπει να εφαρμόζει με μεγαλύτερη αυστηρότητα τους κανόνες σύναψης συμβάσεων προκειμένου να εξασφαλίζει το μεγαλύτερο δυνατό ανταγωνισμό.

Έγγραφες διαδικασίες

17. Κατά τη διάρκεια του έτους 1999, η ΣΕΑΣ εξέδωσε ορισμένες γνωμοδοτήσεις όσον αφορά σημαντικά σχέδια μέσω έγγραφων διαδικασιών. Επομένως, η Επιτροπή δεν μπόρεσε να διαδραματίσει το ρόλο της προβαίνοντας σε συζητήσεις σχετικά με τα σχέδια. Έτσι, το Γραφείο, για τη σύμβαση συντήρησης των τεχνικών εγκαταστάσεων του νέου κτιρίου, δημοσίευσε πρόσκληση εκδήλωσης ενδιαφέροντος στην Επίσημη Εφημερίδα κατά το τέλος Μαρτίου του 1999, το άνοιγμα δε των προσφορών που παρελήφθησαν από όσους ανταποκρίθηκαν στην πρόσκληση πραγματοποιήθηκε στις 6 Μαΐου 1999. Στις 8 Οκτωβρίου 1999, ο πρόεδρος της ΣΕΑΣ ζήτησε από τα μέλη της Επιτροπής να γνωμοδοτήσουν εγγράφως πριν από τις 14 Οκτωβρίου 1999 σχετικά με ογκώδη έκθεση, που αφορούσε σύμβαση 1,6 εκατομμυρίων ευρώ. Ο φάκελος όμως αυτός δεν αντιστοιχούσε στις επείγουσες περιπτώσεις για τις οποίες προβλέπεται η έγγραφη διαδικασία.

Αγορά εκτυπωτών

18. Κατά το τέλος του έτους, η ΣΕΑΣ γνωμοδότησε υπέρ της αγοράς εκτυπωτών, αντί συνολικού ποσού 190000 ευρώ, από μία και μόνη εταιρεία δυνάμει " σύμβασης προμηθειών που δεν μπορεί να διαχωριστεί τεχνικώς από την κύρια σύμβαση ". Εντούτοις, η αγορά πρότυπων εκτυπωτών θα μπορούσε να διαχωριστεί από την κύρια σύμβαση.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 27ης Σεπτεμβρίου 2000.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 11 της 14.1.1994, σ. 33.

(2) ΕΕ L 11 της 14.1.1994, σ. 30.

(3) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 137, παράγραφος 1, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 40/94 του Συμβουλίου, οι λογαρισμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Γραφείου για το οικονομικό έτος 1999 καταρτίστηκαν στις 28 Μαρτίου 2000 και, στη συνέχεια, διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Γραφείου, στο Ευρωπαϊκό Κοινοβούλιο, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο, στο οποίο περιήλθαν στις 31 Μαρτίου 2000. Στους συνημμένους στην παρούσα έκθεση πίνακες παρουσιάζονται αυτές οι οικονομικές καταστάσεις σε συνοπτική μορφή.

(4) Βλέπε άρθρο 27, παράγραφος 2α του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, όπως τροποποιήθηκε με τον κανονισμό (ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ) αριθ. 2548/98 του Συμβουλίου, της 23ης Νοεμβρίου 1998 (ΕΕ L 320 της 28.11.1998, σ. 1).

(5) Βλέπε σχετικά, την ετήσια έκθεση για το οικονομικό έτος 1998 (ΕΕ C 372 της 22.12.1999, σ. 62, σημείο 12).

Πινακας 1

Ισολογισμός των οικονομικών ετών 1999 και 1998

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πινακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 1999 και 1998

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντήσεις του Γραφείου

5. Στην επιτροπή προϋπολογισμού του ΓΕΕΑ θα προταθεί, κατά τη διάρκεια της επόμενης συνεδρίασής της, τροποποίηση του δημοσιονομικού κανονισμού του Γραφείου, όσον αφορά την πρόσφατη προσαρμογή των διατάξεων του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

6. Το Γραφείο επιβεβαιώνει την εγκατάσταση και έναρξη λειτουργίας του συστήματος αναλυτικής λογιστικής, τα πρώτα αποτελέσματα του οποίου αναμένονται για το δεύτερο εξάμηνο του 2000.

8. Το σφάλμα που εντοπίστηκε από το Συνέδριο είναι σφάλμα λογιστικής φύσεως, δεδομένου ότι κανένα αντικείμενο δεν λείπει από τη φυσική απογραφή. Πράγματι, ορισμένα κινητά τηλέφωνα (GSM) και αναστροφείς δεν είχαν περιληφθεί στον κατάλογο απογραφής. Το Γραφείο έχει προσαρμόσει ήδη τη μέθοδό του σχετικά με τη συμφωνία των καταλόγων φυσικής και λογιστικής απογραφής.

9. Το Γραφείο έλαβε μέτρα έτσι ώστε οι περιοδικές συμφωνίες μεταξύ των καταλόγων φυσικής απογραφής και των καταλόγων λογιστικής απογραφής να αφορούν εφεξής το σύνολο των ασωμάτων ακινητοποιήσεων και όχι πλέον μόνο τις νέες καταχωρήσεις απογραφής.

10. Tο Γραφείο εξετάζει την περίοδο αυτή τις βελτιώσεις που πρέπει να επέλθουν στη μέθοδο απογραφής των ασώματων ακινητοποιήσεων.

11. Το 1999, ο αριθμός των αιτήσεων που υποβλήθηκαν για καταχώρηση σήματος αυξήθηκε πάνω από 35 % σε σχέση με το 1998. Το Γραφείο είναι, αναγκασμένο να προσαρμόσει τον αριθμό του προσωπικού του σε αυτήν την εξέλιξη. Προσπάθεια γίνεται στα ακόλουθα:

- περιορισμός της αύξησης στο προσωπικό που συμμετέχει άμεσα στην παραγωγική δραστηριότητα (περίπου 80 % του συνόλου), και

- αύξηση της παραγωγικότητας (περίπου 13 %).

12. Όσον αφορά τις κενές θέσεις που δημοσιεύθηκαν από το Γραφείο το 1999, πρέπει να επισημανθεί ότι:

- 24 κενές θέσεις δημοσιεύθηκαν στα πλαίσια των διαδικασιών επιλογής έκτακτων υπαλλήλων (κυρίως με τη βοήθεια ανακοινώσεων σε εφημερίδες ή σε διάφορα έντυπα)·

- 98 κενές θέσεις δημοσιεύθηκαν μετά την προκήρυξη διαγωνισμών από το ΓΕΕΑ (4 το 1999)·

- 14 κενές θέσεις δημοσιεύθηκαν στα διάφορα όργανα της Κοινότητας σύμφωνα με το άρθρο 29, παράγραφος 1, στοιχείο γ) του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης (μετάταξη).

Τέλος, το Γραφείο θέσπισε διατάξεις για τη δημοσίευση στο μέλλον των κενών θέσεων στη θέση του στο Διαδίκτυο.

13. Προσλήφθηκε προϊστάμενος της υπηρεσίας "Ανθρώπινοι πόροι και κοινωνικές υποθέσεις".

14. Κατά την διάρκεια των επίσημων εγκαινίων των κτιριακών εγκαταστάσεων από την ισπανική κυβέρνηση, τον Ιούνιο του 1999 (ημερομηνία που καθορίζεται στη σύμβαση κατασκευής, που συνάφθηκε μεταξύ των ισπανικών αρχών και του κατασκευαστή), εκκρεμούσε ακόμη η εκτέλεση ορισμένων εργασιών. Το Γραφείο δεν είχε πρόσβαση στο κτίριο πριν από το έτος 2000, και η εγκατάστασή του σε αυτό πραγματοποιήθηκε στην ουσία από την 1η Ιουλίου 2000.

15. Η επιτροπή προϋπολογισμού εξέτασε τον Σεπτέμβριο του 2000 το θέμα κατασκευής της φάσης ΙΙ, που θα επιτρέψουν στο κτίριο να στεγάζει περισσότερα από 800 άτομα. Οι εργασίες μπορούν να αρχίσουν (στην αρχή του 2002), μετά την επιτυχή ολοκλήρωση της διαδικασίας της σχετικής προκήρυξης για την ανάθεση του έργου.

16. Το Γραφείο, από τότε που δημιουργήθηκε, έχει υποχρεωθεί, προκειμένου να προβεί στη σύναψη πολυάριθμων συμβάσεων, να χρησιμοποιεί τη λύση της απευθείας ανάθεσης, επειδή οι αντίστοιχες προκηρύξεις για την ανάθεση έργου απέβησαν άκαρπες.

Πράγματι, αφ' ενός η περιοχή όπου το Γραφείο έχει την έδρα του, διαθέτει οικονομικό ιστό από τον οποίο συχνά λείπουν οι επιχειρήσεις που ενδεχομένως θα ικανοποιούσουν τις ανάγκες του Γραφείου και, επιπλέον, οι επιχειρήσεις που δεν δραστηριοποιούνται στην περιοχή, ελάχιστα ενδιαφέρονται να προβούν σε επενδύσεις με μοναδικό στόχο την ικανοποίηση των αναγκών του Γραφείου.

17. Κατά τη διάρκεια του 1999, οι πέντε έγγραφες διαδικασίες στις οποίες συμμετείχε η ΣΕΑΣ, (το 7,6 % του συνόλου των υποθέσεων που αυτή αντιμετώπισε). Τρεις από αυτές δικαιολογήθηκαν από την επείγουσα ανάγκη που συνδέονταν με την αποπεράτωση των οριστικών κτιριακών εγκαταστάσεων.

18. Η σύμβαση συντήρησης των τεχνικών εγκαταστάσεων καλύπτει τον εξοπλισμό των νέων κτιριακών εγκαταστάσεων (φάση Ι). Για να πραγματοποιηθεί η παραλαβή του κτιρίου και των εγκαταστάσεών του, έπρεπε προηγουμένως να έχουν εξασφαλισθεί όλες οι παροχές. Για αυτό ήταν υποχρεωτικό για το Γραφείο να διαθέτει σύμβαση συντήρησης. Αυτός είναι ο λόγος που το Γραφείο έπρεπε να εξετάσει αυτό το θέμα στο συντομότερο δυνατό χρόνο, σε ένα πλαίσιο όπου κάθε ημέρα καθυστέρησης από υπαιτιότητα του Γραφείου, είχε αντίκτυπο στις δαπάνες μίσθωσης των κτιρίων.

19. Η αγορά εκτυπωτών "συνήθους τύπου" δεν αποτελεί καθαυτή σύμβαση που υπόκειται τεχνικά σε άλλη. Εντούτοις, το Γραφείο θεώρησε ότι ήταν σκόπιμο να θεωρηθεί αυτή η σύμβαση ως συμπλήρωμα της σύμβασης που σύναψε η Επιτροπή, προκειμένου να είναι σε θέση να ωφεληθεί από τους συμφέροντες όρους που το θεσμικό όργανο έχει επιτύχει από τον προμηθευτή του, γνωρίζοντας ότι οι τεχνικές προδιαγραφές του εξοπλισμού που επιζητούσε το Γραφείο ήταν όμοιες με εκείνες του εξοπλισμού της Επιτροπής. Αυτό είναι σύμφωνο με την πρακτική που έχει ακολουθήσει το Γραφείο από την ημερομηνία της εγκατάστασής του στο Αλικάντε για τις συμβάσεις αγοράς εξοπλισμού πληροφορικής. Το Γραφείο έχει ήδη ζητήσει, επιπλέον, από την Επιτροπή να λάβει υπόψη τις ανάγκες του στα πλαίσια της νέας πρόσκλησης για την υποβολή προσφορών, την οποία το θεσμικό όργανο έχει προγραμματίσει να ολοκληρώσει εντός του 2000.