32000Y1227(10)

Εκθεση

για τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Κοινοτικού Γραφείου Φυτικών Ποικιλιών (ΚΓΦΠ - Angers) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Γραφείου

(2000/C 373/10)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Κοινοτικού Γραφείου Φυτικών Ποικιλιών, σύμφωνα με το άρθρο 111, παράγραφος 2, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου(1).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις οικονομικές καταστάσεις του Κοινοτικού Γραφείου Φυτικών Ποικιλιών για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999. Σύμφωνα με το άρθρο 110 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου, ο προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του προέδρου του Γραφείου. Η ευθύνη αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και την υποβολή των οικονομικών καταστάσεων(2), σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που προβλέπει το άρθρο 112 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94(3) του Συμβουλίου. Το Ελεγκτικό Συνέδριο υποχρεούται να προβαίνει στην εξέταση των εν λόγω λογαριασμών, βάσει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

3. Το Συνέδριο διενήργησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους ελέγχου και τα ελεγκτικά πρότυπα που εφαρμόζει. Τα τελευταία έχουν προσαρμοστεί σύμφωνα με τα γενικώς παραδεκτά διεθνή ελεγκτικά πρότυπα, ώστε να αντικατοπτρίζεται ο ειδικός χαρακτήρας του κοινοτικού πλαισίου. Εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες στο πλαίσιο αυτό. Με τον έλεγχο αυτό το Συνέδριο αποκόμισε εύλογη βάση προκειμένου να στηρίξει τη γνώμη που διατυπώνεται παρακάτω.

4. Η εξέταση αυτή έδωσε στο Συνέδριο τη δυνατότητα να αποκομίσει εύλογη βεβαιότητα ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί του οικονομικού έτους που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΤΙΚΟΥ ΓΡΑΦΕΙΟΥ ΦΥΤΙΚΩΝ ΠΟΙΚΙΛΙΩΝ (ΚΓΦΠ - ANGERS) ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 1999

Ανάλυση της εκτέλεσης προϋπολογισμού

5. Οι τελικές πιστώσεις του Γραφείου για το οικονομικό έτος 1999, ήτοι 8,2 εκατομμύρια ευρώ, χρησιμοποιήθηκαν μέχρι 3,7 εκατομμύρια ευρώ (ήτοι 45 %) κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους, 3,1 εκατομμύρια ευρώ (ήτοι 38 %) μεταφέρθηκαν αυτόματα στο οικονομικό έτος 2000 και 1,4 εκατομμύρια ευρώ (ήτοι 17 %) ακυρώθηκαν στις 31 Δεκεμβρίου 1999.

6. Ο κύριος όγκος των δαπανών του οικονομικού έτους συνίσταται σε έξοδα προσωπικού (2,5 εκατομμύρια ευρώ) και λειτουργίας (0,5 εκατομμύρια ευρώ), ενώ οι μεταφορές αφορούν κυρίως τη διαρρύθμιση της μελλοντικής έδρας του Γραφείου (1,4 εκατομμύρια ευρώ), καθώς και το κόστος των τεχνικών εξετάσεων που απομένουν να πραγματοποιηθούν σε ποικιλίες που τελούν υπό προστασία (1,3 εκατομμύρια ευρώ).

7. Οι πιστώσεις που μεταφέρθηκαν αυτομάτως από το οικονομικό έτος 1998 στο οικονομικό έτος 1999, ήτοι 1,6 εκατομμύρια ευρώ, χρησιμοποιήθηκαν σχεδόν στο σύνολό τους όσον αφορά τους τίτλους I και II του προϋπολογισμού (δαπάνες προσωπικού και λειτουργίας), ενώ ένα σημαντικό τμήμα των επιχειρησιακών πιστώσεων που μεταφέρθηκαν (0,6 εκατομμύρια ευρώ από 1,3 εκατομμύρια ευρώ) χρειάστηκε να ακυρωθεί στις 31 Δεκεμβρίου 1999, λόγω ακατάλληλων δημοσιονομικών ρυθμίσεων (βλέπε σημεία 11 - 12 παρακάτω).

Λογιστικά συστήματα

8. Επειδή η χρησιμοποίηση της εφαρμογής Sincom 2 (SI 2), η οποία είναι κοινή σε πολλούς αποκεντρωμένους οργανισμούς, έγινε μόνο την 1η Ιανουαρίου 2000, η λογιστική του προϋπολογισμού και η γενική λογιστική του Γραφείου εξακολούθησαν, μέχρι τις 31 Δεκεμβρίου 1999, να τηρούνται μέσω ενός πινακοποιητή και ενός λογιστικού λογισμικού του εμπορίου αντίστοιχα. Λαμβανομένου υπόψη του κινδύνου σφαλμάτων και των ανακολουθιών που συνδέονται με τη χρήση των διαφόρων αυτών μέσων, το Συνέδριο παραμένει στις παρατηρήσεις που είχε διατυπώσει σχετικά στο παρελθόν(4), έχοντας υπόψη ότι, αντίθετα με τις διατάξεις του άρθρου 123, παράγραφος 4, των λεπτομερών κανόνων εφαρμογής του δημοσιονομικού του κανονισμού, το Γραφείο δεν πραγματοποιεί ακόμη τη μηνιαία συμφωνία των εγγραφών.

Δημοσιονομικές ρυθμίσεις

Κανονιστική ρύθμιση σχετική με τα τέλη

9. Η κανονιστική ρύθμιση σχετική με τα τέλη(5) δεν καθιστά απαιτητή την καταβολή του τέλους εξέτασης σχετικά με την πρώτη περίοδο βλάστησης παρά ένα μήνα μετά την έναρξη των εξετάσεων, και συνεπώς δεν επιτρέπει στο Γραφείο να έχει την εγγύηση όσον αφορά την πραγματική είσπραξη του τέλους που αντιστοιχεί στις εργασίες για τις οποίες δόθηκε εντολή στα κέντρα εξέτασης. Για την ορθολογικοποίηση της διαδικασίας εξέτασης των αιτήσεων, ο κανονισμός του Γραφείου θα πρέπει να τροποποιηθεί για να είναι δυνατή η είσπραξη του τέλους εξέτασης εκ των προτέρων.

Καταλογισμός του ΦΠΑ

10. Μέχρι τον Δεκέμβριο του 1998, ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός προέβλεπε τον καταλογισμό των δαπανών συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ, ο οποίος ύστερα από απόδοση μπορούσε να επαναχρησιμοποιηθεί. Έκτοτε(6), ο γενικός δημοσιονομικός κανονισμός επιβάλλει οι δαπάνες να καταλογίζονται εκτός ΦΠΑ. Το Συνέδριο καλεί το Γραφείο να υιοθετήσει τους νέους αυτούς κανόνες στη δική του κανονιστική ρύθμιση.

Οικονομικές αναλήψεις υποχρεώσεων που καλύπτουν πολλά οικονομικά έτη

11. Λαμβανομένης υπόψη της διάρκειας του κύκλου ορισμένων τεχνικών εξετάσεων (οι οποίες μπορούν να εκτείνονται σε περίοδο τεσσάρων ετών), ορισμένες εξετάσεις ή εκθέσεις που έχει ζητήσει το Γραφείο κατά τη διάρκεια ενός καθορισμένου οικονομικού έτους και για τις οποίες έχει πραγματοποιηθεί ανάληψη δαπάνης στο πλαίσιο του ίδιου αυτού οικονομικού έτους, δεν έχουν ολοκληρωθεί, ούτε τιμολογηθεί στις 31 Δεκεμβρίου του οικονομικού έτους ν+ 1, ημερομηνία κατά την οποία οι μεταφερόμενες προς το σκοπό αυτό πιστώσεις ακυρώνονται υποχρεωτικά. Μια νέα οικονομική ανάληψη υποχρέωσης, καταλογιζόμενη στις πιστώσεις του προϋπολογισμού του οικονομικού έτους ν+ 2, πρέπει συνεπώς να πραγματοποιηθεί για την κάλυψη των νομικών υποχρεώσεων που ανέλαβε το Γραφείο στο παρελθόν.

12. Η κατάσταση αυτή, η οποία περιγράφεται εξάλλου στην έκθεση διαχείρισης του Γραφείου, λαμβάνει μεγαλύτερες διαστάσεις από χρόνο σε χρόνο. Έχει ως συνέπεια, μεταξύ άλλων, στις οικονομικές καταστάσεις, οι λογιστικές αναλήψεις υποχρεώσεων του Γραφείου στις 31 Δεκεμβρίου 1999 να υποτιμώνται κατά 0,5 εκατομμύρια ευρώ (έναντι 0,2 εκατομμυρίων ευρώ στις 31 Δεκεμβρίου 1998). Για να ληφθούν καλύτερα υπόψη οι δεσμεύσεις, οι οποίες έχουν επίπτωση στις δραστηριότητες του Γραφείου και για να βελτιωθεί η διαφάνεια των λογαριασμών του, το Γραφείο θα πρέπει να τροποποιήσει το δημοσιονομικό κανονισμό του.

Εγκαταστάσεις της νέας έδρας του Γραφείου

13. Ενώ σύμφωνα με τις αρχικές προβλέψεις το Γραφείο έπρεπε να έχει στην κατοχή του τη νέα έδρα του στις αρχές του πρώτου εξαμήνου 1999, η πραγματική έναρξη της επικαρπίας του κτιρίου ορίστηκε μόνο τον Οκτώβριο του 2000. Η μετάθεση της ημερομηνίας εγκατάστασης έχει ως αποτέλεσμα την πληρωμή επιπλέον μισθωμάτων ποσού άνω των 100000 ευρώ.

Γαλλικά οικογενειακά επιδόματα

14. Στη Γαλλία, η νομοθεσία προβλέπει να καταβάλλονται οικογενειακά επιδόματα σε κάθε κάτοικο της γαλλικής επικράτειας που έχει τουλάχιστον δύο συντηρούμενα τέκνα. Οι εθνικές αρχές επιβεβαίωσαν στο Γραφείο ότι ήταν σκόπιμο "να καταβάλλουν κατά προτεραιότητα το σύνολο των γαλλικών οικογενειακών επιδομάτων στους υπαλλήλους των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων". Το Γραφείο θα πρέπει να συνεχίσει τις προσπάθειές του για να εφαρμοστεί η διάταξη αυτή και να μετριαστούν έτσι οι δαπάνες ίδιας φύσης με τις οποίες επιβαρύνεται ο προϋπολογισμός του ΚΓΦΠ.

Καθυστέρηση στον καθορισμό των εξόδων εξέτασης

15. Στο άρθρο 93, παράγραφος 1, των κανόνων εκτέλεσης σχετικά με τη διαδικασία ενώπιον του Γραφείου(7), ορίζεται ότι "(...) μέχρι τις 27 Απριλίου 1997, το διοικητικό συμβούλιο θα καθορίσει ενιαίες μεθόδους υπολογισμού των εξόδων και την ενιαία σύσταση των εξόδων που θα ισχύουν για όλα τα συγκεκριμένα γραφεία εξέτασης". Το Γραφείο άρχισε τις εργασίες αυτές μόνο κατά τη διάρκεια του τελευταίου τριμήνου 1999 και σύμφωνα με την απόφαση του διοικητικού συμβουλίου της 28ης και 29ης Σεπτεμβρίου 1999, οι εργασίες αυτές θα έπρεπε να λήξουν στις 31 Δεκεμβρίου 2000, ήτοι περισσότερο από τρία έτη μετά την προθεσμία λήξης που ορίστηκε από τον κανονισμό(8).

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 27ης Σεπτεμβρίου 2000.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 227 της 1.9.1994, σ. 27.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 111, παράγραφος 2, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2100/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και δαπανών του Γραφείου για το οικονομικό έτος 1999 καταρτίστηκαν στις 14 Απριλίου 2000 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Γραφείου, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο, στο οποίο περιήλθαν στις 25 Απριλίου 2000. Ο ισολογισμός στις 31 Δεκεμβρίου 1998 και στις 31 Δεκεμβρίου 1999, καθώς και ο λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 1998 και 1999 παρατίθενται σε συντετμημένη μορφή στους συνημμένους στην παρούσα έκθεση πίνακες 1 και 2.

(3) ΕΕ L 227 της 1.9.1994, σ. 28.

(4) Εκθέσεις για τις οικονομικές καταστάσεις του ΚΦΓΠ για τα οικονομικά έτη 1995, 1996 και 1997 (ΕΕ C 393 της 29.12.1997, σ. 52, σημεία 1.5 - 1.6, και ΕΕ C 406 της 28.12.1998, σ. 49, σημείο 1.6).

(5) Βλέπε άρθρο 8, παράγραφος 2, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 1238/95 του Συμβουλίου της 31ης Μαΐου 1995 (ΕΕ L 121 της 1.6.1995, σ. 31).

(6) Βλέπε άρθρο 27, παράγραφος 2α, του δημοσιονομικού κανονισμού που εφαρμόζεται στο γενικό προϋπολογισμό των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, όπως τροποποιήθηκε από τον κανονισμό (ΕΚ, ΕΚΑΧ, Ευρατόμ) αριθ. 2548/98 του Συμβουλίου της 23ης Νοεμβρίου 1998 (ΕΕ L 320 της 28.11.1998, σ. 1).

(7) Κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 1239/95 της Επιτροπής (ΕΕ L 121 της 1.6.1995, σ. 37).

(8) Βλέπε σημείο 11 της έκθεσης για το οικονομικό έτος 1998 (ΕΕ C 372 της 22.12.1999, σ. 57).

Πινακας 1

Δημοσιονομικός ισολογισμός της 31ης Δεκεμβρίου 1999 και 1998

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πινακας 2

Λογαριασμός διαχείρισης των οικονομικών ετών 1999 και 1998

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του Γραφείου

8. Λογιστικά συστήματα

Το Γραφείο προέβη στην εγκατάσταση του συστήματος SI 2, το οποίο είναι αντιγραφή του συστήματος Sincom που χρησιμοποιεί η Επιτροπή, τον Δεκέμβριο του 1998. Για το οικονομικό έτος 1999, οι λογαριασμοί τηρήθηκαν μέσω πινακοποιητή (εφαρμογή Excel), αλλά και με το SI 2 όσον αφορά τη λογιστική του προϋπολογισμού, και το Expert M όσον αφορά τη γενική λογιστική.

Για το θέμα των μηνιαίων συμφωνιών, το Γραφείο ανέπτυξε και έθεσε σε εφαρμογή μια σχετική διαδικασία. Οι εν λόγω συμφωνίες διενεργούνται πλέον.

9. Κανονιστική ρύθμιση σχετικά με τα τέλη

Η προτεινόμενη τροποποίηση έχει ήδη πραγματοποιηθεί, καθώς ισχύει πλέον ο κανονισμός (ΕΚ) αριθ. 329/2000 της Επιτροπής της 11ης Φεβρουαρίου 2000.

10. Καταλογισμός του ΦΠΑ

Το Γραφείο έλαβε τα απαραίτητα μέτρα για τη μεταφορά, στον δικό του δημοσιονομικό κανονισμό, των νέων κοινοτικών διατάξεων σχετικά με τον καταλογισμό των δαπανών και των επιστροφών του ΦΠΑ. Το διοικητικό συμβούλιο του Γραφείου θα μπορεί να εγκρίνει αυτό το σχέδιο τροποποίησης μετά τη λήψη των σχετικών παρατηρήσεων από το Ελεγκτικό Συνέδριο.

11 και 12. Δημοσιονομικός κανονισμός και τέλη εξέτασης

Το Γραφείο έλαβε τα απαραίτητα μέτρα προκειμένου να καταρτιστεί σχέδιο τροποποίησης του δημοσιονομικού κανονισμού του, με σκοπό να καταστεί δυνατή η βελτίωση της διαχείρισης των εξόδων που συνεπάγονται οι τεχνικές εξετάσεις. Με το εν λόγω σχέδιο επιδιώκεται να δοθεί στο Γραφείο η δυνατότητα μεταφοράς στα επόμενα έτη των πιστώσεων που έχουν από νομική άποψη αναληφθεί για την εξασφάλιση των δαπανών για αποζημιώσεις, οι οποίες πρέπει να καταβληθούν στα γραφεία εξέτασης για τη διενέργεια τεχνικών εξετάσεων.

13. Διαρρύθμιση των νέων εγκαταστάσεων του Γραφείου

Όσον αφορά τη διαρρύθμιση των νέων οριστικών κτιριακών εγκαταστάσεων του Γραφείου, σημειώθηκε σημαντική καθυστέρηση για τους ακόλουθους λόγους:

- χρονοβόρες διαδικασίες για τις δημόσιες συμβάσεις, επιβαλλόμενες από τις κανονιστικές ρυθμίσεις της Κοινότητας,

- χρονοβόρες διαδικασίες του γαλλικού δημοσίου όσον αφορά τη χορήγηση οικοδομικής άδειας,

- ορισμένες προσκλήσεις υποβολής προσφορών απέβησαν άκαρπες,

- δυσκολίες που προέκυψαν στην πράξη όσον αφορά την ποιότητα των προμηθευτών.

14. Γαλλικά οικογενειακά επιδόματα

Το Γραφείο προβαίνει σε ενέργειες με βάση τις παρατηρήσεις του Συνεδρίου. Θα συνεχίσει στο ίδιο πνεύμα, τηρώντας αυστηρά τις διατάξεις του πρωτοκόλλου περί των προνομίων και ασυλιών των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων, του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, καθώς και της σχετικής νομολογίας του Δικαστηρίου (απόφαση αριθ. 186/85), προκειμένου να επωφεληθεί από τη λύση που υπέδειξαν οι γαλλικές αρχές.

15. Καθυστέρηση στον καθορισμό των μεθόδων υπολογισμού των δαπανών τεχνικής εξέτασης

Ο πρόεδρος του ΚΓΦΠ συνέστησε το 1996, με βάση συγκεκριμένη εντολή που έλαβε από το διοικητικό συμβούλιο, μία ομάδα εμπειρογνωμόνων στην οποία ανέθεσε να εκπονήσει σχέδιο ενιαίας μεθόδου υπολογισμού των εν λόγω δαπανών. Η πρώτη συνεδρίαση της ομάδας αυτής πραγματοποιήθηκε στις 26 Νοεμβρίου 1996. Ακολούθησε σειρά συνεδριάσεων και η ομάδα κατέληξε στο συμπέρασμα ότι, προκειμένου να καταστεί δυνατή η ολοκλήρωση του σχεδίου, είναι απαραίτητη η βοήθεια εξωτερικών εμπειρογνωμόνων. Αυτό το συμπέρασμα προσεπικυρώθηκε και από το διοικητικό συμβούλιο.

Δεδομένου ότι η σχετική πρόσκληση υποβολής προσφορών για την επιλογή εξωτερικού εμπειρογνώμονα-λογιστή δεν έφερε τελικά αποτέλεσμα, ο πρόεδρος προσέλαβε λογιστή ως μέλος του έκτακτου προσωπικού του Γραφείου, κύριο καθήκον του οποίου είναι ο συντονισμός και η υποστήριξη των ενεργειών της προαναφερθείσας ομάδας εργασίας. Η πρόταση για ενιαία μέθοδο υπολογισμού των δαπανών πρέπει να είναι έτοιμη για υποβολή στο διοικητικό συμβούλιο κατά τη συνεδρίαση του Οκτωβρίου 2000. Κατά την ίδια συνεδρίαση, θα υποβληθεί στο διοικητικό συμβούλιο και άλλη πρόταση που εκπονήθηκε με πρωτοβουλία του Γραφείου και αφορά την τροποποίηση των δαπανών των εξετάσεων DHS.

Σύμφωνα με τα αποτελέσματα των πρόσφατων υπολογισμών, προέκυψε ότι το ποσό της αμοιβής, το οποίο καθορίζεται βάσει της αρχής "εισροές-εκροές" (in-out) που εφαρμόζει μέχρι σήμερα το Γραφείο, είναι στις περισσότερες περιπτώσεις μικρότερο από το αντίστοιχο ποσό των πραγματικών δαπανών που συνεπάγεται η εξέταση. Για αυτόν ακριβώς τον λόγο, η διαπιστωθείσα καθυστέρηση στην έγκριση μεθόδων υπολογισμού των δαπανών δεν είχε καμία αρνητική επίπτωση στα οικονομικά του Γραφείου.