22023D0560

EUR-Lex

Access to European Union law

This document is an excerpt from the EUR-Lex website

EUROPA
EUR-Lex home
EUR-Lex - 22023D0560 - EN

Help

Search tips

Need more search options? Use the Advanced search

Document 22023D0560

Απόφαση αριθ. 2021/02 της Περιφερειακής Διοικούσας Επιτροπής της Κοινότητας Μεταφορών για τους κανόνες σχετικά με την επιστροφή των εξόδων στα οποία υποβάλλονται τα άτομα εκτός της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών τα οποία καλούνται να συμμετάσχουν σε συνεδριάσεις της Κοινότητας Μεταφορών [2023/560]

PUB/2022/535

ΕΕ L 73 της 10.3.2023, p. 48–53 (BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, GA, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)

Legal status of the document In force

ELI: http://data.europa.eu/eli/dec/2023/560/oj

Date of document:: 07/06/2021; Ημερομηνία θέσπισης
Date of effect:: 07/06/2021; έναρξη ισχύος ημερομηνία εγγράφου βλ. άρθ. 2
Date of signature:: 07/06/2021; ?
Date of end of validity:: No end date

Author:: Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή της Κοινότητας Μεταφορών
Form:: Απόφαση που εκδίδεται από φορείς που έχουν συσταθεί με διεθνείς συμφωνίες

Legal basis:

22017A1027(01) - A35

Link

Select all documents mentioning this document

Link

EUROVOC descriptor:

Subject matter:

Directory code:

HTML

PDF

Official Journal

10.3.2023

Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης

L 73/48

ΑΠΟΦΑΣΗ αριθ. 2021/02 ΤΗΣ ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗΣ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑΣ ΕΠΙΤΡΟΠΗΣ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ

για τους κανόνες σχετικά με την επιστροφή των εξόδων στα οποία υποβάλλονται τα άτομα εκτός της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών τα οποία καλούνται να συμμετάσχουν σε συνεδριάσεις της Κοινότητας Μεταφορών [2023/560]

Η ΠΕΡΙΦΕΡΕΙΑΚΗ ΔΙΟΙΚΟΥΣΑ ΕΠΙΤΡΟΠΗ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ,

Έχοντας υπόψη τη Συνθήκη για την ίδρυση Κοινότητας Μεταφορών, και ειδικότερα το άρθρο 35,

ΕΞΕΔΩΣΕ ΤΗΝ ΠΑΡΟΥΣΑ ΑΠΟΦΑΣΗ:

Άρθρο 1

Θεσπίζονται οι κανόνες που παρατίθενται στο παράρτημα σχετικά με την επιστροφή των εξόδων στα οποία υποβάλλονται τα άτομα εκτός της Μόνιμης Γραμματείας της Κοινότητας Μεταφορών τα οποία καλούνται να συμμετάσχουν σε συνεδριάσεις της Κοινότητας Μεταφορών.

Μόλις εγκριθούν οι κανόνες, η Μόνιμη Γραμματεία της Κοινότητας Μεταφορών τους δημοσιεύει στον ιστότοπο της Κοινότητας Μεταφορών.

Άρθρο 2

Η παρούσα απόφαση αρχίζει να ισχύει την ημερομηνία της έκδοσής της.

Σαράγεβο, 7 Ιουνίου 2021.

Για την Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή

Ο Πρόεδρος

ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ

ΚΑΝΟΝΕΣ ΣΧΕΤΙΚΑ ΜΕ ΤΗΝ ΕΠΙΣΤΡΟΦΗ ΤΩΝ ΕΞΟΔΩΝ ΣΤΑ ΟΠΟΙΑ ΥΠΟΒΑΛΛΟΝΤΑΙ ΤΑ ΑΤΟΜΑ ΕΚΤΟΣ ΤΗΣ ΜΟΝΙΜΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ ΠΟΥ ΚΑΛΟΥΝΤΑΙ ΝΑ ΣΥΜΜΕΤΑΣΧΟΥΝ ΣΕ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΕΙΣ ΤΗΣ ΚΟΙΝΟΤΗΤΑΣ ΜΕΤΑΦΟΡΩΝ

1. Πεδίο εφαρμογής

1.1.

Οι παρόντες κανόνες ισχύουν για πρόσωπα που δεν ανήκουν στη Μόνιμη Γραμματεία της Κοινότητας Μεταφορών (στο εξής: Μόνιμη Γραμματεία), τα οποία καλούνται να συμμετάσχουν σε οποιαδήποτε από τις συνεδριάσεις της Κοινότητας Μεταφορών που αναφέρονται στον κανόνα 1.2.

1.2.

Οι συνεδριάσεις που καλύπτονται από τους παρόντες κανόνες είναι οι συνεδριάσεις των ακόλουθων συνθέσεων, επιτροπών και άλλων φόρουμ της Κοινότητας Μεταφορών:

α)	Συμβούλιο Υπουργών, Περιφερειακή Διοικούσα Επιτροπή, τεχνικές επιτροπές, Κοινωνικό Φόρουμ·

β)	επιτροπή προϋπολογισμού·

γ)	ειδικές ομάδες, ομάδες συντονισμού και άλλα όργανα εργασίας που έχουν συσταθεί με τις αποφάσεις ή τα συμπεράσματα του Συμβουλίου Υπουργών και της Περιφερειακής Διοικούσας Επιτροπής·

δ)	διασκέψεις, εργαστήρια και άλλα φόρουμ που διοργανώνονται από τη Μόνιμη Γραμματεία και σχετίζονται με το πρόγραμμα εργασιών της Κοινότητας Μεταφορών·

ε)	άλλες συνεδριάσεις που διοργανώνονται στο πλαίσιο της εφαρμογής της Συνθήκης για την ίδρυση Κοινότητας Μεταφορών (συζητήσεις υψηλού επιπέδου, εργαστήρια κ.λπ.)·

στ)	διαδικασίες επιλογής για τις θέσεις που δημοσιεύονται από την Κοινότητα Μεταφορών (μέλη της επιτροπής επιλογής)· και

ζ)	διαδικασίες επιλογής θέσεων που δημοσιεύονται από την Κοινότητα Μεταφορών (αιτούντες).

1.3.

Μόνο ένας/μία εκπρόσωπος ανά υπουργείο, ρυθμιστική αρχή, οργανισμό, οντότητα ή άλλο δικαιούχο μέρος δικαιούται επιστροφή των εξόδων σύμφωνα με τους παρόντες κανόνες. Ωστόσο, σε περίπτωση κοινής διοργάνωσης συνεδριάσεων που αναφέρονται στον κανόνα 1.2, ο/η διευθυντής/-ρια της Μόνιμης Γραμματείας (στο εξής: διευθυντής/-ρια) μπορεί να παρεκκλίνει από τον κανόνα αυτό με αιτιολογημένη απόφαση.

1.4.

Οι παρόντες κανόνες καλύπτουν μόνο την επιστροφή των εξόδων ταξιδίου και διαμονής. Οι συμμετέχοντες/-ουσες δεν δικαιούνται πρόσθετα ποσά, όπως ημερήσια αποζημίωση.

2. Έξοδα ταξιδίου

2.1.

Όλοι/-ες οι συμμετέχοντες/-ουσες δικαιούνται επιστροφή των εξόδων ταξιδίου τους από τον τόπο που προσδιορίζεται στην πρόσκλησή τους (διεύθυνση εργασίας ή κατοικίας) στον τόπο της συνεδρίασης, με το καταλληλότερο μέσο μεταφοράς για τη δεδομένη απόσταση. Κατά γενικό κανόνα, πρόκειται για σιδηροδρομικό ταξίδι δεύτερης θέσης για διαδρομές μικρότερες των 400 χιλιομέτρων (απλής διαδρομής, ανάλογα με την επίσημη σιδηροδρομική απόσταση) και για αεροπορικά ταξίδια οικονομικής θέσης για αποστάσεις 400 χιλιομέτρων και άνω.

2.2.

Ο/Η διευθυντής/-ρια της Μόνιμης Γραμματείας προσπαθεί να διασφαλίσει ότι οι συνεδριάσεις διοργανώνονται με τέτοιον τρόπο ώστε να παρέχεται στους/στις συμμετέχοντες/-ουσες η δυνατότητα να επωφεληθούν από τους πλέον οικονομικούς ναύλους.

2.3.

Τα έξοδα ταξιδίου επιστρέφονται μόνο κατόπιν προσκόμισης των πρωτότυπων δικαιολογητικών.

2.4.

Όταν δεν υπάρχει δυνατότητα αεροπορικής ή σιδηροδρομικής μεταφοράς ή η μεταφορά αυτή δεν είναι οικονομικά αποδοτική, εγκρίνεται ταξίδι με λεωφορείο ή αυτοκίνητο.

2.5.

Τα έξοδα ταξιδίου με ιδιωτικό όχημα επιστρέφονται κατά 0,22 EUR ανά χιλιόμετρο.

2.6.

Τα κόμιστρα ταξί επιστρέφονται μόνο αν δεν υπάρχουν διαθέσιμα τοπικά μέσα μεταφοράς.

2.7.

Τα έξοδα ταξιδίου επιστρέφονται έως το ποσό των 700 EUR.

3. Έξοδα διαμονής

3.1.

Οι συμμετέχοντες/-ουσες δικαιούνται επιστροφή των εξόδων διαμονής τους. Τα έξοδα διαμονής είναι τα έξοδα διανυκτέρευσης στον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης, διότι οι ώρες συνεδρίασης είναι ασύμβατες με τις ώρες των πτήσεων ή των τρένων. Τα έξοδα ταξιδίου επιστρέφονται έως το ποσό των 120 EUR ανά διανυκτέρευση. Ο αριθμός των διανυκτερεύσεων δεν υπερβαίνει τον αριθμό των ημερών συνεδριάσεων + 1.

3.2.

Με την επιφύλαξη της προηγούμενης έγκρισης του διευθυντή, οι συμμετέχοντες/-ουσες μπορούν, κατ’ εξαίρεση, να δικαιούνται επιστροφή των εξόδων διαμονής που σχετίζονται με πρόσθετη διανυκτέρευση στον τόπο διεξαγωγής της συνεδρίασης, εάν, παρατείνοντας την παραμονή, είναι σε θέση να επιτύχουν μείωση του κόστους μεταφοράς μεγαλύτερη από τα έξοδα διαμονής που σχετίζονται με την πρόσθετη διανυκτέρευση.

3.3.

Οι συμμετέχοντες/-ουσες δεν δικαιούνται επιστροφή άλλων εξόδων που σχετίζονται με τη διαμονή στο ξενοδοχείο, όπως για διαδίκτυο, τηλέφωνο, φωτοτυπίες, μίνι-μπαρ, μη περιλαμβανόμενο πρωινό.

4. Αγορά εισιτηρίων και καταλύματος

4.1.

Καταρχήν, οι συμμετέχοντες/-ουσες που καλούνται σε συνεδρίαση από τις οριζόμενες στον κανόνα 1.2 στοιχεία α) έως ε) προβαίνουν οι ίδιοι/-ες σε κράτηση των εισιτηρίων και του καταλύματός τους. Οι κρατήσεις πραγματοποιούνται όσο το δυνατόν νωρίτερα, ώστε να επιτυγχάνεται ο οικονομικότερος ναύλος/τιμή. Η Μόνιμη Γραμματεία προβαίνει σε κράτηση εισιτηρίου ή καταλύματος για λογαριασμό των συμμετεχόντων/-ουσών ή προκαταβάλλει δαπάνες μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις και με την επιφύλαξη του κανόνα 6.

4.2.

Η Μόνιμη Γραμματεία προβαίνει στην οργάνωση του ταξιδιού και της διαμονής για τους/τις συμμετέχοντες/-ουσες που καλούνται σε συνεδρίαση από τις οριζόμενες στον κανόνα 1.2 στοιχεία στ) και ζ).

5. Διαδικασία επιστροφής εξόδων

5.1.

Για την επιστροφή των εξόδων ταξιδίου και διαμονής, οι συμμετέχοντες/-ουσες υποβάλλουν αίτηση επιστροφής των εξόδων (στο εξής: αίτηση επιστροφής εξόδων). Η αίτηση επιστροφής εξόδων:

α)	γίνεται με χρήση του εντύπου που παρατίθεται στο προσάρτημα 1,

β)	υποβάλλεται σε ηλεκτρονική μορφή στη Μόνιμη Γραμματεία το αργότερο 15 ημερολογιακές ημέρες μετά την ημερομηνία της σχετικής συνεδρίασης, και

γ)

συνοδεύεται από πλήρη σειρά πρωτότυπων δικαιολογητικών, όπως εισιτήρια και τιμολόγια ή, σε περίπτωση ηλεκτρονικών κρατήσεων, εκτυπώσεις της ηλεκτρονικής κράτησης και των καρτών επιβίβασης για το ταξίδι μετάβασης, ως απόδειξη των εξόδων που αναλήφθηκαν και δείχνουν την κατηγορία του εισιτηρίου, την ώρα ταξιδίου και το ποσό που καταβλήθηκε.

5.2.

Η αλληλογραφία σχετικά με τις επιστροφές εξόδων αποστέλλεται στη Μόνιμη Γραμματεία στη διεύθυνση finance@transport-community.org.

5.3.

Η επιστροφή εξόδων πραγματοποιείται σε ευρώ. Η συναλλαγματική ισοτιμία που ισχύει για την επιστροφή είναι η ισχύουσα την ημερομηνία της συνεδρίασης.

5.4.

Η επιστροφή πραγματοποιείται μέσω τραπεζικού εμβάσματος στον τραπεζικό λογαριασμό του ιδρύματος ή του οργανισμού που ορίζει τον/τη συμμετέχοντα/-ουσα, με χρήση των στοιχείων τραπεζικού λογαριασμού που υποβάλλονται σύμφωνα με τον κανόνα 5.5. Ωστόσο, η επιστροφή μπορεί να γίνει σε ιδιωτικό τραπεζικό λογαριασμό του/της συμμετέχοντος/-ουσας εφόσον το εν λόγω ίδρυμα ή οργανισμός το ζητήσει γραπτώς.

5.5.

Τα στοιχεία τραπεζικού λογαριασμού που πρέπει να υποβάλλονται για τους σκοπούς του κανόνα 5.4 περιλαμβάνουν τις ακόλουθες πληροφορίες σχετικά με τον/τη δικαιούχο: όνομα και διεύθυνση κατόχου του λογαριασμού, ονομασία τράπεζας, αριθμό τραπεζικού λογαριασμού (IBAN) και κωδικό SWIFT (BIC).

6. Προκαταβολή εξόδων ταξιδίου και διαμονής

6.1.

Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, ένα ίδρυμα ή οργανισμός ορισμού μπορεί να υποβάλει αίτηση στη Μόνιμη Γραμματεία για προκαταβολή των εξόδων ταξιδίου ή καταλύματος που αφορούν συμμετέχοντα/-ουσα που καλείται σε συνεδρίαση από τις οριζόμενες στον κανόνα 1.2 στοιχεία α) έως ε). Η διαδικασία αυτή περιλαμβάνει την κράτηση του εισιτηρίου και του καταλύματος από τη Μόνιμη Γραμματεία.

6.2.

Αιτήσεις προκαταβολής υποβάλλονται με χρήση του εντύπου που παρατίθεται στο προσάρτημα 2 και αποστέλλονται τουλάχιστον 21 ημερολογιακές ημέρες πριν από την ημερομηνία διεξαγωγής της συνεδρίασης στη Μόνιμη Γραμματεία στη διεύθυνση finance@transport-community.org.

6.3.

Όταν υποβάλλεται αίτηση σύμφωνα με τον κανόνα 6.2, ο/η διευθυντής/-ρια μπορεί να κάνει δεκτή την αίτηση. Εφόσον η αίτηση υποβληθεί εκπρόθεσμα, ο/η διευθυντής/-ρια μπορεί να απορρίψει την αίτηση.

6.4.

Μετά την έγκριση αίτησης βάσει του κανόνα 6.3, και έχοντας υπόψη το σχέδιο ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης, η Μόνιμη Γραμματεία προβαίνει σε κράτηση του εισιτηρίου και του καταλύματος του/της εν λόγω συμμετέχοντος/-ουσας. Η Μόνιμη Γραμματεία αποστέλλει τις επιβεβαιώσεις κράτησης για το εισιτήριο και το κατάλυμα στον/στη συμμετέχοντα/-ουσα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

6.5.

Εφόσον ζητά προκαταβολή των εξόδων ταξιδίου του, ο/η συμμετέχων/-ουσα δεσμεύεται να παραστεί στη συνεδρίαση.

6.6.

Όταν ο/η συμμετέχων/-ουσα δεν είναι σε θέση να συμμετάσχει στη συνεδρίαση —για λόγους που δεν μπορούν να αποδοθούν άμεσα στην Κοινότητα Μεταφορών— το ίδρυμα ή ο οργανισμός που ορίζει τον/τη συμμετέχοντα/-ουσα αποζημιώνει τη Μόνιμη Γραμματεία για τα έξοδα που προκύπτουν σε σχέση με την οργάνωση του ταξιδιού (π.χ. έξοδα για εισιτήρια που έχουν κρατηθεί, συμπεριλαμβανομένων των τελών ακύρωσης).

7. Διοικητικές και τελικές διατάξεις

7.1.

Ο/Η διευθυντής/-ρια είναι υπεύθυνος/-η για την ορθή εφαρμογή των παρόντων κανόνων.

7.2.

Η Μόνιμη Γραμματεία φυλάσσει, για περίοδο πέντε ετών, τα αρχεία, τα έγγραφα και τα αποδεικτικά στοιχεία που σχετίζονται με τις επιστροφές εξόδων βάσει των παρόντων κανόνων, συμπεριλαμβανομένων των εγγράφων που αφορούν εξαιρετική αντιμετώπιση.

Προσάρτημα 1

ΑΙΤΗΣΗ ΕΠΙΣΤΡΟΦΗΣ ΕΞΟΔΩΝ ΤΑΞΙΔΙΟΥ

1.	ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΣΥΝΕΔΡΙΑΣΗΣ Περιγραφή της συνεδρίασης:

Τόπος:

Ημερομηνία:

Αριθ. ημερών:

2.	ΣΥΜΜΕΤΕΧΩΝ/-ΟΥΣΑ

ΕΠΩΝΥΜΟ:

ΟΝΟΜΑ:

ΙΔΡΥΜΑ/ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΣ:

ΤΙΤΛΟΣ:

ΧΩΡΑ:

E-MAIL:

ΤΗΛ.:

3.	ΣΤΟΙΧΕΙΑ ΤΡΑΠΕΖΑΣ — παραθέστε τον πλήρη κωδικό IBAN και SWIFT (BIC)

ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΚΑΙ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ ΤΟΥ/ΤΗΣ ΚΑΤΟΧΟΥ ΤΟΥ ΛΟΓΑΡΙΑΣΜΟΥ (ΙΔΡΥΜΑ): (αναφέρετε το όνομα του/της κατόχου/δικαιούχου του τραπεζικού λογαριασμού στο πεδίο αυτό)

ΟΝΟΜΑΣΙΑ ΤΡΑΠΕΖΑΣ

Αριθμός λογαριασμού

ΙΒΑΝ

SWIFT (BIC)

ΔΙΑΜΟΝΗ

Από:

Έως:

ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΕΣ ΔΙΑΜΟΝΗΣ

Συνολικός αριθμός διανυκτερεύσεων σε ξενοδοχείο (μέγιστη επιστροφή 120 EUR/διανυκτέρευση)

Επισυνάψτε αντίγραφο του τιμολογίου ή της απόδειξης του ξενοδοχείου

5.	ΕΞΟΔΑ ΤΑΞΙΔΙΟΥ

Αεροπλάνο, τρένο, λεωφορείο μεγάλων αποστάσεων, τοπικά δημόσια μέσα μεταφοράς κ.λπ.

ΑΠΟ

ΠΡΟΣ

ΚΑΤΗΓΟΡΙΑ

ΠΟΣΟ

ΝΟΜΙΣΜΑ

Σε EUR

Δρομολόγιο

Συνεχίστε σε χωριστό φύλλο, εάν χρειάζεται. Επισυνάψτε αντίγραφο των διαθέσιμων αποδείξεων/τιμολογίων, συμπεριλαμβανομένων των καρτών επιβίβασης για πτήσεις/τρένα/λεωφορεία

ΑΥΤΟΚΙΝΗΤΟ

Από:

Προς:

Προς: (Επιστροφή)

Συνημμένο αποδεικτικό απόστασης (αντίγραφο της διαδρομής από το Google Maps ή

μέσω Viamichelin.com ή Rome2Rio.com, σε μορφή PDF ή JPG)

Χιλιόμετρα αμφίδρομης διαδρομής:

Σύνολο σε EUR:

TAΞI (εάν δεν υπήρχαν διαθέσιμα τοπικά μέσα μεταφοράς) — απαιτούνται αποδείξεις· απαιτείται πρόσθετη αιτιολόγηση

Ποσό

Νόμισμα

Σε EUR

ΣΥΝΟΛΟ ΑΙΤΗΘΕΝΤΟΣ ΠΟΣΟΥ σε ΕΥΡΩ:

Λοιπές παρατηρήσεις:

Βεβαιώνω ότι η παρούσα αίτηση επιστροφής εξόδων ταξιδίου αποτελεί αληθή δήλωση των εξόδων ταξιδίου στα οποία υποβλήθηκα. Δεν έχω λάβει και δεν θα μου επιστραφούν τα έξοδα αυτά από οποιαδήποτε άλλη πηγή, ούτε έχω συμπεριλάβει τυχόν έξοδα που καταβλήθηκαν ή πρόκειται να καταβληθούν απευθείας από άλλη πηγή.

Ημερομηνία: ΥΠΟΓΡΑΦΗ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΟΣ/-ΟΥΣΑΣ:

Προσάρτημα 2

ΑΙΤΗΣΗ ΠΡΟΚΑΤΑΒΟΛΗΣ ΕΞΟΔΩΝ ΤΑΞΙΔΙΟΥ

1.	Στοιχεία ταξιδιώτη/-ισσας — συμπληρώστε ΟΛΑ τα πεδία με {*}

Επώνυμο*:

Όνομα*:

Ονομασία οργανισμού/ιδρύματος*:

Ιδιότητα:

Αριθμός διαβατηρίου* (απαιτείται για την κράτηση):

Τηλέφωνο επικοινωνίας:

E-mail:

Τίτλος και τόπος συνεδρίασης:

Ημερομηνίες της συνεδρίασης:

Από:

Έως:

Δρομολόγιο:

Αναχώρηση από:

Άφιξη σε:

2.	Αίτηση κράτησης — σημειώστε το αντίστοιχο τετραγωνίδιο

ΕΙΣΙΤΗΡΙΟ ☐ ΚΑΤΑΛΥΜΑ ☐

ΣΗΜΑΝΤΙΚΕΣ ΣΗΜΕΙΩΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΝΤΕΣ ΚΑΙ ΤΙΣ ΣΥΜΜΕΤΕΧΟΥΣΕΣ:

—

Το παρόν έντυπο χρησιμεύει ως βάση για τις ταξιδιωτικές ρυθμίσεις που πραγματοποιεί η Μόνιμη Γραμματεία της Κοινότητας Μεταφορών εξ ονόματος του/της ταξιδιώτη/-ισσας. Εγκρίνεται εκ των προτέρων από τον άμεσο προϊστάμενο / την άμεση προϊσταμένη του/της ταξιδιώτη/-ισσας και υποβάλλεται υπό μορφή σαρωμένου αντιγράφου στην ηλεκτρονική θυρίδα της Μόνιμης Γραμματείας: finance@transport-community.org.

—	Ο/Η ταξιδιώτης/-ισσα είναι αποκλειστικά υπεύθυνος/-η για την ορθότητα των υποβληθέντων στοιχείων και φέρει την πλήρη ευθύνη για ελλιπή ή εσφαλμένα δεδομένα που ενδέχεται να οδηγήσουν σε ακύρωση, αδυναμία μετακίνησης, αλλαγή των στοιχείων κράτησης ή πρόσθετες σχετικές χρεώσεις.

—	Όλες οι πρόσθετες δαπάνες (χρήση μίνι μπαρ στο ξενοδοχείο, τέλη στάθμευσης, πρόσθετες διανυκτερεύσεις κ.λπ.) δεν επιστρέφονται.

—	Ο/Η ταξιδιώτης/-ισσα υποχρεούται να διατηρεί όλες τις κάρτες επιβίβασης και τα ταξιδιωτικά εισιτήρια ως απόδειξη του ταξιδιού και, κατά την επιστροφή του/της, καλείται να αποστείλει σαρωμένα αντίγραφα στην προαναφερόμενη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

—	Η Μόνιμη Γραμματεία προβαίνει σε ταξιδιωτικές ρυθμίσεις στο πλαίσιο των διαθέσιμων προσφορών μετακίνησης και διαμονής στην αγορά που αντιστοιχούν στα όρια και τις τιμές των κανόνων επιστροφής εξόδων.

—

Ο/Η κάτωθι υπογεγραμμένος/-η βεβαιώνω ότι γνωρίζω τη ρήτρα επιστροφής χρημάτων που προβλέπεται στον κανόνα 6.6 των ισχυόντων κανόνων επιστροφής εξόδων: Όταν ο/η συμμετέχων/-ουσα δεν είναι σε θέση να συμμετάσχει στη συνεδρίαση —για λόγους που δεν μπορούν να αποδοθούν άμεσα στην Κοινότητα Μεταφορών— το ίδρυμα ή ο οργανισμός που ορίζει τον/τη συμμετέχοντα/-ουσα αποζημιώνει τη Μόνιμη Γραμματεία για τα έξοδα που προκύπτουν σε σχέση με την οργάνωση του ταξιδιού (π.χ. έξοδα για εισιτήρια που έχουν κρατηθεί, συμπεριλαμβανομένων των τελών ακύρωσης).

Υπογραφή: ________________

Ημερομηνία: _____________________

Έγκριση του/της επικεφαλής του ιδρύματος/οργανισμού ορισμού: _____________ Ημερομηνία: __________