ΕΥΡΩΠΑΪΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ
Βρυξέλλες, 20.10.2021
COM(2021) 637 final
ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ
της
πρότασης απόφασης του Συμβουλίου
σχετικά με τον καθορισμό της θέσης που πρέπει να ληφθεί εξ ονόματος της Ένωσης στο πλαίσιο της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών και της ειδικής επιτροπής για τις γεωγραφικές ενδείξεις και το εμπόριο οίνων και αλκοολούχων ποτών που συστάθηκαν με τη συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, αφετέρου, σε σχέση με την προβλεπόμενη έγκριση του εσωτερικού κανονισμού της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών, καθώς και για την έγκριση του εσωτερικού κανονισμού της ειδικής επιτροπής για τις γεωγραφικές ενδείξεις και το εμπόριο οίνων και αλκοολούχων ποτών, αντίστοιχα
ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 1
Σχέδιο ΑΠΟΦΑΣΗΣ αριθ. [...]
ΤΗΣ ΕΙΔΙΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΕΥΚΟΛΥΝΣΗ ΤΩΝ ΤΕΛΩΝΕΙΑΚΩΝ ΚΑΙ ΕΜΠΟΡΙΚΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ
σχετικά με τον εσωτερικό κανονισμό της
Η ΕΙΔΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΕΥΚΟΛΥΝΣΗ ΤΩΝ ΤΕΛΩΝΕΙΑΚΩΝ ΚΑΙ ΕΜΠΟΡΙΚΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ,
Έχοντας υπόψη τη συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, αφετέρου (στο εξής: η συμφωνία), η οποία υπεγράφη στο Κασάνε, στις 10 Ιουνίου 2016, και ιδίως το άρθρο 50 παράγραφος 2 στοιχείο στ),
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
Ο εσωτερικός κανονισμός της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών θεσπίζεται όπως ορίζεται στο παράρτημα.
Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ...
(Τόπος) ... (Ημερομηνία) ...
Παράρτημα
ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΙΔΙΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΓΙΑ ΤΗ ΔΙΕΥΚΟΛΥΝΣΗ ΤΩΝ ΤΕΛΩΝΕΙΑΚΩΝ ΚΑΙ ΕΜΠΟΡΙΚΩΝ ΣΥΝΑΛΛΑΓΩΝ
ΚΕΦΑΛΑΙΟ I
ΟΡΓΑΝΩΣΗ
Άρθρο 1
Σύνθεση και προεδρία
1.Η ειδική επιτροπή για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών που συγκροτήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 50 της συμφωνίας οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, αφετέρου, (στο εξής: η συμφωνία) εκτελεί τα καθήκοντά της όπως προβλέπεται στο άρθρο 50 της συμφωνίας.
2.Στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό, η αναφορά στα «συμβαλλόμενα μέρη» είναι σύμφωνη με τον ορισμό που προβλέπεται στο άρθρο 104 της συμφωνίας.
3.Όπως προβλέπεται στο άρθρο 50 παράγραφος 1 της συμφωνίας, η ειδική επιτροπή για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών αποτελείται από εκπροσώπους των συμβαλλόμενων μερών.
4.Όπως προβλέπεται στο άρθρο 50 παράγραφος 4 της συμφωνίας, η προεδρία της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών ασκείται εκ περιτροπής από υπάλληλο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και από υπάλληλο των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ. Στην πρώτη συνεδρίαση της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών προεδρεύουν από κοινού υπάλληλος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και υπάλληλος των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ.
5.Η εντολή που αντιστοιχεί στην πρώτη περίοδο αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους.
Άρθρο 2
Συνεδριάσεις
1.Η ειδική επιτροπή για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών συνεδριάζει μία φορά ετησίως ή κατόπιν αιτήματος ενός εκ των συμβαλλόμενων μερών. Οι συνεδριάσεις πραγματοποιούνται εκ περιτροπής στις Βρυξέλλες ή στο έδαφος ενός από τα κράτη ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, εκτός εάν τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά.
2.Εκτός εάν τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά, οι συνεδριάσεις της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών συγκαλούνται από το συμβαλλόμενο μέρος που ασκεί την προεδρία, μετά από διαβούλευση με το άλλο συμβαλλόμενο μέρος.
Άρθρο 3
Παρατηρητές
Η ειδική επιτροπή για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών μπορεί να αποφασίζει να προσκαλεί παρατηρητές ad hoc και να προσδιορίζει ποια θέματα της ημερήσιας διάταξης θα είναι ανοικτά σ’ αυτούς τους παρατηρητές.
Άρθρο 4
Γραμματεία
1.Το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών ενεργεί ως γραμματεία.
2.Όταν η συνεδρίαση πραγματοποιείται με ηλεκτρονικά μέσα, το συμβαλλόμενο μέρος που ασκεί την προεδρία ενεργεί ως γραμματεία.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ II
ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ
Άρθρο 5
Έγγραφα
Σε περίπτωση που οι συσκέψεις της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών βασίζονται σε έγγραφα τεκμηρίωσης, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και κυκλοφορούν από τη γραμματεία της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών ως έγγραφα της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών.
Άρθρο 6
Γνωστοποίηση και ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων
1.Η Γραμματεία γνωστοποιεί στα συμβαλλόμενα μέρη τη σύγκληση συνεδρίασης και ζητά προτάσεις για την ημερήσια διάταξη το αργότερο 30 ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Σε περίπτωση που πρέπει να ληφθεί υπόψη επείγον θέμα και/ή απρόβλεπτες περιστάσεις, η συνεδρίαση μπορεί να συγκληθεί σε σύντομο χρονικό διάστημα.
2.Η γραμματεία της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών καταρτίζει προσωρινή ημερήσια διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται από τη γραμματεία προς τον πρόεδρο και τα μέλη της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών, το αργότερο 14 ημέρες πριν από την έναρξη της συνεδρίασης.
3.Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει θέματα για τα οποία η γραμματεία της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών έλαβε αίτημα εγγραφής στην ημερήσια διάταξη από συμβαλλόμενο μέρος.
4.Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την ειδική επιτροπή για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Αν συμφωνήσουν τα συμβαλλόμενα μέρη, μπορούν να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη και άλλα θέματα πέραν αυτών που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.
5.Με τη συμφωνία όλων των συμβαλλόμενων μερών, ο πρόεδρος της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών μπορεί να προσκαλεί εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις της, προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες για ειδικά θέματα.
Άρθρο 7
Πρακτικό της συνεδρίασης
Εκτός εάν τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά, το πρακτικό κάθε συνεδρίασης συντάσσεται από τη γραμματεία της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών και εγκρίνεται στο τέλος κάθε συνεδρίασης.
Άρθρο 8
Αποφάσεις και συστάσεις
1.Η ειδική επιτροπή για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών εγκρίνει με συναίνεση αποφάσεις ή συστάσεις στις περιπτώσεις που προβλέπονται στη συμφωνία ή όταν της έχει ανατεθεί η εξουσία αυτή από το κοινό συμβούλιο ή την επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης.
2.Στις περιπτώσεις στις οποίες η ειδική επιτροπή για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών έχει το δικαίωμα, βάσει της συμφωνίας, να εκδίδει αποφάσεις ή συστάσεις ή στις περιπτώσεις που έχει εξουσιοδοτηθεί με τη σχετική αρμοδιότητα από το κοινό συμβούλιο ή την επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης, οι εν λόγω πράξεις φέρουν την ονομασία «απόφαση» ή «σύσταση» αντιστοίχως, στο πρακτικό των συνεδριάσεων. Η γραμματεία της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών δίνει σε κάθε εκδοθείσα απόφαση ή σύσταση αύξοντα αριθμό, συνοδευόμενο από την ημερομηνία έκδοσης της πράξης και περιγραφή του αντικειμένου της. Σε κάθε απόφαση ή σύσταση ορίζεται η ημερομηνία έναρξης της ισχύος της.
3.Σε περίπτωση που ένα κράτος ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ δεν παρίσταται, η γραμματεία κοινοποιεί τις αποφάσεις και/ή τις συστάσεις της συνεδρίασης στο εν λόγω μέλος που δεν ήταν σε θέση να παραστεί στη συνεδρίαση. Το εν λόγω κράτος ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ παρέχει γραπτή απάντηση εντός 10 ημερολογιακών ημερών από την αποστολή των αποφάσεων και/ή των συστάσεων, με την οποία υποδεικνύει τις αποφάσεις και/ή τις συστάσεις με τις οποίες δεν συμφωνεί, περιλαμβάνοντας τους σχετικούς λόγους. Ελλείψει της προαναφερόμενης γραπτής απάντησης εντός 10 ημερολογιακών ημερών, οι αποφάσεις και/ή οι συστάσεις θεωρείται ότι έχουν εγκριθεί. Σε περίπτωση που το κράτος ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ που δεν παραστάθηκε διαφωνεί με τις αποφάσεις και/ή τις συστάσεις, εφαρμόζεται η διαδικασία που προβλέπεται στην παράγραφο 4.
4.Κατά τη μεταξύ συνεδριάσεων περίοδο, η ειδική επιτροπή για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών μπορεί, εάν συμφωνούν και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη, να εκδίδει αποφάσεις ή συστάσεις με γραπτή διαδικασία. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται στην ανταλλαγή σημειωμάτων μεταξύ των εκπροσώπων των συμβαλλόμενων μερών.
5.Οι αποφάσεις και οι συστάσεις που εκδίδονται από την ειδική επιτροπή για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών επικυρώνονται με τη δημιουργία γνησίου αντιγράφου τους, το οποίο υπογράφεται από έναν εκπρόσωπο της Ευρωπαϊκής Ένωσης και έναν εκπρόσωπο των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ.
Άρθρο 9
Δημοσιότητα
1.Οι συνεδριάσεις της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών δεν είναι δημόσιες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά.
2.Κάθε συμβαλλόμενο μέρος μπορεί να αποφασίσει τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ III
ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 10
Δαπάνες
1.Κάθε συμβαλλόμενο μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.
2.Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων, την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας και την αναπαραγωγή εγγράφων αναλαμβάνει το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.
Άρθρο 11
Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού
Ο παρών εσωτερικός κανονισμός δύναται να τροποποιηθεί εγγράφως με απόφαση της ειδικής επιτροπής για τη διευκόλυνση των τελωνειακών και εμπορικών συναλλαγών, σύμφωνα με το άρθρο 8.
ΠΡΟΣΑΡΤΗΜΑ 2
Σχέδιο ΑΠΟΦΑΣΗΣ αριθ. [...]
ΤΗΣ ΕΙΔΙΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΕΣ ΕΝΔΕΙΞΕΙΣ ΚΑΙ ΤΟ ΕΜΠΟΡΙΟ ΟΙΝΩΝ ΚΑΙ ΑΛΚΟΟΛΟΥΧΩΝ ΠΟΤΩΝ
σχετικά με τον εσωτερικό κανονισμό της
Η ΕΙΔΙΚΗ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΓΙΑ ΤΙΣ ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΕΣ ΕΝΔΕΙΞΕΙΣ ΚΑΙ ΤΟ ΕΜΠΟΡΙΟ ΟΙΝΩΝ ΚΑΙ ΑΛΚΟΟΛΟΥΧΩΝ ΠΟΤΩΝ,
Έχοντας υπόψη τη συμφωνία οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, αφετέρου (στο εξής: η συμφωνία), η οποία υπεγράφη στο Κασάνε, στις 10 Ιουνίου 2016, και ιδίως το άρθρο 13 παράγραφος 5 του πρωτοκόλλου 3 της συμφωνίας,
ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:
Ο εσωτερικός κανονισμός της ειδικής επιτροπής για τις γεωγραφικές ενδείξεις και το εμπόριο οίνων και αλκοολούχων ποτών θεσπίζεται όπως ορίζεται στο παράρτημα.
Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ...
(Τόπος) ... (Ημερομηνία) ...
Παράρτημα
ΕΣΩΤΕΡΙΚΟΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΣ ΤΗΣ ΕΙΔΙΚΗΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΓΙΑ ΤΙΣ ΓΕΩΓΡΑΦΙΚΕΣ ΕΝΔΕΙΞΕΙΣ ΚΑΙ ΤΟ ΕΜΠΟΡΙΟ ΟΙΝΩΝ ΚΑΙ ΑΛΚΟΟΛΟΥΧΩΝ ΠΟΤΩΝ
ΚΕΦΑΛΑΙΟ I
ΟΡΓΑΝΩΣΗ
Άρθρο 1
Σύνθεση και προεδρία
1.Η ειδική επιτροπή για τις γεωγραφικές ενδείξεις και το εμπόριο οίνων και αλκοολούχων ποτών που συγκροτήθηκε σύμφωνα με το άρθρο 13 του πρωτοκόλλου 3 της συμφωνίας οικονομικής εταιρικής σχέσης μεταξύ της Ευρωπαϊκής Ένωσης και των κρατών μελών της, αφενός, και των κρατών ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, αφετέρου, (στο εξής: η συμφωνία) εκτελεί τα καθήκοντά της σύμφωνα με το εν λόγω άρθρο.
2.Στον παρόντα εσωτερικό κανονισμό, η αναφορά στα «συμβαλλόμενα μέρη» είναι σύμφωνη με τον ορισμό που προβλέπεται στο άρθρο 1 του πρωτοκόλλου 3 της συμφωνίας, συγκεκριμένα Νότια Αφρική και ΕΕ.
3.Η ειδική επιτροπή αποτελείται από αντιπροσώπους των συμβαλλομένων μερών.
4.Η προεδρία των συνεδριάσεων της ειδικής επιτροπής ασκείται εκ περιτροπής από υπάλληλο της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και υπάλληλο της Νότιας Αφρικής.
5.Η εντολή που αναφέρεται στην παράγραφο 4 που αντιστοιχεί στην πρώτη περίοδο αρχίζει την ημερομηνία της πρώτης συνεδρίασης της ειδικής επιτροπής και λήγει στις 31 Δεκεμβρίου του ίδιου έτους.
Άρθρο 2
Συνεδριάσεις
1.Η ειδική επιτροπή συνέρχεται σε τακτά διαστήματα τουλάχιστον μία φορά τον χρόνο και κατόπιν αιτήματος ενός από τα δύο συμβαλλόμενα μέρη. Οι συνεδριάσεις πραγματοποιούνται εκ περιτροπής στις Βρυξέλλες ή στο έδαφος ενός από τα κράτη ΣΟΕΣ της ΚΑΜΑ, εκτός εάν τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά.
2.Εκτός εάν τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά, οι συνεδριάσεις της ειδικής επιτροπής συγκαλούνται από το συμβαλλόμενο μέρος που ασκεί την προεδρία, μετά από διαβούλευση με το άλλο συμβαλλόμενο μέρος.
3.Τα συμβαλλόμενα μέρη δύνανται να συμφωνήσουν να διεξάγουν τις συνεδριάσεις της ειδικής επιτροπής με ηλεκτρονικά μέσα.
Άρθρο 3
Παρατηρητές
Η ειδική επιτροπή μπορεί να προσκαλέσει παρατηρητές να παραστούν στις ad hoc συνεδριάσεις της και να προσδιορίσει ποια θέματα της ημερήσιας διάταξης θα είναι ανοικτά σε αυτούς τους παρατηρητές.
Άρθρο 4
Γραμματεία
1.Το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση της ειδικής επιτροπής ενεργεί ως γραμματεία της ειδικής επιτροπής (στο εξής: γραμματεία).
2.Όταν η συνεδρίαση πραγματοποιείται με ηλεκτρονικά μέσα, το συμβαλλόμενο μέρος που ασκεί την προεδρία ενεργεί ως γραμματεία.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ II
ΛΕΙΤΟΥΡΓΙΑ
Άρθρο 5
Έγγραφα
Σε περίπτωση που οι συσκέψεις της ειδικής επιτροπής βασίζονται σε έγγραφα τεκμηρίωσης, τα έγγραφα αυτά αριθμούνται και κυκλοφορούν ως έγγραφα της ειδικής επιτροπής από τη γραμματεία.
Άρθρο 6
Γνωστοποίηση και ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων
1.Η Γραμματεία γνωστοποιεί στα συμβαλλόμενα μέρη τη σύγκληση συνεδρίασης και ζητά προτάσεις για την ημερήσια διάταξη το αργότερο 30 ημέρες πριν από τη συνεδρίαση. Σε περίπτωση που πρέπει να ληφθεί υπόψη επείγον θέμα ή απρόβλεπτες περιστάσεις, η συνεδρίαση μπορεί να συγκληθεί σε σύντομο χρονικό διάστημα.
2.Η γραμματεία καταρτίζει προσωρινή ημερησία διάταξη για κάθε συνεδρίαση. Η εν λόγω ημερήσια διάταξη διαβιβάζεται από τη γραμματεία προς τον πρόεδρο και τα μέλη της ειδικής επιτροπής, το αργότερο 14 ημέρες πριν τη συνεδρίαση.
3.Η προσωρινή ημερήσια διάταξη περιλαμβάνει θέματα για τα οποία η γραμματεία έλαβε αίτημα εγγραφής από συμβαλλόμενο μέρος.
4.Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από την ειδική επιτροπή κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης. Αν συμφωνήσουν τα συμβαλλόμενα μέρη, μπορούν να εγγραφούν στην ημερήσια διάταξη και άλλα θέματα πέραν αυτών που περιλαμβάνονται στην προσωρινή ημερήσια διάταξη.
5.Με τη συμφωνία όλων των συμβαλλόμενων μερών, ο πρόεδρος της ειδικής επιτροπής μπορεί να προσκαλεί εμπειρογνώμονες να παραστούν στις συνεδριάσεις της, προκειμένου να παράσχουν πληροφορίες για ειδικά θέματα.
Άρθρο 7
Πρακτικό της συνεδρίασης
Εκτός εάν τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνήσουν διαφορετικά, το πρακτικό κάθε συνεδρίασης συντάσσεται από τη γραμματεία και εγκρίνεται στο τέλος κάθε συνεδρίασης.
Άρθρο 8
Αποφάσεις και συστάσεις
1.Σύμφωνα με το άρθρο 13 παράγραφος 3 του πρωτοκόλλου 3 της συμφωνίας, η ειδική επιτροπή μπορεί να διατυπώνει συστάσεις και να λαμβάνει συναινετικές αποφάσεις στις περιπτώσεις που προβλέπονται στο πρωτόκολλο 3 της συμφωνίας.
2.Στις περιπτώσεις στις οποίες η ειδική επιτροπή έχει το δικαίωμα, δυνάμει του πρωτοκόλλου 3 της συμφωνίας, να εκδίδει αποφάσεις ή συστάσεις ή στις περιπτώσεις που έχει εξουσιοδοτηθεί με τη σχετική αρμοδιότητα από την επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης, οι εν λόγω πράξεις φέρουν την ονομασία «απόφαση» ή «σύσταση» αντιστοίχως, στο πρακτικό των συνεδριάσεων που αναφέρονται στο άρθρο 7. Η γραμματεία δίνει σε κάθε εκδοθείσα απόφαση ή σύσταση αύξοντα αριθμό, συνοδευόμενο από την ημερομηνία έκδοσης της πράξης και περιγραφή του αντικειμένου της. Σε κάθε απόφαση ή σύσταση ορίζεται η ημερομηνία έναρξης της ισχύος της.
3.Κατά το διάστημα μεταξύ των συνεδριάσεων, η ειδική επιτροπή μπορεί, αν συμφωνήσουν και τα δύο συμβαλλόμενα μέρη, να εκδίδει αποφάσεις και συστάσεις με γραπτή διαδικασία ή με ηλεκτρονικά μέσα. Η γραπτή διαδικασία συνίσταται στην ανταλλαγή σημειωμάτων μεταξύ των εκπροσώπων των συμβαλλόμενων μερών.
4.Οι αποφάσεις και οι συστάσεις που εκδίδονται από την ειδική επιτροπή επικυρώνονται με τη δημιουργία δύο γνησίων αντιγράφων υπογραφομένων από έναν εκπρόσωπο της ΕΕ και έναν εκπρόσωπο της Νότιας Αφρικής.
Άρθρο 9
Δημοσιότητα
1.Οι συνεδριάσεις της ειδικής επιτροπής δεν είναι δημόσιες, εκτός αν αποφασιστεί διαφορετικά από τα συμβαλλόμενα μέρη.
2.Τα συμβαλλόμενα μέρη μπορούν να αποφασίσουν τη δημοσίευση των αποφάσεων και των συστάσεων της ειδικής επιτροπής.
ΚΕΦΑΛΑΙΟ III
ΤΕΛΙΚΕΣ ΔΙΑΤΑΞΕΙΣ
Άρθρο 10
Δαπάνες
1.Κάθε συμβαλλόμενο μέρος αναλαμβάνει όλες τις δαπάνες τις οποίες συνεπάγεται η συμμετοχή του στις συνεδριάσεις της ειδικής επιτροπής, τόσο όσον αφορά τα έξοδα προσωπικού, ταξιδιού και διαμονής όσο και τα έξοδα ταχυδρομείου και τηλεπικοινωνιών.
2.Τις δαπάνες για τη διοργάνωση των συνεδριάσεων, την παροχή υπηρεσιών διερμηνείας και την αναπαραγωγή εγγράφων αναλαμβάνει το συμβαλλόμενο μέρος που φιλοξενεί τη συνεδρίαση.
Άρθρο 11
Επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης
Η ειδική επιτροπή υποβάλλει αναφορά στην επιτροπή εμπορίου και ανάπτυξης.
Άρθρο 12
Τροποποίηση του εσωτερικού κανονισμού
Ο παρών εσωτερικός κανονισμός δύναται να τροποποιηθεί εγγράφως με απόφαση της ειδικής επιτροπής, που εγκρίθηκε σύμφωνα με το άρθρο 8.
