13.12.2013   

DE

Amtsblatt der Europäischen Union

C 365/9

1.

Das Büro des Gremiums Europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation (nachstehend „das Büro“) mit Sitz in Riga wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 1211/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates (1) eingerichtet. Hauptaufgabe des Büros ist es, das Gremium Europäischer Regulierungsstellen für elektronische Kommunikation (GEREK) in administrativer und professioneller Hinsicht zu unterstützen und unter Anleitung des Regulierungsrats Informationen über elektronische Kommunikation zu sammeln und zu analysieren sowie unter den nationalen Regulierungsbehörden bewährte Regulierungspraktiken wie gemeinsame Herangehensweisen, Methodologien oder Leitlinien zur Umsetzung des EU-Rechtsrahmens zu verbreiten (2).

2.

Der Prüfungsansatz des Hofes umfasst analytische Prüfungsverfahren, die Direktprüfung von Vorgängen und eine Bewertung von Schlüsselkontrollen der Überwachungs- und Kontrollsysteme des Büros. Hinzu kommen Nachweise, die sich aus einschlägigen Arbeiten anderer Prüfer ergeben (soweit vorhanden), sowie eine Analyse der Managementerklärungen.

3.

Gemäß Artikel 287 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union (AEUV) hat der Hof Folgendes geprüft:

4.

Gemäß Artikel 33 und 43 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 der Kommission (5) ist das Management verantwortlich für die Aufstellung und sachgerechte Gesamtdarstellung des Jahresabschlusses des Büros sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge:

5.

Aufgabe des Hofes ist es, auf der Grundlage seiner Prüfung dem Europäischen Parlament und dem Rat (7) eine Erklärung über die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung sowie die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge abzugeben. Der Hof führt seine Prüfung in Übereinstimmung mit den International Standards on Auditing sowie den beruflichen Verhaltensanforderungen der IFAC und den Internationalen Normen für Oberste Rechnungskontrollbehörden der INTOSAI durch. Nach diesen Standards ist der Hof gehalten, die Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass hinreichende Sicherheit darüber erlangt wird, ob der Jahresabschluss des Büros frei von wesentlichen falschen Darstellungen ist und die ihm zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind.

6.

Die Prüfung beinhaltet die Durchführung von Prüfungshandlungen, um Prüfungsnachweise für die im Jahresabschluss enthaltenen Wertansätze und sonstigen Angaben sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge zu erlangen. Die Auswahl der Prüfungshandlungen liegt im pflichtgemäßen Ermessen des Prüfers. Hierbei stützt er sich auf die Beurteilung der Risiken wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — falscher Darstellungen im Abschluss sowie wesentlicher — beabsichtigter oder unbeabsichtigter — Verstöße gegen die Rechtsvorschriften der Europäischen Union bei den zugrunde liegenden Vorgängen. Bei der Beurteilung dieser Risiken berücksichtigt der Prüfer alle für die Aufstellung und sachgerechte Gesamtdarstellung des Abschlusses relevanten internen Kontrollen und die zur Gewährleistung der Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der zugrunde liegenden Vorgänge eingerichteten Überwachungs- und Kontrollsysteme und plant Prüfungshandlungen, die unter den gegebenen Umständen angemessen sind. Zur Prüfung gehört auch eine Beurteilung der Angemessenheit der Rechnungslegungsmethoden, der Vertretbarkeit der geschätzten Werte in der Rechnungslegung sowie der Gesamtdarstellung des Abschlusses.

7.

Der Hof ist der Auffassung, dass die erlangten Prüfungsnachweise ausreichend und geeignet sind, um als Grundlage für seine Zuverlässigkeitserklärung zu dienen.

8.

Nach Beurteilung des Hofes stellt der Jahresabschluss des Büros seine Vermögens- und Finanzlage zum 31. Dezember 2012 sowie die Ergebnisse seiner Vorgänge und Cashflows für das an diesem Stichtag endende Jahr in Übereinstimmung mit seiner Finanzregelung und den vom Rechnungsführer der Kommission erlassenen Rechnungsführungsvorschriften in allen wesentlichen Belangen insgesamt sachgerecht dar.

9.

Nach Beurteilung des Hofes sind die dem Jahresabschluss des Büros für das am 31. Dezember 2012 endende Jahr zugrunde liegenden Vorgänge in allen wesentlichen Belangen rechtmäßig und ordnungsgemäß.

10.

Die folgenden Bemerkungen stellen die Prüfungsurteile des Hofes nicht infrage. Sie sollten vor dem Hintergrund der Tatsache betrachtet werden, dass 2012 das erste Tätigkeitsjahr des Büros war und die Einrichtung seiner Verfahren noch im Gange ist.

11.

Die Validierung des Rechnungsführungssystems des Büros durch den Rechnungsführer steht nach wie vor aus.

12.

Auf das folgende Haushaltsjahr übertragene Mittelbindungen in Höhe von 61 500 Euro (10 % der insgesamt übertragenen Mittelbindungen) entsprachen keinen rechtlichen Verpflichtungen und waren somit vorschriftswidrig.

13.

Das Büro hatte folgende Normen für die interne Kontrolle (ICS) noch nicht umgesetzt: "Ziele und Leistungsindikatoren" (ICS 5), "Abläufe und Verfahren" (ICS 8), "Dokumentenverwaltung" (ICS 11) und "Information und Kommunikation" (ICS 12).

14.

Für die Erfassung und Veräußerung von Vermögensgegenständen gibt es kein Verfahren, und eine körperliche Bestandsaufnahme wurde nicht vorgenommen.

15.

Verfahren für die Feststellung, Genehmigung und Erfassung von Ausnahmen und Abweichungen von Strategien und Verfahren wurden nicht umgesetzt.

16.

Rund 101 000 Euro (45 % der aus dem Jahr 2011 übertragenen Mittelbindungen) wurden annulliert. 545 000 Euro an Mitteln des Jahres 2012 (17 % der gesamten Mittelausstattung des Jahres 2012) wurden nicht in Anspruch genommen und mussten ebenfalls annulliert werden. Mittelbindungen wurden in großem Umfang (611 000 Euro bzw. 19 % der gesamten Mittelbindungen) auf 2013 übertragen. Dies ist ein Indiz für Probleme bei der Planung und/oder Umsetzung der Tätigkeiten des Büros. Die Übertragungen in Bezug auf das Jahr 2012 waren vor allem auf verspätete Einstellungen sowie das Fehlen einer wirksamen Politik zur zügigen Vorlage und Erstattung von Reisekostenabrechnungen von Sachverständigen zurückzuführen.

17.

Bei den Vergabeverfahren besteht erheblicher Verbesserungsbedarf in Bezug auf Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation. So wurde etwa bei der Auftragsvergabe dem Preis-Qualitäts-Verhältnis nicht genug Beachtung geschenkt, und die allgemeinen Vergabekriterien wurden nicht in Teilkriterien untergliedert, um eine klare und vergleichbare Bewertung der Angebote zu ermöglichen.

18.

Die untersuchten Einstellungsverfahren wiesen erhebliche Mängel mit Auswirkungen auf die Transparenz auf: Die Fragen für die schriftlichen und mündlichen Prüfungen wurden erst nach Durchsicht der Bewerbungen durch den Prüfungsausschuss festgelegt, Mindestpunktzahlen für die Zulassung zu den schriftlichen und mündlichen Prüfungen und für die Aufnahme in die Liste der geeigneten Bewerber wurden nicht festgesetzt, Ernennung und Änderungen in der Zusammensetzung des Prüfungsausschusses wurden von der Anstellungsbehörde nicht genehmigt.

19.

Die meisten Mitarbeiter des Büros nehmen Verwaltungs- oder Unterstützungsaufgaben wahr und üben keine Dienstreisetätigkeit aus. Dennoch wurden alle mit Mobiltelefonen mit einem monatlichen Limit bis etwa 50 Euro ausgestattet. Der private Gebrauch wird nicht kontrolliert.

20.

Das Büro hat keine Vorgaben für die Verwaltung der Kassenmittel festgelegt. Ende 2012 waren sämtliche Barmittel (1,6 Millionen Euro) bei einer einzigen Bank (mit BBB-Rating (8)) angelegt.

21.

Anhang I gibt einen Überblick über die aufgrund der Vorjahresbemerkungen des Hofes ergriffenen Korrekturmaßnahmen.