Εσωτερικός κανονισμός του φόρουμ διαβούλεύσης οικολογικού σχεδιασμού (Ecodesign)

Η ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΩΝ ΕΥΡΩΠΑΪΚΩΝ ΚΟΙΝΟΤΗΤΩΝ,

Έχοντας υπόψη:

την οδηγία 2005/32/ΕΚ, και ιδίως το άρθρο 18,

τον πρότυπο εσωτερικό κανονισμό που δημοσίευσε η Επιτροπή,

ΘΕΣΠΙΖΕΙ ΤΟΝ ΑΚΟΛΟΥΘΟ ΕΣΩΤΕΡΙΚΟ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟ:

Άρθρο 1

Σύγκληση

1.   Οι συνεδριάσεις του φόρουμ συγκαλούνται από τον πρόεδρο.

2.   Μπορούν να συγκαλούνται κοινές συνεδριάσεις του φόρουμ με άλλες ομάδες για τη συζήτηση θεμάτων που εμπίπτουν στους αντίστοιχους τομείς αρμοδιότητάς τους.

Άρθρο 2

Ημερήσια διάταξη

1.   Ο πρόεδρος καταρτίζει την ημερήσια διάταξη και την υποβάλλει στο φόρουμ.

2.   Η ημερήσια διάταξη κάνει διάκριση ανάμεσα σε:

α)

διαβουλεύσεις με τα ενδιαφερόμενα μέρη στο πλαίσιο του φόρουμ για τα ακόλουθα: — την κατάρτιση και την τροποποίηση του σχεδίου εργασίας, σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 1 της οδηγίας 2005/32/ΕΚ, — τον καθορισμό και την αναθεώρηση των μέτρων εφαρμογής, σύμφωνα με το άρθρο 16 παράγραφος 2 και το άρθρο 18 της οδηγίας 2005/32/ΕΚ, — την εξέταση της αποτελεσματικότητας των καθιερωμένων μηχανισμών επιτήρησης της αγοράς, σύμφωνα με το άρθρο 18 της οδηγίας 2005/32/ΕΚ, — την αξιολόγηση των εθελοντικών συμφωνιών και άλλων μέτρων αυτορύθμισης, σύμφωνα με το άρθρο 18 της οδηγίας 2005/32/ΕΚ, — την επανεξέταση της αποτελεσματικότητας της οδηγίας και των μέτρων εφαρμογής της, το κατώτατο όριο για μέτρα εφαρμογής, τους μηχανισμούς επιτήρησης της αγοράς και κάθε σχετική αυτορύθμιση που προκύπτει, σύμφωνα με το άρθρο 23 της οδηγίας 2005/32/ΕΚ·

β)	άλλα ζητήματα που τίθενται στο φόρουμ για πληροφόρηση ή απλή ανταλλαγή απόψεων, είτε με πρωτοβουλία του προέδρου είτε ύστερα από γραπτό αίτημα ενός μέλους του φόρουμ, ύστερα από έγκριση του προέδρου.

3.   Η ημερήσια διάταξη εγκρίνεται από το φόρουμ κατά την έναρξη κάθε συνεδρίασης.

Άρθρο 3

Διαβίβαση εγγράφων στα μέλη του φόρουμ

1.   Ο πρόεδρος αποστέλλει την πρόσκληση στη συνεδρίαση, την ημερήσια διάταξη και τα έγγραφα εργασίας σχετικά με τα οποία θα ζητηθεί η γνώμη των ενδιαφερόμενων μερών στο φόρουμ, καθώς και οποιαδήποτε άλλα έγγραφα εργασίας στα μέλη του φόρουμ, σύμφωνα με το άρθρο 12 παράγραφος 2, το αργότερο ένα μήνα πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.

2.   Τα μέλη του φόρουμ μπορούν να υποβάλλουν συμπληρωματικά έγγραφα εργασίας και γραπτές δηλώσεις στο προεδρείο, το αργότερο έως μια εβδομάδα πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης. Τα έγγραφα αυτά, αφού παραληφθούν, τίθενται στη διάθεση των μελών του φόρουμ.

3.   Σε επείγουσες περιπτώσεις, ο πρόεδρος μπορεί, κατά παράκληση ενός μέλους του φόρουμ ή με δική του πρωτοβουλία, να συντομεύει το χρονικό όριο διαβίβασης που αναφέρεται στις παραγράφους 1 και 2, σε πέντε ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης.

4.   Ο πρόεδρος μπορεί να αποφασίσει τη διάθεση στο φόρουμ, ως εγγράφων εργασίας, των εγγράφων που προέρχονται και υποβάλλονται από ενδιαφερόμενα μέρη που δεν είναι μέλη του φόρουμ.

Άρθρο 4

Γνώμες που εκφράζονται στο φόρουμ

1.   Ο πρόεδρος καταγράφει τις γνώμες που εκφράζονται στο φόρουμ από τους αντιπροσώπους των κρατών μελών και των διάφορων ενδιαφερόμενων μερών.

2.   Οι γνώμες των αντιπροσώπων των κρατών μελών και των ενδιαφερόμενων μερών μπορούν επίσης να λάβουν τη μορφή γραπτών δηλώσεων που υποβάλλονται σύμφωνα με το άρθρο 3.

3.   Οι συμπληρωματικές γραπτές δηλώσεις, μετά τις συζητήσεις στο φόρουμ, μπορούν να υποβληθούν έως τρεις εβδομάδες μετά την ημερομηνία της συνεδρίασης.

4.   Μπορεί ενδεχομένως να εφαρμοστεί η γραπτή διαδικασία που προβλέπεται στο άρθρο 8.

Άρθρο 5

Εκπροσώπηση

1.   Προκειμένου να εξασφαλίζεται η ισορροπημένη συμμετοχή των ενδιαφερόμενων μερών όσον αφορά κάθε συζητούμενη ομάδα προϊόντων, ο πρόεδρος μπορεί, σε ορισμένες συνεδριάσεις, να προσκαλέσει ενδιαφερόμενα μέρη που δεν είναι μέλη, για να συζητηθούν συγκεκριμένα σημεία της ημερήσιας διάταξης.

2.   Κάθε μέλος του φόρουμ υποδεικνύει ένα άτομο που το εκπροσωπεί στις συνεδριάσεις του φόρουμ και ενημερώνει σχετικά τον πρόεδρο. Με την άδεια του προέδρου, οι διορισμένοι εκπρόσωποι μπορούν να συνοδεύονται από εμπειρογνώμονες, με έξοδα του μέλους. Τα μέλη ενημερώνουν προηγουμένως τον πρόεδρο, το αργότερο δύο εβδομάδες πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης, σχετικά με τους εμπειρογνώμονες που επιθυμούν να συνοδεύουν τους εκπροσώπους τους. Εάν ο πρόεδρος δεν αρνηθεί τη συμμετοχή του εμπειρογνώμονα το αργότερο έως μία εβδομάδα πριν από την ημερομηνία της συνεδρίασης, η άδεια θεωρείται χορηγηθείσα.

3.   Ένα μέλος μπορεί να εκπροσωπεί άλλα μέλη. Το εκπροσωπούν μέλος παρέχει στον πρόεδρο, πριν από τη συνεδρίαση, γραπτή απόδειξη της συγκατάθεσης των εκπροσωπούμενων μελών.

4.   Τα μέλη εξασφαλίζουν ότι τα ενδιαφερόμενα μέρη που εκπροσωπούν ενημερώνονται δεόντως για τις συζητήσεις στο φόρουμ.

5.   Τα μέλη εξασφαλίζουν επαρκείς διαβουλεύσεις με τα ενδιαφερόμενα μέρη που εκπροσωπούν και εκδίδουν αντιπροσωπευτικές γνώμες.

Άρθρο 6

Υποομάδες

Ο πρόεδρος μπορεί να δημιουργήσει υποομάδες για την εξέταση ιδιαίτερων ζητημάτων. πρόεδρος των υποομάδων ορίζεται ένας εκπρόσωπος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής. Οι υποομάδες αναφέρονται στο φόρουμ. Για το σκοπό αυτό μπορούν να ορίσουν εισηγητή.

Άρθρο 7

Αποδοχή τρίτων μερών

Ο πρόεδρος μπορεί να αποφασίσει να προσκαλέσει τρίτους για να συμμετάσχουν σε μια συνεδρίαση και εμπειρογνώμονες για να μιλήσουν επί ειδικών θεμάτων.

Άρθρο 8

Γραπτή διαδικασία

1.   Εάν είναι απαραίτητο, οι γνώμες των κρατών μελών και των ενδιαφερόμενων μερών του φόρουμ μπορούν να εκφραστούν με γραπτή διαδικασία. Για το λόγο αυτό, ο πρόεδρος αποστέλλει στα μέλη του φόρουμ το (τα) έγγραφο(-α) εργασίας για το (τα) οποίο(-α) ζητούνται οι γνώμες των κρατών μελών και των ενδιαφερόμενων μερών του φόρουμ, σύμφωνα με το άρθρο 12 παράγραφος 2. Η προθεσμία για την υποβολή των σχολίων δεν μπορεί να είναι μικρότερη από 14 ημερολογιακές ημέρες και δεν μπορεί να υπερβαίνει τον ένα μήνα.

2.   Σε επείγουσες περιπτώσεις εφαρμόζεται η προθεσμία που προβλέπεται στο άρθρο 3 παράγραφος 3.

Άρθρο 9

Γραμματεία

Η Επιτροπή παρέχει υπηρεσίες γραμματειακής υποστήριξης στο φόρουμ.

Άρθρο 10

Πρακτικά συνεδριάσεων

1.   Τα πρακτικά κάθε συνεδρίασης συντάσσονται με ευθύνη του προέδρου και περιέχουν, ιδίως, τις γνώμες που εκφράζονται στη συνεδρίαση για τα έγγραφα εργασίας που καταρτίζονται από τις υπηρεσίες της Επιτροπής που αναφέρονται στο άρθρο 2 παράγραφος 2 στοιχείο α) και, εάν είναι απαραίτητο, τις γνώμες που εκφράζονται στα ζητήματα που αναφέρονται στο άρθρο 2 παράγραφος 2 στοιχείο β). Ο κατάλογος αναφοράς των σχετικών γραπτών δηλώσεων που υποβάλλονται σύμφωνα με το άρθρο 4 παρατίθεται σε χωριστό παράρτημα. Τα πρακτικά αποστέλλονται στα μέλη του φόρουμ, και στα μη μέλη που συμμετείχαν στη συνεδρίαση, εντός ενός μηνός.

2.   Τα μέλη του φόρουμ γνωστοποιούν γραπτώς στον πρόεδρο τις ενδεχόμενες παρατηρήσεις τους, εντός δύο εβδομάδων. Το φόρουμ ενημερώνεται σχετικά με τις εν λόγω παρατηρήσεις. Αν υπάρχει διαφωνία, η προτεινόμενη τροποποίηση αποτελεί αντικείμενο συζήτησης από το φόρουμ. Εάν η διαφωνία συνεχιστεί, η εν λόγω τροποποίηση προσαρτάται στα σχετικά πρακτικά.

Άρθρο 11

Κατάλογος παρουσιών

Σε κάθε συνεδρίαση, το προεδρείο συντάσσει κατάλογο παρουσιών διευκρινίζοντας το όνομα κάθε συμμετέχοντος, τον οργανισμό στον οποίο ανήκει και, όπου απαιτείται, το ενδιαφερόμενο μέρος που εκπροσωπεί.

Άρθρο 12

Αλληλογραφία

1.   Η αλληλογραφία σχετικά με το φόρουμ απευθύνεται στην Επιτροπή με ηλεκτρονικά μέσα, υπόψη του προέδρου.

2.   Η αλληλογραφία για τα μέλη του φόρουμ απευθύνεται στα μέλη με ηλεκτρονικά μέσα. Τα μέλη ορίζουν το (τα) πρόσωπο(-α) επαφής στο(-α) οποίο(-α) θα αποστέλλεται η αλληλογραφία και ενημερώνουν εγγράφως τον πρόεδρο.

Άρθρο 13

Προστασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα

Κάθε είδους επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για τους σκοπούς του παρόντος εσωτερικού κανονισμού γίνεται σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΚ) αριθ. 45/2001.