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Document 52014TA1210(39)
Report on the annual accounts of the Office for Harmonization in the Internal Market for the financial year 2013, together with the Office’s replies
Bericht über den Jahresabschluss 2013 des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt, zusammen mit den Antworten des Amts
Bericht über den Jahresabschluss 2013 des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt, zusammen mit den Antworten des Amts
ABl. C 442 vom 10.12.2014, p. 332–339
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
DE |
Amtsblatt der Europäischen Union |
C 442/332 |
BERICHT
über den Jahresabschluss 2013 des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt, zusammen mit den Antworten des Amts
(2014/C 442/39)
EINLEITUNG
1. |
Das Harmonisierungsamt für den Binnenmarkt (nachstehend „das Amt“, auch „HABM“) mit Sitz in Alicante wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 40/94 des Rates (1), aufgehoben und ersetzt durch die Verordnung (EG) Nr. 207/2009 des Rates (2), errichtet. Aufgabe des Amts ist die Umsetzung der Unionsgesetzgebung über Marken, Muster und Modelle, welche Unternehmen in den Genuss eines einheitlichen Schutzes im gesamten Gebiet der Europäischen Union kommen lässt (3). |
AUSFÜHRUNGEN ZUR ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG
2. |
Der Prüfungsansatz des Hofes umfasst analytische Prüfungsverfahren, die Direktprüfung von Vorgängen und eine Bewertung von Schlüsselkontrollen der Überwachungs- und Kontrollsysteme des Amts. Hinzu kommen Nachweise, die sich aus einschlägigen Arbeiten anderer Prüfer ergeben (soweit vorhanden), sowie eine Analyse der Managementerklärungen. |
ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG
Verantwortung des Managements
Verantwortung des Prüfers
Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung
Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge
|
10. |
Die folgenden Bemerkungen stellen die Prüfungsurteile des Hofes nicht infrage. |
BEMERKUNGEN ZUR HAUSHALTSFÜHRUNG
11. |
Der Betrag der annullierten aus früheren Jahren übertragenen Mittel stieg von 4,2 Millionen Euro (13 %) im Jahr 2012 auf 6,0 Millionen Euro (16 %) im Jahr 2013. In beiden Jahren war dies hauptsächlich darauf zurückzuführen, dass die im Rahmen von Kooperationsabkommen mit den nationalen Ämtern der Mitgliedstaaten zu erstattenden Kosten niedriger waren als veranschlagt (1,9 Millionen Euro im Jahr 2012 und 3,8 Millionen Euro im Jahr 2013). Dies deutet auf die Notwendigkeit hin, am Jahresende von den nationalen Ämtern genauere Informationen über die die tatsächlich entstandenen Kosten einzuholen. |
12. |
Im Jahr 2013 wurden bei den verschiedenen Titeln zwischen 98 % und 89 % der Gesamtmittel gebunden. Dies deutet darauf hin, dass die rechtlichen Verpflichtungen im Zeitplan lagen. Der Umfang der auf das Jahr 2014 übertragenen gebundenen Mittel war bei Titel II (Verwaltungsausgaben) mit 23,9 Millionen Euro (28 %) und Titel III mit 13,3 Millionen Euro (38 %) hoch. Bei Titel II war dies auf mehrjährige Verträge hauptsächlich im Zusammenhang mit der Errichtung des neuen Gebäudes sowie auf plangemäß Ende 2013 angeforderte IT-Entwicklungen und -Dienstleistungen/-Lieferungen zurückzuführen, deren Kosten erst 2014 zu begleichen waren. Bei Titel III war dies hauptsächlich auf Kooperationsabkommen mit nationalen Ämtern zurückzuführen, für die die Kostenaufstellungen erst 2014 einzureichen waren, sowie auf das übliche Anfordern von Übersetzungsdiensten in den letzten Monaten des Jahres 2013, deren Kosten erst im Jahr 2014 zu begleichen waren. |
SONSTIGE BEMERKUNGEN
13. |
Das Amt verfügt über einen Notfallplan und einen Krisenmanagementplan, in denen vorgesehen ist, dass für rund 25 Rollen durchgehend Bedienstete in Bereitschaft sein müssen. Zwar werden die Haushaltsmittel für Vergütungen für den Bereitschaftsdienst jährlich vom Haushaltsausschuss des Amts genehmigt, doch liegt der 2013 verausgabte Betrag (4 02 458 Euro) weit über den entsprechenden Vergütungen, die andere Agenturen mit Bedarf an einem Bereitschaftsdienst verausgaben. |
WEITERVERFOLGUNG DER BEMERKUNGEN AUS DEN VORJAHREN
14. |
Anhang I gibt einen Überblick über die aufgrund von Bemerkungen des Hofes aus Vorjahren ergriffenen Korrekturmaßnahmen. |
Dieser Bericht wurde von Kammer IV unter Vorsitz von Herrn Milan Martin CVIKL, Mitglied des Rechnungshofs, in ihrer Sitzung vom 8. Juli 2014 in Luxemburg angenommen.
Für den Rechnungshof
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Präsident
(1) ABl. L 11 vom 14.1.1994, S. 1.
(2) ABl. L 78 vom 24.3.2009, S. 1.
(3) Im Anhang II sind informationshalber die Zuständigkeiten und Tätigkeiten des Amts zusammenfassend dargestellt.
(4) Der Jahresabschluss umfasst die Vermögensübersicht und die Übersicht über das wirtschaftliche Ergebnis, die Cashflow-Tabelle, die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens sowie eine Zusammenfassung der wesentlichen Rechnungslegungsmethoden und sonstige Erläuterungen.
(5) Die Übersichten über den Haushaltsvollzug bestehen aus der Haushaltsergebnisrechnung nebst Anhang.
(6) Artikel 38 und 43 der Verordnung Nr. CB-3-09 des Haushaltsausschusses des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt.
(7) Die vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften beruhen auf den von der International Federation of Accountants (IFAC) herausgegebenen International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) oder ggf. auf den vom International Accounting Standards Board herausgegebenen International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS).
(8) Artikel 91 bis 95 der Verordnung Nr. CB-3-09 des Haushaltsausschusses des Harmonisierungsamts für den Binnenmarkt.
ANHANG I
Weiterverfolgung der Bemerkungen aus den Vorjahren
Jahr |
Bemerkung des Hofes |
Stand der Korrekturmaßnahme (abgeschlossen/im Gange/ausstehend/n. z.) |
2011 |
Der Hof stellte hinsichtlich der 2011 geschlossenen Dienstleistungsvereinbarung zwischen dem Amt und dem Übersetzungszentrum für die Einrichtungen der EU mehrere Mängel fest. Die Vereinbarung wurde vom Amt am 20. Juni 2011 unterzeichnet und galt gemäß Artikel 10 mit Wirkung vom 1. Januar 2011. Mit der Ausführung des Auftrags wurde vor Vertragsunterzeichnung begonnen. Auf Anfrage des Übersetzungszentrums leistete das Amt eine Ausgleichszahlung in Höhe von 1,8 Millionen Euro (1). Des Weiteren wurde diese Zahlung genehmigt, ohne dass entsprechende Mittelbindungen vorgenommen worden waren und Mittel zur Verfügung standen (2). |
n. z. |
2011 |
Hinsichtlich der Verwaltung des Anlagevermögens des Amts besteht Verbesserungsbedarf. Die Rechnungsführungsverfahren für die vom Amt selbst geschaffenen immateriellen Vermögensgegenstände und die Informationen über die Kosten für diese Vermögensgegenstände waren unzuverlässig. |
Abgeschlossen |
2011 |
Am 31. Dezember 2011 belief sich der Kassenmittelbestand des Amts auf insgesamt 520 Millionen Euro (495 Millionen Euro im Jahr 2010). Gemäß den vom Haushaltsausschuss im Jahr 2010 festgelegten Vorgaben für die Verwaltung der Kassenmittel wurden diese Kassenmittel bei neun Banken in fünf Mitgliedstaaten gehalten. |
Abgeschlossen Der Hof weist allerdings auf den weiterhin hohen Betrag der Kassenmittel hin. |
2012 |
Von den 31,9 Millionen Euro gebundener Mittel, die aus dem Jahr 2011 auf das Jahr 2012 übertragen worden waren, wurden im Jahr 2012 4,16 Millionen Euro (13 %) annulliert. 1,93 Millionen Euro dieses Betrags standen in Zusammenhang mit Kooperationsabkommen mit Mitgliedstaaten, welche die ihnen zugewiesenen Beträge nicht vollständig ausschöpften. |
n. z. |
2012 |
Im Jahr 2012 wurden insgesamt 93 % der Mittel gebunden. Dies deutet darauf hin, dass die Mittelbindungen im Zeitplan lagen. Der Umfang der auf das Jahr 2013 übertragenen Mittelbindungen war mit 36,7 Millionen Euro (19 % der gebundenen Mittel insgesamt) jedoch hoch. Hiervon entfielen 21,7 Millionen Euro auf Titel II (Verwaltungsausgaben) und 14,1 Millionen Euro auf Titel III (Operative Ausgaben). Der Hauptgrund für den großen Umfang der Übertragungen war das späte Eingehen von Rechnungen für im Jahr 2012 gelieferte Waren und erbrachte Dienstleistungen. Bei Titel II war der große Umfang der Übertragungen insbesondere auch auf einige mehrjährige Verträge im Zusammenhang mit der Errichtung des neuen Gebäudes des Amts (6,09 Millionen Euro) und auf die Auftragsvergabe für IT-Entwicklungen (7,67 Millionen Euro) zurückzuführen. Bei Titel III betreffen die Übertragungen weitgehend Kooperationsabkommen mit Mitgliedstaaten, für welche die Kostenaufstellungen erst im Jahr 2013 einzureichen waren (8,13 Millionen Euro). Außerdem wurden in den letzten Monaten des Jahres 2012 Übersetzungsdienste angefordert (5,43 Millionen Euro), deren Kosten erst im Jahr 2013 zu begleichen waren. |
n. z. |
(1) In der Vereinbarung wurde der Mindestauftragswert auf 16,3 Millionen Euro festgesetzt. Die im Jahr 2011 erbrachten Dienstleistungen beliefen sich auf 14,5 Millionen Euro.
(2) Diese Zahlung wurde zulasten des Haushalts 2012 getätigt.
ANHANG II
Harmonisierungsamt für den Binnenmarkt (Alicante)
Zuständigkeiten und Tätigkeiten
Zuständigkeitsbereiche der Union aufgrund des Vertrags (Artikel 36 und 56 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union) |
Freier Warenverkehr Die Bestimmungen (…) stehen Einfuhr-, Ausfuhr- und Durchfuhrverboten oder -beschränkungen nicht entgegen, die aus Gründen (…) des gewerblichen und kommerziellen Eigentums gerechtfertigt sind. Diese Verbote oder Beschränkungen dürfen jedoch weder ein Mittel zur willkürlichen Diskriminierung noch eine verschleierte Beschränkung des Handels zwischen den Mitgliedstaaten darstellen. Die Beschränkungen des freien Dienstleistungsverkehrs innerhalb der Union für Angehörige der Mitgliedstaaten, die in einem anderen Mitgliedstaat als demjenigen des Leistungsempfängers ansässig sind, sind (…) verboten. |
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Zuständigkeiten des Amts (Verordnung (EG) Nr. 207/2009 des Rates) (Verordnung (EU) Nr. 386/2012 des Europäischen Parlaments und des Rates) |
Ziele Umsetzung der Unionsgesetzgebung über Marken, Muster und Modelle, die den Unternehmen das Recht auf einheitlichen Schutz im gesamten Gebiet der Europäischen Union einräumt. Förderung von Diskussionen, Forschung, Schulungen, Kommunikation, der Schaffung fortgeschrittener unterstützender IT-Instrumente und Verbreitung bewährter Praktiken im Bereich des geistigen Eigentums. Aufgaben
|
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Leitungsstruktur |
Verwaltungsrat Zusammensetzung
Aufgabe
Präsident des Amts
Haushaltsausschuss Zusammensetzung
Aufgabe
Entscheidungen im Zusammenhang mit den Anmeldungen Dafür sind zuständig:
Externe Kontrolle Europäischer Rechnungshof Entlastungsbehörde Haushaltsausschuss des Amts |
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Dem Amt für 2013 zur Verfügung gestellte Mittel (Angaben für 2012) |
Haushalt 418 (429) Millionen Euro Personalbestand am 31. Dezember 2013 861 (775) im Stellenplan vorgesehene Planstellen, davon besetzt: 731 (680) + 171 (138) sonstige Bedienstete (Hilfskräfte, abgeordnete nationale Sachverständige, örtliche Bedienstete, Leiharbeitskräfte, Sonderberater) Personalbestand insgesamt: 902 (818) |
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Produkte und Dienstleistungen im Jahr 2013 (Angaben für 2012) |
Marken Anzahl der Anmeldungen: 1 14 421(1 07 924) Anzahl der Eintragungen: 98 092(95 645) Fälle von Widerspruch: 17 006(16 634) Beschwerden vor den Beschwerdekammern: 2 602(2 339) Anhängige Beschwerden: 2 361(2 352) Muster und Modelle Eingegangene Muster und Modelle: 95 429(92 175) Eingetragene Muster und Modelle: 84 056(78 658) |
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Quelle: Anhang vom Amt bereitgestellt. |
ANTWORTEN DER AGENTUR
11. |
Das Amt ergreift zurzeit gemeinsam mit den nationalen Ämtern Maßnahmen, um die hohe Annullierungsrate der Mittelübertragungen zu senken. Hierzu wurde ein Pilotprojekt initiiert, bei dem alle sechs Monate ein Zwischenbericht zur Ausführung erstellt wird. Es ist geplant, diese Pilotprojekte auf die wichtigen Projekte auszuweiten, die das Amt gemeinsam mit den nationalen Ämtern durchführt, sobald die Beteiligung an diesem Pilotprojekt zugenommen hat. Schließlich wird das Amt auch mögliche Anpassungen der Verträge (für das Jahr 2015) mit den nationalen Ämtern analysieren, um unnötige Mittelübertragungen zu minimieren. |
12. |
Neben den vorstehend genannten Maßnahmen, die eine Reduzierung des hohen Umfangs an Mittelübertragungen hauptsächlich in Titel III, aber auch in Titel II ermöglichen würden, richtet das Amt derzeit gemeinsam mit dem Übersetzungszentrum ein System ein, um den Umfang der Mittelübertragungen am Jahresende zu verringern. Zudem rechtfertigen die Erweiterung des Hauptsitzes des Amtes und die IT-Entwicklungen, wie vom Hof genannt, den hohen Umfang an Mittelübertragungen in Titel II. Das Amt ergreift Maßnahmen, um die jedes Jahr übertragenen Beträge stärker zu begrenzen. |
13. |
Gemäß den Anforderungen der internationalen Qualitätsstandards (ISO 27001) und den Normen für die interne Kontrolle (ICS 10), die vom Haushaltsausschuss des Amtes angenommen wurden, hat das Amt einen Notfallplan (BCP) erstellt. Dies ist ebenfalls in der Rahmenfinanzregelung aus dem Jahr 2013 vorgesehen. Im November 2006 haben die Leitungsgremien des Amtes — der Verwaltungsrat und der Haushaltsausschuss — nach entsprechender Unterrichtung die Strategie des HABM befürwortet. Die Strategie basiert auf einem dreistufigen Szenario (Stufe 0: Krisenmanagementteam; Stufe 1: IT- und Logistikteams, Koordinationsteam für die Wiederinbetriebnahme nach Zusammenbruch der IT-Systeme sowie Team für die globale Kommunikation; Stufe 2: Teams für die Wiederinbetriebnahme). Die Vergütung der Mitarbeiter, die Bereitschaftsdienste wahrnehmen, ist im Personalstatut dargelegt. Die Haushaltsauswirkungen dieser Vergütung sind in einer gesonderten Haushaltslinie abgedeckt, die (entsprechend den Bedürfnissen des Amtes) jedes Jahr aktualisiert und im Haushaltsplan angenommen wird. Der BCP wurde nach einer gründlichen Folgenanalyse mit Unterstützung externer Berater erstellt und deckt sämtliche Tätigkeiten des Amtes ab. Das Amt hat 25 Rollen, für die durchgehend Bedienstete im Bereitschaftsdienst sind, und die entsprechenden Vergütungen beliefen sich im Jahr 2013 auf 4 02 458 EUR. Die Gründe, weshalb im BCP eine solch robuste Struktur eingerichtet wurde, werden nachstehend erläutert: Das Amt hat intensiven Kontakt mit seinen Interessengruppen und wird von ihnen besonders wahrgenommen. Es muss rund um die Uhr operative Dienstleistungen für den elektronischen Geschäftsverkehr gewährleisten und sicherstellen, dass seine Nutzer umgehend Antwort erhalten. Ein Ausfall des IT-Systems hätte ernsthafte Folgen für die Geschäftskontinuität. Die Gewährleistung der Geschäftskontinuität ist daher im gesamten Amt von wesentlicher Bedeutung und sämtliche Hauptabteilungen sind daran beteiligt (Wahrnehmung der Tätigkeiten wie der Kooperationsaktivitäten mit den Mitgliedstaaten und im Zuständigkeitsbereich der Beobachtungsstelle, Zusammenarbeit mit dem Büro in Brüssel, Unterstützung der Mitarbeiter, die Telearbeit leisten, Sicherstellung einer reibungslos funktionierenden Gebühreneinziehung — vom gesamten Amt genutztes automatisiertes IT-System — und schließlich Einbeziehung der Mitarbeiter im Bereich Beschaffungswesen, da diese im Notfall eine festgelegte Rolle bei der Bündelung von Interventionsmaßnahmen — Verwaltung sämtlicher geschäftlicher Akten — innehaben). Aufgrund des Umfangs und des internationalen Hintergrunds unserer Lieferanten ist das Volumen der formellen Dokumentation außerordentlich groß und die Dokumentation selbst im hohen Maße von einem funktionierenden IT-System abhängig. Diese Gründe rechtfertigen unserer Ansicht nach die Unterschiede zu anderen Agenturen. Das Amt hat seit seiner Errichtung bereits zweimal auf die Bereitschaftsdienste zurückgegriffen, das letzte Mal im Zusammenhang mit der Einführung seiner neuen Website. Der Umfang der Vergütung für den Bereitschaftsdienst im Jahr 2013 macht weniger als 0,5 % der Gesamtausgaben in Titel I aus und liegt zudem unter dem Einkommen eines Geschäftstages, das durch die Online-Dienste des Amtes erzielt wird. Das Amt wird die Bemerkung des Rechnungshofs im Rahmen seiner jährlichen Überprüfung der Prozesse, Verfahren und Systeme berücksichtigen und sich dabei um eine kontinuierliche Verbesserung bemühen. |
14. |
Das Amt nimmt zur Kenntnis, dass nach Ansicht des Rechnungshofs alle Maßnahmen, die in Reaktion auf die Bemerkungen des Hofs vom Vorjahr ergriffen wurden, abgeschlossen bzw. nicht zutreffend sind. |