1.   Η αίτηση πρόσβασης σε έγγραφα που απευθύνεται στην ΕΥΕΔ υποβάλλεται εγγράφως, μέσω του ιστότοπου της ΕΥΕΔ, με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στην ομάδα διαφάνειας της ΕΥΕΔ ή ταχυδρομικώς στον ανταποκριτή της πρόσβασης σε έγγραφα στη διεύθυνση: European External Action Service, Rond Point Schuman 9A Brussels 1040, Belgium.

2.   Η αίτηση υποβάλλεται με επαρκή ακρίβεια ώστε η ΕΥΕΔ να είναι σε θέση να προσδιορίσει τα ζητούμενα έγγραφα και να διεκπεραιώσει την αίτηση εντός των προθεσμιών του κανονισμού.

3.   Σε περίπτωση που οι αιτήσεις δεν είναι επαρκώς ακριβείς ή είναι υπερβολικά ευρείες, η ΕΥΕΔ επικοινωνεί ταχέως με τον αιτούντα με σκοπό την αποσαφήνιση του αιτήματος ή τον περιορισμό του πεδίου εφαρμογής του σύμφωνα με το άρθρο 6 παράγραφοι 2 και 3 του κανονισμού. Ελλείψει απάντησης από τον αιτούντα εντός 10 εργάσιμων ημερών, η ΕΥΕΔ επικοινωνεί εκ νέου μαζί του παρέχοντάς του 5 επιπλέον εργάσιμες ημέρες για να αποσαφηνίσει ή να περιορίσει το πεδίο εφαρμογής του αιτήματος, ώστε να μπορέσει η ΕΥΕΔ να το χειριστεί αποτελεσματικά. Εάν ο αιτών δεν παράσχει διευκρινίσεις ή περιορισμό του πεδίου εφαρμογής, η αίτηση θεωρείται απορριφθείσα.

4.   Μόλις καταχωριστεί η αίτηση, ο ανταποκριτής πρόσβασης σε έγγραφα της ΕΥΕΔ αποστέλλει απόδειξη παραλαβής στον αιτούντα.

5.   Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των αιτούντων υποβάλλονται σε επεξεργασία σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα (4).

1.   Όλες οι αιτήσεις διεκπεραιώνονται υπό τους όρους και εντός των προθεσμιών που ορίζει ο κανονισμός.

2.   Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, όπως ορίζεται στο άρθρο 7 παράγραφος 3 και στο άρθρο 8 παράγραφος 2 του κανονισμού, οι προθεσμίες μπορούν να παραταθούν κατά δεκαπέντε εργάσιμες ημέρες, ιδίως:

Ο αιτών ενημερώνεται για τυχόν παράταση και για τους σχετικούς λόγους.

1.   Ο χειρισμός των απαντήσεων στις αρχικές αιτήσεις διεκπεραιώνεται από την ομάδα διαφάνειας και υπογράφεται από τον ανταποκριτή πρόσβασης σε έγγραφα της ΕΥΕΔ.

2.   Οι απαντήσεις σε επιβεβαιωτικές αιτήσεις υπογράφονται από τον Γενικό Γραμματέα της ΕΥΕΔ αφού ληφθεί υπόψη η γνώμη του ανταποκριτή πρόσβασης σε έγγραφα. Ο Γενικός Γραμματέας μπορεί να μεταβιβάσει την αρμοδιότητα αυτή στο εσωτερικό της ΕΥΕΔ.

1.   Όταν η ΕΥΕΔ λαμβάνει αίτηση πρόσβασης σε έγγραφο το οποίο κατέχει, το οποίο όμως προέρχεται από τρίτο, η ΕΥΕΔ διαβουλεύεται με τον τρίτο, εκτός εάν είναι σαφές ότι το έγγραφο θα δημοσιευτεί ή όχι, βάσει των εξαιρέσεων που καθορίζονται στον κανονισμό.

2.   Η πρόσβαση στο έγγραφο παρέχεται χωρίς διαβούλευση με τον τρίτο, εάν το έγγραφο έχει ήδη δημοσιοποιηθεί από τον συντάκτη του, εάν έχει ήδη κοινοποιηθεί από την ΕΥΕΔ ή εάν είναι σαφές ότι η δημοσιοποίηση ή η μερική δημοσιοποίηση του περιεχομένου του δεν θα έθιγε προφανώς κανένα από τα συμφέροντα που αναφέρονται στο άρθρο 4 του κανονισμού.

3.   Πρέπει πάντα να ζητείται η γνώμη του τρίτου μέρους εάν το έγγραφο καλύπτεται από το άρθρο 9 του κανονισμού ή εάν το έγγραφο προέρχεται από κράτος μέλος και το κράτος μέλος έχει ζητήσει από την ΕΥΕΔ να μην δημοσιοποιήσει το έγγραφο χωρίς την προηγούμενη συμφωνία του σύμφωνα με το άρθρο 4 παράγραφος 5 του κανονισμού. Το εν λόγω αίτημα του κράτους μέλους υποβάλλεται γραπτώς.

4.   Ζητείται γραπτώς η γνώμη του τρίτου και του παρέχεται εύλογη προθεσμία απάντησης, λαμβανομένων υπόψη των προθεσμιών που ορίζονται στο άρθρο 3 της παρούσας απόφασης. Ο τρίτος δίνει τη γνώμη του γραπτώς.

5.   Ελλείψει απάντησης εντός της καθορισμένης προθεσμίας, ή εάν ο τρίτος δεν είναι δυνατόν να εντοπισθεί ή είναι αγνώστων στοιχείων, η ΕΥΕΔ αποφασίζει σχετικά με την αίτηση, υπό το πρίσμα των εξαιρέσεων που καθορίζονται στον κανονισμό, λαμβάνοντας υπόψη τα έννομα συμφέροντα του τρίτου βάσει των στοιχείων που έχει στη διάθεσή της.

6.   Εάν η ΕΥΕΔ προτίθεται να δώσει πρόσβαση σε έγγραφο παρά τη ρητή γνώμη του τρίτου, ενημερώνει τον τρίτο για την πρόθεσή της να δώσει στη δημοσιότητα το έγγραφο εντός της προθεσμίας που καθορίζεται από τον κανονισμό.

1.   Οι αιτήσεις γνωμοδότησης της ΕΥΕΔ που υποβάλλονται από ένα κράτος μέλος ή άλλο θεσμικό όργανο, όργανο ή οργανισμό της Ένωσης που έχει λάβει αίτηση για έγγραφο το οποίο κατέχει αλλά που προέρχεται από την ΕΥΕΔ υποβάλλονται στην ομάδα διαφάνειας της ΕΥΕΔ ή στον ανταποκριτή πρόσβασης σε έγγραφα ταχυδρομικώς στη διεύθυνση: European External Action Service, Rond Point Schuman 9A Brussels 1040, Belgium, ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση ACCESS-TO-DOCUMENTS@eeas.europa.eu.

2.   Η ΕΥΕΔ δίνει τη γνώμη της χωρίς καθυστέρηση, λαμβάνοντας υπόψη τυχόν προθεσμία που ισχύει για την παροχή απάντησης, και το αργότερο εντός πέντε εργάσιμων ημερών.

1.   Όταν μια αίτηση πρόσβασης αφορά έγγραφο που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής του άρθρου 9 του κανονισμού ή άλλο έγγραφο διαβαθμισμένο σύμφωνα με τους κανόνες ασφαλείας της ΕΥΕΔ, εξετάζεται από μέλη του προσωπικού που είναι εξουσιοδοτημένα να λάβουν γνώση του εγγράφου.

2.   Κάθε απόφαση άρνησης της πρόσβασης στο σύνολο ή μέρος διαβαθμισμένου εγγράφου αιτιολογείται βάσει των εξαιρέσεων που απαριθμούνται στο άρθρο 4 του κανονισμού. Αν δεν είναι δυνατόν να απορριφθεί η αίτηση πρόσβασης στο αιτούμενο έγγραφο βάσει αυτών των εξαιρέσεων, ο υπάλληλος που χειρίζεται την αίτηση διασφαλίζει την άρση του απορρήτου του εγγράφου πριν από τη διαβίβασή του στον αιτούντα.

1.   Τα έγγραφα στα οποία χορηγείται πρόσβαση αποστέλλονται ταχυδρομικώς ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν τα αιτούμενα έγγραφα είναι ογκώδη ή δύσκολα στο χειρισμό τους, ο αιτών μπορεί να κληθεί να εξετάσει το έγγραφο επιτόπου. Η επιτόπια αυτή εξέταση είναι δωρεάν.

2.   Εάν ένα έγγραφο έχει ήδη δημοσιοποιηθεί από την ΕΥΕΔ, η απάντηση μπορεί να συνίσταται στην ενημέρωση του αιτούντος σχετικά με τον τρόπο απόκτησης του ζητούμενου εγγράφου, όπως με την παροχή των στοιχείων αναφοράς της δημοσίευσης ή της διεύθυνσης του εγγράφου στο διαδίκτυο.

3.   Εάν ο όγκος των αντιγράφων των εγγράφων που πρέπει να αποσταλούν ταχυδρομικώς υπερβαίνει τις 20 σελίδες, μπορεί να ζητηθεί από τον αιτούντα να καταβάλει αντίτιμο 0,10 EUR ανά σελίδα, προσαυξημένο με τα έξοδα αποστολής. Τα σχετικά με τα άλλα μέσα αποστολής έξοδα αποφασίζονται κατά περίπτωση και δεν μπορούν να υπερβαίνουν ένα εύλογο ποσό.

1.   Τα έγγραφα στα οποία χορηγείται πρόσβαση κατόπιν αίτησης δυνάμει του κανονισμού δημοσιεύονται στο δημόσιο μητρώο της ΕΥΕΔ. Η πρόσβαση στο μητρώο παρέχεται με ηλεκτρονική μορφή.

2.   Τα έγγραφα που χαρακτηρίζονται ως «ευαίσθητα» σύμφωνα με το άρθρο 9 παράγραφος 3 του κανονισμού καταχωρίζονται στο μητρώο μόνον μετά από σύμφωνη γνώμη του συντάκτη τους.