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Document 52014TA1210(38)
Report on the annual accounts of the European Agency for the Operational Management of Large-Scale IT Systems in the Area of Freedom, Security and Justice (eu-LISA) for the financial year 2013, together with the Agency’s replies
Bericht über den Jahresabschluss 2013 der Europäischen Agentur für das Betriebsmanagement von IT-Großsystemen im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts (eu-LISA), zusammen mit den Antworten der Agentur
Bericht über den Jahresabschluss 2013 der Europäischen Agentur für das Betriebsmanagement von IT-Großsystemen im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts (eu-LISA), zusammen mit den Antworten der Agentur
ABl. C 442 vom 10.12.2014, p. 326–331
(BG, ES, CS, DA, DE, ET, EL, EN, FR, HR, IT, LV, LT, HU, MT, NL, PL, PT, RO, SK, SL, FI, SV)
10.12.2014 |
DE |
Amtsblatt der Europäischen Union |
C 442/326 |
BERICHT
über den Jahresabschluss 2013 der Europäischen Agentur für das Betriebsmanagement von IT-Großsystemen im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts (eu-LISA), zusammen mit den Antworten der Agentur
(2014/C 442/38)
EINLEITUNG
1. |
Die Europäische Agentur für das Betriebsmanagement von IT-Großsystemen im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts (eu-LISA) (nachstehend „die Agentur“) mit Sitz in Tallinn und Standorten in Straßburg und St. Johann im Pongau (siehe Ziffer 18) wurde durch die Verordnung (EU) Nr. 1077/2011 des Europäischen Parlaments und des Rates (1) errichtet. Zentrale Aufgabe der Agentur ist das Betriebsmanagement des Schengener Informationssystems der zweiten Generation (SIS II), des Visa-Informationssystems (VIS) und von Eurodac (2). |
2. |
Die Agentur erhielt am 22. Mai 2013 von der Kommission die finanzielle Autonomie. In Bezug auf das Haushaltsjahr 2013 wurde daher der Zeitraum vom 20. Mai bis 31. Dezember 2013 geprüft. |
AUSFÜHRUNGEN ZUR ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG
3. |
Der Prüfungsansatz des Hofes umfasst analytische Prüfungsverfahren, die Direktprüfung von Vorgängen und eine Bewertung von Schlüsselkontrollen der Überwachungs- und Kontrollsysteme der Agentur. Hinzu kommen Nachweise, die sich aus einschlägigen Arbeiten anderer Prüfer ergeben (soweit vorhanden), sowie eine Analyse der Managementerklärungen. |
ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG
Verantwortung des Managements
Verantwortung des Prüfers
Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung
Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge
Hervorhebung eines Sachverhalts im Zusammenhang mit der Zuverlässigkeit der Rechnungsführung
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12. |
Die folgenden Bemerkungen stellen weder das Prüfungsurteil des Hofes zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung noch das Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge infrage. Es ist darauf hinzuweisen, dass 2013 das erste Jahr war, in dem die Agentur finanziell autonom war und dass die Einrichtung ihrer Verfahren noch im Gange ist. |
BEMERKUNGEN ZU DEN INTERNEN KONTROLLEN
13. |
Die Ausarbeitung der Normen für die interne Kontrolle der Agentur war am Jahresende noch im Gange. Sie wurden vom Verwaltungsrat im Juni 2014 angenommen. |
14. |
Abgesehen von einer Feuerversicherung gegen multiple Risiken für die Gebäude in Tallinn besteht für die Sachanlagen kein Versicherungsschutz. |
BEMERKUNGEN ZUR HAUSHALTSFÜHRUNG
15. |
Gemäß der Gründungsverordnung der Agentur (8) war die Kommission für die Errichtung und die Aufnahme der Tätigkeit der Agentur verantwortlich, bis diese am 22. Mai 2013 die finanzielle Autonomie erhielt. Die Migration der Daten zu Mitteln für Verpflichtungen und Mitteln für Zahlungen von der Kommission zur Agentur war ein komplexer Vorgang, und der Abgleich der Zahlen zwischen den Rechnungsführungssystemen der Kommission und der Agentur wurde schließlich im Juni 2014 abgeschlossen. Dieser Umstand hatte Auswirkungen auf die Zahlungsplanung der Agentur und auf die Erstellung ihres vorläufigen Jahresabschlusses. |
16. |
Dem endgültigen Jahresabschluss der Agentur zufolge betrugen die Haushaltsvollzugsquoten bei den Mitteln für Verpflichtungen 96 % und bei den Mitteln für Zahlungen 67 %. Da ein Teil des Jahreshaushalts der Agentur von der Kommission ausgeführt wurde und sich die Haushaltsstrukturen der Kommission von denen der Agentur unterscheiden, konnte für das Jahr 2013 keine eingehendere Analyse nach Haushaltstiteln vorgenommen werden. |
17. |
Gemäß der Gründungsverordnung der Agentur (9) leisten Länder, die bei der Umsetzung, Anwendung und Weiterentwicklung des Schengen-Besitzstands und Eurodac-bezogener Maßnahmen assoziiert sind, einen Beitrag zum Haushalt der Agentur. Obwohl die mit Schengen assoziierten Länder die von der Agentur verwalteten Systeme 2013 verwendeten, waren die Verhandlungen der Kommission noch im Gange. |
SONSTIGE BEMERKUNGEN
18. |
Wenngleich die Agentur ihren Sitz in Tallinn hat (mit 46 besetzten Stellen), werden operative Tätigkeiten in Straßburg durchgeführt (mit 79 besetzten Stellen) (10). Aller Wahrscheinlichkeit nach könnten die Effizienz der Verwaltung erhöht und die administrativen Kosten gesenkt werden, wenn alle Mitarbeiter zentral an einem Standort tätig wären. |
19. |
Ein Sitzabkommen zur Klarstellung der Bedingungen, unter denen die Agentur und ihr Personal tätig sind, wurde mit dem Sitzmitgliedstaat Estland noch nicht geschlossen, und die Verhandlungen waren zum Zeitpunkt der Prüfung noch im Gange. |
Dieser Bericht wurde von Kammer IV unter Vorsitz von Herrn Pietro RUSSO, Mitglied des Rechnungshofs, in ihrer Sitzung vom 16. September 2014 in Luxemburg angenommen.
Für den Rechnungshof
Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA
Präsident
(1) ABl. L 286 vom 1.11.2011, S. 1.
(2) Im Anhang sind informationshalber die Zuständigkeiten und Tätigkeiten der Agentur zusammenfassend dargestellt.
(3) Der Jahresabschluss umfasst die Vermögensübersicht und die Übersicht über das wirtschaftliche Ergebnis, die Cashflow-Tabelle, die Tabelle der Veränderungen des Nettovermögens sowie eine Zusammenfassung der wesentlichen Rechnungslegungsmethoden und sonstige Erläuterungen.
(4) Die Übersichten über den Haushaltsvollzug bestehen aus der Haushaltsergebnisrechnung nebst Anhang.
(5) Artikel 39 und 50 der Delegierten Verordnung (EU) Nr. 1271/2013 der Kommission (ABl. L 328 vom 7.12.2013, S. 42).
(6) Die vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften beruhen auf den von der International Federation of Accountants (IFAC) herausgegebenen International Public Sector Accounting Standards (IPSAS) oder ggf. auf den vom International Accounting Standards Board herausgegebenen International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS).
(7) Artikel 107 der Verordnung (EU) Nr. 1271/2013.
(8) Artikel 32 der Verordnung (EU) Nr. 1077/2011.
(9) Artikel 32 der Verordnung (EU) Nr. 1077/2011.
(10) Die Back-up-Systeme der Agentur befinden sich in Sankt Johann im Pongau, wobei an diesem Standort keine Mitarbeiter tätig sind.
ANHANG
Europäische Agentur für das Betriebsmanagement von IT-Großsystemen im Raum der Freiheit, der Sicherheit und des Rechts (Tallinn)
Zuständigkeiten und Tätigkeiten
Zuständigkeitsbereiche der Union aufgrund des Vertrags (Artikel 74, Artikel 77 Absatz 2 Buchstaben a und b, Artikel 78 Absatz 2 Buchstabe e, Artikel 79 Absatz 2 Buchstabe c, Artikel 82 Absatz 1 Buchstabe d, Artikel 85 Absatz 1, Artikel 87 Absatz 2 Buchstabe a und Artikel 88 Absatz 2 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union) |
Beitrag zur Schaffung eines Raums der Freizügigkeit durch stärkere Zusammenarbeit bei grenzübergreifenden Fragen wie Asyl, Einwanderung, Grenzkontrolle sowie bei der justiziellen und polizeilichen Zusammenarbeit in Strafsachen. |
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Zuständigkeiten der Agentur (Verordnung (EU) Nr. 1077/2011 des Europäischen Parlaments und des Rates) |
Unter Bezugnahme auf die Gründungsverordnung (EU) Nr. 1077/2011 und unbeschadet der jeweiligen Zuständigkeiten der Kommission und der Mitgliedstaaten im Rahmen der Rechtsinstrumente, die IT-Großsysteme regeln, verfolgt die Agentur folgende Ziele: Sie sorgt für
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Leitungsstruktur |
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Der Agentur für 2013 zur Verfügung gestellte Mittel |
Endgültiger Haushalt (1) 61,35 Millionen Euro (Mittel für Verpflichtungen) 34,38 Millionen Euro (Mittel für Zahlungen) Personalbestand am 31. Dezember 2013 Bewilligte Stellen:
Besetzte Stellen:
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Produkte und Dienstleistungen im Jahr 2013 |
Die Produkte und Dienstleistungen im Jahr 2013 umfassten:
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(1) Für den Zeitraum vom 22. Mai 2013, als die Agentur die finanzielle Autonomie erhielt, bis zum 31. Dezember 2013.
Quelle: Anhang von der Agentur bereitgestellt.
ANTWORTEN DER AGENTUR
11. |
Die Agentur nimmt die Bemerkung des Hofes zur Kenntnis und verweist hierauf in der Erläuterung der Vermögensübersicht unter 6.3.1 „Anlagevermögen“ im Abschnitt „Materialübertragung von Sachanlagen und immateriellen Gütern, die von anderen konsolidierten Einrichtungen übertragen wurden“. |
13. |
Die Agentur nimmt die Bemerkung des Hofes zur Kenntnis und wird ihre bereits bestehenden soliden Prozesse und Verfahren auch künftig weiterentwickeln, um die vollständige Übereinstimmung mit den Anforderungen der Normen für die interne Kontrolle zu gewährleisten. |
14. |
Technische Spezifikationen werden derzeit ausgearbeitet. Die Auftragsvergabe ist für die zweite Jahreshälfte angesetzt; angestrebt ist der Beginn der Vertragsabwicklung im vierten Quartal 2014. |
15. |
Während der Übertragung der Verantwortlichkeiten hinsichtlich des Betriebsmanagements der Systeme von der Europäischen Kommission an die Agentur hat auf Arbeitsebene ein intensiver Informationsaustausch stattgefunden. Die Kommission hat die Agentur darüber unterrichtet, dass
Eine umfassende Reihe von Unterlagen über die technische Dokumentation und abgeschlossene Verträge wurde der eu-LISA zur Unterstützung der Übertragung in elektronischer und gedruckter Form übermittelt. Zu Kontroll- und Prüfzwecken wurden einige Originaldokumente einbehalten. Die Agentur bestätigte die Komplexität und den Umfang des Abgleichungsprozesses, doch konnte dennoch ein vollständiger Abgleich der Haushaltsdaten erreicht werden, der einen kompletten Überblick über den Haushalt 2013 gibt — d. h. der den Haushaltsvollzug der GD Inneres und der Agentur vereint. Da die Übertragung von Mitteln, die mit der finanziellen Eigenständigkeit einhergeht, ein einmaliges Vorgehen ist, soll die künftige Berichterstattung über den Haushaltsvollzug als Grundlage einer genauen und eingehenden Untersuchung dienen. |
17. |
Das Verfahren für die Annahme durch den Rat wird eingeleitet, sobald die Verhandlungen unter der Leitung der Kommission abgeschlossen sind. Im Anschluss an die Entscheidung des Rates ist die Vereinbarung durch die beteiligten Mitgliedstaaten in Übereinstimmung mit den jeweiligen nationalen Rechtsvorschriften zu ratifizieren. Es ist darauf hinzuweisen, dass der Text der Vereinbarungen derzeit eine Bestimmung enthält, aus der sich die rückwirkende Zahlung von Beiträgen an die Agentur ab Dezember 2012 ergibt. |
18. |
Die Organisationsstruktur der Agentur wird durch ihre Gründungsverordnung geregelt. Die Agentur ist nicht in der Lage, diese Bemerkung näher zu erläutern. |
19. |
Die Agentur nimmt die Bemerkung zur Kenntnis. Der einzige Punkt, der in den Verhandlungen mit der estnischen Regierung noch nicht geklärt werden konnte, ist das für Mitarbeiter der Agentur geltende MwST-System. |