32000Y1227(04)

Εκθεση

σχετικά με τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης (Λουξεμβούργο) για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999, συνοδευόμενη από τις απαντήσεις του Κέντρου

(2000/C 373/04)

ΠΙΝΑΚΑΣ ΠΕΡΙΕΧΟΜΕΝΩΝ

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

ΓΝΩΜΗ ΤΟΥ ΣΥΝΕΔΡΙΟΥ

1. Η παρούσα έκθεση απευθύνεται στο διοικητικό συμβούλιο του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης, σύμφωνα με το άρθρο 14, παράγραφος 4, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου(1).

2. Το Συνέδριο εξέτασε τις δημοσιονομικές καταστάσεις του Μεταφραστικού Κέντρου των Οργάνων της Ευρωπαϊκής Ένωσης για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999. Σύμφωνα με το άρθρο 14, παράγραφος 1, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου, o προϋπολογισμός εκτελέστηκε υπό την ευθύνη του διευθυντή. Η ευθύνη αυτή περιλαμβάνει την κατάρτιση και την παρουσίαση των δημοσιονομικών καταστάσεων(2) σύμφωνα με τις εσωτερικές δημοσιονομικές διατάξεις που προβλέπονται στο άρθρο 15 του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου. Το Ελεγκτικό Συνέδριο οφείλει να προβαίνει στην εξέταση αυτών των λογαριασμών βάσει του άρθρου 248 της συνθήκης για την ίδρυση της Ευρωπαϊκής Κοινότητας.

3. Το Συνέδριο πραγματοποίησε τον έλεγχό του σύμφωνα με τις μεθόδους ελέγχου και τα ελεγκτικά πρότυπά του. Τα τελευταία αποτελούν προσαρμογή των γενικώς αποδεκτών διεθνών ελεγκτικών προτύπων κατά τρόπο που να αντικατοπτρίζει τον ειδικό χαρακτήρα του κοινοτικού πλαισίου. Εξέτασε τα λογιστικά έγγραφα και εφάρμοσε τις ελεγκτικές διαδικασίες που κρίθηκαν αναγκαίες σε αυτό το πλαίσιο. Το Συνέδριο έλαβε με τον έλεγχο αυτό μια εύλογη βάση για να στηρίξει τη γνώμη που διατυπώνει παρακάτω.

4. Η εξέταση αυτή επέτρεψε στο Συνέδριο να λάβει την εύλογη διαβεβαίωση ότι οι ετήσιοι λογαριασμοί για το οικονομικό έτος που έκλεισε στις 31 Δεκεμβρίου 1999 είναι αξιόπιστοι και ότι οι υποκείμενες πράξεις είναι, στο σύνολό τους, νόμιμες και κανονικές.

ΚΥΡΙΟΤΕΡΕΣ ΠΑΡΑΤΗΡΗΣΕΙΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΗ ΤΟΥ ΠΡΟΫΠΟΛΟΓΙΣΜΟΥ ΤΟΥ ΜΕΤΑΦΡΑΣΤΙΚΟΥ ΚΕΝΤΡΟΥ ΤΩΝ ΟΡΓΑΝΩΝ ΤΗΣ ΕΥΡΩΠΑΪΚΗΣ ΕΝΩΣΗΣ (ΛΟΥΞΕΜΒΟΥΡΓΟ) ΓΙΑ ΤΟ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟ ΕΤΟΣ ΠΟΥ ΕΚΛΕΙΣΕ ΣΤΙΣ 31 ΔΕΚΕΜΒΡΙΟΥ 1999

Ανάλυση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού

5. Η αύξησης της ζήτησης για μεταφράσεις κατά τη διάρκεια του οικονομικού έτους επέτρεψε σημαντική αύξηση των εσόδων που είχαν εγγραφεί στον προϋπολογισμό, τα οποία από την αρχική πρόβλεψη των 13,6 εκατομμυρίων ευρώ αυξήθηκαν σε 17,3 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι κατά 27 %. Τα προβλεπόμενα έσοδα βεβαιώθηκαν και εισπράχθηκαν σχεδόν στο σύνολό τους, ήτοι 14 εκατομμύρια ευρώ.

6. Δυνάμει της αρχής της ισοσκέλισης του προϋπολογισμού του Κέντρου, με τα έσοδα του οικονομικού έτους εγκρίθηκαν αναλήψεις υποχρεώσεων ύψους 17,3 εκατομμυρίων ευρώ, εκ των οποίων τα 14,1 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι 82 %, αναλήφθηκαν πραγματικά, ενώ το υπόλοιπο ακυρώθηκε. Από τις υποχρεώσεις που αναλήφθηκαν το 1999 βάσει των πιστώσεων του 1999, 3, 1 εκατομμύρια ευρώ, ήτοι 22 %, χρειάστηκε να μεταφερθούν στο επόμενο οικονομικό έτος.

7. Η έκταση της αύξησης των εσόδων και η σχετική σημασία των μεταφορών και ακυρώσεων πιστώσεων δείχνει την ανάγκη να τελειοποιήσει το Κέντρο τις προβλέψεις του για την πλήρωση θέσεων, καθώς και να υιοθετήσει ρεαλιστικότερα στοιχεία τιμολόγησης (βλέπε σημείο 9 παρακάτω) και να αναπτύξει ακόμη περισσότερο τη συνεννόηση με τα κοινοτικά όργανα και οργανισμούς που είναι πελάτες του.

8. Για τις αναλήψεις υποχρεώσεων που μεταφέρθηκαν από το προηγούμενο οικονομικό έτος, ήτοι 2,5 εκατομμύρια ευρώ, αναλώθηκαν μέχρι του ποσού των 1,9 εκατομμυρίων ευρώ, ήτοι κατά 76 %, το δε υπόλοιπο ακυρώθηκε.

Αναλυτική λογιστική

9. Το Συνέδριο είχε παρατηρήσει στην έκθεσή του για το οικονομικό έτος 1998(3) σημαντική διαφορά μεταξύ του προβλεπόμενου κόστους μιας μεταφρασμένης σελίδας και του πραγματικού κόστους. Το αποτέλεσμα είναι να διενεργούνται σημαντικές επιστροφές. Η κατάσταση επαναλήφθηκε το 1999, κατά τη διάρκεια του οποίου οι μεταφρασμένες σελίδες τιμολογούνταν προς 74 ευρώ η σελίδα, ήτοι κατά 15,5 % περισσότερο από την τελευταία διαθέσιμη εκτίμηση του κόστους, που ήταν 64 ευρώ η σελίδα.

10. Οι ακριβέστερες και ρεαλιστικότερες εκτιμήσεις θα επέτρεπαν να μειωθούν οι επιστροφές στους κοινοτικούς οργανισμούς που είναι πελάτες του Κέντρου και θα διευκόλυναν την ταμειακή τους διαχείριση. Επομένως, το Συνέδριο επαναλαμβάνει τις επιθυμίες που είχε διατυπώσει(4) να αποκτήσει το Κέντρο αναλυτική λογιστική, προκειμένου να γνωρίζει, κατά οργανισμό και κατά τύπο παρεχόμενων υπηρεσιών, το πραγματικό κόστος τους.

Απογραφή

11. Η απογραφή παρουσιάζει ανωμαλίες στην αρίθμηση των ειδών. Εξάλλου, η αξία ορισμένων εξοπλισμών που καταγράφονται στο βιβλίο απογραφής δεν παρατίθεται στον ισολογισμό. Επίσης, το Κέντρο δεν ήταν σε θέση να πραγματοποιήσει συμφωνία του ισολογισμού με το βιβλίο απογραφής κατά το κλείσιμο του οικονομικού έτους. Μολονότι αυτές οι ανωμαλίες δεν είναι τέτοιες που να επηρεάζουν την αξιοπιστία των λογαριασμών, το Κέντρο καλείται να τηρεί αυστηρότερα την απογραφή του και να διενεργεί τουλάχιστον μία φορά το χρόνο πλήρη συμφωνία μεταξύ της λογιστικής του και του βιβλίου απογραφής του.

Σύναψη συμβάσεων

12. Στα πλαίσια της αξιολόγησης μιας προσφοράς μετάφρασης, σύμφωνα με τα έγγραφα που υπήρχαν στους φακέλους της ΣΕΑΣ, η έκθεση που υποβλήθηκε στην τελευταία έκρινε ότι είχε δοθεί ίση σημασία στον παράγοντα τιμή και στον παράγοντα ποιότητα. Η εξέταση της μεθόδου υπολογισμού που χρησιμοποιήθηκε για την κατάταξη των διαφόρων προσφορών δείχνει ότι ο παράγοντας ποιότητα είχε πολύ μεγάλη βαρύτητα.

13. Στα πλαίσια αυτής της ίδιας πρόσκλησης για υποβολή προσφορών, η οποία απέδωσε 38 απαντήσεις, οι τιμές που αναφέρθηκαν για τρεις προσφέροντες στο δελτίο αξιολόγησης διέφεραν από εκείνες που υπήρχαν στις προτάσεις τους, με αποτέλεσμα να γίνουν σφάλματα κατάταξης. Θα πρέπει να δίνεται ιδιαίτερη προσοχή στις διαδικασίες αξιολόγησης, ώστε αυτή να μην επηρεάζεται από σφάλματα.

14. Στις αρχές του 1998, και έπειτα από διαβούλευση με τη ΣΕΑΣ, το Κέντρο σύναψε μια πρώτη σύμβαση 68245 ευρώ για ένα πληροφορικό σχέδιο διαχείρισης των ανεξάρτητων μεταφραστών. Για να επεκτείνει το σχέδιο, το Κέντρο σύναψε συμπληρωματική σύμβαση 146375 ευρώ τον Δεκέμβριο του 1998, που θα εκτελούνταν κατά το μεγαλύτερο μέρος το 1999. Για να καθορίσει τους όρους της δεύτερης σύμβασης, το Κέντρο βασίστηκε σε μια σύμβαση-πλαίσιο που είχε συνάψει η Επιτροπή, όπως και για την πρώτη σύμβαση. Εξάλλου, αυτή η δεύτερη σύμβαση ανατέθηκε με απευθείας συμφωνία, χωρίς να ζητηθεί η γνώμη της ΣΕΑΣ. Επιπλέον, η μη εξέταση της επέκτασης του σχεδίου από την ΣΕΑΣ δεν επιτρέπει να εξακριβωθεί το βάσιμο του συμπληρωματικού κόστους σε σχέση με τους στόχους αυτής της επέκτασης.

Γραφεία

15. Η κατάσταση που επισημάνθηκε από το Συνέδριο το 1997(5) και το 1998(6) δεν είχε καμία εξέλιξη το 1999: το Κέντρο εξακολουθεί να στεγάζεται στα γραφεία που έθεσαν στη διάθεσή του οι λουξεμβουργιανές αρχές, χωρίς να υπάρχει συμφωνία μεταξύ των μερών για τους όρους χρησιμοποίησης των γραφείων (ποσό του ενδεχόμενου μισθώματος, επιφάνειες και εξοπλισμοί που εκμισθώνονται, διάρκεια της μίσθωσης...). Θα ήταν ευκταίο να συναφθεί μια συμφωνία με τη δέουσα μορφή ώστε να αποσαφηνιστεί η κατάσταση, ιδίως στο επίπεδο των δημοσιονομικών καταστάσεων του Κέντρου.

Η παρούσα έκθεση εγκρίθηκε από το Ελεγκτικό Συνέδριο στο Λουξεμβούργο κατά τη συνεδρίασή του της 11ης και 12ης Οκτωβρίου 2000.

Για το Ελεγκτικό Συνέδριο

Jan O. Karlsson

Πρόεδρος

(1) ΕΕ L 314 της 7.12.1994, σ. 1.

(2) Κατ' εφαρμογή του άρθρου 14, παράγραφος 3, του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 2965/94 του Συμβουλίου, οι λογαριασμοί για το σύνολο των εσόδων και των δαπανών του Κέντρου για το οικονομικό έτος 1999 καταρτίστηκαν στις 2 Μαρτίου 2000 και κατόπιν διαβιβάστηκαν στο διοικητικό συμβούλιο του Κέντρου, στην Επιτροπή και στο Ελεγκτικό Συνέδριο. Το Συνέδριο τους παρέλαβε στις 3 Μαρτίου 2000. Στους πίνακες που επισυνάπτονται στην παρούσα έκθεση παρουσιάζονται με συντετμημένη μορφή αυτές οι δημοσιονομικές καταστάσεις.

(3) ΕΕ C 372 της 22.12.1999, σημείο 7, σ. 20.

(4) ΕΕ C 393 της 29.12.1997, σημείο 1.6, σ. 47 και ΕΕ C 406 της 28.12.1998, σημείο 1.6, σ. 33.

(5) ΕΕ C 406 της 28.12.1998, σημείο 1.13, σ. 33.

(6) ΕΕ C 372 της 22.12.1999, σημείο 18, σ. 20.

Πινακας 1

Ισολογισμοί της 31ης Δεκεμβρίου 1999 και 1998

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Πινακας 2

Λογαριασμοί διαχείρισης των οικονομικών ετών 1999 και 1998

>ΘΕΣΗ ΠΙΝΑΚΑ>

Απαντησεις του κεντρου

Ανάλυση της εκτέλεσης του προϋπολογισμού

Σημεία 5, 6, 7 και 8

Από το 1997, το Κέντρο καταρτίζει διορθωτικό και συμπληρωματικό προϋπολογισμό (ΔΣΠ) για κάθε οικονομικό έτος, προκειμένου να ληφθεί υπόψη ο αυξανόμενος όγκος των δραστηριοτήτων του Κέντρου.

Το 1999, ο ΔΣΠ επέτρεψε την προσαρμογή του προϋπολογισμού στην απρόβλεπτη αύξηση της ζήτησης για εργασίες, καθώς και στη μείωση της προβλεπόμενης τιμής ανά σελίδα από 79 ευρώ σε 74 ευρώ, ήτοι κατά 6,5 %, όπως αναλύεται στη γενική εισαγωγή.

Όπως αναφέρεται στην απάντηση του Κέντρου στις παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου για το οικονομικό έτος 1998, το Κέντρο εφαρμόζει σύστημα διαβουλεύσεων με τους οργανισμούς και όργανα που είναι πελάτες του, με σκοπό την υιοθέτηση ρεαλιστικότερων προβλέψεων τιμολόγησης. Ωστόσο, πρέπει να ληφθεί υπόψη ότι σημαντικό μέρος των εργασιών μετάφρασης του Κέντρου συνδέεται με την εξέλιξη των οικονομικών δραστηριοτήτων στον ιδιωτικό τομέα, η οποία εξέλιξη είναι δύσκολα προβλέψιμη ακόμα και για τους πελάτες μας.

Συνεπώς, ο διευθυντής πρότεινε, στο πλαίσιο ενδεχόμενης επανεξέτασης των λεπτομερειών λειτουργίας του Κέντρου, την έγκριση πιο ευέλικτων μέσων, προκειμένου η δημοσιονομική διαχείριση να λαμβάνει υπόψη αποτελεσματικά τις διακυμάνσεις του όγκου εργασίας.

Αναλυτική λογιστική

Σημείο 9

Το Κέντρο υπολογίζει την προβλεπόμενη τιμή προϋπολογισμού, αφενός με βάση τον όγκο εργασίας που προβλέπουν οι πελάτες του και αφετέρου με βάση τις προβλεπόμενες δαπάνες για την εξυπηρέτηση του όγκου αυτού.

Κατά την έγκριση του διορθωτικού και συμπληρωματικού προϋπολογισμού για το οικονομικό έτος 1999, πραγματοποιήθηκε αναθεώρηση των τιμών. Ως εκ τούτου, η μεταφρασμένη σελίδα τιμολογήθηκε προς 74 ευρώ αντί προς 79 ευρώ, με αναδρομική ισχύ από την 1η Ιανουαρίου 1999.

Το Κέντρο ενέκρινε, σύμφωνα με τη σύσταση που περιλαμβάνεται στην έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου για το οικονομικό έτος 1997, την τροποποίηση του δημοσιονομικού κανονισμού του Κέντρου με την προσθήκη του άρθρου 26 α, το οποίο προβλέπει τη μεταφορά του υπολοίπου κάθε οικονομικού έτους στο επόμενο. Η προαναφερθείσα τροποποίηση έχει ως σκοπό την αποφυγή επιστροφών που οφείλονται στη διαφορά μεταξύ του κόστους τιμολόγησης και του πραγματικού κόστους, το οποίο εγγράφεται ύστερα από το κλείσιμο του οικονομικού έτους

Σημείο 10

Από την 1η Ιανουαρίου 2000, το Κέντρο υιοθέτησε σύστημα αναλυτικών κωδικών για όλες τις δημοσιονομικές πράξεις που καταχωρίζονται στο πρόγραμμα SI 2, ενώ, επί του παρόντος, καταρτίζει αναλυτικές εκθέσεις με σκοπό την καλύτερη δυνατή εκμετάλλευση των πληροφοριών. Στο τέλος του οικονομικού έτους 2000, το Κέντρο θα διαθέτει στοιχεία και αναλυτικές στατιστικές που θα επιτρέψουν ακριβέστερες εκτιμήσεις.

Απογραφή

Σημείο 11

Έως το τέλος 1999, το κέντρο τηρούσε την απογραφή του σε λογιστικά φύλλα. Το σύστημα αποδείχτηκε ατελέσφορο και έχουν καταδειχτεί τα όρια του. Το Κέντρο εγκατέστησε επίσης το σύστημα ELS, (SIC - Inventaire), το οποίο ανέπτυξε και χρησιμοποιεί η Επιτροπή. Το σύστημα αυτό λειτουργεί με βάση ένα σύστημα γραμμικών κωδικών.

Η μετάβαση στο νέο σύστημα πραγματοποιήθηκε τον Ιανουάριο 2000 και βρίσκεται στο στάδιο της ολοκλήρωσης.

Κατά την επίσκεψη του Ελεγκτικού Συνεδρίου, το σύστημα βρισκόταν στο στάδιο της εγκατάστασης και το λογισμικό για την εκπόνηση εκθέσεων δεν είχε τεθεί ακόμη σε λειτουργία. Για το λόγο αυτό, διαπιστώθηκαν ορισμένες ασυνέπειες. Το Κέντρο, χάρη στο νέο σύστημα, θα είναι σε θέση να τηρεί αυστηρότερα την απογραφή του.

Σύναψη συμβάσεων

Σημείο 12

Οι εν λόγω συμβάσεις ανατέθηκαν στην πλέον συμφέρουσα, από οικονομική άποψη, προσφορά, σύμφωνα με τα κριτήρια επιλογής που καθορίζονται στη συγγραφή υποχρεώσεων.

Η ΣΕΑΣ του Κέντρου, στην 12η συνεδρίαση της 12ης Αυγούστου 1999, εξέτασε το ζήτημα και εξέδωσε θετική γνώμη παρότι συνιστούσε να "βασίζεται η αξιολόγηση των προσφορών σε διαφανέστερο σύστημα, με κύριο κριτήριο τον καλύτερο συνδυασμό μεταξύ ποιότητας και τιμής. Πρέπει να καταρτιστεί αναλυτικότερος συγκριτικός πίνακας προσφορών."

Σημείο 13

Στο πλαίσιο της κατάρτισης των ίδιων συμβάσεων, το αρμόδιο τμήμα παρατήρησε ότι οι τιμές των δύο προσφερόντων που επελέγησαν για τις μεταφράσεις από τα αγγλικά προς τα ελληνικά, οι οποίες χρησιμοποιήθηκαν για την κατάταξη των συμβαλλομένων, είχαν αντιστραφεί στα λογιστικά φύλλα. Το σφάλμα διορθώθηκε πριν από την υπογραφή της σύμβασης.

Το Κέντρο εξετάζει σήμερα τις δυνατότητες αναδιοργάνωσης των υπηρεσιών του, με σκοπό, μεταξύ άλλων, να βελτιώσει τη διαχείριση των προσκλήσεων για την υποβολή προσφορών.

Σημείο 14

Το θέμα αυτό εξετάστηκε στην 3η συνεδρίαση της ΣΕΑΣ που έλαβε χώρα στις 29 Ιανουαρίου 1998. Η ΣΕΑΣ διατύπωσε θετική γνώμη για τη χρησιμοποίηση της σύμβασης-πλαισίου DI/0041700 της Επιτροπής καθώς και για την πρώτη συγκεκριμένη σύμβαση.

Η δεύτερη σύμβαση βασίζεται στην ίδια σύμβαση-πλαίσιο της Επιτροπής, τη χρησιμοποίηση της οποίας ενέκρινε η ΣΕΑΣ του Κέντρου. Συνεπώς, δεν πρόκειται για απευθείας συμφωνία, επειδή η σύμβαση-πλαίσιο συνήφθη ύστερα από διοργανική πρόσκληση για την υποβολή προσφορών.

Από το 1998, αρχική ημερομηνία συζήτησης του θέματος, τόσο οι υπηρεσίες όσο και η ΣΕΑΣ του Κέντρου βελτίωσαν τις λεπτομέρειες λειτουργίας, ενώ διενεργείται αυστηρότερος έλεγχος των θεμάτων. Προκειμένου να αποφύγει την υπερβολική χρήση των συμβάσεων-πλαισίων των άλλων οργάνων, το Κέντρο, και συγκεκριμένα η υπηρεσία πληροφορικής, προκήρυξε το δεύτερο εξάμηνο του 1998 πολλές προσκλήσεις για την εκδήλωση ενδιαφέροντος, με σκοπό την κατάρτιση καταλόγου προμηθευτών.

Γραφεία

Σημείο 15

Το εν λόγω θέμα εξετάστηκε σε όλες τις συνεδριάσεις του διοικητικού συμβουλίου που έλαβαν χώρα το 1999 και το 2000. Ο διευθυντής και ο πρόεδρος του διοικητικού συμβουλίου διαβίβασαν επανειλημμένως στις αρχές του Λουξεμβούργου, γραπτώς και προφορικώς, την αυξανόμενη ανησυχία των πελατών του Κέντρου και του διοικητικού συμβουλίου όσον αφορά την έλλειψη προόδου. Εντούτοις, οι αρχές του Λουξεμβούργου δεν έχουν προτείνει καμία συγκεκριμένη λύση.

Όπως αναφέρεται στην απάντηση προς τις παρατηρήσεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου το 1997 και το 1998, το Κέντρο υπέβαλε προτάσεις όσον αφορά τη μισθωτήρια σύμβαση καθώς και τα σχέδια σχετικά με την έδρα και με την ασφάλεια. Παρά τις πολυάριθμες εκκλήσεις που απευθύνθηκαν, οι αρχές του Λουξεμβούργου δεν απάντησαν καθόλου.